【０００１】
【発明の属する技術分野】
本発明は、文書登録時における文書管理システムに関する。
【０００２】
【従来の技術】
文書登録時における文書管理システムに関連して、例えば、特許文献１〜３記載の技術が知られている。
【特許文献１】特開２００１−１０１１６９公報
【特許文献２】特開２００２−２５９８９５公報
【特許文献３】特開２００２−２６９１２６公報
【０００３】
【発明が解決しようとする課題】
現在の文書管理システムでは、文書管理システムに接続するアプリケーションを起動し、ユーザがキャビネット、フォルダを選択して文書を登録する。しかし、自動的に文書の登録先を分類でき、ユーザの手間を省くと共に、同じ文書が常に同じ場所へ登録されるようにして誤操作が防ぐことができるシステムが望まれている。
本発明は、ユーザの操作を簡略化し、文書登録を効率よく行うことができる文書管理システムを提供することを目的とする。
【０００４】
【課題を解決するための手段】
上記目的を達成するために、請求項１記載の発明は、文書管理装置と、文書登録時にフォームを認識するフォーム認識装置と、フォーム認識後以前登録したフォルダを検索し同じフォルダに登録する文書登録装置と、フォームと登録フォルダを記録する登録フォルダ記録装置とを備えた文書管理システムを最も主要な特徴とする。
請求項１記載の発明では、データベースなどを使用した文書管理システムにおいて、文書登録時に文書のフォームを自動的に認識し、登録文書のフォームを記録する。以前、同じフォームの文書が登録されたフォルダに文書を登録する。新規の場合には、フォームと登録フォルダを記録する。
請求項２記載の発明は、文書管理装置と、文書登録時に文書のタイトルを自動的に抽出するタイトル抽出装置と、タイトル抽出後以前登録したファルダを検索し同じフォルダに登録する文書登録装置と、タイトルと登録フォルダを記録する登録フォルダ記録装置とを備えた文書管理システムを最も主要な特徴とする。
請求項２記載の発明では、データベースなどを使用した文書管理システムにおいて、文書登録時に文書のタイトルを自動的に抽出する。以前、同じタイトルの文書が登録されたフォルダに文書を登録する。新規の場合には、抽出したタイトルと登録フォルダを記録する。
請求項３記載の発明は、文書管理装置と、文書登録時に文書の重要文を自動的に抽出する重要文抽出装置と、重要文抽出後以前登録したフォルダを検索し同じフォルダに登録する文書登録装置と、重要文と登録フォルダを記録する登録フォルダ記録装置とを備えた文書管理システムを最も主要な特徴とする。
請求項３記載の発明では、データベースなどを使用した文書管理システムにおいて、文書登録時に文書の重要文を自動的に抽出する。以前、同じ重要文の文書が登録されたフォルダに文書を登録する。新規の場合には、抽出した重要文と登録フォルダを記録する。
請求項４記載の発明は、請求項１〜３に記載の文書管理システムの動作をコンピュータに実現させるためのプログラムを記録したコンピュータ読取可能な記録媒体を最も主要な特徴とする。
請求項４記載の発明によれば、上記請求項１〜３記載の機能を記録媒体が読み込み可能なコンピュータにて実現することができる。
【０００５】
【発明の実施の形態】
以下、本発明の実施の形態を図面に従って説明する。
図１は本発明の第１の実施の形態に係る文書管理システムの構成図である。本文書管理システムは、スキャナ１、文書管理接続アプリケーション２、ファイルシステム３、フォーム認識装置４、文書登録装置５、登録フォルダ記録装置６、文書管理装置（データベース）７を備えている。
文書管理接続アプリケーション２は、ファイルシステム３上のファイルやスキャナ１から読み取ったファイルの登録を行う。文書登録が行われると、フォーム認識装置４で自動的に登録文書のフォームを認識する。文書のフォームを認識後、以前同じフォームの文書を登録したフォルダを検索する。もし、以前登録していた場合は文書登録装置５でそのフォルダに対し文書の登録を行う。もし、登録フォルダが見つからなかった場合、認識したフォームとユーザが選択して登録するフォルダを登録フォルダ記録装置６で記録する。
以下、第１の実施の形態にかかる文書管理システムとして、データベース７をベースにした文書管理システムを例にとり、図２に示したフローチャートに基づいて処理の詳細を述べる。
データベース７をベースにした文書管理システムでは、通常、登録した文書、フォルダ、ショートカットなど様々で情報がデータベース７に登録される（Ｓ１）。文書管理システムは、会社などで扱われるドキュメントが管理される。その文書には、業務上で作成された文書や画像などがあるが、業種などによっては、ある決められた形式の文書を登録するという場合がある。たとえば、商品の注文書や請求書などである。これらは、会社あるいは、製品などによって決められたフィールドで区切られている。ユーザがデータベース７に文書を登録する場合、データベース７へ接続するアプリケーション２を起動し、登録したいキャビネット、フォルダを選択し、文書の読み込み登録を行う。つまり、文書の登録場所の分類は、登録するユーザによって行われる。
【０００６】
本実施の形態の文書管理システムでは、データベース７へ接続するアプリーションを起動し、文書を読み込む。その際、自動的にその文書のフォームを認識する（Ｓ２）。このフォーム認識に際しては、傾き補正を行い文書のフォームを認識する。この認識したフォームの文書が以前登録されているかどうかをデータベース７から検索する（Ｓ３）。
