JP2008123243A - 電子文書管理プログラム及び電子文書管理装置 - Google Patents

Abstract

【課題】電子文書の管理においてセキュリティを向上させる。
【解決手段】コンピュータを用いて、それぞれ認証情報に応じたアクセス権が設定された複数の電子文書、に対して一括してアクセス権の認証を行う認証工程（Ｓ１４）と、前記認証工程でのアクセス権の認証状態を保持しつつ前記複数の電子文書について編集が可能であり、前記複数の電子文書から新たに生成されたコンテンツをメモリ空間又は電子文書として保存する際に、前記認証情報に応じたアクセス権を自動的に設定する編集工程（Ｓ１６）と、を実行させる。
【選択図】図２

Description

本発明は、電子文書管理プログラム及び電子文書管理装置に関する。

電子文書等の管理を行うシステムとして、電子文書毎にパスワードや電子署名のようなセキュリティ情報を付与するシステムが用いられている。

特許文献１には、保護対象となる電子文書についてキーワード等の認証情報を設定し、表示画面上のワークスペースには認証処理が必要であることを示す鍵マーク等を表示する技術が開示されている。また、特許文献２には、電子文書の一覧表示が可能な情報処理装置であって、各電子文書に対するユーザ毎のセキュリティレベルを設定し、そのレベルを表示する装置が開示されている。また、特許文献３には、電子文書に対して複数のアクセス権を設定する場合に、アクセス権の優先順位を指定する優先情報に基づいて複数のアクセス権の重複についてアクセス権が矛盾するか否かを判定し、矛盾する場合には優先情報に基づいてアクセス権の設定を有効にするか否かを決定する技術が開示されている。

一方、電子文書に対して認証情報を設定するのではなく、電子文書が格納されているファイルシステムやリポジトリに対して認証情報を設定する方法も知られている。このようなシステムでは、電子文書の編集を行う際にはファイルシステムやリポジトリに対して認証処理を行うことによって、ファイルシステムやリポジトリに含まれる電子文書を一括して編集可能な状態とすることができる。

特開２００１−０５１９８７号公報 特開２００５−１７４２１１号公報 特開２００５−０５５９９８号公報

ところで、電子文書毎に認証情報を設定する文書管理システムでは、それぞれ認証情報が設定された複数の電子文書を編集する場合、エディタ等の編集アプリケーションにおいてそれぞれの電子文書に対して認証処理を行い、それぞれの電子文書についてフルアクセスの認証を得たうえで編集を行う必要がある。したがって、作業効率が非常に悪いという問題がある。

特に、複数の電子文書をサムネイル形式等で一覧表示して編集可能なアプリケーションでは、認証情報が設定された複数の電子文書にまたがる編集処理（例えば、複数の電子文書の合成処理、１つの電子文書の複数の電子文書への分割処理）を行うためには、それぞれの電子文書についてフルアクセスの認証を得たうえで編集処理を行う必要がある。したがって、一覧表示が可能であるにも関わらず、編集処理の作業効率が低下する問題がある。

また、アプリケーション上においてフルアクセスが許可された電子文書を編集する際に、一部の内容を抽出して別の電子文書を生成したり、一部の内容をクリップボードにコピーしたりする場合には、元の電子文書に対するセキュリティが解除されている状態のままであるので、作業フォルダやクリップボードにアクセスされると作業途中のデータを不正に閲覧されてしまうおそれがある。

一方、ファイルシステムやリポジトリに対して認証情報を設定するシステムの場合、そのシステム内で処理される電子文書以外にはセキュリティは適用されないので、システム外にある電子文書については保護されないという問題がある。例えば、電子メールで送付されてきた電子文書や外部メディアに保存した上で他のシステムに複製された電子文書については保護対象外となる。

本発明は、上記課題のいずれかを解決するための電子文書管理プログラム及び電子文書管理装置を提供することを目的とする。

本発明は、コンピュータを用いて、それぞれ認証情報に応じたアクセス権が設定された複数の電子文書、に対して一括してアクセス権の認証を行う認証工程と、前記認証工程でのアクセス権の認証状態を保持しつつ前記複数の電子文書について編集が可能であり、前記複数の電子文書から新たに生成されたコンテンツをメモリ空間又は電子文書として保存する際に、前記認証情報に応じたアクセス権を自動的に設定する編集工程と、を実行させることを特徴とする電子文書管理プログラムである。

これにより、それぞれ認証情報に応じたアクセス権が設定された複数の電子文書、に対して一括してアクセス権の認証を行う認証手段と、前記認証手段でのアクセス権の認証状態を保持しつつ前記複数の電子文書について編集が可能であり、前記複数の電子文書から新たに生成されたコンテンツをメモリ空間又は電子文書として保存する際に、前記認証情報に応じたアクセス権を自動的に設定する編集手段と、を備えることを特徴とする電子文書管理装置が実現される。

ここで、前記編集工程は、前記複数の電子文書から新たに生成されたコンテンツに対して、前記新たなコンテンツの生成元となった電子文書に設定されているアクセス権に基づいてアクセス権を自動的に設定するものとしてもよい。

また、前記編集工程は、前記複数の電子文書から新たに生成されたコンテンツの各部の各々に対して、前記各部の生成元となった電子文書に設定されたアクセス権を自動的に設定するものとしてもよい。

また、前記複数の電子文書は、同一のアプリケーションソフトで処理可能な電子文書であるものとしてもよい。ここで、前記編集工程は、前記アプリケーションソフト上で実行されるエディタから編集を行う場合には前記認証工程でのアクセス権の認証状態を前記エディタでの編集処理にも適用するものとしてもよい。

