JP2006309283A - 電子メール管理システム - Google Patents

Abstract

【課題】 受信者にはメール管理の手間を煩わせることなく、参照している電子メールに関連している未開封電子メールを検出して電子メール一覧として表示する電子メールシステムを提供する。
【解決手段】 受信した電子メールの本文を開封した時に、開封指示を受けた電子メールのタイトル名などを解析してキーワードを抽出するキーワード生成手段を有し、生成したキーワードを照合キーとして、受信した全てのメールからキーワードと合致した受信メールを検出し、さらに未開封の電子メールに絞り込んで、項目、表示順などを編集して、開封の指示のあった電子メール本文とともに関連する電子メールの一覧を受信者ＰＣの画面に表示する。
【選択図】 図１

Description

本発明は、電子メール管理システムに関し、特に受信した電子メールが長時間未開封のまま放置されないように管理するシステムに関する。

未開封の電子メールの管理方法は、送信元が電子メールの未開封期限を設定して期限が過ぎた場合は送信者に通知し、受信者に未開封であることを通知する方法として、特開２００２−３１９９７５号は送信元と経過時間による未開封通知を行う時間と通知先の組み合わせをあらかじめ複数設定しておき、電子メールが未開封のままであらかじめ設定された未開封限度時間が経過する度に、当該未開封限度時間と組み合わせて設定された通知先に別途あらかじめに設定した通信手段である電話、ＦＡＸなどによって未開封電子メールの存在を通知することを特徴とする電子メール管理方法がある。それでも未開封であれば電子メール送信元にも通知するという２段階で受信者にフォローを実現しているものである。また、特開平１１−１５４１３０号は、受信した電子メールのうち、未開封の電子メールをカウントし、あらかじめ設定した未開封電子メールの所定数を超えたときに未開封メールを自動的に開封して電子メールを受信者ＰＣの画面に表示する。

特開２００２−３１９９７５号公報 特開平１１−１５４１３０号公報

受信者は電子メールを着信する都度に開封したいが、メールソフトを開いたら開封すべき新着の電子メールの数が多い、タイトル名または送信者で優先度をつけて開封した結果で生じた未開封の電子メールが残るなどがあり、時間が経つほど開封する機会を失ってくる。

その結果、送信者にとってはメール本文を読んでもらえないことによる伝達不足となり、また、受信者にとっては未開封メールの管理に手間を煩わせることになる。上述の発明では、ある電子メールで設定した未開封限度時間が経過するつど、受信者へ電話またはＦＡＸなどで自動的にフォローするが、受信者にとっては別途の通信手段に携わることで作業割り込みとなる恐れがある。また、それでも、未開封で送信者から電話を受ける作業が発生し、お互いの手間が大きい。また、メール本文を読んで、関連する他メールを読もうとしても検索の手間で読まないこともあり、その結果、メール送信者の趣旨が十分に伝達しないこともある。別の発明として、未開封の電子メールをカウントして、所定数の超過によって電子メールを自動開封するが、電子メールソフトを利用しているときに不用不急の電子メールが自動的に画面表示される可能性もある。

本発明の目的は、受信者が電子メールを開いて本文を参照している時、受信している電子メールから開封している電子メールに関連していると思われる未開封電子メールを検出して絞り込み、未開封のメール一覧として表示することで、関連する電子メールの開封を促し、送信者にとっても確実な情報伝達を図れる電子メールシステムを提供することである。

前述の課題を解決する手段として、電子メールを受信する電子メール受信手段と、前記電子メール受信手段で受信した電子メールを記憶する電子メール記憶手段と、前記電子メール記憶手段で記憶した電子メールの中から未開封である電子メールを検出する未開封電子メール検出手段と、開封した電子メールの属性情報をキーワードとして生成する手段と、前記未開封電子メール検出手段で検出した未開封である電子メールで、開封した電子メールの属性情報によって未開封電子メールを絞り込む手段と、開封した電子メールの属性情報によって絞り込んだ未開封電子メール一覧表示手段とで、構成をなすことで、受信者ＰＣの画面に表示された受信メール一覧から、未開封の電子メールいずれか一つを開封指示すると、開封の指示が入った電子メールのタイトルなどから電子メールサーバから取り込んだ受信メールからこれまで放置されていた重要な情報も入っているかもしれない関連情報の電子メールだけを絞り込んでさらに未開封のメールを受信メール一覧として開封指示したメール本文とともに自動的に表示される。

