JP2006227878A - Electronic file management system - Google Patents

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孝明 ▲桑▼原
Takaaki Kuwabara
Hiroshi Komoto
洋 甲元
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Hitachi Ltd
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Hitachi Ltd
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Abstract

<P>PROBLEM TO BE SOLVED: To realize an electronic file management system more useful for confirming authenticity of an electronic file. <P>SOLUTION: The electronic file management system 1 for editing the electronic file 10 and mounted on a user terminal 14 having an editing software 12 for updating file information of the electronic file 10 accompanying edition of the electronic file 10 comprises electronic tag adding means 18 for adding an electronic tag 16 describing information indicating the authenticity of the electronic file 10 to the electronic file 10, and authenticity verifying means 20 for verifying the authenticity of the electronic file 10 by verifying authenticity information of the electronic tag 16 with the file information of the electronic file 10. <P>COPYRIGHT: (C)2006,JPO&NCIPI

Description

本発明は、電子ファイルを管理するシステムに関する。   The present invention relates to a system for managing electronic files.

文書データやＣＡＤデータなどの電子ファイルを管理するシステムとして、電子ファイルを編集及び発行するユーザ端末をネットワークを介して管理サーバに複数接続し、各ユーザ端末で編集又は発行された電子ファイルを管理サーバで中央管理するものが知られている。   As a system for managing electronic files such as document data and CAD data, a plurality of user terminals that edit and issue electronic files are connected to a management server via a network, and the electronic files edited or issued at each user terminal are managed by the management server It is known for central management.

このような電子ファイル管理システムにおいては、電子ファイルの編集に伴って電子ファイルの属性情報（例えば、編集日時）が更新される。更新された電子ファイルの属性情報を管理サーバで一元管理することにより、業務で氾濫する電子ファイルの正本性（例えば、原本との同一性）を確認することが行われる（例えば、特許文献１）。   In such an electronic file management system, attribute information (for example, editing date and time) of the electronic file is updated as the electronic file is edited. By centrally managing the attribute information of the updated electronic file with the management server, it is possible to confirm the authenticity (for example, the sameness as the original) of the electronic file overflowing in business (for example, Patent Document 1). .

特開２００２−８２９３４号公報JP 2002-82934 A

しかし、特許文献１のような方式では、電子ファイルの管理サーバにユーザ端末が多数接続されると、管理サーバの処理能力の制限や、管理サーバとユーザ端末とを接続するネットワーク回線容量の制限などに起因して、管理サーバとユーザ端末との間の応答性が劣化する場合がある。その場合、電子ファイルの正本性を確認するのに時間がかかるなど、利用者にとって使い勝手が悪くなる。   However, in a method such as Patent Document 1, when a large number of user terminals are connected to an electronic file management server, the processing capacity of the management server is limited, or the network line capacity for connecting the management server and the user terminal is limited. As a result, the responsiveness between the management server and the user terminal may deteriorate. In such a case, it takes time to confirm the authenticity of the electronic file, and the usability becomes worse for the user.

また、オフィス以外の外出先や出張先等においては、ネットワークを利用できないことが多々ある。その場合、ネットワークに接続された管理サーバにユーザ端末を接続できないことになるため、ユーザ端末で電子ファイルの正本性を確認できず、利用者にとっては不便である。   Also, there are many cases where the network cannot be used when going out of the office or at a business trip destination. In this case, since the user terminal cannot be connected to the management server connected to the network, the authenticity of the electronic file cannot be confirmed on the user terminal, which is inconvenient for the user.

本発明の課題は、電子ファイルの正本性を確認するのにより便利な電子ファイル管理システムを実現することにある。   An object of the present invention is to realize an electronic file management system that is more convenient for confirming the authenticity of an electronic file.

上記課題を解決するため、本発明の電子ファイル管理システムは、電子ファイルを編集する手段と、電子ファイルの編集に伴って電子ファイルの属性情報を更新する手段とを有するユーザ端末に実装され、電子ファイルの正本性を示す情報が記述された電子タグを電子ファイルに付与する電子タグ付与手段と、電子タグの正本性情報と電子ファイルの属性情報とを照合して電子ファイルの正本性を検証する手段を備えてなることを特徴とする。   In order to solve the above problems, an electronic file management system according to the present invention is mounted on a user terminal having means for editing an electronic file and means for updating attribute information of the electronic file as the electronic file is edited. The electronic tag attaching means for attaching an electronic tag in which information indicating the authenticity of the file is described to the electronic file and the authenticity information of the electronic tag and the attribute information of the electronic file are collated to verify the authenticity of the electronic file. Means are provided.

これによれば、例えば正当権限なき第三者が電子ファイルを無断編集すると、電子ファイルの属性情報は更新されるが、電子タグに記述された情報は更新されない。したがって、電子タグの記述情報と電子ファイルの属性情報との一致を確認することにより、電子ファイルの正本性を簡単に確認できる。   According to this, for example, when an unauthorized third party edits an electronic file without permission, the attribute information of the electronic file is updated, but the information described in the electronic tag is not updated. Therefore, the authenticity of the electronic file can be easily confirmed by confirming the match between the description information of the electronic tag and the attribute information of the electronic file.

要するに、物にＩＣタグを取り付けて管理するのと同様に、電子ファイルに電子タグを付与して管理することにより、ユーザ端末にある電子ファイルの正本性を確認できる。換言すると、ユーザ端末がいわゆるオフラインの環境下にあるときでも、手元の電子ファイルの正本性を簡単に確認できることから、便利である。   In short, the authenticity of the electronic file in the user terminal can be confirmed by attaching the electronic tag to the electronic file and managing the electronic file in the same manner as attaching and managing the IC tag to the object. In other words, it is convenient because the authenticity of the electronic file at hand can be easily confirmed even when the user terminal is in a so-called offline environment.

