JP2009104545A - 文書管理システム、文書管理方法および文書管理プログラム - Google Patents

Abstract

【課題】ダウンロードした文書の閲覧時に利用者に対して一定の操作を要求することなく、さらに、共有サーバと利用者の端末とが常時接続状態になくとも、共有サーバに保存されている文書に含まれる情報の漏洩を防止することを課題とする。
【解決手段】ユーザ端末は、ファイルの書出し行為の検出を待機して、ファイルの書出し行為を検出すると、書出しの対象となっている書出対象ファイルのファイル作成日時および大きさと、ダウンロード文書リストに記憶されている各ダウンロード文書ファイルのファイル作成日時および大きさとを照合して、各ダウンロード文書ファイルのファイル作成日時および大きさの中に、書出対象ファイルのファイル作成日時および大きさと一致するものが存在することを条件に、書出し処理に割込みをかけて中止させるように制御する。
【選択図】 図１

Description

この発明は、複数の文書ファイルを保存するサーバと、当該サーバとネットワークを介して通信可能に接続された複数の端末とから構成される文書管理システム、当該文書管理システムにおいて文書ファイルを管理するための文書管理方法、および当該文書ファイル管理処理をコンピュータに実行させる文書管理プログラムに関する。

従来、組織内の情報共有に用いるための文書を保存している共有サーバから文書がダウンロードされた場合に、ダウンロードされた文書からの情報漏洩を防止するための情報漏洩防止技術が存在する（例えば、特許文献１参照）。

この情報漏洩防止技術の一つとして、各ワープロ固有の利用制御機能を利用した技術が存在する。例えば、ワープロソフトには文書利用時にパスワードの入力を求める機能があり、文書を閲覧する際にパスワードの入力を要求することで、パスワードを知らない者は、共有サーバからダウンロードした文書を閲覧することが出来ず、また、ダウンロードされた文書が外部メディア（例えば、ＣＤ−ＲやＵＳＢメモリなど）に書き出されたとしてもパスワードが外部に漏れない限り、ダウンロードされた文書に含まれる情報が漏洩する恐れは無い。

また、別の情報漏洩防止技術として、共有サーバに保存されている文書を暗号化してダウンロードさせる技術が存在する（例えば、非特許文献１参照）。この技術によれば、共有サーバからダウンロードされた文書が外部メディアに書き出されたとしても、復号化されない限り、ダウンロードされた文書に含まれる情報が漏洩する恐れは無い。

さらに、上記した従来技術の他に、共有サーバ側に文書の書出しを制御するパーサ（制御プログラム）を配置して、ダウンロードされた文書に対する利用制御を行うことにより、情報漏洩を防止する技術が存在する。例えば、非特許文献１では、共有サーバから文書をダウンロードした利用者が、ダウンロードした文書を利用者の端末上で開こうとすると、共有サーバに配置されたパーサが利用者のアクセス権限をチェックするようにしている。この技術を用いれば、ダウンロードされた文書の外部メディアへの書出しを禁止するように制御することができ、ダウンロードされた文書に含まれる情報が漏洩する恐れは無い。

特開２００５−１８２１０８号公報 金井洋一、斉藤敦久、「ポリシーベース・ドキュメントセキュリティシステムの開発」、Ricoh Technical Report No.30、p.128―135、2004年12月

しかしながら、上記した従来の技術は、共有サーバに保存された文書の閲覧時に手間がかかる、共有サーバと利用者の端末とが常時接続された状態を維持しなければならないという問題点があった。

すなわち、各ワープロ固有の利用制御機能を利用した従来の技術や文書を暗号化してダウンロードさせる従来の技術は、共有サーバからダウンロードされた文書の情報を閲覧するためにパスワードの入力や復号化といった一定の操作を利用者に要求するので、本来、利用者に自由に閲覧させることを目的とする共有サーバに保存された文書の閲覧時に手間がかかるという問題点があった。

また、共有サーバ側で文書の書出しを制御する従来の技術は、ダウンロードされた文書の外部メディアへの書出しを禁止するように制御するためには、書出し禁止を実行する時点で、共有サーバと利用者の端末とが接続されている必要があるので、共有サーバと利用者の端末とが常時接続された状態を維持しなければならないという問題点があった。

そこで、この発明は、上述した従来技術の課題を解決するためになされたものであり、ダウンロードした文書の閲覧時に利用者に対して一定の操作を要求することなく、さらに、共有サーバと利用者の端末とが常時接続状態になくとも、共有サーバに保存されている文書に含まれる情報の漏洩を防止することが可能な文書管理システム、書出制御方法、文書管理方法、書出禁止処理プログラムおよび文書管理プログラムを提供することを目的とする。

上述した課題を解決し、目的を達成するため、本発明は、複数の文書ファイルを保存するサーバと、当該サーバとネットワークを介して通信可能に接続された複数の端末とから構成される文書管理システムであって、前記端末は、前記サーバからの登録を受け付けて、当該サーバからダウンロードした各ダウンロード文書ファイルのファイル作成日時および大きさを含んでなるダウンロード文書リストを記憶するダウンロード文書リスト記憶手段と、外部メディアへのファイルの書出し処理を検知する書出検知手段と、前記書出検知手段により外部メディアへのファイルの書出し処理を検知した場合には、書出しの対象となっている書出対象ファイルのファイル作成日時および大きさと、前記ダウンロード文書リスト記憶手段により記憶されている各ダウンロード文書ファイルのファイル作成日時および大きさとを照合して、当該各ダウンロード文書ファイルのファイル作成日時および大きさの中に、当該書出対象ファイルのファイル作成日時および大きさと一致するものが存在することを条件に、書出し処理に割込みをかけて中止させるように制御する書出制御手段と、を備えたことを特徴とする。

また、本発明は、上記の発明において、前記サーバは、前記複数の文書ファイルごとに、ファイル作成日時および大きさを記憶する文書ファイル情報記憶手段と、各端末ごとに、前記ダウンロード文書リストへのファイル作成日時および大きさの登録時を示すリスト更新日時と、端末を特定するための端末特定情報とを対応付けて記憶するダウンロード状況記憶手段と、前記端末から文書ファイルのダウンロード要求を受信した場合に、前記書出制御手段を実行するためのプログラムが当該ダウンロード要求の送信元である端末内に存在するか否かをチェックする書出制御機能チェック手段と、前記ダウンロード要求の送信元である端末における前記ダウンロード文書リストの更新日時と、前記ダウンロード状況記憶手段により当該ダウンロード要求の送信元である端末の前記端末特定情報に対応付けて記憶されている前記リスト更新日時とを比較して、当該ダウンロード要求の送信元である端末においてファイルが改竄されているか否かをチェックする改竄チェック手段と、前記書出制御機能チェック手段によるチェック、および前記改竄チェック手段によるチェックに成功した場合には、前記ダウンロード要求の送信元である端末に対して、文書ファイルのダウンロードを許可するダウンロード許可制御手段と、前記文書ファイル情報記憶手段により記憶されているファイル作成日時および大きさの中から、前記ダウンロード許可制御手段によりダウンロードが許可された文書ファイルのファイル作成日時および大きさを取得して、前記ダウンロード要求の送信元である端末の前記ダウンロード文書リストに登録するダウンロード文書情報登録手段と、を備えたことを特徴とする。

また、本発明は、上記の発明において、前記端末からの接続要求を受信した場合に、前記ダウンロード状況記憶手段により記憶されている前記端末特定情報の中に、当該接続要求の送信元である端末の端末特定情報が存在するか否かを検索し、当該接続要求の送信元である端末の端末特定情報が存在する場合には、前記書出制御機能チェック手段によるチェックおよび前記改竄チェック手段によるチェックを要するものと判定する確認判定手段と、前記確認判定手段によりチェックを要するものと判定された場合に、前記書出制御機能チェック手段により実行されたチェック結果、および前記改竄チェック手段により実行されたチェック結果を、前記接続要求の送信元である端末の端末特定情報に対応付けて前記ダウンロード状況記憶手段に登録するチェック結果登録手段と、前記チェック結果登録手段により前記ダウンロード状況記憶手段に登録された各チェック結果を前記サーバの管理者に対して提示するチェック結果提示手段と、をさらに備えたことを特徴とする。

また、本発明は、複数の文書ファイルを保存するサーバと、当該サーバとネットワークを介して通信可能に接続された複数の端末とから構成される文書管理システムにおいて、当該文書ファイルの管理処理を行うための文書管理方法であって、前記端末は、前記サーバからの登録を受け付けて、当該サーバからダウンロードした各ダウンロード文書ファイルのファイル作成日時および大きさを含んでなるダウンロード文書リストを記憶部に記憶するダウンロード文書リスト記憶工程と、外部メディアへのファイルの書出し処理を検知する書出検知工程と、前記書出検知工程により外部メディアへのファイルの書出し処理を検知した場合には、書出しの対象となっている書出対象ファイルのファイル作成日時および大きさと、前記ダウンロード文書リスト記憶工程により記憶部に記憶されている各ダウンロード文書ファイルのファイル作成日時および大きさとを照合して、当該各ダウンロード文書ファイルのファイル作成日時および大きさの中に、当該書出対象ファイルのファイル作成日時および大きさと一致するものが存在することを条件に、書出し処理に割込みをかけて中止させるように制御する書出制御工程と、を含んだことを特徴とする。

