JP2004252509A

JP2004252509A - Information processing method for combining or splitting file and sheet

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Publication number: JP2004252509A
Application number: JP2003039061A
Authority: JP
Inventors: Shuhei Furuta; 周平古田; Kenji Osawa; 健司大澤; Akira Miyake; 晃三宅; Yoko Nishimura; 陽子西村; Tomohiro Kawasugi; 朋弘川杉; Masahiro Yoshida; 昌弘吉田
Original assignee: Tokio Marine and Fire Insurance Co Ltd
Current assignee: Tokio Marine and Fire Insurance Co Ltd
Priority date: 2003-02-18
Filing date: 2003-02-18
Publication date: 2004-09-09

Abstract

<P>PROBLEM TO BE SOLVED: To provide an information processing technique which enables new-processing mode such as the combination, split or extraction of a file or a spread sheet. <P>SOLUTION: A program receives a file in which data for classification are registered with a first column and a second column. The data specified by the values of the first and second columns are registered with a third column, divides the file based on the value of the first column, and splits each of the files produced by the split of the file into sheets in the file based on the value of the second column. The program specifies a first kind of file including "AB" as the prefix of a file name and a second kind of file including "XY" as the prefix of a file name, and combines the files which agree except their prefixes into one file. That is, the program executes the processing for combining the first kind of file whose name is "ABPQ" with the second kind of file whose name is "XYPQ". <P>COPYRIGHT: (C)2004,JPO&NCIPI