また、電子ファイルの電子タグに記述された上流図書情報を読み出す手段と、上流図書情報を上流図書情報データベースの上流図書情報に照合して電子ファイルの上流図書との整合性を検証する手段を備えることができる。   A means for reading upstream book information described in the electronic tag of the electronic file; and means for verifying consistency with the upstream book of the electronic file by comparing the upstream book information with the upstream book information of the upstream book information database. be able to.

また、複数の電子タグ情報を配列したタグ管理データベースを実装し、タグ管理データベースは、ネットワークを介して受信する電子タグ情報に基づき更新することができる。   Moreover, a tag management database in which a plurality of electronic tag information is arranged can be implemented, and the tag management database can be updated based on electronic tag information received via a network.

本発明によれば、電子ファイルの正本性を確認するのにより便利な電子ファイル管理システムを実現できる。   According to the present invention, an electronic file management system that is more convenient for confirming the authenticity of an electronic file can be realized.

（第一の実施形態）
本発明を適用した電子ファイル管理システムの第一の実施形態について図面を参照して説明する。図１は、本実施形態の電子ファイル管理システムの構成図である。図２は、電子タグに記述された情報を示す図である。 (First embodiment)
A first embodiment of an electronic file management system to which the present invention is applied will be described with reference to the drawings. FIG. 1 is a configuration diagram of an electronic file management system according to the present embodiment. FIG. 2 is a diagram illustrating information described in the electronic tag.

図１に示すように、文書データやＣＡＤデータなどの電子ファイルを管理する電子ファイル管理システム１は、電子ファイル１０を編集する手段としての編集ソフト１２を有するユーザ端末１４に実装される。ここでの編集ソフト１２は、電子ファイル１０の編集に伴って電子ファイル１０の属性情報（以下、ファイル情報という）を更新する機能を有する。   As shown in FIG. 1, an electronic file management system 1 that manages electronic files such as document data and CAD data is implemented in a user terminal 14 having editing software 12 as means for editing the electronic file 10. The editing software 12 here has a function of updating attribute information (hereinafter referred to as file information) of the electronic file 10 as the electronic file 10 is edited.

ここで本発明に係る電子ファイル管理システム１は、電子ファイル１０の正本性を示す情報（以下、電子タグ情報という）が記述された電子タグ１６を電子ファイルに付与する電子タグ付与手段１８と、電子タグ１６の電子タグ情報と電子ファイル１０のファイル情報とを照合して電子ファイル１０の正本性を検証する正本性検証手段２０を備えている。なお、ここでの正本性とは、原本との同一性のことである。   Here, the electronic file management system 1 according to the present invention includes an electronic tag attaching unit 18 for attaching an electronic tag 16 in which information indicating the authenticity of the electronic file 10 (hereinafter referred to as electronic tag information) is described to the electronic file, There is provided authenticity verification means 20 for verifying the authenticity of the electronic file 10 by comparing the electronic tag information of the electronic tag 16 and the file information of the electronic file 10. Here, the authenticity is the identity with the original.

より詳細に電子ファイル管理システム１を説明する。図１に示すように、電子ファイル管理システム１が実装されるユーザ端末１４は、例えばパーソナルコンピュータであり、オペレーティングシステム２２を搭載している。編集ソフト１２は、例えば、文書作成ソフトウェアでもよいし、製品設計用のＣＡＤソフトウェアでもよい。電子ファイル１０は、編集ソフト１２に対応したデータ形式を有し、ユーザ端末１４の例えばハードディスクに記憶されている。   The electronic file management system 1 will be described in more detail. As shown in FIG. 1, the user terminal 14 on which the electronic file management system 1 is mounted is a personal computer, for example, and has an operating system 22 mounted thereon. The editing software 12 may be, for example, document creation software or CAD software for product design. The electronic file 10 has a data format corresponding to the editing software 12 and is stored in, for example, a hard disk of the user terminal 14.

電子ファイル管理システム１は、ユーザ端末１４に実装されるソフトウェアであり、電子ファイル１０に電子タグ１６を付与する電子タグ付与手段１８と、電子タグ１６に電子タグ情報を記述する電子タグ情報記述手段２４と、電子ファイル１０の電子タグ情報やファイル情報を取得する情報取得手段２６と、情報取得手段２６により取得された電子タグ情報とファイル情報との一致を判定して電子ファイル１０の正本性を検証する正本性検証手段２０と、電子タグ１６に格納された電子タグ情報をモニタ画面に表示させる表示手段２８と、電子タグ１６に記述する電子タグ情報の一部を入力する入力手段３０を有している。   The electronic file management system 1 is software installed in the user terminal 14, and includes an electronic tag attaching unit 18 that attaches an electronic tag 16 to the electronic file 10, and an electronic tag information description unit that describes electronic tag information in the electronic tag 16. 24, the information acquisition means 26 for acquiring the electronic tag information and file information of the electronic file 10, and the match between the electronic tag information acquired by the information acquisition means 26 and the file information to determine the authenticity of the electronic file 10. There are provided authenticity verification means 20 for verification, display means 28 for displaying the electronic tag information stored in the electronic tag 16 on the monitor screen, and input means 30 for inputting a part of the electronic tag information described in the electronic tag 16. is doing.

電子タグ付与手段１８は、電子ファイル１０の主データ格納領域以外の領域を電子タグ１６の領域として確保する方式でもよいし、元ファイルの末尾に電子タグ情報を結合して電子ファイル１０として再保存する方式でもよい。要は、電子ファイル１０に電子タグ１６を取り付けることができればよい。   The electronic tag assigning means 18 may be a method of securing an area other than the main data storage area of the electronic file 10 as an area of the electronic tag 16, or re-save the electronic file 10 by combining the electronic tag information with the end of the original file. It is also possible to use this method. In short, it is only necessary that the electronic tag 16 can be attached to the electronic file 10.

