【０００１】
【発明の属する技術分野】
本発明は、電子文書管理サーバ、電子文書管理サーバ用プログラム、電子文書管理クライアント用プログラム、及び記憶媒体に関する。
【０００２】
【従来の技術】
企業内において勤怠管理や交通費清算を電子化するための勤怠管理システムや交通費清算システムを構築したといったように、ワークフロー（業務の流れ）を電子化するためのワークフローシステムを構築した事例を耳にする機会が少なくない。実際、市場ではそのためのソフトウェアも多数販売されている。
【０００３】
このようなソフトウェアの例としては、電子文書を管理するクライアントサーバ型の電子文書管理システムを構築するためのソフトウェアであり、電子文書管理サーバ側のソフトウェアと電子文書管理クライアント側のソフトウェアからなるような電子文書管理ソフトウェアが挙げられる。以下、その例を紹介する。
【０００４】
この電子文書管理システムでは、図１のように、電子文書管理サーバ側にあるキャビネット１１により電子文書に係るファイル１２やフォルダ１３やこれらのリンク（ショートカット）を階層構造を利用して管理する。ユーザは、電子文書管理クライアント側からこれらの登録、削除、移動等を行うことができる。この際、図１のように階層構造を視覚化したＧＵＩ（ツリービュー）を用いることができるため、これらの操作を比較的簡単に行うことができる。
【０００５】
この電子文書管理システムではまた、図１のように、各文書を「文書タイプ」という情報と関連付けて管理する。ユーザは、登録されている複数の文書タイプの中から１の文書タイプを選択して、図２のようにその文書タイプに文書名、作成者名、作成年月日等を適宜入力して、その文書タイプを文書と関連付けることができる。
【０００６】
【特許文献１】
特開２００１−３４６８１号公報
【特許文献２】
特開２００１−９２９０２号公報
【０００７】
【発明が解決しようとする課題】
このようなソフトウェアの多くが備える機能として「電子文書の審査・承認」機能が挙げられる。例えば、電子文書に予め登録しておいた電子承認印を押すことで、電子文書の承認を行うことができるようなソフトウェアが知られている。例えば、承認者に電子文書に係るファイルのショートカットを添付した電子メールを送信する機能が用意されており、承認者はショートカットを利用してファイルにアクセスすることで、電子文書の承認を行うことができるようなソフトウェアが知られている。
【０００８】
ここで、上述した「電子文書の審査・承認」という表現について補足する。これは、後述する「発明の実施の形態」のように、審査者による審査を経て承認者による承認を行うような２段階の評価過程を念頭に置いた表現である。しかし、これに限らず１段階の評価過程や３段階以上の評価過程も考えられる。そこで、このような「審査」や「承認」を包括する用語として「評価」という用語を適宜使用することにする。
【０００９】
さて、上述のような電子文書の評価機能には、評価依頼作業や評価作業が煩わしいという欠点がある。そのためもあって、評価依頼忘れ、評価依頼文書の取り違え、評価忘れ、評価文書の取り違えなどが発生しかねない。
【００１０】
したがって、本発明は、電子文書の評価機能に関して、電子文書についての評価依頼作業や評価作業の煩わしさを軽減することを課題とする。
【００１１】
【課題を解決するための手段】
請求項１に記載の発明（電子文書管理サーバ）は、ファイルとフォルダを階層構造を利用して管理する電子文書管理サーバであって、電子文書管理クライアントにより前記階層構造に属する評価用領域に前記ファイル又はそのリンクが配置されたとき、前記ファイルに評価情報を付加する。
【００１２】
請求項２に記載の発明（電子文書管理サーバ）は、ファイルとフォルダを階層構造を利用して管理する電子文書管理サーバであって、電子文書管理クライアントにより前記階層構造に属する評価用領域に前記フォルダ又はそのリンクが配置されたとき、前記評価用領域に前記フォルダ又はそのリンクと共に前記フォルダに包含される前記ファイル又はそのリンクと前記フォルダ又はそのリンクを前記階層構造を保ったままで配置し、前記ファイルに評価情報を付加する。
【００１３】
請求項３に記載の発明（電子文書管理サーバ）は、ファイルとフォルダを階層構造を利用して管理する電子文書管理サーバであって、電子文書管理クライアントにより前記階層構造に属する評価用領域に前記フォルダ又はそのリンクが配置されたとき、前記評価用領域に前記フォルダ又はそのリンクと共に前記フォルダに包含される前記ファイル又はそのリンクと前記フォルダ又はそのリンクを前記階層構造を保ったままで配置し、前記フォルダに包含される前記ファイルに評価情報を一括して付加する。