上述のメールサーバから受信者ＰＣに取り込んだ電子メールから関連する電子メールを検出するためには、開封指示を受けた電子メールからタイトル部を切り出してワークエリアに格納し、語彙単位に切り分けてキーワードとなる単語を抽出していくつかの照合キーを自動的に生成し、保管する。なお、タイトル部または送信者氏名などの属性情報など電子メールデータのいずれを検出して絞り込む照合キーの仕様はあらかじめ環境ボタンで受信環境を設定してある。

開封指示を受けた電子メールのタイトルではなく、送信者名を照合キーとして設定することも可能である。

生成して保管したいくつかの照合キーに基づき、受信した電子メールとタイトルまたは氏名などの属性情報で、開封するメールのタイトルから見て関連のあるまたは関連ありそうなメールまたは開封するメールの送信者名から同じ送信者の電子メールを自動的に絞り込める。

そして、絞り込んだ未開封の関連情報電子メールは、開封指示によって開かれる電子メール本文とともに受信メール一覧として画面に表示される。

受信した電子メールを開くことで、開いた電子メール内容に関連している未開封電子メールを一覧として表示することで、送信者側は未開封電子メールの開封促進による電子メール伝達の徹底が図れ、受信者側は開封して参照中の電子メール内容に関連している情報が入っている未開封の電子メールを迅速に取り出すのが可能となり、受信した電子メールの仕分け、別ルートによる伝達より派生する業務といった負担が無くなり、電子メール管理が容易になる。

以下、図面を参照して本発明の実施形態を説明する。図１は本発明の電子メール管理システムの概要図であり、メール送信者ＰＣ００１、メールサーバ００２、本発明の電子メール管理システム００３そしてメール受信者ＰＣ００４がネットワーク環境に接続されている。

また、本発明の電子メール管理システム００３は、図示しない通常のメール送受信のほかに、開封する電子メールからタイトル、氏名などの属性情報を取得する未開封管理部００５、取得した属性情報から未開封電子メールから関連する情報含まれると思われる電子メールを絞り込むためのキーワード生成し一時保管するキーワード生成部００６、そして生成したキーワードと照合して絞り込んだ未開封の関連情報電子メール一覧と開封する電子メール本文の表示を指定する未開封メール編集部００７からなっている。

なお、本実施例では電子メール管理システム００３を独立した構成としたが、メールサーバ００２においても良いし、メール受信者ＰＣ００４に置く構成としても良い。

図２は、本発明を適用して、図６の初期画面である電子メール受信一覧０１４上の開封ボタン０１０を押した結果メール本文００９が表示するとともに絞り込んだ未開封の関連情報電子メール一覧００８がされる場合の一例である。

図６は図２で全件ボタン０１３が選択された後に全件の一覧が表示された一例であり、図２の全件ボタン０１３に代わって未開封ボタン０１５が表示されている。

電子メール管理システム００３は通常のメール送受信、着信通知などの機能をもったメールシステムに未開封管理機能、属性情報生成および編集機能を追加したものであり、
図３は、図６のメール受信画面０１４にある開封ボタン０１０、未開封ボタン０１５、図２の絞り込んだメール受信画面００８の全件表示ボタン０１３、そしてメール作成ボタン０１２で表示させることができる画面の遷移を表している。

即ち、メール受信者ＰＣ００４の利用者がメールソフト起動画面（Ｓ００１）すると、メール管理システム００３はメールサーバ００２からメール受信者ＰＣ００４の利用者宛のメール全件を取得し、受信メール一覧の画面に、図６の受信メール一覧０１４のように全件を表示される（Ｓ００２）。

そして、図６の受信メール一覧０１４のうち、未開封管理部００５に取り込み、未開封の電子メールだけ絞り込む未開封ボタン０１５で、受信メール一覧の画面に未開封メールの全件が表示（Ｓ００５）し、図２の未開封である関連情報の受信メール一覧００８のような画面になる。

また、図２の未開封である関連情報の受信メール一覧００８のうち選択した未開封メールを個別メール本文の開封／未開封を表している開封ボタン０１０を押すことで未開封管理部００５に取り込んだメールのうち選択された内容を表示（Ｓ００３）し、図２の受信メール本文００９のような画面になる。