もし、検索し同じフォームが見つかった場合（Ｓ３で“あり”）、そのフォームの文書がどのキャビネット、どのフォルダに登録されたのかを取得する。この取得した情報の場所へ文書を登録する（Ｓ４）。もし、同じフォームが見つからなかった場合（Ｓ３で“なし”）、ユーザに登録先を選択するように促す（Ｓ５）。
ユーザは、読み込んだ文書を登録するキャビネット、フォルダを選択し、文書を登録する（Ｓ６）。ユーザの操作としてはこれで終了であるが、登録後、システムでは、登録した文書のフォームと登録したキャビネット、フォルダの情報を対でデータベース７内のテーブルに保存しておく（Ｓ７）。これが、次回同じフォーム登録時使用される。
本実施の形態の文書管理システムにより、自動的に、文書の登録先を分類できる。これにより、ユーザの手間を省くことができる。また、同じ文書が常に同じ場所へ登録されるためユーザによる誤操作を防ぐことができる。
【０００７】
図３は本発明の第２の実施の形態に係る文書管理システムの構成図である。
文書管理システムは、スキャナ１、文書管理接続アプリケーション２、ファイルシステム３、タイトル抽出装置８、文書登録装置５、登録フォルダ記録装置６、文書管理装置（データベース）７を備えている。
文書管理接続アプリケーション２は、ファイルシステム３上のファイルやスキャナ１から読み取ったファイルの登録を行う。文書登録が行われると、タイトル抽出装置８で自動的に登録文書のタイトルを抽出する。文書のタイトルを抽出後、以前と同じタイトルの文書を登録したフォルダを検索する。もし、以前登録していた場合、そのフォルダに対し文書登録装置５で文書の登録を行う。もし、登録フォルダが見つからなかった場合、抽出したタイトルとユーザが選択して登録するフォルダを登録フォルダ記録装置６で記録する。
【０００８】
以下、第２の実施の形態に係る文書管理システムとして、データベースをベースにした文書管理システムを例にとり、図４に示したフローチャートに基づき説明する。
本実施の形態の文書管理システムでは、データベース７へ接続するアプリケーション２を起動し、文書を読み込み登録する（Ｓ１１）。その際、自動的にその文書のタイトルを抽出する（Ｓ１２）。このタイトルの抽出は、文書内の文字のポイント、文字数などを総合的に判断し、文書中からタイトルを抽出する。
この抽出したタイトルの文書が以前登録されているかどうかをデータベース７から検索する（Ｓ１３）。もし、検索し同じタイトルが見つかった場合（Ｓ１３で“あり”）、そのタイトルの文書がどのキャビネット、どのフォルダに登録されたのかの情報を取得し、この取得した情報の場所へ文書を登録する（Ｓ１４）。もし、同じタイトルが見つからなかった場合（Ｓ１３で“なし”）、ユーザに登録先を選択するように促す（Ｓ１５）。
ユーザは、読み込んだ文書を登録するキャビネット、フォルダを選択し、文書を登録する（Ｓ１６）。ユーザの操作としてはこれで終了であるが、登録後、システムでは、登録した文書のタイトルと登録したキャビネット、フォルダの情報を対でデータベース内のテーブルに保存しておく（Ｓ１７）。これが、次回同じタイトル登録時に使用される。
本実施の形態の文書管理システムにより、自動的に、文書の登録先を分類できる。これにより、ユーザの手間を省くことができる。また、同じ文書が常に同じ場所へ登録されるためユーザによる誤操作を防ぐことができる。
【０００９】
図５は本発明の第３の実施の形態に係る文書管理システムの構成図である。本文書管理システムは、スキャナ１、文書管理接続アプリケーション２、ファイルシステム３、重要文抽出装置９、文書登録装置５、登録フォルダ記録装置６、文書管理装置（データベース）７を備えている。
文書管理接続アプリケーション２は、ファイルシステム３上のファイルやスキャナ１から読み取ったファイルの登録を行う。文書登録が行われると、重要文抽出装置９で登録文書の重要文を抽出する。文書の重要文を抽出後、以前同じ重要文の文書を登録したフォルダを検索する。もし、以前登録していた場合、そのフォルダに対し文書登録装置５で文書の登録を行う。もし、登録フォルダが見つからなかった場合、抽出した重要文とユーザが選択して登録するフォルダを登録フォルダ記録装置６で記録する。
【００１０】
以下、第３の実施の形態に係る文書管理システムであるデータベースをベースにした文書管理システムを例にとり、処理の詳細を図６に示したフローチャートに基づいて説明する。本実施の形態の文書管理システムでは、データベース７へ接続するアプリケーション２を起動し、文書を読み込み、登録する（Ｓ２１）。その際、自動的にその文書の重要文を抽出する（Ｓ２２）。
この重要文の抽出に際しては、文書内の文字にＯＣＲをかけて文書を抽出し、文書の構成から重要文を抽出する。この抽出した重要文の文書が以前登録されているかどうかをデータベース７から検索する（Ｓ２３）。もし、検索し同じ重要文が見つかった場合（Ｓ２３で“あり”）、その重要文の文書がどのキャビネット、どのフォルダに登録されたのかを取得し、この取得した情報の場所へ文書を登録する（Ｓ２４）。もし、同じ重要文が見つからなかった場合（Ｓ２３で“なし”）、ユーザに登録先を選択するように促す（Ｓ２５）。
ユーザは、読み込んだ文書を登録するキャビネット、フォルダを選択し、文書を登録する（Ｓ２６）。ユーザの操作としてはこれで終了であるが、登録後、システムでは、登録した文書の重要文と登録したキャビネット、フォルダの情報を対でデータベース７内のテーブルに保存しておく（Ｓ２７）。これが、次回同じ重要文登録時に使用される。
