【０００１】
【発明の属する技術分野】
本発明は、既存の文書を再利用することを可能にする文書管理システムにおける更新された文書に関する情報をオペレータに提示する文書更新情報配信方式に関するものである。
【０００２】
【従来の技術】
近年、パーソナルコンピュータ等による文書の電子化が進んでおり、これら電子化された文書を一元的に管理する文書管理システムが注目を集めている。文書管理システムにおいては、オペレータが作成或は更新する文書をデータベースへ登録して、複数のオペレータが同じデータベースを参照して同一文書を閲覧することにより情報の共有化が可能となっている。
【０００３】
【発明が解決しようとする課題】
しかしながら、従来の文書管理システムにおいては、各オペレータが閲覧したドキュメントが更新されたかどうか確認するためには、オペレータが文書管理システムへログインして文書にアクセスして確認しなければならなかった。文書管理システムに格納される文書は、更新が随時行われるためにオペレータが文書管理システムへログインして必要な文書にアクセスしなかった場合には、最新の情報を知ることができないという問題がある。
【０００４】
本発明は、文書管理システムにおいて、オペレータが文書管理システムへログインする際に今まで閲覧した文書が更新されていた場合に、更新された文書に関する情報をオペレータに通知することにより、最新の情報をオペレータが知ることができるようにした文書更新情報配信方式を提供することを目的とする。
【０００５】
【課題を解決するための手段】
上記目的を達成するために、本発明に係る文書管理システムにおける文書更新情報配信方式は、文書登録時に、登録した時の日付及び時間を求めて登録日及び登録時間を登録文書に関連付ける登録文書属性情報登録手段と、文書管理システムに登録されている文書を更新した時に、更新した時の日付及び時間を求めて更新する文書に関連付けられている登録文書属性情報を求めた日付及び時間を元に更新する登録文書属性情報更新手段と、文書を参照する時に、参照情報の保存期間を設け、前記保存期間を過ぎている参照情報が存在した場合には、該当する参照情報を削除する参照情報削除手段と、参照した時の日付及び時間を求めて参照文書と参照日及び参照時間に関連付ける参照情報更新手段と、クライアントから文書管理サーバに接続したときに、前記登録文書属性情報及び参照情報を元に更新された文書が存在するかどうか判定する更新文書存在判定手段と、前記更新文書存在判定手段により存在すると判定された時に、文書管理サーバからクライアントへ更新された文書に関する情報を通知する更新文書情報通知手段とを有し、オペレータがクライアントから文書管理サーバへ接続したときに、今まで参照していた文書が更新されていた場合には、更新された文書に関する情報を通知することを可能としたものである。
【０００６】
【発明の実施の形態】
以下に本発明の実施の形態を添付図面に基づいて説明する。
【０００７】
図１は本発明が適用される文書管理システムのシステム構成を示しており、この図において、文書管理サーバ１０１が複数のクライアント１０２にローカルエリアネットワーク１０３を介して接続されている。このシステムにおいて、オペレータはクライアント１０２から文書管理サーバ１０１に対して、文書登録、文書検索、文書閲覧を行う。
【０００８】
図２は文書管理サーバ１０１の構成を示すブロック図である。
【０００９】
システム全体を制御する中央処理装置２０１、各種データを記憶する記憶装置２０２、オペレータにより操作され各種コマンドやデータを入力するためのキーボード２０３、マウス２０４およびＣＲＴや液晶等で構成され文書データや図形データ等を表示する表示装置２０５、ローカルエリアネットワークに接続するためのネットワークインターフェース２０６を備える。
【００１０】
記憶装置２０２には、登録文書属性情報４０、登録文書情報５０、ユーザ管理情報６０、ユーザ参照情報７０が記憶される。登録文書属性情報４０及び登録文書情報５０は、オペレータが文書管理システムへ登録した文書及び文書の属性を記憶するものである。ユーザ管理情報６０及びユーザ参照情報７０は、文書管理システムに登録されているオペレータの情報を記憶するものである。詳細に関しては、図４〜図７を参照して後に説明する。
【００１１】
図３はクライアント１０２の構成を示すブロック図である。
【００１２】
システム全体を制御する中央処理装置２０１、各種データを記憶する記憶装置２０２、オペレータにより操作され各種コマンドやデータを入力するためのキーボード２０３、マウス２０４及びＣＲＴや液晶等で構成され文書データや図形データ等を表示する表示装置２０５、ローカルエリアネットワークに接続するためのネットワークインターフェース２０６を備える。
【００１３】
図４は文書管理サーバ１０１の記憶装置２０２に記憶される登録文書属性情報の記憶領域を示す説明図である。
【００１４】
