JP2006180097A

JP2006180097A - System and method for facilitating cooperation in shared electronic mail repository

Info

Publication number: JP2006180097A
Application number: JP2004369708A
Authority: JP
Inventors: Daniel M Gruen; ダニエル・エム・グルエン; Michael Muller; マイケル・ミュラー; Paul B Moody; ポール・ビー・ムーディ
Original assignee: International Business Machines Corp
Current assignee: International Business Machines Corp
Priority date: 2004-12-21
Filing date: 2004-12-21
Publication date: 2006-07-06

Abstract

<P>PROBLEM TO BE SOLVED: To facilitate a cooperation for electronic messages. <P>SOLUTION: Disclosed is a method of enabling the cooperation for an electronic message, which is stored and presented to a plurality of users. A user is allowed to take an action to the electronic message, and actions are recorded. In addition, records are related to the electronic message. These users are informed of the actions. <P>COPYRIGHT: (C)2006,JPO&NCIPI

Description

本発明は、電子メールおよび電子通信に関し、より詳細に述べれば、共有電子メール・リポジトリ内における共同作業を容易にすることに関する。 The present invention relates to electronic mail and electronic communications, and more particularly to facilitating collaboration within a shared electronic mail repository.

２人もしくはそれを超える数の者が単一の受信ボックスならびに通信ストリームの責任を共有する状況は多く存在する。この種の状況は、いくつかの関連において存在し、その１つが、同一のメール・ファイルのアクセスならびに責任を共有するマネージャとアシスタントの間に生じる共同作業である。それとは別に、チームもしくは組織との通信のために単一の受信ボックスが使用され、そのチーム内の数人の者がともに作業し、しかも到来メッセージが適切に扱われることを確実にしなければならない場合にも生じる。 There are many situations where two or more people share the responsibility of a single inbox as well as a communication stream. This type of situation exists in several contexts, one of which is the collaboration that occurs between managers and assistants who share the same mail file access and responsibilities. Apart from that, a single inbox must be used for communication with the team or organization to ensure that several people in the team work together and that incoming messages are handled appropriately. It also occurs in some cases.

共有電子メール受信ボックスの使用を希望する共同作業者は、それぞれの作業を調和させるため、メッセージがどのように扱われるべきかを討議するため、すでに処理済みのメッセージを確認し、かつ見落としがないことを確実にするため、および現在いずれが作業中であるかを知るための方法を必要としている。 Collaborators who want to use a shared email inbox will review messages that have already been processed and will not be overlooked to discuss how messages should be handled in order to harmonize their work We need a way to ensure that and to know which is currently working.

現在の電子メール・ツールは、単一ユーザを意図して設計されている。ユーザが複数になる場合には、それらのユーザが個人の使用のために作成された構造を使用し、それらのユーザが共有している作業を調和させるということが頻繁に行われる。たとえば、優先順位を伝える手段として、あるいは行われるべきアクションを示す手段として、『要プリント』フォルダ等といったフォルダが使用されている。しばしば受信済みメールの編集を許可する機能も使用されて、メッセージに関する追加の情報の伝達、あるいは問題がどのように扱われたかについての報告が行われる。たとえばユーザは、ほかのユーザのためのコメントもしくは指示の注釈をメッセージに加えることができる。メッセージは、マネージャとアシスタントの間において、メッセージに注意を促すため、およびメッセージをどのように取り扱うべきかを討議するための手段として頻繁に転送される。 Current email tools are designed for single users. When there are multiple users, it is often done to reconcile the work they share using a structure created for personal use by those users. For example, a folder such as a “print required” folder is used as a means for conveying the priority order or a means for indicating an action to be performed. Often, the ability to allow editing of received mail is also used to convey additional information about the message or report on how the problem was handled. For example, a user can add comments or instructional annotations for other users to the message. Messages are frequently transferred between managers and assistants as a means to call attention to messages and to discuss how messages should be handled.

この種の方法ならびにシステムは、概して統一性がなく、非効率である。共同作業のための参加者によって確立されたポリシーは、メッセージング・システム外に存在し、したがってユーザによって忘れ去られるか、あるいは無視されることもある。それに加えて、現在の方法によって提供されている規定は、しばしば不完全であり、かつ非効率である。当事者間において複数回にわたって単一のメッセージを転送し、注釈を共有し、あるいはそれへの注意を促すこともできる。この種のスキームは、ユーザによる取り扱いが求められる電子メールの数を増加させ、それによって生産性が低下する。必要とされていることは、共有電子メールボックスのユーザ間における共同作業を容易にするためのシステムおよび方法である。 Such methods and systems are generally inconsistent and inefficient. Policies established by participants for collaboration exist outside the messaging system and may therefore be forgotten or ignored by the user. In addition, the provisions provided by current methods are often incomplete and inefficient. A single message can be transferred between parties multiple times, an annotation can be shared, or attention can be paid to it. This type of scheme increases the number of emails that need to be handled by the user, thereby reducing productivity. What is needed is a system and method for facilitating collaboration among users of a shared electronic mailbox.

いくつかの実施態様において、本発明は、電子メッセージに対する共同作業を可能にするための方法およびシステムを提供する。電子メッセージは、ストアされて複数のユーザに呈示される。ユーザには、電子メッセージに関するアクションの実行が許され、そのアクションが記録される。それに加えて、その記録が当該電子メッセージに関連付けされる。そのアクションは、これらのユーザに通知される。 In some embodiments, the present invention provides a method and system for enabling collaboration on electronic messages. Electronic messages are stored and presented to multiple users. The user is allowed to perform an action on the electronic message and the action is recorded. In addition, the record is associated with the electronic message. The action is notified to these users.

いくつかの実施態様において、さらに本発明は、電子メッセージに対する共同作業を可能にするための方法およびシステムを提供する。共有電子メール・メールボックスに対する共通ユーザ・インターフェースが提供される。このユーザ・インターフェースは、そのメールボックス内にストアされた電子メッセージに対するユーザの共同作業を可能にする。ユーザには、その電子メッセージに対して共同作業を行うことが許され、そのユーザによって行われた共同作業の通知が、共通インターフェースを介して提供される。 In some embodiments, the present invention further provides a method and system for enabling collaboration on electronic messages. A common user interface is provided for shared email mailboxes. This user interface allows users to collaborate on electronic messages stored in their mailboxes. The user is allowed to collaborate on the electronic message and a notification of the collaboration performed by the user is provided via the common interface.