Description

【０００１】
【発明が属する技術分野】
本発明は、データを行及び列の表形式に並べたスプレッドシート又はファイルを加工するための情報処理技術に関する。
【０００２】
【従来の技術】
例えば特開平１０−１７１６３６号公報には、以下のような事項が開示されている。すなわち、ファイル選択、ファイル列選択、２つのファイルの指定した列をキー指定して実施するファイル結合、２つのファイルを指定した列で結合させるファイル連結、ファイルを名称を指定してコピーするファイルコピー、ファイルの行列を入れ替えるファイル行列変更等の機能を可能にするファイル加工装置が開示されている。
【０００３】
【特許文献１】
特開平１０−１７１６３６号
【０００４】
【発明が解決しようとする課題】
上で述べた公報では汎用的によく用いられる機能が列挙されているが、必ずしも全ての業務について便利なものであるとは限らない。特に、ファイルの結合や分割については、特定の業務におけるルールに基づく処理も必要となる場合がある。また、上で述べた公報におけるファイル加工装置については、加工のシナリオを設定することについての記述はあるものの、シナリオの各段階における具体的な処理内容についてはあまり開示されていない。さらに、上で述べた公報には、予め用意されている、ある変換パターンを指定すると、ファイルはスキーマ情報となる一行目の繰り返し項目の部分で分解され、分解されたファイルにリンク情報が埋め込まれる。また別の変換パターンを指定すると、ファイルの一行目と一列目とをスキーマ情報として識別子が設定された二つのファイルと、これらの識別子をスキーマ情報として内容のデータが設定された一つのファイルとが生成される。しかし、例えば特定のスプレッドシートのファイルを組織間で送受信することで共有し、上位の管理組織（例えば本社管理部門）と下位の複数の被管理組織（例えば各本部、支店、営業所など）との間で、それぞれにとって好適なフォーマットに変換して送受信し、且つデータの修正等を協働して実施するといった場合にうまく適合する処理は開示されていない。また、スキーマ情報を自動的に抽出するようになっているが、具体的にどのように自動的に抽出するかについては開示されておらず、自動抽出が好ましくない場合もある。
【０００５】
また、上で述べた公報では、上で述べたようにスプレッドシートのファイルを組織間で送受信することを想定しておらず、そのための処理については開示がない。数多くの組織間でのデータ加工を実施する上では、データの送受信が簡便に行えることだけではなく、組織間のデータ閲覧又は編集範囲の設定など、協働ルールに付随した処理も必要となる。
【０００６】
例えば、図１のような来年度営業目標に関するデータを本社の管理部門が有しており、これらデータを本社の管理部門から、各営業部門に配信し、それぞれの現場でも実情に鑑みて適宜修正の上、営業部門が管理部門に返信して、目標設定の修正を行う場合がある。なお、図１では、全国の全ての営業所データが１枚のシート上に記録されているが、例えば本部別などにシート分けして記録されている場合もある。
【０００７】
このようなデータを、各本部や支店それぞれに送付する場合、上記データ全てが記録されたファイルをそのまま各本部や支店に送付するよりは、当該本部又は支店に該当するデータのみを抽出して該当するデータのみを記録したファイルを送付する方が、データ容量を少なくでき、また受ける側にとっては自分とは関係のない余分なデータが混在していないため、データが見やすくなる。また、他の部門のデータを閲覧又は編集可能にしておくと、誤りが発生したり、情報漏洩などの問題も発生する可能性がある。さらに、本部などに送付する際に、所属する各支店の管下にある営業所をそれぞれ別のシートに分けてファイルを形成させる方が見やすい場合もある。特に、組織の規模が大きい場合、全データが一枚のシートに含まれた形になっていると、自分に関連するものだけを選別しながら加工、修正等の作業を行うことは、非効率で且つ間違いを誘発することになるので、図１に示すようなデータを含むファイルやシートを分割したり、抽出して送付することに対するニーズは大きい。また、本来ファイルを見てはいけない者がファイルを無断で開けないようにパスワード設定や、またデータの修正等を行う権限のない者が勝手に修正等することのないように書込み保護のパスワード設定が、分割したファイルやシートの全てに自動的になされると便利である。
【０００８】
また、分割されたファイルやシートを該当部門にメール送信する際に、個別にメールの宛先入力やファイル添付などの作業を行うことなく、所定のルールに基づいて一括処理できれば効率的である。
【０００９】
さらに、各営業所や支店などが修正などを行った後に、本社管理部門に返信されてきたデータを、本社管理部門が管理するためには、返信されてきたままの状態（例えばファイルやシートが本部や支店別にばらばらに保存されている状態など）で保存するよりも、本社管理部門に都合の良い状態で保存する方が好ましい。そのためには、送付されてきたファイルについて、各ファイルやシートを適宜結合させ、本社管理部門にとって管理しやすいファイル名称やシート名称を設定して、さらに管理しやすいフォルダ（ディレクトリ）に保管しておくこと等が求められる。
【００１０】
このような要請は、営業目標設定などに限られず、例えば、各営業所に所属する従業員の勤務実態情報の確認及び修正作業、各営業所に所属する販売担当者の属性データの確認及び修正作業など、さまざまな局面が考えられる。さらに、コルフコンペなどにおいて、コンペ参加者の属性別にゴルフスコアの確認作業を実施する場合など、会社や組織の業務だけに限られるものではない。
【００１１】
昨今、組織形態がグループ化するなど組織の複雑化、あるいは組織の統合化などといった組織の流動化が高まる中で、各組織間でデータの確認、修正などの作業を円滑に協働して行うというニーズが高まっている。従来のコンピュータ・システムによっても、データを個別にコピーした上、新規のファイルやシート上に貼り付けたりすることで、このような処理を行うことは可能であった。しかし、データを交換する組織数が多くなればなるほど、このような個別処理には多大の労力が必要となると同時に、処理ミスを誘発してしまうことにもなりかねない。
【００１２】
従って、本発明の目的は、ファイル又はスプレッドシートの結合、分割又は抽出などの新規な処理形態を可能とする情報処理技術を提供することである。
【００１３】
また、本発明の他の目的は、複数の部門間での協働処理を円滑に行うことを可能とする情報処理技術を提供することである。
【００１４】
さらに他の目的は、結合、分割又は抽出されたスプレッドシート又はファイルを簡便に送信するための情報処理技術を提供することである。
【００１５】
さらに他の目的は、ファイル又はスプレッドシートの管理を容易にする情報処理技術を提供することである。
【００１６】
【課題を解決するための手段】
本発明の第１の態様に係る情報処理方法は、第１の特定の行又は列に分類用データが登録されており且つ少なくとも第２の特定の行又は列に少なくとも第１の特定の行又は列の文字列により特定されるデータが登録されたファイル（例えばスプレッドシートのファイル）の指定を受け付け、当該指定されたファイルのデータをファイル格納部から読み出すステップと、ファイルの分割対象域に含まれるデータを第１の特定の行又は列の文字列に基づき分類し、当該分類に基づきファイルを分割し、分割後のファイルのデータを記憶装置に格納するファイル分割ステップと、ファイルの分割対象外の領域に含まれる所定の性質（例えばラベルデータなど。また吹き出し表示をさせる設定がなされたセルなど。）を有するデータを、ファイル分割ステップにおいて生成される分割後のファイルに承継させるステップとを含む。
【００１７】
また、本発明の第１の態様においては、分割前の上記ファイルの第３の特定の行又は列に登録された分類用データの文字列に基づき、上記分割後のファイルのデータを複数シートに分割し、シート分割後のファイルをファイル格納部に格納するシート分割ステップをさらに含むようにしてもよい。ファイル分割に加えてシート分割を行うものである。
【００１８】
また、本発明の第１の態様においては、上記ファイルの第１の特定の行又は列の指定、上記ファイルの分割対象域の設定（例えばスタート行などの位置データ）、上記ファイルの分割対象外の領域の設定、上記所定の性質を有するデータ（例えば行又は列などの位置データ）についての設定、上記分割後のファイルに設定すべきパスワードの指定のうち少なくともいずれかについての入力を受け付けるステップをさらに含むようにしてもよい。複数の項目の入力を受け付ける際には、１度に受け付けても、複数回に分けて受け付けるようにしても良い。
【００１９】
さらに、本発明の第１の態様においては、上記ファイルの第１の特定の行又は列の指定、上記ファイルの分割対象域の設定、上記ファイルの分割対象外の領域の設定、上記所定の性質を有するデータについての設定、上記分割後のファイルに設定すべきパスワードの指定、上記ファイルの第３の特定の行又は列の指定、上記シート分割ステップにおいて生成された複数シートの少なくともいずれかについて設定すべきパスワードの指定、上記シート分割後のファイルの保存先の設定（例えばディレクトリ名）、上記シート分割後のファイルの名称の設定（例えば接頭語など）のうち少なくともいずれかについての入力を受け付けるステップをさらに含むようにしてもよい。
【００２０】
また、本発明の第１の態様においては、メールの送信先と上記分割後のファイルとを対応付けるルールに基づき、メール・アドレスと上記分割後のファイルとのセットを特定する特定ステップと、特定ステップにおいて特定された各セットについて、当該セットのメール・アドレス宛であって上記分割後のファイルを添付したメールのデータを生成し、当該メールのデータを送信するステップとをさらに含むようにしてもよい。メール送信が自動化される。
【００２１】
さらに、本発明の第１の態様においては、送信するメールに共通する文のデータの入力を受け付けるステップをさらに含み、入力された文のデータを上記メールのデータに含めるようにしてもよい。
【００２２】
また、本発明の第１の態様においては、あるファイル群の指定を受け付け、当該指定されたファイル群に属する各ファイルのデータをファイル格納部から読み出すステップと、指定されたファイル群に属するファイルが含むシートを結合し、結合ファイルを生成する結合ステップと、生成された結合ファイルをファイル格納部に格納するステップとをさらに含むようにしてもよい。例えば、上で述べたような形で分割したファイルを、逆に結合する際に用いる処理である。
【００２３】
さらに、上で述べた結合ステップが、指定されたファイル群に属する各ファイルにつき、各ファイルに含まれるデータについて対応関係（例えば行又は列の対応関係若しくはセル同士の対応関係）を特定するステップと、当該対応関係に基づき、指定されたファイル群に属するファイルが含むシートを結合するステップとを含むようにしてもよい。適切な結合を行うためである。
【００２４】
上で述べた結合ステップが、同一レコードと判断された複数のレコードをマージするステップをさらに含むようにしてもよい。また、例えば冗長なレコードを除去するためである。
【００２５】
さらに、本発明の第１の態様において、結合ファイルとの比較のための比較対象ファイル（例えば修正前又は分割前のファイル）の指定を受け付け、当該比較対象ファイルのデータをファイル格納部から読み出すステップと、結合ファイルと比較対象ファイルとの比較を実施するステップと、結合ファイルにおいて変更がなされたデータを検出した場合には、当該データに対してマーク（例えば色、記号、文字列、文など）を登録するステップとをさらに含むようにしてもよい。
【００２６】
さらに、上で述べたファイル分割ステップ又はシート分割ステップが、上記分割後のファイルに含まれる各データにつき、元のファイルにおいて対応するデータの位置情報（例えば対応するセル位置情報）を抽出し、上記分割後のファイルに含まれる各データに対応して登録するステップを含み、さらに、本発明の第１態様において、シート分割後のファイルに関連するファイル群の指定を受け付け、当該指定されたファイル群に属する各ファイルのデータを前記ファイル格納部から読み出すステップと、指定されたファイル群に属するファイルが含むシートを結合し、結合ファイルを生成する結合ステップと、生成された結合ファイルをファイル格納部に格納するステップと、結合ファイルとの比較のための比較対象ファイルの指定を受け付け、当該比較対象ファイルのデータをファイル格納部から読み出すステップと、結合ファイルと比較対象ファイルとの比較を、結合ファイルの各データについて登録された、上記元のファイルにおいて対応するデータの位置情報に基づき実施するステップと、結合ファイルにおいて変更がなされたデータを検出した場合には、当該データに対してマークを登録するステップとをさらに含むようにしてもよい。
【００２７】
なお、上で述べたあるファイル群が、受信したメールに添付された複数のファイルを含むような場合もある。
【００２８】
本発明の第２の態様に係る情報処理方法は、第１の種類のファイルのファイル名についての第１の文字列（例えば「ゴルフスコア」）及び第２の種類のファイルのファイル名についての第２の文字列（例えば「記入」）の指定を受け付け、指定されたファイル名の第１の文字列に部分一致するファイル名を有する第１の種類のファイル（例えば「ゴルフスコア男性」）及び指定されたファイル名の第２の文字列に部分一致するファイル名を有する第２の種類のファイル（例えば「記入男性」）を特定するステップと、特定された第１の種類の各ファイルのファイル名に含まれる第３の文字列に合致する文字列（例えば「男性」）をファイル名に含む、特定された第２の種類のファイル（例えば「記入男性」）を検索するステップと、検索において条件に合致した第１の種類のファイル（例えば「ゴルフスコア男性」）及び第２の種類のファイル（例えば「記入男性」）の組が検出された場合には、条件に合致した第１の種類のファイル及び第２の種類のファイルのデータをファイル格納部から読み出し、第３の種類の１つのファイルに結合する結合ステップと、結合により生成された第３の種類のファイルをファイル格納部に格納するステップとを含む。
【００２９】
上で述べた結合ステップにおいて、第１の種類のファイルのシートと第２の種類のファイルのシートを分けて第３の種類の１つのファイルに結合するようにしてもよい。
【００３０】
さらに、本発明の第２の態様において、抽出対象のシート名及び処理対象ファイル群の指定を受け付け、処理対象ファイル群から指定された抽出対象のシート名のシートを含むファイルを抽出するステップと、抽出されたファイルから抽出対象のシート名のシートのみを含むファイルを生成し、ファイル格納部に格納するステップとをさらに含むようにしてもよい。
【００３１】
また、本発明の第２の態様において、抽出対象外のシート名及び処理対象ファイル群の指定を受け付け、処理対象ファイル群から指定された抽出対象外のシート名のシート以外のシートを含むファイルを抽出するステップと、抽出されたファイルから抽出対象外のシート名のシートのみを除くファイルを生成し、ファイル格納部に格納するステップとをさらに含むようにしてもよい。
【００３２】
また、第１の文字列及び第２の文字列のファイル名中の文字位置（例えば接頭部、末尾部など）が設定されるようにしてもよい。また、第１の種類のファイルと第２の種類のファイルとを、各ファイルに含まれる文字列により分類するステップをさらに含むようにしてもよい。さらに、第１の種類のファイルと第２の種類のファイルとがファイル格納部の別のディレクトリに格納されるようにしてもよい。
【００３３】
本発明に係る情報処理方法をコンピュータに実行させるためのプログラムを作成することも可能であって、当該プログラムは、例えばフレキシブル・ディスク、ＣＤ−ＲＯＭ、光磁気ディスク、半導体メモリ、ハードディスク等の記憶媒体又は記憶装置に格納される。また、ネットワークを介して頒布される場合もある。なお、処理途中のデータについては、コンピュータのメモリに一時保管される。
【００３４】
【発明の実施の形態】
図２に本発明の一実施の形態に係るコンピュータ・システムの機能ブロック図を示す。コンピュータ１は、例えばパーソナル・コンピュータであって、図示しないが、ＣＰＵ（ＣｅｎｔｒａｌＰｒｏｃｅｓｓｉｎｇＵｎｉｔ）等の演算処理部、メモリ、表示処理部、ハードディスクドライブ（ＨＤＤ：ＨａｒｄＤｉｓｋＤｒｉｖｅ）といったハードウエアと共にＢＩＯＳ（ＢａｓｉｃＩ／ＯＳｙｓｔｅｍ）、オペレーティング・システム等の基本的なプログラムをも含むものである。また、コンピュータ１は、表示処理部による処理結果を表示するための表示装置５（例えばＣＲＴ（Ｃａｔｈｏｄｅ−ＲａｙＴｕｂｅ）や液晶表示装置）と、ユーザがデータ入力や指示をコンピュータ１に対して行うためのマウス及びキーボードを含む入力装置７とに接続されている。また、ＨＤＤの少なくとも一部領域は、各種ファイルを格納するためのファイル格納部３となっている。このコンピュータ１は、適宜、例えばファイル格納部３に格納され且つ本実施の形態に係る処理を実施するためのファイル処理プログラム１１をメイン・メモリに読み出して実行し、このファイル処理プログラム１１は以下で説明する処理を実行すると共にメイン・メモリ等にワークメモリ領域１３を確保する。また、ファイル処理プログラム１１は、フレキシブル・ディスクやコンパクト・ディスクなどの可搬記録媒体に記録されている場合もある。
【００３５】
本実施の形態に係る処理を実施するためのファイル処理プログラム１１は、シート分割処理部１１１と、シート結合処理部１１２と、シート抽出処理部１１３と、ファイル結合処理部１１４と、メール処理部１１５と、データ対応付け処理部１１６と、データ照合処理部１１７と、ファイル特定処理部１１８とを含む。これらの処理部による処理内容については以下にフローチャートを用いて詳しく述べるが、ここではそれらの機能について簡単に述べておく。
【００３６】
シート分割処理部１１１は、ファイルに含まれる１つの大きなシートを第１の特定の列（１列目だけではなく処理対象（ここでは分類対象）として特定された列。但し、行であってもよく、以下の説明では「列」が選択されているものとする。）の値（数値のみではなく、文字（記号を含む）、文字列などを含む。）で分類してファイル分割すると共に当該ファイル分割により生成されたファイルに含まれるシートを第２の特定の列の値で分類して当該ファイルの内部においてシート分割し、生成されたファイルをファイル格納部３の所定の位置に格納するものである。第１の特定の列及び第２の特定の列については、ユーザが入力装置７を用いてそれぞれの列番号を表す数値を入力することにより、特定される。以下の説明では「列」であることが固定となっているが、「行」又は「列」を指定するようにしても良い。「行」又は「列」をも指定でき、且つ「１列目」を指定する場合には、「列」及び列番号の「１」が入力される。同様に、「行」又は「列」をも指定でき、且つ「２列目」を指定する場合には、「列」及び列番号の「２」が入力される。この例では、まず１列目に同じ値が登録されている行のデータについてファイルを構成する。さらに、それぞれ構成されたファイル毎に、２列目に同じ値が登録されている行のデータについてシートを構成する。図１に示したシートをシート分割処理部１１１により分割すると、図３に示すようになる。すなわち、Ａ本部の全営業所についての来年度営業目標について複数シートを含むファイルＡと、Ｂ本部の全営業所についての来年度営業目標について複数シートを含むファイルＢとに分割される。また、ファイルＡは、ａ支店傘下の全営業所についてのシート（シートａ支店）、ｂ支店傘下の全営業所についてのシート（シートｂ支店）等に分割される。また、ファイルＢは、ｄ支店傘下の全営業所についてのシート（シートｄ支店）などに分割される。
【００３７】
なお、常に第１及び第２の特定の列を指定する必要はなく、第１の特定の列のみが指定され、第２の特定の列が指定されない場合もある。この場合には、シート分割処理部１１１は、第１の特定の列に同じ値が登録されている行のデータについてファイルを構成する。図１に示したシートをシート分割処理部１１１により第１の特定の列（１列目）のみで分割した場合、図４に示したようになる。すなわち、Ａ本部の全営業所についての来年度営業目標について１シートを含むファイルＡと、Ｂ本部の全営業所についての来年度営業目標について１シートを含むファイルＢとに分割される。
【００３８】
シート結合処理部１１２は、ファイル格納部３の所定のディレクトリ（フォルダ（ファイルを格納する機能を有するオブジェクト））に格納されたファイル群に含まれる全シートを１つのシートに結合して１つのファイルを生成し、ファイル格納部３の所定の位置に格納するものである。なお、全部のシートを１つのシートに結合する代わりに、各ファイルに含まれる複数のシートを１枚のシートに結合し、それらの各シートを別々のシートとして１つのファイルに格納することもある。すなわち、複数シートを含む１つのファイルを生成するものである。
【００３９】
ファイル結合処理部１１４は、複数の文字列を連結した形のファイル名を有するファイルがファイル名において共通する文字列毎に例えば別々のフォルダに保存されている場合に、別の共通する文字列をファイル名の一部として含むファイルを各フォルダから抽出する。ファイル結合処理部１１４は、このようにして各フォルダから抽出された複数のファイルを１つのファイルに結合する。各フォルダにおいて処理対象を特定するための文字列をユーザが入力装置７により入力して指定する。そして、複数のファイルを結合することにより生成される新たなファイルをファイル格納部３の所定の位置に格納する。なお、ファイル結合処理部１１４は、結合前に抽出されたファイルに含まれている複数のシートを結合するわけではなく、結合前に抽出されたファイルの各シートをそのままファイルに含ませる点においてシート結合処理部１１２とは処理内容において異なる。また、ファイルが共通する文字列毎に別々のフォルダに保存されていていなくともよい。
【００４０】
さらに、複数の文字列を連結した形のファイル名を有するファイルが例えば一つのフォルダの中に混在している場合には、ファイル処理プログラム１１に含まれるファイル特定処理部１１８が、共通する特定の文字列をファイル名の一部として含むファイルを抽出して、例えば当該共通する特定の文字列毎に異なるフォルダに分けてファイル格納部３又はワークメモリ領域１３に格納する。その後、ファイル結合処理部１１４は、各フォルダから別の共通する文字列をファイル名の一部として含むファイルを抽出して１つのファイルに結合し、生成された新たなファイルをファイル格納部３の所定の位置に格納する。なお、上で述べた共通する特定の文字列については、ユーザにより入力装置７により指定される。
【００４１】
シート抽出処理部１１３は、ファイル格納部３の所定のディレクトリに格納されたファイル群に含まれる全ファイルから、特定のシートを含むファイルを抽出し、特定のシートのみを用いて、抽出されたファイル毎にファイルを生成し、生成したファイルをファイル格納部３の所定の位置に格納するものである。シート抽出処理部１１３によるシートの抽出は、例えば特定の文字列をシート名称の中に含むシート（包含シート）を抽出する方法、特定の文字列をシート名称の中に含むシート（除外シート）を除いたその他の全てのシートを抽出する方法のいずれの方法を用いても良い。
【００４２】
特定の文字列をシート名称中に有するシート（抽出シート）が抽出対象として特定された場合、シート抽出処理部１１３は、ファイル格納部３の所定のディレクトリに格納されたファイル群の中から、該当する文字列をシート名称中に含むシートを含むファイルを抽出する。そして、その抽出されたファイルから、さらに抽出シートのみを特定し且つ抽出して新たなファイルを生成し、当該生成したファイルをファイル格納部３の所定の位置に格納する。
【００４３】
また、特定の文字列をシート名称中に含むシート（除外シート）を除いたその他の全てのシートが抽出対象として指定される場合、シート抽出処理部１１３はファイル格納部３の所定のディレクトリに格納されたファイル群に含まれる全ファイルから、該当する文字列をシート名称中に含むシート（除外シート）以外のシートが含まれていたファイルを抽出し、抽出されたファイルの中からさらに除外シートを除いたその他のシートのみを用いて新たなファイルを生成し、ファイル格納部３に当該生成されたファイルを所定の位置に格納する。
【００４４】
ファイル特定処理部１１８は、ファイル結合処理などの処理を行う際に、処理対象とすべきファイルやシートを特定するために、ファイルやシートの名称を検索し、ファイルやシートの名称中に特定の文字列を有するファイルやシートを特定し、そのデータを例えばワークメモリ領域１３内に記憶させるものである。フォルダやシートを特定する文字列と共に、ファイル名やシート名の中における文字列の位置（例えば接頭部や末尾部など）に関する情報が入力装置７から入力された場合、ファイル特定処理部１１８は文字列とその位置情報の２つの情報から該当するファイルやシートを特定する。
【００４５】
データ照合処理部１１７は、例えばシート分割処理部１１１によりシート分割して各部門に送付されたファイルが各部門から修正等されて返信されてきた場合に、返信されたファイルやシートをシート結合処理部１１２により再度結合した上で、当該再結合されたファイルのデータと分割前のファイルのデータとを照合し、修正があったかどうか（すなわち、元のデータと変わっているか否か）、さらにどのような修正が施されたかを判別するものである。
【００４６】
メール処理部１１５は、シート分割処理部１１１によりファイル分割された複数の異なるファイル等を、メール送信すべき部門に対応付けて配信するための処理を実施する。また、各部門から送られてきたメールを受信した場合に、受信メールに添付されたファイルを保管する処理を実施することもある。
【００４７】
データ対応付け処理部１１６は、例えばシート結合処理部１１２によりシート結合を行う場合に、結合前のそれぞれのシート上のラベルマーク等のラベルデータやその他のデータを検索し、各シート上のラベルデータやその他のデータのうち同一又は同じ性質のものを対応付けるものである。シート結合処理部１１２は、データ対応付け処理部１１６により対応付けられたラベルデータを統合し、各シートにおいて当該ラベルデータと同一の行又は列に登録されたデータを、結合後のシートの当該ラベルデータ以下の行又は列に登録する。このラベルデータとは、図１の第１行目にある「本部」、「支店」、「営業所」、「営業目標（万円）」といったデータ説明用のデータを言う。また、その他のデータとは、本部名、支店名、営業所名、営業目標の具体的数値を言う。なお、図１の「Ａ本部」や「ａ支店」等のように、ラベルデータであるのかその他データであるかが不明確な場合もあり、ユーザが入力装置７からラベルデータとしてみなされる領域を指定し、その指定された領域についてデータ対応付け処理部１１６が対応付けを行う場合もある。例えば、結合前のシートそれぞれに、「営業目標（万円）」というラベルデータが存在していれば、データ対応付け処理部１１６は各シートの「営業目標（万円）」を同じラベルデータとして対応付ける。シート結合処理部１１２は、シート結合の際にこの対応付けされたラベルデータを１つに統合し、そのラベルデータにより説明される各データを、１つのシート上で同一行又は同一列上に並べて登録する。
【００４８】
次に図５乃至図３５を用いてファイル処理プログラム１１の詳細な処理について説明する。ファイル処理プログラム１１を起動すると、例えば図５に示すような画面が表示装置５に表示される。図５にはファイル処理プログラム１１のメニュー画面の一例が示されている。図５の例では、シート分割処理部１１１の処理を実行させるためのシートカッターボタン２０１と、ファイル結合処理部１１４の処理を実行させるためのファイル結合ツールボタン２０２と、シート抽出処理部１１３の処理を実行させるためのシート抽出ツールボタン２０３と、シート結合処理部１１２の処理を実行させるためのシート結合ツールボタン２０４と、メール処理部１１５の処理を実行させるためのメール配信ツールボタン２０６と、データ照合処理部１１７の処理を実行させるためのデータ照合ツールボタン２０７と、ファイル処理プログラム１１の処理を終了させるための業務終了ボタン２０５とが含まれる。なお、データ照合処理部１１７の処理は、例えばシート結合処理部１１２を実行すると必ず実行されるようにしておくことも可能であり、その場合にはデータ照合ツールボタン２０７の表示を省略することができる。
【００４９】
例えばユーザがシートカッターボタン２０１をクリックすると、シート分割処理部１１１の処理が開始される。この処理の内容を図６乃至図１２を用いて説明する。最初に、シートカッターボタン２０１がクリックされると、シート分割処理部１１１は設定画面表示のための処理を実施する（ステップＳ１：図６）。そして、設定画面が表示装置５に表示される。この設定画面の一例を図７に示す。図７の例では、分割する元シート（ベースシート）が含まれるファイル（ブック）のファイル名を入力するファイル名入力欄５０１と、ファイル格納部３の内容を参照して分割する元シートが含まれるファイルのファイル名を指定するための参照ボタン５０２と、処理対象のシート名を特定するためのシート名を入力するための入力欄５０３と、ファイルブレイク（ファイル分割）の元となる値が格納されている列（ここでは列が特定されているが行の場合もある。なお行又は列のいずれかを入力により選択する場合もある）の番号を入力するための第１の列番号入力欄５０４と、シートブレイク（シート分割）の元となる値が格納されている列の番号を入力するための第２の列番号入力欄５０５と、分割対象データが登録されている行番号（ファイル分割の元となる値が格納されているとして上で特定された並び方向（「列」）とは別の並び方向（「行」）。スタート行の行番号とする。）を入力するための行番号入力欄５０６と、作成するファイルの接頭語の入力を行うための入力欄５０７と、生成されるファイルに含まれるシートにパスワード保護をかける場合にチェックを付すためのチェックボックス５０９と、パスワード入力欄５０８と、生成されるファイルのオプションとして読み取り専用で開くように推奨するメッセージを出力させるための設定を行う場合のチェックボックス５１０と、ファイル読み取り時に要求するパスワードを入力するための入力欄５１１と、ファイル書込み保護のためのパスワードを入力するための入力欄５１２と、処理実行指示のための実行ボタン５１３とが含まれる。入力欄５０１の入力については必須である。また、入力欄５０４、５０５、５０６、５０７についても必須となる場合もある。なお、分割する元シートを含むファイルに、ベースシートが１枚だけしか含まれない場合には、入力欄５０３の入力を省略することができる。
【００５０】
図７の例では、ファイル名入力欄５０１には、「ｃ：￥ｗｉｎｄｏｗｓ￥デスクトップ￥勤怠データ．ｘｌｓ」というファイル名が入力されており、シート名の入力欄５０３には「４月分個人別勤怠データ」というシート名が入力されており、ファイル分割の元となる値が格納されている列を指定するための第１の列番号入力欄５０４には「１」が入力されており、シート分割の元となる値が格納されている列を指定するための第２の列番号入力欄５０５には「２」が入力されており、分割対象データが登録されている行番号を指定するための行番号入力欄５０６には「２」が入力されており、生成されるファイルの接頭語を指定するための入力欄５０７には「シートカット後」が入力されており、シート保護を行うようにチェックボックス５０９にはチェックが付されており、シート保護のためのパスワードの入力欄５０８には「１１１１」が入力されている。
【００５１】
シート分割処理部１１１は、このような設定画面における各入力欄又はチェックボックス等で示される設定項目に対するユーザのデータ入力を受け付け（ステップＳ３）、さらに実行ボタン５１３のクリック、すなわちシート分割指示を受け付ける（ステップＳ５）。そして、ユーザにより入力されたデータを一旦例えばワークメモリ領域１３等の記憶装置に格納し（ステップＳ７）、入力データのチェック処理を実施する（ステップＳ９）。例えば、必須の入力項目にデータが入力されているかということを確認する。なお、分割対象ファイルとして存在しないディレクトリのファイルが指定されていないか等をさらに確認するようにしても良い。もし、エラーが検出されれば（ステップＳ１１：Ｙｅｓルート）、修正指示表示を表示装置５に行うための処理を実施した（ステップＳ１３）後にステップＳ１に戻り、設定画面表示を再度行う。なお、前回の入力データを入力欄などに埋め込んだ形で表示し、例えばエラーが発生した項目を特定できるようにしてもよい。
【００５２】
一方、エラーが検出されなければ（ステップＳ１１：Ｎｏルート）、ファイル名入力欄５０１により指定された分割の元ファイルをワークメモリ領域１３に読み込み、入力欄５０３で指定されたシート名に従って処理対象シートを抽出する（ステップＳ１５）。例えば図８（ａ）のようなシートが処理対象シートであるものとし、この処理対象シートがワークメモリ領域１３に展開される。次にシート分割処理部１１１は、第１の列番号入力欄５０４に入力された列番号の列（ファイルブレイク指定列とも呼ぶ）の値を分類し（ステップＳ１７）、当該分類に従って処理対象シートを分割する（ステップＳ１９）。分割結果は、ワークメモリ領域１３に格納される。なお、この分割において、実際に分類及び分割の対象となるのは行番号入力欄５０６に入力された行番号の行以降のデータである。分割の対象とならない行は、通常図８（ａ）の第１行目に示すような属性名を表すラベルデータが登録された行などであることが多く、例えばこのような属性名を表す行については分割されたシートにコピーされる。また、これらの行の設定データ（例えば属性内容を説明する吹き出しを出す設定）もコピーされるようにしてもよい。図８（ｂ）にステップＳ１９における分割結果の一例を示す。図８（ａ）においてファイルブレイク指定列は「Ａ」列（１列目）であり、「Ａ」列の値を分類すると「１２３」と「１２５」とに分けることができるため、図８（ｂ）に示すように、「Ａ」列の値が「１２３」であるシートと、「Ａ」列の値が「１２５」であるシートとに分割される。なお、後にも述べるがステップＳ１９で行われたシートの分割単位によりファイルが構成されることになるので、ステップＳ１９の処理をファイル分割とも呼ぶことにする。
【００５３】
次に、シート分割処理部１１１は、ステップＳ１９の分割後の各シートにおいて、第２の列番号入力欄５０５に入力された列番号の列（シートブレイク指定列とも呼ぶ）の値を分類し（ステップＳ２１）、当該分類に従ってステップＳ１９の分割後の各シートをさらに分割する（ステップＳ２３）。分割結果はワークメモリ領域１３に格納される。図８（ｂ）においてシートブレイク指定列は「Ｂ」列（２列目）であり、図８（ｂ）の上段のシートにおいて「Ｂ」列の値を分類すると「９８７」と「９８５」とに分けることができるため、図８（ｃ）の第１段目及び第２段目に示すように、「Ｂ」列の値が「９８７」であるシートと、「Ｂ」列の値が「９８５」であるシートとに分割される。また、図８（ｂ）の下段のシートにおいて「Ｂ」列の値を分類すると「６５４」と「４３２」とに分けることができるため、図８（ｃ）の第３段目及び第４段目に示すように、「Ｂ」列の値が「６５４」であるシートと、「Ｂ」列の値が「４３２」であるシートとに分割される。
【００５４】
そしてシート分割処理部１１１は、１回目の分類（ステップＳ１７）で分割されたシートの単位でファイルを構成する（ステップＳ２５）。すなわち、図８（ｃ）の第１段目及び第２段目により一つのファイルが構成され、第３段目及び第４段目により一つのファイルが構成される。第１段目及び第２段目は、同じファイル内でそれぞれ異なるシートに分けられ、１つのファイルに格納される。また、第３段目及び第４段目は、同じファイル内でそれぞれ異なるシートに分けられ、１つのファイルに格納される。但し、このようなファイル構成は必須ではなく、複数のシートに分ける代わりに、１枚のシートの中で、第１段目と第２段目のデータをその配置をずらして格納することも可能である。同様に、１枚のシートの中で、第３段目と第４段目のデータをその配置をずらして格納するようにしても良い。このような場合、例えば図８（ｃ）の第１段目及び第２段目のデータを、図８（ｃ）に示されているように１枚のシート上で上下に格納しても良いし、左右に分けて格納しても良い。このように、シート分割の分割結果（表）を同一シート上に分割して格納する場合、図７に示した第２の列番号入力欄５０５に代えて、図９に示すようなデータの配置態様についての入力欄が設けられる。図９における４−２及び４−３による入力指示に従って、シート分割処理部１１１は、シート分割の分割結果を（表）を同一シート上に並べて格納する。
【００５５】
図９における入力欄５２１には図７の入力欄５０５と同じ数値を入力する。図９の４−２は、シート分割の分割結果（ブレイクした表）を同一シート上に並べる方向についての選択肢を示しており、上下方向のチェックボックス５２２と、左右方向のチェックボックス５２３と、斜め方向のチェックボックス５２４とが設けられている。この上下方向とは図８（ｃ）の第１段目と第２段目、第３段目と第４段目のように上と下に並べて格納する場合を、左右方向とは横に並べて格納する場合を、また斜め方向とは左上から右下へと斜め方向に配置する場合を示す。また、図９の４−３は、シート分割の分割結果（ブレイクした表）を並べる順位付けについての選択肢を示しており、昇順のチェックボックス５２５と、降順のチェックボックス５２６とが設けられている。図９の４−３における表を並べる順位付けとは、シート分割の分割結果（ブレイクした表）を同一シート上に並べる順番であって、例えばシートブレイクにおける分類で抽出された値（シート・ブレイクキーとも呼ぶ）に基づき決定される。昇順は、例えば、文字列であればあいうえお順やアルファベット順、数値であれば数値の小さい順、またＡＳＣＩＩコード等の文字コードの順番などで、表を並べるものであり、降順は昇順の逆の順番で表を並べるものである。
【００５６】
図９のような入力欄に入力された、シート分割の分割結果（ブレイクした表）の配置態様についてのデータに基づき、シート分割処理部１１１は複数の表を同一シート上に並べて格納する。
【００５７】
なお、シート分割処理部１１１は、ステップＳ２１における分類で抽出された値を各シートのシート名称として設定する。また、シート名称として特別に何らかの文字列を付加する場合には、図７の設定画面において、シート名称について付加すべき文字列の入力欄と付加すべき位置（接頭語として付加するのか又は接尾語として付加するのかなど）についてのチェックボックスとを別途設ける。そして、この入力欄及びチェックボックスにより設定されたシート名の設定態様に従って、シート分割処理部１１１は、シート名を設定する。
【００５８】
そして、シート保護やブック（ファイル）のオプションの設定が、チェックボックス５０９又は５１０、入力欄５０８、５１１又は５１２においてなされている場合には、シート分割処理部１１１は、生成した各ファイルに対してオプションの設定処理を施す（ステップＳ２７）。例えば、チェックボックス５０９にチェックが付されており、パスワード入力欄５０８にパスワードが入力されている場合には、当該入力されたパスワードによるシート保護のための設定を行う。
【００５９】
最後にシート分割処理部１１１は、例えば入力欄５０７で指定された接頭語とステップＳ１７における分類で抽出された値（単にブレイクキーとも呼ぶ）との組み合わせをファイル名として、ステップＳ２５において生成された各ファイルをファイル格納部３の所定のディレクトリ（例えば分割対象ファイルと同様のディレクトリ）に保存する（ステップＳ２９）。図８（ｃ）の場合、「シートカット後」という接頭語が指定されているならば、ステップＳ１７では「１２３」と「１２５」が抽出されるので、「シートカット後１２３」と「シートカット後１２５」とがファイル名として用いられる。
【００６０】
なお、ファイルの保存場所については、図７に図示しないシートカット後ファイルの保存ディレクトリについての入力欄を設け、当該入力欄において指定されたディレクトリに保存するようにしても良い。
【００６１】
このように、ファイル名、シート名、そしてファイルの保存場所（ディレクトリ）を指定して、シート分割処理部１１１に上記のような処理を実行させることで、分割後のファイルやシートの管理が容易になる。個別にファイル名やシート名の変更処理を行ったり、保管場所を個別に決めて保存するといった処理が不要となる。
【００６２】
以上の説明では、ファイル分割及びシート分割を「列」に登録された値に基づいて行う場合を一例として説明したが、特定の「行」に登録された値に基づき、分割開始「列」以降についてファイル分割及びシート分割を行うようにしてもよい。「行」と「列」のいずれをファイル分割やシート分割の基礎とするかは、図示しないが図７の設定画面において「行」又は「列」を選択入力するためのラジオボタンなどを設けることで、ユーザに選択させるようにすることができる。図７の設定画面では「列」を前提としているが、「行」と「列」の選択入力が行われる場合には、例えばシート分割処理部１１１は、選択された並び方向によって図７の設定画面を変更するような処理を実行する。例えば、「行」が選択された場合は図７の入力欄５０４及び５０５の説明文を、「列」の代わりに「行」を用いたものに置き換える。すなわち、入力欄５０４の説明文は「３．ファイルブレイクに使用する「行」（「上」から何番目かを数字で記入。）」と表示される。
【００６３】
また、分割対象となるデータ等が登録されている全領域と、ファイル分割とシート分割を行うデータのみ登録されている領域（分割の対象なるだけで、データや設定を引き継がないエリア）を、設定画面においてユーザが指定するようにしてもよい。
【００６４】
なお、シート分割処理部１１１の処理は、常にファイル分割及びシート分割（同一シート上にシート分割結果（表）を配置する場合を含む）の両方を実施する必要はなく、いずれか一方のみを行うようにしても良い。例えば、図１０に示すように所属部門の属性が２段階（２列）でしか規定されていないシートの場合には、通常はファイル分割又はシート分割のいずれかを実施するだけで足りる。例えば、各支店にそれぞれの支店管下の営業所のデータのみを送信する場合には支店単位でファイル分割を実施することになり、全営業所のデータを例えば各シートに分けて１つのファイルを構成し当該ファイルを送信する場合には支店単位でシート分割を実施することになる。シート分割処理部１１１は、図７の設定画面において、入力欄５０４のみに入力がなされた場合にはファイル分割のみを、入力欄５０５のみに入力がなされた場合にはシート分割のみを実行する。シート分割処理部１１１は、入力欄５０４と入力欄５０５への入力状況を判別し、その判別結果に応じてファイル分割、シート分割、若しくはそれらの両方を実行する。
【００６５】
また、図７の行番号の入力欄５０６にはスタート行を入力するようになっているが、図１１に示すような入力欄を入力欄５０６の代わりに設けることにより、分割の対象となる範囲を、例えば始めのセル（行と列で特定される、データを入力する枠又は升目）の位置と終わりのセルの位置によって特定するようにしても良い。図１１では、始めのセルについての行番号入力欄５３１と、始めのセルについての列番号入力欄５３２と、終わりのセルについての行番号入力欄５３３と、終わりのセルについての列番号入力欄５３４とが設けられている。セルの位置は、列については左端から数えた番号等で、行については上から数えた番号等によって特定される。例えば番号の数の少ない方が始めのセルで、番号の数の多い方が終わりのセルとなる。シート分割処理部１１１は、図１１に入力された数値に基づいて、始めのセルと終わりのセルを特定し、当該始めのセルと終わりのセルにより囲まれた四角形の範囲を分割対象領域として特定し、特定した領域についてのみ分割処理を行う。始めのセルと終わりのセルにより囲まれた四角形の範囲以外の領域については分割の対象から除外する。除外された領域に登録されているラベルデータやその他のデータは分割対象とせず、そのまま分割される各シートに引き継ぐ（コピーする）ことになる。そして、特定した分割対象の領域に登録されているデータだけを図７の設定画面において入力されたその他の所定の設定に基づいて分割を行う。すなわち、特定した分割対象の領域に登録されているデータについては、ファイル分割、シート分割、若しくはファイル分割及びシート分割を実施し、併せてラベルデータやその他の設定などは分割後の各シートに引き継ぐ（コピーする）ことにする。このようにすることで、分割対象シート内に、例えば各部門に送信したいデータ以外のデータなどが含まれていても、送信対象外の部分を除外して必要な部分のデータのみを抽出して処理することができるようになる。
【００６６】
また、図７において、作成するファイルの接頭語の入力欄５０７を設け、入力された文字列を接頭語として用いる例を示しているが、接頭語に限定するものではない。例えば、図７の接頭語の入力欄５０７に代えて、図１２に示すように、作成するファイルのファイル名に付加する文字列と、付加する位置を指定できるようにすることも可能である。すなわち、図１２の例では、付加する文字列の入力欄５４１と、付加する文字列を接頭語とする場合に選択入力するためのチェックボックス５４２と、付加する文字列を末尾語とする場合に選択入力するためのチェックボックス５４３と、ブレイクキーの文字列の中の一部の文字列の前に入力した文字列を付加する場合に選択入力するためのチェックボックス５４４及びブレイクキーの文字列の中の一部の文字列を指定するための入力欄５４５と、ブレイクキーの文字列の中の一部の文字列の後に入力した文字列を付加する場合に選択入力するためのチェックボックス５４６及びブレイクキーの文字列の中の一部の文字列を指定するための入力欄５４７とが設けられる。シート分割処理部１１１は、図１２に入力された内容に従って、ファイル分割のブレイクキーとなった文字列に、入力欄５４１に入力された文字列を、指定された位置に付加するように組み合わせて、新しいファイルの名称を設定する。シート分割の処理結果として生成された各シートの名称についても同様にシート名に付加する文字列と付加すべき位置を指定することにより、シート分割のブレイクキー（シート・ブレイクキー）となった文字列に、新たに入力された文字列を、指定された位置に付加するように組み合わせて、新しいシートの名称を設定する。
【００６７】
付加する文字列としては、例えば「シートカット後」などの文字列が入力される。そして、付加する位置としては、接頭部、末尾部のほか、ファイル分割のブレイクキーとなる文字列の間に挿入する場合もある。例えば、ブレイクキーの文字列が「人事部アンケート質問」など、複数の文字列が連結されている場合に、「人事部アンケート」と「質問」の間に「シートカット後」という文字列を挿入するものである。この場合、図１２のチェックボックス５４４にチェックを付して入力欄５４５に「質問」と入力するか、図１２のチェックボックス５４６にチェックを付して入力欄５４７に「人事部アンケート」と入力することとなる。このようにすることで、シートカット後のファイルをより管理しやすい名称に設定することができるようになる。
【００６８】
例えば企業の従業員の勤務データが例えば図８（ａ）のように１つにシートに含まれているが、勤務データの確認などの処理を部門毎に行う場合には、「Ａ」列（１列目）に示されている部門コード毎にファイルを分割して、各部門に配布した方が効率的である。上で述べたようにシート分割処理部１１１を用いれば、例えば部門コード毎にファイルを分割することができるようになるため、業務が効率化される。また、同じ部門の従業員コード毎に複数のデータが分類されている場合は、従業員コード毎に分類してシート分けする方がさらに処理が効率化される。さらに、ファイル名やシート名を処理しやすいものに設定でき、ファイルの保存場所も一括して適切なディレクトリに保存できるようになる。
【００６９】
次に、図１３と図１４と図８とを用いて、シート結合処理部１１２による処理を説明する。例えばユーザが図５に示したメニュー画面においてシート結合ツールボタン２０４をクリックすると、シート結合処理部１１２の処理が開始される。まずシート結合処理部１１２は、設定画面表示のための処理を実施する（ステップＳ３１：図１３）。そして、設定画面が表示装置５に表示される。この設定画面の一例を図１４に示す。図１４の例では、結合するファイル群が格納されたフォルダ（ディレクトリ）を入力するための入力欄８０１と、ファイル格納部３の内容を参照して入力欄８０１に入力すべきフォルダを指定するための参照ボタン８０２と、結合後のファイルを保存するフォルダ（ディレクトリ）を入力するための入力欄８０３と、ファイル格納部３の内容を参照して入力欄８０３に入力すべきフォルダを指定するための参照ボタン８０４と、結合後のファイルの名称を入力するための入力欄８０５と、結合後のシートの名称を入力するための入力欄８０６と、結合するファイル群に含まれる各ファイルに読み取り保護がかけられている場合には保護を解除するためのパスワード入力欄８０７と、シートの読み取り保護がかけられている場合には保護を解除するためのパスワード入力欄８０８と、結合するシート群において結合対象のスタート行（又はスタート列）を指定するための入力欄８０９と、シート結合処理の実行処理を行わせるための実行ボタン８１０とが含まれる。図１４の例では、入力欄８０１、８０３、８０５及び８０９が必須の入力欄となっている。入力欄８０６は、新しく結合されたシートに所定の名称を設定したい場合には必須となるが、特段シート名を設定する必要がない場合には入力が不要となる。その場合、シート結合処理部１１２はデフォルトのシート名を自動的に設定するか、あるいはシート名を付さない。なお、入力欄８０７又は８０８もパスワードの設定がなされていれば必須となる。
【００７０】
図１４の例では結合するファイル群が格納されたフォルダ（ディレクトリ）の入力欄８０１には「ｃ：￥ＷＩＮＤＯＷＳ￥デスクトップ￥シートカット後ファイル」が入力されており、結合後のファイルを保存するフォルダ（ディレクトリ）の入力欄８０３には「ｃ：￥ＷＩＮＤＯＷＳ￥デスクトップ￥シート結合後」が入力されており、結合後のファイル名称の入力欄８０５には「４月分個人別勤怠データ」が入力されており、結合後のシート名称の入力欄８０６には「修正後の結合分」が入力されており、シート保護解除のためのパスワード入力欄８０８には「１１１１」が入力されており、結合するシートにおける結合処理のスタート行の入力欄８０９には「２」が入力されている。
【００７１】
シート結合処理部１１２は、このような設定画面における各入力欄で示される設定項目に対するユーザのデータ入力を受け付け（ステップＳ３３）、さらに実行ボタン８１０のクリック、すなわちシート結合指示を受け付ける（ステップＳ３５）。そして、ユーザにより入力されたデータを一旦例えばワークメモリ領域１３等の記憶装置に格納し（ステップＳ３７）、入力データのチェック処理を実施する（ステップＳ３９）。例えば、必須の入力項目にデータが入力されているかということを確認する。なお、結合対象ファイルを格納したディレクトリとして存在しないディレクトリが指定されていないか、存在しないディレクトリを保存先に指定していないか等をさらに確認するようにしても良い。もし、エラーが検出されれば（ステップＳ４１：Ｙｅｓルート）、修正指示表示を表示装置に行うための処理を実施した（ステップＳ４３）後にステップＳ３１に戻り、設定画面表示を再度行う。なお、前回の入力データを入力欄などに埋め込んだ形で表示し、例えばエラーが発生した項目を特定できるようにしてもよい。
【００７２】
一方エラーが検出されなかった場合には（ステップＳ４１：Ｎｏルート）、シート結合処理部１１２は、入力欄８０１において指定されたフォルダ（ディレクトリ）から結合の元となるファイル群を例えばワークメモリ領域１３に読み込む（ステップＳ４５）。なお、この際にファイル保護のためのパスワードが設定されていたり、シート保護のためのパスワードが設定されている場合には、パスワード入力欄８０７や８０８に入力されたパスワードを使用して、ファイルやシートにアクセスできるようにする。例えば、図８（ｃ）に示すように各ファイルのシートがワークメモリ領域１３に展開される。そして、シート結合処理部１１２は、読み出した結合の元となるファイル群の各ファイルに含まれる複数のシートを結合し、さらに全ファイルの全シートを結合する（ステップＳ４７）。なお、入力欄８０９において入力された行番号（又は列番号）に従って、当該行番号（又は列番号）以降のデータの結合を行う。例えば、図８（ｂ）に示すように、図８（ｃ）に示された各ファイルに含まれる複数のシートを結合し、各ファイルにつき１シートに結合した後、図８（ａ）に示すように全ファイルのシートを結合する。
【００７３】
なお、図８（ｃ）に示したように結合される各ファイルのシートは、同じフォーマットを有している場合もある。すなわち、シート内の表のデータのうち、データの意味や種類を説明するためのラベルデータについてはその位置及び順番（例えば１行目又は１列目における並び方）や、ラベルデータ以外のデータの並べ方（同じ項目のデータが上から下へ列方向に登録されているか、左右の行方向に登録されているかなど）が同じ状態で保存されている。図１４の設定画面の入力欄８０９において「２」と入力されているため、データ対応付け処理部１１６は、２行目（「行」ではなく「列」でもよい）の１つ上の１行目がラベルデータであると認識する。そして、各シートの１行目の文字列を検索して、ラベルデータの各データ項目が同じ配置になっていることを確認する。確認がとれれば、シート結合処理部１１２は、ラベルデータにおける各データ項目に関連する各データを同じ列（又は行）に配置してシートを結合する。その際、１行目の各データ項目は、結合後のシートの同じく１行目にコピーされる。
【００７４】
また、シートのフォーマットが同一ではなく、ラベルデータの各データ項目それぞれの位置が異なっていたり、表全体の表示位置が数行又は数列ずつずれていた場合などに対応できるように、図１４の設定画面におけるスタート行の入力欄８０９に変えて、図１５に示すような表示を行うようにしても良い。図１５では、結合するファイルのファイル名を入力する入力欄の列５５１と、結合するファイルに含まれる結合すべきシートのシート名を入力する入力欄の列５５２と、結合すべき範囲のスタート行の行番号を入力する入力欄の列５５３と、結合すべき範囲のスタート列の列番号を入力する入力欄の列５５４とが設けられている。このスタート行の入力欄とスタート列の入力欄についてはいずれか選択した一方のみに数値が入力される。両方が入力されていた場合には、シート結合処理部１１２はエラーと認識し、表示装置５にその旨表示させる。また、スタート行（又はスタート列）を入力させる代わりに、ユーザにシート結合する領域の範囲を入力させるようにすることも可能である。その場合には、図１６に示すような入力欄を図１４の設定画面に設け、結合対象エリアを行番号と列番号によって特定される始めのセルと終わりのセルについての入力を受け付ける。図１６では、結合するファイルのファイル名を入力する入力欄の列５６１と、結合するファイルに含まれる結合すべきシートのシート名を入力する入力欄の列５６２と、結合すべき範囲のうち始めのセルを特定するための行番号及び列番号を入力する入力欄の列５６３と、結合すべき範囲のうち終わりのセルを特定するための行番号及び列番号を入力する入力欄の列５６４とが設けられる。
【００７５】
データ対応付け処理部１１６は、図１６に示した入力欄に入力された内容に従って、シート結合を開始すべきスタート行の上の行又はスタート列の左の列を検索し、ラベルデータの各データ項目が同じ順番で配置されているかどうかを確認する。同じ順番で配置されていることが確認された場合、シート結合処理部１１２は、それぞれ同じラベルデータを統合し、新たに結合して生成されるシート上にコピーする。そして、ラベルデータの各データ項目に関連するその他のデータを同じ行又は列に配置してシート結合を行う。また、データ対応付け処理部１１６は、図１６に示した入力欄に入力された内容に従って、シート結合のスタート行の上の行又はスタート列の左の列を検索し、各ラベルデータの各データ項目が同じ順番で配置されていないと判断した場合には、ラベルデータのデータ項目に係る文字列を検索して、同じラベルデータを対応付ける。例えば、図８（ｃ）の第１段目において、ラベルデータ「Ｃ」と「Ｄ」とが逆になっており、「Ｄ」とその関連データが左から３列目に配置され、「Ｃ」とその関連データが右端に配置されていたとする。そして図８（ｃ）の第１段のシートと第２段目のシートを結合する場合、データ対応付け処理部１１６は、ラベルデータの文字列を検索して、第１段目の「Ｃ」が第２段目の「Ｃ」と同じであると判断する。データ対応付け処理部１１６のこの判断に基づきシート結合処理部１１２はラベルデータの同じデータ項目に関連するデータを同じ列に並べて格納するようにシート結合を行う。なお、列にラベルデータを登録し、行にラベルデータの各データ項目に関連するその他のデータが配置されている場合も同様に処理を行うことができる。
【００７６】
さらに各シートのラベルデータとして、必ずしも同じものが配置されているとは限らず、全く異なるラベルデータが配置されていることもあり、このように異なるラベルデータを有する複数のシートを結合する場合もある。例えば、図１７（ａ）に示す「Ｐファイル」の「Ｘシート」と図１７（ｂ）に示す「Ｐファイル」の「Ｙシート」との結合のような場合が例として挙げられる。図１７（ａ）に示すように、第１行第１列におけるラベルデータのデータ項目は「Ａ」で、第１行第２列におけるラベルデータのデータ項目は「Ｂ」で、第１行第３列におけるラベルデータのデータ項目は「Ｃ」で、第１行第４列におけるラベルデータのデータ項目は「Ｄ」である。一方、図１７（ｂ）に示す「Ｙシート」の場合、第１行目にはそのテーブルのタイトルが登録されており、第２行第１列におけるラベルデータのデータ項目は「Ａ」で、第２行第２列におけるラベルデータのデータ項目は「Ｂ」で、第２行第３列におけるラベルデータのデータ項目は「Ｅ」で、第２行第４列におけるラベルデータのデータ項目は「Ｆ」である。このような場合には、図１８に示すような入力欄を図１４に示した設定画面中の一部に表示して、ユーザに対して入力を求める。図１８では、結合すべきファイルのファイル名入力欄の列５７１と、指定されたファイルの結合すべきシートのシート名を入力する入力欄の列５７２と、結合すべき範囲の始めのセルの位置（行及び列番号）の入力欄の列５７３と、結合すべき範囲の終わりのセルの位置（行及び列番号）の入力欄の列５７４と、対応リンク行の情報（第一及び第二）を入力する入力欄の列５７５と、対応リンク列の情報（第一及び第二）を入力する入力欄の列５７６とが設けられている。このように、結合領域の指定と併せて、結合の際のデータの配置を決定するためにラベルデータの位置に関する対応関係の情報（対応リンク情報）の入力を受け付ける。
【００７７】
ユーザによって図１８において示した入力欄に入力された情報に従って、シート結合処理部１１２とデータ対応付け処理部１１６は協働して、シート結合する領域を特定し、結合する際に、ラベルデータの同一データ項目に該当するデータを同じ行又は列に配置したり、ラベルデータの同一項目として統合するものを検索する。例えば図１７（ａ）及び図１７（ｂ）に示したようなシートを結合する場合、図１８に示すように、結合すべきファイルのファイル名、結合すべきシートのシート名、及び始めのセル位置及び終わりのセル位置についての入力を受け付けることによりシート結合の対象領域を特定し、その上で結合の際のデータの配置を決定するためのリンク情報として「対応リンク行」と「対応リンク列」の入力を受け付ける。図１７（ａ）の場合、１行目にはラベルデータが登録されており、シート結合の対象は２行目より下の部分となる。図１７（ｂ）の場合、１行目には表のタイトルが登録されており、２行目にはデータラベルが登録されており、シート結合の対象は３行目より下の部分となる。図１８に示したように、Ｘシートの対応リンク行の「第一」に「１」、対応リンク列の「第一」に「１」、「第二」に「２」と入力される。また、Ｙシートの対応リンク行の「第一」に「２」、対応リンク列の「第一」に「１」、「第二」に「２」と入力される。そのため、Ｘシートの１行目とＹシートの２行目が、またＸシートの１列目及び２列目とＹシートの１列目及び２列目とが互いに対応するラベルデータとして特定することができる。また、指定する「対応リンク行」と「対応リンク列」の数は任意であり、図１８のように１つ又は２つずつに限定されるものではなく、さらに多くの対応リンクを指定することができる。データ対応付け処理部１１６は、これら対応リンク情報に従って、各対応する行と列についてラベルデータの同じデータ項目がないかどうかを検索する。まず、「行」検索として、Ｘシート（図１７（ａ））の１行目とＹシート（図１７（ｂ））の２行目を検索し、「Ａ」と「Ｂ」がラベルデータの同じデータ項目であると判断する。そして、「Ｃ」「Ｄ」「Ｅ」「Ｆ」についてはラベルデータの異なるデータ項目であると判断する。なお、ラベルデータの異なるデータ項目についてはシート結合処理部１１２が、別の列に配置する。例えば、「Ｅ」及び「Ｆ」の列を、「Ｃ」「Ｄ」の次（例えば右隣）に配置してシート結合する。なおラベルデータの各データ項目の配置については任意であり、昇順、降順など、ユーザの指定に従ってもよい。その場合には、図１４の設定画面においてさらに配置希望の選択入力欄（又はチェックボックス）を追加するようにする。さらに「列」検索として、Ｘシート（図１７（ａ））の１列目とＹシート（図１７（ｂ））の１列目とを参照して、「行」検索の結果から、ラベルデータのデータ項目「Ａ」が一致すると判断する。また、Ｘシート（図１７（ａ））の２列目とＹシート（図１７（ｂ））の２列目とを参照して、「行」検索の結果から、ラベルデータのデータ項目「Ｂ」が一致すると判断する。このようなラベルデータの対応関係をワークメモリ領域１３に図１９に示すように格納する。すなわち、ＰファイルのＸシートの１行１列と、ＰファイルのＹシートの２行１列とが対応している。また、ＰファイルのＸシートの１行２列と、ＰファイルのＹシートの２行２列とが対応している。これ以外は対応関係が見出されなかったので、登録されない。シート結合処理部１１２は、対応関係が見出されたラベルデータについては統合してシート結合を行う。対応関係が見出されなかったＰファイルのＸシートの１行目の３列目及び４列目、並びにＹシートの２行目の３列目及び４列目については、シート結合処理部１１２は、ラベルデータの統合を行うことができず、「Ａ」や「Ｂ」など統合されたラベルデータに並べてそれぞれ別々に配置する。
【００７８】
そしてデータ対応付け処理部１１６は、上記の対応関係に基づき同一レコードを抽出する処理を実施する。ラベルデータについてシート間の対応関係を確認しているので、Ｘシート（図１７（ａ））のデータ項目「Ａ」についての列と、Ｙシート（図１７（ｂ））のデータ項目「Ａ」についての列との対応関係は確定している。また、Ｘシート（図１７（ａ））のデータ項目「Ｂ」についての列と、Ｙシート（図１７（ｂ））のデータ項目「Ｂ」についての列との対応関係は確定している。従って、Ｘシート（図１７（ａ））のデータ項目「Ａ」についての列の特定のレコードの値と同一の値がＹシート（図１７（ｂ））のデータ項目「Ａ」についての列に登録されているレコードを検索する。図１７（ａ）及び（ｂ）の例では、Ｘシートの２行目のデータ項目「Ａ」についての列（１列目）の値「１２３」に一致する値がＹシートのデータ項目「Ａ」の列に登録されたレコードは、Ｙシートの３行目及び４行目のレコードである。そして、Ｘシート（図１７（ａ））のデータ項目「Ｂ」についての列の上記特定のレコードの値と同一の値がＹシート（図１７（ｂ））のデータ項目「Ｂ」についての列に登録されているレコードを絞り込む。上の例では、Ｘシートの２行目のデータ項目「Ｂ」についての列（２列目）の値「９８７」に一致する値がＹシートのデータ項目「Ｂ」の列に登録されたレコードは、３行目のレコードである。従って、Ｘシートの２行目とＹシートの３行目とが対応しているものと判断する。このようなレコードの対応関係は、ワークメモリ領域１３に格納する。同様な処理を実施すれば、Ｘシートの３行目のレコードと、Ｙシートの４行目のレコードとが対応しているものと判断される。なお、他のレコードについては対応しているとは判断されない。
【００７９】
レコードの対応関係は例えば図２０に示すような形で格納される。図２０では、レコードの対応関係だけではなく、セルの対応関係も登録している。すなわち、ＰファイルのＸシートの２行目の１列目及び２列目は、ＰファイルのＸシートの３行目の１列目及び２列目にそれぞれ対応している。また、ＰファイルのＸシート３行目の１列目及び２列目は、ＰファイルのＹシートの４行目の１列目及び２列目にそれぞれ対応している。シート結合処理部１１２は、対応関係が見出されたレコードの１列目及び２列目の値については完全に一致することが図１９の表から分かるため統合し、それ以外の列の値については対応していないので、上で決定したラベルデータの並びに従って並べることによりシート結合を実施する。すなわち、図１９のテーブルに登録されるレコードについてはラベルデータのデータ項目Ａ乃至Ｆの列の値がそれぞれ登録される。一方、Ｘシート（図１７（ａ））及びＹシート（図１７（ｂ））においては、対応関係の見出されなかったレコードも存在しており、Ｘシートのみに存在しているレコードについては、シート結合においてラベルデータのデータ項目Ａ、Ｂ、Ｃ及びＤの列の値のみが登録され、Ｙシートのみに存在しているレコードについては、シート結合においてラベルデータのデータ項目Ａ、Ｂ、Ｅ及びＦの列の値のみが登録される。