また、本発明は、上記の発明において、前記サーバは、前記複数の文書ファイルごとに、ファイル作成日時および大きさを記憶部に記憶する文書ファイル情報記憶工程と、各端末ごとに、前記ダウンロード文書リストへのファイル作成日時および大きさの登録時を示すリスト更新日時と、端末を特定するための端末特定情報とを対応付けて記憶部に記憶するダウンロード状況記憶工程と、前記端末から文書ファイルのダウンロード要求を受信した場合に、前記書出制御工程を実行するためのプログラムが当該ダウンロード要求の送信元である端末内に存在するか否かをチェックする書出制御機能チェック工程と、前記ダウンロード要求の送信元である端末における前記ダウンロード文書リストの更新日時と、前記ダウンロード状況記憶工程により当該ダウンロード要求の送信元である端末の前記端末特定情報に対応付けて記憶部に記憶されている前記リスト更新日時とを比較して、当該ダウンロード要求の送信元である端末においてファイルが改竄されているか否かをチェックする改竄チェック工程と、前記書出制御機能チェック工程によるチェック、および前記改竄チェック工程によるチェックに成功した場合には、前記ダウンロード要求の送信元である端末に対して、文書ファイルのダウンロードを許可するダウンロード許可制御工程と、前記文書ファイル情報記憶工程により記憶部に記憶されているファイル作成日時および大きさの中から、前記ダウンロード許可制御工程によりダウンロードが許可された文書ファイルのファイル作成日時および大きさを取得して、前記ダウンロード要求の送信元である端末の前記ダウンロード文書リストに登録するダウンロード文書情報登録工程と、を含んだことを特徴とする。

また、本発明は、上記の発明において、前記端末からの接続要求を受信した場合に、前記ダウンロード状況記憶工程により記憶部に記憶されている前記端末特定情報の中に、当該接続要求の送信元である端末の端末特定情報が存在するか否かを検索し、当該接続要求の送信元である端末の端末特定情報が存在する場合には、前記書出制御機能チェック工程によるチェックおよび前記改竄チェック工程によるチェックを要するものと判定する確認判定工程と、前記確認判定工程によりチェックを要するものと判定された場合に、前記書出制御機能チェック工程により実行されたチェック結果、および前記改竄チェック工程により実行されたチェック結果を、前記接続要求の送信元である端末の端末特定情報に対応付けて前記記憶部に登録するチェック結果登録工程と、前記チェック結果登録工程により前記記憶部に登録された各チェック結果を前記サーバの管理者に対して提示するチェック結果提示工程と、をさらに含んだことを特徴とする。

また、本発明は、複数の文書ファイルを保存するサーバと、当該サーバとネットワークを介して通信可能に接続された複数の端末とから構成される文書管理システムにおいて、当該文書ファイルの管理処理をコンピュータに実行させる文書管理プログラムであって、前記端末としてのコンピュータに、前記サーバからの登録を受け付けて、当該サーバからダウンロードした各ダウンロード文書ファイルのファイル作成日時および大きさを含んでなるダウンロード文書リストを記憶部に記憶するダウンロード文書リスト記憶手順と、外部メディアへのファイルの書出し処理を検知する書出検知手順と、前記書出検知手順により外部メディアへのファイルの書出し処理を検知した場合には、書出しの対象となっている書出対象ファイルのファイル作成日時および大きさと、前記ダウンロード文書リスト記憶手順により記憶部に記憶されている各ダウンロード文書ファイルのファイル作成日時および大きさとを照合して、当該各ダウンロード文書ファイルのファイル作成日時および大きさの中に、当該書出対象ファイルのファイル作成日時および大きさと一致するものが存在することを条件に、書出し処理に割込みをかけて中止させるように制御する書出制御手順と、を実行させることを特徴とする。

また、本発明は、上記の発明において、前記サーバとしてのコンピュータに、前記複数の文書ファイルごとに、ファイル作成日時および大きさを記憶部に記憶する文書ファイル情報記憶手順と、各端末ごとに、前記ダウンロード文書リストへのファイル作成日時および大きさの登録時を示すリスト更新日時と、端末を特定するための端末特定情報とを対応付けて記憶部に記憶するダウンロード状況記憶手順と、前記端末から文書ファイルのダウンロード要求を受信した場合に、前記書出制御手順を実行するためのプログラムが当該ダウンロード要求の送信元である端末内に存在するか否かをチェックする書出制御機能チェック手順と、前記ダウンロード要求の送信元である端末における前記ダウンロード文書リストの更新日時と、前記ダウンロード状況記憶手順により当該ダウンロード要求の送信元である端末の前記端末特定情報に対応付けて記憶部に記憶されている前記リスト更新日時とを比較して、当該ダウンロード要求の送信元である端末においてファイルが改竄されているか否かをチェックする改竄チェック手順と、前記書出制御機能チェック手順によるチェック、および前記改竄チェック手順によるチェックに成功した場合には、前記ダウンロード要求の送信元である端末に対して、文書ファイルのダウンロードを許可するダウンロード許可制御手順と、前記文書ファイル情報記憶手順により記憶部に記憶されているファイル作成日時および大きさの中から、前記ダウンロード許可制御手順によりダウンロードが許可された文書ファイルのファイル作成日時および大きさを取得して、前記ダウンロード要求の送信元である端末の前記ダウンロード文書リストに登録するダウンロード文書情報登録手順と、を実行させることを特徴とする。

また、本発明は、上記の発明において、前記サーバとしてのコンピュータに、前記端末からの接続要求を受信した場合に、前記ダウンロード状況記憶手順により記憶部に記憶されている前記端末特定情報の中に、当該接続要求の送信元である端末の端末特定情報が存在するか否かを検索し、当該接続要求の送信元である端末の端末特定情報が存在する場合には、前記書出制御機能チェック手順によるチェックおよび前記改竄チェック手順によるチェックを要するものと判定する確認判定手順と、前記確認判定手順によりチェックを要するものと判定された場合に、前記書出制御機能チェック手順により実行されたチェック結果、および前記改竄チェック手順により実行されたチェック結果を、前記接続要求の送信元である端末の端末特定情報に対応付けて前記記憶部に登録するチェック結果登録手順と、前記チェック結果登録手順により前記記憶部に登録された各チェック結果を前記サーバの管理者に対して提示するチェック結果提示手順と、をさらに実行させることを特徴とする。

本発明によれば、端末は、サーバからダウンロードした各ダウンロード文書ファイルについて、ファイル作成日時および大きさの登録をサーバから受け付けて記憶しておき、外部メディアへのファイルの書出し処理を検知すると、書出しの対象となっている書出対象ファイルのファイル作成日時および大きさと、記憶されている各ダウンロード文書ファイルのファイル作成日時および大きさとを照合して、各ダウンロード文書ファイルのファイル作成日時および大きさの中に、書出対象ファイルのファイル作成日時および大きさと一致するものが存在することを条件に、書出し処理に割込みをかけて中止させるように制御するので、ダウンロードした文書の閲覧時に利用者に対して一定の操作を要求することなく、さらに、共有サーバと利用者の端末とが常時接続状態になくとも、共有サーバに保存されている文書に含まれる情報の漏洩を防止することができるという効果を奏する。

また、本発明によれば、サーバは、複数の文書ファイルごとに、ファイル作成日時および大きさを記憶するとともに、各端末ごとに、ダウンロード文書リストへのファイル作成日時および大きさの登録時を示すリスト更新日時と、端末を特定するための端末特定情報とを対応付けて記憶し、端末から文書ファイルのダウンロード要求を受信した場合に、書出制御を実行するためのプログラムがダウンロード要求の送信元である端末内に存在するか否かをチェックし、ダウンロード要求の送信元である端末におけるダウンロード文書リストの更新日時と、ダウンロード要求の送信元である端末の端末特定情報に対応付けて記憶されているリスト更新日時とを比較して、ダウンロード要求の送信元である端末においてファイルが改竄されているか否かをチェックし、書出制御を実行するためのプログラムがダウンロード要求の送信元である端末内に存在するか否かのチェック、およびダウンロード要求の送信元である端末においてファイルが改竄されているか否かのチェックに成功した場合には、ダウンロード要求の送信元である端末に対して、文書ファイルのダウンロードを許可して、ダウンロードが許可された文書ファイルのファイル作成日時および大きさを取得して、ダウンロード要求の送信元である端末のダウンロード文書リストに登録するので、端末内に書出制御を実現する機能が存在し、かつ、ファイルの改竄が行われていないことを確認することが可能である。また、端末内に書出制御を実現する機能が存在することを確認することができ、かつ、ファイルの改竄が行われていないことを確認することができた端末に対してのみ、文書のダウンロードを許可することで、ダウンロード文書に含まれる情報が漏洩することをより確実に防止することができるという効果を奏する。

また、本発明によれば、端末からの接続要求を受信した場合に、記憶されている端末特定情報の中に、接続要求の送信元である端末の端末特定情報が存在するか否かを検索し、接続要求の送信元である端末の端末特定情報が存在する場合には、書出制御機能チェックおよび改竄チェックを要するものと判定し、チェックを要するものと判定された場合に実行された書出制御機能チェックおよび改竄チェックの各チェック結果を、接続要求の送信元である端末の端末特定情報に対応付けて登録し、各チェック結果をサーバの管理者に対して提示するので、サーバの管理者は、端末からの書出制御機能の削除を原因とする情報漏洩の危険がないか、あるいは、ダウンロード文書ファイルの改竄といった不正行為が行われていないかを調査することができるという効果を奏する。