電子タグ情報記述手段２４は、電子タグ１６に電子タグ情報として固有情報、編集情報、発行情報を記述する。例えば、図２に示すように、固有情報とは、電子ファイル１０に電子タグ１６を付与する時のＰＣ名、ユーザ名、作成日時、ファイル名、ファイルサイズである。編集情報とは、電子ファイル１０の編集時のＰＣ名、編集者、編集日時、ファイル名、ファイルサイズ、編集ステータスである。なお、編集ステータスとは、電子ファイル１０の発行前に関係者内部にファイルの編集状態（例えば、編集中）を認知させるための編集メッセージであり、入力手段３０を介して入力される。発行情報とは、電子ファイル１０を正式なものとして発行する時の図書番号、来歴番号、発行日時、発行者、承認者、ファイル名、ファイルサイズである。電子ファイル１０の発行とは、例えば、編集済ファイルを正式な承認済ファイルとしてＰＤＦ（Portable Document Format）に出力することである。   The electronic tag information description means 24 describes specific information, editing information, and issue information as electronic tag information in the electronic tag 16. For example, as shown in FIG. 2, the unique information is a PC name, a user name, a creation date / time, a file name, and a file size when the electronic tag 16 is attached to the electronic file 10. The editing information includes a PC name, an editor, an editing date, a file name, a file size, and an editing status when the electronic file 10 is edited. The editing status is an editing message for allowing the parties concerned to recognize the editing status of the file (for example, during editing) before issuing the electronic file 10, and is input via the input unit 30. The issue information includes a book number, a history number, an issue date and time, an issuer, an approver, a file name, and a file size when the electronic file 10 is issued as a formal one. The issue of the electronic file 10 means, for example, outputting an edited file to a PDF (Portable Document Format) as a formal approved file.

また、電子タグ情報記述手段２４は、正当権限を有する者（例えば、正当な編集者）の操作を許可するアクセス制限機能を有する。例えば、電子タグ１６に電子タグ情報を格納するときに所定のアクセスコードが要求される。   Further, the electronic tag information description means 24 has an access restriction function that permits an operation of a person having a legitimate authority (for example, a legitimate editor). For example, a predetermined access code is required when electronic tag information is stored in the electronic tag 16.

情報取得手段２６は、電子ファイル１０の電子タグ情報やファイル情報を取得する。電子タグ情報は、電子タグ１６に格納された情報である。ファイル情報とは、電子ファイル１０の属性を示す一般情報であり、例えば、ファイル名、ファイルサイズ、編集者、編集日時である。このファイル情報は、電子ファイル１０の編集に伴って自動更新される。   The information acquisition unit 26 acquires electronic tag information and file information of the electronic file 10. The electronic tag information is information stored in the electronic tag 16. The file information is general information indicating the attributes of the electronic file 10 and includes, for example, a file name, a file size, an editor, and an editing date / time. This file information is automatically updated as the electronic file 10 is edited.

正本性検証手段２０は、情報取得手段２６により取得された電子タグ情報とファイル情報とを照合して電子ファイル１０の正本性を検証する。より具体的には、電子タグ情報とファイル情報が一致するときは、電子ファイル１０の正本性を認定し、相違するときは否認する。なお、電子タグ情報とファイル情報に配列される複数のデータの中から、比較すべきデータを任意に指定してもよい。   The authenticity verification unit 20 verifies the authenticity of the electronic file 10 by comparing the electronic tag information acquired by the information acquisition unit 26 with the file information. More specifically, the authenticity of the electronic file 10 is certified when the electronic tag information and the file information match, and denied when they are different. Note that data to be compared may be arbitrarily designated from a plurality of data arranged in the electronic tag information and the file information.

表示手段２８は、電子タグ情報をモニタ画面に表示する機能や、電子ファイル１０の正本性を示すメッセージを表示する機能を有する。入力手段３０は、例えば、電子ファイル１０の編集ステータスを入力する手段であり、正当権限を有する者の操作を許可するアクセス制限機能を有する。   The display means 28 has a function of displaying the electronic tag information on the monitor screen and a function of displaying a message indicating the authenticity of the electronic file 10. The input means 30 is, for example, a means for inputting the editing status of the electronic file 10 and has an access restriction function that permits an operation by a person having a legitimate authority.

図３は、電子ファイル管理システム１の全体処理を示すフローチャートである。図４は、電子タグ１６の電子タグ情報の表示例である。   FIG. 3 is a flowchart showing the overall processing of the electronic file management system 1. FIG. 4 is a display example of the electronic tag information of the electronic tag 16.

図３に示すように、ユーザ端末１４を操作することにより、編集ソフト１２により電子ファイル１０が開かれる（Ｓ１０）。電子ファイル１０に電子タグ１６が付与されているか否かが判定される（Ｓ１１）。電子タグ１６が付与されている場合は、図４に示すように電子タグ情報がモニタ画面に表示される（Ｓ１２）。   As shown in FIG. 3, the electronic file 10 is opened by the editing software 12 by operating the user terminal 14 (S10). It is determined whether or not the electronic tag 16 is attached to the electronic file 10 (S11). If the electronic tag 16 is attached, the electronic tag information is displayed on the monitor screen as shown in FIG. 4 (S12).