登録文書属性情報は、登録文書の文書ＩＤを格納する文書ＩＤフィールド４０１、登録文書のタイトルが格納される文書タイトルフィールド４０２、登録文書を作成したオペレータの名前が格納される作成者フィールド４０３、登録文書の作成した日付が格納される作成日フィールド４０４、登録文書を作成した時間が格納される作成時間フィールド４０５、登録文書を更新した日付が格納される更新日フィールド４０６、登録文書を更新した時間が格納される更新時間フィールド４０７から構成される。文書ＩＤフィールド４０１に格納される値は、文書管理システムに登録される文書を特定するための一意な値である。
【００１５】
図５は文書管理サーバ１０１の記憶装置２０２に記憶される登録文書情報の記憶領域を示す説明図である。
【００１６】
登録文書情報は、登録文書の文書ＩＤを格納する文書ＩＤフィールド５０１、登録する文書本体を格納する登録文書フィールドから構成される。登録文書属性情報と登録文書情報は１対１に対応しており、文書ＩＤにより関連付けられる。
【００１７】
図６は文書管理サーバ１０１の記憶装置２０２に記憶されるユーザ管理情報の記憶領域を示す説明図である。
【００１８】
ユーザ管理情報は、文書管理システムにユーザ登録しているオペレータのユーザＩＤを格納するユーザＩＤフィールド６０１、登録ユーザのログイン名を表すユーザ名を格納するユーザ名フィールド６０２、登録ユーザのパスワードを格納するパスワードフィールド６０３、参照情報の保存期間を格納する参照情報保存期間フィールド６０４、参照情報の最大数を格納する参照情報最大数フィールド６０５から構成される。ユーザＩＤフィールド６０１に格納される値は、文書管理システムにユーザ登録されているオペレータを特定するための一意な値である。
【００１９】
図７は文書管理サーバ１０１の記憶装置２０２に記憶されるユーザ参照情報の記憶領域を示す説明図である。
【００２０】
文書管理システムにユーザ登録しているオペレータのユーザＩＤを格納するユーザＩＤフィールド７０１、ユーザ参照情報に格納されている参照情報の個数を格納する参照情報個数フィールド７０２、オペレータが閲覧した文書の文書ＩＤ、参照日付、参照時間を格納する参照情報フィールド７０３から構成される。参照情報フィールド７０３は、閲覧した文書の文書ＩＤを格納する文書ＩＤフィールド７０４、閲覧した日付を格納する参照日付フィールド７０５、文書を閲覧した時間を格納する参照時間フィールド７０６から構成される。ユーザ管理情報とユーザ参照情報は１対１に対応しており、ユーザＩＤにより関連付けられる。
【００２１】
次に、図面を参照して文書管理システムの動作について説明する。
【００２２】
＜文書管理システムの文書登録＞
オペレータがクライアント１０２上で登録したい文書及び文書タイトルを指定して文書管理システムで提供されている文書登録機能を実行すると、ローカルエリアネットワーク１０３を介して文書管理サーバ１０１へ登録する文書本体と文書タイトルが転送されて、文書管理サーバ１０１上で文書登録処理が実行される。
【００２３】
図８を参照しながら文書管理サーバ１０１における文書登録処理を説明する。
【００２４】
先ず、クライアント１０２から文書管理サーバ１０１に接続しているオペレータのユーザＩＤを元に文書管理サーバ１０１の記憶装置２０２に記憶されているユーザ管理情報から接続しているオペレータのユーザ名を取得する（Ｓ８０１）。現在の日付及び時間を取得する（Ｓ８０２）。文書管理サーバ１０１の記憶装置２０２に記憶されている登録文書属性情報４０から未使用の文書ＩＤを求める（Ｓ８０３）。
【００２５】
本実施の形態で記載する文書管理システムでは、文書ＩＤは１から始まる連番で文書ＩＤを割り当てていく。Ｓ８０１，Ｓ８０２，Ｓ８０３により求めていた情報を元に文書管理サーバ１０１の記憶装置２０２に記憶されている登録文書属性情報４０を更新する（Ｓ８０４）。尚、更新する場合には、登録文書属性情報４０の更新日フィールド４０６及び更新時間フィールド４０７には無効なフィールドであるということを表す値を格納する。次に、オペレータが指定した登録文書本体とＳ８０３で求めた文書ＩＤを元に文書管理サーバ１０１の記憶装置２０２に記憶されている登録文書情報５０を更新する（Ｓ８０５）。
【００２６】
＜文書管理システムの文書更新登録＞
オペレータがクライアント１０２上で文書管理サーバから登録済み文書を取得して、文書の修正を行う。登録済み文書を取得する場合には、文書本体と対応する文書ＩＤが対となって文書管理サーバ１０１からクライアント１０２へ転送される。次に、更新した文書、文書タイトル、文書ＩＤを指定して文書管理システムで提供されている文書更新登録機能を実行すると、ローカルエリアネットワーク１０３を介して文書管理サーバ１０１へ登録する文書本体、文書タイトル、文書ＩＤが転送され、文書管理サーバ１０１上で文書更新登録処理が実行される。
【００２７】
図９を参照しながら文書管理サーバ１０１における文書更新登録処理を説明する。
【００２８】
先ず、クライアント１０２から文書管理サーバ１０１に接続しているオペレータのユーザＩＤを元に文書管理サーバ１０１の記憶装置２０２に記憶されているユーザ管理情報から接続しているオペレータのユーザ名を取得する（Ｓ９０１）。現在の日付及び時間を取得する（Ｓ９０２）。クライアント１０２から通知された文書ＩＤを元に変更する登録文書属性情報４０を求める（Ｓ９０３）。Ｓ９０１，Ｓ９０２，Ｓ９０３により求めていた情報を元に登録文書管理サーバ１０１の記憶装置２０２に記憶されている登録文書属性情報４０を更新する（Ｓ９０４）。
