JP2006343848A - 作業実績管理装置 - Google Patents

Abstract

【課題】 ファイル毎に対応する作業を登録することなく、作業実績を管理することができる作業実績管理装置を得ることを目的とする。
【解決手段】 個人端末１にアクセスして、その個人端末１が開いているファイルを検出し、そのファイルが属しているフォルダを識別するフォルダ識別処理部１６と、データベース１５に登録されているフォルダと作業の対応関係を参照して、フォルダ識別処理部１６により識別されたフォルダに対応する作業を特定し、その作業の累積作業時間を更新する作業時間更新部１７とを設ける。
【選択図】 図１

Description

この発明は、フォルダに対応する作業の作業実績を管理する作業実績管理装置に関するものである。

従来の作業実績管理装置は、新たにファイルを作成する場合、そのファイルに対応する作業を登録し、ユーザが個人端末を使用してファイルを開くと、そのファイルに対応する作業の累積作業時間を更新するようにしている（例えば、特許文献１参照）。

特開２００１−２７３３９０号公報（段落番号［０００７］［００１２］、図１）

従来の作業実績管理装置は以上のように構成されているので、１つのプロジェクトに関する作業（例えば、開発、設計、生産、検査）を実施する場合において、複数のファイルを作成する必要がある場合があるが、同一のプロジェクトに関する作業であっても、ファイル毎に対応する作業を登録する必要がある。そのため、利用者の作業負担が大きくなるとともに、登録ミスや登録忘れが起こり易く、正確な作業実績が得られなくなることがある課題があった。

この発明は上記のような課題を解決するためになされたもので、ファイル毎に対応する作業を登録することなく、作業実績を管理することができる作業実績管理装置を得ることを目的とする。

この発明に係る作業実績管理装置は、個人端末にアクセスして、その個人端末が開いているファイルを検出し、そのファイルが属しているフォルダを識別するフォルダ識別手段と、作業登録手段に登録されているフォルダと作業の対応関係を参照して、そのフォルダ識別手段により識別されたフォルダに対応する作業を特定し、その作業の累積作業時間を更新する作業時間更新手段とを設けたものである。

この発明によれば、個人端末にアクセスして、その個人端末が開いているファイルを検出し、そのファイルが属しているフォルダを識別するフォルダ識別手段と、作業登録手段に登録されているフォルダと作業の対応関係を参照して、そのフォルダ識別手段により識別されたフォルダに対応する作業を特定し、その作業の累積作業時間を更新する作業時間更新手段とを設けるように構成したので、ファイル毎に対応する作業を登録することなく、作業実績を管理することができる効果がある。

実施の形態１．
図１はこの発明の実施の形態１による作業実績管理装置を示す構成図であり、図において、個人端末１は例えばプロジェクトに関する作業を実施する作業者が使用するパソコンなどの端末であり、プロジェクトに関するドキュメントのファイルを作成するなどの処理を実施する。
作業実績管理装置２は例えばＬＡＮなどのネットワーク４を介して１以上の個人端末１と接続され、個人端末１の作業状況を監視して作業実績を管理する装置である。
ファイル保存サーバ３は個人端末１により作成されたドキュメントのファイル等を保存するサーバである。

作業実績管理装置２のネットワークＩ／Ｆ部１１はネットワーク４に対するインタフェース処理を実施するネットワーク機器である。
作業実績管理装置２のデータ送受信部１２は個人端末１とデータを送受信するモデムなどの通信機器である。
作業実績管理装置２のマンマシンＩ／Ｆ部１３はキーボードやマウスやディスプレイなどのデータ入出力機器である。

作業実績管理装置２の作業登録受付部１４はデータ送受信部１２が個人端末１から作業の登録要求を受けると、あるいは、マンマシンＩ／Ｆ部１３から作業の登録要求を受けると、フォルダに対応する作業の登録を受け付けて、フォルダに対応する作業をデータベース１５に登録する処理を実施する。
作業実績管理装置２のデータベース１５はフォルダに対応する作業を保存するメモリである。
なお、作業登録受付部１４及びデータベース１５から作業登録手段が構成されている。