一方、前記複数の電子文書は、同一のフォルダに保存されている電子文書であるものとしてもよい。

また、前記認証工程は、前記認証情報としてパスワードのみが用いられている場合に前記複数の電子文書に対する一括した認証を認めないようにしてもよい。また、前記認証工程は、電子文書に対してアクセス権の設定を行った本人であることを示す電子署名を前記認証情報として設定してある電子文書のみ一括した認証を認めるものとしてもよい。

請求項１及び９の発明によれば、電子文書の管理においてセキュリティを向上させることができる。

請求項２及び３の発明によれば、複数の電子文書から生成されたコンテンツに対して適切なセキュリティを設定することができる。

請求項４の発明によれば、同一のアプリケーションで処理される電子文書に対してセキュリティを向上させることができる。

請求項５の発明によれば、アプリケーション上で利用されるエディタでの編集処理においても認証処理を簡易化することができる。

請求項６の発明によれば、同一のフォルダに保存されている電子文書に対してセキュリティを向上させることができる。

請求項７及び８の発明によれば、パスワードアタック等による電子文書のセキュリティの低下を避けることができる。

本発明の実施の形態における電子文書管理装置１００は、図１に示すように、制御部１０、記憶部１２、外部記憶部１４、入力部１６、出力部１８及び通信インターフェース２０を含んで構成される。電子文書管理装置１００の各部はバスによって相互に情報伝達可能に接続される。

制御部１０は、ＣＰＵを含んで構成される。制御部１０は、記憶部１２に予め格納されている電子文書管理プログラムを実行することによって電子文書管理装置１００の各部を制御して電子文書の管理処理を実現する。記憶部１２は、半導体メモリを含んで構成される。記憶部１２は、電子文書管理プログラムや電子文書管理装置１００で処理される電子文書を記憶するために用いられる。外部記憶部１４は、ハードディスク装置、光ディスク装置等の大容量記憶装置を含んで構成される。外部記憶部１４は、電子文書管理装置１００で扱われる電子文書が大量である場合にそれらの電子文書を記憶するために用いられる。なお、外部記憶部１４は必要に応じて設ければよい。

入力部１６は、キーボード等の文字入力装置及びマウス等のポインティングデバイスを含んで構成される。入力部１６は、電子文書管理装置１００に対するユーザからの認証情報や指示コマンドやファイルの指定等の入力を受け付けるために用いられる。出力部１８は、ディスプレイ装置やプリンタ装置を含んで構成される。出力部１８は、電子文書管理装置１００で処理されるファイルの内容やファイルの一覧、処理の状況、入力部１６から入力される情報の内容等をユーザに対して呈示するために用いられる。通信インターフェース２０は、インターネットインターフェース装置等を含んで構成される。通信インターフェース２０は、外部の通信手段（以下、ネットワークとして説明する）を介して所定のプロトコル（例えば、ＴＣＰ／ＩＰ等）に従って情報の送受信を行うために用いられる。

以下、電子文書管理装置１００を用いた電子文書管理方法について説明する。電子文書管理方法は、図２に示すフローチャートの各工程に沿って実行される。制御部１０が、記憶部１２に予め格納されている電子文書管理プログラムを実行することによって、図２のフローチャートの各行程に相当する手段が電子文書管理装置１００によって実現される。

ユーザからの電子文書管理プログラムの実行開始命令を受け付けると、制御部１０は、記憶部１２に保持されている電子文書管理プログラムをアプリケーションプログラムとして実行する。これにより、ステップＳ１０からの処理が開始される。

ステップＳ１０では、編集の対象となり得る電子文書がユーザに対して呈示される。制御部１０は、記憶部１２又は外部記憶部１４に予め保持されている電子文書をユーザが認識できる態様で出力部１８の画面上に表示させる。また、記憶部１２及び外部記憶部１４のみならず、通信インターフェース２０を用いてネットワークを介して取得することができる電子文書も編集の対象となり得る電子文書として呈示してもよい。

具体的には、図３に示すように、電子文書呈示画面１０００を出力部１８に表示させることによって編集対象となり得る電子文書をユーザに呈示することができる。電子文書呈示画面１０００は、ツールバー部１００２、フォルダ表示部１００４及び内容表示部１００６を含んで構成される。ツールバー部１００２は、「ファイル」，「編集」，「表示」・・等の項目を表示する領域である。ユーザは、それらの項目を入力部１６のポインティングデバイスを用いて指定することによって、ポップアップメニュー等から編集対象となった電子文書に対する各種の編集処理内容を選択することができる。フォルダ表示部１００４は、編集対象となる電子文書が保持されている各フォルダ（ディレクトリ）を表示する領域である。また、内容表示部１００６は、フォルダ表示部１００４で現在指定されているフォルダに含まれる電子文書（さらにフォルダを含む場合にはそれらのフォルダ）を表示する領域である。例えば、図３に示すように、各フォルダを入力部１６のポインティングデバイスを用いて指定することによって、フォルダ表示部１００４には指定されたフォルダに含まれるフォルダがツリー状に表示されると共に、内容表示部１００６には指定されたフォルダに含まれる電子文書（さらに指定されたフォルダが他のフォルダを含む場合にはそれらのフォルダ）がサムネイル形式で表示される。このとき、電子文書に読取アクセス権又はフルアクセス権の認証条件が設定されており、閲覧するためには読取アクセス権又はフルアクセス権の認証が必要な電子文書については、図３に示すように、内容を表示させず、アクセス権の認証が必要であることを示す図形（ここでは、閉じた鍵記号）を表示させる。