【００２９】
尚、登録文書属性情報４０の更新日フィールド４０６及び更新時間フィールド４０７にはＳ９０２で求めた日付及び時間を格納する。次に、クライアント１０２から通知された文書ＩＤを元に変更する登録文書情報を求める（Ｓ９０５）。オペレータが指定した登録文書本体を元に文書管理サーバ１０１の記憶装置２０２に記憶されている登録文書情報５０を更新する（Ｓ９０６）。
【００３０】
＜文書管理システムの文書閲覧＞
オペレータがクライアント１０２上で文書管理サーバから登録済み文書を取得して文書の閲覧を行う。登録済み文書を取得する場合には、文書本体と対応する文書ＩＤが対となって文書管理サーバ１０１からクライアント１０２へローカルエリアネットワーク１０３を介して転送される。
【００３１】
図１０を参照しながら文書管理サーバ１０１における文書閲覧処理を説明する。
【００３２】
先ず、クライアント１０２から文書管理サーバ１０１に接続しているオペレータのユーザＩＤを元に文書管理サーバ１０１の記憶装置２０２に記憶されているユーザ管理情報６０及びユーザ参照情報７０から該当するユーザ管理情報６０とユーザ参照情報７０を求める（Ｓ１００１）。現在の日付及び時間を取得する（Ｓ１００２）。Ｓ１００１で求めたユーザ管理情報６０の参照情報保存期間６０４を過ぎている参照情報７０３が存在するかどうか判定する（Ｓ１００３）。
【００３３】
前記判定により存在すると判定された場合には、参照情報保存期間６０４を過ぎている参照情報７０３を削除する（Ｓ１００４）。クライアント１０２より送られてきた文書ＩＤが、Ｓ１００１で求めたユーザ参照情報７０の参照情報７０３に存在するかどうか判定する（Ｓ１００５）。前記判定により存在すると判定された場合には、Ｓ１００２により求めた日付及び時間を元に文書管理サーバ１０１の記憶装置２０２に記憶されているユーザ参照情報７０を更新する（Ｓ１００６）。
【００３４】
Ｓ１００２の判定において存在しないと判定された場合には、クライアント１０２より送られてきた文書ＩＤとＳ１００２で求めた日付及び時間を元に文書管理サーバ１０１の記憶装置２０２に記憶されているユーザ参照情報７０の参照情報７０３を追加して参照情報個数７０２をカウントアップする（Ｓ１００７）。
【００３５】
＜文書管理システムへのログイン＞
オペレータがクライアント１０２上でオペレータに対して割り当てられているユーザ名及びパスワードを指定して文書管理システムで提供されているログイン機能を実行すると、ローカルエリアネットワーク１０３を介して文書管理システムへログイン名及びパスワードが転送される。文書管理サーバ１０１上でログイン処理が行われて、文書管理サーバ１０１の記憶装置１０２に記憶されているユーザ参照情報７０を元に更新された文書が存在するか判定する。存在する場合には、更新された文書に関する情報が文書管理サーバ１０１からクライアント１０２へ転送されて、前記情報がクライアント１０２の表示装置２０５上に図１２に示す画面が表示される。
【００３６】
図１１を参照しながら文書管理サーバ１０１におけるログイン処理を説明する。
【００３７】
先ず、クライアント１０２から転送されてきたユーザ名及びパスワードを元にログインしようとしているオペレータのユーザ管理情報６０のユーザＩＤ６０１を求める（Ｓ１１０１）。Ｓ１１０１で求めたユーザＩＤ６０１を元に文書管理サーバ１０１の記憶装置１０２に記憶されているユーザ参照情報７０を求める（Ｓ１１０２）。Ｓ１１０２で求めたユーザ参照情報中の参照情報７０３と文書管理サーバ１０１の記憶装置１０２に記憶されている登録文書属性情報により更新された文書が存在するかどうか判定する（Ｓ１１０３）。
【００３８】
判定時には、参照情報７０３の文書ＩＤ７０４と登録文書属性情報４０の文書ＩＤ４０１が同一で、且つ、参照情報７０３の参照日付７０５及び参照時間７０６が登録文書属性情報４０の更新日４０６及び更新時間４０７より古い場合には更新された文書が存在すると判定する。Ｓ１１０３で更新された文書が存在すると判定された場合、文書管理サーバ１０１に接続してきたクライアント１０２へ該当する文書の文書ＩＤ、文書タイトル、更新日、更新時間を転送する（Ｓ１１０４）。
【００３９】
【発明の効果】
以上詳述したように、本発明によれば、オペレータがクライアントから文書管理サーバへ接続した時に、今までオペレータが参照していた文書が更新されたことが通知することが可能となり、オペレータが更新された文書があるかどうか確認するために、文書管理サーバへ接続して１文書ずつ確認することを必要としない。
【図面の簡単な説明】
【図１】本発明が適用される文書管理システムの構成図である。
【図２】文書管理システムの文書管理サーバの構成を示すブロック図である。
【図３】文書管理システムのクライアントの構成を示すブロック図である。