以下に添付図面を参照して、この発明に係る文書管理システム、文書管理方法および文書管理プログラムの実施例を詳細に説明する。なお、以下では、本発明に係る文書管理システムの一実施形態を実施例１として説明した後に、本発明に含まれる他の実施形態については、その他の実施例において説明する。

以下の実施例１では、実施例１に係る文書管理システムの概要および特徴、かかる文書管理システムの構成および処理を順に説明し、最後に実施例１による効果を説明する。

［文書管理システムの概要および特徴（実施例１）］
まず、図１を用いて、実施例１に係る文書管理システムの概要および特徴を説明する。図１は、実施例１に係る文書管理システムの概要および特徴を説明するための図である。

実施例１に係る文書管理システムは、文書ファイルの管理処理を行うことを概要とするが、共有サーバに保存されている文書に含まれる情報の漏洩を防止する書出し禁止制御を端末内で実行することを主たる特徴とする。

以下に、この主たる特徴について具体的に説明する。図１に例示すように、実施例１に係る文書管理システムは、ユーザ端末の利用者に利用させるための複数の文書ファイルを保存する共有サーバと、この共有サーバとネットワークを介して通信可能な状態で接続された複数のユーザ端末とで構成される。

そして、ユーザ端末は、共有サーバからの登録を受け付けて、共有サーバからダウンロードしたダウンロード文書ファイルのファイル作成日時および大きさを含んでなるダウンロード文書リストを記憶して備える。

また、共有サーバは、各端末ごとに、前記ダウンロード文書リストへのファイル作成日時および大きさの登録時を示すリスト更新日時（ダウンロード文書リストへのファイル作成日時および大きさの登録時を示す日時）と、端末を特定するための端末特定情報とを対応付けて記憶する端末状況管理ファイル、およびユーザ端末の利用者に利用させるための複数の文書ファイルのファイル作成日時および大きさを記憶する共有サーバ上文書リストを備える。

このような構成のもと、実施例１に係る文書管理システムは、文書ファイルの管理処理のうち、上述した主たる特徴に関連するものとして、端末状況チェック処理、ダウンロード許否判定処理および書出制御処理を実行する。

まず、端末状況チェック処理について説明する。図１に例示するように、文書ダウンロード要求がユーザ端末から共有サーバに送信されると（図１の（１）参照）、共有サーバは、文書ダウンロード要求を受信して（図１の（２）参照）、文書ダウンロード要求の送信元である端末をチェックする（図１の（３）参照）。

具体的に説明すると、共有サーバは、書出制御を実行するためのプログラムがダウンロード要求の送信元であるユーザ端末内に存在するか否かをチェックする（書出制御を実行するためのプログラムのインストール証跡が存在するか否かをチェックする）。

共有サーバは、書出制御を実行するためのプログラムがダウンロード要求の送信元であるユーザ端末内に存在することを確認した場合には、続いて、ダウンロード要求の送信元であるユーザ端末におけるダウンロード文書リストの更新日時と、端末状況管理ファイルにおいてダウンロード要求の送信元であるユーザ端末の端末特定情報に対応付けて記憶されているリスト更新日時とを比較して、ダウンロード要求の送信元であるユーザ端末においてファイルが改竄されているか否かをチェックする。

ここで、共有サーバは、ダウンロード文書リストの更新日時とリスト更新日時とを比較した結果、日時が一致する場合には、ダウンロード要求の送信元であるユーザ端末においてファイルの改竄が行われていないものと判定し、日時が一致しない場合には、ダウンロード要求の送信元であるユーザ端末においてファイルの改竄が行われたものと判定する。以上が、実施例１に係る文書管理システムの端末状況チェック処理である。

次に、ダウンロード許否判定処理について説明する。図１に例示するように、共有サーバは、上述してきたチェック結果に基づいてダウンロードの許否判定を行う（図１の（４）参照）。具体的に説明すると、共有サーバは、書出制御を実行するためのプログラムがダウンロード要求の送信元である端末内に存在することが確認され、さらに、ダウンロード要求の送信元である端末においてファイルの改竄が行われていないことが確認されたことを示すチェック結果である場合には、ダウンロードを許可するものと判定する。共有サーバは、ダウンロードを許可する旨の通知をユーザ端末に送信する（図１の（５）参照）。

ユーザ端末へダウンロード許可の送信後、共有サーバは、ダウンロード要求の送信元である端末のダウンロード文書リストに対して、ダウンロードが許可された文書ファイルについての登録を行うとともに、端末状況管理ファイルのリスト更新日時の更新を行う（図１の（６）参照）。

具体的に説明すると、共有サーバは、共有サーバ上文書リストに記憶されているファイル作成日時および大きさの中から、ダウンロードが許可された文書ファイルのファイル作成日時および大きさを取得して、ダウンロード要求の送信元であるユーザ端末のダウンロード文書リストに登録する。

さらに、共有サーバは、ダウンロード要求の送信元であるユーザ端末を特定するための端末特定情報に対応するリスト更新日時として、ダウンロード文書リストへのファイル作成日時および大きさの登録時を示す日時を登録して、端末状況管理ファイルのリスト更新日時を更新する。なお、共有サーバは、ダウンロード要求の送信元であるユーザ端末が初めてダウンロードを要求する端末である場合（端末状況管理ファイルに端末特定情報が存在しない場合）には、このユーザ端末の端末特定情報をリスト更新日時とあわせて登録する。以上が、実施例１に係る文書管理システムのダウンロード許否判定処理である。

共有サーバからダウンロードを許可する旨の通知を受信すると（図１の（７）参照）、ユーザ端末の利用者は、共有サーバから所望の文書ファイルのダウンロードを実行する（図１の（８）参照）。

続いて、書出制御処理について説明する。ユーザ端末は、外部メディアの挿入を検知すると（図１の（９）参照）、書出制御を実行する（図１の（１０）参照）。具体的に説明すると、ユーザ端末は、ファイルの書出し行為の検出を待機して、ファイルの書出し行為を検出すると、書出しの対象となっている書出対象ファイルのファイル作成日時および大きさと、ダウンロード文書リストに記憶されている各ダウンロード文書ファイルのファイル作成日時および大きさとを照合して、各ダウンロード文書ファイルのファイル作成日時および大きさの中に、書出対象ファイルのファイル作成日時および大きさと一致するものが存在することを条件に、書出し処理に割込みをかけて中止させるように制御する。

このようなことから、実施例１に係る文書管理システムは、上述した主たる特徴の如く、共有サーバに保存されている文書に含まれる情報の漏洩を防止する書出し禁止制御を端末内で実行することができ、ダウンロードした文書の閲覧時に利用者に対して一定の操作を要求することなく、さらに、共有サーバと利用者の端末とが常時接続状態になくとも、共有サーバに保存されている文書に含まれる情報の漏洩を防止することができる。

［文書管理システムの構成］
次に、図２〜図５を用いて、実施例１に係る文書管理システムの構成を説明する。図２は、実施例１に係る文書管理システムの構成を示すブロック図である。図３は、共有サーバ上文書リストの構成例を示す図である。図４は、端末状況管理ファイルの構成例を示す図である。図５は、ダウンロード文書リストの構成例を示す図である。

図２に示すように、実施例１に係る文書管理システムは、ネットワーク１を介して、共有サーバ１０と複数のユーザ端末２０とが通信可能な状態に接続されて構成される。

［共有サーバの構成］
共有サーバ１０は、図２に示すように、入力部１１と、出力部１２と、通信制御Ｉ／Ｆ部１３と、記憶部１４と、制御部１５とから構成される。

入力部１１は、各種の情報の入力を受付ける入力受付部であり、キーボードやマウス、マイクなどを備えて構成される。また、出力部１２は、各種の情報を出力する出力部であり、モニタ（若しくはディスプレイ、タッチパネル）やスピーカを備えて構成され、例えば、後述する端末状況管理ファイル１４ｂに記憶されているユーザ端末の状況などを表示出力する。なお、出力部１２がモニタを備えて構成される場合には、入力部１１が備えるマウスと協働してポインティングディバイス機能を実現する。通信制御Ｉ／Ｆ部１３は、ユーザ端末２０との間でやり取りする各種情報に関する通信を制御する。

記憶部１４は、制御部１５による各種処理に必要なデータおよびプログラムを記憶する記憶部であり、特に本発明に密接に関連するものとしては、共有サーバ上文書リスト１４ａと、端末状況管理ファイル１４ｂとを備える。

共有サーバ上文書リスト１４ａは、ユーザ端末２０の利用者に閲覧させるための文書データを管理するリストであり、具体的には、図３に例示するように、文書ファイル名（例えば、「販売データ」や「顧客簿」）に対応づけて、ファイルの作成日時および大きさ（ＫＢ）を記憶して構成される。

端末状況管理ファイル１４ｂは、ユーザ端末２０における文書ファイルのダウンロード状況等を管理するファイルであり、具体的には、図４に例示するように、各ユーザ端末を特定するための端末特定情報である端末名（例えば、「端末１」、「端末２」および「端末３」など）に対応付けて、後述するダウンロード文書リスト２４ｂへのファイル作成日時および大きさの登録時を示すリスト更新日時（ダウンロード文書リストへのファイル作成日時および大きさの登録時を示す日時）、および後述する端末状況管理部１５ｂによる端末確認結果を記憶して構成される。