【００１４】
請求項４に記載の発明（電子文書管理サーバ用プログラム）は、ファイルとフォルダを階層構造を利用して管理する電子文書管理サーバとしてコンピュータを機能させる電子文書管理サーバ用プログラムであって、電子文書管理クライアントにより前記階層構造に属する評価用領域に前記ファイル又はそのリンクが配置されたとき、前記ファイルに評価情報を付加することを電子文書管理サーバに実行させる。
【００１５】
請求項５に記載の発明（電子文書管理サーバ用プログラム）は、ファイルとフォルダを階層構造を利用して管理する電子文書管理サーバとしてコンピュータを機能させる電子文書管理サーバ用プログラムであって、電子文書管理クライアントにより前記階層構造に属する評価用領域に前記フォルダ又はそのリンクが配置されたとき、前記評価用領域に前記フォルダ又はそのリンクと共に前記フォルダに包含される前記ファイル又はそのリンクと前記フォルダ又はそのリンクを前記階層構造を保ったままで配置し、前記ファイルに評価情報を付加することを電子文書管理サーバに実行させる。
【００１６】
請求項６に記載の発明（電子文書管理サーバ用プログラム）は、ファイルとフォルダを階層構造を利用して管理する電子文書管理サーバとしてコンピュータを機能させる電子文書管理サーバ用プログラムであって、電子文書管理クライアントにより前記階層構造に属する評価用領域に前記フォルダ又はそのリンクが配置されたとき、前記評価用領域に前記フォルダ又はそのリンクと共に前記フォルダに包含される前記ファイル又はそのリンクと前記フォルダ又はそのリンクを前記階層構造を保ったままで配置し、前記フォルダに包含される前記ファイルに評価情報を一括して付加することを電子文書管理サーバに実行させる。
【００１７】
請求項７に記載の発明（電子文書管理クライアント用プログラム）は、請求項１乃至６のいずれか１項に記載の電子文書管理クライアントとしてコンピュータを機能させる。
【００１８】
請求項８に記載の発明（記憶媒体）は、請求項４乃至６のいずれか１項に記載の電子文書管理サーバ用プログラム又は／及び請求項７に記載の電子文書管理クライアント用プログラムを格納したコンピュータ読み取り可能な記憶媒体である。
【００１９】
請求項１又は４に記載の発明（電子文書管理サーバ又は電子文書管理サーバ用プログラム）に関しては、階層構造に属する評価用領域にファイル又はそのリンクが配置されたとき、ファイルに評価情報を付加するため、階層構造に属するファイルの通常操作と同様の感覚で評価依頼作業や評価作業ができるようになり、電子文書についての評価依頼作業や評価作業の煩わしさが軽減される。
【００２０】
請求項２又は５に記載の発明（電子文書管理サーバ又は電子文書管理サーバ用プログラム）に関しては、階層構造に属する評価用領域にフォルダ又はそのリンクが配置されたとき、評価用領域にフォルダ又はそのリンクと共にフォルダに包含されるファイル又はそのリンクとフォルダ又はそのリンクを階層構造を保ったままで配置し、ファイルに評価情報を付加するため、階層構造に属するファイルやフォルダの通常操作と同様の感覚で評価依頼作業や評価作業ができるようになり、電子文書についての評価依頼作業や評価作業の煩わしさが軽減される。評価依頼者においては、フォルダに包含されるファイルにつき一括して評価依頼作業ができ、評価者においては、階層構造を参酌しつつ評価作業ができるため、ファイルの意味的まとまりを認識しつつ評価依頼作業や評価作業ができるためである。
【００２１】
請求項３又は６に記載の発明（電子文書管理サーバ又は電子文書管理サーバ用プログラム）に関しては、階層構造に属する評価用領域にフォルダ又はそのリンクが配置されたとき、評価用領域にフォルダ又はそのリンクと共にフォルダに包含されるファイル又はそのリンクとフォルダ又はそのリンクを階層構造を保ったままで配置し、フォルダに包含されるファイルに評価情報を一括して付加するため、階層構造に属するファイルやフォルダの通常操作と同様の感覚で評価依頼作業や評価作業ができるようになり、電子文書についての評価依頼作業や評価作業の煩わしさが軽減される。評価依頼者においては、フォルダに包含されるファイルにつき一括して評価依頼作業ができ、評価者においては、階層構造を参酌しつつフォルダに包含されるファイルにつき一括して評価作業ができるため、ファイルの意味的まとまりを認識しつつ評価依頼作業や評価作業ができるためである。
【００２２】
【発明の実施の形態】
本発明の実施の形態について説明する。
【００２３】