【図４】文書管理サーバの記憶装置に記憶される登録文書属性情報の記憶領域を示す説明図である。
【図５】文書管理サーバの記憶装置に記憶される登録文書情報の記憶領域を示す説明図である。
【図６】文書管理サーバの記憶装置に記憶されるユーザ管理情報の記憶領域を示す説明図である。
【図７】文書管理サーバの記憶装置に記憶されるユーザ参照情報の記憶領域を示す説明図である。
【図８】文書管理サーバにおける文書登録処理のフローチャートである。
【図９】文書管理サーバにおける文書更新登録処理のフローチャートである。
【図１０】文書管理サーバにおける文書閲覧処理のフローチャートである。
【図１１】文書管理サーバにおけるログイン処理のフローチャートである。
【図１２】オペレータが文書管理システムへログイン時に更新文書が存在した場合にクライアントの表示装置に表示する更新文書一覧画面の説明図である。
【符号の説明】
１０１ 文書管理サーバ
１０２ クライアント
１０３ ローカルエリアネットワーク
２０１ 中央処理装置
２０２ 記憶装置
２０３ キーボード
２０４ マウス
２０５ 表示装置
２０６ ネットワークインターフェース
４０ 登録文書属性情報記憶領域
４０１ 登録文書属性情報文書ＩＤフィードル
４０２ 登録文書属性情報文書タイトルフィールド
４０３ 登録文書属性情報作成者フィードル
４０４ 登録文書属性情報作成日フィールド
４０５ 登録文書属性情報作成時間フィールド
４０６ 登録文書属性情報更新日フィールド
４０７ 登録文書属性情報更新時間フィールド
５０ 登録文書情報文書ＩＤフィールド
５０１ 登録文書情報登録文書フィールド
６０ ユーザ管理情報
６０１ ユーザ管理情報ユーザＩＤフィールド
６０２ ユーザ管理情報ユーザ名フィールド
６０３ ユーザ管理情報パスワードフィールド
６０４ ユーザ管理情報参照情報保存期間フィールド
６０５ ユーザ管理情報参照情報最大数フィールド
７０ ユーザ参照情報
７０１ ユーザ参照情報ユーザＩＤフィールド
７０２ ユーザ参照情報参照情報個数フィールド
７０３ ユーザ参照情報参照情報フィールド
７０４ 参照情報文書ＩＤフィールド
７０５ 参照情報参照日付フィールド
７０６ 参照情報参照時間フィールド[0001]
TECHNICAL FIELD OF THE INVENTION
The present invention relates to a document update information distribution method for presenting information on an updated document to an operator in a document management system capable of reusing an existing document.
[0002]
[Prior art]
2. Description of the Related Art In recent years, the digitization of documents using a personal computer or the like has been advanced, and a document management system that centrally manages these digitized documents has attracted attention. In a document management system, an operator registers a document to be created or updated in a database, and a plurality of operators can browse the same document by referring to the same database to share information.
[0003]
[Problems to be solved by the invention]
However, in the conventional document management system, in order to check whether the document viewed by each operator has been updated, the operator has to log in to the document management system and access the document to check. The documents stored in the document management system are updated as needed, so that if the operator does not log in to the document management system and does not access necessary documents, the user cannot know the latest information. .
[0004]
According to the present invention, in a document management system, when a document that has been browsed so far is updated when an operator logs in to the document management system, the latest information is notified to the operator by notifying information about the updated document to the operator. It is an object of the present invention to provide a document update information distribution system that allows an operator to know.
[0005]
[Means for Solving the Problems]
In order to achieve the above object, a document update information distribution method in a document management system according to the present invention uses a registered document attribute that associates a registration date and a registration time with a registered document by obtaining a date and time at the time of registration of the document. The information registration means and, when a document registered in the document management system is updated, the date and time at which the document was updated is obtained based on the date and time at which the registered document attribute information associated with the document to be updated is obtained. A registered document attribute information updating means for updating, and a reference information storage period for providing a reference information storage period when referring to a document, and deleting the reference information when there is reference information that has passed the storage period. Means, reference information updating means for obtaining the date and time of reference and associating the reference document with the reference date and time, and connecting the client to the document management server An updated document existence determining unit that determines whether a document updated based on the registered document attribute information and the reference information exists; and a document management server when the updated document existence determining unit determines that the document exists. From the client to the document management server when the operator has connected to the document management server, if the document that has been referred to has been updated This makes it possible to notify information on an updated document.