作業実績管理装置２のフォルダ識別処理部１６は個人端末１にアクセスして、その個人端末１が開いているファイルを検出し、そのファイルが属しているフォルダを識別する処理を実施する。なお、フォルダ識別処理部１６はフォルダ識別手段を構成している。
作業実績管理装置２の作業時間更新部１７はデータベース１５に登録されているフォルダと作業の対応関係を参照して、フォルダ識別処理部１６により識別されたフォルダに対応する作業を特定し、その作業の累積作業時間を更新する処理を実施する。
作業実績管理装置２の作業時間記憶部１８はフォルダに対応する作業毎に、その作業の累積作業時間を記憶しているメモリである。
なお、作業時間更新部１７及び作業時間記憶部１８から作業時間更新手段が構成されている。

図１の例では、作業実績管理装置２の構成要素である作業登録受付部１４、フォルダ識別処理部１６及び作業時間更新部１７がそれぞれ専用のハードウェア（例えば、ＭＰＵなどのＬＳＩが実装されている半導体集積回路基板）で構成されていることを想定しているが、作業実績管理装置２がコンピュータで構成されている場合には、作業登録受付部１４、フォルダ識別処理部１６及び作業時間更新部１７の処理内容が記述されているプログラムをコンピュータのメモリに格納し、コンピュータのＣＰＵがメモリに格納されている当該プログラムを実行するようにしてもよい。
図２はこの発明の実施の形態１による作業実績管理装置の処理内容を示すフローチャートである。

次に動作について説明する。
例えば、新規のプロジェクトが発足すると、そのプロジェクトに関する作業を実施する作業者や、そのプロジェクトの管理者などが、そのプロジェクトのドキュメントファイル（例えば、企画書、設計図面、決算書など）などを保存するフォルダをファイル保存サーバ３に設定する。
この際、プロジェクトに関する作業を実施する作業者等は、例えば、個人端末１を使用して、作業の登録要求を作業実績管理装置２に送信する。

作業実績管理装置２のデータ送受信部１２は、個人端末１から送信された作業の登録要求を受信すると、その登録要求を作業登録受付部１４に出力する。
作業実績管理装置２の作業登録受付部１４は、データ送受信部１２から作業の登録要求を受けると、新規のプロジェクトに関する作業の登録を受け付けるため、データ送受信部１２を介して、新規にファイル保存サーバ３に設定されたフォルダの名称、そのプロジェクトを識別するユニークなコード（例えば、プロジェクト名称）、作業名称などの入力要求を個人端末１に送信する。

個人端末１は、作業実績管理装置２から入力要求を受信すると、フォルダ名称、プロジェクト名称及び作業名称などの入力を要求する画面をディスプレイに表示する。
これにより、作業者がフォルダ名称、プロジェクト名称及び作業名称などを入力すると、個人端末１がフォルダ名称、プロジェクト名称及び作業名称などを作業実績管理装置２に送信する。

作業実績管理装置２のデータ送受信部１２は、個人端末１から送信されたフォルダ名称等を受信すると、そのフォルダ名称等を作業登録受付部１４に出力する。
作業実績管理装置２の作業登録受付部１４は、データ送受信部１２からフォルダ名称、プロジェクト名称及び作業名称などを受けると、そのフォルダ名称、プロジェクト名称及び作業名称の組をデータベース１５に保存する。
図３はデータベース１５に保存されている作業の登録内容を示す説明図である。

ここでは、作業者等が個人端末１を使用して、作業の登録要求を作業実績管理装置２に送信するものについて示したが、作業者や管理者が、作業実績管理装置２のマンマシンＩ／Ｆ部１３を使用して、作業の登録要求を入力することにより、フォルダ名称、プロジェクト名称及び作業名称などを入力して、そのフォルダ名称、プロジェクト名称及び作業名称の組をデータベース１５に保存するようにしてもよい。
なお、新規にフォルダがファイル保存サーバ３に設定された場合には、上記のように、そのフォルダに対応する作業を登録する必要があるが、そのフォルダに属するファイルの登録作業は不要であるため、例えば、既存のフォルダに新たなファイルを作成して保存する際には、そのファイルに関する登録作業は必要ない。