制御部１５は、ＯＳ（Operating System）などの制御プログラム、各種の処理手順などを規定したプログラムおよび所要データを格納するための内部メモリを有し、これらによって種々の処理を実行する処理部であり、特に本発明に密接に関連するものとしては、共有サーバ上文書管理部１５ａと、端末状況管理部１５ｂと、ダウンロード制御部１５ｃとを備える。

共有サーバ上文書管理部１５ａは、入力部１１を介して、管理者からの操作を受け付けると、文書リスト登録プログラムを起動させて、共有サーバ上文書リストの登録を実行する。

端末状況管理部１５ｂは、ユーザ端末２０から文書ダウンロード要求を受信すると、チェックプログラムを起動させて、文書ダウンロード要求の送信元である端末をチェックする端末状況チェック処理等を実行する。

具体的に説明すると、端末状況管理部１５ｂは、まず、書出制御を実行するためのプログラムがダウンロード要求の送信元であるユーザ端末２０内に存在するか否かをチェックする（書出制御を実行するためのプログラムのインストール証跡データが存在するか否かチェックする）。ここで、インストール証跡データとは、インストールが行われた旨の文字列を記載したテキストファイルを示す。

端末状況管理部１５ｂは、書出制御を実行するためのプログラムがダウンロード要求の送信元であるユーザ端末２０内に存在することを確認した場合には、続いて、ダウンロード要求の送信元であるユーザ端末２０におけるダウンロード文書リスト２４ｂの更新日時と、端末状況管理ファイル１４ｂにおいてダウンロード要求の送信元であるユーザ端末２０の端末特定情報に対応付けて記憶されている更新日時とを比較して、ダウンロード要求の送信元である端末においてファイルが改竄されているか否かをチェックする。

詳細には、端末状況管理部１５ｂは、ダウンロード文書リスト２４ｂの更新日時（端末のダウンロード文書リストへファイル作成日時等を登録することによりリストが更新された日時）とリスト更新日時とを比較した結果、日時が一致する場合には、ダウンロード要求の送信元であるユーザ端末２０においてファイルの改竄が行われていないものと判定し、日時が一致しない場合には、ダウンロード要求の送信元であるユーザ端末２０においてファイルの改竄が行われたものと判定する。

そして、端末状況管理部１５ｂは、各チェック結果をダウンロード制御部１５ｃに送出する。

また、端末状況管理部１５ｂは、ユーザ端末２０からの何らかの接続要求を受信すると、確認プログラムを起動させて、ユーザ端末２０の端末確認を行うか否かを判定し、判定結果に応じてユーザ端末２０の確認処理を実行する。

具体的に説明すると、端末状況管理部１５ｂは、端末状況管理ファイル１４ｂに記憶されている端末特定情報の中に、接続要求の送信元であるユーザ端末２０の端末特定情報が存在するか否か検索し、接続要求の送信元であるユーザ端末２０の端末特定情報が存在する場合には、ユーザ端末２０内に書出制御を実行するためのプログラムが存在するか否か、および、ユーザ端末２０においてファイルの改竄が行われているか否かの各チェック事項の確認を要するものと判定する。

上記した各チェック事項の確認を要するものと判定した場合には、端末状況管理部１５ｂは、各チェックを実行し、その結果得えられる各確認結果を、接続要求の送信元であるユーザ端末２０の端末特定情報に対応付けて、端末状況管理ファイル１４ｂに登録する。例えば、図４に示すように、上記したチェック事項の双方の確認に成功した場合には、成功の日時（２００６ ０８／１９ １０：０２）を確認結果として登録し、上記したチェック事項の少なくとも一方の確認に成功しなかった場合には、「失敗」という確認結果を登録する。

すなわち、端末確認処理を実行することで、共有サーバの管理者は、書出制御を実行するためのプログラムが削除され、情報漏洩の危険性があるユーザ端末２０を確認するとともに、ファイルの改竄といった不正行為を行うユーザ端末２０の利用者を確認しておくことで、文書ファイル管理の徹底を図る趣旨である。

そして、端末状況管理部１５ｂは、端末状況管理ファイル１４ｂに登録された各確認結果を出力部１２から出力表示させ、共有サーバ１０の管理者に対して提示する。なお、端末状況管理部１５ｂは、確認処理を実行するたびに、管理者に対して確認結果の提示を提示するようにしてもよいし、管理者からの要求に応じて確認結果を提示するようにしてもよい。

ダウンロード制御部１５ｃは、端末状況管理部１５ｂからのチェック結果に基づいて、文書ファイルのダウンロードの許否判定処理を実行する。具体的に説明すると、ダウンロード制御部１５ｃは、端末状況管理部１５ｂから受け付けたチェック結果が、書出制御を実行するためのプログラムがダウンロード要求の送信元であるユーザ端末２０内に存在することが確認され、さらに、ダウンロード要求の送信元である端末においてファイルの改竄が行われていないことが確認されたことを示すチェック結果である場合には、ダウンロードを許可するものと判定する。

また、ダウンロード制御部１５ｃは、ダウンロード要求の送信元であるユーザ端末２０が初めてダウンロードを要求する端末である場合（端末状況管理ファイル１４ｂに端末特定情報が存在しない場合）には、ダウンロードを許可するものと判定する。そして、ダウンロード制御部１５ｃは、ダウンロードを許可する旨の通知をユーザ端末２０に送信する。

また、ダウンロード制御部１５ｃは、ダウンロード要求の送信元であるユーザ端末２０のダウンロード文書リスト２４ｂに対して、ダウンロードが許可された文書ファイルについての登録を行うとともに、端末状況管理ファイル１４ｂのリスト更新日時の更新を行う。

具体的に説明すると、ダウンロード制御部１５ｃは、共有サーバ上文書リスト１４ａに記憶されているファイル作成日時および大きさの中から、ダウンロードが許可された文書ファイルのファイル作成日時および大きさを取得して、ダウンロード要求の送信元であるユーザ端末２０のダウンロード文書リスト２４ｂに登録する。

さらに、ダウンロード制御部１５ｃは、ダウンロード要求の送信元であるユーザ端末を特定するための端末特定情報に対応するリスト更新日時として、ダウンロード文書リスト２４ｂへのファイル作成日時および大きさの登録時を示す日時を登録して、端末状況管理ファイルのリスト更新日時を更新する。なお、ダウンロード制御部１５ｃは、ダウンロード要求の送信元であるユーザ端末２０が初めてダウンロードを要求する端末である場合（端末状況管理ファイル１４ｂに端末特定情報が存在しない場合）には、このユーザ端末２０の端末特定情報をリスト更新日時とあわせて登録する。

なお、共有サーバ１０は、既知のパーソナルコンピュータ、ワークステーションなどの情報処理装置に、上記した各種機能を搭載することによって実現することもできる。

［ユーザ端末の構成］
ユーザ端末２０は、入力部２１と、出力部２２と、通信制御Ｉ／Ｆ部２３と、記憶部２４と、制御部２５とから構成される。

入力部２１は、各種の情報の入力を受付ける入力受付部であり、キーボードやマウス、マイクなどを備えて構成される。また、出力部１２は、各種の情報を出力する出力部であり、モニタ（若しくはディスプレイ、タッチパネル）やスピーカを備えて構成され、例えば、共有サーバ１０から受信したダウンロード許可通知などを表示出力する。なお、出力部２２がモニタを備えて構成される場合には、入力部２１が備えるマウスと協働してポインティングディバイス機能を実現する。通信制御Ｉ／Ｆ部２３は、共有サーバ１０との間でやり取りする各種情報に関する通信を制御する。

記憶部２４は、制御部２５による各種処理に必要なデータおよびプログラムを記憶する記憶部であり、特に本発明に密接に関連するものとしては、端末内文書データ２４ａと、ダウンロード文書リスト２４ｂとを備える。

端末内文書データ２４ａは、共有サーバ１０からダウンロードした文書ファイルを記憶して構成される。

ダウンロード文書リスト２４ｂは、共有サーバ１０からの登録を受け付けて、共有サーバ１０からダウンロードしたダウンロード文書ファイルのファイル作成日時および大きさを記憶して構成される。具体的には、図５に例示するように、文書ファイル名（例えば、「販売データ」や「顧客簿」）に対応づけて、ファイルの作成日時および大きさ（ＫＢ）を記憶して構成される。

制御部２５は、ＯＳ（Operating System）などの制御プログラム、各種の処理手順などを規定したプログラムおよび所要データを格納するための内部メモリを有し、これらによって種々の処理を実行する処理部であり、特に本発明に密接に関連するものとしては、ダウンロード要求処理部２５ａと、外部メディア監視部２５ｂと、書出禁止部２５ｃとを備える。

ダウンロード要求処理部２５ａは、入力部２１を介して、ユーザ端末２０の利用者からダウンロード要求を受け付けると、共有サーバ１０にダウンロード要求を送信する。また、共有サーバ１０からダウンロード許可通知を受信すると、出力部２２から出力表示させ、ユーザ端末２０の利用者に提示する。さらに、ダウンロード要求処理部２５ａは、入力部１１を介して、ユーザ端末２０の利用者からダウンロード指示を受け付けると、共有サーバ１０から文書ファイルをダウンロードして、端末内文書データ２４ａとして記憶部２４に格納する。