[0006]
BEST MODE FOR CARRYING OUT THE INVENTION
Hereinafter, embodiments of the present invention will be described with reference to the accompanying drawings.
[0007]
FIG. 1 shows a system configuration of a document management system to which the present invention is applied. In this figure, a document management server 101 is connected to a plurality of clients 102 via a local area network 103. In this system, an operator performs document registration, document search, and document browsing from the client 102 to the document management server 101.
[0008]
FIG. 2 is a block diagram showing the configuration of the document management server 101.
[0009]
A central processing unit 201 for controlling the entire system, a storage device 202 for storing various data, a keyboard 203 for inputting various commands and data operated by an operator, a mouse 204, and a document data and graphic data composed of a CRT, a liquid crystal, etc. And the like, and a network interface 206 for connecting to a local area network.
[0010]
The storage device 202 stores registered document attribute information 40, registered document information 50, user management information 60, and user reference information 70. The registered document attribute information 40 and the registered document information 50 store the document registered by the operator in the document management system and the attribute of the document. The user management information 60 and the user reference information 70 store information of an operator registered in the document management system. Details will be described later with reference to FIGS.
[0011]
FIG. 3 is a block diagram showing the configuration of the client 102.
[0012]
A central processing unit 201 for controlling the entire system, a storage device 202 for storing various data, a keyboard 203 for inputting various commands and data operated by an operator, a mouse 204, and a document data and graphic data comprising a CRT, a liquid crystal, and the like. And the like, and a network interface 206 for connecting to a local area network.
[0013]
FIG. 4 is an explanatory diagram showing a storage area of registered document attribute information stored in the storage device 202 of the document management server 101.
[0014]
The registered document attribute information includes a document ID field 401 storing the document ID of the registered document, a document title field 402 storing the title of the registered document, a creator field 403 storing the name of an operator who has created the registered document, A creation date field 404 storing the date when the document was created, a creation time field 405 storing the time when the registered document was created, an update date field 406 storing the date when the registered document was updated, and a time when the registered document was updated Are stored in an update time field 407. The value stored in the document ID field 401 is a unique value for specifying a document registered in the document management system.
[0015]
FIG. 5 is an explanatory diagram showing a storage area of registered document information stored in the storage device 202 of the document management server 101.
[0016]
The registered document information includes a document ID field 501 for storing a document ID of a registered document, and a registered document field for storing a document body to be registered. The registered document attribute information and the registered document information have a one-to-one correspondence, and are associated by a document ID.
[0017]
FIG. 6 is an explanatory diagram showing a storage area of the user management information stored in the storage device 202 of the document management server 101.
[0018]
The user management information stores a user ID field 601 storing a user ID of an operator who has registered a user in the document management system, a user name field 602 storing a user name representing a login name of a registered user, and a password of the registered user. It comprises a password field 603, a reference information storage period field 604 for storing the storage period of reference information, and a reference information maximum number field 605 for storing the maximum number of reference information. The value stored in the user ID field 601 is a unique value for specifying an operator registered as a user in the document management system.
[0019]
FIG. 7 is an explanatory diagram showing a storage area of the user reference information stored in the storage device 202 of the document management server 101.
[0020]
A user ID field 701 for storing the user ID of an operator registered in the document management system, a reference information number field 702 for storing the number of reference information stored in the user reference information, and a document ID of a document viewed by the operator , A reference information field 703 for storing a reference date and a reference time. The reference information field 703 includes a document ID field 704 for storing a document ID of a browsed document, a reference date field 705 for storing a browse date, and a reference time field 706 for storing a time at which the document was browsed. The user management information and the user reference information have a one-to-one correspondence, and are associated by a user ID.