上記のようにして、フォルダに対応する作業が登録されたのち、作業者がドキュメントのファイルを作成する場合（ファイル保存サーバ３に保存されているファイルを更新する場合）、個人端末１を使用して、そのフォルダに属しているファイルを指定し、ファイル保存サーバ３から当該ファイルの読み取り処理を実施する。
例えば、プロジェクト名称が“ｐｒｏｊｅｃｔＡ”で、フォルダ名称が“ｓａｇｙｏｕ１”で、ファイル名称が“ｆｉｌｅ−３”であれば、ファイル保存サーバ３には、“ｆｉｌｅ−３”のファイルが、下記に示すような階層構造で保存されているので、下記の階層構造を指定することにより、ファイルを指定する。
ｐｒｏｊｅｃｔＡ／ｓａｇｙｏｕ１／ｆｉｌｅ−３．ｄｏｃ
ただし、新規のファイルを作成する場合、ファイル保存サーバ３にはファイルが保存されていないので、新規のファイルの保存先を指定する。例えば、“ｓａｇｙｏｕ１”のフォルダに属するファイルを新規に作成する場合、下記に示すように、新規のファイルの名称と、新規のファイルが属するフォルダの名称及びプロジェクト名称を指定する。
新規のファイルの名称＝ｆｉｌｅ−３．ｄｏｃ
フォルダの名称＝ｓａｇｙｏｕ１
プロジェクト名称＝ｐｒｏｊｅｃｔＡ

作業実績管理装置２のフォルダ識別処理部１６は、個人端末１に周期的にアクセスして（ステップＳＴ１）、その個人端末１が開いているファイルを検出し（ステップＳＴ２）、そのファイルが属しているフォルダを識別する処理を実施する（ステップＳＴ３）。
例えば、フォルダ識別処理部１６が個人端末１にアクセスして、現在開いているファイルがあるか否かの問い合わせを個人端末１に行う。
そして、フォルダ識別処理部１６は、個人端末１から現在開いているファイルがある旨の回答を得ると、そのファイルが属しているフォルダのフォルダ名称とプロジェクト名称の送信要求を個人端末１に送信して、その個人端末１からフォルダ名称とプロジェクト名称を受信することにより、現在開いているファイルが属しているフォルダを識別する。
上記の例では、個人端末１から“ｐｒｏｊｅｃｔＡ”と“ｓａｇｙｏｕ１”を受信することにより、現在開いているファイル“ｆｉｌｅ−３”がプロジェクト“ｐｒｏｊｅｃｔＡ”におけるフォルダ“ｓａｇｙｏｕ１”に属していると識別する。
ここでは、異なるプロジェクトに同一名称のフォルダが存在することがある場合を考慮して、フォルダ名称とプロジェクト名称の送信を要求しているが、異なるプロジェクトに同一名称のフォルダが存在し得ない場合には、フォルダ名称だけを送信要求して受信するようにしてもよい。

作業実績管理装置２の作業時間更新部１７は、フォルダ識別処理部１６が現在開いているファイルが属しているフォルダを識別すると、データベース１５に登録されているフォルダと作業の対応関係を参照して、フォルダ識別処理部１６により識別されたフォルダに対応する作業を特定する（ステップＳＴ４）。
例えば、現在開いているファイルが属しているフォルダが、プロジェクト“ｐｒｏｊｅｃｔＡ”におけるフォルダ“ｓａｇｙｏｕ１”と識別されると、そのフォルダに対応する作業が“○○製品の開発作業”であると特定する。

作業時間更新部１７は、フォルダに対応する作業を特定すると、作業時間記憶部１８に記憶されている当該作業の累積作業時間を更新する（ステップＳＴ５）。
例えば、個人端末１に対するアクセス周期が３分である場合、個人端末１が開いているファイルを検出して、そのファイルが属しているフォルダを識別すると、そのフォルダに対応する作業の累積作業時間に、アクセス周期である３分を加算するようにする。
この場合、個人端末１がファイルを開いている時間が例えば２分だけでも、フォルダ識別処理部１６が個人端末１をアクセスしたとき、そのファイルを開いていれば、作業の累積作業時間に３分が加算されるので、１分の誤差が生じるが、アクセス周期を許容誤差の範囲内まで短くすれば、作業の累積作業時間の誤差は解消される。

