JP2009230196A - 文書ファイル管理システム及び文書ファイル管理方法並びに文書ファイル管理プログラム - Google Patents

Abstract

【課題】文書ファイルの不正利用や流出を防止し、文書ファイルを安全に管理する。
【解決手段】文書ファイルを利用する複数のユーザ端末を含む文書ファイル管理システムにおいて、各々の前記ユーザ端末に、前記文書ファイルの作成時に、前記文書ファイルを管理するための管理情報を作成し、前記文書ファイルに前記管理情報を付加し、暗号化して保存する文書ファイル作成制御部２６と、前記文書ファイルの利用時に、前記文書ファイルを復号化し、前記管理情報に基づいて前記文書ファイルの利用の許可／不許可を判定する文書ファイル利用制御部２７と、前記文書ファイルの出力時に、出力が指示された文書ファイルと予め保存された文書ファイルとを比較し、内容が一致又は近似するかを判定し、内容が一致又は近似する場合に当該文書ファイルの出力を禁止する文書ファイル出力制御部２８と、を備える。
【選択図】図４

Description

本発明は、文書ファイルの作成、利用、保存を制御する文書ファイル管理システム及び文書ファイル管理方法並びに文書ファイル管理プログラムに関する。

会社等では機密情報を扱うことが多く、機密情報を含む文書ファイルを複数のユーザが利用する場合は、機密情報が漏洩しないように、文書ファイルを安全に管理することが求められる。文書ファイルの管理方法としては、文書ファイルを作成するアプリケーションの機能を利用してパスワードを設定する方法や、文書ファイルを暗号化／復号化する方法（例えば、下記特許文献参照）などが一般的に用いられている。

特開２００７−１１５１１号公報 特開２００６−９４２４４号公報

しかしながら、アプリケーションの機能を利用してパスワードを設定する方法では、パスワードを取得すれば文書ファイルを開くことができる。また、文書ファイルによっては他のアプリケーションで開くことができる場合もある。また、パスワードでは、文書ファイルの利用を許可するユーザや端末を選択することができない。そのため、文書ファイルの不正利用を確実に防止することができないという問題があった。

また、文書ファイルを暗号化／復号化する方法では、暗号化／復号化のアプリケーションと文書を作成するアプリケーションとが連動していないと、文書ファイルを作成した後、ユーザ自身が暗号化／復号化の処理を行わなければならず、操作が煩雑になると共に、文書ファイルが暗号化されずに保存される場合も生じる。そのため、文書ファイルの不正利用を確実に防止することができないという問題があった。

また、パスワードを設定する方法や暗号化／復号化する方法は、文書ファイルを作成／利用する場合の管理方法であり、文書ファイルを出力する場合の管理は規定されていないため、一旦作成された文書ファイルを、コピー、カットアンドペースト、リネーム、プリント、メール送信等によって容易に出力することができる。そのため、文書ファイルの流出を防止することができないという問題があった。

本発明は、上記問題点に鑑みてなされたものであって、その主たる目的は、文書ファイルの不正利用や流出を防止し、文書ファイルを安全に管理することができる文書ファイル管理システム及び文書ファイル管理方法並びに文書ファイル管理プログラムを提供することにある。

上記目的を達成するため、本発明は、文書ファイルを利用する複数のユーザ端末を含む文書ファイル管理システムにおいて、各々の前記ユーザ端末に、前記文書ファイルの作成時に、前記文書ファイルを管理するための管理情報を作成して前記文書ファイルに付加し、前記管理情報が付加された前記文書ファイルを暗号化して記憶手段に保存する文書ファイル作成制御部と、前記文書ファイルの利用時に、前記記憶手段から取得した文書ファイルを復号化し、前記管理情報に基づいて前記文書ファイルの利用の許可／不許可を判定する文書ファイル利用制御部と、を少なくとも備えるものであり、各々の前記ユーザ端末に、前記文書ファイルの出力時に、出力が指示された文書ファイルと予め保存された文書ファイルとを比較し、内容が一致又は近似するかを判定し、内容が一致又は近似する場合に当該文書ファイルの出力を禁止する文書ファイル出力制御部を更に備える構成とすることができる。