【００８０】
このようにしてデータ対応付け処理部１１６が生成したラベルデータ及びその他のデータの対応関係のデータから、シート結合処理部１１２はラベルデータ及びその他のデータのシート結合を実施する。なお、上では説明を簡単にするため２つのシートの結合についてのみ説明したが、３以上のシートの結合についても同様の処理を実施すればよい。
【００８１】
そしてシート結合処理部１１２は、オプション処理を実施する（ステップＳ４９）。なお、オプション処理は設定されていない場合には実施されない。このオプション処理の一例としては、シート分割処理部１１１により生成されたファイルの結合をシート結合処理部１１２により行う場合には、シート結合処理部１１２により生成されたファイルのデータとシート分割処理部１１１により分割された元のファイルのデータとの照合処理である。このデータ照合処理はデータ照合処理部１１７により実施される。すなわち、各部門で確認され修正された従業員の勤務データは回収されて、再度シート結合処理部１１２により結合される。結合する際に、データ照合処理部１１７は、各部門に配布した際のレコードと各部門から回収した後のレコードとを比較することにより修正の有無を検出する。データ照合処理については後に詳述するが、このようにすれば、例えばある部門では修正が多い、ある従業員の修正が多いといったことを検出し、問題があれば指摘して改善させることができるようになる。なお、オプション処理のために、設定画面（図１４）では、比較対象のファイルを指定する入力欄を設けて、ユーザにオプション処理を実施させるか否かについて意思表示を行わせ、比較対象ファイルを特定する必要がある。この点についても後に詳述する。
【００８２】
その後シート結合処理部１１２は、入力欄８０６で指定されたシート名称をシートに付し、入力欄８０５で指定されたファイル名称のファイルを、ファイル格納部３の入力欄８０３で指定されたフォルダ（ディレクトリ）に保存する（ステップＳ５１）。
【００８３】
以上のような処理を実施することにより、複数のファイルを１つのファイルに結合することができるようになる。なお、複数のファイルの各々にシートが複数存在する場合でも１つのファイルの１つのシートに結合することができる。但し、必ずしも１つのシートに結合する必要は無い。
【００８４】
例えば、ファイル格納部３の所定のディレクトリに格納されたファイル群に含まれる各シートが複数の所定のグループに分けられる場合、シート結合処理部１１２は、それぞれのグループ単位で１つのシートに結合して上記複数の所定のグループにつきそれぞれシートを生成し、これら複数のシートが含まれるファイルをファイル格納部３の所定の位置に格納することも可能である。例えば、「アンケート企画部」というファイルと、「アンケート開発部」という各ファイルに、それぞれ「アンケート内容（企画部）」「回答方法（企画部）」という名称のシートと、「アンケート内容（開発部）」「回答方法（開発部）」という名称のシートが含まれていた場合、ユーザが「アンケート内容」という文字列と「回答方法」という文字列を入力装置７により指定し、その指定に基づいてファイル特定処理部１１８が各シートの名称の文字列を検索し、各文字列の一部に「アンケート内容」又は「回答方法」を含むシートを特定し、その結果をワークメモリ領域１３に展開する。すなわち、各ファイル中の「アンケート内容・・・」というシートと「回答方法・・・」というシートが、それぞれグループを形成するものと判定され、当該グループ分けの情報を保持しつつ、各シートのデータがワークメモリ領域１３にコピーされる。シート結合処理部１１２は、これらグループ別にシートを結合し、複数のシートを生成して新たなファイルに格納する。それによって、例えば企画部と開発部がそれぞれ作成したアンケート内容が１枚のシートに結合され、同様に企画部と開発部がそれぞれ作成した回答方法が１枚のシートに結合され、それらシートが１つのファイルに格納される。
【００８５】
次に、図２１乃至図２３を用いて、ファイル結合処理部１１４による処理を説明する。まず２つのファイル群に属する各ファイルを結合する場合を例として説明する。例えばユーザが図５に示したメニュー画面においてファイル結合ツールボタン２０２をクリックすると、ファイル結合処理部１１４の処理が開始される。まずファイル結合処理部１１４は、設定画面表示のための処理を実施する（ステップＳ６１：図２１）。そして、設定画面が表示装置５に表示される。この設定画面の一例を図２２に示す。図２２の例では、結合する第１の種類のファイル群が格納されているフォルダ（ディレクトリ）を入力するための入力欄１００１と、ファイル格納部３の内容を参照して結合する第１の種類のファイル群が格納されているフォルダを指定するための参照ボタン１００２と、結合する第２の種類のファイル群が格納されているフォルダ（ディレクトリ）を入力するための入力欄１００３と、ファイル格納部３の内容を参照して結合する第２の種類のファイル群が格納されているフォルダを指定するための参照ボタン１００４と、結合後のファイル群を保存するフォルダ（ディレクトリ）を入力するための入力欄１００５と、ファイル格納部３の内容を参照して結合後のファイル群を保存するフォルダを指定するための参照ボタン１００６と、第１の種類のファイルを特定するための文字列を入力するための入力欄１００７と、第２の種類のファイルを特定するための文字列を入力するための入力欄１００８と、結合により生成されたファイルの接頭語となる文字列を入力するための入力欄１００９と、結合により生成されたファイルを保護するためのパスワードの入力欄１０１０と、結合により生成されたファイルの読み取り保護のパスワードの入力欄１０１１と、読取専用の推奨メッセージを表示させるためのチェックボックス１０１２と、当該結合処理を実行させるための実行ボタン１０１３とが含まれる。入力欄１００１、１００３、１００５、１００７及び１００８は必須の設定項目である。
【００８６】
ファイル結合処理部１１４は、このような設定画面における各入力欄で示される設定項目に対するユーザのデータ入力を受け付け（ステップＳ６３）、さらに実行ボタン１０１３のクリック、すなわちファイル結合指示を受け付ける（ステップＳ６５）。そして、ユーザにより入力されたデータを一旦例えばワークメモリ領域１３等の記憶装置に格納し（ステップＳ６７）、入力データのチェック処理を実施する（ステップＳ６９）。例えば、必須の入力項目にデータが入力されているかということを確認する。なお、結合対象ファイルとして存在しないディレクトリのファイルが指定されていないか、存在しないディレクトリを保存先に指定していないか等をさらに確認するようにしても良い。もし、エラーが検出されれば（ステップＳ７１：Ｙｅｓルート）、修正指示表示を表示装置に行うための処理を実施した（ステップＳ７２）後にステップＳ６１に戻り、設定画面表示を再度行う。なお、前回の入力データを入力欄などに埋め込んだ形で表示し、例えばエラーが発生した項目を特定できるようにしてもよい。
【００８７】
一方エラーが検出されなかった場合には（ステップＳ７１：Ｎｏルート）、ファイル結合処理部１１４は、入力欄１００１に入力された第１の指定フォルダ（ディレクトリ）からファイル名の中の文字列が入力欄１００７に入力された第１の文字列に合致するファイルを、例えばワークメモリ領域１３などに読み出す（ステップＳ７３）。例えば図２３（ａ）に示すように、第１の文字列が「ゴルフスコア」であれば、ファイル名「ゴルフスコア男性」、「ゴルフスコア女性」及び「ゴルフスコアプロ」というように文字列「ゴルフスコア」をファイル名の中に有するファイルが読み出される。また、ファイル結合処理部１１４は、入力欄１００３に入力された第２の指定フォルダ（ディレクトリ）からファイル名の中の文字列が入力欄１００８に入力された第２の文字列に合致するファイルを、例えばワークメモリ領域１３などに読み出す（ステップＳ７５）。例えば図２３（ｂ）に示すように、第２の文字列が「記入」であれば、ファイル名「記入男性」、「記入女性」というように文字列「記入」をファイル名の中に有するファイルが読み出される。
【００８８】
そして、ファイル結合処理部１１４は、第１の指定フォルダ（ディレクトリ）から読み出されたファイルと第２の指定フォルダ（ディレクトリ）から読み出されたファイルとが所定の関係を有するか判断する（ステップＳ７７）。本実施の形態では、第１の指定フォルダから読み出されたファイルのファイル名の第１の文字列以外の部分と、第２の指定フォルダから読み出されたファイルのファイル名の第２の文字列以外の部分とが一致するファイルが存在するかを判断する。図２３（ａ）と図２３（ｂ）の例では、第１の文字列が「ゴルフスコア」で、第２の文字列が「記入」であれば、第１の指定フォルダにおけるファイル「ゴルフスコア男性」と第２の指定フォルダにおけるファイル「記入男性」とが抽出され、第１の指定フォルダにおけるファイル「ゴルフスコア女性」と第２の指定フォルダにおけるファイル「記入女性」とが抽出される。但し、第１の指定フォルダにおけるファイル「ゴルフスコアプロ」については第２の指定フォルダにおいて対応するファイルは存在しない。ステップＳ７７では、上で述べたような所定の関係を有するファイル・セットについてはステップＳ７９に移行し、上で述べたような所定の関係を有しないファイル・セットについてはステップＳ８１に移行する。
【００８９】
ファイル結合処理部１１４は、上で述べたような所定の関係を有するファイル・セットについては、第１の指定フォルダ（ディレクトリ）から読み出されたファイルの内容を第１のシートに、第２の指定フォルダから読み出されたファイルの内容を第２シート以降に含むファイルを構成する（ステップＳ７９）。例えば図２３（ｃ）に示すように、「ゴルフスコア男性」ファイルのシートを第１のシートとし、「記入男性」ファイルのシートを第２のシートとするファイル１１０１と、「ゴルフスコア女性」ファイルのシートを第１のシートとし、「記入女性」ファイルのシートを第２のシートとするファイル１１０２とが生成される。
【００９０】
一方、ファイル結合処理部１１４は、上で述べたような所定の関係を有しないと判断されたファイルについては、第１又は第２の指定フォルダから読み出されたファイルの内容でファイルを構成する（ステップＳ８１）。例えば図２３（ａ）及び図２３（ｂ）に示すように、第１の指定フォルダにおける「ゴルフスコアプロ」ファイルに対応する第２の指定フォルダにおけるファイルが無いので、「ゴルフスコアプロ」ファイルの内容でファイル１１０３（図２３（ｃ））を構成する。
【００９１】
そして、ファイル保護のパスワード設定や、ファイルの読み取り保護のパスワードや、読み取り専用の推奨メッセージ表示のオプション設定が、入力欄１０１０又は１０１１、チェックボックス１０１２において行われている場合には、ファイル結合処理部１１４は、生成した各ファイルに対してオプションの設定処理を施す（ステップＳ８３）。
【００９２】
最後にファイル結合処理部１１４は、入力欄１００９で指定された接頭語と、ステップＳ７９において一致すると判断された文字列とを用いて各ファイルに名称を設定し、入力欄１００５において指定されたファイル格納部３内の所定のフォルダ（ディレクトリ）に各ファイルを保存する（ステップＳ８５）。例えば、入力欄１００９で指定された接頭語が「配布資料」であるとすると、図２３（ｃ）のファイル１１０１の場合には「配布資料男性」（「男性」が一致した部分）、ファイル１１０２の場合には「配布資料女性」（「女性」が一致した部分）となる。なお、ステップＳ８１において一致するものが無いと判断された場合には、入力欄１００７又は入力欄１００８で入力された文字列以外の部分（図２３（ａ）の場合には「プロ」）と入力欄１００９の接頭語（ここでは「配布資料」）により、ファイル名を決定する。図２３（ｃ）に示すように、この場合には「配布資料プロ」となる。
【００９３】
以上では、２つのファイル群に属するファイルの結合処理を例として説明したが、ファイル結合は３つ以上のファイル群の間でも行うことができる。
【００９４】
例えば３つのファイル群のファイルを結合させる場合の例を挙げると、「ゴルフスコア男性」「ゴルフスコア女性」「ゴルフスコアプロ」という第１のファイル群と、「記入男性」「記入女性」「記入プロ」という第２のファイル群と、「男性Ａチーム」「女性Ａチーム」「プロＡチーム」という第３のファイル群が、ユーザによってそれぞれ別のフォルダに保存されていたとする。
【００９５】
また、ユーザが同じ文字列を有するファイル名のファイルをフォルダに手作業で分類分けすることに代えて、様々な名称のファイルが多数混在するフォルダの中から、ファイル名の中に同じ文字列を含むファイルを、ファイル特定処理部１１８が特定するようにしても良い。ファイル特定処理部１１８は、各ファイルの名称を読み取り、同じ文字列を含むファイル名を有するファイルを特定し、それらを一つのファイル群として例えば同じフォルダ内に移動させたり、ファイルコピーのうえ同じフォルダ内に保存しても良い。ここでは、「ゴルフスコア」という文字列と「記入」という文字列と、さらに「Ａチーム」という文字列毎にファイルが特定され、各々のフォルダに格納される。
【００９６】
このような３つのファイル群が存在する場合、ユーザが第１の文字列として「ゴルフスコア」を、第２の文字列として「記入」を、そして第３の文字列として「Ａチーム」を指定したものとする。各ファイル群とも、ファイル名のうち指定された文字列以外の部分が「男性」「女性」又は「プロ」という文字列を含む３つのファイルが含まれている。そこで、ファイル結合処理部１１４は、「男性」という同一の文字列を含む「ゴルフスコア男性」「記入男性」「男性Ａチーム」という３つのファイルをファイル格納部３から読み出し、各ファイルのシートを１つのファイルに結合し、３枚のシートを有する新たなファイルを生成する。同様に、「女性」という同一の文字列を含む「ゴルフスコア女性」「記入女性」「女性Ａチーム」という３つのファイルをファイル格納部３から読み出し、各ファイルのシートを１つのファイルに結合し、３枚のシートを有する新たなファイルを生成する。さらに、「プロ」という同一の文字列を含む「ゴルフスコアプロ」「記入プロ」「プロＡチーム」という３つのファイルをファイル格納部３から読み出し、各ファイルのシートを１つのファイルに結合し、３枚のシートを有する新たなファイルを生成する。
【００９７】
なお、指定する文字列については、ファイル名中の文字位置を指定しなくともよいし、また接頭語や末尾語、さらに特定の文字列の前後など、特定の位置にあることを条件としてユーザが指定することもできる。
【００９８】
例えば、「ゴルフスコア○○△△」「○○ゴルフスコア△△」「○○△△ゴルフスコア」というファイル名のファイルが様々なフォルダ内に混在しており、「ゴルフスコア」という文字列が入力装置７から指定され、そのファイル名中の文字位置が指定されなかった場合、ファイル結合処理部１１４は「ゴルフスコア」という文字列を含むファイル名の３つのファイル全てを特定し、一つのファイル群として、例えばワークメモリ領域１３に展開し、ファイル結合処理を実施する。
【００９９】
また、文字列のファイル名中の文字位置を併せて指定する場合、入力装置７からは文字列の他、指定された文字列の文字位置が入力される。文字列の文字位置としては、ファイル名の接頭部、末尾部、さらに特定の文字列の前後のいずれかの位置にあるものとして指定することができる。「ゴルフスコア」を接頭語とするファイル名のファイルを指定した場合には、ファイル結合処理部１１４は「ゴルフスコア○○△△」というファイル名のファイルだけを特定する。また、「ゴルフスコア」を末尾語とするファイル名のファイルがユーザにより入力装置７により指定された場合、ファイル結合処理部１１４は「○○△△ゴルフスコア」というファイルを特定する。また、「○○」という文字列の後ろ又は「△△」という文字列の前に「ゴルフスコア」という文字列を含むファイル名のファイルが指定された場合、ファイル結合処理部１１４は「○○ゴルフスコア△△」というファイルだけを特定する。
【０１００】
こうして特定されたファイルについて、先に指定した文字列以外の部分に、別の文字列をファイル名の一部として有するファイルを各ファイル群から特定し、ワークメモリ領域１３内に格納する。そして、特定された各ファイルを結合する。
【０１０１】
このような処理を実施することにより、例えばゴルフスコアなどのデータについて、各部門の担当者に送信して確認させた後に、とりまとめ部門で処理しやすいようにファイルを生成することができる。また、アンケートの質問用シートとアンケートの回答用シートとを別のファイルに作成し、上で述べたような態様でファイル名を決定しておけば、質問用シートと回答用シートがそれぞれ複数のファイルに分かれて存在したとしても、簡単に質問シート及び回答用シートをまとめて１つのファイルを生成することができるようになる。
【０１０２】
また、シート分割されたファイルが各部門に送られ、データの修正などがなされた後に返送されてきた場合、その返送されてきた複数のファイルをファイル結合する際、シート分割前とファイル結合後のデータについて照合処理を行うオプションを実施する。この照合処理については、後に詳述する。
【０１０３】
さらに、上の例ではファイル結合後のファイルの名称について、接頭語の文字列を指定してファイル名を指定することとしたが、指定する文字列の位置はユーザが任意に選択できるようにしても良い。その場合、図２２の設定画面に、保存ファイルの名称指定のための文字列と併せて、文字列の配置される位置の入力欄が設けられることになる。
【０１０４】
次に、図２４乃至図２６を用いて、シート抽出処理部１１３による処理を説明する。例えばユーザが図５に示したメニュー画面においてシート抽出ツールボタン２０３をクリックすると、シート抽出処理部１１３の処理が開始される。まずシート抽出処理部１１３は、設定画面表示のための処理を実施する（ステップＳ９１：図２４）。そして、設定画面が表示装置５に表示される。この設定画面の一例を図２５に示す。図２５の例では、処理対象のファイルが格納されているフォルダ（ディレクトリ）の入力欄１３０１と、ファイル格納部３の内容を参照して処理対象のファイルが格納されているフォルダ（ディレクトリ）を指定するための参照ボタン１３０２と、抽出対象シート以外のシートを含むファイルをシート抽出処理実施後に格納するためのフォルダ（ディレクトリ）を入力するための入力欄１３０３と、ファイル格納部３の内容を参照して抽出対象シート以外のシートを含むファイルを格納するためのフォルダ（ディレクトリ）を指定するための参照ボタン１３０４と、抽出対象シートを含むファイルをシート抽出処理実施後に格納するフォルダ（ディレクトリ）を入力するための入力欄１３０５と、ファイル格納部３の内容を参照して抽出対象シートを含むファイルを格納するフォルダ（ディレクトリ）を指定するための参照ボタン１３０６と、抽出するシート名称（又はシートの接頭語などの文字列）を入力するための入力欄１３０７と、抽出対象のファイルに設定されているパスワードを入力するための入力欄１３０８と、抽出対象のファイルに設定されている読み取り保護のパスワードを入力するためのパスワード入力欄１３０９と、シート抽出処理を実行させるための実行ボタン１３１０とが含まれる。入力欄１３０１、１３０３、１３０５及び１３０７が必須の設定項目である。なお、抽出対象以外のシートについては、必ずしも別途のファイルを生成する必要はない。抽出対象以外のシート用のファイルを生成しない場合は、入力欄１３０３への入力は不要となる。
【０１０５】
シート抽出処理部１１３は、このような設定画面における各入力欄で示される設定項目に対するユーザのデータ入力を受け付け（ステップＳ９３）、さらに実行ボタン１３１０のクリック、すなわちシート抽出指示を受け付ける（ステップＳ９５）。そして、ユーザにより入力されたデータを一旦例えばワークメモリ領域１３等の記憶装置に格納し（ステップＳ９７）、入力データのチェック処理を実施する（ステップＳ９９）。例えば、必須の入力項目にデータが入力されているかということを確認する。なお、抽出対象ファイルとして存在しないディレクトリのファイルが指定されていないか、存在しないディレクトリを保存先に指定していないか等をさらに確認するようにしても良い。もし、エラーが検出されれば（ステップＳ１０１：Ｙｅｓルート）、修正指示表示を表示装置に行うための処理を実施した（ステップＳ１０３）後にステップＳ９１に戻り、設定画面表示を再度行う。なお、前回の入力データを入力欄などに埋め込んだ形で表示し、例えばエラーが発生した項目を特定できるようにしてもよい。
【０１０６】
一方エラーが検出されなかった場合には（ステップＳ１０１：Ｎｏルート）、シート抽出処理部１１３は、入力欄１３０１において指定されたフォルダ（ディレクトリ）から抽出元のファイルを例えばワークメモリ領域１３などに読み込む（ステップＳ１０５）。なお、この際抽出元のファイルにファイル保護やファイル読み取り保護がかけられている場合には、パスワード入力欄１３０８や１３０９に入力されたパスワードを用いて保護を解除する。例えば、図２６（ａ）に示すようにファイル１４０１及びファイル１４０２が指定フォルダから読み出され、ワークメモリ領域１３に展開される。
【０１０７】
シート抽出処理部１１３は、入力欄１３０７で指定されたシート名称でシートを検索し、もし検出されれば当該シートをコピーして、ワークメモリ領域１３にコピーする（ステップＳ１０７）。また、指定されたシート名称ではないシートについても別途コピーする（ステップＳ１０９）。例えば「１２３９８７」というシートを抽出する場合には、ファイル１４０１に「１２３９８７」というシートが含まれるので、当該シートのデータをコピーする。一方、同じファイルの「１２３９８５」というシートは、別途コピーされる。また、ファイル１４０２については「１２３９８７」というシートは含まれないので、そのままコピーされる。
【０１０８】
そして、シート抽出処理部１１３は、指定のシート名称を有するシートと、指定のシート名称を有しないシートとを別にしてファイルを構成し、所定のルールでファイル名称を規定して、指定のシート名称を有するシートを含むファイルについては入力欄１３０５において入力されたフォルダ（ディレクトリ）に保存し、指定のシート名称を有しないシートを含むファイルについては入力欄１３０３において入力されたフォルダ（ディレクトリ）に保存する（ステップＳ１１１）。例えば、図２６（ａ）及び図２６（ｂ）の例では、「１２３９８７」というシートについてはファイル１４０５が構成され、同じファイル１４０１の残りのシートについてはファイル１４０６が構成され、ファイル１４０２については「１２３９８７」というシートは全く含まれていないのでそのままファイル１４０７が構成される。そしてファイル１４０５は入力欄１３０５で指定されたファイル格納部３のフォルダ（ディレクトリ）に保存され、ファイル１４０６及び１４０７は入力欄１３０３で指定されたファイル格納部３のフォルダ（ディレクトリ）に保存される。なお、ファイル群１４０４のファイルには、例えば抽出元のファイルと同じファイル名を使用し、ファイル群１４０３のファイルについては、例えば抽出元ファイルのファイル名とシート名称でファイル名を構成するようにする。シート抽出処理後のファイル名については、例えば図７の設定画面における入力欄５０７を図２５に設けたりして、同様の処理にて決定する。また、図１４の入力欄８０５、８０６又は図１２に示した入力欄を、抽出対象シート用と抽出対象外シート用にそれぞれ図２５内に設けることとし、シート抽出処理部１１３が入力された内容を判断して、その内容に基づいて名称を設定するようにしても良い。
【０１０９】
このようにすることにより、処理を行うデータを含むシートを抽出して別ファイルに格納することができるようになる。また、逆に特定のシートを除いたファイルをも生成することができる。このような処理により、例えば、質問シートと回答シートを含むアンケート・ファイルから回答シートのみを抽出することも可能となる。
【０１１０】
また、先の図３のファイルＡやファイルＢについて、シート抽出処理を行うと、図２７（ａ）乃至（ｄ）に示すように、それぞれファイルＡ（ａ支店）、ファイルＡ（ｂ支店）、・・ファイルＢ（ｄ支店）、・・という１枚のシートだけを含むファイルや、特定の複数のシートだけを含むファイルや、特定のシートだけを除いたファイルを生成することができる。
【０１１１】
なお、抽出するシートを特定する方法は、抽出するシートの名称を文字列によって指定しても良いし、抽出対象としないシートの名称を文字列で指定し、それ以外のシートを抽出対象とすることもできる。また、抽出対象とするシートや抽出対象としないシートの指定の仕方は、各シートのシート名の中に任意の位置に配置された特定の文字列をシート抽出処理部１１３又はファイル特定処理部１１８が検索することで特定しても良い。図２８にこのような実施の形態に対処するための入力欄の一例を示す。図２８は、図２５の入力欄１３０７を置換するものとなる。
【０１１２】
図２８では、以下が抽出対象シートについての設定である場合にチェックするチェックボックス１２０１と、以下が抽出対象外シートについての設定である場合にチェックするチェックボックス１２０２と、シートを特定するための文字列の入力欄１２０３と、文字列の位置を接頭部とするためのチェックボックス１２０４と、文字列の位置を末尾部とするためのチェックボックス１２０５と、選択しないことを設定するためのチェックボックス１２０６と、特定の文字列の前であることを指定するための文字列の入力欄１２０７と、特定の文字列の後であることを指定するための文字列の入力欄１２０８とが設けられる。指定する文字列がシート名そのものである場合や、文字列の位置がシートによって異なる場合には、文字列の位置としてはチェックボックス１２０６にチェックを付すようにする。
【０１１３】
次に、メール処理部１１５によるメール配信処理時における処理を説明する。先に示した図１のシートから分割された図２７（ａ）乃至（ｄ）に示すような分割された各シートを対応する支店に配信する場合を例として説明する。メール処理部１１５は、事前に作成され、ファイル格納部３に格納されている配信マスタ・ファイルを参照する。図２９に、配信マスタ・ファイルの一例を示す。図２９の例では、本部名の列２００１と、支店名の列２００２と、支店コードの列２００３と、支店担当者名の列２００４と、支店担当者コードの列２００５と、担当者メールアドレスの列２００６とが含まれる。メール処理部１１５は、図５のメール配信ツールボタン２０６がクリックされると、例えば図３０のような設定画面を表示装置５に表示する。図３０の例では、配信先アドレスを指定するために使用する配信マスタ・ファイルのファイル名の入力欄２１０１と、ファイル格納部３の内容を参照して配信先アドレスを指定するために使用する配信マスタ・ファイル名を指定するための参照ボタン２１０２と、配信マスタ・ファイルにおいて配信先のメールアドレスが登録されたカラム名を入力する入力欄２１０３と、配信するファイル群が格納されているディレクトリ名を入力するための入力欄２１０４と、ファイル格納部３の内容を参照して配信すべきファイルが格納されたディレクトリ名を指定するための参照ボタン２１０５と、配信マスタ・ファイルにおけるカラム名と配信すべきファイルのファイル名の対応付けルールの入力欄２１０６と、メール本文の入力欄２１０７と、送信ボタン２１０８と、キャンセルボタン２１０９とが設けられる。
【０１１４】
図３０の例では、配信マスタ・ファイルのファイル名の入力欄２１０１において「支店配信マスタ」というファイル名が指定され、当該「支店配信マスタ」というファイルのカラム名としてカラム名の入力欄２１０３において「担当者メールアドレス」というカラム名が指定される。これにより、各支店の担当者のメール・アドレスを取得することができるようになる。また、配信すべきファイルはそれが格納されているディレクトリ「ｃ：￥．．￥支店￥」がディレクトリ名の入力欄２１０４において指定されるため、配信すべきファイル群を特定することができる。また、配信すべきファイルのファイル名と配信マスタ・ファイルにおけるカラム名の組み合わせのルールの入力欄２１０６において「本部名（支店名）」というルールが指定される。従って、例えば本部名がＡ本部で、支店名がｂ支店であれば、「Ａ（ｂ支店）」というファイル名となっているはずであるから、入力欄２１０４により指定されたディレクトリ及び当該ファイル名からファイルを特定することができるようになる。
【０１１５】
送信ボタン２１０８がクリックされると、メール処理部１１５は、配信マスタ・ファイル及び図３０のような設定画面において入力されたデータを用いて、図３１に示すようなメール配信リストを生成し、例えばワークメモリ領域１３に格納する。図３１の例では、配信マスタ・ファイルの担当者メール・アドレスの列２００６から特定される配信先（メール）アドレスを格納する列２１１１と図３０の入力欄２１０４及び２１０６により特定される添付ファイルの列２１１２とが設けられており、各支店の担当者のメール・アドレスと当該担当者に配信すべきファイルとが対応付けられる。従って、実際にメールを配信する際に必要な情報を本メール配信リストから得ることができるようになる。
【０１１６】
メール処理部１１５は、また図３０のメール本文入力欄２１０７に入力されたメール本文のデータを受け付ける。例えば、「本社営業企画部で作成した、来年度の営業所別の営業目標（案）をお送りします。内容を確認の上、各営業所の実態等に即して、目標を修正するべき必要がある場合には、数値を修正の上返送願います。なお、目標を修正した場合は、その根拠を併せて目標数値欄に記入の上返送願います。」といったように各支店に共通の内容を登録する。また、「本社営業企画部で作成した、来年度の営業所別の営業目標（案）をお送りします。添付ファイルをご確認のうえ、ご検討いただき、＆＆支店名＆＆としての方針に基づいて適宜、数値を修正の上返送願います。なお、目標を修正した場合は、その根拠を併せて目標数値欄に記入の上返送願います。」といったように「＆＆」で挟み込んだ文字列（ここでは「支店名」）に対応する配信マスタ・ファイルのカラムのデータを挿入するスクリプトを含むように入力しても良い。これにより、「＆＆支店名＆＆」の部分には、Ａ支店宛のメールであれば「Ａ支店」が埋め込まれ、実際のメール本文では、あたかも各支店ごとにメール本文を作成したように見えるメールを生成することができるようになる。
【０１１７】
このようにメール処理部１１５は、各配信先について、宛先メールアドレス、添付ファイル、及びメール本文のデータを取得することができたので、メールのデータを生成し、ネットワークを介してメールを配信する。なお、メール処理部１１５が、メールのデータ生成及び配信を実施せず、別途コンピュータ１にインストールされているメーラに、宛先メール・アドレスのデータ、添付ファイルのデータ、メール本文のデータを出力し、メーラがファイル処理部プログラム１１から受信したデータを基にメールのデータを生成し、ネットワークを介してメールを配信するような構成としてもよい。
【０１１８】
次に、データ照合処理部１１７が、シート分割処理部１１１と、シート結合処理部１１２と、ファイル結合処理部１１４などと協働して行うデータ照合処理について説明する。例えば図５のデータ照合ツールボタン２０７がクリックされてデータ照合を行う際、それぞれのシート上の各セルのデータを関連付けた上で比較することが必要となる。例えば、シート分割処理部１１１がシート分割を行う場合、分割前のシート上の各セルの位置情報を、分割後のシートにおける対応するセルに対応付けて保持するするような態様で、分割後のシートのファイルをファイル格納部３に格納する。関連付け情報は、分割前のファイル名、シート名、セル位置（行及び列の番号など）の情報を含む。このように、関連付け情報は分割後のセルに保持させているが、分割前のセルに保持させるようにしても良い。さらに、シート分割されたファイルが各部門に送付され、各部門で修正等した後に返送されてくる。その後、シート結合処理部１１２がシート結合処理を行う際に、データ照合処理部１１７は、各セルに対応して保持しておいた分割前のシート上のセルの位置情報を読み出す。そして、新たにシート結合処理により生成されたシートのセルの値と、当該セルに対応して保持しておいた分割前のシート上のセルの値を読み出して比較すると、データが変更されているか、どのように変更されているかを確認することができる。このようにすることで、分割及び結合されるシートについて、分割前のデータと分割及び結合後のデータとを比較し、修正の有無を検出することができるようになる。
【０１１９】
なお、上で述べたように各セルに関連付けられた他方のセルの位置情報を保持させる代わりに、図３２に示すようにテーブル上に関連するファイル及びシートを特定し、さらにそのシート上における対応関係を各セルについて登録して、別ファイルとして例えばファイル格納部３に保持しておいても良い。図３２においては、分割前のファイル及びシートについてのデータを上の行に登録し、分割後のファイル及びシートについてのデータを下の行に登録している。ファイルはファイル名で、シートはシート名で特定する。分割前のファイルについてはディレクトリまでを保持しておいても良い。分割後のファイルについてはそれ自身が使用されるわけではなく修正後のファイルを用いるので、ディレクトリまで保持しておく必要はない。なお、「１−１」は１行１列を示している。このような対応テーブルのファイルは、データ照合処理部１１７が処理時にワークメモリ領域１３に読み出し、参照する。
【０１２０】
また、比較対象セルの関連付けについては、データ照合処理部１１７が、比較する２つのシートにおいて同じセル位置の値を比較するようにしても良いし、少なくとも同じラベルデータの行又は列を、比較する２つのシートにおいて検索し、同じラベルデータの行又は列が見つかった場合には、当該行又は列においては同じ順番とみなしてセルの値を比較するようにしても良い。また、ユーザが対応するラベルデータの位置関係を指定入力し、当該ラベルデータの位置関係に基づいて、セルの値を比較するようにしてもよい。ラベルデータが行及び列共に定義されている場合には、ラベルデータの組み合わせにてセルを対応付けることも可能である。
【０１２１】
分割後のシート上の各セルに分割前のシート上の対応するセル位置の情報を保持しておく場合及び図３２に示したようなテーブルを用意する場合には不要であるが、それ以外の場合にはシート結合後のシートと比較すべきファイルを特定する必要がある。また、いずれの場合においても、比較結果をいかに示すかという設定を行う必要がある。例えば、図１４に示した設定画面において、図３３に示すような入力欄を設けるようにしても良い。図３３の例では、シート結合後のシートと比較すべきシートを含むファイルのファイル名を入力する入力欄２２０１と、ファイル格納部３の内容を参照して上記ファイルのファイル名を特定するための参照ボタン２２０２と、修正等の内容の照合結果を表示する場合にチェックを付すチェックボックス２２０３と、修正等の内容の照合結果を表示しない場合にチェックを付すチェックボックス２２０４と、修正等の対象が数値等の場合、増加と減少とを分けて表示しない場合にチェックを付すチェックボックス２２０５と、増加と減少とを色で分けて表示する場合にチェックを付すチェックボックス２２０６と、増加と減少とをマークを変えて表示する場合にチェックを付すチェックボックス２２０７とが設けられている。チェックボックス２２０５乃至２２０７については、例えば目標数値であれば目標数値が上げる修正がなされた場合には青色で表示し、目標数値が下げられた修正がなされた場合には赤色で表示することにより、より変更箇所の問題点などを容易に認識することができるようになる。なお、ここでは数値の場合を示したが、順番が付されている、アルファベット、ひらがな、かたかな等についても、早い順番に対応する文字に変更された場合又は遅い順番に対応する文字に変更された場合に、表示の色などを変更するようにしても良い。ＡＳＣＩＩコードなどの文字コードの番号で順番の前後の異動を判別しても良い。図３３のような設定画面において使用する色を指定できるようにしても良い。同じように、使用するマークを指定できるようにしても良い。データ照合処理部１１７は、このような設定に基づいて、照合によって修正などを検出した場合であって表示することを指示された場合においては、強調表示を行う。
【０１２２】
以上のシート分割処理、シート結合処理、ファイル結合処理、データ照合処理、シート抽出処理、及びメール処理を組み合わせた、部門間によるデータの協働処理について説明する。
【０１２３】
まず、ファイルの配信処理の前段階までの処理について、別の事例を用いて説明する。図３４に示すように、各部門が作成したアンケートの質問用紙と回答用紙とを別シートに分けて格納した３つのファイルが、「アンケート企画部」「アンケート開発部」「アンケート代理店部」という名称で、「アンケート」というフォルダに格納されている。さらに、アンケートの趣旨と回答方法とについて説明したシートを格納した「アンケート回答法」というファイルが、「統括部」というフォルダに格納されている。
【０１２４】
アンケート実施統括部門である例えば総務部は、アンケートを各営業所に送付する前に、各営業所が回答しやすいように、これらのファイルとシートについてシート結合等の処理を行う。最初に、フォルダ「アンケート」に格納されている３つのファイルの中の「質問」という文字列をシート名に含むシートについてシート抽出処理を行い、３つのファイルをファイル格納部３の所定の位置に格納する。同時に、「回答用紙」という文字列を含むシート名を有するシートを３つの別ファイルとしてファイル格納部３の所定の位置に格納する。そして、「質問」という文字列をシート名に含むシートを含む３つのファイルについて、シート結合処理を行う。シート結合処理により、企画部、開発部、代理店部の各部の作成したアンケート質問が例えば「アンケート質問（統合）」という名称の１枚のシートに結合され、当該シートを含むファイルが生成される。同様に、「回答用紙」という文字列をシート名に含むシートを含む３つのファイルについて、シート結合処理を行うと、例えば「アンケート回答用紙（統合）」という名称の１枚のシートに結合され、当該シートを含むファイルが生成される。
【０１２５】
次に総務部の担当者は、「統括部」というフォルダに格納された「アンケート回答法（共通）」という名称のファイルを「アンケート質問（統合）」という名称のシートを含むファイル及び「アンケート回答用紙（統合）」という名称のシートを含むファイルを格納するフォルダに移動させ、これら３つのファイルをファイル結合処理し、新しい「アンケート送信用」というフォルダに「アンケート」というファイル名で、「アンケート質問（統合）」「アンケート回答用紙（統合）」「回答方法」という３つのシートを含むファイルを生成し、ファイル格納部３の所定の位置に格納する。このようにして、図３５に示すようなフォルダ、ファイル及びシートの構成が形成される。
【０１２６】
このようにすることで、各部門で作成されたアンケートを統合して、１つにまとまったアンケートを格納したファイルを生成することができる。このアンケートにさらに、各本部や支店固有の情報（例えば、管下営業所の一覧など）を記録したシートを付加し、各支店別のファイルを作成することもできる。このようにして処理されたファイルを、各支店などにメール配信することになる。
【０１２７】
次に、メール処理を含めた処理について、図１のデータを例として説明する。まず、本社管理部門などのユーザが図１のようなデータが１枚のシート上にまとめられたファイルを有していたとする。ユーザはシート分割処理を当該ファイルに施し、図３のように本部単位のファイル分割と支店単位のシート分割を実施する。または、さらにシート抽出処理を実施し、図２７のようなファイルを生成する。ユーザは、メール処理部１１５を起動させて、図３又は図２７の形式ファイルを各支店の担当者宛に送信する。
【０１２８】
各支店の担当者は、自らの支店管下の営業所だけか、又は参考として自らの所属する本部管下の全ての支店の営業所データを受信する。受信したファイルの内容を確認し、そのまま又はシート分割やシート抽出（他の支店分のシートを除去するなど）等の処理を行った上で、各営業所宛に当該営業所用のファイルを配信する。各営業所では、送られてきた営業目標の数値を確認して、修正すべき場合には、数値の右横のセルに理由などを記して修正し、修正後のファイルを支店の担当者に送信する。支店担当者は、受信した各営業所からのメールを開き、添付されているファイルを必要に応じてファイル結合し、さらに必要に応じてシート結合し、修正のされた箇所を確認する。修正後の目標数値が、例えば支店の方針に則していないなどの問題が有った場合は、さらに営業所と個別に調整する。こうして支店としてのデータ（営業目標）の修正が完了した段階で、支店担当者は本部経由で本社の管理部門に送信する。なお、本部において、同様にファイル結合、シート結合、さらにデータ照合処理を実施することもできる。
【０１２９】
最終的に、各支店などからメールでファイルが送付されてきた時点で、本社管理分門の担当者は、各ファイルをファイル結合して、１つのファイルにまとめる。さらに必要に応じて、シート結合処理やシート抽出処理を行い、分析しやすい形式にシートを変換する。また、当初送信した時に入力されていた営業目標が修正になっているかどうか、またその修正が増額か減額か、さらにその理由が合理的であるかどうかを確認する。
【０１３０】
このようにすることで、各部門間でのデータ修正などの協働が容易に、且つ円滑に進められることになる。
【０１３１】
以上本発明の一実施の形態を説明したが、本発明はこれに限定されるものではない。設定項目入力画面については一例を示しており、他の画面構成を採用しても良い。また、図２に示した機能ブロック図は一例であって、実際のプログラムモジュール構成とは異なる場合もある。
【０１３２】
また、上で述べた機能に加え、他の機能を付け加える又は不要な機能を削除することも可能である。例えば、パスワードの設定などを行わないようにすることも可能であり、また特定のシートのみを抽出して、それ以外のシートについてはデータを破棄するような構成であってもよい。また、他のプログラムと連係して上記のような処理を実行する場合もある。
【０１３３】
また、コンピュータ１はＬＡＮ（ＬｏｃａｌＡｒｅａＮｅｔｗｏｒｋ）などに接続され、ファイル格納部３として他のコンピュータの記憶装置を用いる場合もある。また、ファイル処理プログラム１１により生成されたファイルはＬＡＮを介して他のコンピュータに送信される場合もある。
【０１３４】
【発明の効果】
以上述べたように、本発明によれば、ファイル又はスプレッドシートの結合、分割又は抽出などの新規な処理形態を可能とすることができる。
【０１３５】
また、複数の部門間での協働処理を円滑に行うことを可能とすることもできる。
【０１３６】
さらに、結合、分割又は抽出されたスプレッドシート又はファイルを簡便に送信することもできるようになる。
【０１３７】
さらに、ファイル又はスプレッドシートの管理を容易にすることもできる。
【図面の簡単な説明】
【図１】本発明の一実施の形態における処理対象のファイルの一例を示す図である。
【図２】本発明の一実施の形態におけるコンピュータ・システムの機能ブロック図である。
【図３】ファイル分割の一例を示す図である。
【図４】ファイル分割の第２の例を示す図である。
【図５】実施の形態におけるファイル処理プログラムのメニュー画面の一例を示す図である。
【図６】シート分割処理の処理フローの一例を示す図である。
【図７】シート分割処理のための設定項目入力画面の一例を示す図である。
【図８】シート分割処理におけるワークメモリ領域のデータ保存態様の一例を示す図である。
【図９】シート分割処理のための設定項目入力画面の一部の例を示す図である。
【図１０】本発明の一実施の形態における処理対象のファイルの一例を示す図である。
【図１１】シート分割処理のための設定項目入力画面の一部の例を示す図である。
【図１２】シート分割処理のための設定項目入力画面の一部の例を示す図である。
【図１３】シート結合処理の処理フローの一例を示す図である。
【図１４】シート結合処理のための設定項目入力画面の一例を示す図である。
【図１５】シート結合処理のための設定項目入力画面の一例を示す図である。
【図１６】シート結合処理のための設定項目入力画面の一例を示す図である。
【図１７】（ａ）及び（ｂ）には、結合するシートの一例を示す図である。
【図１８】シート結合処理のための設定項目入力画面の一部の例を示す図である。
【図１９】リンクデータのテーブルの一例を示す図である。
【図２０】リンクデータのテーブルの一例を示す図である。
【図２１】ファイル結合処理の処理フローの一例を示す図である。
【図２２】ファイル結合処理のための設定項目入力画面の一例を示す図である。
【図２３】ファイル結合処理におけるワークメモリ領域のデータ保存態様の一例を示す図である。
【図２４】シート抽出処理の処理フローの一例を示す図である。
【図２５】シート抽出処理のための設定項目入力画面の一例を示す図である。
【図２６】シート抽出処理におけるワークメモリ領域のデータ保存態様の一例を示す図である。
【図２７】（ａ）乃至（ｄ）はメール配信されるファイルの一例を示す図である。
【図２８】シート抽出処理のための設定項目入力画面の一部の例を示す図である。
【図２９】配信マスタ・ファイルに格納されるデータの一例を示す図である。
【図３０】メール配信条件の入力画面の一例を示す図である。
【図３１】メール配信リストの一例を示す図である。
【図３２】関連セルの対応テーブルの一例を示す図である。
【図３３】ファイル照合処理における設定項目入力画面の一部の例を示す図である。
【図３４】ファイル格納態様の一例を示す図である。
【図３５】ファイル構成の一例を示す図である。
【符号の説明】
１コンピュータ３ファイル格納部５表示装置
７入力装置
１１ファイル処理プログラム１３ワークメモリ領域
１１１シート分割処理部１１２シート結合処理部
１１３シート抽出処理部１１４ブック結合処理部
１１５メール処理部１１６データ対応付け処理部
１１７データ照合処理部１１８ファイル特定処理部[0001]
TECHNICAL FIELD OF THE INVENTION
The present invention relates to an information processing technique for processing a spreadsheet or a file in which data is arranged in a table format of rows and columns.
[0002]
[Prior art]
For example, JP-A-10-171636 discloses the following matters. That is, file selection, file column selection, file combining performed by designating a specified column of two files as a key, file concatenation combining two files by a designated column, file copying for designating and copying files by name There is disclosed a file processing apparatus which enables a function such as a file matrix change for exchanging a file matrix.
[0003]
[Patent Document 1]
JP-A-10-171636
[0004]
[Problems to be solved by the invention]
The above-mentioned publications list functions that are frequently used for general purposes, but are not always convenient for all tasks. In particular, when combining or dividing files, it may be necessary to perform processing based on rules in a specific task. Further, although there is a description about setting a processing scenario for the file processing apparatus in the above-mentioned publication, specific contents of processing at each stage of the scenario are not disclosed much. Further, in the above-mentioned publication, when a certain conversion pattern prepared in advance is designated, the file is decomposed at the portion of the repetition item on the first line serving as schema information, and link information is embedded in the decomposed file. . When another conversion pattern is specified, two files in which the first line and the first column of the file are set as the schema information and two files in which the identifiers are set as the schema information and one file in which the content data is set as the schema information are included. Generated. However, for example, a specific spreadsheet file is shared by transmitting and receiving between organizations, and is shared between a higher management organization (for example, head office management department) and a plurality of lower management organizations (for example, each headquarters, branch, sales office, etc.) Among them, there is no disclosure of a process that is well suited to a case in which data is converted into a format suitable for each of them, transmitted and received, and data correction and the like are performed in cooperation. Further, although the schema information is automatically extracted, there is no disclosure as to how to automatically extract the schema information, and the automatic extraction may not be preferable in some cases.
[0005]
Further, the above-mentioned publication does not assume that a spreadsheet file is transmitted and received between organizations as described above, and does not disclose processing for that purpose. In performing data processing between many organizations, it is necessary not only to easily transmit and receive data, but also to perform processing accompanying the cooperation rules, such as browsing data between organizations or setting an editing range.
[0006]
For example, the management department of the headquarters has data on the business targets for the next fiscal year as shown in Fig. 1, and this data is distributed from the management department of the headquarters to each sales department, and appropriate corrections are made at each site in view of the actual situation. In addition, the sales department may reply to the management department to correct the target setting. In FIG. 1, all sales office data nationwide are recorded on a single sheet, but may be recorded separately for each headquarters.
[0007]
When sending such data to each headquarters or branch, rather than sending the file in which all of the above data is recorded to each headquarters or branch as it is, only the data corresponding to the headquarters or branch are extracted and By sending a file in which only data to be recorded is transmitted, the data capacity can be reduced, and the data can be easily viewed by the receiving side because there is no extra data unrelated to the user. In addition, if data of another section is made viewable or editable, an error may occur or a problem such as information leakage may occur. Further, when sending the file to the headquarters or the like, it may be easier to view the business offices under the jurisdiction of each branch to which the file belongs by dividing the business office into separate sheets. In particular, if the organization is large, if all data is contained in a single sheet, it is inefficient to perform operations such as processing and correction while selecting only relevant data. Therefore, there is a great need for dividing or extracting and sending a file or sheet including data as shown in FIG. Also, set a password to prevent anyone who should not be able to view the file from opening the file without permission, and set a write-protected password so that those who do not have the authority to modify the data etc. do not make any unauthorized modifications. However, it is convenient to automatically do this for all of the divided files and sheets.
[0008]
In addition, when the divided files and sheets are transmitted to the corresponding department by e-mail, it is efficient if batch processing can be performed based on a predetermined rule without individually performing operations such as inputting an e-mail address and attaching a file.
[0009]
Furthermore, in order for the headquarters management department to manage the data returned to the headquarters management department after each office or branch makes corrections, the status of the data returned as it is (for example, if the file or sheet is It is preferable to save the information in a state convenient for the head office management department, rather than saving the information separately in the head office or the branch. To this end, the files and sheets that are sent are combined as appropriate, file names and sheet names that are easy for the head office management department to manage are set, and stored in folders (directories) that are easier to manage. Is required.
[0010]
Such a request is not limited to the setting of sales targets, for example, confirmation and correction of work status information of employees belonging to each sales office, confirmation and correction of attribute data of sales staff belonging to each sales office. Various aspects such as work can be considered. Further, in a Corfu competition or the like, the operation of checking golf scores for each attribute of a competition participant is not limited to the work of a company or organization.
[0011]
In recent years, as the organizational form is grouped, the organization becomes more complicated, or the organization becomes more fluid, such as the integration of the organization. Needs are growing. Even with a conventional computer system, such processing could be performed by copying data individually and pasting it onto a new file or sheet. However, as the number of organizations that exchange data increases, such individual processing requires a great deal of labor and may cause a processing error.
[0012]
Therefore, an object of the present invention is to provide an information processing technique that enables a new processing mode such as combining, dividing, or extracting a file or a spreadsheet.
[0013]
Further, another object of the present invention is to provide an information processing technology which enables smooth cooperation between a plurality of departments.
[0014]
Still another object is to provide an information processing technique for easily transmitting a combined, divided or extracted spreadsheet or file.
[0015]
Still another object is to provide an information processing technology that facilitates management of files or spreadsheets.
[0016]
[Means for Solving the Problems]