電子タグ情報が表示されるとともに、電子ファイル１０の正本性の検証が行われる（Ｓ１３）。より具体的には、電子ファイル１０の電子タグ１６に格納された電子タグ情報が情報取得手段２６により取得される。また、電子ファイル１０の電子ファイル情報が情報取得手段２６により取得される。取得された電子タグ情報と電子ファイル情報が、正本性検証手段２０により比較される。電子タグ情報とファイル情報が一致するとき、電子ファイル１０の正本性が立証される。このとき、正本性検証手段２０から表示手段２８に表示指令が出力される。表示指令に応じ、電子ファイル１０が原本と同一であることを示すメッセージが表示される（Ｓ１４）。なお、電子ファイル１０を再編集したいとき（Ｓ１５）、モニタ画面に表示されたＧＵＩボタン(Graphical User Interface button)を押すことにより、電子タグ１６の付与処理（Ｓ１６）が実行される。また、Ｓ１１の工程で、電子タグ１６が未付与の場合も、電子タグ１６の付与処理（Ｓ１６）が実行される。   The electronic tag information is displayed and the authenticity of the electronic file 10 is verified (S13). More specifically, the electronic tag information stored in the electronic tag 16 of the electronic file 10 is acquired by the information acquisition unit 26. In addition, the electronic file information of the electronic file 10 is acquired by the information acquisition unit 26. The acquired electronic tag information and electronic file information are compared by the authenticity verification means 20. When the electronic tag information matches the file information, the authenticity of the electronic file 10 is verified. At this time, a display command is output from the authenticity verification means 20 to the display means 28. In response to the display command, a message indicating that the electronic file 10 is the same as the original is displayed (S14). When it is desired to re-edit the electronic file 10 (S15), the process of attaching the electronic tag 16 (S16) is executed by pressing a GUI button (Graphical User Interface button) displayed on the monitor screen. Also, in the step of S11, even when the electronic tag 16 is not attached, the attaching process (S16) of the electronic tag 16 is executed.

図５は、図３の電子タグ１６の付与処理（Ｓ１６）の処理内容を示すフローチャートである。本処理が開始されると、電子タグ付与手段１８により電子ファイル１０に電子タグ１６が付与される（Ｓ２０）。電子タグ１６が付与されると、固有情報が自動取得される。取得された固有情報は、電子タグ情報記述手段２４により電子タグ１６に自動記録される（Ｓ２１）。電子ファイル１０が編集ソフト１２を介して編集されると（Ｓ２２）、編集情報が電子タグ情報記述手段２４により電子タグ１６に自動記録される（Ｓ２３）。電子ファイル１０の編集が完了したとき、電子ファイル１０が編集ソフト１２により発行される（Ｓ２４）。電子ファイル１０が発行されると、発行情報が電子タグ情報記述手段２４により電子タグ１６に自動記録される（Ｓ２５）。   FIG. 5 is a flowchart showing the processing contents of the attaching process (S16) of the electronic tag 16 of FIG. When this process is started, the electronic tag 16 is attached to the electronic file 10 by the electronic tag attaching means 18 (S20). When the electronic tag 16 is attached, unique information is automatically acquired. The acquired unique information is automatically recorded on the electronic tag 16 by the electronic tag information description means 24 (S21). When the electronic file 10 is edited via the editing software 12 (S22), the editing information is automatically recorded on the electronic tag 16 by the electronic tag information description means 24 (S23). When the editing of the electronic file 10 is completed, the electronic file 10 is issued by the editing software 12 (S24). When the electronic file 10 is issued, the issue information is automatically recorded on the electronic tag 16 by the electronic tag information description means 24 (S25).

図６は、図３の電子ファイル１０の正本性の検証処理（Ｓ１３）の判断ロジックを示すフローチャートである。本処理が開始されると、電子タグ１６の電子タグ情報と電子ファイル１０のファイル情報との同一性が判定される（Ｓ３０）。電子タグ情報とファイル情報が同一のときは、電子ファイル１０は発行されたものと同じファイルであると判定される。このように判定されると、例えば「このファイルは、発行後に編集されていません。」というメッセージが表示手段２８により表示される（Ｓ３１）。本工程により、電子ファイル１０は原本として発行されたものであると確認されるため、電子ファイル１０の正本性が肯定される。   FIG. 6 is a flowchart showing the determination logic of the authenticity verification process (S13) of the electronic file 10 of FIG. When this process is started, the identity of the electronic tag information of the electronic tag 16 and the file information of the electronic file 10 is determined (S30). When the electronic tag information and the file information are the same, it is determined that the electronic file 10 is the same file as the issued one. If determined in this way, for example, a message “This file has not been edited after issuance” is displayed by the display means 28 (S31). By this step, it is confirmed that the electronic file 10 is issued as an original, so that the authenticity of the electronic file 10 is affirmed.

電子タグ情報とファイル情報が相違するときは、電子タグ１６の編集情報が確認される。より具体的には、編集者情報の記載の有無が判断される（Ｓ３２）。編集者情報の記載がないときは、電子ファイル１０は、発行後に電子タグ１６に記録されずに編集されたものであると判定される。このように判定されると、例えば「このファイルは、電子タグに記録せず編集されています。」というメッセージが表示手段２８により表示される（Ｓ３３）。   When the electronic tag information and the file information are different, the editing information of the electronic tag 16 is confirmed. More specifically, it is determined whether or not editor information is described (S32). When the editor information is not described, it is determined that the electronic file 10 has been edited without being recorded in the electronic tag 16 after issuance. If determined in this way, for example, a message “This file has been edited without being recorded in the electronic tag” is displayed by the display means 28 (S33).