また、本発明は、文書ファイルを利用する複数のユーザ端末を含む文書ファイル管理システムにおける文書ファイル管理方法であって、いずれかのユーザ端末で前記文書ファイルを作成する際に、前記文書ファイルを管理するための管理情報を作成して前記文書ファイルに付加し、前記管理情報が付加された前記文書ファイルを暗号化して記憶手段に保存する処理を行い、他のユーザ端末で前記文書ファイルを利用する際に、前記記憶手段から取得した文書ファイルを復号化し、前記管理情報に基づいて前記文書ファイルの利用の許可／不許可を判定する処理を行うものであり、いずれかのユーザ端末で、前記文書ファイルを出力する際に、出力が指示された文書ファイルと予め保存された文書ファイルとを比較し、内容が一致又は近似するかを判定し、内容が一致又は近似する場合に当該文書ファイルの出力を禁止する処理を行う構成とすることができる。

また、本発明は、文書ファイルを利用するユーザ端末にインストールされ、ＯＳの管理下で動作し、アプリケーションの動作を制御する文書ファイル管理プログラムであって、コンピュータを、少なくとも、前記文書ファイルの作成時に、前記文書ファイルを管理するための管理情報を作成して前記文書ファイルに付加し、前記管理情報が付加された前記文書ファイルを暗号化して記憶手段に保存する文書ファイル作成制御部、前記文書ファイルの利用時に、前記記憶手段から取得した文書ファイルを復号化し、前記管理情報に基づいて前記文書ファイルの利用の許可／不許可を判定する文書ファイル利用制御部、として機能させるものであり、更に、前記文書ファイルの出力時に、出力が指示された文書ファイルと予め保存された文書ファイルとを比較し、内容が一致又は近似するかを判定し、内容が一致又は近似する場合に当該文書ファイルの出力を禁止する文書ファイル出力制御部、として機能させる構成とすることができる。

本発明においては、前記管理情報は、前記文書ファイルに対する処理の日時情報、前記文書ファイルを作成したユーザ及び前記文書ファイルの利用を許可するユーザを特定するユーザ情報、前記文書ファイルの利用を許可するユーザ端末を特定する機器情報、前記文書ファイルに対する処理の許可／不許可を規定する許可情報、前記文書ファイルに対する処理の許可／不許可の判定に際して利用するパスワードの少なくとも１つを含むことが好ましい。

本発明の文書ファイル管理システム及び文書ファイル管理方法並びに文書ファイル管理プログラムによれば、文書ファイルの不正利用や流出を防止し、文書ファイルを安全に管理することができる。

その理由は、文書ファイルの作成時に、文書ファイル管理プログラムは、管理情報を作成し、文書ファイルに管理情報を付加した後、暗号化して保存するため、文書ファイルを利用するユーザ端末に文書ファイル管理プログラムがインストールされていなければ文書ファイルを復号化することができず、また、文書ファイル管理プログラムがインストールされていても、管理情報で規定された条件を満たさなければ文書ファイルを開くことができないため、文書ファイルの利用時におけるセキュリティを確保することができるからである。

また、文書ファイルの出力時に、出力が指示された文書ファイルと予め保存されている文書ファイルとを比較し、その内容が一致又は近似している場合に、文書ファイルの出力が禁止されるため、文書ファイルの出力時におけるセキュリティを確保することができるからである。

また、文書ファイルに管理情報が付加されるため、管理情報を用いて文書ファイルがどのように利用されたかを確認することができるからである。

背景技術で示したように、文書ファイルを管理するための様々な方法が提案されているが、いずれの方法でも、文書ファイルの不正利用を確実に防止することができないという問題があった。また、従来の方法は、文書ファイルの出力を管理するものではないため、文書ファイルの流出を防止することができないという問題があった。

そこで、本発明では、文書ファイルを利用するユーザ端末と、必要に応じて文書ファイルを記憶するサーバとが通信ネットワークで接続されてなる文書ファイル管理システムにおいて、各々のユーザ端末に、文書ファイル管理プログラムをインストールし、文書ファイル管理プログラムで各アプリケーションの動作を制御する。