In the information processing method according to the first aspect of the present invention, the classification data is registered in a first specific row or column, and at least a first specific row or column is registered in at least a second specific row or column. Receiving a specification of a file (for example, a spreadsheet file) in which data specified by the character string of the column is registered, reading the data of the specified file from the file storage unit, and including the data in the file division target area A file dividing step of classifying the data based on the character string in the first specific row or column, dividing the file based on the classification, storing the data of the divided file in the storage device, Data having a predetermined property (for example, label data, etc., or a cell set to display a balloon) included in the area is divided into files. And a step of succession in the file after the division generated in step.
[0017]
Further, in the first aspect of the present invention, based on the character string of the classification data registered in the third specific row or column of the file before division, the data of the file after division is divided into a plurality of sheets. The method may further include a sheet dividing step of dividing and storing the file after the sheet division in the file storage unit. Sheet division is performed in addition to file division.
[0018]
Further, in the first aspect of the present invention, designation of a first specific row or column of the file, setting of an area to be divided of the file (for example, position data such as a start line), Receiving an input of at least one of setting of an area, setting of data having the predetermined property (for example, position data such as a row or a column), and designation of a password to be set in the divided file. It may be further included. When receiving inputs of a plurality of items, the items may be received at once or may be received a plurality of times.
[0019]
Further, in the first aspect of the present invention, the first specific row or column of the file is specified, the area to be divided of the file is set, the area not to be divided of the file is set, the predetermined property is set. , Setting of a password to be set in the file after division, designation of a third specific row or column of the file, setting of at least one of the plurality of sheets generated in the sheet dividing step Accepting an input of at least one of designation of a password to be set, setting of a storage destination of the file after sheet division (for example, directory name), and setting of a file name after sheet division (for example, prefix). May be further included.
[0020]
Further, in the first aspect of the present invention, a specifying step of specifying a set of a mail address and the divided file based on a rule for associating a destination of a mail with the divided file, And generating the data of the mail addressed to the mail address of the set and attaching the file after the division, and transmitting the data of the mail. Email transmission is automated.
[0021]
Furthermore, the first aspect of the present invention may further include a step of receiving an input of sentence data common to the mail to be transmitted, and the input sentence data may be included in the mail data.
[0022]
Further, in the first aspect of the present invention, a step of accepting designation of a certain file group and reading data of each file belonging to the designated file group from the file storage unit; The method may further include a step of combining sheets including the combined sheet to generate a combined file, and a step of storing the generated combined file in a file storage unit. For example, it is a process used when combining the files divided in the manner described above in reverse.
[0023]
Further, the combining step described above specifies, for each file belonging to the specified file group, a correspondence relationship (for example, a correspondence relationship between rows or columns or a correspondence relationship between cells) with respect to data included in each file. And combining the sheets included in the files belonging to the specified file group based on the correspondence relationship. This is for performing appropriate bonding.
[0024]
The combining step described above may further include a step of merging a plurality of records determined to be the same record. Another purpose is to remove redundant records, for example.
[0025]
Further, in the first aspect of the present invention, a step of accepting designation of a comparison target file (for example, a file before correction or before division) for comparison with the combined file and reading data of the comparison target file from the file storage unit Performing a comparison between the combined file and the comparison target file, and, when data changed in the combined file is detected, marks (eg, colors, symbols, character strings, sentences, etc.) on the data. And registering the.
[0026]
Further, the above-described file division step or sheet division step extracts, for each data included in the divided file, position information of corresponding data in the original file (for example, corresponding cell position information), The method further comprises the step of registering each data included in the file after division and, in the first aspect of the present invention, receiving a specification of a file group related to the file after sheet division and receiving the specified file group Reading the data of each file belonging to the file storage unit from the file storage unit, combining the sheets included in the files belonging to the specified file group to generate a combined file, and storing the generated combined file in the file storage unit. Receiving the file to be stored and the file to be compared for comparison with the combined file Reading the data of the file to be compared from the file storage unit, and comparing the combined file with the file to be compared with the position information of the corresponding data in the original file registered for each data of the combined file. The method may further include a step of performing the registration based on the changed data in the combined file and a step of registering a mark for the data when the data is detected in the combined file.
[0027]
Note that the above-mentioned file group may include a plurality of files attached to the received mail.
[0028]
The information processing method according to the second aspect of the present invention includes a first character string (for example, “golf score”) for the file name of the first type file and a second character string for the file name of the second type file. A first type of file (eg, “Golf Score Male”) having a file name that partially matches the first character string of the specified file name (eg, “Golf Score Male”) Identifying a second type of file having a file name that partially matches the second character string of the identified file name (eg, "entry male"); and the file name of each identified first type of file. Searching for a specified second type of file (for example, “entry male”) whose file name includes a character string (for example, “male”) that matches the third character string included in If a set of a first type of file (for example, “golf score male”) and a second type of file (for example, “entry male”) that match the condition is detected, the first type of file that matches the condition is detected. A combining step of reading out the data of the file of the type and the file of the file of the second type from the file storage unit, and combining the file of the third type with the file of the third type generated by the combination; Storing.
[0029]
In the combining step described above, the sheets of the first type file and the sheets of the second type file may be separated and combined into one file of the third type.
[0030]
Further, in the second aspect of the present invention, receiving a designation of a sheet name to be extracted and a file group to be processed, and extracting a file including a sheet having the specified sheet name to be extracted from the file group to be processed, Generating a file including only the sheet having the sheet name of the extraction target from the extracted file, and storing the generated file in the file storage unit.
[0031]
Further, in the second aspect of the present invention, designation of a sheet name and a file group to be processed that are not to be extracted is received, and a file including a sheet other than a sheet having a sheet name that is not to be extracted and specified from the file group to be processed is received. The method may further include a step of extracting, and a step of generating a file excluding only sheets having sheet names not to be extracted from the extracted file, and storing the generated file in the file storage unit.
[0032]
Further, character positions (for example, a prefix, a tail, etc.) in the file names of the first character string and the second character string may be set. Further, the method may further include a step of classifying the first type file and the second type file by a character string included in each file. Further, the first type file and the second type file may be stored in different directories in the file storage unit.
[0033]
It is also possible to create a program for causing a computer to execute the information processing method according to the present invention, and the program includes, for example, a storage medium such as a flexible disk, a CD-ROM, a magneto-optical disk, a semiconductor memory, and a hard disk. Alternatively, it is stored in a storage device. Also, it may be distributed via a network. The data being processed is temporarily stored in the memory of the computer.
[0034]
BEST MODE FOR CARRYING OUT THE INVENTION
FIG. 2 shows a functional block diagram of a computer system according to one embodiment of the present invention. The computer 1 is, for example, a personal computer (not shown), and a BIOS (Basic Processing Unit) together with hardware such as an arithmetic processing unit such as a CPU (Central Processing Unit), a memory, a display processing unit, and a hard disk drive (HDD: Hard Disk Drive). Basic programs such as an I / O system and an operating system are also included. Further, the computer 1 includes a display device 5 (for example, a CRT (Cathode-Ray Tube) or a liquid crystal display device) for displaying a processing result by the display processing unit, and a user for inputting data and giving an instruction to the computer 1. And an input device 7 including a mouse and a keyboard. At least a part of the HDD serves as a file storage unit 3 for storing various files. The computer 1 appropriately reads out a file processing program 11 stored in, for example, the file storage unit 3 for performing the processing according to the present embodiment into a main memory and executes the file processing program 11. The file processing program 11 is described below. The processing to be described is executed and the work memory area 13 is secured in the main memory or the like. In some cases, the file processing program 11 is recorded on a portable recording medium such as a flexible disk or a compact disk.
[0035]
The file processing program 11 for performing the processing according to the present embodiment includes a sheet division processing unit 111, a sheet combination processing unit 112, a sheet extraction processing unit 113, a file combination processing unit 114, and a mail processing unit 115. , A data association processing unit 116, a data collation processing unit 117, and a file identification processing unit 118. The processing contents of these processing units will be described in detail below with reference to flowcharts, but their functions will be briefly described here.
[0036]
The sheet division processing unit 111 determines one large sheet included in the file as a first specific column (not only the first column but also a column specified as a processing target (here, a classification target). In the following description, it is assumed that “column” is selected. The file is classified by the value (including not only numerical values but also characters (including symbols), character strings, etc.), and the file is divided. Sheets included in a file generated by file division are classified by values in a second specific column, divided into sheets inside the file, and the generated file is stored at a predetermined position in the file storage unit 3. It is. The first specific column and the second specific column are specified by the user using the input device 7 to input a numerical value representing each column number. In the following description, “column” is fixed, but “row” or “column” may be specified. “Row” or “column” can be specified, and when “first column” is specified, “column” and column number “1” are input. Similarly, "row" or "column" can be specified, and when "second column" is specified, "column" and column number "2" are input. In this example, first, a file is configured for data of a row in which the same value is registered in the first column. Further, a sheet is configured for data of a row in which the same value is registered in the second column for each of the configured files. When the sheet shown in FIG. 1 is divided by the sheet division processing unit 111, the result is as shown in FIG. That is, the file is divided into a file A including a plurality of sheets for the next year's business targets for all the business offices of the headquarters A and a file B including a plurality of sheets for the next year's business targets for all the business offices of the headquarters B. Further, the file A is divided into a sheet (seat a branch) for all offices under the branch a, a sheet (seat b branch) for all offices under the branch b, and the like. Further, the file B is divided into sheets (seat d branch) for all offices under the d branch.
[0037]
It is not always necessary to specify the first and second specific columns, and only the first specific column may be specified, and the second specific column may not be specified. In this case, the sheet division processing unit 111 forms a file for the data of the row in which the same value is registered in the first specific column. When the sheet shown in FIG. 1 is divided only by the first specific column (first column) by the sheet division processing unit 111, the result is as shown in FIG. That is, the file is divided into a file A including one sheet for the next year's business targets for all the business offices of the headquarters A and a file B including one sheet for the next year's business targets for all the business offices of the headquarters B.
[0038]
The sheet combination processing unit 112 combines all sheets included in a file group stored in a predetermined directory (folder (object having a function of storing a file)) in the file storage unit 3 into one sheet, and Is generated and stored at a predetermined position in the file storage unit 3. Instead of combining all sheets into one sheet, a plurality of sheets included in each file may be combined into one sheet, and each of those sheets may be stored as a separate sheet in one file. . That is, one file including a plurality of sheets is generated.
[0039]
When a file having a file name in which a plurality of character strings are connected is stored in, for example, a separate folder for each common character string in the file name, the file combining processing unit 114 Extract the files that are included as part of the file name from each folder. The file combination processing unit 114 combines the plurality of files extracted from each folder in this way into one file. A user inputs and specifies a character string for specifying a processing target in each folder with the input device 7. Then, a new file generated by combining a plurality of files is stored in a predetermined position of the file storage unit 3. Note that the file combination processing unit 114 does not combine a plurality of sheets included in the file extracted before the combination, but includes a sheet in that each sheet of the file extracted before the combination is included in the file as it is. The processing is different from that of the combination processing unit 112. Further, the files need not be stored in separate folders for each common character string.
[0040]
Further, when a file having a file name in which a plurality of character strings are linked is mixed in, for example, one folder, the file specifying processing unit 118 included in the file processing program 11 causes the common specific A file containing a character string as a part of the file name is extracted and divided into different folders for each of the common specific character strings and stored in the file storage unit 3 or the work memory area 13, for example. After that, the file combination processing unit 114 extracts a file including another common character string as a part of the file name from each folder, combines the extracted files with one file, and stores the generated new file in the file storage unit 3. Store in a predetermined position. The common specific character string described above is designated by the user through the input device 7.
[0041]
The sheet extraction processing unit 113 extracts a file including a specific sheet from all files included in a file group stored in a predetermined directory of the file storage unit 3, and extracts the extracted file using only the specific sheet. A file is generated every time, and the generated file is stored in a predetermined position of the file storage unit 3. The sheet extraction by the sheet extraction processing unit 113 includes, for example, a method of extracting a sheet (included sheet) including a specific character string in a sheet name, and a method of extracting a sheet (excluded sheet) including a specific character string in a sheet name. Any of the methods of extracting all the other sheets except the above may be used.
[0042]
When a sheet (extracted sheet) having a specific character string in the sheet name is specified as an extraction target, the sheet extraction processing unit 113 selects a corresponding file from a file group stored in a predetermined directory of the file storage unit 3. A file including a sheet including a character string to be included in the sheet name is extracted. Then, from the extracted file, only the extracted sheet is further specified and extracted to generate a new file, and the generated file is stored in a predetermined position of the file storage unit 3.
[0043]
When all sheets other than the sheet (excluded sheet) including a specific character string in the sheet name are designated as the extraction target, the sheet extraction processing unit 113 stores the sheet in a predetermined directory of the file storage unit 3. From all the files included in the extracted file group, extract files that include sheets other than the sheet (exclusion sheet) that includes the corresponding character string in the sheet name, and further exclude the sheets from the extracted files. A new file is generated using only the other sheets that have been removed, and the generated file is stored in the file storage unit 3 at a predetermined position.
[0044]
When performing a process such as a file combining process, the file specification processing unit 118 searches for a file or sheet name to specify a file or a sheet to be processed, and searches for a specific file or sheet name in the file or sheet name. A file or sheet having a character string is specified, and its data is stored in, for example, the work memory area 13. When information on the position of the character string in the file name or sheet name (for example, a prefix or end part) is input from the input device 7 together with the character string specifying the folder or sheet, the file specifying processing unit 118 The corresponding file or sheet is specified from the two pieces of information of the column and its position information.
[0045]
For example, when a file divided into sheets by the sheet division processing unit 111 and sent to each section is corrected and returned from each section and returned, for example, the data collation processing unit 117 performs sheet combining processing on the returned files and sheets. After being recombined by the unit 112, the data of the recombined file is compared with the data of the file before division to determine whether or not the data has been corrected (that is, whether or not the original data has been changed). This is to determine whether any correction has been made.
[0046]
The mail processing unit 115 performs processing for distributing a plurality of different files and the like, which have been divided by the sheet division processing unit 111, in association with a department to which mail is to be transmitted. Further, when an e-mail sent from each department is received, a process of storing a file attached to the received e-mail may be performed.
[0047]
For example, when sheet combining is performed by the sheet combining processing unit 112, the data association processing unit 116 searches for label data such as a label mark on each sheet before combining and other data, and reads the label data on each sheet. And other data having the same or the same property. The sheet combination processing unit 112 integrates the label data associated with each other by the data association processing unit 116, and converts the data registered in the same row or column as the label data in each sheet into the label of the combined sheet. Register in the row or column below the data. The label data refers to data for data description such as “headquarters”, “branch”, “sales office”, and “sales target (10,000 yen)” on the first line in FIG. The other data refers to the headquarters name, branch name, business office name, and specific numerical values of the business target. In some cases, it is unclear whether the data is label data or other data, such as “A headquarters” or “a branch” in FIG. In some cases, the specified area is specified and the data association processing unit 116 performs the association. For example, if label data “sales target (10,000 yen)” exists in each sheet before the combination, the data association processing unit 116 sets “sales target (10,000 yen)” of each sheet as the same label data. Correspond. The sheet combination processing unit 112 integrates the associated label data into one at the time of sheet combination, and arranges each data described by the label data on the same row or the same column on one sheet. register.
[0048]
Next, a detailed process of the file processing program 11 will be described with reference to FIGS. When the file processing program 11 is started, for example, a screen as shown in FIG. FIG. 5 shows an example of a menu screen of the file processing program 11. In the example of FIG. 5, a sheet cutter button 201 for executing the processing of the sheet division processing unit 111, a file combination tool button 202 for executing the processing of the file combination processing unit 114, and a processing of the sheet extraction processing unit 113 , A sheet combination tool button 204 for executing the processing of the sheet combination processing unit 112, a mail distribution tool button 206 for executing the processing of the mail processing unit 115, A data collation tool button 207 for executing the processing of the collation processing unit 117 and an operation end button 205 for ending the processing of the file processing program 11 are included. Note that the processing of the data matching processing unit 117 can be always executed when the sheet combining processing unit 112 is executed, for example. In this case, the display of the data matching tool button 207 can be omitted. it can.
[0049]
For example, when the user clicks the sheet cutter button 201, the processing of the sheet division processing unit 111 starts. The contents of this processing will be described with reference to FIGS. First, when the sheet cutter button 201 is clicked, the sheet division processing unit 111 performs a process for displaying a setting screen (step S1: FIG. 6). Then, a setting screen is displayed on the display device 5. FIG. 7 shows an example of this setting screen. In the example of FIG. 7, a file name input field 501 for inputting a file name of a file (book) including an original sheet (base sheet) to be divided, and an original sheet to be divided by referring to the contents of the file storage unit 3 are included. Button 502 for specifying a file name of a file to be processed, an input field 503 for inputting a sheet name for specifying a sheet name to be processed, and a source value of a file break (file division) are stored. Column number input field for inputting the number of the column (here, the column is specified, but it may be a row, and either the row or the column may be selected by inputting) 504, a second column number input column 505 for inputting a column number in which a value serving as a source of a sheet break (sheet division) is stored, and a line number in which division target data is registered In order to input a row direction (“row”) different from the row direction (“column”) specified above assuming that a value serving as a source of file division is stored. A line number input field 506, an input field 507 for inputting a prefix of a file to be created, a check box 509 for checking when password protection is applied to a sheet included in the generated file, A password input field 508, a check box 510 for setting to output a message recommending that a file to be generated be opened as read-only as an option, and an input field for inputting a password required when reading the file 511, an input field 512 for inputting a password for file write protection, and an input field 512 for inputting a process execution instruction. It includes a button 513. The input in the input field 501 is indispensable. In some cases, the input fields 504, 505, 506, and 507 are also required. When only one base sheet is included in the file including the original sheet to be divided, the input in the input field 503 can be omitted.
[0050]
In the example of FIG. 7, the file name "c: \ windows \ desktop \ worktime data.xls" is input in the file name input field 501, and the "April individual "1" is entered in the first column number entry field 504 for designating a column in which a value serving as a source of file division is stored. "2" is entered in the second column number input field 505 for designating a column in which a value to be divided is stored, and is used to designate a row number in which data to be divided is registered. "2" is input in the line number input field 506 of "." And "After sheet cut" is input in the input field 507 for designating the prefix of the file to be generated. Check box 09 and check is assigned to, it has been input is "1111" in the input field 508 of the password for the sheet protection.
[0051]
The sheet division processing unit 111 receives the user's data input for the setting items indicated by the input fields or check boxes on the setting screen (step S3), and further receives the click of the execution button 513, that is, the sheet division instruction. (Step S5). Then, the data input by the user is temporarily stored in a storage device such as the work memory area 13 (step S7), and the input data is checked (step S9). For example, it is confirmed whether data has been entered in the required input items. It may be further confirmed whether a file in a directory that does not exist as a file to be divided is not specified. If an error is detected (step S11: Yes route), a process for displaying a correction instruction on the display device 5 is performed (step S13), and then the process returns to step S1 and the setting screen is displayed again. The previous input data may be displayed in a form embedded in an input field or the like, so that, for example, an item in which an error has occurred may be specified.
[0052]