電子タグ１６に編集者情報が記載されている場合は、その編集者がファイル情報の編集者と一致するか否かが判定される（Ｓ３４）。編集者が一致するときは、「このファイルは、Ａ氏により編集された後、最終的にＡ氏により電子タグに記録せず編集されています。」というメッセージが表示手段２８により表示される（Ｓ３５）。編集者が一致しないときは、「このファイルは、Ａ氏より編集された後、最終的にＢ氏により電子タグに記録せずに編集されています。」というメッセージが表示手段２８により表示される（Ｓ３６）。本工程により、電子ファイル１０が編集中のものであるとき、その編集者や編集目的を容易に把握できる。したがって、電子ファイル１０が氾濫するときでも、電子ファイル１０の不整合を抑止できる。   If the editor information is described in the electronic tag 16, it is determined whether or not the editor matches the editor of the file information (S34). When the editors match, the display means 28 displays a message “This file has been edited by Mr. A and is finally edited by Mr. A without being recorded in the electronic tag” ( S35). If the editors do not match, the display means 28 displays a message that "This file has been edited by Mr. A and is finally edited by Mr. B without being recorded on the electronic tag." (S36). By this step, when the electronic file 10 is being edited, the editor and the editing purpose can be easily grasped. Therefore, even when the electronic file 10 is flooded, inconsistency of the electronic file 10 can be suppressed.

要するに、例えば正当権限なき第三者が電子ファイル１０を無断編集すると、電子ファイル１０のファイル情報は自動更新されるが、電子タグ１６に記述された電子タグ情報は更新されない。したがって、電子タグ情報とファイル情報との一致を確認することにより、電子ファイル１０の正本性を容易に確認できる。   In short, for example, when a third party without a legitimate authority edits the electronic file 10 without permission, the file information of the electronic file 10 is automatically updated, but the electronic tag information described in the electronic tag 16 is not updated. Therefore, the authenticity of the electronic file 10 can be easily confirmed by confirming the match between the electronic tag information and the file information.

本実施形態によれば、物にＩＣタグを取り付けて管理するのと同様に、電子ファイル１０に電子タグ１６を付与して管理することにより、手元にある電子ファイル１０の正当性を確認できる。換言すると、ユーザ端末１４がいわゆるオフラインの環境下にあるときでも、電子ファイル１０の正当性を簡単に確認できるため、利用者にとって便利である。   According to this embodiment, just as an IC tag is attached to a product for management, the electronic file 16 is attached to the electronic file 10 for management, whereby the validity of the electronic file 10 at hand can be confirmed. In other words, even when the user terminal 14 is in a so-called offline environment, the validity of the electronic file 10 can be easily confirmed, which is convenient for the user.

また、例えばネットワーク設備や管理サーバやデータベースシステムなどが不要になり、電子ファイル管理システム１を容易に構築できる。さらに電子ファイル管理システム１の運用も簡単になり、運用コストを低減できる。   Further, for example, network equipment, a management server, a database system, and the like are not required, and the electronic file management system 1 can be easily constructed. Furthermore, the operation of the electronic file management system 1 is simplified and the operation cost can be reduced.

（第二の実施形態）
本発明を適用した電子ファイル管理システムの第二の実施形態について説明する。本実施形態の電子ファイル管理システムは、電子ファイル１０が最新の上流図書に基づいて作成されたものか否かを判断する点で、第一の実施形態と異なる。したがって、第一の実施形態と相互に対応する箇所について同一符号を付し、相違点を中心に説明する。 (Second embodiment)
A second embodiment of an electronic file management system to which the present invention is applied will be described. The electronic file management system according to the present embodiment is different from the first embodiment in that it determines whether or not the electronic file 10 is created based on the latest upstream book. Therefore, the same reference numerals are assigned to portions corresponding to those of the first embodiment, and differences will be mainly described.

一般に、企業等の研究開発は、基本設計から最終設計に至るまで多工程が介在するトップダウン設計又はボトムアップ設計で行われる。各工程の電子ファイル１０は、前工程（上流工程）から渡された上流図書に基づいて作成される。各工程に渡される上流図書が最新のものでない場合、各工程の作業が無駄になることがある。そこで、本実施形態では、電子ファイル１０の上流図書との整合性を確認可能にした。   In general, research and development of a company or the like is performed by a top-down design or a bottom-up design in which multiple processes are involved from a basic design to a final design. The electronic file 10 for each process is created based on the upstream book passed from the previous process (upstream process). If the upstream book delivered to each process is not the latest, the work of each process may be wasted. Therefore, in this embodiment, it is possible to confirm the consistency with the upstream book of the electronic file 10.

図７は、本実施形態の電子ファイル管理システム２の構成図である。図８は、図７の電子タグ１６に記述された電子タグ情報を示す図である。図９は、電子ファイル１０の上流図書との整合性を検証する処理を示すフローチャートである。   FIG. 7 is a configuration diagram of the electronic file management system 2 of the present embodiment. FIG. 8 is a diagram showing the electronic tag information described in the electronic tag 16 of FIG. FIG. 9 is a flowchart showing processing for verifying consistency with the upstream book of the electronic file 10.

図７に示すように、電子ファイル管理システム２は、上流図書情報データベースから電子ファイル１０に関する上流図書情報を取得する上流図書情報取得手段４０と、電子ファイル１０の上流図書との整合性を検証する整合性検証手段４２とを備えた点で、図１の場合と異なる。ここでの上流図書情報データベースは、電子ファイル１０の上流図書情報が配列されたものであり、ユーザ端末１４にネットワークを介して接続された管理サーバに搭載してもよいし、ユーザ端末１４に記憶媒体（例えば、ＤＶＤ）を介して入力してもよい。   As shown in FIG. 7, the electronic file management system 2 verifies the consistency between the upstream book information acquisition unit 40 that acquires the upstream book information related to the electronic file 10 from the upstream book information database and the upstream book of the electronic file 10. It differs from the case of FIG. 1 by the point provided with the consistency verification means 42. FIG. Here, the upstream book information database is an array of the upstream book information of the electronic file 10 and may be mounted on a management server connected to the user terminal 14 via a network or stored in the user terminal 14. You may input via a medium (for example, DVD).