なお、本実施の形態では、図４に示すように、電子文書は電子文書管理データベースに登録されている。電子文書管理データベースは、制御部１０から必要に応じてアクセス可能な記憶部、例えば記憶部１２に格納及び保持される。電子文書管理データベースには、各電子文書の形式、親フォルダ名、アクセス権の設定（電子証明書）、アクセス権の認証状態が登録される。制御部１０は、電子文書管理データベースを参照することにより、各電子文書がどのような形式であり（どのアプリケーションで処理可能であるかを示す）、どのフォルダに含まれ、どのようなアクセス権が設定され、どの電子証明書が認証情報として登録され、どのアクセス権が認証されているのかを示す情報を取得することができる。

アクセス権は、図５に示すように、セキュリティの設定画面１０１０を用いて各電子文書毎に設定・登録される。電子文書呈示画面１０００のフォルダ表示部１００４又は内容表示部１００６に呈示されている電子文書を入力部１６のポインティングデバイス等で指定した上で、ツールバー部１００２の「ファイル」を指定し、ポップアップメニューとして表示される項目の中から「認証設定」を選択すると、制御部１０は、図５に示すセキュリティの設定画面１０１０を表示する。ユーザは、入力部１６を用いて、指定した電子文書に対するアクセス権の設定を行う。ここでは、フルアクセス権を設定する場合には「フルアクセスモードにできる証明書」を登録し、読取アクセス権を設定する場合には「文書を開ける証明書」を登録する。各電子文書に対する読取アクセス権及びフルアクセス権は、それぞれ秘密鍵によって生成された所定の認証機関から与えられた電子証明書を登録することによって設定される。

また、フルアクセス権が未認証の場合に制限される操作、例えば、文書の編集を禁止する、アノテーションの編集を禁止する、印刷を禁止する、転記（コピー）を禁止する等の制限事項を設定する。これらの認証情報は、電子文書管理データベースにおいて指定された電子文書に関連付けて保持される。

具体的には、図４に示す電子文書管理データベースでは、電子文書ａについては、読取アクセス権及びフルアクセス権が共に設定され、読取アクセス権を認証するための電子証明書として「１２３４５ ＡＡＡ ＡＡ」，「２３４５６ ＢＢＢ ＢＢ」，「３４５６７ ＣＣＣ ＣＣ」の３つが登録され、フルアクセス権を認証するための電子証明書として「１２３４５ ＡＡＡ ＡＡ」の１つが登録されている。また、フルアクセス権が未認証の場合に制限される処理として、電子文書の「編集」，「コピー」，「印刷」が登録されている。一方、電子文書ｂについては、フルアクセス権が未認証の場合に制限される処理は「編集」のみとなっている。また、各電子文書についてのアクセス権はいずれも未だ未認証である。

ステップＳ１２では、アクセス権の認証処理の対象となる電子文書の指定が行われる。ここでは、電子文書を含むフォルダ、又は、電子文書を扱うアプリケーションを認証対象とする場合について説明する。ユーザは、ステップＳ１０で表示された電子文書呈示画面１０００を確認しつつ、入力部１６のポインティングデバイスを用いて認証対象とする電子文書、又は、電子文書を含むフォルダ、又は、電子文書を扱うアプリケーションを指定する。

例えば、電子文書を含むフォルダＡを認証処理の対象とする場合には、図３に示すように、フォルダ表示部１００４に表示されているフォルダ（フォルダ名：フルアクセス）を入力部１６のポインティングデバイスを用いて指定する。フォルダが指定された状態（図中、ハッチングで示す）で、続いて入力部１６のポインティングデバイスを用いて、ツールバーの「編集」を指定し、ポップアップメニューとして表示される項目のなかから「認証処理」を選択する。これによって、制御部１０は、指定されたフォルダに含まれる総ての電子文書を認証処理の対象として設定する。このとき、指定されたフォルダがさらにサブフォルダを含む場合には、サブフォルダに含まれる総ての電子文書も認証処理の対象としてもよい。

また、入力部１６のポインティングデバイスを用いて、内容表示部１００６に表示されているフォルダを入力部１６のポインティングデバイスを用いて指定し、フォルダが指定された状態でツールバーの「編集」を指定し、ポップアップメニューとして表示される項目のなかから「認証処理」を選択してもよい。ここれによって、制御部１０は、指定されているフォルダに含まれる総ての電子文書（さらにフォルダを含む場合には、そのフォルダに含まれる総ての電子文書）を認証処理の対象として設定する。

また、アプリケーションで扱われる電子文書全体を認証処理の対象とする場合には、電子文書呈示画面１０００においていずれのフォルダも指定されていない状態で、入力部１６のポインティングデバイスを用いて、ツールバーの「編集」を指定し、ポップアップメニューとして表示される項目のなかから「認証処理」を選択する。これによって、制御部１０は、アプリケーションで扱える総ての電子文書を認証処理の対象として設定する。

例えば、制御部１０は、電子文書管理データベースを参照して、各電子文書の形式を読み出し、現在起動されているアプリケーションにおいて処理可能な形式を有する電子文書を抽出して認証処理の対象とする。

ステップＳ１４では、認証処理が行われる。制御部１０は、ステップＳ１２で認証対象として設定されたフォルダに含まれる総ての電子文書、又は、認証対象として設定されたアプリケーションでの処理対象となる総ての電子文書について認証処理を行う。

