JP2009271877A - 組織情報管理サーバ - Google Patents

Abstract

【課題】双方向性を有し、部署を越えた情報の共有が可能な組織情報管理サーバを提供する。
【解決手段】従業員情報とプロジェクト情報をそれぞれ格納するＤＢ１１、１２と、ＤＢ間の関係する情報の関連付けに関する情報を格納するＤＢ１３と、関連付けに使用されるタグについての情報を格納するＤＢ１４と、一群の関連するタグＩＤをグループにして管理するための情報を格納するＤＢ１５と、利用履歴を格納するＤＢ１６と、クライアント３からのアクセスに応答して、関連付けられた情報と所定以上の関連度を有する情報との情報提供及び情報管理を可能にするユニット２１と、従業員情報とプロジェクト情報の情報管理を可能にするユニット２２と、ＤＢ間で情報の関連付け及び関連する処理を可能にするユニット２３と、ネットワーク１００を介した通信を可能とする通信部２４と、を備える構成を有している。
【選択図】図１

Description

本発明は、企業、官公庁等の団体に所属する者、運営される事業に関連するプロジェクト等についての情報の共有を可能にする組織情報管理サーバに関する。

近年、企業等においては、従業員、プロジェクト等に関する情報のシステム化が促進され、効率化、利便性の向上等の利益が得られている。そのために、種々のコミュニケーションツールが導入され、プロジェクトを円滑に推進する手助けとしての役割を果たしている。

従来、企業における情報共有としては、イントラネットを介するもの、グループウェアを用いるもの、社内ＳＮＳ(Social Networking Service)、所謂ブログ等を利用するもの等があげられる。情報共有に使用されるこのような資源、コミュニケーションツール等は、情報の利用可能性等を高めるため、導入が促進されてきている（例えば、特許文献１参照。）。

ここで、イントラネットを用いる場合、情報をブロードキャスト的に例えば全社に向けて広範囲に発信することができるが、情報の流れる方向が一方向的である。そのため、情報共有の点で不都合が生ずる場合もある。次に、グループウェアを用いる場合、共有範囲が特定のグループに縮小されるが、情報の双方向性がある。そのため、グループウェアを用いる方法は、このような規模での情報共有において有効である。

社内ＳＮＳ又はブログを利用する場合、情報を利用できる範囲は広範囲であるが、業務推進への有効性の低い情報の割合が高くなる。図９は、情報共有用のコミュニケーションツール、資源等のカバー範囲についての説明図である。図９において、業務推進の有効性が、「高」、「中」、「低」等として表されている。
特表２００５−５０２１２１号公報

しかしながら、従来の情報共有技術では、部署を越えた従業員間での情報共有について問題を有していた。図１０は、企業内でのコミュニケーション不足を感ずる相手についてのアンケート結果を示す説明図である。図１０のアンケート結果から、多数の従業員を有する企業において、部署を越えた従業員間での情報共有が不足していることが分かる。

従業員が多く社内プロジェクトが多様化している企業では、従業員間の交流が適切に実現されることによって、通常、事業の更なる拡大が期待される。しかしながら、従来の企業内で使用されるコミュニケーションツール、資源等では、必ずしも従業員間の交流が適切に実現できず、その結果、事業の更なる拡大が期待に沿わないことにもなっていた。

以上の現状に鑑み、本発明の目的は、双方向性を有し、従業員等の所属者間での部署を越えた情報の共有が可能な組織情報管理サーバを提供する。

上記の課題を解決すべく、本発明は以下の構成を提供する。
請求項１に係る発明は、企業、官公庁等の団体に所属する者についての所属者情報を格納する第１のデータベースと、運営する事業についてのプロジェクト情報を格納する第２のデータベースと、前記所属者情報と前記プロジェクト情報とを関連付けるタグについてのタグ情報を格納する第３のデータベースと、外部の装置からのアクセスに応答して、前記タグ及び前記タグ相互の関連度を介して関連付けられた前記所属者情報と前記プロジェクト情報の閲覧、並びに前記第１〜第３のデータベースに格納された情報の管理を可能にする応答管理ユニットと、前記応答管理ユニットからの要求に応じて前記第１のデータベースと前記第２のデータベースの管理を可能にする所属者プロジェクト情報管理ユニットと、前記応答管理ユニットからの要求に応じて前記所属者情報と前記プロジェクト情報との関連付け、及び対応する前記タグの作成を可能とする関連付けユニットと、を備えることを特徴とする。