そして、文書ファイル管理プログラムを、文書ファイルの作成時に、管理情報を作成し、文書ファイルに管理情報を付加し、暗号化して保存する文書ファイル作成制御部、文書ファイルの利用時に、文書ファイルを復号化し、管理情報で規定される条件を満たしているかを判定し、条件を満たしている場合に利用を許可する文書ファイル利用制御部、文書ファイルの出力時に、出力が指示された文書ファイルと予め保存されている文書ファイルとを比較し、その内容が一致又は近似しているかを判定し、内容が一致又は近似している場合に文書ファイルの出力を禁止する文書ファイル出力制御部、として機能させる。

これにより、文書ファイル管理プログラムが予めインストールされており、かつ、管理情報で規定される条件を満たしている場合にのみ、文書ファイルを利用することができるため、文書ファイルの不正利用を確実に防止することができる。また、予め記憶されている文書ファイルと内容が一致又は近似している文書ファイルは、コピーやカットアンドペースト、リネーム、プリント、メール送信等の出力が禁止されるため、文書ファイルの流出を確実に防止することができる。そして、文書ファイルの利用時と出力時におけるセキュリティを高めることにより、文書ファイルを安全に管理することができる。

上述した本発明の一実施の形態について詳細に説明すべく、本発明の一実施例に係る文書ファイル管理システム及び文書ファイル管理方法並びに文書ファイル管理プログラムについて、図１乃至図８を用いて説明する。図１及び図２は、本実施例に係る文書ファイル管理システムの構成を模式的に示す図である。また、図３は、ユーザ端末の構成を示すブロック図であり、図４は、ユーザ端末の制御部の構成を示すブロック図である。また、図５は、文書ファイルの作成手順を示すフローチャート図であり、図６は、文書ファイルの利用手順を示すフローチャート図である。また、図７は、文書ファイルの保存時の手順を示すフローチャート図であり、図８は、文書ファイルの出力時の手順を示すフローチャート図である。なお、本明細書における文書ファイルとは、文字のみからなるファイルと文字を一部に含むファイル（例えば、文字と画像で構成されるファイル）の双方を含むものとする。

図１に示すように、本実施例の文書ファイル管理システム１０は、文書ファイルの作成／利用／出力を行う１又は複数のユーザ端末２０と、文書ファイルを記憶する１又は複数のサーバ３０と、で構成され、これらはＬＡＮ（Local Area Network）やＷＡＮ（Wide Area Network）などの通信ネットワーク４０で接続される。

また、図３に示すように、ユーザ端末２０は、制御部２１と、記憶部２２と、操作部２３と、表示部２４と、ネットワークＩ／Ｆ部２５などを備える。

制御部２１は、ＣＰＵ（Central Processing Unit）２１ａ、ＲＯＭ（Read Only Memory）２１ｂ、ＲＡＭ（Random Access Memory）２１ｃなどで構成され、ＣＰＵ２１ａは、ＯＳ（Operating System）や文書ファイルを管理するためのプログラム（以下、文書ファイル管理プログラムと呼ぶ。）、文書ファイルの作成や文書ファイルのプリント指示、電子メールの送受信などを行う各種アプリケーションをＲＯＭ２１ｂ又は記憶部２２から読み出してＲＡＭ２１ｃに展開し、実行する。上記文書ファイル管理プログラムはＯＳの管理下で動作し、各種アプリケーションの動作を制御する。

記憶部２２は、ＨＤＤ（Hard Disk Drive）などで構成され、プログラムやデータを記憶する。

操作部２３は、キーボードやマウスなどで構成され、文書ファイルの作成や利用、出力に関する各種操作を可能とする。

表示部２４は、ＬＣＤ（Liquid Crystal Display）などで構成され、各種アプリケーションの画面などを表示する。

ネットワークＩ／Ｆ部２５は、ＮＩＣ（Network Interface Card）やモデムなどで構成され、他のユーザ端末２０やサーバ３０との通信を可能にする。

また、図４に示すように、上記文書ファイル管理プログラムは、制御部２１を、文書ファイル作成制御部２６、文書ファイル利用制御部２７、文書ファイル出力制御部２８などとして機能させる。

文書ファイル作成制御部２６は、文書ファイルを作成するアプリケーションを制御する機能と、文書ファイルを管理するための情報（以下、管理情報と呼ぶ。）を作成する機能と、文書ファイルに管理情報を付加し、所定のルールに従って暗号化して保存する機能などを備える。