図３は、電子文書を管理するクライアントサーバ型の電子文書管理システムを表す。図３の電子文書管理システムは、電子文書管理サーバ３１Ａと、電子文書管理クライアント３１Ｂとをネットワーク接続して構築される。電子文書管理サーバ３１Ａは例えば、電子文書管理サーバとしてコンピュータを機能させる電子文書管理サーバ用プログラムがインストールされたパソコンであり、電子文書管理クライアント３１Ｂは例えば、電子文書管理クライアントとしてコンピュータを機能させる電子文書管理クライアント用プログラムがインストールされたパソコンである。インストールは例えば、これらの一方又は両方を格納したコンピュータ読み取り可能な記憶媒体（ＣＤ−ＲＯＭ等）によりユーザが実行する。
【００２４】
電子文書管理サーバ３１Ａには、情報記憶用の記憶装置３２Ａと、ユーザインタフェース用の入力装置３３Ａと、ユーザインタフェース用の表示装置３４Ａと、情報通信用の通信装置３５Ａとが内蔵機器又は付属機器として接続されている。電子文書管理サーバ３１Ａはさらに、記憶装置３２Ａや入力装置３３Ａや表示装置３４Ａや通信装置３５Ａの制御等の各種の情報処理を実行する制御部３６Ａを備える。記憶装置３２Ａは例えばハードディスクであり、入力装置３３Ａは例えばマウスやキーボードであり、表示装置３４Ａは例えばディスプレイであり、通信装置３５Ａは例えばモデムである。電子文書管理クライアント３１Ｂについても同様である。
【００２５】
図３の電子文書管理システムでは、図４のように、電子文書管理サーバ３１Ａ側にあるキャビネット１１により電子文書に係るファイル１２やフォルダ１３やこれらのリンク（ショートカット）を階層構造を利用して管理する。この管理のための情報記憶には記憶装置３２Ａが利用される。ユーザは、電子文書管理クライアント３１Ｂ側からこれらの登録、削除、移動等を行うことができる。これらの操作のためのユーザインタフェースには入力装置３３Ｂや表示装置３４Ｂが、これらの操作のための情報通信には通信装置３５Ａ・３５Ｂが利用される。なお、図４はこれらの操作の際に用いられるＧＵＩの例に該当する。
【００２６】
図３の電子文書管理システムではまた、各文書を「文書タイプ」という情報と関連付けて管理する。ユーザは、登録されている複数の文書タイプの中から１の文書タイプを選択して、図５のようにその文書タイプに文書名、作成者名等を適宜入力して、その文書タイプを文書と関連付けることができる。こうして、文書に係るファイルに文書名、作成者名といった情報を付加することができる。
【００２７】
図３の電子文書管理システムではさらに、文書の審査・承認機能が用意されている。具体的に言うと、図５のように、各文書タイプには審査属性、承認属性、審査者名、承認者名といった「審査・承認情報」の入力欄が設けられている。審査者は、文書タイプに審査属性、審査者名を入力して、文書に係るファイルに審査属性、審査者名といった審査情報を付加することができる。承認者は、文書タイプに承認属性、承認者名を入力して、文書に係るファイルに承認属性、承認者名といった承認情報を付加することができる。
【００２８】
加えて、図６のように、電子文書管理サーバ３１Ａ側には審査用キャビネット６１と承認用キャビネット６２を作成することができる。審査用キャビネット６１や承認用キャビネット６２は、通常のキャビネット１１と同様に階層構造に属する領域であるが、通常のキャビネットとは異なり審査用のパスワードや承認用のパスワードを設定することができる。図３の電子文書管理システムでは、このような審査・承認用領域（審査・承認用キャビネット）を利用して、審査・承認依頼作業や審査・承認作業を行うのである。なお、審査・承認用キャビネットの作成や審査・承認用のパスワードの設定は、例えばシステム管理者が行うようにする。また、審査・承認用キャビネットではなく審査・承認用フォルダとしてもよい。
【００２９】
（１）審査・承認手順の第１の例
以下、審査・承認手順の第１の例について説明する。図７は審査依頼手順、図８は審査手順及び承認依頼手順、図９は承認手順に係るフローチャートである。
【００３０】
審査依頼者は、電子文書管理クライアント３１Ｂを使用して、審査を依頼したいファイル（文書）を選択して審査依頼（Ｓ７０１）を出す。審査依頼を出すと、電子文書管理サーバ３１Ａは、審査用キャビネットにそのファイルのショートカットを作成して記憶装置３２Ａに記憶（Ｓ７０３）すると共に、そのファイルを読み取り専用にする。こうして審査依頼が完了（Ｓ７０４）する。図１０には、このようにして審査用キャビネット６１に配置されたショートカット（仕様書Ａ・Ｂ・Ｃに係るファイルのショートカット）を示す。なお、ファイルのショートカットではなく、ファイルそのものが配置されるようにしてもよい。
【００３１】