制御部１０は、出力部１８に認証情報の入力をユーザに促す内容を表示させる。入力部１６を用いてユーザが認証情報を入力すると、制御部１０は入力された認証情報と認証対象となる各電子文書に予め関連付けられている認証情報とを照合してアクセス権の認証を行う。

例えば、認証処理の対象として指定されたフォルダに図４の電子文書管理データベースに登録されている電子文書ａ，ｂ，ｃが含まれる場合について説明する。制御部１０は、ユーザから入力される所定の認証機関によって認証されている公開鍵を取得すると、電子文書管理データベースを参照して、予め記憶部１２に格納及び保持されている各電子文書に与えられている電子証明書を読み出し、入力された公開鍵によって復元されるダイジェストと電子証明書に対してハッシュ関数を施すことによって生成されるダイジェストとを照合することによってユーザのアクセス権の認証処理を行う。

この場合、認証対象として指定された総ての電子文書について、ユーザから入力された公開鍵を用いて、フルアクセス権又は読取アクセス権が認められるか否かの認証処理が行われる。このとき、図４の電子文書管理データベースに示すように、各電子証明書に有効期限が設定されている場合には電子証明書が有効である限りにおいて各アクセス権を認めるものとする。各電子文書について認証されたアクセス権は、電子文書管理データベースに認証状態として登録される。

具体的には、電子証明書「１２３４５ ＡＡＡ ＡＡ」と共に認証機関によって認証された公開鍵が入力されたとすると、電子文書ａ，ｂ，ｃについて電子証明書「１２３４５ ＡＡＡ ＡＡ」に基づくアクセス権が認証され、電子文書ａ，ｂ，ｃのいずれについても読取アクセス権及びフルアクセス権が認証される。その結果、図６に示すように、電子文書管理データベースに認証状態が登録される。

フォルダを認証単位として指定した場合に、認証対象となったフォルダに含まれる電子文書のうち少なくとも１つに対してフルアクセス権の認証がなされると、図７に示すように、電子文書呈示画面１０００のフォルダ表示部１００４に表示されている認証対象のフォルダにフルアクセス権が認められたことを示す図形（開いた鍵記号等）を表示させる。これにより、フォルダ表示部１００４に表示されているフォルダの中からフルアクセス権が認められた電子文書を含むフォルダを容易に確認することができる。また、内容表示部１００６に表示されている各電子文書のサムネイルのうちフルアクセス権が認証された電子文書のサムネイルにフルアクセス権が認められたことを示す図形（開いた鍵記号等）を表示させる。これにより、内容のコピーや書き換え等の編集が可能となった電子ファイルを容易に知ることができる。また、内容表示部１００６には、図７に示すように、読取アクセス権が認証された電子文書の内容をサムネイルの態様で表示してもよい。

ステップＳ１６では、電子文書の編集作業が行われる。編集処理は、アプリケーション上で起動されるエディタ等を用いて行われる。このとき、編集処理は、ステップＳ１４でのアクセス権の認証結果に応じて行われる。

電子文書のコンテンツの変更を行う場合、電子文書呈示画面１０００の内容表示部１００６に呈示されている変更対象となる電子文書を指定（例えば、ダブルクリック）する。制御部１０は、電子文書管理データベースを参照して、指定された電子文書について読取アクセス権が認証されていれば、指定された電子文書の形式に応じたエディタを起動して指定された電子文書のコンテンツを表示する。すなわち、認証処理を行ったアプリケーション上で起動されるエディタ等の別のアプリケーションにおいても、ステップＳ１４で行われた認証状態を承継させて適用する。

エディタ上で指定された電子文書のコンテンツが変更され、電子文書を更新するための上書保存処理の実行が指定された場合、制御部１０は、電子文書管理データベースを参照して、指定された電子文書についてフルアクセス権が認められている、又は、フルアクセス権が未認証でも編集処理が認められていれば、電子文書を上書保存する。

また、エディタ上で指定された電子文書の印刷の実行が指定された場合、制御部１０は、電子文書管理データベースを参照して、指定された電子文書についてフルアクセス権が認められている、又は、フルアクセス権が未認証でも印刷処理が認められていれば、電子文書の印刷処理を実行する。

また、エディタ上で指定された電子文書のコンテンツの一部又は全部をクリップボード（記憶部１２の半導体メモリ等）にコピーする処理が指定された場合、制御部１０は、電子文書管理データベースを参照して、指定された電子文書についてフルアクセス権が認められている、又は、フルアクセス権が未認証でもコピー処理が認められていれば、指定されたコンテンツをクリップボードに格納する。

このとき、本実施の形態では、クリップボードに格納された情報についてもアクセス権を設定する。制御部１０は、電子文書管理データベースを参照して、クリップボードに格納された情報の元となる電子文書に設定されているアクセス権及び現在の認証状態をクリップボードに格納されている情報にも承継させて適用する。例えば、電子文書ａのコンテンツがクリップボードに格納された場合、図８に示すように、電子文書管理データベースに、クリップボードに格納された情報について親となる電子文書ａのアクセス権の設定及び認証状態が承継されて登録される。

これにより、認証処理が行われたアプリケーション以外からクリップボードに格納されている情報にアクセスが行われた場合、又は、アプリケーションを終了させた後にクリップボードに格納されている情報にアクセスが行われた場合には、クリップボード内の情報に設定されているアクセス権について認証処理を行い、認証されない限りその情報にアクセスすることができなくすることができる。