文書ファイルを作成するアプリケーションは、例えば、Microsoft社のWordやＸＰＳ（XML Paper Specification）、Adobe Systems社のAcrobatなどである。

上記管理情報は、例えば、文書ファイルの作成日時や編集日時、保存日時などの日時情報、文書ファイルの作成者や管理者、文書ファイルの編集や保存を許可するユーザなどを特定するユーザ情報、文書ファイルの利用を許可するユーザ端末を特定するＭＡＣ（Media Access Control）アドレスなどの機器情報、文書ファイルを開くアプリケーションを特定するアプリケーション情報、文書ファイルに対する処理の許可／不許可を規定する許可情報、文書ファイルに対する処理の許可／不許可を判定するためのパスワードなどの中から選択される１以上の情報である。

また、所定のルールとは、例えば、暗号化と復号化に共通の鍵を使う共通鍵方式、公開鍵と秘密鍵の２組の鍵を使う公開鍵方式などである。共通鍵方式のアルゴリズムは、ブロック暗号化方式とストリーム暗号化方式とがあり、ブロック暗号化方式は、3-Way、AES (Advanced Encryption Standard)、Blowfish、CAST128、CRAB、DES (Data Encryption Standard)、Triple DES、FEAL-N(First Encryption Algorithm - N)、FEAL-NX(First Encryption Algorithm - NX)、GOST、IDEA (International Data Encryption Algorithm)、RC2、RC5、MULTI2、MYSTY、SAFER (Secure And Fast Encryption Routine)、SKIPJACKなど、ストリーム暗号化方式は、A5、CRYPT(1)、GCC (Gao's Chaos Cryptosystem)、LFSR暗号、RC4、SEALなどがある。また、公開鍵方式のアルゴリズムは、El Gamal、ECC (Elliptic Curve Cipher)、Diffie-Hellman、Merkle-Hellman napsack、Rabin、RSAなどがある。

文書ファイル利用制御部２７は、管理情報を付加した文書ファイルを上記所定のルールに従って復号化する機能と、管理情報に基づいて文書ファイルの利用の許可／不許可を判定する機能などを備える。

文書ファイルの利用の許可／不許可の判定は、例えば、文書ファイルを利用するユーザが管理情報中のユーザ情報で特定されるユーザであるか否か、文書ファイルを利用するユーザ端末が管理情報中の機器情報で特定されるユーザ端末であるか否か、文書ファイルを開くアプリケーションが管理情報中のアプリケーション情報で特定されるアプリケーションであるか否か、入力されたパスワードが管理情報中のパスワードと一致するか否かなどに基づいて行う。

文書ファイル出力制御部２８は、文書ファイルの保存が指示された場合に、管理情報の許可情報中の許可情報に基づいて保存の許可／不許可を判定する機能と、文書ファイルのコピーやカットアンドペースト、リネーム、プリント、メール送信等（文書ファイルの内容を元の文書ファイル以外で利用可能にする行為）が指示された場合に、その文書ファイルと、サーバ３０やユーザ端末２０の記憶部２２に予め記憶された文書ファイルとを比較し、その内容が一致又は近似するか否かを判定し、内容が一致又は近似する場合に文書ファイルの出力を禁止する機能などを備える。

文書ファイルを比較する方法としては、例えば、出力が指示された文書ファイルの文書をカンマやピリオドで区切られた単位に分割して、いずれかの単位が、予め記憶された文書ファイルに含まれているかを判断したり、出力が指示された文書ファイル中の特定の単語（例えば、特徴的な単語）を抽出し、その単語が、予め記憶された文書ファイルに含まれているかを判断したり、出力が指示された文書ファイルの構成（各カンマやピリオド間の文字数など）を取得し、その構成が予め記憶された文書ファイルの構成と一致又は近似しているかを判断する方法などを用いることができる。