電子文書管理クライアント３１Ｂにより審査用キャビネットにファイルのショートカットが配置されたとき、電子文書管理サーバ３１Ａは、電子文書管理クライアント３１Ｂからの付加入力に応じてそのファイルに審査情報を付加する。
【００３２】
審査者（承認依頼者でもある）は、電子文書管理クライアント３１Ｂ（審査依頼者のものと同一でも別個でもよい）を使用して、審査用キャビネットを開いて（Ｓ８０１）ショートカットが存在するか否かをチェック（Ｓ８０２）する。存在する場合には、ショートカットを利用してファイルを開いて（Ｓ８０３）審査（Ｓ８０４）を行う。この際、審査結果の是非を入力することができる。審査結果の是非を入力すると、審査用パスワードの入力が要求（Ｓ８０５・Ｓ８１０）されるので入力する。審査用パスワードが正しい場合（Ｓ８０６・Ｓ８１１）には、入力した審査結果が「是」である場合に限り、審査者名の入力が要求（Ｓ８０７）されるので入力する。このような電子文書管理クライアント３１Ａからの付加入力に応じて、電子文書管理サーバ３１Ａにより、文書タイプの審査属性と審査者名が入力（審査属性には審査結果「是」を意味する円形のチェック）されることになる。最後に、そのショートカットについて審査依頼と同様にして承認依頼（Ｓ８０８）を出す。承認依頼を出すと、電子文書管理サーバ３１Ａは、審査用キャビネットからそのショートカットを削除すると共に、承認用キャビネットにそのショートカットを作成して記憶装置３２Ａに記憶（Ｓ８０８）する。こうして審査及び承認依頼が完了（Ｓ８０９）する。
【００３３】
電子文書管理クライアント３１Ｂにより承認用キャビネットにファイルのショートカットが配置されたとき、電子文書管理サーバ３１Ａは、電子文書管理クライアント３１Ｂからの付加入力に応じてそのファイルに承認情報を付加する。
【００３４】
承認者は、電子文書管理クライアント３１Ｂ（審査依頼者や承認依頼者のものと同一でも別個でもよい）を使用して、承認用キャビネットを開いて（Ｓ９０１）ショートカットが存在するか否かをチェック（Ｓ９０２）する。存在する場合には、ショートカットを利用してファイルを開いて（Ｓ９０３）承認（Ｓ９０４）を行う。この際、承認結果の是非を入力することができる。承認結果の是非を入力すると、承認用パスワードの入力が要求（Ｓ９０５・Ｓ９１０）されるので入力する。承認用パスワードが正しい場合（Ｓ９０６・Ｓ９１１）には、入力した承認結果が「是」である場合に限り、承認者名の入力が要求（Ｓ９０７）されるので入力する。このような電子文書管理クライアント３１Ａからの付加入力に応じて、電子文書管理サーバ３１Ａにより、文書タイプの承認属性と承認者名が入力（承認属性には承認結果「是」を意味する円形のチェック）されることになる。承認者名を入力すると、電子文書管理サーバ３１Ａは、承認用キャビネットからそのショートカットを削除（Ｓ９０８）すると共に、そのファイルの読み取り専用を解除にする。こうして承認が完了（Ｓ９０９）する。
【００３５】
（２）審査・承認手順の第２の例
以下、審査・承認手順の第２の例について説明する。図１１は審査依頼手順、図１２は審査手順及び承認依頼手順、図１３は承認手順に係るフローチャートである。第１の例ではファイルについて取り扱ったが、第２の例ではファイルを包含するフォルダについて取り扱うことにする。
【００３６】
審査依頼者は、電子文書管理クライアント３１Ｂを使用して、審査を依頼したいファイル（文書）の全てを包含するフォルダを選択して審査依頼（Ｓ１１０１）を出す。審査依頼を出すと、電子文書管理サーバ３１Ａは、審査用キャビネットにそのフォルダ（のコピー）と共にそのフォルダに包含される全てのファイルのショートカットとフォルダ（のコピー）を階層構造を保ったままで作成して記憶装置３２Ａに記憶（Ｓ１１０４）すると共に、それらのファイルを読み取り専用にする。こうして審査依頼が完了（Ｓ１１０５）する。図１４には、このようにして審査用キャビネット６１に配置されたフォルダのコピーとファイルのショートカット（フォルダＸ・Ｘ１・Ｘ２のコピーと仕様書Ａ・Ｂ・Ｃに係るファイルのショートカット）を示す。なお、フォルダのコピーとファイルのショートカットではなく、フォルダそのものとファイルそのものが配置されるようにしてもよいし、フォルダのショートカットを配置することでファイルが配置されるようにしてもよい。
【００３７】
電子文書管理クライアント３１Ｂにより審査用キャビネットにフォルダ（のコピー）が配置されたとき、電子文書管理サーバ３１Ａは、電子文書管理クライアント３１Ｂからの付加入力に応じてそのフォルダに包含されるファイルに審査情報を付加する。
【００３８】