[0021]
Next, the operation of the document management system will be described with reference to the drawings.
[0022]
<Document registration of document management system>
When the operator specifies a document and a document title to be registered on the client 102 and executes the document registration function provided by the document management system, the document body and the document title to be registered in the document management server 101 via the local area network 103 Is transferred, and a document registration process is executed on the document management server 101.
[0023]
The document registration process in the document management server 101 will be described with reference to FIG.
[0024]
First, the user name of the connected operator is obtained from the user management information stored in the storage device 202 of the document management server 101 based on the user ID of the operator connected to the document management server 101 from the client 102 ( S801). The current date and time are obtained (S802). An unused document ID is obtained from the registered document attribute information 40 stored in the storage device 202 of the document management server 101 (S803).
[0025]
In the document management system described in the present embodiment, the document IDs are sequentially assigned to document IDs starting from 1. The registered document attribute information 40 stored in the storage device 202 of the document management server 101 is updated based on the information obtained in S801, S802, and S803 (S804). When updating, the update date field 406 and the update time field 407 of the registered document attribute information 40 store a value indicating that the field is invalid. Next, the registered document information 50 stored in the storage device 202 of the document management server 101 is updated based on the registered document body designated by the operator and the document ID obtained in S803 (S805).
[0026]
<Document update registration of document management system>
An operator acquires a registered document from the document management server on the client 102 and corrects the document. When acquiring a registered document, the document ID and the corresponding document ID are transferred as a pair from the document management server 101 to the client 102. Next, when the document update registration function provided in the document management system is executed by designating the updated document, the document title, and the document ID, the document body and the document to be registered in the document management server 101 via the local area network 103 The title and the document ID are transferred, and a document update registration process is executed on the document management server 101.
[0027]
The document update registration process in the document management server 101 will be described with reference to FIG.
[0028]
First, the user name of the connected operator is obtained from the user management information stored in the storage device 202 of the document management server 101 based on the user ID of the operator connected to the document management server 101 from the client 102 ( S901). The current date and time are obtained (S902). The registered document attribute information 40 to be changed is obtained based on the document ID notified from the client 102 (S903). The registered document attribute information 40 stored in the storage device 202 of the registered document management server 101 is updated based on the information obtained in S901, S902, and S903 (S904).
[0029]
Note that the date and time obtained in S902 are stored in the update date field 406 and the update time field 407 of the registered document attribute information 40. Next, registration document information to be changed is obtained based on the document ID notified from the client 102 (S905). The registered document information 50 stored in the storage device 202 of the document management server 101 is updated based on the registered document body specified by the operator (S906).
[0030]
<Document browsing of document management system>
An operator acquires a registered document from the document management server on the client 102 and browses the document. When acquiring a registered document, the document ID and the corresponding document ID are transferred as a pair from the document management server 101 to the client 102 via the local area network 103.
[0031]
The document browsing process in the document management server 101 will be described with reference to FIG.
[0032]
First, from the user management information 60 and the user reference information 70 stored in the storage device 202 of the document management server 101 based on the user ID of the operator connected to the document management server 101 from the client 102, the corresponding user management information 60 And user reference information 70 (S1001). The current date and time are obtained (S1002). It is determined whether there is reference information 703 that has passed the reference information storage period 604 of the user management information 60 obtained in S1001 (S1003).
[0033]
If it is determined that the reference information exists, the reference information 703 that has passed the reference information storage period 604 is deleted (S1004). It is determined whether the document ID sent from the client 102 exists in the reference information 703 of the user reference information 70 obtained in S1001 (S1005). If it is determined that the document exists, the user reference information 70 stored in the storage device 202 of the document management server 101 is updated based on the date and time obtained in S1002 (S1006).