いくつかの実施態様においては、電子メッセージに対する共同作業を容易にするためのシステムおよび方法が提供され、それにおいては、１ないしは複数の電子メール・クライアントが電子メール・サーバに接続されている。これに含められるものとして、この電子メール・サーバへ接続される共有電子メール・リポジトリがある。共有電子メール・リポジトリは、電子メール・サーバを介して電子メッセージを受信し、かつ１ないしは複数の電子メール・クライアントに対して電子メッセージへのアクセスを提供する効果をもたらす。さらに共有電子メール・リポジトリは、電子メッセージに関連するアクションの記録を作成し、かつ１ないしは複数の電子メール・クライアントがその電子メッセージならびに記録を見ることを可能にするという効果をもたらす。 In some embodiments, a system and method are provided for facilitating collaboration on electronic messages, in which one or more email clients are connected to an email server. Included in this is a shared email repository connected to this email server. A shared email repository has the effect of receiving electronic messages via an email server and providing access to the electronic messages to one or more email clients. Furthermore, the shared email repository has the effect of creating a record of actions associated with the electronic message and allowing one or more email clients to view the electronic message as well as the record.

本発明は、添付図面の図の中に示されているが、それらは例示であって限定を意図するものでなく、また類似の参照番号には、類似もしくは対応する部品の参照が意図されている。 The present invention is illustrated in the figures of the accompanying drawings, which are exemplary and not intended to be limiting, and like reference numerals are intended to refer to like or corresponding parts. Yes.

次に、図面を参照して本発明の実施態様を詳細に説明する。詳細の中で述べているとおり、本発明は、共有電子メール・リポジトリ内における共同作業のためのシステムおよび方法を提供する。本発明は、電子メール・メッセージに対して共同作業を行うユーザのための共有メールボックスを提供し、かつ共有電子メール・メールボックス内のメッセージに関するユーザ間のインタラクションを容易にするためのメカニズムを提供する。メールボックスは、共有電子メール・リポジトリ内における電子メールのストアを通じて、また電子メール・メッセージに対してユーザが共同作業を行うための共通インターフェースの提供を通じて提供される。 Next, embodiments of the present invention will be described in detail with reference to the drawings. As stated in detail, the present invention provides a system and method for collaboration within a shared email repository. The present invention provides a shared mailbox for users who collaborate on email messages and provides a mechanism for facilitating user interaction with the messages in the shared email mailbox To do. Mailboxes are provided through an email store within a shared email repository and through the provision of a common interface for users to collaborate on email messages.

本発明は、電子メールメッセージまたはそのほかの通信を、共有受信ボックスもしくは共有送信ボックス等の共有リポジトリを通じて、あるいはユーザが個別に利用可能なメッセージのコピーを通じて２を超える数のユーザにアクセス可能とするシステム、方法、またはプログラム・プロダクトを包含する。また本発明は、各メッセージに対するユーザの現在ならびに過去のアクションを追跡し、ストアし、かつほかのユーザに呈示し、あるいは閲覧に供されることを可能にするシステムまたは方法を含む。これによって各ユーザは、現在メッセージを伴って行われていることがあれば何が行われているか、誰がそれを行っているか、また過去に何が行われたかについて知ることができる。このようにして追跡されるアクションには、限定の必要はないが、フォルダへ移動すること、読むこと、応答すること、プリントすること、削除すること、および注釈を付することが含まれる。さらに本発明は、各ユーザがテキスト注釈または音声注釈をメッセージへ追加することのできるシステムまたは方法を含み、それらは、プライベートに保つこと、またはそのメッセージへのアクセスを有するほかのユーザにより利用可能とすることができる。これは、ユーザに軽量かつ自由な形式のメカニズムを提供し、それによってユーザは、メッセージについて、およびそれがどのように扱われるべきかについて討議し、メッセージについての追加の情報をストアし、メッセージあるいはこれらに類似の通信を扱う意図を示すことが可能になる。本発明は、アクセス容易なメカニズムを含むことができ、それによって複数の者がともに、単一のコマンドまたはアクションを通じて、あるメッセージを同時に閲覧することが可能になり、それらのユーザは、異なる部分を参照しつつそのメッセージについて討議し、あるいは提案されている差し出し用の記事の内容をともに編集することができる。 The present invention provides a system that allows e-mail messages or other communications to be accessed by more than two users through a shared repository such as a shared inbox or shared outbox, or through copies of messages that are individually available to users , Method, or program product. The present invention also includes a system or method that allows a user's current and past actions for each message to be tracked, stored, and presented to other users for viewing or viewing. This allows each user to know what has been done with the current message, what has been done, who has done it, and what has been done in the past. Actions tracked in this manner include, but are not limited to, moving to a folder, reading, responding, printing, deleting, and annotating. The present invention further includes a system or method that allows each user to add text annotations or audio annotations to a message, which can be kept private or available to other users with access to the message. can do. This provides the user with a lightweight and free-form mechanism whereby the user can discuss the message and how it should be handled, store additional information about the message, store the message or It is possible to indicate an intention to handle similar communication. The present invention can include an easy-to-access mechanism that allows multiple parties to view a message at the same time through a single command or action, which users can view different parts. You can discuss the message while referring to it, or you can edit the content of the proposed submission.