外部メディア監視部２５ｂは、外部メディア（例えば、ＣＤ−ＲやＵＳＢメモリなど）の挿入を監視して、外部メディアの挿入を検知すると、外部メディアの挿入を検知した旨の通知を書出禁止部２５ｃに送出する。

書出禁止部２５ｃは、外部メディア監視部２５ｂから外部メディアの挿入を検知した旨の通知を受け付けると、書出制御機能を備えたプログラムであるパーサを起動させて書出制御処理を実行する。

具体的に説明すると、書出禁止部２５ｃは、ファイルの書出し行為の検出を待機して、ファイルの書出し行為を検出すると、書出しの対象となっている書出対象ファイルのファイル作成日時および大きさと、ダウンロード文書リスト２４ｂに記憶されている各ダウンロード文書ファイルのファイル作成日時および大きさとを照合して、各ダウンロード文書ファイルのファイル作成日時および大きさの中に、書出対象ファイルのファイル作成日時および大きさと一致するものが存在することを条件に、書出し処理に割込みをかけて中止させるように制御する。

なお、ユーザ端末１０は、既知のパーソナルコンピュータ、ワークステーション、携帯電話、ＰＨＳ端末、移動体通信端末またはＰＤＡなどの情報処理装置に、上記した各種機能を搭載することによって実現することもできる。

［文書管理システムによる処理（実施例１）］
続いて、図６〜図１０を用いて、実施例１に係る文書管理システムによる処理を説明する。図６は、実施例１に係る共有サーバの処理の全体の流れを示すフローチャートである。図７は、実施例１に係る共有サーバの端末状況チェック処理の流れを示すフローチャートである。図８は、実施例１に係る共有サーバのダウンロード許否判定等処理の流れを示すフローチャートである。図９は、実施例１に係る共有サーバの端末確認処理の流れを示すフローチャートである。図１０は、実施例１に係るユーザ端末の書出制御処理の流れを示すフローチャートである。

［共有サーバの処理（実施例１）］
まず、図６を用いて、共有サーバ１０の処理の全体の流れを説明する。同図に示すように、共有サーバ１０は、ユーザ端末２０からダウンロード要求を受信すると（ステップＳ６０１肯定）、端末状況チェック処理を実行し（ステップＳ６０２）、続いて、端末状況チェック処理によるチェック結果に基づいて、ダウンロード許否判定等処理を実行する（ステップＳ６０３）。

［端末状況チェック処理（実施例１）］
次に、図７を用いて、共有サーバ１０の端末状況チェック処理の流れを説明する。同図に示すように、共有サーバ１０の端末状況管理部１５ｂは、書出制御を実行するためのプログラムがダウンロード要求の送信元であるユーザ端末２０内に存在するか否かをチェック（書出制御を実行するためのプログラムのインストール証跡データが存在するか否かチェック）する。

その結果、インストール証跡データが存在する場合には（ステップＳ７０１肯定）、端末状況管理部１５ｂは、ダウンロード要求の送信元であるユーザ端末２０の端末特定情報が、端末状況管理ファイル１４ｂに存在するか否か判定する（ステップＳ７０２）。

判定の結果、ダウンロード要求の送信元であるユーザ端末２０の端末特定情報が端末状況管理ファイル１４ｂに存在する場合には（ステップＳ７０２肯定）、端末状況管理部１５ｂは、初回ダウンロードフラグを「ＯＦＦ」に設定した後（ステップＳ７０３）、ダウンロード要求の送信元であるユーザ端末２０におけるダウンロード文書リスト２４ｂの更新日時と、端末状況管理ファイル１４ｂにおいてダウンロード要求の送信元であるユーザ端末２０の端末特定情報に対応付けて記憶されているリスト更新日時とを比較して、ダウンロード要求の送信元である端末においてファイルが改竄されているか否かをチェックする（ステップＳ７０４）。

ダウンロード文書リスト２４ｂの更新日時とリスト更新日時とを比較した結果、日時が一致する場合には（ステップＳ７０４肯定）、ダウンロード要求の送信元であるユーザ端末２０においてファイルの改竄が行われていないものと判定してチェック結果「ＯＫ」に設定し（ステップＳ７０５）、初回ダウンロードフラグ「ＯＦＦ」およびチェック結果「ＯＫ」をダウンロード制御部１５ｃに送出する（ステップＳ７０６）。

ここで、ステップＳ７０４の説明に戻ると、ダウンロード文書リスト２４ｂの更新日時とリスト更新日時とを比較した結果、日時が一致しない場合には（ステップＳ７０４否定）、ダウンロード要求の送信元であるユーザ端末２０においてファイルの改竄が行われたものと判定してチェック結果「ＮＧ」に設定し（ステップＳ７０７）、チェック結果「ＮＧ」をダウンロード制御部１５ｃに送出する（ステップＳ７０６）。

また、ステップＳ７０２の説明に戻ると、ダウンロード要求の送信元であるユーザ端末２０の端末特定情報が端末状況管理ファイル１４ｂに存在しない場合には（ステップＳ７０２否定）、端末状況管理部１５ｂは、初回ダウンロードフラグを「ＯＮ」に設定した後（ステップＳ７０８）、チェック結果「ＯＫ」に設定し（ステップＳ７０５）、初回ダウンロードフラグ「ＯＮ」およびチェック結果「ＯＫ」をダウンロード制御部１５ｃに送出する（ステップＳ７０６）。

また、ステップＳ７０１の説明に戻ると、インストール証跡データが存在しない場合には（ステップＳ７０１否定）、端末状況管理部１５ｂは、チェック結果「ＮＧ」に設定し（ステップＳ７０７）、チェック結果「ＮＧ」をダウンロード制御部１５ｃに送出する（ステップＳ７０６）。

［ダウンロード許否判定等処理（実施例１）］
次に、図８を用いて、共有サーバ１０のダウンロード許否判定等処理の流れを説明する。同図に示すように、共有サーバ１０のダウンロード制御部１５ｃは、チェック結果および／または初回ダウンロードフラグを端末状況管理部１５ｂから受け付けると（ステップＳ８０１肯定）、文書ファイルのダウンロードの許否判定処理を実行する（ステップＳ８０２）。

具体的に説明すると、ダウンロード制御部１５ｃは、端末状況管理部１５ｂから受け付けたチェック結果が、書出制御を実行するためのプログラムがダウンロード要求の送信元であるユーザ端末２０内に存在することが確認され、さらに、ダウンロード要求の送信元である端末においてファイルの改竄が行われていないことが確認されたことを示すチェック結果である場合（チェック結果「ＯＫ」である場合）には、ダウンロードを許可するものと判定する。

また、ダウンロード制御部１５ｃは、ダウンロード要求の送信元であるユーザ端末２０が初めてダウンロードを要求する端末である場合（チェック結果「ＯＫ」、初回ダウンロードフラグ「ＯＮ」である場合）には、ダウンロードを許可するものと判定する。

文書ファイルのダウンロードを許可するものと判定した場合には（ステップＳ８０２肯定）、ダウンロード制御部１５ｃは、ダウンロードを許可する旨の通知をユーザ端末２０に送信して、ダウンロード要求の送信元であるユーザ端末２０のダウンロード文書リスト２４ｂに対して、ダウンロードが許可された文書ファイルについての登録を行う（ステップＳ８０３）。

具体的に説明すると、ダウンロード制御部１５ｃは、共有サーバ上文書リスト１４ａに記憶されているファイル作成日時および大きさの中から、ダウンロードが許可された文書ファイルのファイル作成日時および大きさを取得して、ダウンロード要求の送信元であるユーザ端末２０のダウンロード文書リスト２４ｂに登録する。

また、ダウンロード制御部１５ｃは、端末状況管理ファイル１４ｂのリスト更新日時の更新を行う（ステップＳ８０４）。

具体的に説明すると、ダウンロード制御部１５ｃは、ダウンロード要求の送信元であるユーザ端末を特定するための端末特定情報に対応するリスト更新日時として、ダウンロード文書リスト２４ｂへのファイル作成日時および大きさの登録時を示す日時を登録して、端末状況管理ファイルのリスト更新日時を更新する。なお、ダウンロード制御部１５ｃは、ダウンロード要求の送信元であるユーザ端末２０が初めてダウンロードを要求する端末である場合（初回ダウンロードフラグ「ＯＮ」の場合）には、このユーザ端末２０の端末特定情報をリスト更新日時とあわせて登録する。

ここで、ステップＳ８０２の説明に戻ると、ダウンロード制御部１５ｃは、ダウンロードを許可しないものと判定した場合（チェック結果「ＮＧ」である場合）には（ステップＳ８０２否定）、ダウンロードを拒否する旨の通知をユーザ端末２０に送信して処理を終了する。

［端末確認処理（実施例１）］
続いて、図９を用いて、共有サーバ１０の端末確認処理の流れを説明する。同図に示すように、端末状況管理部１５ｂは、ユーザ端末２０からの何らかの接続要求を受信すると（ステップＳ９０１肯定）、確認プログラムを起動させて、端末状況管理ファイル１４ｂに記憶されている端末特定情報の中に、接続要求の送信元であるユーザ端末２０の端末特定情報が存在するか否か検索する（ステップＳ９０２）。