On the other hand, if no error is detected (step S11: No route), the original file of the division specified in the file name input field 501 is read into the work memory area 13, and the target sheet is processed according to the sheet name specified in the input field 503. Is extracted (step S15). For example, it is assumed that a sheet as shown in FIG. 8A is a processing target sheet, and this processing target sheet is developed in the work memory area 13. Next, the sheet division processing unit 111 classifies the value of the column of the column number (also referred to as a file break designation column) input to the first column number input column 504 (step S17), and sorts the sheet to be processed according to the classification. It is divided (step S19). The division result is stored in the work memory area 13. In this division, data to be actually classified and divided are the data after the line of the line number input to the line number input field 506. Lines that are not subject to division are usually lines in which label data indicating attribute names are registered as shown in the first line of FIG. 8A, and, for example, lines indicating such attribute names are often used. Is copied to the divided sheets. Further, the setting data of these lines (for example, a setting for giving a balloon explaining the content of the attribute) may be copied. FIG. 8B shows an example of the division result in step S19. In FIG. 8A, the file break designation column is the “A” column (first column), and the values in the “A” column can be classified into “123” and “125” by classifying the values. As shown in b), the sheet is divided into a sheet in which the value in the “A” column is “123” and a sheet in which the value in the “A” column is “125”. As will be described later, since a file is formed by the sheet division unit performed in step S19, the processing in step S19 is also referred to as file division.
[0053]
Next, the sheet division processing unit 111 classifies the value of the column of the column number (also referred to as a sheet break designation column) input to the second column number input column 505 in each sheet after the division in step S19 ( In step S21, the sheets after the division in step S19 are further divided according to the classification (step S23). The division result is stored in the work memory area 13. In FIG. 8B, the sheet break designation column is the “B” column (second column). When the values in the “B” column are classified in the upper sheet of FIG. 8B, “987” and “985” are obtained. As shown in the first and second rows of FIG. 8C, the sheet whose value in the “B” column is “987” and the value in the “B” column is “ 985 ". Further, when the values in the column “B” are classified into “654” and “432” in the lower sheet in FIG. 8B, the values in the third and fourth rows in FIG. As can be seen, the sheet is divided into a sheet whose column “B” value is “654” and a sheet whose column “B” value is “432”.
[0054]
Then, the sheet division processing unit 111 forms a file in units of sheets divided by the first classification (step S17) (step S25). That is, one file is configured by the first and second levels in FIG. 8C, and one file is configured by the third and fourth levels. The first row and the second row are divided into different sheets in the same file and stored in one file. The third row and the fourth row are divided into different sheets in the same file and stored in one file. However, such a file configuration is not essential. Instead of dividing the data into a plurality of sheets, it is also possible to store the data of the first row and the second row in a single sheet with their positions shifted. It is. Similarly, the data of the third row and the data of the fourth row may be stored in one sheet with their positions shifted. In such a case, for example, the data of the first row and the second row in FIG. 8C may be stored vertically on one sheet as shown in FIG. 8C. Alternatively, they may be stored separately for the left and right. As described above, when the division result (table) of the sheet division is divided and stored on the same sheet, the data arrangement as shown in FIG. 9 is performed instead of the second column number input field 505 shown in FIG. An input field for the mode is provided. In accordance with the input instructions 4-2 and 4-3 in FIG. 9, the sheet division processing unit 111 stores the sheet division results (tables) side by side on the same sheet.
[0055]
In the input field 521 in FIG. 9, the same numerical value as in the input field 505 in FIG. 7 is input. 4-2 in FIG. 9 shows options regarding the direction in which the sheet division results (broken table) are arranged on the same sheet. The check box 522 in the up-down direction, the check box 523 in the left-right direction, and the diagonal A direction check box 524 is provided. The vertical direction means the case where the image data is stored side by side like the first and second levels and the third level and the fourth level in FIG. 8C, and the horizontal direction means the horizontal direction. The case and the diagonal direction indicate a case where they are arranged diagonally from upper left to lower right. In addition, reference numeral 4-3 in FIG. 9 shows options for ranking the sheet division results (broken table), and includes an ascending check box 525 and a descending check box 526. . The order of arranging the tables in 4-3 in FIG. 9 is the order in which the sheet division results (broken tables) are arranged on the same sheet. For example, the values (sheet breaks) extracted by the classification in the sheet breaks Key). In ascending order, for example, a table is arranged in ascending order or alphabetical order in the case of a character string, in the order of smaller numerical values in the case of numerical values, or in the order of character codes such as ASCII codes, and the descending order is the reverse of ascending order. The tables are arranged in order.
[0056]
The sheet division processing unit 111 stores a plurality of tables side by side on the same sheet based on the data on the arrangement of the sheet division results (broken tables) input in the input field as shown in FIG.
[0057]
The sheet division processing unit 111 sets the value extracted by the classification in step S21 as the sheet name of each sheet. When a special character string is added as a sheet name, an input field for a character string to be added to the sheet name and a position to be added (whether added as a prefix or a suffix Check box is separately provided. Then, the sheet division processing unit 111 sets the sheet name according to the setting mode of the sheet name set by the input box and the check box.
[0058]
If sheet protection and book (file) options are set in the check boxes 509 or 510 and the input fields 508, 511, or 512, the sheet division processing unit 111 performs processing for each generated file. An option setting process is performed (step S27). For example, when the check box 509 is checked and a password is input in the password input field 508, the setting for sheet protection by the input password is performed.
[0059]
Finally, the sheet division processing unit 111 generates the file name in step S25 using, for example, a combination of the prefix specified in the input field 507 and the value extracted in the classification in step S17 (also simply referred to as a break key). Each file is stored in a predetermined directory of the file storage unit 3 (for example, the same directory as the file to be divided) (step S29). In the case of FIG. 8C, if the prefix “after sheet cut” is designated, “123” and “125” are extracted in step S17, so “123 after sheet cut” and “sheet cut Later 125 "is used as the file name.
[0060]
As for the file storage location, an input field may be provided for the directory for storing the file after sheet cutting, not shown in FIG. 7, and the file may be stored in the directory specified in the input field.
[0061]
In this way, by specifying the file name, the sheet name, and the file storage location (directory) and causing the sheet division processing unit 111 to execute the above-described processing, the files and sheets after division can be easily managed. become. It is not necessary to individually change the file name or sheet name, or to individually determine the storage location and save.
[0062]
In the above description, the case where the file division and the sheet division are performed based on the value registered in the “column” is described as an example. However, based on the value registered in the specific “row”, the division start “column” and thereafter are performed. May be divided into files and sheets. Although it is not shown whether the “row” or “column” is used as a basis for file division or sheet division, a radio button for selecting and inputting “row” or “column” in the setting screen of FIG. 7 is provided. Thus, the user can be made to select. Although the setting screen of FIG. 7 assumes “column”, when “row” and “column” are selected and input, for example, the sheet division processing unit 111 determines the setting of FIG. 7 according to the selected arrangement direction. Performs a process that changes the screen. For example, when “row” is selected, the description in the input fields 504 and 505 in FIG. 7 is replaced with “row” instead of “column”. That is, the explanatory note in the input field 504 is displayed as “3.“ Line used for file break ”(Enter the number from“ top ”with a number.)”.
[0063]
In addition, the entire area in which data and the like to be divided are registered and the area in which only data for file division and sheet division are registered (an area that is only a division target and does not carry over data or settings) are set. The user may specify on the screen.
[0064]
The processing of the sheet division processing unit 111 need not always perform both file division and sheet division (including a case where a sheet division result (table) is arranged on the same sheet), but only one of them. You may do it. For example, as shown in FIG. 10, in the case of a sheet in which the attribute of the department to which the user belongs is defined only in two steps (two columns), it is usually sufficient to perform either file division or sheet division. For example, if only the data of the sales offices under each branch is transmitted to each branch, file division is performed for each branch, and the data of all the offices is divided into sheets, for example, and one file is divided. When the file is configured and the file is transmitted, sheet division is performed for each branch. The sheet division processing unit 111 executes only file division when input is made only in the input field 504 and only sheet division when input is made only in the input field 505 in the setting screen of FIG. The sheet division processing unit 111 determines the input status of the input fields 504 and 505, and executes file division, sheet division, or both of them according to the determination result.
[0065]
The start line is input in the line number input column 506 in FIG. 7. However, by providing an input column as shown in FIG. May be specified by, for example, the position of the first cell (a frame or a cell for inputting data, specified by row and column) and the position of the last cell. In FIG. 11, a row number input field 531 for the first cell, a column number input field 532 for the first cell, a row number input field 533 for the last cell, and a column number input field 534 for the last cell. Are provided. The position of a cell is specified by a number or the like counted from the left end for a column, and specified by a number or the like counted from the top for a row. For example, the cell with the smaller number is the first cell, and the cell with the larger number is the last cell. The sheet division processing unit 111 identifies a start cell and an end cell based on the numerical values input in FIG. 11, and identifies a rectangular range surrounded by the start cell and the end cell as a division target area. Then, the dividing process is performed only on the specified area. Regions other than the rectangular range surrounded by the start cell and the end cell are excluded from the target of division. Label data and other data registered in the excluded area are not taken as a division target, but are taken over (copied) to each sheet to be divided as it is. Then, only the data registered in the specified division target area is divided based on other predetermined settings input on the setting screen of FIG. That is, for the data registered in the specified division target area, file division, sheet division, or file division and sheet division are performed, and label data and other settings are carried over to each divided sheet. (Copy). In this way, even if the division target sheet contains data other than the data to be transmitted to each section, for example, the data not to be transmitted is excluded and only the necessary data is extracted. Can be processed.
[0066]
FIG. 7 shows an example in which a prefix input field 507 for a file to be created is provided and an input character string is used as a prefix. However, the present invention is not limited to the prefix. For example, instead of the prefix input field 507 in FIG. 7, a character string to be added to a file name of a file to be created and a position to be added can be designated as shown in FIG. That is, in the example of FIG. 12, an input field 541 for a character string to be added, a check box 542 for selecting and inputting when the character string to be added is a prefix, and a case where the character string to be added is a tail word A check box 543 for selecting and inputting, a check box 544 for selecting and inputting a character string input before a partial character string in the character string of the break key and a character string of the break key An input field 545 for designating a part of the character string therein, a check box 546 for selecting and inputting a character string entered after a part of the character string in the break key character string, and An input field 547 for designating a part of the character string of the break key is provided. The sheet division processing unit 111 combines the character string used as the break key for file division with the character string input in the input field 541 at the specified position according to the content input in FIG. , Set the name of the new file. Similarly, for the name of each sheet generated as a result of the sheet division, the character string to be added to the sheet name and the position to be added are specified, so that the character that has become the break key for sheet division (sheet break key) A new sheet name is set by combining a newly input character string in a column so as to be added to a specified position.
[0067]
As the character string to be added, for example, a character string such as “after sheet cut” is input. The position to be added may be a prefix or a tail, or may be inserted between character strings serving as break keys for file division. For example, if multiple character strings are linked, such as a break key character string such as "HR Questionnaire Question", a character string "After sheet cut" is inserted between "HR Questionnaire" and "Question". To do. In this case, check the check box 544 in FIG. 12 and enter “question” in the input box 545, or check the check box 546 in FIG. 12 and enter “questionnaire in the personnel department” in the input box 547. Will be done. By doing so, it is possible to set the file after the sheet cut to a name that can be more easily managed.
[0068]
For example, although the work data of the employees of the company is included in one sheet as shown in FIG. 8A, for example, when processing such as confirmation of the work data is performed for each department, the “A” column ( It is more efficient to divide the file for each department code shown in (first column) and distribute it to each department. As described above, by using the sheet division processing unit 111, it becomes possible to divide a file for each section code, for example, so that work efficiency is improved. Further, when a plurality of data are classified for each employee code of the same section, it is more efficient to classify the data for each employee code and divide it into sheets. Furthermore, file names and sheet names can be set to be easily processed, and file storage locations can be collectively stored in an appropriate directory.
[0069]
Next, the processing by the sheet combination processing unit 112 will be described with reference to FIGS. 13, 14, and 8. For example, when the user clicks the sheet combination tool button 204 on the menu screen shown in FIG. 5, the processing of the sheet combination processing unit 112 starts. First, the sheet combination processing unit 112 performs a process for displaying a setting screen (step S31: FIG. 13). Then, a setting screen is displayed on the display device 5. FIG. 14 shows an example of this setting screen. In the example of FIG. 14, an input field 801 for inputting a folder (directory) storing a group of files to be combined, and a folder to be input in the input field 801 with reference to the contents of the file storage unit 3 Button 802, an input box 803 for inputting a folder (directory) for storing the combined file, and a folder for specifying the folder to be input in the input box 803 by referring to the contents of the file storage unit 3. A reference button 804, an input field 805 for inputting the name of the file after combining, an input field 806 for inputting the name of the sheet after combining, and read protection for each file included in the file group to be combined. A password input field 807 for releasing the protection when the sheet is protected, and the protection is released when the sheet is protected from being read. A password input field 808 for specifying a start row (or a start column) to be combined in a group of sheets to be combined, and an execute button 810 for executing a sheet combining process are provided. included. In the example of FIG. 14, the input fields 801, 803, 805, and 809 are required input fields. The input field 806 is indispensable when it is desired to set a predetermined name for a newly combined sheet, but need not be input when it is not necessary to set a special sheet name. In this case, the sheet combination processing unit 112 automatically sets a default sheet name or does not assign a sheet name. Note that the input fields 807 and 808 are also indispensable if a password has been set.
[0070]
In the example of FIG. 14, "c: \ WINDOWS \ Desktop \ File after sheet cut" is input in the input field 801 of the folder (directory) in which the group of files to be combined is stored, and a folder for storing the combined files. "C: \ WINDOWS \ Desktop \ After Sheet Combination" is entered in the (Directory) entry field 803, and "April individual attendance data for April" is entered in the entry field 805 of the file name after combination. In the input field 806 for the sheet name after the combination, the “combined part after correction” is input, and in the password input field 808 for releasing the sheet protection, “1111” is input, and the sheets are connected. “2” is entered in the input field 809 of the start line of the combining process on the sheet.
[0071]
The sheet combination processing unit 112 receives the user's data input for the setting items indicated in the respective input fields on such a setting screen (step S33), and further receives a click of the execution button 810, that is, a sheet combination instruction (step S35). . Then, the data input by the user is temporarily stored in a storage device such as the work memory area 13 (step S37), and the input data is checked (step S39). For example, it is confirmed whether data has been entered in the required input items. Note that it may be further confirmed whether a directory that does not exist is specified as the directory storing the file to be combined, a directory that does not exist is specified as the storage destination, and the like. If an error is detected (step S41: Yes route), a process for displaying a correction instruction on the display device is performed (step S43), and then the process returns to step S31, and the setting screen is displayed again. The previous input data may be displayed in a form embedded in an input field or the like, so that, for example, an item in which an error has occurred may be specified.
[0072]
On the other hand, if no error is detected (step S41: No route), the sheet combination processing unit 112 extracts a file group to be combined from the folder (directory) specified in the input field 801 in, for example, the work memory area 13 (Step S45). At this time, if a password for file protection is set or a password for sheet protection is set, the password input to the password input fields 807 and 808 is used to save the file or file. Make the sheet accessible. For example, as shown in FIG. 8C, a sheet of each file is developed in the work memory area 13. Then, the sheet combination processing unit 112 combines a plurality of sheets included in each file of the file group that is the source of the read combination, and further combines all sheets of all files (step S47). In addition, according to the row number (or column number) input in the input field 809, data after the row number (or column number) is combined. For example, as illustrated in FIG. 8B, a plurality of sheets included in each file illustrated in FIG. 8C are combined, and each file is combined into one sheet, and then illustrated in FIG. The sheets of all files as follows.
[0073]
Note that the sheets of each file to be combined as shown in FIG. 8C may have the same format. That is, among the data of the table in the sheet, the position and the order (for example, the arrangement in the first row or the first column) of the label data for explaining the meaning and type of the data, and the arrangement of the data other than the label data (Whether the data of the same item is registered in the column direction from top to bottom or in the left and right rows) is stored in the same state. Since “2” has been entered in the input field 809 of the setting screen in FIG. 14, the data association processing unit 116 determines that one row above the second row (which may be “column” instead of “row”) Recognize that the eyes are label data. Then, the character string on the first line of each sheet is searched to confirm that the data items of the label data are arranged in the same manner. If confirmation is obtained, the sheet combination processing unit 112 arranges the data related to each data item in the label data in the same column (or row) and combines the sheets. At this time, each data item on the first line is copied on the same first line of the combined sheet.
[0074]
Further, the setting of FIG. 14 is made so as to cope with the case where the sheet format is not the same, the position of each data item of the label data is different, or the display position of the entire table is shifted by several rows or columns. Instead of the input field 809 of the start line on the screen, a display as shown in FIG. 15 may be performed. In FIG. 15, a column 551 of an input field for inputting a file name of a file to be combined, a column 552 of an input field for inputting a sheet name of a sheet to be combined included in the file to be combined, and a start line of a range to be combined And a column 553 of an input field for inputting a column number of a start column of a range to be combined. In the input field of the start row and the input field of the start column, a numerical value is input to only one selected one. If both are input, the sheet combination processing unit 112 recognizes that an error has occurred, and causes the display device 5 to display that fact. Further, instead of inputting the start row (or start column), it is also possible to allow the user to input the range of the area to be combined with the sheet. In such a case, an input field as shown in FIG. 16 is provided on the setting screen of FIG. 14, and an input for the first cell and the last cell specified by the row number and the column number as the combination target area is received. In FIG. 16, a column 561 of an input field for inputting a file name of a file to be combined, a column 562 of an input field for inputting a sheet name of a sheet to be combined included in the file to be combined, A column 563 of an input field for inputting a row number and a column number for specifying a cell of the input field, and a column 564 of an input field for inputting a row number and a column number for specifying the last cell in the range to be combined. Is provided.
[0075]
The data association processing unit 116 searches for a row above a start row or a column to the left of the start column at which sheet combining should be started according to the contents entered in the input fields shown in FIG. Check if the items are arranged in the same order. If it is confirmed that they are arranged in the same order, the sheet combination processing unit 112 integrates the same label data and copies them onto a sheet newly generated by combination. Then, other data related to each data item of the label data is arranged in the same row or column, and sheet combining is performed. Further, the data association processing unit 116 searches the row above the start row of the sheet combination or the left column of the start column according to the contents input in the input field shown in FIG. If it is determined that the items are not arranged in the same order, a character string relating to the data item of the label data is searched, and the same label data is associated. For example, in the first row of FIG. 8C, the label data “C” and “D” are reversed, “D” and its related data are arranged in the third column from the left, and “C” And its related data are arranged at the right end. Then, when combining the first-stage sheet and the second-stage sheet in FIG. 8C, the data association processing unit 116 searches the character string of the label data, and the first-stage “C” Is the same as “C” in the second row. Based on this determination by the data association processing unit 116, the sheet combination processing unit 112 performs sheet combination such that data related to the same data item of the label data is arranged in the same column and stored. Note that the same processing can be performed when label data is registered in a column and other data related to each data item of the label data is arranged in a row.
[0076]
Further, as the label data of each sheet, the same one is not always arranged, and completely different label data may be arranged.In such a case where a plurality of sheets having different label data are combined, is there. For example, there is a case where the “X sheet” of the “P file” shown in FIG. 17A is combined with the “Y sheet” of the “P file” shown in FIG. 17B. As shown in FIG. 17A, the data item of the label data in the first row and the first column is “A”, the data item of the label data in the first row and the second column is “B”, and The data item of the label data in the third column is “C”, and the data item of the label data in the first row and the fourth column is “D”. On the other hand, in the case of “Y sheet” shown in FIG. 17B, the title of the table is registered in the first row, and the data item of the label data in the second row and the first column is “A”. The data item of the label data in the second row and the second column is “B”, the data item of the label data in the second row and the third column is “E”, and the data item of the label data in the second row and the fourth column is “B”. F ". In such a case, an input field as shown in FIG. 18 is displayed on a part of the setting screen shown in FIG. 14 to request the user to input. In FIG. 18, a column 571 of a file name input column of a file to be combined, a column 572 of an input column for inputting a sheet name of a sheet to be combined of the specified file, and a position of a cell at the beginning of a range to be combined (Column and row number) input column 573, cell position at the end of the range to be merged (row and column number) input column 574, and corresponding link row information (first and second) And an input column column 576 for inputting information (first and second) of the corresponding link column. In this way, in addition to the designation of the connection area, the input of the correspondence information (corresponding link information) related to the position of the label data in order to determine the arrangement of the data at the time of the connection is received.
[0077]