本発明は、共有出側リポジトリを提供し、かつ返答および転送メッセージ等の送出電子メールの記録を提供することによって、ユーザのアクションを追跡することもできる。これは、受信されたメッセージのための共有受信ボックスに加えて、共有送信ボックスを経由すればよい。共有リポジトリは、たとえば『ｃｕｓｔｏｍｅｒ‐ｃａｒｅ‐ｃｅｎｔｅｒ＠ｃｏｍｐａｎｙ．ｃｏｍ』といった共有される送信者アドレスに関連付けすることができる。この共有される送信者アドレスは、受信者または共同作業者のグループを示すことができる。共有される送信者のアドレスに対する到来メッセージは、共有リポジトリ内に受信されることになり、ユーザのグループによるアクションを可能にする。共有リポジトからの送出メールは、共有される送信者のアドレスからそのメッセージが送信された旨を示すことができる。それに加えて、出側メッセージが生じたリポジトリならびにメールボックスが共有リポジトリまたは共有メールボックスであっても、それが個人ユーザからのものであるように見せることもできる。いくつかの実施態様においてはユーザに、送出メッセージを、個人ユーザから生じているものとして、あるいは共同作業者のグループならびに共有メールボックスから生じているものとして指定するオプションが与えられる。たとえば、メッセージに対する返答を、グループから発信されており、したがって共有受信ボックスによって扱われることを指定してもよく、あるいはその返答の作成者だけから発信されているものとして指定してもよい。いくつかの実施態様においては、応答を共同作業として扱うことをデフォルトとするが、ユーザによるこのセッティングの変更を可能にする。 The present invention can also track user actions by providing a shared outgoing repository and providing records of outgoing emails such as replies and forwarded messages. This may be via a shared outbox in addition to the shared inbox for received messages. The shared repository is, for example, “customer-care-center @ company. com "to a shared sender address. This shared sender address can indicate a group of recipients or collaborators. Incoming messages for shared sender addresses will be received in the shared repository, allowing action by a group of users. The outgoing mail from the shared repository can indicate that the message has been sent from the shared sender's address. In addition, the repository where the outgoing message originated and even if the mailbox is a shared repository or a shared mailbox can appear to be from an individual user. In some embodiments, the user is given the option of specifying outgoing messages as originating from an individual user or originating from a group of collaborators and a shared mailbox. For example, a reply to a message may be specified as originating from the group and thus handled by the shared inbox, or as originating only from the creator of the reply. In some embodiments, the default is to treat the response as a collaboration, but allows the user to change this setting.

たとえば共有リポジトリへの到来メッセージに対する応答、転送、または返答として立案された送出メッセージは、オリジナルの受信メッセージに関連付けすることができる。それに加えて、たとえば共有リポジトリへの到来メッセージに対する応答、転送、または返答として立案された送出メッセージに対する、またはそれを伴うアクションを、オリジナルの受信メッセージに関連付けすることもできる。 For example, an outgoing message designed as a response, forward or reply to an incoming message to the shared repository can be associated with the original received message. In addition, actions can be associated with the original received message, for example, on or with outgoing messages designed as a response, transfer or reply to an incoming message to the shared repository.

図１を参照すると、本発明に従ったシステム５０が示されている。電子メールは、インターネット１００を介して、あるいは電子メール・サーバ１０２内のクライアント・デバイス１１２を介してサーバ１０２内へ到達することができる。電子メール・クライアント１１２は、インターネットを介して、あるいはイントラネット等のローカル・ネットワークを介して、またはルータ１１０を介して電子メール・サーバ１０２へ接続することができる。それに加えて、電子メール・クライアント１１２または電子メール・サーバ１０２等のネットワーク・デバイスは、有線およびワイヤレスの両方を含むネットワーク・プロトコルを使用して接続され得る。デバイスは、コンピュータ、ハンドヘルド・デバイス、もしくはコンピュータ・ネットワークへ接続される任意のデバイスとすることができる。さらにコンピュータという用語は、ハンドヘルド、デスクトップ、およびラップトップを含む任意のコンピュータ化されたデバイスに当てはまる。 Referring to FIG. 1, a system 50 according to the present invention is shown. The email can reach the server 102 via the Internet 100 or via a client device 112 within the email server 102. The email client 112 can connect to the email server 102 via the Internet, a local network such as an intranet, or via the router 110. In addition, network devices such as email client 112 or email server 102 may be connected using network protocols including both wired and wireless. The device can be a computer, a handheld device, or any device connected to a computer network. In addition, the term computer applies to any computerized device, including handhelds, desktops, and laptops.

受信された電子メールは、共有リポジトリ・コンポーネント１０４を介して電子メール・サーバ１０２へ接続される共有電子メール・リポジトリ１０６内にストアされる。共有電子メール・リポジトリ１０６は、電子メール・サーバ１０２上で実行するモジュール、独立した専用ストレージ・コンピュータ、データベース、またはストレージ・エリア・ネットワークの一部とすることができる。共有電子メール・リポジトリ１０６は、電子メール・メッセージもしくは任意タイプの電子メッセージのためのリポジトリとして使用することができる。 The received email is stored in a shared email repository 106 that is connected to the email server 102 via the shared repository component 104. The shared email repository 106 may be part of a module executing on the email server 102, an independent dedicated storage computer, a database, or a storage area network. The shared email repository 106 can be used as a repository for email messages or any type of electronic message.