そして、端末状況管理部１５ｂは、接続要求の送信元であるユーザ端末２０の端末特定情報が存在する場合には（ステップＳ９０２肯定）、ユーザ端末２０内に書出制御を実行するためのプログラムが存在するか否か、および、ユーザ端末２０においてファイルの改竄が行われているか否かの各チェック事項の確認を要するものと判定して、各チェック事項の確認を実行する（ステップＳ９０３）。一方、接続要求の送信元であるユーザ端末２０の端末特定情報が存在しない場合には（ステップＳ９０２否定）、端末状況管理部１５ｂは端末確認処理を終了する。

各チェック事項の確認後、端末状況管理部１５ｂは、その結果得えられる各確認結果を、接続要求の送信元であるユーザ端末２０の端末特定情報に対応付けて、端末状況管理ファイル１４ｂに登録する（ステップＳ９０４）。

［書出制御処理（実施例１）］
次に、図１０を用いて、ユーザ端末２０の書出制御処理の流れを説明する。同図に示すように、ユーザ端末２０の外部メディア監視部２５ｂは、外部メディア（例えば、ＣＤ−ＲやＵＳＢメモリなど）の挿入を検知すると（ステップＳ１００１肯定）、外部メディアの挿入を検知した旨の通知を書出禁止部２５ｃに送出する。

書出禁止部２５ｃは、外部メディア監視部２５ｂから外部メディアの挿入を検知した旨の通知を受け付けると、ファイルの書出し行為の検出を待機する（ステップＳ１００２）。そして、書出禁止部２５ｃは、ファイルの書出し行為を検出した場合には（ステップＳ１００２肯定）、書出しの対象となっている書出対象ファイルのファイル作成日時および大きさと、ダウンロード文書リスト２４ｂに記憶されている各ダウンロード文書ファイルのファイル作成日時および大きさとを照合して、各ダウンロード文書ファイルのファイル作成日時および大きさの中に、書出対象ファイルのファイル作成日時および大きさと一致するものが存在するか否か判定する（ステップＳ１００３）。

書出禁止部２５ｃは、各ダウンロード文書ファイルのファイル作成日時および大きさの中に、書出対象ファイルのファイル作成日時および大きさと一致するものが存在するものと判定した場合には（ステップＳ１００３肯定）、書出し処理に割込みをかけて中止させるように制御する（ステップＳ１００４）。

なお、ステップＳ１００２の説明に戻ると、ファイルの書出し行為の検出を待機して（ステップＳ１００２）、ファイルの書出し行為を検出しなかった場合には（ステップＳ１００２否定）、そのまま処理を終了する。また、ステップＳ１００３の説明に戻ると、各ダウンロード文書ファイルのファイル作成日時および大きさの中に、書出対象ファイルのファイル作成日時および大きさと一致するものが存在するものと判定しなかった場合には（ステップＳ１００３否定）、書出禁止部２５ｃは、書出対象ファイルの書出し処理を許可して処理を終了する。

［実施例１による効果］
上述してきたように、実施例１によれば、ユーザ端末２０は、共有サーバ１０からダウンロードした各ダウンロード文書ファイルについて、ファイル作成日時および大きさの登録を共有サーバ１０から受け付けて記憶しておき、外部メディアへのファイルの書出し処理を検知すると、書出しの対象となっている書出対象ファイルのファイル作成日時および大きさと、記憶されている各ダウンロード文書ファイルのファイル作成日時および大きさとを照合して、各ダウンロード文書ファイルのファイル作成日時および大きさの中に、書出対象ファイルのファイル作成日時および大きさと一致するものが存在することを条件に、書出し処理に割込みをかけて中止させるように制御するので、ダウンロードした文書の閲覧時に利用者に対して一定の操作を要求することなく、さらに、共有サーバと利用者の端末とが常時接続状態になくとも、共有サーバに保存されている文書に含まれる情報の漏洩を防止することができるという効果を奏する。

また、実施例１によれば、共有サーバ１０は、複数の文書ファイルごとに、ファイル作成日時および大きさを記憶するとともに、各ユーザ端末２０ごとに、ダウンロード文書リストへのファイル作成日時および大きさの登録時を示すリスト更新日時と、ユーザ端末２０を特定するための端末特定情報とを対応付けて記憶し、ユーザ端末２０から文書ファイルのダウンロード要求を受信した場合に、書出制御を実行するためのプログラムがダウンロード要求の送信元であるユーザ端末２０内に存在するか否かをチェックし、書出制御を実行するためのプログラムがダウンロード要求の送信元であるユーザ端末２０内に存在することが確認された場合に、ダウンロード要求の送信元であるユーザ端末２０におけるダウンロード文書リストの更新日時と、ダウンロード要求の送信元であるユーザ端末２０の端末特定情報に対応付けて記憶されているリスト更新日時とを比較して、ダウンロード要求の送信元である端末においてファイルが改竄されているか否かをチェックし、ファイルが改竄されていないことが確認された場合には、ダウンロード要求の送信元であるユーザ端末２０に対して、文書ファイルのダウンロードを許可して、ダウンロードが許可された文書ファイルのファイル作成日時および大きさを取得して、ダウンロード要求の送信元であるユーザ端末のダウンロード文書リスト２４ｂに登録するので、ユーザ端末２０内に書出制御を実現する機能が存在し、かつ、ファイルの改竄が行われていないことを確認することが可能である。また、端末内に書出制御を実現する機能が存在することを確認することができ、かつ、ファイルの改竄が行われていないことを確認することができたユーザ端末２０に対してのみ、文書のダウンロードを許可することで、ダウンロード文書に含まれる情報が漏洩することをより確実に防止することができるという効果を奏する。

また、実施例１によれば、ユーザ端末２０からの接続要求を受信した場合に、記憶されている端末特定情報の中に、接続要求の送信元であるユーザ端末２０の端末特定情報が存在するか否か検索し、接続要求の送信元であるユーザ端末２０の端末特定情報が存在する場合には、書出制御機能チェックおよび改竄チェックからなる各チェック項目の確認を要するものと判定し、各チェック項目の確認を要するものと判定された場合に実行した各確認結果を、接続要求の送信元であるユーザ端末２０の端末特定情報に対応付けて登録し、各確認結果を共有サーバ１０の管理者に対して提示するので、共有サーバ１０の管理者は、ユーザ端末２０からの書出制御機能の削除を原因とする情報漏洩の危険がないか、あるいは、ダウンロード文書ファイルの改竄といった不正行為が行われていないか調査することができるという効果を奏する。

なお、上記の実施例１では、書出制御を実行するためのプログラムがダウンロード要求の送信元であるユーザ端末２０内に存在するか否かをチェックに成功した後に、ダウンロード要求の送信元である端末においてファイルが改竄されているか否かをチェックする場合を説明したが、本発明はこれに限定されるものではない。例えば、ファイルの改竄のチェックに成功した後に、書出制御を実行するためのプログラムがダウンロード要求の送信元であるユーザ端末２０内に存在するか否かをチェックするようにしてもよいし、各チェックを並列に実行してもよい。

さて、これまで本発明の実施例について説明したが、本発明は上述した実施例以外にも、種々の異なる形態にて実施されてよいものである。そこで、以下の実施例２では、本発明に含まれる他の実施形態を説明する。

（１）装置構成等
図２に示した共有サーバ１０およびユーザ端末２０の各構成要素は機能概念的なものであり、必ずしも物理的に図示の如く構成されていることを要しない。すなわち、共有サーバ１０およびユーザ端末２０の分散・統合の具体的形態は図示のものに限られず、例えば、共有サーバ１０の端末状況管理部１５ｂとダウンロード制御部１５ｃとを統合し、ユーザ端末２０の外部メディア監視部２５ｂと書出禁止部２５ｃとを統合するなど、その全部または一部を、各種の負荷や使用状況などに応じて、任意の単位で機能的または物理的に分散・統合して構成することができる。さらに、共有サーバ１０およびユーザ端末２０にて行なわれる各処理機能（図６〜図１０等参照）は、その全部または任意の一部が、ＣＰＵおよび当該ＣＰＵにて解析実行されるプログラムにて実現され、あるいは、ワイヤードロジックによるハードウェアとして実現され得る。

（２）文書管理処理プログラムおよび書出制御処理プログラム
ところで、上記の実施例１で説明した共有サーバ１０およびユーザ端末２０の各種の処理（図６〜図１０等参照）は、あらかじめ用意されたプログラムをパーソナルコンピュータやワークステーションなどのコンピュータシステムで実行することによって実現することができる。そこで、以下では、図１１および図１２を用いて、上記の実施例１と同様の機能を有する文書管理処理プログラムを実行するコンピュータの一例、および書出制御処理プログラムを実行するコンピュータの一例を説明する。図１１は、文書管理処理プログラムを実行するコンピュータを示す図である。図１２は、書出制御処理プログラムを実行するコンピュータを示す図である。

まず、図１１を用いて、文書管理処理プログラムを実行するコンピュータの一例について説明する。同図に示すように、共有サーバ１０としてのコンピュータ３０は、入力部３１、出力部３２、通信制御Ｉ／Ｆ部３３、ＨＤＤ３４、ＲＡＭ３５およびＣＰＵ３６をバス４０で接続して構成される。

ここで、入力部３１は、ユーザから各種データの入力を受け付ける。出力部３２は、各種情報を表示する。通信制御Ｉ／Ｆ部３３は、各種情報のやり取りを制御する。ＨＤＤ３４は、ＣＰＵ３６による各種処理の実行に必要な情報を記憶する。ＲＡＭ３５は、各種情報を一時的に記憶する。ＣＰＵ３６は、各種演算処理を実行する。