審査者（承認依頼者でもある）は、電子文書管理クライアント３１Ｂ（審査依頼者のものと同一でも別個でもよい）を使用して、審査用キャビネットを開いて（Ｓ１２０１）フォルダが存在するか否かをチェック（Ｓ１２０２）する。存在する場合には、フォルダに包含される各ショートカットを利用して各ファイルを開いて（Ｓ１２０３）各ファイルについて閲覧（Ｓ１２０４）を行う。この際、各ファイルについて審査結果の是非を入力することができるが必須ではない。入力した審査結果が「非」である場合に限り、審査者名の入力が要求（Ｓ１２１１）されることになる。一方、全ファイルについて閲覧（Ｓ１２０６）を行うと、全ファイルについて一括して審査を行うことができる。全ファイルについて一括して審査を行う際には、最上位のフォルダを選択してその要求を入力する。すると、審査用パスワードの入力が要求（Ｓ１２０６）されるので入力する。審査用パスワードが正しい場合（Ｓ１２０７）には、審査者名の入力が要求（Ｓ１２０８）されるので入力する。このような電子文書管理クライアント３１Ａからの一括付加入力に応じて、電子文書管理サーバ３１Ａにより、全ファイルの文書タイプの審査属性と審査者名が一括して入力（審査属性には審査結果「是」を意味する円形のチェック）されることになる。最後に、最上位のフォルダについて審査依頼と同様にして承認依頼（Ｓ１２０９）を出す。承認依頼を出すと、電子文書管理サーバ３１Ａは、審査用キャビネットからそのフォルダと共にそのフォルダに包含される全てのファイルのショートカットとフォルダを削除すると共に、承認用キャビネットにそのフォルダと共にそのフォルダに包含される全てのファイルのショートカットとフォルダを階層構造を保ったままで作成して記憶装置３２Ａに記憶（Ｓ１２０９）する。こうして審査及び承認依頼が完了（Ｓ１２１０）する。なお、審査者名の入力について、一括入力だけではなく個別入力もできるようにしてもよい。
【００３９】
電子文書管理クライアント３１Ｂにより承認用キャビネットにフォルダ（のコピー）が配置されたとき、電子文書管理サーバ３１Ａは、電子文書管理クライアント３１Ｂからの付加入力に応じてそのフォルダに包含されるファイルに承認情報を付加する。
【００４０】
承認者は、電子文書管理クライアント３１Ｂ（審査依頼者や承認依頼者のものと同一でも別個でもよい）を使用して、承認用キャビネットを開いて（Ｓ１３０１）フォルダが存在するか否かをチェック（Ｓ１３０２）する。存在する場合には、フォルダに包含される各ショートカットを利用して各ファイルを開いて（Ｓ１３０３）各ファイルについて閲覧（Ｓ１３０４）を行う。この際、各ファイルについて承認結果の是非を入力することができるが必須ではない。入力した承認結果が「非」である場合に限り、承認者名の入力が要求（Ｓ１３１１）されることになる。一方、全ファイルについて閲覧（Ｓ１３０６）を行うと、全ファイルについて一括して承認を行うことができる。全ファイルについて一括して承認を行う際には、最上位のフォルダを選択してその要求を入力する。すると、承認用パスワードの入力が要求（Ｓ１３０６）されるので入力する。承認用パスワードが正しい場合（Ｓ１３０７）には、承認者名の入力が要求（Ｓ１３０８）されるので入力する。このような電子文書管理クライアント３１Ａからの一括付加入力に応じて、電子文書管理サーバ３１Ａにより、全ファイルの文書タイプの承認属性と承認者名が一括して入力（承認属性には承認結果「是」を意味する円形のチェック）されることになる。承認者名を入力すると、電子文書管理サーバ３１Ａは、承認用キャビネットからそのフォルダと共にそのフォルダに包含される全てのファイルのショートカットとフォルダを削除（Ｓ１３０９）すると共に、それらのファイルの読み取り専用を解除にする。こうして承認が完了（Ｓ１３１０）する。なお、承認者名の入力について、一括入力だけではなく個別入力もできるようにしてもよい。
【００４１】
なお、図３の電子文書管理システムにおいて、第１の例と第２の例の両方を実行できるようにしてもよいし、第１の例と第２の例の片方のみを実行できるようにしてもよい。また、上述した「発明の実施の形態」では、審査者による審査を経て承認者による承認を行うような２段階の評価過程について説明したが、これに限らず１段階の評価過程や３段階以上の評価過程でもよい。
【００４２】
【発明の効果】
このように、本発明は、電子文書の評価機能に関して、電子文書についての評価依頼作業や評価作業の煩わしさを軽減することを可能にする。
【図面の簡単な説明】
【図１】電子文書管理システムの例について説明するための図である。
【図２】電子文書管理システムの例について説明するための図である。
【図３】電子文書を管理するクライアントサーバ型の電子文書管理システムを表す。