一方、認証処理が行われたアプリケーション、又は、そのアプリケーション上で起動されるエディタ等のアプリケーションからアクセスが行われた場合、ステップＳ１４において既に行われた認証状態が承継されるので、他の電子文書への貼り付け（ペースト）等を容易に行うことができる。

また、複数の電子文書から新たな電子文書を作成することもできる。例えば、複数の電子文書の各々からその一部又は全部を切り取り、組み合わせて新たな電子文書として保存することができる。例えば、複数の電子文書を纏めて新たな電子文書にする場合には、図７の電子文書呈示画面１０００の内容表示部１００６に呈示されている電子文書を指定（例えば、クリック＆ドラッグ）して、もう一方の電子文書をさらに指定（ドラッグした電子文書を重ねてドラッグ解除）することによって、２つの電子文書の内容を総て含んだ新たな電子文書を生成することができる。

この場合、制御部１０は、元となった複数の親の電子文書に対して設定されているアクセス権に基づいて新たな電子文書のアクセス権を設定する。すなわち、親となる複数の電子文書に設定されているアクセス権のうちセキュリティ強度の順位がより高いものを選択して新たな電子文書にアクセス権を設定する。

１つの電子文書について１つのアクセス権の設定のみを可能とする場合、親となる複数の電子文書に設定されているアクセス権のうち最もセキュリティ強度が高いものを選択して継承させて適用する。読取アクセス権及びフルアクセス権については設定されている場合を設定されていない場合よりもセキュリティ強度が強いものとする。フルアクセス権については、フルアクセス権が未認証の場合に処理が制限されている場合を処理が制限されていない場合よりもセキュリティ強度が強いものとする。また、各アクセス権について親となる複数の電子文書に対して重複する電子証明書が登録されていない場合にはそのアクセス権は認めないものとする。

例えば、電子文書ａ及び電子文書ｂのコンテンツを含む新たな電子文書ｄを生成した場合、図９に示すように、電子文書管理データベースに電子文書ｄに関する認証情報が設定・登録される。読取アクセス権については、電子文書ａ，ｂのいずれにも設定されているので、そのうち重複する電子証明書「１２３４５ ＡＡＡ ＡＡ」のみに認証を認めるように設定を行う。フルアクセス権については、電子文書ａ，ｂのいずれにも設定されているので、そのうち重複する電子証明書「１２３４５ ＡＡＡ ＡＡ」のみに認証を認めるように設定を行う。このとき、フルアクセス権が未認証の場合、電子文書ａについては編集，コピー，印刷の処理が制限され、電子文書ｂについては編集のみが制限されるので、新たな電子文書ｄについてはより厳しいセキュリティ保護がなされている電子文書ａの内容を承継するように編集，コピー，印刷の処理を制限するものとする。

また、新たな電子文書については親となる複数の電子文書の認証状態も承継して適用する。この場合、読取アクセス権及びフルアクセス権について親となる総ての電子文書で認証されている場合には新しい電子文書においてもそのアクセス権については認証されているものとし、読取アクセス権及びフルアクセス権についていずれかの電子文書で認証されていない場合には新しい電子文書においてもそのアクセス権については認証されていないものとする。

また、別の態様として、１つの電子文書について含まれるコンテンツ毎にアクセス権の設定を可能とする場合、新しい電子文書に含まれるコンテンツ毎にその元となる電子文書に設定されているアクセス権を継承させて適用してもよい。

例えば、電子文書ａ及び電子文書ｂのコンテンツを含む新たな電子文書ｄを生成した場合、図１０に示すように、電子文書管理データベースに電子文書ｄに関する認証情報が設定・登録される。電子文書ａから切り出されたコンテンツＡの部分については電子文書ａに設定されている読取アクセス権及びフルアクセス権がそのまま適用される。また、電子文書ｂから切り出されたコンテンツＢの部分については電子文書ｂに設定されている読取アクセス権及びフルアクセス権がそのまま適用される。

この場合、新たな電子文書については認証状態もコンテンツ毎に元となる電子文書の認証状態を承継して適用する。

＜変形例＞
上記実施の形態では、公開鍵方式の電子証明書を用いたアクセス権の設定及び認証を適用したシステムについて説明した。本変形例では、各電子文書に対して文書の読取アクセス権及びフルアクセス権に対してそれぞれパスワードが設定されている場合について説明する。

本変形例も、図１に示した電子文書管理装置１００によって実現することができるので装置構成についての説明は省略する。

以下、電子文書管理装置１００を用いた本変形例における電子文書管理方法について説明する。電子文書管理方法は、図２に示すフローチャートの各工程に沿って実行される。制御部１０が、記憶部１２に予め格納されている電子文書管理プログラムを実行することによって、図２のフローチャートの各行程に相当する手段が電子文書管理装置１００によって実現される。ユーザからの電子文書管理プログラムの実行開始命令を受け付けると、制御部１０は、記憶部１２に保持されている電子文書管理プログラムをアプリケーションプログラムとして実行する。これにより、ステップＳ１０からの処理が開始される。

ステップＳ１０では、編集の対象となり得る電子文書がユーザに対して呈示される。このステップにおける処理は上記実施の形態と同様であるので説明を省略する。

なお、本実施の形態では、図１１に示すように、電子文書は電子文書管理データベースに登録されている。電子文書管理データベースは、制御部１０から必要に応じてアクセス可能な記憶部、例えば記憶部１２に格納及び保持される。本変形例では、電子証明書の代わりに、各アクセス権の認証処理に用いられるパスワードが登録されている。