共有電子メール・リポジトリ１０６は、システム５０内の電子メールのレコードをストアする。電子メール・レコード１０８は、共有電子メール・リポジトリ１０６によって生成され、特定の電子メールに関連して行われたアクションを記録することのできるデータ構造を含んでいる。その種の電子メール・レコード１０８は、アクションが行われた時刻、およびそのアクションを行ったユーザを含むことができる。アクションには、チャット・セッションの履歴、注釈を付すること、プリントすること、読むこと、応答すること、転送すること、または編集することを含めることができる。それに加えて、ステータス・フィールドが、そのアクションが完了しているか、現在行われているか、あるいは将来において行われるかについて示すことができる。さらにまた、レコード１０８は、注釈のテキスト、あるいは共同作業を容易にするために必要な任意のフィールドを含むことができる。さらにそれに加えて、リポジトリ１０６は、受信ボックス、『送信メール』、または『最優先』といったフォルダまたはメールボックス内にメールをストアすることのできるデータ構造を含むことができる。特定のメールボックスを、共同作業用として指定し、残りを単一ユーザ用に指定してもよい。電子メールを伴うアクションは、電子メール・サーバ１０２上の共有リポジトリ・コンポーネント１０４を介して調和される。共有リポジトリ・コンポーネント１０４は、１ないしは複数のコンピュータまたはデバイス上において実行することができ、１ないしは複数の電子メール・サーバ１０２と通信することができる。共有リポジトリ・コンポーネント１０４は、クライアント１１２とサーバ１０２の間の同期リンクを作り、電子メールに対するアクションに関する通知の交換を容易にすることができる。 Shared email repository 106 stores records of emails in system 50. Email record 108 is generated by shared email repository 106 and includes a data structure that can record actions taken in connection with a particular email. Such an email record 108 may include the time at which the action was performed and the user that performed the action. Actions can include chat session history, annotating, printing, reading, responding, forwarding, or editing. In addition, a status field can indicate whether the action is complete, current, or in the future. Furthermore, the record 108 may include annotation text, or any fields necessary to facilitate collaboration. In addition, the repository 106 can include a data structure that can store mail in a folder or mailbox, such as an inbox, “sent mail”, or “top priority”. A particular mailbox may be designated for collaboration and the rest may be designated for a single user. Actions involving email are coordinated via the shared repository component 104 on the email server 102. The shared repository component 104 can run on one or more computers or devices and can communicate with one or more email servers 102. The shared repository component 104 can create a synchronization link between the client 112 and the server 102 to facilitate the exchange of notifications regarding actions on email.

電子メール・クライアント１１２は、ユーザに、電子メールに関してほかのユーザとの共同作業を行う能力を提供する。電子メール・クライアント・コンポーネント１１４は、電子メール・クライアント１１２上において実行してもよく、あるいはほかのデバイス上において実行してもよい。電子メール・クライアント・コンポーネント１１４は、サーバ１０２へメッセージを送信し、あるいはサーバ１０２からメッセージを受信するが、いずれの場合においてもインターネットまたはイントラネット等のコンピュータ・ネットワークを経由する。電子メール・クライアント・コンポーネント１１４は、ユーザに、アクションを指定するため、アクションを実行するため、およびほかのユーザによって行われるアクションを見るためのインターフェースを提供する。電子メール・クライアント・コンポーネント１１４が、ディスプレイを直接生成する必要はなく、むしろウインドウィング・ツールキットまたはオペレーティング・システム等のディスプレイ・コンポーネントへインストラクションを送ることができる。電子メール・クライアント・コンポーネント１１４は、ユーザが電子メールに対してアクションを行ったことを示すメッセージをサーバ１０２へ送信することができる。ユーザが電子メールに対してアクションを現在行っているときには、常に、同期通知が送信されるようにできる。同期通知は、サーバ１０４へ送信することもでき、あるいはその電子メールについて共同作業を行っているほかのクライアント１１２へ直接送信することもできる。それに加えて電子メール・クライアント・コンポーネント１１４は、同期通知を表示するためのインターフェースを提供し、電子メールに関して注釈が入力されることを考慮し、１つの電子メールに対する２人もしくはそれを超える数のユーザの間における共有編集セッションを容易にすることができる。 Email client 112 provides users with the ability to collaborate with other users on email. The email client component 114 may run on the email client 112 or may run on other devices. The email client component 114 sends a message to the server 102 or receives a message from the server 102, but in either case goes through a computer network such as the Internet or an intranet. The email client component 114 provides the user with an interface for specifying actions, performing actions, and viewing actions performed by other users. The email client component 114 need not generate the display directly, but rather can send instructions to a display component such as a windowing toolkit or operating system. The email client component 114 can send a message to the server 102 indicating that the user has taken action on the email. A synchronization notification can be sent whenever a user is currently taking action on an email. The synchronization notification can be sent to the server 104 or directly to other clients 112 that are collaborating on the email. In addition, the email client component 114 provides an interface for displaying synchronization notifications, taking into account that annotations are entered for emails, and two or more numbers for a single email. A shared editing session between users can be facilitated.

図２は、共有電子メール受信ボックスのための１つの可能性のあるユーザ・インターフェースの概要を示している。このディスプレイは、共有受信ボックスに対するアクセスを有する者によって行われる共同作業の表示を示している。共同作業には、電子メールを開くこと、読むこと、転送すること、返答すること、送信すること、編集すること、あるいは注釈を付けることを含めることができる。共有受信ボックスの１ないしは複数のユーザを、共同作業者のセットにグループ化してもよい。受信ボックスは、そのセットのメンバにのみアクセス可能になる。 FIG. 2 shows an overview of one possible user interface for a shared email inbox. This display shows a display of collaborative work performed by those who have access to the shared inbox. Collaboration can include opening, reading, forwarding, replying, sending, editing, or annotating emails. One or more users of the shared inbox may be grouped into a set of collaborators. The inbox is accessible only to members of that set.

図２を参照すると、中心のコラム２００および２０４が、ここでは各メッセージに対して共同作業している異なるユーザの、共有された作業に関連する情報を示すために使用されている。ディスプレイの各行は、１つの特定の電子メールに関連する情報を示している。コラム２００のテキスト、たとえば『閲覧（ＪＰ）』は、誰かがそのメッセージに対して行った最後のアクションを示し、それを行った者のイニシャルを与える。すなわちこれは、イニシャルＪＰのユーザがそのメッセージを閲覧したという意味になる。このテキストは、たとえばそのメッセージに対する最後の返答を示すが、それより遅くそのメッセージが読まれたことは示さないというように、誰かが最後に行った重要なアクションを示すことも可能である。ボックス２０２は、メッセージの１つに関連付けされたアクションの履歴を示す。それに加えて、各アクションの時刻をはじめ、そのアクションを行ったユーザを表示することもできる。ボックス２０２は、コラム２００内のテキスト上でカーソルまたはマウス・ポインタを移動することにより、あるいはコラム２００内のテキスト上でクリックを行うことによって見ることができる。それに加えて、コラム２００内のアイテムを見るためのキーボード・ショートカットも存在する。色分けされたボックス２０４はフラグであり、そのメッセージに注釈が付されていることを示す。いくつかの実施態様においては、視覚障害者のユーザのために別のインジケータが使用されることもある。図２に示されているディスプレイ内の残りのコラムには、メッセージの送信者、メッセージの受信者、メッセージの送信または受信がなされた時刻、およびメッセージの件名を含めることができる。そのほかの電子メール・メッセージに通常に関連付けされるアイテムについても同様に表示することができる。 Referring to FIG. 2, central columns 200 and 204 are used here to show information related to the shared work of different users collaborating on each message. Each line of the display shows information related to one particular email. The text in column 200, for example, “View (JP)”, indicates the last action someone has taken on the message and gives the initials of the person who has done so. In other words, this means that the user of the initial JP has viewed the message. This text can also indicate the last important action someone has taken, such as indicating the last response to the message but not indicating that the message was read later. Box 202 shows a history of actions associated with one of the messages. In addition, the user who performed the action can be displayed including the time of each action. Box 202 can be viewed by moving the cursor or mouse pointer over the text in column 200 or by clicking on the text in column 200. In addition, there are keyboard shortcuts for viewing items in column 200. A color-coded box 204 is a flag indicating that the message is annotated. In some implementations, another indicator may be used for visually impaired users. The remaining columns in the display shown in FIG. 2 may include the sender of the message, the recipient of the message, the time when the message was sent or received, and the subject of the message. Other items normally associated with an email message can be displayed in a similar manner.