The sheet combination processing unit 112 and the data association processing unit 116 cooperate with each other in accordance with information input by the user in the input fields shown in FIG. The data corresponding to the same data item is arranged in the same row or column, or the data to be integrated as the same item of label data is searched. For example, when combining sheets as shown in FIGS. 17A and 17B, as shown in FIG. 18, the file name of the file to be combined, the sheet name of the sheet to be combined, and the first cell By accepting an input of the position and the end cell position, the target area of the sheet combination is specified, and the “corresponding link row” and “corresponding link column” are used as link information for determining the arrangement of data upon combination. Is accepted. In the case of FIG. 17A, label data is registered in the first row, and the target of sheet combination is a part below the second row. In the case of FIG. 17B, the title of the table is registered in the first row, the data label is registered in the second row, and the target of sheet combination is a part below the third row. As shown in FIG. 18, "1" is input to "first" of the corresponding link row of the X sheet, "1" is input to "first" of the corresponding link column, and "2" is input to "second". Also, “2” is input for “first” of the corresponding link row of the Y sheet, “1” is input for “first”, and “2” is input for “second” of the corresponding link column. Therefore, the first row of the X sheet and the second row of the Y sheet, and the first and second columns of the X sheet and the first and second columns of the Y sheet are specified as label data corresponding to each other. Can be. Also, the number of “corresponding link rows” and “corresponding link columns” to be specified is arbitrary, and is not limited to one or two as shown in FIG. Can be. The data association processing unit 116 searches for the same data item of the label data for each corresponding row and column according to the corresponding link information. First, as a "row" search, the first row of the X sheet (FIG. 17A) and the second row of the Y sheet (FIG. 17B) are searched, and "A" and "B" Judge as the same data item. Then, it is determined that “C”, “D”, “E”, and “F” are data items having different label data. Note that the sheet combination processing unit 112 arranges data items having different label data in different columns. For example, the rows of “E” and “F” are arranged next to “C” and “D” (for example, on the right side), and sheet bonding is performed. The arrangement of each data item of the label data is arbitrary, and may be in accordance with the user's specification such as ascending order or descending order. In such a case, a selection input field (or check box) desired for arrangement is further added to the setting screen of FIG. Further, as a “column” search, referring to the first column of the X sheet (FIG. 17A) and the first column of the Y sheet (FIG. 17B), the label data is obtained from the result of the “row” search. It is determined that the data item “A” of FIG. Further, referring to the second column of the X sheet (FIG. 17A) and the second column of the Y sheet (FIG. 17B), the data item “B” of the label data is obtained from the “row” search result. Are determined to match. Such label data correspondence is stored in the work memory area 13 as shown in FIG. That is, one row and one column of the X sheet of the P file correspond to two rows and one column of the Y sheet of the P file. Further, one row and two columns of the X sheet of the P file correspond to two rows and 2 columns of the Y sheet of the P file. Other than this, no correspondence is found, and thus no registration is made. The sheet combination processing unit 112 performs sheet combination by integrating label data for which a correspondence has been found. For the third and fourth columns of the first row of the X sheet and the third and fourth columns of the second row of the Y sheet of the P file for which no correspondence has been found, the sheet combination processing unit 112 Since the label data cannot be integrated, they are arranged separately from the integrated label data such as “A” and “B”.
[0078]
Then, the data association processing unit 116 performs a process of extracting the same record based on the above association. Since the correspondence between the sheets of the label data has been confirmed, the column for the data item “A” on the X sheet (FIG. 17A) and the data item “A” on the Y sheet (FIG. 17B) The correspondence with the column for is determined. The correspondence between the column for the data item “B” on the X sheet (FIG. 17A) and the column for the data item “B” on the Y sheet (FIG. 17B) is determined. Therefore, the same value as the value of the specific record in the column for the data item “A” on the X sheet (FIG. 17A) is added to the column for the data item “A” on the Y sheet (FIG. 17B). Search for registered records. In the example of FIGS. 17A and 17B, a value that matches the value “123” of the column (first column) for the data item “A” in the second row of the X sheet is the data item “A” of the Y sheet. Are the records in the third and fourth rows of the Y sheet. Then, the same value as the value of the specific record in the column for the data item “B” in the X sheet (FIG. 17A) is set in the column for the data item “B” in the Y sheet (FIG. 17B). Narrow records registered in. In the above example, a record that matches the value “987” in the column (second column) for the data item “B” in the second row of the X sheet is registered in the column of the data item “B” in the Y sheet Is the record on the third line. Therefore, it is determined that the second row of the X sheet corresponds to the third row of the Y sheet. Such a record correspondence is stored in the work memory area 13. If similar processing is performed, it is determined that the record on the third row of the X sheet corresponds to the record on the fourth row of the Y sheet. Note that other records are not determined to be compatible.
[0079]
The correspondence between records is stored, for example, in a form as shown in FIG. In FIG. 20, not only the record correspondence but also the cell correspondence are registered. That is, the first and second columns of the second row of the X sheet of the P file correspond to the first and second columns of the third row of the X sheet of the P file, respectively. The first and second columns of the third row of the X sheet of the P file correspond to the first and second columns of the fourth row of the Y sheet of the P file, respectively. The sheet combination processing unit 112 integrates the values in the first and second columns of the record in which the correspondence has been found, since it can be seen from the table of FIG. Are not supported, so that the sheets are combined by arranging them in accordance with the arrangement of the label data determined above. That is, for the records registered in the table of FIG. 19, the values of the columns of the data items A to F of the label data are registered. On the other hand, in the X sheet (FIG. 17 (a)) and the Y sheet (FIG. 17 (b)), there is a record for which no correspondence is found, and for a record existing only in the X sheet, In the sheet combination, only the values of the columns of the data items A, B, C and D of the label data are registered, and for records existing only in the Y sheet, the data items A, B, E of the label data in the sheet combination And only the values of the columns of F are registered.
[0080]
From the data on the correspondence between the label data and other data generated by the data association processing unit 116 in this way, the sheet combination processing unit 112 performs sheet combination of the label data and other data. Note that only the combination of two sheets has been described above for the sake of simplicity, but the same processing may be performed for the combination of three or more sheets.
[0081]
Then, the sheet combination processing unit 112 performs an optional process (step S49). Note that the optional process is not performed if it is not set. As an example of this optional processing, when combining the files generated by the sheet division processing unit 111 by the sheet combination processing unit 112, the data of the file generated by the sheet combination processing unit 112 and the sheet division processing unit 111 This is a collation process with the data of the original file divided by. This data collation processing is performed by the data collation processing unit 117. That is, the work data of the employees confirmed and corrected in each section is collected and combined by the sheet combining processing unit 112 again. At the time of combining, the data collation processing unit 117 detects the presence or absence of a correction by comparing a record distributed to each department with a record collected from each department. The data matching process will be described in detail later, but in this way, for example, it is possible to detect that a certain department has many corrections or a certain employee has many corrections, and to point out any problems and improve them. Become like In the setting screen (FIG. 14), an input field for designating a file to be compared is provided for the option processing, and the user is made to indicate whether or not to perform the option processing. Need to be identified. This point will be described later in detail.
[0082]
After that, the sheet combination processing unit 112 attaches the sheet name specified in the input field 806 to the sheet, and stores the file having the file name specified in the input field 805 in the folder specified in the input field 803 of the file storage unit 3 ( Directory) (step S51).
[0083]
By performing the above processing, a plurality of files can be combined into one file. Even when a plurality of sheets exist in each of a plurality of files, the files can be combined into one sheet of one file. However, it is not always necessary to combine them into one sheet.
[0084]
For example, when each sheet included in the file group stored in the predetermined directory of the file storage unit 3 is divided into a plurality of predetermined groups, the sheet combination processing unit 112 combines each sheet into one sheet. It is also possible to generate a sheet for each of the plurality of predetermined groups, and store a file including the plurality of sheets in a predetermined position of the file storage unit 3. For example, a file named “Questionnaire Planning Department” and a file named “Questionnaire Development Department” have a sheet named “Questionnaire Content (Planning Department)” and “Response Method (Planning Department)” respectively. )), The user designates a character string of "questionnaire contents" and a character string of "answer method" using the input device 7, and based on the designation, The file specification processing unit 118 searches for a character string of the name of each sheet, specifies a sheet including “questionnaire content” or “answer method” as a part of each character string, and develops the result in the work memory area 13 I do. That is, the sheets “Questionnaire contents...” And the sheet “Response method...” In each file are determined to form groups, respectively. The data is copied to the work memory area 13. The sheet combination processing unit 112 combines the sheets for each of these groups, generates a plurality of sheets, and stores the generated sheets in a new file. Thereby, for example, the contents of the questionnaire respectively created by the planning department and the development department are combined into one sheet, and similarly, the answer methods respectively created by the planning department and the development department are combined into one sheet. Stored in one file.
[0085]
Next, a process performed by the file combination processing unit 114 will be described with reference to FIGS. First, an example in which files belonging to two file groups are combined will be described. For example, when the user clicks the file combination tool button 202 on the menu screen shown in FIG. 5, the process of the file combination processing unit 114 starts. First, the file combination processing unit 114 performs a process for displaying a setting screen (step S61: FIG. 21). Then, a setting screen is displayed on the display device 5. FIG. 22 shows an example of this setting screen. In the example of FIG. 22, an input field 1001 for inputting a folder (directory) storing a first type of file group to be combined, and a first type to be combined with reference to the contents of the file storage unit 3 Button 1002 for designating a folder in which a group of files is stored, an input field 1003 for entering a folder (directory) in which a second type of file group to be combined is stored, and a file storage unit Reference button 1004 for designating a folder storing a second type of file group to be combined with reference to the contents of No. 3 and input for inputting a folder (directory) for storing the combined file group A field 1005, a browse button 1006 for designating a folder for storing the combined file group by referring to the contents of the file storage unit 3, Input field 1007 for inputting a character string for specifying a file of the second type, input field 1008 for inputting a character string for specifying a file of the second type, and a file generated by combining Input field 1009 for inputting a character string that is a prefix of the above, a password input field 1010 for protecting a file generated by combining, and a password input field 1011 for reading protection of a file generated by combining. And a check box 1012 for displaying a read-only recommended message, and an execute button 1013 for executing the combining process. The input fields 1001, 1003, 1005, 1007 and 1008 are essential setting items.
[0086]
The file combination processing unit 114 receives the user's data input for the setting items indicated in the respective input fields on such a setting screen (step S63), and further receives the click of the execution button 1013, that is, the file combination instruction (step S65). . Then, the data input by the user is temporarily stored in a storage device such as the work memory area 13 (step S67), and the input data is checked (step S69). For example, it is confirmed whether data has been entered in the required input items. Note that it may be further confirmed whether a file in a directory that does not exist as a file to be combined is not specified, or a directory that does not exist is specified as a storage destination. If an error is detected (step S71: Yes route), a process for displaying a correction instruction on the display device is performed (step S72), and the process returns to step S61 to display the setting screen again. The previous input data may be displayed in a form embedded in an input field or the like, so that, for example, an item in which an error has occurred may be specified.
[0087]
On the other hand, if no error is detected (step S71: No route), the file combination processing unit 114 inputs a character string in the file name from the first specified folder (directory) input in the input field 1001. A file that matches the first character string input in the column 1007 is read to, for example, the work memory area 13 (step S73). For example, as shown in FIG. 23 (a), if the first character string is “golf score”, the character strings such as “Golf Score Male”, “Golf Score Female”, and “Golf Score Pro” are file names. A file having "Golf score" in the file name is read. Further, the file combination processing unit 114 searches the second designated folder (directory) input in the input field 1003 for a file whose character string in the file name matches the second character string input in the input field 1008. , For example, to the work memory area 13 (step S75). For example, as shown in FIG. 23B, if the second character string is “entry”, the file name has the character string “entry” in the file name such as “entry male” and “entry female”. The file is read.
[0088]
Then, the file combination processing unit 114 determines whether the file read from the first designated folder (directory) and the file read from the second designated folder (directory) have a predetermined relationship (step). S77). In the present embodiment, a part other than the first character string of the file name of the file read from the first designated folder and the second character of the file name of the file read from the second designated folder Determine if there is a file that matches the part other than the column. In the examples of FIGS. 23A and 23B, if the first character string is “golf score” and the second character string is “entry”, the file “golf score” in the first designated folder "Men" and the file "Entry male" in the second designated folder are extracted, and the file "Golf score female" in the first designated folder and the file "Entry female" in the second designated folder are extracted. However, for the file “Golf Score Pro” in the first designated folder, there is no corresponding file in the second designated folder. In step S77, the process proceeds to step S79 for a file set having the above-described predetermined relationship, and proceeds to step S81 for a file set that does not have the above-described predetermined relationship.
[0089]
For the file set having the predetermined relationship as described above, the file combination processing unit 114 stores the content of the file read from the first designated folder (directory) in the first sheet, A file including the contents of the file read from the designated folder is included in the second and subsequent sheets (step S79). For example, as shown in FIG. 23C, a file 1101 in which the sheet of the “golf score male” file is the first sheet, a sheet of the “entry male” file is the second sheet, and a “golf score female” file Is a first sheet, and a file 1102 is set to use the sheet of the “entry woman” file as the second sheet.
[0090]
On the other hand, the file combination processing unit 114 composes a file determined to have no predetermined relationship as described above with the contents of the file read from the first or second designated folder. (Step S81). For example, as shown in FIGS. 23A and 23B, there is no file in the second designated folder corresponding to the “Golf Score Pro” file in the first designated folder. The content constitutes a file 1103 (FIG. 23C).
[0091]
If the password setting for file protection, the password for file read protection, and the option setting for displaying a read-only recommended message are performed in the input box 1010 or 1011 and the check box 1012, the file combination processing unit In step S83, an option setting process is performed on each of the generated files.
[0092]
Finally, the file combination processing unit 114 sets a name for each file using the prefix specified in the input field 1009 and the character string determined to match in step S79, and sets the file specified in the input field 1005. Each file is stored in a predetermined folder (directory) in the storage unit 3 (step S85). For example, assuming that the prefix specified in the input field 1009 is “distribution material”, in the case of the file 1101 in FIG. 23C, “distribution material male” (the part where “male” matches) and the file 1102 In the case of, "handout female" (the part where "female" matches). If it is determined in step S81 that there is no match, the part other than the character string input in the input field 1007 or 1008 ("Pro" in FIG. 23A) is input. The file name is determined based on the prefix in the column 1009 (here, “distribution material”). In this case, as shown in FIG.
[0093]
In the above description, the process of combining files belonging to two file groups has been described as an example. However, file combining can be performed between three or more file groups.
[0094]
For example, as an example of combining files of three file groups, a first file group of “golf score male”, “golf score female”, “golf score professional” and “filling male”, “filling female”, “filling in” It is assumed that a second file group called “pro” and a third file group called “male A team”, “female A team”, and “pro A team” are stored in different folders by the user.
[0095]
Also, instead of manually classifying the files having the same character string into folders having the same character string, the user can substitute the same character string into the file name from a folder in which many files with various names are mixed. The file specification processing unit 118 may specify the file to be included. The file specification processing unit 118 reads the name of each file, specifies a file having a file name including the same character string, moves them as one file group into, for example, the same folder, copies the file, and copies the file to the same folder. You may save it inside. Here, a file is specified for each of the character strings “golf score”, “entry”, and “Team A”, and stored in each folder.
[0096]
If there are three such file groups, the user specifies “Golf Score” as the first character string, “Entry” as the second character string, and “A team” as the third character string. Shall be done. Each file group includes three files in which a portion other than the specified character string in the file name includes a character string of “male”, “female”, or “pro”. Then, the file combination processing unit 114 reads out three files “golf score male”, “entry male”, and “male A team” including the same character string “male” from the file storage unit 3 and stores the sheets of each file. Combine into one file to create a new file with three sheets. Similarly, three files “golf score woman”, “entry woman”, and “female A team” containing the same character string “female” are read from the file storage unit 3 and sheets of each file are combined into one file. Create a new file with three sheets. Further, three files “Golf Score Pro”, “Entry Pro”, and “Pro A Team” containing the same character string “Pro” are read from the file storage unit 3 and the sheets of each file are combined into one file. Create a new file with three sheets.
[0097]
Note that the character string to be specified does not have to specify the character position in the file name, and the user is provided that the character string is located at a specific position, such as a prefix or suffix, or before or after a specific character string. Can also be specified.
[0098]
For example, files with file names of “golf score △△ △△”, ○ golf score △△ ”,」混在 golf score ”are mixed in various folders, and the character string“ golf score ”is If the file name is specified from the input device 7 and the character position in the file name is not specified, the file combination processing unit 114 specifies all three files with the file name including the character string “Golf Score”, and specifies one file. As a group, for example, the file is developed in the work memory area 13 and a file combining process is performed.
[0099]
When the character position in the file name of the character string is also specified, the character position of the specified character string is input from the input device 7 in addition to the character string. The character position of the character string can be designated as being located at any of the positions before and after the prefix of the file name, the end of the file name, and the specific character string. When a file with a file name prefixed with “golf score” is specified, the file combination processing unit 114 specifies only a file with a file name “golf score △△”. When a file having a file name ending in “golf score” is specified by the user through the input device 7, the file combination processing unit 114 specifies the file “OO @ golf score”. When a file having a file name including a character string “golf score” is specified after the character string “OO” or before the character string “△△”, the file combination processing unit 114 Only the file named "Golf Score II" is specified.
[0100]
With respect to the file specified in this way, a file having another character string as a part of the file name in a part other than the previously specified character string is specified from each file group, and stored in the work memory area 13. Then, the specified files are combined.
[0101]
By performing such processing, for example, data such as a golf score can be transmitted to a person in charge of each section to be checked, and then a file can be generated so that it can be easily processed by the collecting section. Also, if a questionnaire question sheet and a questionnaire answer sheet are created in separate files, and the file names are determined in the manner described above, the question sheet and the answer sheet Even if the files are divided into files, the question sheet and the answer sheet can be easily combined into one file.
[0102]
Also, if a file that has been divided into sheets is sent to each department and returned after data correction, etc., when combining the returned multiple files, the files before and after sheet Implement the option to perform collation processing on the data. This collation processing will be described later in detail.
[0103]
Furthermore, in the above example, for the file name after file combination, the file name is specified by specifying a prefix character string, but the position of the specified character string can be selected arbitrarily by the user. Is also good. In this case, an input field for a position where the character string is arranged is provided on the setting screen of FIG. 22 together with the character string for specifying the name of the storage file.
[0104]
Next, a process performed by the sheet extraction processing unit 113 will be described with reference to FIGS. For example, when the user clicks the sheet extraction tool button 203 on the menu screen shown in FIG. 5, the processing of the sheet extraction processing unit 113 starts. First, the sheet extraction processing unit 113 performs a process for displaying a setting screen (step S91: FIG. 24). Then, a setting screen is displayed on the display device 5. FIG. 25 shows an example of this setting screen. In the example of FIG. 25, the folder (directory) in which the file to be processed is stored is specified by referring to the input field 1301 of the folder (directory) storing the file to be processed and the contents of the file storage unit 3. Button 1302 for inputting a folder (directory) for storing a file including sheets other than the sheet to be extracted after the sheet extraction process is performed, and the contents of the file storage unit 3. Button 1304 for designating a folder (directory) for storing a file containing a sheet other than the extraction target sheet, and a folder (directory) for storing the file containing the extraction target sheet after the sheet extraction process is performed. 1305 and the contents to be extracted with reference to the contents of the file storage unit 3. A reference button 1306 for designating a folder (directory) for storing a file including a sheet, an input field 1307 for inputting a sheet name to be extracted (or a character string such as a sheet prefix), An input field 1308 for inputting the password set in the file, a password input field 1309 for inputting the read protection password set in the file to be extracted, and an execution for executing the sheet extraction process Button 1310 is included. The input fields 1301, 1303, 1305, and 1307 are essential setting items. It is not always necessary to generate a separate file for sheets other than those to be extracted. When a file for a sheet other than the extraction target is not generated, the input to the input field 1303 becomes unnecessary.
[0105]
The sheet extraction processing unit 113 receives the user's data input for the setting items indicated in the respective input fields on such a setting screen (step S93), and further receives a click of the execution button 1310, that is, a sheet extraction instruction (step S95). . Then, the data input by the user is temporarily stored in a storage device such as the work memory area 13 (step S97), and the input data is checked (step S99). For example, it is confirmed whether data has been entered in the required input items. Note that it may be further confirmed whether a file in a directory that does not exist as an extraction target file is not specified, or a directory that does not exist is not specified as a storage destination. If an error is detected (step S101: Yes route), a process for displaying a correction instruction on the display device is performed (step S103), and the process returns to step S91 to display the setting screen again. The previous input data may be displayed in a form embedded in an input field or the like, so that, for example, an item in which an error has occurred may be specified.