【図４】ＧＵＩを表す。
【図５】審査・承認情報について説明するための図である。
【図６】審査・承認用キャビネットについて説明するための図である。
【図７】第１の例における審査依頼手順に係るフローチャートである。
【図８】第１の例における審査手順及び承認依頼手順に係るフローチャートである。
【図９】第１の例における承認手順に係るフローチャートである。
【図１０】第１の例について説明するための図である。
【図１１】第２の例における審査依頼手順に係るフローチャートである。
【図１２】第２の例における審査手順及び承認依頼手順に係るフローチャートである。
【図１３】第２の例における承認手順に係るフローチャートである。
【図１４】第２の例について説明するための図である。
【符号の説明】
１１ キャビネット
１２ ファイル
１３ フォルダ
３１Ａ 電子文書管理サーバ
３１Ｂ 電子文書管理クライアント
３２ 記憶装置
３３ 入力装置
３４ 表示装置
３５ 通信装置
３６ 制御部
６１ 審査用キャビネット
６２ 承認用キャビネット[0001]
TECHNICAL FIELD OF THE INVENTION
The present invention relates to an electronic document management server, a program for an electronic document management server, a program for an electronic document management client, and a storage medium.
[0002]
[Prior art]
We have heard examples of the construction of a workflow system for digitizing workflow (business flow), such as the construction of a time management system and a travel expense clearing system for digitizing attendance management and transportation expense settlement within a company. There are many opportunities to do. In fact, there are many software products on the market.
[0003]
An example of such software is software for building a client-server type electronic document management system that manages electronic documents, and includes software on the electronic document management server side and software on the electronic document management client side. Electronic document management software. The following is an example.
[0004]
In this electronic document management system, as shown in FIG. 1, files 12 and folders 13 related to electronic documents and their links (shortcuts) are managed by a cabinet 11 on the electronic document management server side using a hierarchical structure. The user can register, delete, move, etc. these from the electronic document management client side. At this time, since a GUI (tree view) in which the hierarchical structure is visualized as shown in FIG. 1 can be used, these operations can be performed relatively easily.