また、図８に示すように、本形態の電子タグ１６は、電子タグ情報として上流図書情報が記述された点で、図２の場合と異なる。上流図書情報とは、例えば、上流図書番号、来歴番号（改訂番号）、上流図書情報データベース名、上流図書情報データベースを参照した日時である。   Further, as shown in FIG. 8, the electronic tag 16 of this embodiment is different from the case of FIG. 2 in that the upstream book information is described as the electronic tag information. The upstream book information is, for example, the upstream book number, the history number (revision number), the upstream book information database name, and the date and time when the upstream book information database is referred to.

このような電子ファイル管理システム２においては、まず、電子ファイル１０の電子タグ情報が、情報取得手段２６により電子タグ１６から読み取られる（Ｓ９０）。また、上流図書情報取得手段４０により、上流図書情報が上流図書情報データベースから取得される（Ｓ９１）。Ｓ９０の工程の上流図書情報とＳ９１の工程の上流図書情報が一致するか否かが、整合性検証手段４２により判定される（Ｓ９３）。一致するときは、電子ファイル１０は最新の上流図書に基づいて作成されたものと判定される。このように判定されると、電子ファイル１０を最新の設計図書として発行することが可能になる（Ｓ９４）。不一致のときは、電子ファイル１０は最新の上流図書に基づいて作成されていないものと判定される。このように判定されると、その旨を添えて電子ファイル１０の発行元に電子ファイル１０が返却される（Ｓ９５）。電子ファイル１０が返却されると、発行者により電子ファイル１０の上流図書が再確認される（Ｓ９６）。再確認することにより、電子ファイル１０の内容変更の必要性が判断される（Ｓ９７）。電子ファイル１０の内容変更が必要でないと認められるとき、入力手段３０を介して電子タグ情報記述手段２４により上流図書情報が修正される（Ｓ９８）。電子ファイル１０の内容変更が必要と認められるとき、発行者により変更内容が確認された後、電子ファイル１０が再作成される（Ｓ９９）。なお、電子ファイル１０の上流図書が変更された場合、変更された上流図書に対応する電子ファイル１０にメッセージを表示してもよい。   In such an electronic file management system 2, first, the electronic tag information of the electronic file 10 is read from the electronic tag 16 by the information acquisition means 26 (S90). Further, the upstream book information acquisition means 40 acquires the upstream book information from the upstream book information database (S91). The consistency verification unit 42 determines whether or not the upstream book information in the step S90 matches the upstream book information in the step S91 (S93). If they match, the electronic file 10 is determined to have been created based on the latest upstream book. If determined in this way, the electronic file 10 can be issued as the latest design book (S94). If they do not match, it is determined that the electronic file 10 has not been created based on the latest upstream book. When the determination is made in this way, the electronic file 10 is returned to the issuer of the electronic file 10 along with the fact (S95). When the electronic file 10 is returned, the upstream book of the electronic file 10 is reconfirmed by the issuer (S96). By reconfirming, the necessity of changing the contents of the electronic file 10 is determined (S97). When it is recognized that it is not necessary to change the contents of the electronic file 10, the upstream book information is corrected by the electronic tag information description means 24 via the input means 30 (S98). When it is recognized that the content change of the electronic file 10 is necessary, the electronic file 10 is recreated after the change content is confirmed by the issuer (S99). When the upstream book of the electronic file 10 is changed, a message may be displayed on the electronic file 10 corresponding to the changed upstream book.

本実施形態によれば、最新の上流図書に基づいて電子ファイル１０を作成又は編集することができる。換言すると、図書の来歴相違による不整合を回避できる。これにより、不適切な上流図書に基づいた無駄な作業を削減できる。本形態の電子ファイル管理システム２は、例えば、メーカとベンダーとの間で単一の研究開発データベースや、単一の図書管理システムを共有していない場合に有効である。   According to the present embodiment, the electronic file 10 can be created or edited based on the latest upstream book. In other words, inconsistencies due to differences in the history of books can be avoided. Thereby, useless work based on inappropriate upstream books can be reduced. The electronic file management system 2 of this embodiment is effective when, for example, a single research and development database or a single book management system is not shared between a manufacturer and a vendor.

本実施形態の電子ファイル管理システム２は、電子ファイル１０の上流図書との整合性を確保することに代えて、電子ファイル１０の関連図書との整合性を確保することもできる。その場合、電子タグ１６の電子タグ情報として関連図書情報を記述すればよいし、電子タグ１６の関連図書情報と照合するための関連図書情報を関連図書情報データベースから取得すればよい。   The electronic file management system 2 according to the present embodiment can ensure consistency with the related books of the electronic file 10 instead of ensuring consistency with the upstream books of the electronic file 10. In that case, the related book information may be described as the electronic tag information of the electronic tag 16, and the related book information for collation with the related book information of the electronic tag 16 may be acquired from the related book information database.

（第三の実施形態）
本発明を適用した電子ファイル管理システムの第三の実施形態について説明する。本実施形態の電子ファイル管理システムは、ユーザ端末１４にネットワークを介して接続される図書データベースを有する点で、第一及び第二の実施形態と異なる。したがって、第一及び第二の実施形態と相互に対応する箇所について同一符号を付し、相違点を中心に説明する。 (Third embodiment)
A third embodiment of an electronic file management system to which the present invention is applied will be described. The electronic file management system of this embodiment is different from the first and second embodiments in that it has a library database connected to the user terminal 14 via a network. Therefore, the same reference numerals are given to portions corresponding to those in the first and second embodiments, and differences will be mainly described.