なお、図１では、ユーザ端末２０としてパーソナルコンピュータを示しているが、ユーザ端末２０は文書ファイルが利用可能な機器であればよく、例えば、ＰＤＡ（Personal Digital Assistance）などとすることもできる。また、図１では、文書ファイル管理システム１０を、ユーザ端末２０とサーバ３０とで構成しているが、作成した文書ファイルを各ユーザ端末２０で管理する場合は、図２に示すように、サーバ３０を省略することもできる。また、図４では、文書ファイル管理プログラムに、文書ファイル作成制御部２６、文書ファイル利用制御部２７、文書ファイル出力制御部２８としての機能を持たせる構成としたが、これらの内の少なくとも一つはユーザ端末２０にハードウェアとして構成してもよい。

以下、上記構成の文書ファイル管理システム１０を用いた制御方法について説明する。

まず、文書ファイルを作成する手順について、図５のフローチャート図を参照して説明する。

ステップＳ１０１で、文書ファイル管理システム１０を構成する各ユーザ端末２０に本実施例の文書ファイル管理プログラムをインストールすると、文書ファイル管理プログラムは、ユーザ端末２０に登録されているユーザ情報や、ユーザ端末２０のＭＡＣアドレスなどの機器情報、ユーザ端末２０にインストールされているアプリケーションを特定するアプリケーション情報などを取得し、ＯＳの管理下で各種アプリケーションの制御を開始する。

次に、ステップＳ１０２で、ユーザは、操作部２３を操作して文書ファイルを作成するアプリケーションを起動し、ステップＳ１０３で、このアプリケーションを利用して文書ファイルを作成する。

次に、ステップＳ１０４で、ユーザは、操作部２３を操作して文書ファイルの保存を指示すると、ステップＳ１０５で、文書ファイル管理プログラムの文書ファイル作成制御部２６は、文書ファイルの作成日時、文書ファイルを作成したユーザや文書ファイルの利用を許可するユーザを特定するユーザ情報、文書ファイルを作成したユーザ端末２０を特定する機器情報、文書ファイルを作成したアプリケーションを特定するアプリケーション情報、文書ファイルの利用の許可／不許可を規定する許可情報、パスワードなどを含む管理情報を作成する。

次に、ステップＳ１０６で、文書ファイル作成制御部２６は、文書ファイルに管理情報を付加する。なお、管理情報の付加形態は任意であり、例えば、文書ファイルのヘッダに管理情報を記述してもよいし、文書ファイルに管理情報との対応関係を規定する対応付け情報を記述してもよい。

次に、ステップＳ１０７で、文書ファイル作成制御部２６は、上述した所定のルールに従って、管理情報を付加した文書ファイルを暗号化する。その際、パスワードが入力されている場合は、復号化のためのパスワードを設定してもよい。

そして、ステップＳ１０８で、文書ファイル作成制御部２６は、暗号化した文書ファイルをサーバ３０やユーザ端末２０の記憶部２２等に保存する。

次に、保存された文書ファイルを利用する手順について、図６のフローチャート図を参照して説明する。

まず、ステップＳ２０１で、任意のユーザ端末２０（文書ファイルを作成したユーザ端末でもよいし、他のユーザ端末でもよい。）の操作部２３を操作して、サーバ３０やユーザ端末２０の記憶部２２等から文書ファイルを取得する。

次に、ステップＳ２０２で、文書ファイル管理プログラムの文書ファイル利用制御部２７は、上述した所定のルールに従って、取得した文書ファイルの復号化を実行し、ステップＳ２０３で、文書ファイルに付加された管理情報を読み取る。

ここで、ユーザ端末２０に文書ファイル管理プログラムがインストールされていない場合は文書ファイルの復号化ができないため、文書ファイルの不正利用を防止することができる。

次に、ステップＳ２０４で、必要に応じて、文書ファイル利用制御部２７は、表示部２４にパスワードの入力画面を表示し、ユーザにパスワードの入力を求める。

そして、ステップＳ２０５で、文書ファイル利用制御部２７は、管理情報に基づいて文書ファイルの利用の許可／不許可を判定するための認証を行う。この認証は、例えば、管理情報で文書ファイルの利用を許可したユーザ情報とこのユーザ端末２０のユーザ情報とが一致するか否か、管理情報で文書ファイルの利用を許可した機器情報とこのユーザ端末２０の機器情報とが一致するか否か、管理情報中のパスワードと入力されたパスワードとが一致するか否かなどに基づいて実行することができる。

