JP2009211141A - 受託業者システムにおけるファイル送信方法 - Google Patents

Abstract

【課題】安全且つ容易にインターネット経由の電子メールを利用したファイルの送信を行うことを可能とした受託業者システムにおけるファイル送信方法を提供することを目的とする。
【解決手段】受託業者システム（４０）におけるプロセッサが、ユーザ端末（２０）からパスワードを受信し、パスワードを記憶部（４５）に記憶し、送信ファイルを提供し、提供された送信ファイルをパスワードを用いて暗号化し、暗号化送信ファイルをユーザ端末に送信するステップを有することを特徴とする受託業者システムにおけるファイル送信方法。
【選択図】図１

Description

本発明は、受託業者システムにおけるファイル送信方法に関し、会計事務所のような多数のユーザの業務を行う受託業者向けファイル送信方法に関する。

例えば、納税者からの依頼を受け、納税者に代わって納税申告書の作成を代行する会計事務者等の受託業者では、インターネット経由の電子メールを利用した依頼者との間のファイルの送受信方法を模索している。

しかしながら、電子メールを利用して、納税関係の書類等の情報を送受信する場合、電子メールは複数のメールサーバを経由して送信されるため、メールサーバのインフラ内で盗聴される可能性がある。また、パケット通信を利用している場合には、パケットをメールサーバ以外の通信経路中で取得し分析することによって、メールサーバ以外の通信経路でも盗聴される可能性がある。

ＰＫＩ（Public Key Infrastructure）を用いた電子メールのセキュリティー対策が知られている。この対策では、公開鍵を含んだ電子証明書を先に相手に送信しておき、公開鍵を利用して暗号化されたファイルを返信してもらい、予め有している秘密鍵によって暗号化されたファイルを解読するものである。しかしながら、このような対策を行うために、ユーザ毎に電子証明書を管理しなければならず、多数のユーザの業務を扱う受託業者では対応が容易ではなかった。

また、ファイル毎にパスワードを決めてファイルの暗号化を行い、その都度、パスワードを受信者側に知らせることも可能であるが、多数のユーザに対して多数のファイルの送信を行わなければならない受託業者ではその対応が容易ではなかった。

そこで、本発明は、上記の不具合を解消することを可能とした受託業者システムにおけるファイル送信方法を提供することを目的とする。

また、本発明は、安全且つ容易にインターネット経由の電子メールを利用したファイルの送信を行うことを可能とした受託業者システムにおけるファイル送信方法を提供することを目的とする。

上記課題を解決するために、本発明に係る受託業者システムにおけるファイル送信方法は、受託業者システムにおけるプロセッサが、前記ユーザ端末からパスワードを受信し、前記パスワードを前記記憶部に記憶し、送信ファイルを提供し、提供された前記送信ファイルを前記パスワードを用いて暗号化し、暗号化送信ファイルを前記ユーザ端末に送信するステップを有することを特徴とする。

また、本発明に係る受託業者システムにおけるファイル送信方法では、前記受託業者システムは第２記憶部を有し、前記プロセッサは、前記暗号化送信ファイルを前記第２記憶部に記憶するステップを更に有することが好ましい。

さらに、本発明に係る受託業者システムにおけるファイル送信方法では、前記受託業者システムはファイル作成手段を有し、前記ファイル作成手段によって前記送信ファイルが作成された後、前記送信ファイルを前記パスワードを用いて暗号化するステップ及び前記暗号化送信ファイルを前記第２記憶部に記憶するステップが自動的に実行されることが好ましい。

さらに、本発明に係る受託業者システムにおけるファイル送信方法では、前記送信ファイルは前記第２記憶部にユーザ毎のディレクトリ別に自動的に保管されることが好ましい。

さらに、本発明に係る受託業者システムにおけるファイル送信方法では、前記送信ファイルを送信するステップは、前記第２記憶部から前記暗号化送信ファイルを取得し、取得された前記暗号化送信ファイルを電子メール添付して前記ユーザ端末に送信するステップを含むことが好ましい。