図１０は、本実施形態の電子ファイル管理システム３の概略構成図である。図１１は、図１０の電子ファイル管理システム３の構成を示すブロック図である。図１２は、図１１の電子タグ１６に記述された電子タグ情報を示す図である。   FIG. 10 is a schematic configuration diagram of the electronic file management system 3 of the present embodiment. FIG. 11 is a block diagram showing a configuration of the electronic file management system 3 of FIG. FIG. 12 is a diagram showing the electronic tag information described in the electronic tag 16 of FIG.

図１０及び図１１に示すように、電子ファイル管理システム３は、ネットワーク（例えば、インターネット）を介して図書データベース４５に接続している。このような電子ファイル管理システム３は、図書データベース４５との間でデータを授受する図書データベース通信手段４４と、複数の電子タグ１６に関連した電子タグ情報を配列したタグ管理データベース４６を備える点で、図１又は図７の場合と異なる。   As shown in FIGS. 10 and 11, the electronic file management system 3 is connected to the library database 45 via a network (for example, the Internet). Such an electronic file management system 3 includes a book database communication means 44 for transferring data to and from the book database 45 and a tag management database 46 in which electronic tag information related to the plurality of electronic tags 16 is arranged. This is different from the case of FIG. 1 or FIG.

また、図１２に示すように、本形態の電子タグ１６は、電子タグ情報として図書データベース情報が記述された点で、図２又は図８の場合と異なる。図書データベース情報とは、例えば、図書データベース登録先、登録日時、登録者、ファイル名、ファイルサイズである。   Also, as shown in FIG. 12, the electronic tag 16 of this embodiment is different from the case of FIG. 2 or FIG. 8 in that book database information is described as electronic tag information. The book database information is, for example, a book database registration destination, registration date / time, registrant, file name, and file size.

このような電子ファイル管理システム３においては、ユーザにより電子ファイル１０が発行されると、発行された電子ファイル１０はネットワークを介して図書データベース４５に送付される。ここでの電子ファイル１０の電子タグ１６は、図書データベース情報が記録されている。図書データベース４５にユーザ端末１４が常時通信可能な場合は、第一又は第二の実施形態と基本的に同様である。   In such an electronic file management system 3, when the electronic file 10 is issued by the user, the issued electronic file 10 is sent to the book database 45 via the network. The electronic tag 16 of the electronic file 10 here stores book database information. When the user terminal 14 can always communicate with the book database 45, it is basically the same as the first or second embodiment.

一方、ユーザ端末１４が図書データベース４５と間欠的に通信可能な場合は、図書データベース通信手段４４により図書データベース４５から電子タグ情報が間欠的に（例えば、通信可能な時間ごと）に取得される。取得された電子タグ情報は、タグ管理データベース４６に電子タグ情報として登録される。換言すると、タグ管理データベース４６は、図書データベース４５との間で通信可能な時間に最新の電子タグ情報にアップデートされる。アップデートされたタグ管理データベース４６に基づき、電子ファイル１０の上流図書の電子タグ情報を参照することにより、電子ファイル１０の最新の上流図書に基づいて作成されたものか否かが判断される。   On the other hand, when the user terminal 14 can intermittently communicate with the book database 45, the electronic tag information is acquired from the book database 45 by the book database communication means 44 intermittently (for example, every communicable time). The acquired electronic tag information is registered in the tag management database 46 as electronic tag information. In other words, the tag management database 46 is updated to the latest electronic tag information at a time when communication with the book database 45 is possible. Based on the updated tag management database 46, by referring to the electronic tag information of the upstream book of the electronic file 10, it is determined whether or not it has been created based on the latest upstream book of the electronic file 10.

本実施形態によれば、外出先や出張先などのネットワークを利用できない環境下においても、電子ファイル１０の上流図書との整合性をより的確に確認できる。換言すると、ユーザ端末１４がいわゆるオフラインの環境化においても、図書の来歴相違による不整合を回避できる。これにより、不適切な上流図書に基づいた無駄な作業をより的確に削減できる。   According to the present embodiment, it is possible to more accurately confirm the consistency of the electronic file 10 with the upstream book even in an environment where a network such as an outing destination or a business trip destination cannot be used. In other words, even when the user terminal 14 is in an off-line environment, inconsistencies due to differences in the history of books can be avoided. Thereby, useless work based on inappropriate upstream books can be reduced more accurately.

また、タグ管理データベース４６は、図書データベース４５よりもデータ容量が小さいため、ユーザ端末１４に実装することが容易であり、利用者にとって便利である。   Further, since the tag management database 46 has a data capacity smaller than that of the book database 45, it can be easily mounted on the user terminal 14 and is convenient for the user.

以上、第一ないし第三の実施形態によれば、電子ファイル１０を誰がいつ変更したのかを示す履歴情報や、電子ファイル１０は何を元に作成されたものかを示す上流図書情報（又は、関連図書情報）を管理することにより、電子ファイル１０の信ぴょう性を確保できる。要するに、電子ファイル１０に履歴情報、関連情報を電子タグ１６として付与することにより、電子ファイル１０の編集履歴管理や、関連情報の管理や、電子ファイル１０の相互関連性の整合性管理などが可能になる。   As described above, according to the first to third embodiments, history information indicating who changed the electronic file 10 and when, and upstream book information indicating what the electronic file 10 was created based on (or By managing the related book information), the authenticity of the electronic file 10 can be secured. In short, by giving history information and related information to the electronic file 10 as the electronic tag 16, editing history management of the electronic file 10, management of related information, consistency management of reciprocity of the electronic file 10, and the like are possible. become.