ここで、ユーザ端末２０に文書ファイル管理プログラムがインストールされていても、ユーザ情報や機器情報、パスワードが一致しなければ文書ファイルを利用することができないため、文書ファイルの不正利用を防止することができる。

次に、認証の結果がＯＫの場合は、ステップＳ２０６で、文書ファイル利用制御部２７は、管理情報中のアプリケーション情報とこのユーザ端末２０のアプリケーション情報とを比較し、文書ファイルを作成したアプリケーションがユーザ端末２０にインストールされているか否かを判断する。

ここで、ユーザ端末２０に文書ファイル管理プログラムがインストールされており、かつ、管理情報に基づく認証の結果がＯＫであっても、文書ファイルを作成したアプリケーションがインストールされていなければ文書ファイルを利用することができないため、文書ファイルの不正利用を防止することができる。

そして、文書ファイルを作成したアプリケーションがインストールされている場合は、ステップＳ２０７で、文書ファイル利用制御部２７は、そのアプリケーションを制御して、文書ファイルを編集可能に表示させる。その後、ユーザは文書ファイルの内容を確認し、必要に応じて内容を編集するなどの操作を行う。

次に、文書ファイルを保存する場合の手順について、図７のフローチャート図を参照して説明する。

まず、ステップＳ３０１で、ユーザは、上記アプリケーションの機能を利用して、文書ファイルの保存を指示すると、ステップＳ３０２で、文書ファイル管理プログラムの文書ファイル出力制御部２８は、管理情報中の許可情報（必要に応じてユーザ情報）を参照して、その文書ファイルの保存が許可されているかを判断する。

そして、保存が許可されている場合は、ステップＳ３０３で、文書ファイル出力制御部２８は、文書ファイルの保存日時、文書ファイルを保存したユーザ情報や機器情報、編集した内容などを管理情報に記述して、管理情報を更新する。

その後、ステップＳ３０４で、文書ファイル出力制御部２８は、文書ファイルに更新した管理情報を付加し、上述した所定のルールに従って暗号化を行い、暗号化した文書ファイルをサーバ３０やユーザ端末２０の記憶部２２などに保存する。

このように、文書ファイルを保存する度に管理情報が更新されるため、管理情報に基づいて文書ファイルがどのように処理されたかを容易に確認することができる。

次に、文書ファイルを出力する場合の制御手順について、図８のフローチャート図を参照して説明する。

まず、ステップＳ４０１で、ユーザは文書ファイルの出力を指示する。この出力は、例えば、コピーやカットアンドペースト、リネーム、プリント、メール送信などである。コピーとは、文書ファイルを他のユーザ端末２０やＵＳＢ（Universal Serial Bus）メモリ、ディスク型記録媒体などにコピーする処理である。カットアンドペーストとは、文書ファイルの文書の一部又は全部を用いて他の文書ファイル（ファイル形式は同じであっても異なっていてもよい。）を作成する処理である。リネームとは、文書ファイルのファイル名を別の名前に変更して保存する処理である。プリントとは、文書ファイルの一部又は全部をプリンタに出力する処理である。メール送信とは、文書ファイルを電子メールに添付したり、本文中に文書の一部又は全部を記述して送信する処理である。

次に、ステップＳ４０２で、文書ファイル出力制御部２８は、出力が指示された文書ファイルを解析する。具体的には、文書ファイルの文書をカンマやピリオドで区切られた単位に分割したり、文書ファイル中の特定の単語（例えば、特徴的な単語）を抽出したり、文書ファイルの構成（各カンマやピリオド間の文字数など）を取得する。

次に、ステップＳ４０３で、文書ファイル出力制御部２８は、出力が指示された文書ファイルとサーバ３０やユーザ端末２０の記憶部２２等に予め記憶された文書ファイルとを比較し、その内容が一致又は近似するかを判断する。

例えば、サーバ３０やユーザ端末２０の記憶部２２等に予め記憶された文書ファイルの文書の各単位や単語と、出力が指示された文書ファイルの単位や単語とを比較し、一部の単位や単語が一致したら内容が一致又は近似すると判断する。

また、サーバ３０やユーザ端末２０の記憶部２２等に予め記憶された文書ファイルの構成と、出力が指示された文書ファイルの構成とを比較し、構成の一部が一致していたら内容が一致又は近似すると判断する。