本実施の形態の文書管理システムにより、自動的に、文書の登録先を分類できる。これにより、ユーザの手間を省くことができる。また、同じ文書が常に同じ場所へ登録されるためユーザによる誤操作を防ぐことができる。
【００１１】
【発明の効果】
請求項１記載の発明によれば、登録文書のフォームを認識し、自動的にフォルダに登録することにより、文書の分類を省くことができる。つまり、文書登録ユーザの操作を簡略化することができ、文書登録を迅速に行うことができる。また、誤操作も防ぐことができる。
請求項２記載の発明によれば、登録文書のタイトルを抽出し、自動的にフォルダに登録することにより、上記と同様の効果を奏する。
請求項３記載の発明によれば、登録文書の重要文を抽出し、自動的にフォルダに登録することにより、上記と同様の効果を奏する。
請求項４記載の発明によれば、上記請求項１〜３記載の機能を記録媒体が読み込み可能なコンピュータにて実現することができる。
【図面の簡単な説明】
【図１】本発明の第１の実施の形態に係る文書管理システムの構成図である。
【図２】第１の実施の形態に係る文書管理システムの動作を示すフローチャートである。
【図３】本発明の第２の実施の形態に係る文書管理システムの構成図である。
【図４】第２の実施の形態に係る文書管理システムの動作を示すフローチャートである。
【図５】本発明の第３の実施の形態に係る文書管理システムの構成図である。
【図６】第３の実施の形態に係る文書管理システムの動作を示すフローチャートである。
【符号の説明】
４ フォーム認識装置
５ 文書登録装置
６ 登録フォルダ記録装置
７ 文書管理装置（データベース）[0001]
TECHNICAL FIELD OF THE INVENTION
The present invention relates to a document management system at the time of document registration.
[0002]
[Prior art]
In connection with a document management system at the time of document registration, for example, techniques described in Patent Documents 1 to 3 are known.
[Patent Document 1] JP-A-2001-101169 [Patent Document 2] JP-A-2002-259895 [Patent Document 3] JP-A-2002-269126
[Problems to be solved by the invention]
In the current document management system, an application connected to the document management system is started, and a user selects a cabinet and a folder to register a document. However, there is a demand for a system that can automatically classify the registration destinations of documents, save user's trouble, and prevent erroneous operations by always registering the same document in the same place.
SUMMARY OF THE INVENTION It is an object of the present invention to provide a document management system that simplifies user operations and enables efficient document registration.
[0004]
[Means for Solving the Problems]
In order to achieve the above object, according to the first aspect of the present invention, there is provided a document management apparatus, a form recognition apparatus for recognizing a form at the time of document registration, and a document registration for retrieving a previously registered folder after form recognition and registering the same in the same folder. The most main feature is a document management system including a device and a registered folder recording device that records a form and a registered folder.