このように、作業の累積作業時間にアクセス周期を加算する方式では、作業実績管理装置２の構成の複雑化を招くことなく、作業の累積作業時間を更新することができるが、作業の累積作業時間の精度を高める必要がある場合には、作業時間更新部１７が例えばファイル保存サーバ３に、個人端末１が実際に開いていたファイルの期間を問い合わせるようにして、作業の累積作業時間に、個人端末１が実際にファイルを開いていた時間を加算するようにしてもよい。
ファイル保存サーバ３に対する問い合わせは、例えば、個人端末１のＩＰアドレス、ファイル名称、フォルダ名称及びプロジェクト名称などをファイル保存サーバ３に送信することにより、個人端末１が実際に開いていたファイルの期間を取得するようにする。

以上で明らかなように、この実施の形態１によれば、個人端末１にアクセスして、その個人端末１が開いているファイルを検出し、そのファイルが属しているフォルダを識別するフォルダ識別処理部１６と、データベース１５に登録されているフォルダと作業の対応関係を参照して、フォルダ識別処理部１６により識別されたフォルダに対応する作業を特定し、その作業の累積作業時間を更新する作業時間更新部１７とを設けるように構成したので、ファイル毎に対応する作業を登録することなく、作業実績を管理することができる効果を奏する。

また、この実施の形態１によれば、フォルダ識別処理部１６により識別されたフォルダに対応する作業の累積作業時間に、個人端末１が実際にファイルを開いている時間を加算するように構成したので、厳密に作業の累積作業時間を計測することができる効果を奏する。

また、この実施の形態１によれば、フォルダ識別処理部１６が周期的に個人端末１にアクセスして、その個人端末１が開いているファイルを検出すると、そのファイルが属しているフォルダに対応する作業の累積作業時間に、フォルダ識別処理部１６のアクセス周期を作業時間として加算するように構成したので、簡単な構成で作業の累積作業時間を計測することができる効果を奏する。

実施の形態２．
上記実施の形態１では、個人端末１が１つのファイルを開いているものとして、そのファイルが属しているフォルダに対応する作業の累積作業時間を更新するものについて示したが、１つの個人端末１が複数のファイルを同時に開いており、複数のファイルが相互に異なるフォルダに属している場合、各フォルダに対応する作業の作業時間を按分するようにしてもよい。

例えば、１つの個人端末１が“ｆｉｌｅ−３”と“ｆｉｌｅ−５”のファイルを同時に開いており、“ｆｉｌｅ−３”のファイルが属しているフォルダと、“ｆｉｌｅ−５”のファイルが属しているフォルダが異なる場合を想定する。
このような場合、作業者が個人端末１を使用して、“ｆｉｌｅ−３”のファイルの作成と、“ｆｉｌｅ−５”のファイルの作成とを並行して実施しているものと考えられるが、現実的には、いずれか一方のファイルのみを作成しているものと考えられる。
即ち、“ｆｉｌｅ−３”のファイルを作成しているときは、“ｆｉｌｅ−５”のファイルの作成を中断し、ｆｉｌｅ−５”のファイルを作成しているときは、“ｆｉｌｅ−３”のファイルの作成を中断しているものと考えられる。

作業実績管理装置２の作業時間更新部１７は、例えば、“ｆｉｌｅ−３”と“ｆｉｌｅ−５”のファイルが同時に１０分開いている場合、“ｆｉｌｅ−３”のファイルが属しているフォルダに対応する作業の作業時間と、“ｆｉｌｅ−５”のファイルが属しているフォルダに対応する作業の作業時間とを按分して、それぞれの作業時間を５分（＝１０分／２）とする。

以上で明らかなように、この実施の形態２によれば、１つの個人端末１が複数のファイルを同時に開いており、複数のファイルが相互に異なるフォルダに属している場合、各フォルダに対応する作業の作業時間を按分するように構成したので、同時に開いている複数のファイルが相互に異なるフォルダに属している場合でも、それらのフォルダに対応する作業の作業時間を計測することができる効果を奏する。