アクセス権は、図１２に示すように、セキュリティの設定画面１０２０を用いて各電子文書毎に設定・登録される。電子文書呈示画面１０００のフォルダ表示部１００４又は内容表示部１００６に呈示されている電子文書を入力部１６のポインティングデバイス等で指定した上で、ツールバー部１００２の「ファイル」を指定し、ポップアップメニューとして表示される項目のなかから「認証設定」を選択すると、制御部１０は、図１２に示すセキュリティの設定画面１０２０を表示する。

ユーザは、入力部１６を用いて、指定した電子文書に対するアクセス権の設定を行う。ここでは、フルアクセス権を設定する場合には「フルアクセスモードにできるパスワード」を登録し、読取アクセス権を設定する場合には「文書を開けるパスワード」を登録する。

また、フルアクセス権が未認証の場合に制限される操作、例えば、文書の編集を禁止する、アノテーションの編集を禁止する、印刷を禁止する、転記（コピー）を禁止する等の制限事項を設定する。これらの認証情報は、電子文書管理データベースにおいて指定された電子文書に関連付けて保持される。

具体的には、図１１に示す電子文書管理データベースでは、ファイルａについては、読取アクセス権及びフルアクセス権が共に設定され、読取アクセス権を認証するためのパスワードとして「ＡＡＡＡＡ」，「ＢＢＢＢＢ」，「ＣＣＣＣＣ」の３つが登録され、フルアクセス権を認証するための電子証明書として「ＡＡＡＡＡ」の１つが登録されている。また、フルアクセス権が未認証の場合に制限される処理として、電子文書の「編集」，「コピー」，「印刷」が登録されている。一方、電子文書ｂについては、フルアクセス権が未認証の場合に制限される処理は「編集」のみとなっている。また、各電子文書についてのアクセス権はいずれも未だ未認証である。

ステップＳ１２では、アクセス権の認証処理の対象の指定が行われる。認証処理の対象となる電子文書の指定方法については上記実施の形態と同様であるので説明を省略する。

ステップＳ１４では、認証処理が行われる。ここでの処理も上記実施の形態と同様であるが、電子証明書の代わりにパスワードを用いて認証処理が行われる。

制御部１０は、ステップＳ１２で認証対象として設定されたフォルダに含まれる総ての電子文書、又は、認証対象として設定されたアプリケーションでの処理対象となる総ての電子文書について認証処理を行う。

制御部１０は、出力部１８に認証情報であるパスワードの入力をユーザに促す内容を表示させる。入力部１６を用いてユーザがパスワードを入力すると、制御部１０は入力されたパスワードと認証対象となる各電子文書に予め関連付けられているパスワードとを照合してアクセス権の認証を行う。

例えば、認証処理の対象として指定されたフォルダに図１１の電子文書管理データベースに登録されている電子文書ａ，ｂ，ｃが含まれる場合について説明する。制御部１０は、ユーザから入力されるパスワードを取得すると、電子文書管理データベースを参照して、予め記憶部１２に格納及び保持されている各電子文書に設定されているパスワードを読み出し、入力されたパスワードと電子文書に設定されているパスワードとを照合することによってユーザのアクセス権の認証処理を行う。

この場合、認証対象として指定された総ての電子文書について、ユーザから入力されたパスワードを用いて、フルアクセス権又は読取アクセス権が認められるか否かの認証処理が行われる。このとき、図１１の電子文書管理データベースに示すように、各電子証明書に有効期限が設定されている場合には電子証明書が有効である限りにおいて各アクセス権を認めるものとする。各電子文書について認証されたアクセス権は、電子文書管理データベースに認証状態として登録される。

具体的には、パスワード「ＡＡＡＡＡ」が入力されたとすると、電子文書ａ，ｂ，ｃについて電子証明書「ＡＡＡＡＡ」に基づくアクセス権が認証され、電子文書ａ，ｂ，ｃのいずれについても読取アクセス権及びフルアクセス権が認証される。その結果、図１３に示すように、電子文書管理データベースに認証状態が登録される。このとき電子文書呈示画面１０００の表示は上記実施の形態と同様に行うことができる。

ステップＳ１６では、電子文書の編集作業が行われる。編集処理は、上記実施の形態と同様に行うことができる。すなわち、編集処理は、ステップＳ１４でのアクセス権の認証結果に応じて行われる。

エディタ上で指定された電子文書のコンテンツが変更され、電子文書を更新するための上書保存処理の実行が指定された場合、制御部１０は、電子文書管理データベースを参照して、指定された電子文書についてフルアクセス権が認められている、又は、フルアクセス権が未認証でも編集処理が認められていれば、電子文書を上書保存する。また、エディタ上で指定された電子文書の印刷の実行が指定された場合、制御部１０は、電子文書管理データベースを参照して、指定された電子文書についてフルアクセス権が認められている、又は、フルアクセス権が未認証でも印刷処理が認められていれば、電子文書の印刷処理を実行する。

また、エディタ上で指定された電子文書のコンテンツの一部又は全部をクリップボード（記憶部１２の半導体メモリ等）にコピーする処理が指定された場合、制御部１０は、電子文書管理データベースを参照して、指定された電子文書についてフルアクセス権が認められている、又は、フルアクセス権が未認証でもコピー処理が認められていれば、指定されたコンテンツをクリップボードに格納する。