[0034]
If it is determined in S1002 that the document does not exist, the user reference information stored in the storage device 202 of the document management server 101 based on the document ID sent from the client 102 and the date and time obtained in S1002. The reference information 703 of 70 is added, and the number of reference information 702 is counted up (S1007).
[0035]
<Login to the document management system>
When the operator specifies the user name and password assigned to the operator on the client 102 and executes the login function provided by the document management system, the login name and the login name to the document management system via the local area network 103 are displayed. The password is transferred. A login process is performed on the document management server 101, and it is determined whether an updated document exists based on the user reference information 70 stored in the storage device 102 of the document management server 101. If there is, the information on the updated document is transferred from the document management server 101 to the client 102, and the information is displayed on the display device 205 of the client 102 as shown in FIG.
[0036]
The login process in the document management server 101 will be described with reference to FIG.
[0037]
First, the user ID 601 of the user management information 60 of the operator who is going to log in is obtained based on the user name and password transferred from the client 102 (S1101). User reference information 70 stored in the storage device 102 of the document management server 101 is obtained based on the user ID 601 obtained in S1101 (S1102). It is determined whether there is a document updated based on the reference information 703 in the user reference information obtained in S1102 and the registered document attribute information stored in the storage device 102 of the document management server 101 (S1103).
[0038]
At the time of determination, the document ID 704 of the reference information 703 and the document ID 401 of the registered document attribute information 40 are the same, and the reference date 705 and the reference time 706 of the reference information 703 are based on the update date 406 and the update time 407 of the registered document attribute information 40. If the document is old, it is determined that an updated document exists. If it is determined in S1103 that an updated document exists, the document ID, document title, update date, and update time of the corresponding document are transferred to the client 102 connected to the document management server 101 (S1104).
[0039]
【The invention's effect】
As described above in detail, according to the present invention, when an operator connects to a document management server from a client, it is possible to notify that the document that the operator has been referring to has been updated, and the operator can update the document. It is not necessary to connect to the document management server and check one document at a time in order to check whether or not there is a document that has been processed.
[Brief description of the drawings]
FIG. 1 is a configuration diagram of a document management system to which the present invention is applied.
FIG. 2 is a block diagram illustrating a configuration of a document management server of the document management system.
FIG. 3 is a block diagram illustrating a configuration of a client of the document management system.
FIG. 4 is an explanatory diagram showing a storage area of registered document attribute information stored in a storage device of the document management server.
FIG. 5 is an explanatory diagram showing a storage area of registered document information stored in a storage device of the document management server.
FIG. 6 is an explanatory diagram showing a storage area of user management information stored in a storage device of the document management server.
FIG. 7 is an explanatory diagram showing a storage area of user reference information stored in a storage device of the document management server.
FIG. 8 is a flowchart of a document registration process in the document management server.
FIG. 9 is a flowchart of a document update registration process in the document management server.
FIG. 10 is a flowchart of a document browsing process in the document management server.
FIG. 11 is a flowchart of a login process in the document management server.
FIG. 12 is an explanatory diagram of an updated document list screen displayed on the display device of the client when an updated document exists when the operator logs in to the document management system.
[Explanation of symbols]
101 Document Management Server 102 Client 103 Local Area Network 201 Central Processing Unit 202 Storage 203 Keyboard 204 Mouse 205 Display 206 Network Interface 40 Registered Document Attribute Information Storage Area 401 Registered Document Attribute Information Document ID File 402 Registered Document Attribute Information Document Title Field 403 Registered document attribute information creator feeder 404 Registered document attribute information creation date field 405 Registered document attribute information creation time field 406 Registered document attribute information update date field 407 Registered document attribute information update time field 50 Registered document information document ID field 501 Registration document information Registration document field 60 User management information 601 User management information User ID field 602 User management information User name field 6 03 user management information password field 604 user management information reference information storage period field 605 user management information reference information maximum number field 70 user reference information 701 user reference information user ID field 702 user reference information reference information number field 703 user reference information reference information field 704 Reference information document ID field 705 Reference information reference date field 706 Reference information reference time field