請求項１に係る発明によれば、企業、官公庁等の団体に所属する者についての所属者情報を格納する第１のデータベースと、運営する事業についてのプロジェクト情報を格納する第２のデータベースと、所属者情報とプロジェクト情報とを関連付けるタグについてのタグ情報を格納する第３のデータベースと、外部の装置からのアクセスに応答して、タグ及びタグ相互の関連度を介して関連付けられた所属者情報とプロジェクト情報の閲覧、並びに第１〜第３のデータベースに格納された情報の管理を可能にする応答管理ユニットと、応答管理ユニットからの要求に応じて第１のデータベースと第２のデータベースの管理を可能にする所属者プロジェクト情報管理ユニットと、応答管理ユニットからの要求に応じて所属者情報とプロジェクト情報との関連付け、及び対応するタグの作成を可能とする関連付けユニットと、を備えるため、双方向性を有し、従業員等の所属者間での部署を越えた情報の共有が可能な組織情報管理サーバを実現することができる。

以下、実施例を示した図面を参照しつつ本発明の実施の形態について説明する。
図１は、本発明による組織情報共有システムの一実施例を示すブロック構成図である。以下、団体として企業を例にとり、本発明による組織情報共有システムについて説明する。したがって、団体に所属する者を従業員という。

組織情報管理サーバ１は、図１に示すように、企業、官公庁等の団体で利用される情報とこれらの情報の管理に使用される情報とを格納するデータベース１１〜１６を備え、アクセスに応答してデータベース１１〜１６が格納する情報の閲覧、管理等を可能とするように構成されている。

組織情報管理サーバ１は、ＬＡＮ（Local Area Network）等の内部ネットワーク１００を介して、クライアント端末３と通信可能に接続されている。内部ネットワーク１００は、企業内での通信を可能とし、所謂ファイヤウォール等を介して外部のネットワークに通信可能に接続され、もってセキュリティが確保されている。また、クライアント端末３には、組織情報管理サーバ１へのアクセス用のログイン機能、組織情報管理サーバ１を利用するためのブラウザ機能等が予め備わっている。

図２及び図３は、各データベースの構成についての説明図である。従業員情報データベース（以下、従業員情報ＤＢという。）１１は、企業に所属する各従業員に関する従業員情報を格納する。具体的には、従業員情報ＤＢ１１には、従業員を識別する従業員ＩＤ（Ｌ１１）、従業員に関する従業員詳細情報Ｌ１２、他のデータベースの関連する情報を特定するための関連付けＩＤ（Ｌ１３）等について、データが格納される。

プロジェクト情報データベース（以下、プロジェクト情報ＤＢという。）１２は、企業の各プロジェクトに関するプロジェクト情報を格納する。具体的には、プロジェクト情報ＤＢ１２には、プロジェクトを識別するプロジェクトＩＤ（Ｌ２１）、部門に関するプロジェクト詳細情報Ｌ２２、他のデータベースの関連する情報を特定するための関連付けＩＤ（Ｌ２３）等について、データが格納される。

関連付けデータベース（以下、関連付けＤＢという。）１３は、データベース間の関係する情報の関連付けに関する情報を格納する。具体的には、関連付けＤＢ１３には、関連付けを特定する関連付けＩＤ（Ｌ３１）、関連付けに使用されるタグのＩＤ（以下、タグＩＤという。）（Ｌ３２）、管理の年月日等からなる関連付け管理情報Ｌ３３等について、データが格納される。

タグ管理データベース（以下、タグ管理ＤＢという。）１４は、関連付けに使用されるタグについての情報を格納する。具体的には、タグ管理ＤＢ１４には、タグを識別するタグＩＤ（Ｌ４１）、タグの詳細と管理に関するタグ詳細管理情報Ｌ４２等について、データが格納される。

グループ管理データベース（以下、グループ管理ＤＢという。）１５は、一群の関連するタグＩＤをグループにして管理するための情報を格納する。以下、このようにタグＩＤをグループで管理することを、グループ管理という。具体的には、グループ管理ＤＢ１５には、グループを識別するグループＩＤ（Ｌ５１）、グループをなす各タグＩＤ（Ｌ５２）、グループの詳細と管理に関するグループ詳細管理情報Ｌ５３等について、データが格納される。グループは、例えば職務内容、入社年度、職位等に関して形成されるのでもよい。