図３は、電子メール・メッセージに関連付けされた、共有される注釈を表示するユーザ・インターフェースの実施態様を示している。ボックス３００は、特定のメッセージに関連付けされた注釈を表示している。これは、図２に示されているディスプレイを通じて利用可能にしてもよい。一例においては、最初にジェーン（Ｊａｎｅ）が８月１０日の金曜日にメッセージに注釈を加え、その後マーク（Ｍａｒｋ）が８月１３日の月曜日にこの注釈に対する追加を行っている。注釈は、ボックス３００を介して、追加、削除、または閲覧を行うことができる。 FIG. 3 illustrates an embodiment of a user interface that displays shared annotations associated with an email message. Box 300 displays annotations associated with a particular message. This may be made available through the display shown in FIG. In one example, Jane first annotated the message on Friday, August 10, and Mark subsequently added to the annotation on Monday, August 13. Annotations can be added, deleted, or viewed via box 300.

図４は、メッセージに対する現在のアクティビティを示すユーザ・インターフェースの実施態様を表している。ここではユーザ・インターフェースが、懸案のメッセージに対して『ＪＰ』が返答を行っていることを示している。コラム内のテキストのプロパティが変更されているときには、現在のアクティビティの表示を示すことができる。この図４に示されているディスプレイは、前述した図２のコラム２００内にあるエントリの１つとすることができる。 FIG. 4 represents an implementation of the user interface showing the current activity for the message. Here, the user interface indicates that “JP” is responding to the pending message. When the properties of the text in the column are changed, you can show the current activity display. The display shown in FIG. 4 can be one of the entries in the column 200 of FIG. 2 described above.

図５は、あるメッセージに対する応答についての共同作業を示している。ボックス５００は、２人の共同作業者が立案中の応答について共同作業を行っている共有スクリーン・セッションを示している。ボックス５００内に示されている共有編集セッションは、メニュー、アイコン、もしくはそのほかのユーザ・アクションを介して開始することができる。それに加えて、別のユーザとのチャット・セッションを通じて共有編集セッションを開始することもできる。ボックス５０２は、電子メール・メッセージに関連するチャット・セッションを示す。チャット・セッションは、メニュー、ポップアップ・メニュー、もしくはそのほかのユーザ・アクションを介して開始することができる。それに加えて、ほかの共同作業者またはユーザがリストされているバディ・リスト・メニューを通じてチャット・セッションを開始することもできる。チャット・セッションの記録は、注釈と同様にして保存することができる。 FIG. 5 shows the collaboration on the response to a message. Box 500 shows a shared screen session in which two collaborators are collaborating on a response that is being planned. The shared editing session shown in box 500 can be initiated via a menu, icon, or other user action. In addition, a shared editing session can be initiated through a chat session with another user. Box 502 shows a chat session associated with the email message. A chat session can be initiated via a menu, a pop-up menu, or other user action. In addition, a chat session can be initiated through a buddy list menu that lists other collaborators or users. Chat session records can be saved in the same way as annotations.

図３および５内のアイテムは、スクリーン上のクリックを介して、あるいは各アイテムの選択を介して、またはメニュー・アイテムを通じて開くことができる。図３および５に示されているディスプレイは、ポップアップ・ウインドウとして、図１に関連して論じたディスプレイの上に現れるようにすることができる。 The items in FIGS. 3 and 5 can be opened through a click on the screen, through selection of each item, or through a menu item. The display shown in FIGS. 3 and 5 can appear as a pop-up window on top of the display discussed in connection with FIG.

別の実施態様は、テキスト・ベースのディスプレイまたはワイヤレス・デバイスに最適化されたディスプレイを含むことができる。それに加えて、いくつかの実施態様においては、共同作業および共同作業を示すディスプレイのためのオプションを、開いたメールのディスプレイまたはそれに代わる電子メール・メールボックスのディスプレイに関連して利用可能とすることができる。さらに、システム５０は、ファクシミリ、電話呼び出し、または任意タイプの電子メッセージ等の別の形式の通信に対する共同作業に使用することもできる。 Another embodiment may include a text-based display or a display optimized for wireless devices. In addition, in some embodiments, the option for collaboration and collaborative displays is made available in conjunction with an open mail display or an alternative email / mailbox display. Can do. Further, the system 50 can be used for collaboration on other forms of communication such as facsimile, telephone calls, or any type of electronic message.