さらに、本発明に係る受託業者システムにおけるファイル送信方法では、電子メールをユーザ毎のディレクトリ別に保管するステップを更に有することが好ましい。

本発明によれば、ユーザが独自に定めたパスワードを利用してファイルの暗号化を行ってユーザへ送信するので、簡単且つ確実な方法で、ファイルのセキュリティーを保持することが可能となった。特に、送信側（受託業者側）では、ファイル毎にパスワードを付与したりする必要がないことから、作業効率がアップする。

また、本発明において、送信ファイル作成後、自動的に暗号化が実行される場合には、送信者毎のパスワードを個別に入力する必要もないことから、ヒューマン・エラーも無くなり、更に作業効率がアップさせることができる。

以下図面を参照して、本発明に係る受託業者システムにおけるファイル送信方法について説明する。以下、納税者（依頼者）であるユーザと、受託業者である会計事務所との関係に基づいて本発明を説明するが、本発明は、前記以外のユーザが有するユーザ端末と受託業者システムとの間に適用することが可能である。

図１は、本発明に係る受託業者システムにおけるファイル送信方法を実行するためのシステム全体の概略を示す図である。

図１に示すように、納税者（依頼者）であるユーザのユーザ端末２０、国税庁の国税電子申告・納税システムサーバ（以下「ｅ−ＴＡＸサーバ」と言う）３０及び会計事務所システム４０がインターネット１０に接続され、相互にデータの送受信を行える状況下に置かれている。なお、図１では、１つのユーザ端末２０のみが示されているが、これは例示であって、複数のユーザ端末が接続されていても良い。

ユーザ端末２０は、ＣＰＵ等のプロセッサ、ＲＯＭ、ＲＡＭ及びＨＤ等の記憶部、キーボード及びマウス等の操作部、表示部等を有し、インターネット１０を経由してｅ−ＴＡＸサーバ３０及び会計事務所システム４０との間で、データ、ファイル及び電子メール等の送受信を行えるように構成されている。

ｅ−ＴＡＸサーバ３０は、ＣＰＵ等のプロセッサ、ＲＯＭ、ＲＡＭ及びＨＤ等の記憶部、キーボード及びマウス等の操作部、表示部等を有し、インターネット１０を経由してユーザ端末２０及び会計事務所システム４０との間で、データ、ファイル及び電子メール等の送受信を行えるように構成されている。

会計事務所システム４０は、ルータ４１、ファイルサーバ４２、メールサーバ４３、会計事務所端末４４、パスワード管理ＤＢ（データベース）４５、アプリケーションＤＢ（データベース）４７等から構成されている。

ファイルサーバ４２は、ＣＰＵ等のプロセッサ、ＲＯＭ、ＲＡＭ、ＨＤ等の記憶部、キーボード及びマウス等の操作部、表示部等を有し、ＷＥＢ上に公開するＷＥＢページに関する情報、ユーザ端末２０から受信した各種資料及び後述する会計事務所端末４４で作成された文書ファイル等の管理及び記憶を行う。

メールサーバ４３は、ＣＰＵ等のプロセッサ、ＲＯＭ、ＲＡＭ、ＨＤ等の記憶部、キーボード及びマウス等の操作部、表示部等を有し、ユーザ端末２０と会計事務所システム４０との間で送受信される電子メールの管理及び記憶を行う。

会計事務所端末４４は、ＣＰＵ等のプロセッサ、ＲＯＭ、ＲＡＭ、ＨＤ等の記憶部、キーボード及びマウス等の操作部、表示部等を有する、一般のＰＣ（パーソナルコンピュータ）であって、会計事務所のオペレータによって動作され、受信したユーザからの各種資料に基づいて文書等のファイルを作成する際に用いられる。なお、図１では、１つの会計事務所端末４４のみが示されているが、これは例示であって、複数の会計事務所端末４４が接続されていても良い。