そして、内容が一致又は近似する場合は、ステップＳ４０４で、文書ファイル出力制御部２８は、文書ファイルの出力を禁止する。具体的には、コピーやメール送信の場合は、ネットワークＩ／Ｆ部２５を制御してネットワークを遮断するなどの制御を行う。また、カットアンドペーストやリネームの場合は、アプリケーションを制御して保存を拒否したり、アプリケーションを強制的に終了させるなどの制御を行う。また、プリントの場合は、プリンタドライバを制御してプリントを拒否したり、ネットワークＩ／Ｆ部２５を制御してネットワークを遮断するなどの制御を行う。

以上説明したように、本実施例では、文書ファイル管理プログラムは、文書ファイルの作成時に、管理情報を作成し、文書ファイルに管理情報を付加した後、暗号化して保存し、文書ファイルの利用時に、文書ファイルを復号化し、管理情報に基づいて文書ファイルの利用の許可／不許可を判定するため、文書ファイルを利用するユーザ端末に文書ファイル管理プログラムがインストールされていなければ文書ファイルを復号化することができず、また、文書ファイル管理プログラムがインストールされていても、管理情報で規定された条件を満たさなければ文書ファイルを開くことができない。従って、文書ファイルを安全に管理することができる。

また、文書ファイル管理プログラムは、文書ファイルの出力時に、出力が指示された文書ファイルとサーバ３０やユーザ端末２０の記憶部２２等に予め記憶されている文書ファイルとを比較し、その内容が一致又は近似しているかを判定し、内容が一致又は近似している場合に、文書ファイルの出力を禁止する制御を行うため、文書ファイルが不正に流出することがない。従って、文書ファイルを安全に管理することができる。

更に、文書ファイルに付加される管理情報には、文書ファイルを作成してからの履歴が記録されるため、管理情報に基づいて文書ファイルがどのように利用されたかを確認することができ、文書ファイルが不正に利用された場合にその利用経過を追跡することができる。従って、文書ファイルを安全に管理することができる。

なお、上記実施例では、文書ファイルを管理する手法を説明したが、本発明は上記実施例に限定されるものではなく、画像ファイルや音楽ファイルなどの任意のファイルに対して同様に適用することができる。

本発明は、任意のファイルを管理するシステム及び方法並びにプログラムに利用可能である。

本発明の一実施例に係る文書ファイル管理システムの構成を模式的に示す図である。 本発明の一実施例に係る文書ファイル管理システムの他の構成を模式的に示す図である。 本発明の一実施例に係るユーザ端末の構成を示すブロック図である。 本発明の一実施例に係るユーザ端末における制御部（文書ファイル管理プログラム）の構成を示すブロック図である。 本発明の一実施例に係る文書ファイル管理システムを用いた文書ファイルの作成手順を示すフローチャート図である。 本発明の一実施例に係る文書ファイル管理システムを用いた文書ファイルの利用手順を示すフローチャート図である。 本発明の一実施例に係る文書ファイル管理システムを用いた文書ファイルの保存時の手順を示すフローチャート図である。 本発明の一実施例に係る文書ファイル管理システムを用いた文書ファイルの出力時の手順を示すフローチャート図である。

符号の説明

１０ 文書ファイル管理システム
２０ ユーザ端末
２１ 制御部
２１ａ ＣＰＵ
２１ｂ ＲＯＭ
２１ｂ ＲＡＭ
２２ 記憶部
２３ 操作部
２４ 表示部
２５ ネットワークＩ／Ｆ部
２６ 文書ファイル作成制御部
２７ 文書ファイル利用制御部
２８ 文書ファイル出力制御部
３０ サーバ
４０ 通信ネットワーク

Claims (9)