図６を参照すると、本発明に従った方法が示されている。電子メールがステップ６００において受信される。この電子メールは、ステップ６０２において共有リポジトリ内にストアされる。ステップ６０４においては、この電子メールまたはメッセージに対する共同作業を希望するユーザの受信ボックスへ、この電子メールが配信される。ステップ６０６においては、返答、プリント、転送、または削除といった可能なアクションについてのオプションが呈示される。それに加えて、その電子メールに対する注釈、共有編集、あるいはそれについてのチャットを含む共同作業のオプションを示すこともできる。ユーザによって行われたアクションは、ステップ６０８において記録される。その電子メールまたはメッセージの共同作業を行っているほかのユーザに対して、すでに行われたアクションまたは現在行われているアクションの通知がステップ６１０においてなされる。 Referring to FIG. 6, a method according to the present invention is shown. An email is received at step 600. This email is stored in the shared repository at step 602. In step 604, the email is delivered to the inbox of the user who wishes to collaborate on the email or message. In step 606, options for possible actions such as reply, print, transfer, or delete are presented. In addition, you can indicate collaboration options, including annotations to the email, shared editing, or chat about it. Actions performed by the user are recorded at step 608. Other users who are collaborating on the email or message are notified in step 610 of actions that have already taken or are currently taking place.

以上、好ましい実施態様とともに本発明を説明し、例示してきたが、当業者には、本発明の精神および範囲から逸脱することなしに多くの変形ならびに修正がなし得ることが明らかであり、したがってその種の変形ならびに修正が本発明の範囲内に含まれる旨が意図されていることから、本発明は、上に示した方法もしくは構成の厳密な詳細に限定されるべきではない。 While the invention has been described and illustrated with preferred embodiments, it is obvious to those skilled in the art that many variations and modifications can be made without departing from the spirit and scope of the invention. Since various variations and modifications are intended to be included within the scope of the present invention, the present invention should not be limited to the precise details of the method or construction shown above.

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この特許文書の開示の一部には、著作権保護の対象となる資料が含まれている。著作権者は、特許商標庁の特許ファイルもしくは記録において現れる限り、任意の者によるこの特許文書もしくは特許の開示の複写複製に不服を唱えないが、それを除けば、どのような形であっても、すべての著作権を保留する。 Copyright Notice Part of the disclosure of this patent document contains material that is subject to copyright protection. The copyright owner will not be dissatisfied with any reproduction or reproduction of this patent document or patent disclosure by any person as long as it appears in the Patent and Trademark Office patent file or record, but in any other form. Even withholding all copyrights.

まとめとして、本発明の構成に関して以下の事項を開示する。 In summary, the following matters are disclosed regarding the configuration of the present invention.