パスワード管理ＤＢは、ユーザが登録したパスワードをユーザ関連情報、例えば、ユーザＩＤ、ユーザ端末の電子メールアドレス等とともに記録するデータベースであって、ＨＤ等の大容量記憶媒体によって実現される。

アプリケーションＤＢは、会計事務所のオペレータが会計事務所端末４４において利用する各種アプリケーションを記録するデータベースであって、ＨＤ等の大容量記録媒体によって実現される。

なお、図１において、会計事務所端末４４以外の会計事務所システム４０を、データセンタ等の外部施設に設置する様にしても良い。

図２は、会計事務所システムにおける全体処理フローの一例を示す図である。

図２に示すフローは、ユーザ端末２０側ではユーザ端末２０のプロセッサが予め記憶されているプログラムに従って実行し、会計事務所システム４０側ではファイルサーバ４２、メールサーバ４３及び会計事務所端末４４の何れか又は全てのプロセッサが予め記憶されているプログラムに従って実行し、ｅ−ＴＡＸサーバ３０側ではｅ−ＴＡＸサーバ３０のプロセッサが予め記憶されているプログラムに従って実行する。

最初に、ユーザ端末２０から会計事務所システム４０に対してアクセスがなされ、サービスの申込が行われる（Ｓ１）。サービスの申込では、ユーザパスワードの登録、ユーザＩＤの付与、ユーザと会計事務所間の約款・契約書の承認、申告の種類（電子申告を行うかどうか）、電子申告の承諾等が確認される。登録されたユーザのパスワード及びユーザＩＤ等のユーザ関連情報は、パスワード管理ＤＢ４５に登録される。

ユーザ及び会計事務所間でサービスの申込に関する手続きが完了すると、ユーザ用のＷＥＢページ開設の通知がメールサーバ４３から電子メールにてユーザ端末２０に通知される（Ｓ２）。

図３は、開設されるユーザ用のＷＥＢページの一例を示す図である。

図３に示すように、ＷＥＢページは、申告のための手順に沿って１０のステップに分割され、申告のための進捗状況が一目で理解できるように構成されている。なお、図３に示すＷＥＢページは、ファイルサーバ４２の記録部に記録され、メールサーバ４３によるメールの送受信に応じて自動的に、又はオペレータによるファイルサーバ４２の操作部からの操作入力に応じて更新される。また、ＷＥＢページは、ユーザＩＤ及び登録されたパスワードを入力することによって、ユーザ端末２０からその内容を確認できるように構成されている。

例えば、図２のＳ１のサービスの申込がなされると、図３のＷＥＢページの「ＳＴＥＰ１」の申込日の日付が付与される。また、「申込内容」５１の箇所をクリックすることによって、詳細な申込時に定めた内容を確認することができる。同様に、ＳＴＥＰ２の「ヒアリングシートの内容」５２、ＳＴＥＰ６の「申告内容」５３、及びＳＴＥＰ９の「申告書」５４は、それらが既に作成されていて、かつ暗号化されている場合には、その箇所をクリックして、かつパスワードを入力することにより、その内容をユーザ端末２０において確認できるように構成されている。

図３に示すＷＥＢページのカラム５５〜カラム６０は、それぞれのＳＴＥＰの現状を示すものであって、図３の状態では、ＳＴＥＰ５までが完了し、ＳＴＥＰ６の承認を待機している状態であることが理解できる。

なお、図３のＷＥＢページは、あくまでも一例であって、他の様々な形式・フォーマットに変更することができ、必要に応じて様々な内容を盛り込むことができる点に留意されたい。

次に、手順にしたがって、所定の経理・申告関連の情報がユーザ端末２０から会計事務所システムに電子メールに添付した形で送付される（Ｓ３）。受信された経理・申告関連の情報は、ユーザ毎にファイルサーバ４２に記憶される。なお、Ｓ３は、図３に示すＷＥＢページの例では、ＳＴＥＰ４に相当する。