また、本発明は、電子ファイル１０が氾濫する様々な形態に適用することができる。例えば、企業体が多数参加するプロジェクトで電子ファイル１０を交換する場合や、多数の利用者間で電子ファイル１０を編集したり、電子ファイル１０の履歴や相互関連性を確認する必要がある場合に適用することにより、業務等の合理化を推進できる。   Further, the present invention can be applied to various forms in which the electronic file 10 is flooded. For example, when the electronic file 10 is exchanged in a project in which a large number of business entities participate, or when it is necessary to edit the electronic file 10 among a large number of users, or to confirm the history and interrelationship of the electronic file 10 Application can promote rationalization of business.

本発明を適用した第一の実施形態の電子ファイル管理システムの構成図である。It is a block diagram of the electronic file management system of 1st embodiment to which this invention is applied. 図１の電子タグに記述された電子タグ情報を示す図である。It is a figure which shows the electronic tag information described in the electronic tag of FIG. 図１の電子ファイル管理システムの全体処理を示すフローチャートである。It is a flowchart which shows the whole process of the electronic file management system of FIG. 電子タグ情報の表示例である。It is an example of a display of electronic tag information. 図３の電子タグの付与処理（Ｓ１６）の処理内容を示すフローチャートである。It is a flowchart which shows the processing content of the provision process (S16) of the electronic tag of FIG. 図３の電子ファイルの正本性の検証処理（Ｓ１３）の判断ロジックを示すフローチャートである。It is a flowchart which shows the judgment logic of the verification process (S13) of the authenticity of the electronic file of FIG. 本発明を適用した第二の実施形態の電子ファイル管理システムの構成図である。It is a block diagram of the electronic file management system of 2nd embodiment to which this invention is applied. 図７の電子タグに記述された電子タグ情報を示す図である。It is a figure which shows the electronic tag information described in the electronic tag of FIG. 電子ファイルの上流図書との整合性を検証する処理を示すフローチャートである。It is a flowchart which shows the process which verifies consistency with the upstream book of an electronic file. 本発明を適用した第三の実施形態の電子ファイル管理システムの概略構成図である。It is a schematic block diagram of the electronic file management system of 3rd embodiment to which this invention is applied. 図１０の電子ファイル管理システムの構成を示すブロック図である。It is a block diagram which shows the structure of the electronic file management system of FIG. 図１１の電子タグに記述された電子タグ情報を示す図である。It is a figure which shows the electronic tag information described in the electronic tag of FIG.

符号の説明Explanation of symbols

１ 電子ファイル管理システム
１０ 電子ファイル
１２ 編集ソフト
１４ ユーザ端末
１６ 電子タグ
１８ 電子タグ付与手段
２０ 正本性検証手段
２４ 電子タグ情報記述手段
２６ 情報取得手段
４０ 上流図書情報取得手段
４２ 整合性検証手段
４４ 図書データベース通信手段
４６ タグ管理データベース DESCRIPTION OF SYMBOLS 1 Electronic file management system 10 Electronic file 12 Editing software 14 User terminal 16 Electronic tag 18 Electronic tag provision means 20 Authenticity verification means 24 Electronic tag information description means 26 Information acquisition means 40 Upstream book information acquisition means 42 Consistency verification means 44 Database communication means 46 Tag management database

Claims (5)

電子ファイルを編集する手段と、前記電子ファイルの編集に伴って前記電子ファイルの属性情報を更新する手段とを有するユーザ端末に実装される電子ファイル管理システムにおいて、
前記電子ファイルの正本性を示す情報が記述された電子タグを前記電子ファイルに付与する電子タグ付与手段と、
前記電子タグの前記正当性情報と前記電子ファイルの前記属性情報とを照合して前記電子ファイルの正当性を検証する手段を備えてなることを特徴とする電子ファイル管理システム。 In an electronic file management system implemented in a user terminal having means for editing an electronic file, and means for updating attribute information of the electronic file as the electronic file is edited,
An electronic tag attaching means for attaching an electronic tag in which information indicating the authenticity of the electronic file is described to the electronic file;
An electronic file management system comprising: means for verifying the validity of the electronic file by comparing the validity information of the electronic tag with the attribute information of the electronic file. 前記電子タグに前記正当性情報を記述する手段を備え、前記記述手段は、正当権限を有する者の操作を許可するアクセス制限機能を有してなることを特徴とする請求項１に記載の電子ファイル管理システム。   2. The electronic device according to claim 1, further comprising means for describing the validity information in the electronic tag, wherein the description means has an access restriction function that permits an operation of a person having a legitimate authority. File management system. 前記正当性情報は、前記電子ファイルの基本情報、編集情報、発行情報の少なくとも１つであることを特徴とする請求項１又は２に記載の電子ファイル管理システム。   The electronic file management system according to claim 1 or 2, wherein the validity information is at least one of basic information, editing information, and issue information of the electronic file. 前記電子ファイルの前記電子タグに記述される上流図書情報を読み出す手段と、該上流図書情報を上流図書情報データベースの上流図書情報に照合して前記電子ファイルの上流図書との整合性を検証する手段を有してなることを特徴とする請求項１乃至３のいずれかに記載の電子ファイル管理システム。   Means for reading upstream book information described in the electronic tag of the electronic file, and means for verifying the consistency with the upstream book of the electronic file by comparing the upstream book information with the upstream book information in the upstream book information database The electronic file management system according to claim 1, wherein the electronic file management system is provided. 複数の前記電子タグ情報を配列したタグ管理データベースを実装し、前記タグ管理データベースは、ネットワークを介して受信する電子タグ情報に基づき更新されることを特徴とする請求項１乃至４のいずれかに記載の電子ファイル管理システム。
5. A tag management database in which a plurality of the electronic tag information is arranged is mounted, and the tag management database is updated based on electronic tag information received via a network. The electronic file management system described.
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