1. 文書ファイルを利用する複数のユーザ端末を含む文書ファイル管理システムにおいて、
   各々の前記ユーザ端末に、
   前記文書ファイルの作成時に、前記文書ファイルを管理するための管理情報を作成して前記文書ファイルに付加し、前記管理情報が付加された前記文書ファイルを暗号化して記憶手段に保存する文書ファイル作成制御部と、
   前記文書ファイルの利用時に、前記記憶手段から取得した文書ファイルを復号化し、前記管理情報に基づいて前記文書ファイルの利用の許可／不許可を判定する文書ファイル利用制御部と、を少なくとも備えることを特徴とする文書ファイル管理システム。
2. 各々の前記ユーザ端末に、
   前記文書ファイルの出力時に、出力が指示された文書ファイルと予め保存された文書ファイルとを比較し、内容が一致又は近似するかを判定し、内容が一致又は近似する場合に当該文書ファイルの出力を禁止する文書ファイル出力制御部を更に備えることを特徴とする請求項１に記載の文書ファイル管理システム。
3. 前記管理情報は、前記文書ファイルに対する処理の日時情報、前記文書ファイルを作成したユーザ及び前記文書ファイルの利用を許可するユーザを特定するユーザ情報、前記文書ファイルの利用を許可するユーザ端末を特定する機器情報、前記文書ファイルに対する処理の許可／不許可を規定する許可情報、前記文書ファイルに対する処理の許可／不許可の判定に際して利用するパスワードの少なくとも１つを含むことを特徴とする請求項１又は２に記載の文書ファイル管理システム。
4. 文書ファイルを利用する複数のユーザ端末を含む文書ファイル管理システムにおける文書ファイル管理方法であって、
   いずれかのユーザ端末で前記文書ファイルを作成する際に、前記文書ファイルを管理するための管理情報を作成して前記文書ファイルに付加し、前記管理情報が付加された前記文書ファイルを暗号化して記憶手段に保存する処理を行い、
   他のユーザ端末で前記文書ファイルを利用する際に、前記記憶手段から取得した文書ファイルを復号化し、前記管理情報に基づいて前記文書ファイルの利用の許可／不許可を判定する処理を行うことを特徴とする文書ファイル管理方法。
5. いずれかのユーザ端末で、前記文書ファイルを出力する際に、出力が指示された文書ファイルと予め保存された文書ファイルとを比較し、内容が一致又は近似するかを判定し、内容が一致又は近似する場合に当該文書ファイルの出力を禁止する処理を行うことを特徴とする請求項４に記載の文書ファイル管理方法。
6. 前記管理情報は、前記文書ファイルに対する処理の日時情報、前記文書ファイルを作成したユーザ及び前記文書ファイルの利用を許可するユーザを特定するユーザ情報、前記文書ファイルの利用を許可するユーザ端末を特定する機器情報、前記文書ファイルに対する処理の許可／不許可を規定する許可情報、前記文書ファイルに対する処理の許可／不許可の判定に際して利用するパスワードの少なくとも１つを含むことを特徴とする請求項４又は５に記載の文書ファイル管理方法。
7. 文書ファイルを利用するユーザ端末にインストールされ、ＯＳの管理下で動作し、アプリケーションの動作を制御する文書ファイル管理プログラムであって、
   コンピュータを、少なくとも、
   前記文書ファイルの作成時に、前記文書ファイルを管理するための管理情報を作成して前記文書ファイルに付加し、前記管理情報が付加された前記文書ファイルを暗号化して記憶手段に保存する文書ファイル作成制御部、
   前記文書ファイルの利用時に、前記記憶手段から取得した文書ファイルを復号化し、前記管理情報に基づいて前記文書ファイルの利用の許可／不許可を判定する文書ファイル利用制御部、として機能させることを特徴とする文書ファイル管理プログラム。
8. コンピュータを、更に、
   前記文書ファイルの出力時に、出力が指示された文書ファイルと予め保存された文書ファイルとを比較し、内容が一致又は近似するかを判定し、内容が一致又は近似する場合に当該文書ファイルの出力を禁止する文書ファイル出力制御部、として機能させることを特徴とする請求項７に記載の文書ファイル管理プログラム。
9. 前記管理情報は、前記文書ファイルに対する処理の日時情報、前記文書ファイルを作成したユーザ及び前記文書ファイルの利用を許可するユーザを特定するユーザ情報、前記文書ファイルの利用を許可するユーザ端末を特定する機器情報、前記文書ファイルに対する処理の許可／不許可を規定する許可情報、前記文書ファイルに対する処理の許可／不許可の判定に際して利用するパスワードの少なくとも１つを含むことを特徴とする請求項７又は８に記載の文書ファイル管理プログラム。

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