次に、会計事務所のオペレータは、会計事務所端末４４において、Ｓ３で受信した経理・申告関連の情報を閲覧・利用しながら、申告内容に関わるファイルを作成し、作成されたファイルは暗号化されてファイル管理サーバ４２に記録され、電子メールに添付されてメールサーバ４３からユーザ端末２０へ送信される（Ｓ４）。ファイルの作成から電子メールに添付しての送信までの手順は後述する。なお、Ｓ４は、図３に示すＷＥＢページの例では、ＳＴＥＰ５に相当する。

次に、送信された申告内容に関わるファイルを確認したユーザからの内容確認が得られたら（Ｓ５）、会計事務所システム４０は、作成した申告書をｅ−ＴＡＸサーバ３０へインターネット１０を介して電子申告する（Ｓ６）。なお、Ｓ５は、図３に示すＷＥＢページの例では、ＳＴＥＰ６に相当し、Ｓ６は、ＳＴＥＰ８に相当する。

その後、会計事務所システム４０は、税務署へ電子申告した申告書をユーザ端末２０へ送信して、電子申告が完了した旨の連絡を行う（Ｓ７）。なお、Ｓ７は、図３に示すＷＥＢページの例では、ＳＴＥＰ９に相当する。

ユーザは、ユーザ端末２０を利用して、税務署のｅ−ＴＡＸサーバ３０へインターネット１０を介してアクセスし、実際に電子申告がなされたか否かの確認を行うことができる（Ｓ８）。

上述した図２に示すフローにおいて、Ｓ１、Ｓ３及びＳ５等のユーザ端末２０から会計事務所システム４０への通信に関しては、ＳＳＬ（Secure Socket Layer）等を利用した、一般的なセキュアな通信環境を用いて行い、Ｓ２及びＳ４の会計事務所システム４０からユーザ端末２０への通信については、送信対象のファイルをユーザが登録したパスワードに従って暗号して送信している。

図４は、ファイルの暗号化を説明するためのフローの一例を示す図である。

図４に示すフローは、ユーザ端末２０側ではユーザ端末２０のプロセッサが予め記憶されているプログラムに従って実行し、会計事務所システム４０側ではファイルサーバ４２、メールサーバ４３及び会計事務所端末４４の何れか又は全てのプロセッサが予め記憶されているプログラムに従って実行する。なお、図４に示すフローは、図２の示した全体フローの一部を詳細に説明するものである。

図２に示すＳ２の中において、ユーザが決定したパスワードがユーザ端末２０から送信され（Ｓ１０）、会計事務所システム４０のファイルサーバ４２において受信され（Ｓ１１）、パスワード管理ＤＢ４５に他のユーザに関するデータ（ユーザＩＤ等）とともに登録される（Ｓ１２）。

その後、図２に示すＳ２及びＳ３を経て、会計事務所のオペレータは、アプリケーションＤＢ４６に記録されているアプリケーションプログラムによって会計事務所端末４４の表示部に表示されたユーザ一覧から対象となるユーザを選択する（Ｓ１３）。ユーザ一覧は、パスワード管理ＤＢに登録されているユーザに関するデータに基づいて作成される。

次に、会計事務所のオペレータは、アプリケーションプログラムを用い会計事務所端末４４を利用して申告内容に関する文書等を含んだファイルを作成する（Ｓ１４）。ファイル作成が完了し、会計事務所端末４４の操作部において所定の操作を行うと、会計事務所端末４４は、作成されたファイルをＳ１３において選択されたユーザに対応したパスワードに基づいて暗号化する（Ｓ１５）。暗号化は、公知の暗号化プログラムによって実行される。

暗号化されたファイルはＳ１３において選択されたユーザに対応して、会計事務所端末４４によって、自動的にファイルサーバ４２に記録される（Ｓ１６）。さらに、暗号化されたファイルは、ユーザ毎のディレクトリにそれぞれ保管されることが好ましい。Ｓ１３に示すように、会計事務所のオペレータはユーザ一覧から対象となるユーザを選択することから一連の作業を開始するため、Ｓ１３のユーザの選択に応じて選択されたユーザのディレクトリが自動的に選択されるようにすれば、ファイルの誤送信等のヒューマンエラーを防止することも可能となる。