[0106]
On the other hand, if no error is detected (Step S101: No route), the sheet extraction processing unit 113 reads the extraction source file from the folder (directory) specified in the input field 1301 into, for example, the work memory area 13 or the like. (Step S105). At this time, if the extraction source file is protected by file protection or file reading, the protection is released by using the password input in the password input fields 1308 and 1309. For example, as shown in FIG. 26A, the file 1401 and the file 1402 are read from the designated folder and are expanded in the work memory area 13.
[0107]
The sheet extraction processing unit 113 searches for a sheet with the sheet name designated in the input field 1307, and if found, copies the sheet and copies it to the work memory area 13 (step S107). Also, a sheet other than the designated sheet name is copied separately (step S109). For example, when extracting the sheet “123987”, the file 1401 includes the sheet “123987”, so the data of the sheet is copied. On the other hand, the sheet “123985” of the same file is separately copied. Since the file 1402 does not include the sheet “123987”, it is copied as it is.
[0108]
Then, the sheet extraction processing unit 113 forms a file separately from the sheet having the designated sheet name and the sheet having no designated sheet name, defines the file name by a predetermined rule, and A file including a sheet having a name is stored in the folder (directory) input in the input field 1305, and a file including a sheet having no designated sheet name is stored in the folder (directory) input in the input field 1303. (Step S111). For example, in the example of FIGS. 26A and 26B, a file 1405 is configured for the sheet “123987”, a file 1406 is configured for the remaining sheets of the same file 1401, and a file 1406 is configured for “ Since the sheet “123987” is not included at all, the file 1407 is configured as it is. Then, the file 1405 is stored in the folder (directory) of the file storage unit 3 specified in the input field 1305, and the files 1406 and 1407 are stored in the folder (directory) of the file storage unit 3 specified in the input field 1303. Note that the files in the file group 1404 use, for example, the same file names as the files of the extraction source, and the files in the file group 1403 form the file names using, for example, the file names of the extraction source files and the sheet names. . The file name after the sheet extraction processing is determined by the same processing, for example, by providing an input field 507 in the setting screen of FIG. 7 in FIG. The input fields 805 and 806 in FIG. 14 or the input fields shown in FIG. 12 are provided in FIG. 25 for the sheet to be extracted and the sheet not to be extracted, respectively. May be determined, and a name may be set based on the content.
[0109]
By doing so, it becomes possible to extract a sheet containing data to be processed and store it in another file. Conversely, a file excluding a specific sheet can be generated. By such processing, for example, it is possible to extract only the answer sheet from the questionnaire file including the question sheet and the answer sheet.
[0110]
Further, when the sheet extraction process is performed on the file A and the file B in FIG. 3 as described above, as shown in FIGS. 27A to 27D, the file A (a branch), the file A (b branch), A file including only one sheet such as file B (d branch), a file including only a plurality of specific sheets, and a file excluding only a specific sheet can be generated.
[0111]
As a method of specifying the sheets to be extracted, the name of the sheet to be extracted may be specified by a character string, or the name of a sheet not to be extracted is specified by a character string, and the other sheets are set to be extracted. You can also. The method of designating a sheet to be extracted and a sheet not to be extracted is as follows: a specific character string arranged at an arbitrary position in the sheet name of each sheet is determined by a sheet extraction processing unit 113 or a file specification processing unit 118. May be specified by searching. FIG. 28 shows an example of an input field for dealing with such an embodiment. FIG. 28 replaces the input field 1307 in FIG.
[0112]
In FIG. 28, a check box 1201 to be checked when the following is the setting for the sheet to be extracted, a check box 1202 to be checked when the following is the setting for the sheet not to be extracted, and a character for specifying the sheet A column input field 1203, a check box 1204 for setting the position of the character string as a prefix, a check box 1205 for setting the position of the character string as a tail, and a check box 1206 for setting not to select And a character string input field 1207 for specifying that the character string is before the specific character string, and a character string input field 1208 for specifying that the character string is after the specific character string. If the specified character string is the sheet name itself, or if the position of the character string differs depending on the sheet, the check box 1206 is checked as the position of the character string.
[0113]
Next, processing at the time of mail distribution processing by the mail processing unit 115 will be described. An example will be described in which each of the divided sheets shown in FIGS. 27A to 27D obtained by dividing the sheet shown in FIG. 1 is delivered to the corresponding branch. The mail processing unit 115 refers to the distribution master file created in advance and stored in the file storage unit 3. FIG. 29 shows an example of the distribution master file. In the example of FIG. 29, a column 2001 for the headquarters name, a column 2002 for the branch name, a column 2003 for the branch code, a column 2004 for the branch clerk name, a column 2005 for the branch clerk code, and a Column 2006 is included. When the mail distribution tool button 206 in FIG. 5 is clicked, the mail processing unit 115 displays, for example, a setting screen as shown in FIG. In the example of FIG. 30, the input field 2101 of the file name of the distribution master file used to specify the distribution destination address, and the distribution used to specify the distribution destination address by referring to the contents of the file storage unit 3 A reference button 2102 for specifying a master file name, an input field 2103 for inputting a column name in which a mail address of a distribution destination is registered in the distribution master file, and a directory name in which a group of files to be distributed are stored. An input field 2104 for inputting, a reference button 2105 for specifying a directory name in which a file to be distributed is stored with reference to the contents of the file storage unit 3, and a column name in the distribution master file and distribution to be performed An input field 2106 for the file name association rule of the file, an input field 2107 for the mail text, A button 2108, are provided and a cancel button 2109.
[0114]
In the example of FIG. 30, a file name “branch distribution master” is specified in the file name input field 2101 of the distribution master file, and “file name“ branch distribution master ”is entered in the column name input field 2103 as a column name of the file. The column name "person in charge email address" is specified. Thus, the mail address of the person in charge at each branch can be obtained. In addition, since the directory "c: \ .. \ branch \" in which the file to be distributed is stored is specified in the directory name input field 2104, a file group to be distributed can be specified. In addition, a rule “headquarters name (branch name)” is specified in the input field 2106 of the rule for the combination of the file name of the file to be distributed and the column name in the distribution master file. Therefore, for example, if the headquarters name is A headquarters and the branch name is b branch, the file name should be “A (b branch)”, so the directory specified by the input field 2104 and the file name Will be able to identify the file.
[0115]
When the send button 2108 is clicked, the mail processing unit 115 generates a mail distribution list as shown in FIG. 31 using the distribution master file and the data input on the setting screen as shown in FIG. It is stored in the work memory area 13. In the example of FIG. 31, a column 2111 for storing a delivery destination (mail) address specified from a column 2006 of the person in charge mail address of the delivery master file and an attached file specified by the input fields 2104 and 2106 in FIG. A column 2112 is provided, and the mail address of the person in charge at each branch and the file to be delivered to the person in charge are associated with each other. Therefore, information necessary for actually distributing the mail can be obtained from the mail distribution list.
[0116]
The mail processing unit 115 also receives mail body data input to the mail body input field 2107 in FIG. For example, "We will send you a sales target (draft) for each business office for the next fiscal year created by the head office sales planning department. After confirming the contents, it is necessary to correct the target according to the actual situation of each business office etc. If there are any, please return the values after correcting them. If you have revised the target, please fill in the target numerical value field and return it. " Register In addition, "We will send you the sales target (draft) for each sales office for the next fiscal year created by the Head Office Sales Planning Dept. Please check the attached file, consider it, and && , Please correct the numerical value and send it back. If you have modified the target, please fill in the target numerical value field and send it back. ", Such as"&&" The input may include a script for inserting the data of the column of the distribution master file corresponding to “branch name”). As a result, if the mail is addressed to the A branch, the “A branch” is embedded in the “&& branch name &&” part. In the actual mail body, the mail looks as if the mail body was created for each branch. Can be generated.
[0117]
As described above, the mail processing unit 115 can acquire the data of the destination mail address, the attached file, and the mail text for each delivery destination, and thus generates the mail data and distributes the mail via the network. . Note that the mail processing unit 115 does not perform the data generation and distribution of the mail, and outputs the data of the destination mail address, the data of the attached file, and the data of the mail text to a mailer separately installed in the computer 1, The mailer may be configured to generate mail data based on data received from the file processing unit program 11 and deliver the mail via a network.
[0118]
Next, a data collation process performed by the data collation processing unit 117 in cooperation with the sheet division processing unit 111, the sheet combination processing unit 112, the file combination processing unit 114, and the like will be described. For example, when data collation tool button 207 in FIG. 5 is clicked to perform data collation, it is necessary to associate data of each cell on each sheet and then perform comparison. For example, when the sheet division processing unit 111 performs the sheet division, the position information of each cell on the sheet before division is held in association with the corresponding cell on the sheet after division in a manner such that the information is held. The file of the sheet is stored in the file storage unit 3. The association information includes information on a file name, a sheet name, and a cell position (row and column numbers, etc.) before division. As described above, the association information is held in the cell after division, but may be held in the cell before division. Further, the file divided into sheets is sent to each section, and is returned after being corrected in each section. After that, when the sheet combining processing unit 112 performs the sheet combining process, the data matching processing unit 117 reads out the position information of the cells on the undivided sheet that is held corresponding to each cell. Then, when the value of the cell of the sheet newly generated by the sheet combining process is read and compared with the value of the cell on the sheet before division held corresponding to the cell, it is determined whether the data has been changed. , You can see how it has changed. This makes it possible to compare the data before division and the data after division and combination with respect to the sheet to be divided and combined, and to detect the presence or absence of correction.
[0119]
Instead of holding the position information of the other cell associated with each cell as described above, the related file and sheet are specified on the table as shown in FIG. The relationship may be registered for each cell and held as a separate file, for example, in the file storage unit 3. In FIG. 32, data on files and sheets before division is registered in the upper row, and data on files and sheets after division are registered in the lower row. The file is specified by the file name, and the sheet is specified by the sheet name. For a file before division, up to a directory may be held. As for the file after division, the file itself is not used and the file after modification is used, so it is not necessary to keep the directory. "1-1" indicates one row and one column. The file of such a correspondence table is read out to the work memory area 13 at the time of processing by the data collation processing unit 117 and is referred to.
[0120]
Further, regarding the association of the comparison target cells, the data collation processing unit 117 may compare the values at the same cell position in the two sheets to be compared, or compare at least the rows or columns of the same label data. When a search is made on two sheets and a row or column of the same label data is found, the row or column may be regarded as having the same order and the cell values may be compared. Alternatively, the user may specify and input the positional relationship of the corresponding label data, and compare the cell values based on the positional relationship of the label data. When label data is defined for both rows and columns, it is possible to associate cells with combinations of label data.
[0121]
This is unnecessary when information on the corresponding cell position on the sheet before division is stored in each cell on the sheet after division and when a table as shown in FIG. 32 is prepared. In this case, it is necessary to specify a file to be compared with the sheet after the sheet is combined. In any case, it is necessary to set how to show the comparison result. For example, an input field as shown in FIG. 33 may be provided on the setting screen shown in FIG. In the example of FIG. 33, an input field 2201 for inputting a file name of a file including a sheet to be compared with the sheet after sheet combination, and a file for specifying the file name of the file with reference to the contents of the file storage unit 3 A reference button 2202, a check box 2203 to be checked when displaying the collation result of the correction or the like, a check box 2204 to be checked when the collation result of the correction or the like is not displayed, In the case of a numerical value or the like, a check box 2205 for checking if the increase and decrease are not displayed separately, a check box 2206 for checking when the increase and decrease are displayed separately by color, and an increase and decrease A check box 2207 is provided for checking when the mark is changed and displayed. For example, the check boxes 2205 to 2207 are displayed in blue when the target numerical value is corrected to be increased if the target numerical value is increased, and are displayed in red when the target numerical value is corrected to be reduced. The problem of the changed portion can be more easily recognized. Although numerical values are shown here, alphabetical characters, hiragana, katakana, etc. that have been ordered are also changed to characters corresponding to the earlier order or changed to characters corresponding to the later order. In this case, the display color and the like may be changed. The change before and after the order may be determined by a character code number such as an ASCII code. A color to be used may be specified on a setting screen as shown in FIG. Similarly, a mark to be used may be specified. Based on such a setting, the data collation processing unit 117 highlights when a correction or the like is detected by collation and an instruction to display the data is given.
[0122]
A description will now be given of a cooperative processing of data between departments that combines the above-described sheet division processing, sheet combining processing, file combining processing, data collating processing, sheet extracting processing, and mail processing.
[0123]
First, the processing up to the previous stage of the file distribution processing will be described using another case. As shown in FIG. 34, three files in which the questionnaire and answer sheets of the questionnaire created by each section are stored in separate sheets are referred to as “Questionnaire Planning Department”, “Questionnaire Development Department”, and “Questionnaire Agency Department”. The name is stored in a folder called "questionnaire". Further, a file called “Questionnaire Answering Method” that stores a sheet that explains the purpose of the questionnaire and the answering method is stored in a folder called “General Manager”.
[0124]
Before sending the questionnaire to each business office, for example, the general affairs department, which is a questionnaire implementation supervision department, performs processing such as combining sheets on these files and sheets so that each business office can easily answer. First, sheet extraction processing is performed on a sheet having a character string “question” in the sheet name among the three files stored in the folder “questionnaire”, and the three files are stored in predetermined positions in the file storage unit 3. Store. At the same time, a sheet having a sheet name including a character string “answer paper” is stored as a separate file at a predetermined position in the file storage unit 3. Then, a sheet combining process is performed on three files including sheets including the character string “question” in the sheet name. By the sheet combining process, the questionnaire questions created by the planning department, the development department, and the agency department are combined into one sheet named, for example, “questionnaire question (integration)”, and a file including the sheet is generated. . Similarly, when a sheet combining process is performed on three files including a sheet including the character string “answer sheet” in the sheet name, for example, the files are combined into one sheet named “questionnaire answer sheet (integrated)” A file containing the sheet is generated.
[0125]
Next, the person in charge of the General Affairs Department converts the file named “Questionnaire Response Method (Common)” stored in the folder “Overview Department” to a file containing a sheet named “Questionnaire Question (Integration)” and “Questionnaire Response”. Move it to the folder that stores the file containing the sheet named "Paper (integrated)", combine these three files into a file and send it to the new folder "Send questionnaire" with the file name "Survey" A file including three sheets “(integration)”, “questionnaire answer sheet (integration)”, and “answer method” is generated and stored in a predetermined position of the file storage unit 3. In this way, a folder, file, and sheet configuration as shown in FIG. 35 is formed.
[0126]
By doing so, it is possible to integrate the questionnaires created in the respective departments and generate a file storing a single questionnaire. A sheet recording information specific to each headquarters or branch (for example, a list of offices under the jurisdiction) can be added to this questionnaire to create a file for each branch. The file processed in this way is distributed to each branch by mail.
[0127]
Next, processing including mail processing will be described using the data in FIG. 1 as an example. First, it is assumed that a user such as a head office management department has a file in which data as shown in FIG. 1 is put together on one sheet. The user performs a sheet division process on the file, and performs a file division for each head office and a sheet for each branch as shown in FIG. Alternatively, a sheet extraction process is further performed to generate a file as shown in FIG. The user activates the mail processing unit 115 and transmits the format file of FIG. 3 or FIG. 27 to the person in charge at each branch.
[0128]
The person in charge of each branch receives the sales office data of only the offices under his / her own branch or, for reference, all the branches under his / her headquarters. After confirming the content of the received file, and performing processing such as sheet division or sheet extraction (such as removing sheets for other branches), the file for the office is delivered to each office. . Each office checks the numerical value of the sales target sent, and if it needs to be corrected, corrects it by writing the reason etc. in the cell to the right of the numerical value, and sends the corrected file to the person in charge of the branch. Send. The branch manager opens the received e-mail from each business office, combines the attached files as necessary, combines the sheets as necessary, and checks the corrected portion. If the revised target value does not comply with the branch policy, for example, it is further adjusted individually with the sales office. When the correction of the data (sales target) for the branch is completed in this way, the person in charge of the branch transmits the data to the management department of the head office via the head office. At the headquarters, file combination, sheet combination, and data collation processing can be similarly performed.
[0129]
Finally, when the files are sent from each branch by e-mail, the person in charge at the head office management branch office combines the files into one file. Further, if necessary, a sheet combining process or a sheet extracting process is performed to convert the sheet into a format that can be easily analyzed. In addition, it confirms whether the business target entered at the time of initial transmission has been revised, whether the revision has been increased or decreased, and whether the reason is reasonable.
[0130]
In this way, cooperation such as data correction between departments can be easily and smoothly performed.
[0131]
Although the embodiment of the present invention has been described above, the present invention is not limited to this. The example of the setting item input screen is shown, and another screen configuration may be adopted. The functional block diagram shown in FIG. 2 is an example, and may differ from an actual program module configuration.
[0132]
In addition to the functions described above, it is also possible to add other functions or delete unnecessary functions. For example, it is possible not to set a password or the like, and it may be configured to extract only a specific sheet and discard data for other sheets. Further, the above-described processing may be executed in cooperation with another program.
[0133]
The computer 1 is connected to a LAN (Local Area Network) or the like, and a storage device of another computer may be used as the file storage unit 3. The file generated by the file processing program 11 may be transmitted to another computer via the LAN.
[0134]
【The invention's effect】
As described above, according to the present invention, a new processing mode such as combining, dividing, or extracting a file or a spreadsheet can be realized.
[0135]
In addition, it is possible to smoothly perform a cooperative process between a plurality of departments.
[0136]
Further, the combined, divided or extracted spreadsheet or file can be easily transmitted.
[0137]
Further, management of files or spreadsheets can be facilitated.
[Brief description of the drawings]
FIG. 1 is a diagram illustrating an example of a file to be processed according to an embodiment of the present invention.
FIG. 2 is a functional block diagram of a computer system according to an embodiment of the present invention.
FIG. 3 is a diagram illustrating an example of file division.
FIG. 4 is a diagram illustrating a second example of file division.
FIG. 5 is a diagram showing an example of a menu screen of a file processing program in the embodiment.
FIG. 6 is a diagram illustrating an example of a processing flow of a sheet dividing process.
FIG. 7 is a diagram illustrating an example of a setting item input screen for a sheet dividing process.
FIG. 8 is a diagram illustrating an example of a data storage mode of a work memory area in a sheet dividing process.
FIG. 9 is a diagram illustrating an example of a part of a setting item input screen for a sheet dividing process.
FIG. 10 is a diagram showing an example of a file to be processed according to an embodiment of the present invention.
FIG. 11 is a diagram illustrating an example of a part of a setting item input screen for a sheet dividing process.
FIG. 12 is a diagram illustrating an example of a part of a setting item input screen for a sheet dividing process.
FIG. 13 is a diagram illustrating an example of a processing flow of a sheet combining process.
FIG. 14 is a diagram illustrating an example of a setting item input screen for sheet combining processing.
FIG. 15 is a diagram illustrating an example of a setting item input screen for a sheet combining process.
FIG. 16 is a diagram illustrating an example of a setting item input screen for sheet combining processing.
17A and 17B are diagrams illustrating an example of sheets to be combined.
FIG. 18 is a diagram illustrating an example of a part of a setting item input screen for a sheet combining process.
FIG. 19 illustrates an example of a link data table.
FIG. 20 illustrates an example of a link data table.
FIG. 21 is a diagram illustrating an example of a processing flow of a file combining process.
FIG. 22 is a diagram illustrating an example of a setting item input screen for a file combining process.
FIG. 23 is a diagram illustrating an example of a data storage mode of a work memory area in a file combining process.
FIG. 24 is a diagram illustrating an example of a processing flow of sheet extraction processing.
FIG. 25 is a diagram showing an example of a setting item input screen for sheet extraction processing.
FIG. 26 is a diagram illustrating an example of a data storage mode of a work memory area in a sheet extraction process.
FIGS. 27A to 27D are diagrams illustrating an example of a file to be distributed by mail.
FIG. 28 is a diagram illustrating an example of a part of a setting item input screen for sheet extraction processing.
FIG. 29 is a diagram showing an example of data stored in a distribution master file.
FIG. 30 is a diagram illustrating an example of an input screen for mail distribution conditions.
FIG. 31 is a diagram showing an example of a mail distribution list.
FIG. 32 is a diagram showing an example of a correspondence table of related cells.
FIG. 33 is a diagram illustrating an example of a part of a setting item input screen in a file matching process.
FIG. 34 is a diagram showing an example of a file storage mode.
FIG. 35 is a diagram showing an example of a file configuration.
[Explanation of symbols]
DESCRIPTION OF SYMBOLS 1 Computer 3 File storage part 5 Display device
7 Input device
11 File processing program 13 Work memory area
111 Sheet division processing unit 112 Sheet combination processing unit
113 Sheet extraction processing unit 114 Book combination processing unit
115 mail processing unit 116 data association processing unit
117 Data collation processing unit 118 File identification processing unit