利用履歴データベース（以下、利用履歴ＤＢという。）１６は、組織情報管理サーバ１の利用履歴を格納する。具体的には、利用履歴ＤＢ１６には、利用履歴を特定する履歴ＩＤ（Ｌ６１）、利用の詳細と管理に関する利用詳細管理情報Ｌ６２等について、データが格納される。

図４は、各データベース間の情報の関連付けについての説明図である。図４において、従業員情報ＤＢ１１内の従業員情報とプロジェクト情報ＤＢ１２内のプロジェクト情報とは、関連付けＤＢ１３に格納された関連付けＩＤ（Ｌ３１）を介して関連付けられている。また、図４において、これらの関連付けは符号Ｔ１、Ｔ２を用いて図示されている。

１つの従業員情報は、図４に示すように、ｎ(自然数)個の関連付けＩＤ（Ｌ３１）を介して他の情報と関連付けられている。関連の詳細は、関連付けＩＤ（Ｌ３１）に対応付けられて格納されたタグＩＤ（Ｌ３２）を介して特定される。具体的には、タグＩＤ（Ｌ３２）を介してタグ管理ＤＢ１４のタグ詳細管理情報Ｌ４２が特定される。図４に示す例では、タグＩＤ（Ｌ３２）は、グループ管理ＤＢ１５内のグループＩＤ（Ｌ５１）で特定されるグループの構成要素である。

組織情報管理サーバ１は、図１に示すように、さらに、外部の装置からのアクセスに応答して情報提供及び情報管理を可能にする応答管理ユニット２１と、従業員情報ＤＢ１１とプロジェクト情報ＤＢ１２の情報管理を可能にする従業員プロジェクト情報管理ユニット２２と、データベース間で情報の関連付け及び関連する処理を可能にする関連付けユニット２３と、ネットワーク１００を介した通信を可能とするサーバ通信部２４と、を備える。

図５は、組織情報管理サーバの詳細な構成の一例を示すブロック図である。応答管理ユニット２１は、アクセスに応答して検索、制御、管理、画面作成等を行う応答検索部２１１と、タグ相互及びデータベース間での情報相互の関連度を算出する関連度算出部２１２と、を有する。ここで、応答検索部２１１が行う管理及び制御には、利用履歴ＤＢ１６の更新、関連度算出部２１２の制御が含まれる。

従業員プロジェクト情報管理ユニット２２は、図５に示すように、従業員情報の登録、管理等を可能にする従業員情報登録管理部２２１と、プロジェクト情報の登録、管理等を可能にするプロジェクト情報登録管理部２２２と、を有する。従業員プロジェクト情報管理ユニット２２は、応答管理ユニット２１からの要求に応答して動作する。

関連付けユニット２３は、データベース間で情報の関連付けを可能にする従業員プロジェクト関連付け部２３１と、関連付けに応じたタグの管理を可能にするタグ管理部２３２と、関連するタグＩＤのグループ管理を可能にするタググループ管理部２３３と、を有する。関連付けユニット２３は、応答管理ユニット２１からの要求に応答して動作する。

図６は、組織情報管理サーバの利用時にクライアント端末に表示される画面例を示す説明図である。組織情報管理サーバ１の利用画面Ｄ１は、組織情報管理サーバ１へのアクセスが実現した後にクライアント端末３に表示される画面である。

利用画面Ｄ１では、上側に、関連付けの管理とグループ管理を可能にする領域Ｄ１１が設けられている。これらの管理は、例えば、管理者の権限を有するものによってのみ可能とされるのでもよい。そのためにこの領域Ｄ１１には、前者の管理を選択するための関連付け管理ボタンと、後者の管理を選択するためのグループ管理ボタンとが配置されている。

領域Ｄ１１の下に、従業員情報とプロジェクト情報の登録、変更、更新、削除等(以下、管理という。)を可能にする領域Ｄ１２が設けられている。この管理は、例えば、本人又はプロジェクトの参画者によってのみ可能とされるのでもよい。そのためにこの領域Ｄ１２には、前者の管理を選択するための従業員情報管理ボタンと、後者の管理を選択するためのプロジェクト情報管理ボタンとが配置されている。