さらに、未開封管理部００５で、開封した電子メールのタイトル名、送信者名などの属性情報をキーワード生成部００６で作成し、未開封管理部００５に取り込んだメールと照合して、未開封メール編集部００７で本文に関連している未開封電子メールを表示（Ｓ００４）し、図２の未開封である関連情報受信メール一覧００８のような画面になる。

そして作成ボタン０１２でメールを作成し送信ボタン０１１で送信できる通常のメール編集/作成画面（Ｓ００６）。電子メールの処理が終われば、待ち状態またはメールソフトを終了（Ｓ００７）になる。

次に、図４、図５において、電子メール管理システム００３で本発明の開封した電子メールによる未開封の電子メール一覧表示する処理を説明する。

電子メール管理システム００３を起動すると、未開封管理部００５がメールサーバ００２からメール受信者ＰＣ００４の利用者に属性情報９００１が開封／未開封に関係なく電子メール９０００を取得し、また、宛先９００２が受信元である全ての電子メールデータ９０００である図６のような受信メール一覧０１４が、利用者のメール受信者ＰＣ００４の画面に表示される（Ｓ１０１）。

図６の受信メール一覧０１４で、今、利用者は受信メール「ＸＹＺニュース＃１０９・・・・・」の本文を画面に表示しようと、受信メール一覧０１４の開封ボタン０１０を押すと（Ｓ１０２）、未開封管理部００５は、開封しようとした電子メールデータと共にキーワード生成部００６に制御を移し、開封しようとした電子メール９０００のタイトル名９００４または送信者名９００３などの情報を切り出して取得（Ｓ１０３）し、ワークエリア９００６に格納する。さらにワークエリア９００６に格納したタイトル名から用語を切り分けて、いくつかのキーワードからなる照合キー９００７を生成し（Ｓ１０４）、一時保管する。さらに未開封管理部００５に取得し受信メール一覧０１４に表示されている電子メールを、キーワード生成部００６で生成した照合キー９００７である「ＸＹＺニュース」、「ＸＺ機能」について絞り込み（Ｓ１０５）、未開封管理部００５に一時保管する。また、開封の指示があったメール９０００のタイトル名９００４「ＸＹＺニュース＃１０９・・・・」、送信者９００３そして本文内容９００５から成るメール本文００９をメ−ル受信者ＰＣ００４の画面に表示する（Ｓ１０６）。

そして、未開封管理部００５で一時保管した照合キーで絞り込まれた電子メールを属性情報９００１で未開封の電子メール９０００を絞り込み（Ｓ１０７）、未開封メール編集部００７で未開封の電子メールデータ９００８として「ＸＹＺニュース＃１０９・・・・・」の前に発行された関連している未開封の関連情報受信メール一覧００８を表示する（Ｓ１０８）。

図２が、開封指示したメール本文００９の後に未開封である関連情報の受信メール一覧００８がメール受信者ＰＣ００４の画面に表示された例である。

図２の表示例で、メール本文００９に関連していると思われる未開封のメール、例えば「ＸＹＺニュース＃０６２・・・・・」を開封指示する（Ｓ１０９）と、今回開封したメール本文は既に開封指示で開かれているメール本文００９のうえにカスケード表示させる（Ｓ１０６）ことも可能である。

また、図２の表示例で、メール本文００９を閉じた後、全件ボタン０１３を押す（Ｓ１１０）と、未開封管理部００５は再びメ-ルサーバ００２からメール受信者ＰＣ００４の利用者宛の電子メールを取得し、開封または未開封も混在している受信メールの全件をメール受信者ＰＣ００４の画面に表示（Ｓ１０１）されて図６のような受信メール一覧０１４になる。

なお、受信メールを全件表示した後、特定の電子メールでなく、未開封の電子メールの全てを表示したいときは受信メール一覧０１４の上部にある未開封ボタン０１５を押す（Ｓ１１１）と、未開封管理部００５が、電子メール９０００の開封/未開封を示す属性情報９００１から未開封属性で絞り込み（Ｓ１０７）、未開封で残っている電子メール全てを受信メール一覧００８として受信者ＰＣ００４の画面に表示する（Ｓ１０８）ことも可能である。さらに、受信メール一覧００４、０１４上部にある作成ボタン０１２でメールの編集／作成画面を開いて作成し、送信ボタン０１１を押して送信できる（Ｓ１１２）のはいうまでもない。以上が終わればメールソフトの待ち状態もしくは終了する。