Claims

Classification data is registered in a first specific row or column, and data specified by at least a character string in the first specific row or column is registered in at least a second specific row or column. Receiving a file specification and reading data of the specified file from the file storage unit;
A file that classifies data included in the division target area of the file based on the character string of the first specific row or column, divides the file based on the classification, and stores data of the divided file in a storage device A splitting step;
A step of transferring data having a predetermined property included in an area not to be divided of the file to a file after division generated in the file division step;
And a computer-implemented information processing method.

Dividing the data of the file after division into a plurality of sheets based on a character string of the classification data registered in a third specific row or column of the file before division, and storing the file after sheet division in the file Sheet division step to store in the section,
2. The information processing method according to claim 1, further comprising:

Designation of a first specific row or column of the file, setting of an area to be divided of the file, setting of an area not to be divided of the file, setting of data having the predetermined property, file after the division 2. The information processing method according to claim 1, further comprising a step of receiving an input of at least one of the designations of a password to be set in the password.

Designation of a first specific row or column of the file, setting of an area to be divided of the file, setting of an area not to be divided of the file, setting of data having the predetermined property, file after the division Designation of a password to be set in the file, designation of a third specific row or column of the file, designation of a password to be set for at least one of the plurality of sheets generated in the sheet dividing step, file after the sheet division 3. The information processing method according to claim 2, further comprising a step of receiving an input of at least one of a setting of a storage destination of the file and a setting of a name of the file after the sheet division.

A specifying step of specifying a set of a mail address and the divided file based on a rule for associating a destination of mail with the divided file;
For each set specified in the specifying step, generating data of a mail addressed to the mail address of the set and attaching the divided file, and transmitting the data of the mail,
The information processing method according to claim 1, further comprising:

Further including a step of accepting input of sentence data common to the email to be sent,
6. The information processing method according to claim 5, wherein the input sentence data is included in the mail data.

Receiving a specification of a certain file group, and reading data of each file belonging to the specified file group from the file storage unit;
A combining step of combining sheets included in the files belonging to the specified file group to generate a combined file;
Storing the generated combined file in the file storage unit;
The information processing method according to claim 1, further comprising:

The combining step includes:
For each file belonging to the specified file group, specifying a correspondence relationship for data included in the file;
Combining the sheets included in the files belonging to the specified file group based on the correspondence relationship;
The information processing method according to claim 7, comprising:

The combining step includes:
9. The information processing method according to claim 8, further comprising a step of merging a plurality of records determined to be the same record.

Receiving a designation of a comparison target file for comparison with the combined file, and reading data of the comparison target file from the file storage unit;
Performing a comparison between the combined file and the comparison target file;
When detecting changed data in the combined file, registering a mark for the data;
The information processing method according to claim 7, further comprising:

The file division step or the sheet division step extracts, for each data included in the file after division, position information of corresponding data in the original file, and registers corresponding to each data included in the file after division. Including the step of
further,
Receiving a specification of a file group related to the file after the sheet division, and reading data of each file belonging to the specified file group from the file storage unit;
A combining step of combining sheets included in the files belonging to the specified file group to generate a combined file;
Storing the generated combined file in the file storage unit;
Receiving a designation of a comparison target file for comparison with the combined file, and reading data of the comparison target file from the file storage unit;
Performing a comparison between the combined file and the comparison target file based on position information of corresponding data in the original file, registered for each data of the combined file,
When detecting changed data in the combined file, registering a mark for the data;
The information processing method according to claim 2, further comprising:

11. The information processing method according to claim 7, wherein the certain file group includes a plurality of files attached to the received mail.

A first character string for a file name of a first type file and a second character string for a file name of a second type file are received, and a first character string of the specified file name is received. Identifying the first type of file having a file name that partially matches the file type and the second type of file having a file name that partially matches a second character string of the specified file name;
Searching for the specified second type file, wherein the file name includes a character string matching the third character string included in the file name of each of the specified first type files;
When a set of the first type file and the second type file that match the condition is detected in the search, the first type file and the second type file that match the condition are detected. Reading from the file storage unit and combining the data into one file of the third type;
Storing the third type of file generated by the combining in the file storage unit;
And a computer-implemented information processing method.

In the combining step,
14. The information processing method according to claim 13, wherein a sheet of the first type file and a sheet of the second type file are separated and combined into one file of a third type.

Receiving the specification of the extraction target sheet name and the processing target file group, and extracting a file including the sheet of the extraction target sheet name specified from the processing target file group;
Generating a file including only the sheet having the sheet name of the extraction target from the extracted file, and storing the file in the file storage unit;
The information processing method according to claim 13, further comprising:

Receiving a specification of a sheet name and a processing target file group not to be extracted, and extracting a file including a sheet other than the sheet of the sheet name not to be extracted specified from the processing target file group;
Generating a file from the extracted file excluding only the sheet having the sheet name not to be extracted, and storing the file in the file storage unit;
The information processing method according to claim 13, further comprising:

17. The information processing method according to claim 13, wherein a character position in a file name of the first character string and the second character string is set.

17. The information processing method according to claim 13, further comprising a step of classifying the first type file and the second type file by a character string included in each file.

18. The information processing method according to claim 13, wherein the first type file and the second type file are stored in different directories of the file storage unit. .

A program for causing a computer to execute the information processing method according to claim 1.