（１）電子メッセージに対する共同作業を可能にするための方法であって、電子メッセージをストアするステップ、前記電子メッセージを第１のユーザならびに第２のユーザへ呈示するステップ、前記第１のユーザによる前記電子メッセージに対するアクションの実行を許すステップ、前記アクションの記録をストアするステップ、前記記録と前記電子メッセージとを関連付けするステップ、および前記第２のユーザへ、前記アクションを通知するステップ、とを含む方法。
（２）電子メッセージを受信するステップをさらに含む、上記（１）に記載の方法。
（３）さらに、前記電子メッセージを作成するステップ、前記電子メッセージを送信するステップ、共有される送信者のアドレスを送信するステップ、を含み、前記電子メッセージをストアするステップが、前記電子メッセージを共有電子メール・リポジトリ内にストアするステップを含む、上記（１）に記載の方法。
（４）前記電子メッセージを作成するステップは、受信した電子メッセージに応答して電子メッセージを作成するステップを含む、上記（３）に記載の方法。
（５）前記電子メッセージをストアするステップは、共有電子メール・リポジトリ内にストアするステップを包む、上記（１）に記載の方法。
（６）前記電子メッセージをストアするステップは、電子メッセージを入り側リポジトリ内にストアするステップを含む、上記（１）に記載の方法。
（７）前記電子メッセージをストアするステップは、電子メッセージを出側リポジトリ内にストアするステップを含む、上記（１）に記載の方法。
（８）前記電子メッセージは、電子メール・メッセージを含む、上記（１）に記載の方法。
（９）前記アクションの実行を許すステップは、メッセージを送信するアクションを許すステップを含む、上記（１）に記載の方法。
（１０）前記アクションの実行を許すステップは、メッセージを編集するアクションを許すステップを含む、上記（１）に記載の方法。
（１１）前記アクションの実行を許すステップは、メッセージに注釈を加えるアクションを許すステップを含む、上記（１）に記載の方法。
（１２）前記アクションの実行を許すステップは、前記電子メッセージに返答するステップ、それを転送するステップ、それを読むステップ、それを開くステップ、それに注釈を加えるステップ、それについてチャットを行うステップ、それをプリントするステップ、それを移動するステップ、それをコピーするステップ、およびそれを削除するステップのうちの少なくとも１つを許すステップを含む、上記（１）に記載の方法。
（１３）前記通知は、前記電子メッセージに関連付けされた視覚的な通知を含む、上記（１）に記載の方法。
（１４）前記通知は、共有電子メール・メールボックスを介した通知の提供を含む、上記（１）に記載の方法。
（１５）電子メッセージに対する共同作業を可能にするための方法であって、共有電子メール・メールボックスに対する共通ユーザ・インターフェースを提供するステップであり、前記共通ユーザ・インターフェースが、少なくとも１人のユーザによる前記メールボックス内にストアされている電子メッセージに対する共同作業を可能にするステップ、少なくとも１人のユーザによる前記電子メッセージに対する共同作業の実行を許すステップ、および前記共通ユーザ・インターフェースを介して、少なくとも１人のユーザによって行われた前記電子メッセージに対する前記共同作業の通知を提供するステップ、とを含む方法。
（１６）前記共同作業を許すステップは、メッセージの送信を許すステップを包む、上記（１５）に記載の方法。
（１７）前記共同作業を許すステップは、メッセージの編集を許すステップを包む、上記（１５）に記載の方法。
（１８）前記共同作業を許すステップは、メッセージへの注釈を許すステップを包む、上記（１５）に記載の方法。
（１９）前記共同作業を許すステップは、前記電子メッセージに返答するステップ、それを転送するステップ、それを読むステップ、それを開くステップ、それに注釈を加えるステップ、それについてチャットを行うステップ、それをプリントするステップ、それを移動するステップ、それをコピーするステップ、およびそれを削除するステップのうちの少なくとも１つを許すステップを包む、上記（１５）に記載の方法。
（２０）前記電子メッセージは、電子メール・メッセージを包む、上記（１５）に記載の方法。
（２１）前記共通ユーザ・インターフェースは、グラフィカル・ユーザ・インターフェースを包む、上記（１５）に記載の方法。
（２２）前記グラフィカル・ユーザ・インターフェースは、時刻、件名、および少なくとも１人の送信者に関連付けされたゼロもしくはそれを超える数のメッセージのディスプレイを包む、上記（２１）に記載の方法。
（２３）電子メッセージに対する共同作業を容易にするためのシステムであって、第１の電子メール・クライアント、第２の電子メール・クライアント、前記第１および第２の電子メール・クライアントの両方に接続された電子メール・サーバ、および前記電子メール・サーバに接続された共有電子メール・リポジトリを包み、前記共有電子メール・リポジトリが、前記電子メール・サーバを介した電子メッセージの受信、および前記第１および第２の電子メール・クライアントへの前記電子メッセージに対するアクセスの提供をもたらし、さらに前記共有電子メール・リポジトリが、前記電子メッセージに関係するアクションの記録の作成をもたらし、かつ前記第１および第２の電子メール・クライアントの両方による前記電子メッセージならびに前記記録の閲覧を可能にするシステム。
（２４）前記電子メッセージは、電子メール・メッセージを包む、上記（２３）に記載のシステム。
（２５）前記共有電子メール・リポジトリは、さらに前記電子メール・サーバを経由する電子メッセージの送信をもたらす、上記（２３）に記載のシステム。
（２６）前記第１および第２の電子メール・クライアントは、ユーザ・インターフェースの提供をもたらす、上記（２３）に記載のシステム。
（２７）前記ユーザ・インターフェースは、前記アクションの視覚的な通知の提供をもたらす、上記（２３）に記載のシステム。
（２８）前記アクションは、メッセージを送信するアクションを包む、上記（２３）に記載のシステム。
（２９）前記アクションは、メッセージを編集するアクションを包む、上記（２３）に記載のシステム。
（３０）前記アクションは、メッセージに注釈を加えるアクションを包む、上記（２３）に記載のシステム。
（３１）前記アクションは、前記電子メッセージに返答するステップ、それを転送するステップ、それを読むステップ、それを開くステップ、それに注釈を加えるステップ、それについてチャットを行うステップ、それをプリントするステップ、それを移動するステップ、それをコピーするステップ、およびそれを削除するステップのうちの少なくとも１つを含む、上記（２３）に記載のシステム。 (1) A method for enabling collaborative work on an electronic message comprising the steps of storing an electronic message, presenting the electronic message to a first user and a second user, by the first user Allowing the action to be performed on the electronic message; storing a record of the action; associating the record with the electronic message; and notifying the second user of the action. Method.
(2) The method according to (1), further including a step of receiving an electronic message.
(3) Furthermore, the step of storing the electronic message includes the step of creating the electronic message, the step of transmitting the electronic message, and the step of transmitting the address of the sender to be shared. The method of (1) above, comprising the step of storing in an email repository.
(4) The method according to (3), wherein the step of creating the electronic message includes a step of creating an electronic message in response to the received electronic message.
(5) The method of (1) above, wherein the step of storing the electronic message includes the step of storing in a shared email repository.
(6) The method according to (1), wherein storing the electronic message includes storing the electronic message in an incoming repository.
(7) The method of (1) above, wherein storing the electronic message includes storing the electronic message in an outgoing repository.
(8) The method according to (1), wherein the electronic message includes an electronic mail message.
(9) The method according to (1), wherein the step of allowing execution of the action includes a step of allowing an action of transmitting a message.
(10) The method according to (1), wherein the step of allowing execution of the action includes a step of allowing an action of editing a message.
(11) The method according to (1), wherein the step of allowing execution of the action includes a step of allowing an action of adding an annotation to a message.
(12) The step of allowing the execution of the action includes the steps of replying to the electronic message, forwarding it, reading it, opening it, annotating it, chatting about it, The method according to (1) above, including the step of allowing at least one of: printing, moving it, copying it, and deleting it.
(13) The method according to (1), wherein the notification includes a visual notification associated with the electronic message.
(14) The method according to (1), wherein the notification includes provision of a notification via a shared e-mail / mailbox.
(15) A method for enabling collaborative work on electronic messages, comprising providing a common user interface for a shared email mailbox, wherein the common user interface is by at least one user. Enabling collaboration on electronic messages stored in the mailbox; allowing at least one user to perform collaboration on the electronic messages; and at least one via the common user interface. Providing a notification of the collaboration on the electronic message made by a human user.
(16) The method according to (15), wherein the step of allowing collaborative work includes the step of allowing transmission of a message.
(17) The method according to (15), wherein the step of allowing collaborative work includes the step of allowing editing of a message.
(18) The method according to (15), wherein the step of allowing collaborative work includes the step of allowing annotation of a message.
(19) The step of allowing the collaborative work includes the steps of replying to the electronic message, forwarding it, reading it, opening it, annotating it, chatting about it, The method of (15) above, comprising the step of allowing at least one of printing, moving it, copying it, and deleting it.
(20) The method according to (15), wherein the electronic message wraps an electronic mail message.
(21) The method according to (15), wherein the common user interface includes a graphical user interface.
(22) The method of (21) above, wherein the graphical user interface includes a display of time, subject, and zero or more messages associated with at least one sender.
(23) A system for facilitating collaborative work on electronic messages, connected to a first e-mail client, a second e-mail client, and both the first and second e-mail clients And a shared email repository connected to the email server, the shared email repository receiving electronic messages via the email server, and the first And providing access to the electronic message to a second email client, and the shared email repository provides a record of actions related to the electronic message, and the first and second E-mail messages by both e-mail clients System that allows viewing of the recorded rabbi.
(24) The system according to (23), wherein the electronic message wraps an electronic mail message.
(25) The system according to (23), wherein the shared email repository further provides transmission of an electronic message via the email server.
(26) The system of (23) above, wherein the first and second email clients provide for providing a user interface.
(27) The system according to (23), wherein the user interface provides a visual notification of the action.
(28) The system according to (23), wherein the action includes an action of transmitting a message.
(29) The system according to (23), wherein the action includes an action for editing a message.
(30) The system according to (23), wherein the action includes an action for annotating a message.
(31) The action includes replying to the electronic message, forwarding it, reading it, opening it, annotating it, chatting about it, printing it, The system of (23) above, comprising at least one of a step of moving it, a step of copying it, and a step of deleting it.