このとき、変形例においても、クリップボードに格納された情報についてもアクセス権を設定する。制御部１０は、電子文書管理データベースを参照して、クリップボードに格納された情報の元となる電子文書に設定されているアクセス権及び現在の認証状態をクリップボードに格納されている情報にも承継させて適用する。例えば、電子文書ａのコンテンツがクリップボードに格納された場合、図１４に示すように、電子文書管理データベースに、クリップボードに格納された情報について親となる電子文書ａのアクセス権の設定及び認証状態が承継されて登録される。

これにより、認証処理が行われたアプリケーション以外からクリップボードに格納されている情報にアクセスが行われた場合、又は、アプリケーションを終了させた後にクリップボードに格納されている情報にアクセスが行われた場合には、クリップボード内の情報に設定されているアクセス権について認証処理を行い、認証されない限りその情報にアクセスすることができなくすることができる。

一方、認証処理が行われたアプリケーション、又は、そのアプリケーション上で起動されるエディタ等のアプリケーションからアクセスが行われた場合、ステップＳ１４において既に行われた認証状態が承継されるので、他の電子文書への貼り付け（ペースト）等を容易に行うことができる。

また、複数の電子文書から新たな電子文書を作成することもできる。例えば、複数の伝書文書の各々からその一部又は全部を切り取り、組み合わせて新たな電子文書として保存することができる。この場合、上記実施の形態と同様に、制御部１０は、元となった複数の親の電子文書に対して設定されているアクセス権に基づいて新たな電子文書のアクセス権を設定する。

すなわち、親となる複数の電子文書に設定されているアクセス権のうちセキュリティ強度の順位がより高いものを選択して新たな電子文書にアクセス権を設定する。１つの電子文書について１つのアクセス権の設定のみを可能とする場合、親となる複数の電子文書に設定されているアクセス権のうち最もセキュリティ強度が高いものを選択して継承させて適用する。読取アクセス権及びフルアクセス権については設定されている場合を設定されていない場合よりもセキュリティ強度が強いものとする。フルアクセス権については、フルアクセス権が未認証の場合に処理が制限されている場合を処理が制限されていない場合よりもセキュリティ強度が強いものとする。また、各アクセス権について親となる電子文書に対して重複するパスワードが登録されていない場合にはそのアクセス権は認めないものとする。

例えば、電子文書ａ及び電子文書ｂのコンテンツを含む新たな電子文書ｄを生成した場合、図１５に示すように、電子文書管理データベースに電子文書ｄに関する認証情報が設定・登録される。読取アクセス権については、電子文書ａ，ｂのいずれにも設定されているので、そのうち重複するパスワード「ＡＡＡＡＡ」のみに認証を認めるように設定を行う。フルアクセス権については、電子文書ａ，ｂのいずれにも設定されているので、そのうち重複するパスワード「ＡＡＡＡＡ」のみに認証を認めるように設定を行う。このとき、フルアクセス権が未認証の場合、電子文書ａについては編集，コピー，印刷の処理が制限され、電子文書ｂについては編集のみが制限されるので、新たな電子文書ｄについてはより厳しいセキュリティ保護がなされている電子文書ａの内容を承継するように編集，コピー，印刷の処理を制限するものとする。

また、上記実施の形態と同様に、新たな電子文書については親となる複数の電子文書の認証状態も承継して適用してもよい。この場合、読取アクセス権及びフルアクセス権について親となる総ての電子文書で認証されている場合には新しい電子文書においてもそのアクセス権については認証されているものとし、読取アクセス権及びフルアクセス権についていずれかの電子文書で認証されていない場合には新しい電子文書においてもそのアクセス権については認証されていないものとする。

また、別の態様として、１つの電子文書について含まれるコンテンツ毎にアクセス権の設定を可能とする場合、新しい電子文書に含まれるコンテンツ毎にその元となる電子文書に設定されているアクセス権を継承させて適用してもよい。

例えば、電子文書ａ及び電子文書ｂのコンテンツを含む新たな電子文書ｄを生成した場合、図１６に示すように、電子文書管理データベースに電子文書ｄに関する認証情報が設定・登録される。電子文書ａから切り出されたコンテンツＡの部分については電子文書ａに設定されている読取アクセス権及びフルアクセス権がそのまま適用される。また、電子文書ｂから切り出されたコンテンツＢの部分については電子文書ｂに設定されている読取アクセス権及びフルアクセス権がそのまま適用される。

この場合、新たな電子文書については認証状態もコンテンツ毎に元となる電子文書の認証状態を承継して適用する。

なお、上記実施の形態では電子証明書のみを用いた認証処理と上記変形例ではパスワードのみを用いた認証処理を説明したが、これらを組み合わせて認証処理を行ってもよい。すなわち、図１７に示すように、各電子文書には電子証明書（数字＋アルファベットで例示）又はパスワード（アルファベットのみで表示）によるアクセス権の設定を行い、ユーザから入力された公開鍵又はパスワードによる認証処理により電子証明書又はパスワードを用いた照合処理によって認証を行ってもよい。

この場合、複数の電子文書間でのコンテンツの合成処理は、同じ種別のセキュリティが掛けられた電子文書同士に限定してもよい。例えば、電子証明書によるフルアクセス権が設定された電子文書と、パスワードによるフルアクセス権が設定された電子文書との間ではそのコンテンツの一部又は全部を切り出して合成する処理を認めないように処理する。