According to the first aspect of the present invention, in a document management system using a database or the like, a document form is automatically recognized when a document is registered, and the registered document form is recorded. Register the document in the folder where the document of the same form was registered before. If it is new, record the form and registration folder.
According to a second aspect of the present invention, there is provided a document management device, a title extraction device for automatically extracting a title of a document at the time of document registration, a document registration device for searching for a folder registered before the title extraction and registering the same in the same folder, The most important feature is a document management system including a title and a registered folder recording device for recording a registered folder.
According to the second aspect of the present invention, in a document management system using a database or the like, a document title is automatically extracted at the time of document registration. Previously, a document is registered in a folder in which a document with the same title has been registered. If new, the extracted title and registered folder are recorded.
According to a third aspect of the present invention, there is provided a document management apparatus, an important sentence extracting apparatus for automatically extracting an important sentence of a document at the time of document registration, and a document registration for searching a previously registered folder after extracting an important sentence and registering the same folder. The most important feature is a document management system including a device and a registered folder recording device that records an important sentence and a registered folder.
According to the third aspect of the present invention, in a document management system using a database or the like, an important sentence of a document is automatically extracted at the time of document registration. Previously, a document is registered in a folder in which a document with the same important sentence has been registered. If new, the extracted important sentence and the registered folder are recorded.
The fourth aspect of the invention is characterized most by a computer-readable recording medium that records a program for causing a computer to implement the operation of the document management system according to the first to third aspects.
According to the fourth aspect of the present invention, the functions of the first to third aspects can be realized by a computer readable by a recording medium.
[0005]
BEST MODE FOR CARRYING OUT THE INVENTION
Hereinafter, embodiments of the present invention will be described with reference to the drawings.
FIG. 1 is a configuration diagram of a document management system according to the first embodiment of the present invention. The document management system includes a scanner 1, a document management connection application 2, a file system 3, a form recognition device 4, a document registration device 5, a registered folder recording device 6, and a document management device (database) 7.
The document management connection application 2 registers a file on the file system 3 and a file read by the scanner 1. When document registration is performed, the form recognition device 4 automatically recognizes the form of the registered document. After recognizing the document form, search the folder where the document of the same form was registered before. If the document has been registered before, the document registration device 5 registers the document in the folder. If the registered folder is not found, the registered folder recording device 6 records the recognized form and the folder selected and registered by the user.
Hereinafter, as a document management system according to the first embodiment, a document management system based on a database 7 will be described as an example, and details of processing will be described based on the flowchart shown in FIG.
In a document management system based on the database 7, usually, various information such as registered documents, folders, and shortcuts are registered in the database 7 (S1). The document management system manages documents handled by a company or the like. The document includes a document or an image created on the job, but depending on the type of business, a document in a predetermined format may be registered. For example, a purchase order or invoice for a product. These are separated by a field determined by a company or a product. When a user registers a document in the database 7, the application 2 that connects to the database 7 is started, a cabinet and a folder to be registered are selected, and the document is read and registered. That is, the classification of the registration location of the document is performed by the registering user.
[0006]
In the document management system according to the present embodiment, an application for connecting to the database 7 is started and a document is read. At this time, the form of the document is automatically recognized (S2). When recognizing the form, the inclination is corrected and the form of the document is recognized. A search is made from the database 7 as to whether the document of the recognized form has been registered before (S3).
If the same form is found by the search ("YES" in S3), the cabinet and the folder in which the document of the form is registered are acquired. The document is registered at the location of the acquired information (S4). If the same form is not found ("none" in S3), the user is prompted to select a registration destination (S5).
The user selects a cabinet and a folder for registering the read document, and registers the document (S6). This is the end of the user's operation, but after registration, the system stores the registered document form and the registered cabinet and folder information in pairs in a table in the database 7 (S7). This will be used the next time the same form is registered.
The document management system according to the present embodiment can automatically classify the registration destination of a document. This can save the user time and effort. Further, since the same document is always registered in the same place, erroneous operation by the user can be prevented.
[0007]
FIG. 3 is a configuration diagram of a document management system according to the second embodiment of the present invention.
The document management system includes a scanner 1, a document management connection application 2, a file system 3, a title extraction device 8, a document registration device 5, a registered folder recording device 6, and a document management device (database) 7.