そして、ＨＤＤ３４には、図１１に示すように、上記の実施例１に示した共有サーバ１０の各処理部と同様の機能を発揮する文書管理処理プログラム３４ａと、端末状況管理データ３４ｂとがあらかじめ記憶されている。なお、この文書管理処理プログラム３４ａを適宜分散させて、ネットワークを介して通信可能に接続された他のコンピュータの記憶部に記憶させておくこともできる。

そして、ＣＰＵ３６が、この文書管理処理プログラム３４ａをＨＤＤ３４から読み出してＲＡＭ３５に展開することにより、図１１に示すように、文書管理処理プログラム３４ａは文書管理処理プロセス３５ａとして機能するようになる。そして、文書管理処理プロセス３５ａは、端末状況管理データ３４ｂ等をＨＤＤ３４から読み出して、ＲＡＭ３５において自身に割り当てられた領域に展開し、この展開したデータ等に基づいて各種処理を実行する。なお、文書管理処理プロセス３５ａは、図２に示した共有サーバ１０の制御部１５（共有サーバ上文書管理部１５ａ、端末状況管理部１５ｂおよびダウンロード制御部１５ｃ）において実行される処理にそれぞれ対応する。

なお、上記した文書管理処理プログラム３４ａについては、必ずしも最初からＨＤＤ３４に記憶させておく必要はなく、例えば、コンピュータ３０に挿入されるフレキシブルディスク（ＦＤ）、ＣＤ−ＲＯＭ、ＤＶＤディスク、光磁気ディスク、ＩＣカードなどの「可搬用の物理媒体」、さらには、公衆回線、インターネット、ＬＡＮ、ＷＡＮなどを介してコンピュータ３０に接続される「他のコンピュータ（またはサーバ）」などに各プログラムを記憶させておき、コンピュータ３０がこれらから各プログラムを読み出して実行するようにしてもよい。

続いて、図１２を用いて、書出制御処理プログラムを実行するコンピュータの一例について説明する。同図に示すように、ユーザ端末２０としてのコンピュータ５０は、入力部５１、出力部５２、通信制御Ｉ／Ｆ部５３、ＨＤＤ５４、ＲＡＭ５５およびＣＰＵ５６をバス６０で接続して構成される。

ここで、入力部５１は、ユーザから各種データの入力を受け付ける。出力部５２は、各種情報を表示する。通信制御Ｉ／Ｆ部５３は、各種情報のやり取りを制御する。ＨＤＤ５４は、ＣＰＵ５６による各種処理の実行に必要な情報を記憶する。ＲＡＭ５５は、各種情報を一時的に記憶する。ＣＰＵ５６は、各種演算処理を実行する。

そして、ＨＤＤ５４には、図１２に示すように、上記の実施例１に示したユーザ端末の各処理部と同様の機能を発揮する書出制御処理プログラム５４ａと、ダウンロード文書データ５４ｂとがあらかじめ記憶されている。なお、この書出制御処理プログラム５４ａを適宜分散させて、ネットワークを介して通信可能に接続された他のコンピュータの記憶部に記憶させておくこともできる。

そして、ＣＰＵ５６が、この書出制御処理プログラム５４ａをＨＤＤ５４から読み出してＲＡＭ５５に展開することにより、図１２に示すように、書出制御処理プログラム５４ａは書出制御処理プロセス５５ａとして機能するようになる。そして、書出制御処理プロセス５５ａは、ダウンロード文書データ５４ｂ等をＨＤＤ５４から読み出して、ＲＡＭ５５において自身に割り当てられた領域に展開し、この展開したデータ等に基づいて各種処理を実行する。なお、書出制御処理プロセス５５ａは、図２に示したユーザ端末２０の制御部２５（ダウンロード要求処理部２５ａ、外部メディア監視部２５ｂおよび書出禁止部２５ｃ）において実行される処理にそれぞれ対応する。

なお、上記した書出制御処理プログラム５４ａについては、必ずしも最初からＨＤＤ５４に記憶させておく必要はなく、例えば、コンピュータ５０に挿入されるフレキシブルディスク（ＦＤ）、ＣＤ−ＲＯＭ、ＤＶＤディスク、光磁気ディスク、ＩＣカードなどの「可搬用の物理媒体」、さらには、公衆回線、インターネット、ＬＡＮ、ＷＡＮなどを介してコンピュータ５０に接続される「他のコンピュータ（または共有サーバ１０）」などに各プログラムを記憶させておき、コンピュータ５０がこれらから各プログラムを読み出して実行するようにしてもよい。

以上のように、本発明に係る文書管理システム、文書管理方法および文書管理プログラムは、複数の文書ファイルを保存するサーバと、当該サーバとネットワークを介して通信可能に接続された複数の端末とから構成される文書管理システムにおいて、文書ファイルの管理処理を行う場合に有用であり、特に、共有サーバに保存されている文書に含まれる情報の漏洩を防止することに適する。

実施例１に係る文書管理システムの概要および特徴を説明するための図である。 実施例１に係る文書管理システムの構成を示すブロック図である。 共有サーバ上文書リストの構成例を示す図である。 端末状況管理ファイルの構成例を示す図である。 ダウンロード文書リストの構成例を示す図である。 実施例１に係る共有サーバの処理の全体の流れを示すフローチャートである。 実施例１に係る共有サーバの端末状況チェック処理の流れを示すフローチャートである。 実施例１に係る共有サーバのダウンロード許否判定等処理の流れを示すフローチャートである。 実施例１に係る共有サーバの端末確認処理の流れを示すフローチャートである。 実施例１に係るユーザ端末の書出制御処理の流れを示すフローチャートである。 文書管理処理プログラムを実行するコンピュータを示す図である。 書出制御処理プログラムを実行するコンピュータを示す図である。

符号の説明

１ ネットワーク
１０ 共有サーバ
１１ 入力部
１２ 出力部
１３ 通信制御Ｉ／Ｆ部
１４ 記憶部
１４ａ 共有サーバ上文書リスト
１４ｂ 端末状況管理ファイル
１５ 制御部
１５ａ 共有サーバ上文書管理部
１５ｂ 端末状況管理部
１５ｃ ダウンロード制御部
２０ ユーザ端末
２１ 入力部
２２ 出力部
２３ 通信制御Ｉ／Ｆ部
２４ 記憶部
２４ａ 端末内文書データ
２４ｂ ダウンロード文書リスト
２５ 制御部
２５ａ ダウンロード要求処理部
２５ｂ 外部メディア監視部
２５ｃ 書出禁止部
３０ コンピュータ（共有サーバ）
３１ 入力部
３２ 出力部
３３ 通信制御Ｉ／Ｆ部
３４ ＨＤＤ（Hard Disk Drive）
３４ａ 文書管理処理プログラム
３４ｂ 端末状況管理データ
３５ ＲＡＭ（Random Access Memory）
３５ａ 文書管理処理プロセス
３６ ＣＰＵ（Central Processing Unit）
４０ バス
５０ コンピュータ（ユーザ端末）
５１ 入力部
５２ 出力部
５３ 通信制御Ｉ／Ｆ部
５４ ＨＤＤ（Hard Disk Drive）
５４ａ 書出制御処理プログラム
５４ｂ ダウンロード文書データ
５５ ＲＡＭ（Random Access Memory）
５５ａ 書出制御処理プロセス
５６ ＣＰＵ（Central Processing Unit）
６０ バス

Claims (9)