次に、ユーザ端末２０へ申告内容の送付するための電子メールが作成される（Ｓ１７）。電子メールには、ファイルサーバ４２に記憶されている暗号化ファイルが添付される。なお、電子メールは、ファイル作成の完了と同時に自動的に作成されるように構成しても良いし、オペレータが個別に会計事務所端末４４を利用して作成しても良い。

次に、暗号化ファイルを添付された電子メールが、登録されているユーザの電子メールアドレスに、メールサーバ４３によって送信される（Ｓ１８）。さらに、送信された電子メールは、ファイルサーバ４２内に構築されているユーザ毎のディレクトリへ自動的にそれぞれ記録される。Ｓ１３に示すように、会計事務所のオペレータはユーザ一覧から対象となるユーザを選択することから一連の作業を開始するため、Ｓ１３のユーザの選択に応じて選択されたユーザのディレクトリが自動的に選択されるようにすれば、送信済みの電子メールの確認を容易に行うことが可能となる。

ユーザ端末２０では、暗号化ファイルが添付された電子メールを受信すると（Ｓ１９）、ユーザに既知のパスワードを用いて暗号の解除や暗号化ファイルの復号を行い（Ｓ２０）、ユーザ端末２０の表示部において、会計事務所のオペレータが作成した申告内容に関する文書等が含まれたファイルを閲覧することができる。

このように、本発明に係るシステムでは、会計事務所のオペレータが特定のユーザに関するファイルを作成する前に、特定のユーザを選択するだけで、作成されたファイルが特定のユーザが指定したパスワードに従って暗号化されて記録され、その後電子メールに添付されてユーザへ送信される。したがって、非常に安易且つ確実に、セキュリティーを保持しつつファイルを受託業者からユーザへ送信することが可能となった。

本発明に係る受託業者システムにおけるファイル送信方法を実行するためのシステム全体の概略を示す図である。 会計事務所システムにおける全体処理フローの一例を示す図である。 開設されるユーザ用のＷＥＢページの一例を示す図である。 ファイルの暗号化を説明するためのフローの一例を示す図である。

符号の説明

１０ インターネット
２０ ユーザ端末
３０ ｅ−ＴＡＸサーバ
４０ 会計事務所システム

Claims (6)

1. ユーザ端末とネットワークを介して接続され、プロセッサ及び記憶部を有する受託業者システムにおけるファイル送信方法であって、
   前記プロセッサは、
   前記ユーザ端末からパスワードを受信し、
   前記パスワードを前記記憶部に記憶し、
   提供された送信ファイルを前記パスワードを用いて暗号化し、
   暗号化送信ファイルを前記ユーザ端末に送信する、
   ステップを有することを特徴とするファイル送信方法。
2. 前記受託業者システムは第２記憶部を有し、
   前記プロセッサは、
   前記暗号化送信ファイルを前記第２記憶部に記憶するステップを更に有する、請求項１に記載のファイル送信方法。
3. 前記受託業者システムはファイル作成手段を有し、
   前記ファイル作成手段によって前記送信ファイルが作成された後、前記送信ファイルを前記パスワードを用いて暗号化するステップ及び前記暗号化送信ファイルを前記第２記憶部に記憶するステップが自動的に実行される、請求項２に記載のファイル送信方法。
4. 前記送信ファイルは前記第２記憶部にユーザ毎のディレクトリ別に自動的に保管される、請求項３に記載のファイル送信方法。
5. 前記送信ファイルを送信するステップは、
   前記第２記憶部から前記暗号化送信ファイルを取得し、
   取得された前記暗号化送信ファイルを電子メール添付して前記ユーザ端末に送信する、
   ステップを含む、請求項２〜４の何れか一項に記載のファイル送信方法。
6. 前記電子メールをユーザ毎のディレクトリ別に保管するステップを更に有する、請求項５に記載のファイル送信方法。

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