また、パスワードアタック等による不正なアクセスを避けるために、単純なパスワードによるアクセス権の設定が行われている電子文書に対してはフォルダ単位又はアプリケーション単位での一括した認証は認めないものとしてもよい。すなわち、電子証明書に対する公開鍵による認証処理では複数の電子文書に対して一括した認証を認め、パスワードによる認証処理では各電子文書に対してユーザに対してパスワードの入力を逐一求めて認証を行うものとしてもよい。

また、フルアクセス権については電子証明書によるアクセス権の設定を認めるようにしてもよい。単純なパスワードによるフルアクセス権の設定を認めないことによって、パスワードアタック等の不正なアクセスによる電子文書の改ざん、コピー、クリップボードへのコピー等を防ぐことができる。

本発明の実施の形態における電子文書管理装置の構成を示す図である。 本発明の実施の形態における電子文書管理方法のフローチャートである。 本発明の実施の形態における電子文書呈示画面を示す図である。 本発明の実施の形態における電子証明書を認証情報として登録した電子文書管理データベースを示す図である。 本発明の実施の形態における電子証明書を用いたセキュリティの設定画面を示す図である。 本発明の実施の形態における認証後の電子文書管理データベースを示す図である。 本発明の実施の形態における認証後の電子文書呈示画面を示す図である。 本発明の実施の形態におけるクリップボードにコンテンツの一部を保存した際の電子文書管理データベースを示す図である。 本発明の実施の形態における新たな電子文書を生成した際の電子文書管理データベースを示す図である。 本発明の実施の形態における新たな電子文書を生成した際の電子文書管理データベースを示す図である。 本発明の変形例におけるパスワードを認証情報として登録した電子文書管理データベースを示す図である。 本発明の変形例におけるパスワードを用いたセキュリティの設定画面を示す図である。 本発明の変形例における認証後の電子文書管理データベースを示す図である。 本発明の変形例におけるクリップボードにコンテンツの一部を保存した際の電子文書管理データベースを示す図である。 本発明の変形例における新たな電子文書を生成した際の電子文書管理データベースを示す図である。 本発明の変形例における新たな電子文書を生成した際の電子文書管理データベースを示す図である。 本発明の変形例における電子証明書及びパスワードを認証情報として登録した電子文書管理データベースを示す図である。

符号の説明

１０ 制御部、１２ 記憶部、１４ 外部記憶部、１６ 入力部、１８ 出力部、２０ 通信インターフェース、１００ 電子文書管理装置、１０００ 電子文書呈示画面、１００２ ツールバー部、１００４ フォルダ表示部、１００６ 内容表示部、１０１０，１０２０ 設定画面。

Claims (9)

1. コンピュータを用いて、
   それぞれ認証情報に応じたアクセス権が設定された複数の電子文書、に対して一括してアクセス権の認証を行う認証工程と、
   前記認証工程でのアクセス権の認証状態を保持しつつ前記複数の電子文書について編集が可能であり、前記複数の電子文書から新たに生成されたコンテンツをメモリ空間又は電子文書として保存する際に、前記認証情報に応じたアクセス権を自動的に設定する編集工程と、
   を実行させることを特徴とする電子文書管理プログラム。
2. 請求項１に記載の電子文書管理プログラムであって、
   前記編集工程は、前記複数の電子文書から新たに生成されたコンテンツに対して、前記新たなコンテンツの生成元となった電子文書に設定されているアクセス権に基づいてアクセス権を自動的に設定することを特徴とする電子文書管理プログラム。
3. 請求項１に記載の電子文書管理プログラムであって、
   前記編集工程は、前記複数の電子文書から新たに生成されたコンテンツの各部の各々に対して、前記各部の生成元となった電子文書に設定されたアクセス権を自動的に設定することを特徴とする電子文書管理プログラム。
4. 請求項１〜３のいずれか１つに記載の電子文書管理プログラムであって、
   前記複数の電子文書は、同一のアプリケーションソフトで処理可能な電子文書であることを特徴とする電子文書管理プログラム。
5. 請求項４に記載の電子文書管理プログラムであって、
   前記編集工程は、前記アプリケーションソフト上で実行されるエディタから編集を行う場合には前記認証工程でのアクセス権の認証状態を前記エディタでの編集処理にも適用することを特徴とする電子文書管理プログラム。
6. 請求項１〜３のいずれか１つに記載の電子文書管理プログラムであって、
   前記複数の電子文書は、同一のフォルダに保存されている電子文書であることを特徴とする電子文書管理プログラム。
7. 請求項１〜６のいずれか１つに記載の電子文書管理プログラムであって、
   前記認証工程は、前記認証情報としてパスワードのみが用いられている場合に前記複数の電子文書に対する一括した認証を認めないことを特徴とする電子文書管理プログラム。
8. 請求項１〜７のいずれか１つに記載の電子文書管理プログラムであって、
   前記認証工程は、電子文書に対してアクセス権の設定を行った本人であることを示す電子署名を前記認証情報として設定してある電子文書のみ一括した認証を認めることを特徴とする電子文書管理プログラム。
9. それぞれ認証情報に応じたアクセス権が設定された複数の電子文書、に対して一括してアクセス権の認証を行う認証手段と、
   前記認証手段でのアクセス権の認証状態を保持しつつ前記複数の電子文書について編集が可能であり、前記複数の電子文書から新たに生成されたコンテンツをメモリ空間又は電子文書として保存する際に、前記認証情報に応じたアクセス権を自動的に設定する編集手段と、
   を備えることを特徴とする電子文書管理装置。