別の実施例として、未開封である関連情報の受信メール一覧００８に表示する電子メールが送信者名９００３で表示する例を述べる。

図６の受信メール画面０１４にある環境ボタン０１６を押すと、図7の環境設定画面０１７が表示される。ここで、未開封管理タグ０１８のラジオボタン０１９がタイトル名にチェックされているのを送信元に切り替えて、ＯＫボタン０２０を押すと送信者による未開封電子メール一覧の表示が可能になる。設定変更を止める場合はキャンセルボタン０２１を押すことで可能である。この設定変更によって、メールサーバ００２から取得した受信メールは、各電子メールデータ９０００から送信者名９００３などの情報を切り出して取得（Ｓ１０４）し、ワークエリア９００６に格納する。ワークエリア９００６に格納した送信者名９００３から、そのまま照合キー９００７を生成し（Ｓ１０５）、一時保管し、受信メール一覧０１４の電子メールから照合キー９００７である送信者名９００３で絞り込み、そして、未開封の受信メールデータ９００８として未開封である関連情報の受信メール一覧００８を表示する。

本発明の電子メール管理システムの概要図。 電子メール本文とともに関連情報の未開封電子メール一覧を表示した本発明の電子メール画面。 本発明の電子メール画面構成。 未開封電子メール管理システム処理フロー。 開封した電子メールからタイトル名切り分けによる未開封電子メール表示フロー。 起動時、または全件表示ボタンで受信メール一覧を表示した電子メール画面。 未開封の表示がタイトル名と選択されている環境設定画面。

符号の説明

００１…メール送信者ＰＣ、００２…メールサーバ、００３…本発明の電子メール管理システム、００４…メール受信者ＰＣ、００５…未開封管理部、００６…キーワード生成部、００７…未開封メール編集部、００８…未開封である本文に関連している受信メール一覧、００９…開封中のメール本文、０１０…開封/未開封表示ボタン、０１１…送信ボタン、０１２…メール編集/作成ボタン、０１３…受信メールの全件表示ボタン、０１４…メールソフト起動時/全件表示ボタンで表示される受信メール一覧、０１５…未開封の受信メール全てを表示させる未開封ボタン、０１６…受信環境などを設定する環境ボタン、０１７…環境設定画面、０１８…環境設定画面の未開封タグ、０１９…未開封選択ラジオボタン、０２０…ＯＫボタン、０２１…キャンセルボタン。

Claims (5)

1. 電子メールを受信する電子メール受信手段と、
   前記電子メール受信手段で受信した電子メールを記憶する電子メール記憶部と、
   前記電子メール記憶部に記憶している電子メールの中で、開封した電子メールの属性情報をキーワードとして生成する手段と、
   前記記憶している電子メールから前記生成したキーワードで絞り込む関連情報の電子メール検出手段と、受信した電子メールから未開封の電子メールを絞り込む未開封電子メール検出手段と、
   前記関連情報の電子メール検出手段で絞り込んだ電子メールのうち前記未開封電子メール検出手段によって未開封電子メールを検出し、未開封電子メール一覧を表示手段を有することを特徴とする電子メール管理システム。
2. 請求項１において、電子メールを開封すると、開封指示のあった電子メールデータを検出する手段と、あらかじめに設定されたキーワード生成のための条件に従って、タイトルまたはメール送信者氏名などを属性情報として取り込む手段と、
   受信した電子メールを抽出するためのキーワードを生成する手段と、生成したキーワードを保存する手段を有することを特徴とする電子メール管理システム。
3. 請求項１、または請求項２において、生成したキーワードを用いて、前記電子メール記憶部に記憶してある電子メールのタイトルまたは送信者氏名などの属性情報を照合する手段と、照合して一致した電子メールを受信した関連情報の電子メールとして保存する手段を有することを特徴とする電子メール管理システム。
4. 請求項１、または請求項３において、開封の指示があった電子メールの本文を表示するとき、メール本文を表示する手段と関連情報として別途保管してあったメールデータを未開封属性データで抽出する手段と、抽出した前記未開封の電子メールを一覧表として編集して表示する手段を有することを特徴とする電子メール管理システム。
5. 請求項１、請求項２、請求項３、または請求項４に記載の手段を機能させるためのコンピュータ・プログラムを格納した記録媒体。
   

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