1. 複数の文書ファイルを保存するサーバと、当該サーバとネットワークを介して通信可能に接続された複数の端末とから構成される文書管理システムであって、
   前記端末は、
   前記サーバからの登録を受け付けて、当該サーバからダウンロードした各ダウンロード文書ファイルのファイル作成日時および大きさを含んでなるダウンロード文書リストを記憶するダウンロード文書リスト記憶手段と、
   外部メディアへのファイルの書出し処理を検知する書出検知手段と、
   前記書出検知手段により外部メディアへのファイルの書出し処理を検知した場合には、書出しの対象となっている書出対象ファイルのファイル作成日時および大きさと、前記ダウンロード文書リスト記憶手段により記憶されている各ダウンロード文書ファイルのファイル作成日時および大きさとを照合して、当該各ダウンロード文書ファイルのファイル作成日時および大きさの中に、当該書出対象ファイルのファイル作成日時および大きさと一致するものが存在することを条件に、書出し処理に割込みをかけて中止させるように制御する書出制御手段と、
   を備えたことを特徴とする文書管理システム。
2. 前記サーバは、
   前記複数の文書ファイルごとに、ファイル作成日時および大きさを記憶する文書ファイル情報記憶手段と、
   各端末ごとに、前記ダウンロード文書リストへのファイル作成日時および大きさの登録時を示すリスト更新日時と、端末を特定するための端末特定情報とを対応付けて記憶するダウンロード状況記憶手段と、
   前記端末から文書ファイルのダウンロード要求を受信した場合に、前記書出制御手段を実行するためのプログラムが当該ダウンロード要求の送信元である端末内に存在するか否かをチェックする書出制御機能チェック手段と、
   前記ダウンロード要求の送信元である端末における前記ダウンロード文書リストの更新日時と、前記ダウンロード状況記憶手段により当該ダウンロード要求の送信元である端末の前記端末特定情報に対応付けて記憶されている前記リスト更新日時とを比較して、当該ダウンロード要求の送信元である端末においてファイルが改竄されているか否かをチェックする改竄チェック手段と、
   前記書出制御機能チェック手段によるチェック、および前記改竄チェック手段によるチェックに成功した場合には、前記ダウンロード要求の送信元である端末に対して、文書ファイルのダウンロードを許可するダウンロード許可制御手段と、
   前記文書ファイル情報記憶手段により記憶されているファイル作成日時および大きさの中から、前記ダウンロード許可制御手段によりダウンロードが許可された文書ファイルのファイル作成日時および大きさを取得して、前記ダウンロード要求の送信元である端末の前記ダウンロード文書リストに登録するダウンロード文書情報登録手段と、
   を備えたことを特徴とする請求項１に文書管理システム。
3. 前記端末からの接続要求を受信した場合に、前記ダウンロード状況記憶手段により記憶されている前記端末特定情報の中に、当該接続要求の送信元である端末の端末特定情報が存在するか否かを検索し、当該接続要求の送信元である端末の端末特定情報が存在する場合には、前記書出制御機能チェック手段によるチェックおよび前記改竄チェック手段によるチェックを要するものと判定する確認判定手段と、
   前記確認判定手段によりチェックを要するものと判定された場合に、前記書出制御機能チェック手段により実行されたチェック結果、および前記改竄チェック手段により実行されたチェック結果を、前記接続要求の送信元である端末の端末特定情報に対応付けて前記ダウンロード状況記憶手段に登録するチェック結果登録手段と、
   前記チェック結果登録手段により前記ダウンロード状況記憶手段に登録された各チェック結果を前記サーバの管理者に対して提示するチェック結果提示手段と、
   をさらに備えたことを特徴とする請求項２に記載の文書管理システム。
4. 複数の文書ファイルを保存するサーバと、当該サーバとネットワークを介して通信可能に接続された複数の端末とから構成される文書管理システムにおいて、当該文書ファイルの管理処理を行うための文書管理方法であって、
   前記端末は、
   前記サーバからの登録を受け付けて、当該サーバからダウンロードした各ダウンロード文書ファイルのファイル作成日時および大きさを含んでなるダウンロード文書リストを記憶部に記憶するダウンロード文書リスト記憶工程と、
   外部メディアへのファイルの書出し処理を検知する書出検知工程と、
   前記書出検知工程により外部メディアへのファイルの書出し処理を検知した場合には、書出しの対象となっている書出対象ファイルのファイル作成日時および大きさと、前記ダウンロード文書リスト記憶工程により記憶部に記憶されている各ダウンロード文書ファイルのファイル作成日時および大きさとを照合して、当該各ダウンロード文書ファイルのファイル作成日時および大きさの中に、当該書出対象ファイルのファイル作成日時および大きさと一致するものが存在することを条件に、書出し処理に割込みをかけて中止させるように制御する書出制御工程と、
   を含んだことを特徴とする文書管理方法。
5. 前記サーバは、
   前記複数の文書ファイルごとに、ファイル作成日時および大きさを記憶部に記憶する文書ファイル情報記憶工程と、
   各端末ごとに、前記ダウンロード文書リストへのファイル作成日時および大きさの登録時を示すリスト更新日時と、端末を特定するための端末特定情報とを対応付けて記憶部に記憶するダウンロード状況記憶工程と、
   前記端末から文書ファイルのダウンロード要求を受信した場合に、前記書出制御工程を実行するためのプログラムが当該ダウンロード要求の送信元である端末内に存在するか否かをチェックする書出制御機能チェック工程と、
   前記ダウンロード要求の送信元である端末における前記ダウンロード文書リストの更新日時と、前記ダウンロード状況記憶工程により当該ダウンロード要求の送信元である端末の前記端末特定情報に対応付けて記憶部に記憶されている前記リスト更新日時とを比較して、当該ダウンロード要求の送信元である端末においてファイルが改竄されているか否かをチェックする改竄チェック工程と、
   前記書出制御機能チェック工程によるチェック、および前記改竄チェック工程によるチェックに成功した場合には、前記ダウンロード要求の送信元である端末に対して、文書ファイルのダウンロードを許可するダウンロード許可制御工程と、
   前記文書ファイル情報記憶工程により記憶部に記憶されているファイル作成日時および大きさの中から、前記ダウンロード許可制御工程によりダウンロードが許可された文書ファイルのファイル作成日時および大きさを取得して、前記ダウンロード要求の送信元である端末の前記ダウンロード文書リストに登録するダウンロード文書情報登録工程と、
   を含んだことを特徴とする請求項４に記載の文書管理方法。
6. 前記端末からの接続要求を受信した場合に、前記ダウンロード状況記憶工程により記憶部に記憶されている前記端末特定情報の中に、当該接続要求の送信元である端末の端末特定情報が存在するか否かを検索し、当該接続要求の送信元である端末の端末特定情報が存在する場合には、前記書出制御機能チェック工程によるチェックおよび前記改竄チェック工程によるチェックを要するものと判定する確認判定工程と、
   前記確認判定工程によりチェックを要するものと判定された場合に、前記書出制御機能チェック工程により実行されたチェック結果、および前記改竄チェック工程により実行されたチェック結果を、前記接続要求の送信元である端末の端末特定情報に対応付けて前記記憶部に登録するチェック結果登録工程と、
   前記チェック結果登録工程により前記記憶部に登録された各チェック結果を前記サーバの管理者に対して提示するチェック結果提示工程と、
   をさらに含んだことを特徴とする請求項５に記載の文書管理方法。
7. 複数の文書ファイルを保存するサーバと、当該サーバとネットワークを介して通信可能に接続された複数の端末とから構成される文書管理システムにおいて、当該文書ファイルの管理処理をコンピュータに実行させる文書管理プログラムであって、
   前記端末としてのコンピュータに、
   前記サーバからの登録を受け付けて、当該サーバからダウンロードした各ダウンロード文書ファイルのファイル作成日時および大きさを含んでなるダウンロード文書リストを記憶部に記憶するダウンロード文書リスト記憶手順と、
   外部メディアへのファイルの書出し処理を検知する書出検知手順と、
   前記書出検知手順により外部メディアへのファイルの書出し処理を検知した場合には、書出しの対象となっている書出対象ファイルのファイル作成日時および大きさと、前記ダウンロード文書リスト記憶手順により記憶部に記憶されている各ダウンロード文書ファイルのファイル作成日時および大きさとを照合して、当該各ダウンロード文書ファイルのファイル作成日時および大きさの中に、当該書出対象ファイルのファイル作成日時および大きさと一致するものが存在することを条件に、書出し処理に割込みをかけて中止させるように制御する書出制御手順と、
   を実行させることを特徴とする文書管理プログラム。
8. 前記サーバとしてのコンピュータに、
   前記複数の文書ファイルごとに、ファイル作成日時および大きさを記憶部に記憶する文書ファイル情報記憶手順と、
   各端末ごとに、前記ダウンロード文書リストへのファイル作成日時および大きさの登録時を示すリスト更新日時と、端末を特定するための端末特定情報とを対応付けて記憶部に記憶するダウンロード状況記憶手順と、
   前記端末から文書ファイルのダウンロード要求を受信した場合に、前記書出制御手順を実行するためのプログラムが当該ダウンロード要求の送信元である端末内に存在するか否かをチェックする書出制御機能チェック手順と、
   前記ダウンロード要求の送信元である端末における前記ダウンロード文書リストの更新日時と、前記ダウンロード状況記憶手順により当該ダウンロード要求の送信元である端末の前記端末特定情報に対応付けて記憶部に記憶されている前記リスト更新日時とを比較して、当該ダウンロード要求の送信元である端末においてファイルが改竄されているか否かをチェックする改竄チェック手順と、
   前記書出制御機能チェック手順によるチェック、および前記改竄チェック手順によるチェックに成功した場合には、前記ダウンロード要求の送信元である端末に対して、文書ファイルのダウンロードを許可するダウンロード許可制御手順と、
   前記文書ファイル情報記憶手順により記憶部に記憶されているファイル作成日時および大きさの中から、前記ダウンロード許可制御手順によりダウンロードが許可された文書ファイルのファイル作成日時および大きさを取得して、前記ダウンロード要求の送信元である端末の前記ダウンロード文書リストに登録するダウンロード文書情報登録手順と、
   を実行させることを特徴とする請求項７に記載の文書管理プログラム。
9. 前記サーバとしてのコンピュータに、
   前記端末からの接続要求を受信した場合に、前記ダウンロード状況記憶手順により記憶部に記憶されている前記端末特定情報の中に、当該接続要求の送信元である端末の端末特定情報が存在するか否かを検索し、当該接続要求の送信元である端末の端末特定情報が存在する場合には、前記書出制御機能チェック手順によるチェックおよび前記改竄チェック手順によるチェックを要するものと判定する確認判定手順と、
   前記確認判定手順によりチェックを要するものと判定された場合に、前記書出制御機能チェック手順により実行されたチェック結果、および前記改竄チェック手順により実行されたチェック結果を、前記接続要求の送信元である端末の端末特定情報に対応付けて前記記憶部に登録するチェック結果登録手順と、
   前記チェック結果登録手順により前記記憶部に登録された各チェック結果を前記サーバの管理者に対して提示するチェック結果提示手順と、
   をさらに実行させることを特徴とする請求項８に記載の文書管理プログラム。

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