利用画面Ｄ１の下側には、従業員情報、プロジェクト情報、グループに関する情報等の検索を可能とする領域Ｄ１３が設けられている。検索に使用されるキーワードは、この領域Ｄ１３に設けられた入力フィールドに入力される。検索の実行は、この入力フィールドの右に設けられた検索ボタンＤ１４のクリックによって行われる。

検索ボタンＤ１４がクリックされ検索が完了したとき、閲覧画面Ｄ２が表示される。閲覧画面Ｄ２には、例えば、入力フィールド内のキーワードを用いて検索された従業員、プロジェクト、関連するグループ等がそれぞれ、領域Ｄ２１、Ｄ２２、Ｄ２３等に対応して表示される。これによって、例えば、従業員詳細情報Ｌ１２、プロジェクト詳細情報Ｌ２２、グループ詳細管理情報Ｌ５３等の閲覧が可能になる。もって、電子メール、マルチキャスト等へのこれらの情報の利用、共有掲示板の表示等が可能となる。

図７は、組織情報管理サーバが行う情報提供管理処理について説明するフローチャートである。
情報提供管理処理においては、まず、応答管理ユニット２１の応答検索部２１１が、クライアント端末３から送信されたログイン情報をサーバ通信部２４経由で受信する（Ｓ１０１）。ここで、ログイン情報には、従業員ＩＤが含まれるものとする。

次に、応答検索部２１１が、ログイン情報の従業員ＩＤをキーにして従業員情報ＤＢ１１を検索する（Ｓ１０２）。以下では、ステップＳ１０２で従業員情報ＤＢ１１中の一致する従業員ＩＤ（Ｌ１１）が検索されたものとして説明する。なお、検索されないときは、返信を介してエラーが通知される。

次に、応答検索部２１１が、従業員ＩＤ（Ｌ１１）と従業員詳細情報Ｌ１２中の権限に基づいて、クライアント端末３に表示させる利用画面Ｄ１を作成し、返信する（Ｓ１０３）。ここで、権限のないユーザによる操作を禁止するため、対応するボタンは表示されず、又は灰色等で不活性に表示される。

ここで、ユーザは利用画面Ｄ１上で希望する操作入力を行い、入力された操作情報等は情報提供管理要求に添付されて組織情報管理サーバ１に返信される。情報提供管理要求は情報提供又は情報管理の要求であり、操作されたボタンに応じた要求がクライアント端末３側で作成される。

次に、応答検索部２１１が、利用画面Ｄ１に操作入力して作成された情報提供管理要求と入力された情報とを受信する（Ｓ１０４）。次に、応答検索部２１１が、情報提供管理要求が「情報提供」と「情報管理」のうちの何れについてのものであるかを判断する（Ｓ１０５）。

ステップＳ１０５で情報提供管理要求が「情報提供」であると判断されたとき、応答検索部２１１が、利用画面Ｄ１の領域Ｄ１３の入力フィールドに入力されたキーワードを用いて検索を行う（Ｓ２１１）。検索は、登録されているタグＩＤ（Ｌ３２、Ｌ４１、Ｌ５２）、グループＩＤ（Ｌ５１）等について行われる。

この検索において、応答検索部２１１が、関連度算出部２１２に関連度の算出を要求し、関連度が所定の閾値以上の所定の情報についても抽出する。検索は、また、利用履歴ＤＢ１６の利用詳細管理情報Ｌ６２に登録されているキーワードに関連する情報についても検索するように行われるのでもよい。

次に、応答検索部２１１が、検索で得られた情報を閲覧画面Ｄ２に設定して返信し、ユーザの閲覧が終了したとき、利用履歴ＤＢ１６を更新して処理を終了する（Ｓ２１２）。これによって、ユーザは、希望する情報の閲覧が可能となる。

ステップＳ１０５で情報提供管理要求が「情報管理」であると判断されたとき、応答検索部２１１が、権限に応じた管理を可能にする管理画面を作成して返信する（Ｓ２２１）。ユーザは、管理画面を操作して情報の登録、変更、削除等の管理を行い、操作内容等を組織情報管理サーバ１に返信する。

次に、応答検索部２１１が、クライアント端末３から返信された操作内容等に応じて、入力されたデータを従業員プロジェクト情報管理ユニット２２又は関連付けユニット２３に出力し、対応するユニット２２、２３が登録、変更、削除等を行う（Ｓ２２２）。尚、ステップＳ２２２でも処理の終了に先立ち、応答検索部２１１が利用履歴ＤＢ１６を更新する。