The document management connection application 2 registers a file on the file system 3 and a file read by the scanner 1. When document registration is performed, the title extracting device 8 automatically extracts the title of the registered document. After extracting the title of the document, a search is made for a folder in which a document having the same title as before is registered. If the folder has been registered before, the document registration device 5 registers the document in the folder. If the registered folder is not found, the extracted title and the folder selected and registered by the user are recorded by the registered folder recording device 6.
[0008]
Hereinafter, a document management system based on a database will be described as an example of a document management system according to the second embodiment with reference to a flowchart shown in FIG.
In the document management system according to the present embodiment, the application 2 connected to the database 7 is started, and a document is read and registered (S11). At this time, the title of the document is automatically extracted (S12). The title is extracted by comprehensively determining the character points, the number of characters, and the like in the document, and extracting the title from the document.
A search is made from the database 7 as to whether the document having the extracted title has been registered before (S13). If the same title is found by the search ("YES" in S13), information on which cabinet and folder the document of the title has been registered is acquired, and the document is registered in the location of the acquired information. (S14). If the same title is not found ("None" in S13), the user is prompted to select a registration destination (S15).
The user selects a cabinet and a folder for registering the read document, and registers the document (S16). This is the end of the user's operation, but after registration, the system stores the registered document title and the registered cabinet and folder information in pairs in a table in the database (S17). This will be used the next time the same title is registered.
The document management system according to the present embodiment can automatically classify the registration destination of a document. This can save the user time and effort. Further, since the same document is always registered in the same place, erroneous operation by the user can be prevented.
[0009]
FIG. 5 is a configuration diagram of a document management system according to the third embodiment of the present invention. The document management system includes a scanner 1, a document management connection application 2, a file system 3, an important sentence extraction device 9, a document registration device 5, a registered folder recording device 6, and a document management device (database) 7.
The document management connection application 2 registers a file on the file system 3 and a file read by the scanner 1. When the document registration is performed, the important sentence extraction device 9 extracts an important sentence of the registered document. After extracting the important sentence of the document, the folder in which the document of the same important sentence was registered before is searched. If the folder has been registered before, the document registration device 5 registers the document in the folder. If the registered folder is not found, the extracted important sentence and the folder selected and registered by the user are recorded by the registered folder recording device 6.
[0010]
Hereinafter, the processing will be described in detail with reference to a flowchart shown in FIG. 6, taking a document management system based on a database which is a document management system according to the third embodiment as an example. In the document management system according to the present embodiment, the application 2 connected to the database 7 is started, and a document is read and registered (S21). At this time, an important sentence of the document is automatically extracted (S22).
When extracting an important sentence, a character in the document is subjected to OCR to extract the document, and an important sentence is extracted from the structure of the document. The database 7 is searched for whether or not the extracted document of the important sentence has been registered before (S23). If the same important sentence is found by the search ("Yes" in S23), the document of the important sentence is acquired in which cabinet and which folder is registered, and the document is registered in the location of the acquired information. (S24). If the same important sentence is not found ("NO" in S23), the user is prompted to select a registration destination (S25).
The user selects a cabinet and a folder for registering the read document, and registers the document (S26). This is the end of the user's operation, but after registration, the system saves the important sentence of the registered document and the registered cabinet and folder information in a table in the database 7 as a pair (S27). This is used next time when the same important sentence is registered.
The document management system according to the present embodiment can automatically classify the registration destination of a document. This can save the user time and effort. Further, since the same document is always registered in the same place, erroneous operation by the user can be prevented.
[0011]
【The invention's effect】
According to the first aspect of the present invention, by recognizing the form of the registered document and automatically registering the form in the folder, the classification of the document can be omitted. That is, the operation of the document registration user can be simplified, and the document registration can be performed quickly. In addition, erroneous operation can be prevented.
According to the second aspect of the invention, the same effect as described above can be obtained by extracting the title of the registered document and automatically registering the title in the folder.
According to the third aspect of the invention, the same effect as described above can be obtained by extracting the important sentence of the registered document and automatically registering the important sentence in the folder.
According to the fourth aspect of the present invention, the functions of the first to third aspects can be realized by a computer readable by a recording medium.
[Brief description of the drawings]
FIG. 1 is a configuration diagram of a document management system according to a first embodiment of the present invention.
FIG. 2 is a flowchart showing an operation of the document management system according to the first embodiment.
FIG. 3 is a configuration diagram of a document management system according to a second embodiment of the present invention.
FIG. 4 is a flowchart showing an operation of the document management system according to the second embodiment.
FIG. 5 is a configuration diagram of a document management system according to a third embodiment of the present invention.
FIG. 6 is a flowchart showing an operation of the document management system according to the third embodiment.
[Explanation of symbols]
4 Form recognition device 5 Document registration device 6 Registration folder recording device 7 Document management device (database)