なお、同時に開いている複数のファイルが同一のフォルダに属している場合には、そのフォルダに対応する作業の累積作業時間に、複数のファイルが同時に開いている時間を加算するようにすればよい。

実施の形態３．
上記実施の形態１では、同一人が１つの個人端末１を操作して、その個人端末１が１つのファイルを開いているものとして、そのファイルが属しているフォルダに対応する作業の累積作業時間（同一人の累積作業時間）を更新するものについて示したが、複数人が異なる個人端末１をそれぞれ操作して、複数の個人端末１が同一のフォルダに属するファイルを開いている場合、そのフォルダに対応する作業の累積作業時間（複数人の累積作業時間）に、複数の個人端末１による作業時間を加算するようにしてもよい。

例えば、ある個人端末１がフォルダ“ｓａｇｙｏｕ１”に属する“ｆｉｌｅ−３”のファイルを開いており、他の個人端末１がフォルダ“ｓａｇｙｏｕ１”に属する“ｆｉｌｅ−４”のファイルを開いている場合を想定する。
このような場合、作業実績管理装置２の作業時間更新部１７は、一方の個人端末１が“ｆｉｌｅ−３”のファイルを開いている時間と、他方の個人端末１が“ｆｉｌｅ−４”のファイルを開いている時間とを合計し、その合計時間をフォルダ“ｓａｇｙｏｕ１”に対応する作業の累積作業時間に加算するようにする。

以上で明らかなように、この実施の形態３によれば、複数の個人端末１が同一のフォルダに属するファイルを開いている場合、そのフォルダに対応する作業の累積作業時間に、複数の個人端末１による作業時間を加算するように構成したので、複数の個人端末１が同一のフォルダに属するファイルを開いている場合でも、そのフォルダに対応する作業の累積作業時間を更新することができる効果を奏する。

この発明の実施の形態１による作業実績管理装置を示す構成図である。 この発明の実施の形態１による作業実績管理装置の処理内容を示すフローチャートである。 データベースに保存されている作業の登録内容を示す説明図である。

符号の説明

１ 個人端末、２ 作業実績管理装置、３ ファイル保存サーバ、４ ネットワーク、１１ ネットワークＩ／Ｆ部、１２ データ送受信部、１３ マンマシンＩ／Ｆ部、１４ 作業登録受付部（作業登録手段）、１５ データベース（作業登録手段）、１６ フォルダ識別処理部（フォルダ識別手段）、１７ 作業時間更新部（作業時間更新手段）、１８ 作業時間記憶部（作業時間更新手段）。

Claims (5)

1. 新しいフォルダを設定する際、そのフォルダに対応する作業を登録する作業登録手段と、個人端末にアクセスして、その個人端末が開いているファイルを検出し、そのファイルが属しているフォルダを識別するフォルダ識別手段と、上記作業登録手段に登録されているフォルダと作業の対応関係を参照して、上記フォルダ識別手段により識別されたフォルダに対応する作業を特定し、その作業の累積作業時間を更新する作業時間更新手段とを備えた作業実績管理装置。
2. 作業時間更新手段は、フォルダ識別手段により識別されたフォルダに対応する作業の累積作業時間に、個人端末が当該フォルダに属しているファイルを開いている時間を加算することを特徴とする請求項１記載の作業実績管理装置。
3. 作業時間更新手段は、フォルダ識別手段が周期的に個人端末にアクセスして、その個人端末が開いているファイルを検出すると、そのファイルが属しているフォルダに対応する作業の累積作業時間に、上記フォルダ識別手段のアクセス周期を作業時間として加算することを特徴とする請求項１記載の作業実績管理装置。
4. 作業時間更新手段は、個人端末が複数のファイルを同時に開いており、複数のファイルが相互に異なるフォルダに属している場合、各フォルダに対応する作業の作業時間を按分することを特徴とする請求項１から請求項３のうちのいずれか１項記載の作業実績管理装置。
5. 作業時間更新手段は、複数の個人端末が同一のフォルダに属するファイルを開いている場合、そのフォルダに対応する作業の累積作業時間に、複数の個人端末による作業時間を加算することを特徴とする請求項１から請求項３のうちのいずれか１項記載の作業実績管理装置。
   

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