本発明の一実施態様に従ったネットワーク・アーキテクチャの概要図である。1 is a schematic diagram of a network architecture according to one embodiment of the present invention. FIG. 本発明の一実施態様に従ったユーザ・インターフェース・スクリーンのディスプレイを示した概要図である。FIG. 2 is a schematic diagram illustrating a display of a user interface screen according to one embodiment of the present invention. 本発明の一実施態様に従ったユーザ・インターフェース・スクリーンのディスプレイを示した概要図である。FIG. 2 is a schematic diagram illustrating a display of a user interface screen according to one embodiment of the present invention. 本発明の一実施態様に従ったユーザ・インターフェース・スクリーンのディスプレイを示した概要図である。FIG. 2 is a schematic diagram illustrating a display of a user interface screen according to one embodiment of the present invention. 本発明の一実施態様に従ったユーザ・インターフェース・スクリーンのディスプレイを示した概要図である。FIG. 2 is a schematic diagram illustrating a display of a user interface screen according to one embodiment of the present invention. 本発明の一実施態様に従った共有電子メール・リポジトリ内における共同作業に関するプロセスを示したフローチャートである。4 is a flowchart illustrating a process for collaboration in a shared email repository according to one embodiment of the invention.

Explanation of symbols

５０システム
１００インターネット
１０２電子メール・サーバ
１０４共有リポジトリ・コンポーネント
１０６共有電子メール・リポジトリ
１０８電子メール・レコード
１１０ルータ
１１２クライアント・デバイス；電子メール・クライアント
１１４電子メール・クライアント・コンポーネント
２００コラム
２０２ボックス
２０４コラム
３００ボックス
５００ボックス
５０２ボックス
50 System 100 Internet 102 Email Server 104 Shared Repository Component 106 Shared Email Repository 108 Email Record 110 Router 112 Client Device; Email Client 114 Email Client Component 200 Column 202 Box 204 Column 300 Box 500 Box 502 Box

Claims

A method for enabling collaboration on electronic messages,
Storing electronic messages,
Presenting the electronic message to a first user as well as a second user;
Allowing the first user to perform an action on the electronic message;
Storing a record of the action;
Associating the record with the electronic message; and notifying the second user of the action;
And a method comprising.

The method of claim 1, further comprising receiving an electronic message.

further,
Creating the electronic message;
Sending the electronic message;
Sending the address of the shared sender,
The method of claim 1 wherein storing the electronic message comprises storing the electronic message in a shared email repository.

The method of claim 3, wherein creating the electronic message comprises creating an electronic message in response to the received electronic message.

The method of claim 1, wherein storing the electronic message comprises storing in a shared email repository.

The method of claim 1, wherein storing the electronic message comprises storing the electronic message in an incoming repository.

The method of claim 1, wherein storing the electronic message comprises storing the electronic message in an outgoing repository.

The method of claim 1, wherein the electronic message comprises an electronic mail message.

The method of claim 1, wherein allowing the action to be performed comprises allowing an action to send a message.

The method of claim 1, wherein allowing the action to be performed comprises allowing an action to edit a message.

The method of claim 1, wherein allowing the action to be performed comprises allowing an action to annotate a message.

Allowing the action to be performed includes replying to the electronic message, forwarding it, reading it, opening it, annotating it, chatting about it, printing it The method of claim 1, comprising allowing at least one of a step, moving it, copying it, and deleting it.

The method of claim 1, wherein the notification comprises a visual notification associated with the electronic message.

The method of claim 1, wherein the notification includes providing notification via a shared email mailbox.

A method for enabling collaboration on electronic messages,
Providing a common user interface for a shared email mailbox, wherein the common user interface enables collaboration by at least one user on electronic messages stored in the mailbox. ,
Allowing at least one user to perform collaboration on the electronic message; and providing notification of the collaboration on the electronic message performed by the at least one user via the common user interface. ,
And a method comprising.

The method of claim 15, wherein allowing collaborative work comprises allowing sending a message.

The method of claim 15, wherein allowing collaborative work comprises allowing editing of a message.

The method of claim 15, wherein the step of allowing collaboration includes the step of allowing annotations on messages.

The step of allowing the collaboration includes replying to the electronic message, forwarding it, reading it, opening it, annotating it, chatting about it, printing it 16. The method of claim 15, comprising the step of allowing at least one of: moving it, copying it, and deleting it.

The method of claim 15, wherein the electronic message wraps an electronic mail message.

The method of claim 15, wherein the common user interface encompasses a graphical user interface.

The method of claim 21, wherein the graphical user interface wraps a display of time, subject, and zero or more messages associated with at least one sender.

A system for facilitating collaboration on electronic messages,
A first email client,
A second email client,
An email server connected to both the first and second email clients; and a shared email repository connected to the email server, wherein the shared email repository Receiving an electronic message via a mail server and providing access to the electronic message to the first and second email clients, and the shared email repository is associated with the electronic message A system that results in the creation of a record of actions and allows viewing of the electronic message and the record by both the first and second email clients.

24. The system of claim 23, wherein the electronic message wraps an electronic mail message.

24. The system of claim 23, wherein the shared email repository further provides for transmission of electronic messages via the email server.

24. The system of claim 23, wherein the first and second email clients provide for providing a user interface.

24. The system of claim 23, wherein the user interface provides a visual notification of the action.

24. The system of claim 23, wherein the action encompasses an action that sends a message.

24. The system of claim 23, wherein the action includes an action for editing a message.

24. The system of claim 23, wherein the action includes an action for annotating a message.

The actions include replying to the electronic message, forwarding it, reading it, opening it, annotating it, chatting about it, printing it, moving it 24. The system of claim 23, comprising at least one of: performing, copying it, and deleting it.