図８は、本発明による組織情報共有システムの利用等についての説明図である。図８に示すように、ユーザは、組織情報共有システムを利用することによって、従業員詳細情報、プロジェクト詳細情報、グループ詳細管理情報等の閲覧が可能になり、もって、電子メール、マルチキャスト等へのこれらの情報の利用、共有掲示板の表示等が可能となる。また、共有される情報は、タグＩＤを介して従業員毎、プロジェクト毎等に管理可能であるのに加え、例えば、プログラムの開発言語毎、開発対象のプログラム毎等にグループ分けされた管理も可能となる。

本発明による組織情報管理サーバは、コンピュータ、情報記憶装置、ソフトウェア等を用いて実現可能であり、これらを製造する情報機器製造業、通信機器製造業、プログラム製造業等において利用可能であり、このような製品の有用性を増進する。

本発明による組織情報共有システムの一実施例を示すブロック構成図である。 データベース１１〜１３の構成についての説明図である。 データベース１４〜１６の構成についての説明図である。 各データベース間の情報の関連付けについての説明図である。 組織情報管理サーバの詳細な構成の一例を示すブロック図である。 組織情報管理サーバの利用時にクライアント端末に表示される画面例を示す説明図である。 組織情報管理サーバが行う情報提供管理処理について説明するフローチャートである。 本発明による組織情報共有システムの利用等についての説明図である。 情報共有用のコミュニケーションツール、資源等のカバー範囲についての説明図である。 企業内でのコミュニケーション不足を感ずる相手についてのアンケート結果を示す説明図である。

符号の説明

１ 組織情報管理サーバ
３ クライアント端末
１１ 従業員情報データベース
１２ プロジェクト情報データベース
１３ 関連付けデータベース
１４ タグ管理データベース
１５ グループ管理データベース
１６ 利用履歴データベース
２１ 応答管理ユニット
２２ 従業員プロジェクト情報管理ユニット
２３ 関連付けユニット
２４ サーバ通信部
１００ 内部ネットワーク 従業員ＩＤ
２１１ 応答検索部
２１２ 関連度算出部
２２１ 従業員情報登録管理部
２２２ プロジェクト情報登録管理部
２３１ 従業員プロジェクト関連付け部
２３２ タグ管理部
２３３ タググループ管理部
Ｄ１ 利用画面
Ｄ１１〜Ｄ１３、Ｄ２１〜Ｄ２３ 利用画面上の領域
Ｄ１４ 検索ボタン
Ｄ２ 閲覧画面
Ｌ１１ 従業員ＩＤ
Ｌ１２ 従業員詳細情報
Ｌ１３、Ｌ２３、Ｌ３１ 関連付けＩＤ
Ｌ２１ プロジェクトＩＤ
Ｌ２２ プロジェクト詳細情報
Ｌ３２、Ｌ４１、Ｌ５２ タグＩＤ
Ｌ３３ 関連付け管理情報
Ｌ４２ タグ詳細管理情報
Ｌ５１ グループＩＤ
Ｌ５２ グループ内のタグＩＤ
Ｌ５３ グループ詳細管理情報
Ｌ６１ 履歴ＩＤ
Ｌ６２ 利用詳細管理情報
Ｔ１〜Ｔ４ 関連付け

Claims (1)

1. 企業、官公庁等の団体に所属する者についての所属者情報を格納する第１のデータベースと、
   運営する事業についてのプロジェクト情報を格納する第２のデータベースと、
   前記所属者情報と前記プロジェクト情報とを関連付けるタグについてのタグ情報を格納する第３のデータベースと、
   外部の装置からのアクセスに応答して、前記タグ及び前記タグ相互の関連度を介して関連付けられた前記所属者情報と前記プロジェクト情報の閲覧、並びに前記第１〜第３のデータベースに格納された情報の管理を可能にする応答管理ユニットと、
   前記応答管理ユニットからの要求に応じて前記第１のデータベースと前記第２のデータベースの管理を可能にする所属者プロジェクト情報管理ユニットと、
   前記応答管理ユニットからの要求に応じて前記所属者情報と前記プロジェクト情報との関連付け、及び対応する前記タグの作成を可能とする関連付けユニットと、を備えることを特徴とする組織情報管理サーバ。

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