[0005]
In this electronic document management system, as shown in FIG. 1, each document is managed in association with information "document type". The user selects one document type from a plurality of registered document types, and inputs a document name, a creator name, a creation date, and the like into the document type as shown in FIG. The document type can be associated with the document.
[0006]
[Patent Document 1]
JP 2001-34681 A [Patent Document 2]
JP 2001-92902 A
[Problems to be solved by the invention]
As a function provided by many of such software, there is a function of “examination and approval of electronic documents”. For example, there is known software that can approve an electronic document by pressing an electronic approval mark registered in advance on the electronic document. For example, a function is provided to send an e-mail with a file shortcut related to the electronic document to the approver, and the approver can approve the electronic document by accessing the file using the shortcut. Software that can do this is known.
[0008]
Here, the above-mentioned expression “examination / approval of electronic document” will be supplemented. This is an expression in consideration of a two-stage evaluation process in which an examiner performs an examination and then an approver approves, as in “Embodiment of the Invention” described later. However, the present invention is not limited to this, and an evaluation process of one stage or an evaluation process of three or more stages can be considered. Therefore, the term “evaluation” will be used as appropriate as a term encompassing such “examination” and “approval”.
[0009]
The electronic document evaluation function as described above has a drawback that an evaluation request operation and an evaluation operation are troublesome. For that reason, there is a possibility that an evaluation request may be forgotten, an evaluation request document may be mistaken, an evaluation may be forgotten, or an evaluation document may be mistaken.
[0010]
Therefore, an object of the present invention is to reduce the complexity of an evaluation request operation and an evaluation operation for an electronic document regarding an evaluation function of the electronic document.
[0011]
[Means for Solving the Problems]
The invention (electronic document management server) according to claim 1 is an electronic document management server that manages files and folders using a hierarchical structure, wherein the electronic document management client stores the files and folders in an evaluation area belonging to the hierarchical structure. When a file or its link is located, evaluation information is added to the file.
[0012]
The invention (electronic document management server) according to claim 2 is an electronic document management server which manages files and folders using a hierarchical structure, wherein the electronic document management client stores the file and the folder in an evaluation area belonging to the hierarchical structure. When a folder or its link is arranged, the file or its link and the folder or its link included in the folder together with the folder or its link are arranged in the evaluation area while maintaining the hierarchical structure, Add rating information to the file.
[0013]
The invention (electronic document management server) according to claim 3 is an electronic document management server that manages files and folders using a hierarchical structure, wherein the electronic document management client stores the file and folder in an evaluation area belonging to the hierarchical structure. When a folder or its link is arranged, the file or its link and the folder or its link included in the folder together with the folder or its link are arranged in the evaluation area while maintaining the hierarchical structure, Evaluation information is collectively added to the files included in the folder.
[0014]
According to a fourth aspect of the present invention, there is provided an electronic document management server program that causes a computer to function as an electronic document management server that manages files and folders using a hierarchical structure. When the management client places the file or its link in the evaluation area belonging to the hierarchical structure, the electronic document management server causes the electronic document management server to add the evaluation information to the file.
[0015]
An invention (program for an electronic document management server) according to a fifth aspect of the present invention is a program for an electronic document management server that causes a computer to function as an electronic document management server that manages files and folders using a hierarchical structure. When the management client arranges the folder or its link in the evaluation area belonging to the hierarchical structure, the file or its link and the folder or the folder included in the folder together with the folder or its link in the evaluation area A link is arranged while maintaining the hierarchical structure, and the electronic document management server is caused to add evaluation information to the file.
[0016]
An invention (program for an electronic document management server) according to claim 6 is a program for an electronic document management server that causes a computer to function as an electronic document management server that manages files and folders by using a hierarchical structure. When the management client arranges the folder or its link in the evaluation area belonging to the hierarchical structure, the file or its link and the folder or the folder included in the folder together with the folder or its link in the evaluation area The link is arranged while maintaining the hierarchical structure, and the electronic document management server is caused to execute the batch addition of the evaluation information to the file included in the folder.
[0017]
An invention (program for an electronic document management client) according to a seventh aspect causes a computer to function as the electronic document management client according to any one of the first to sixth aspects.
[0018]
The invention (storage medium) according to claim 8 stores the program for an electronic document management server according to any one of claims 4 to 6 and / or the program for an electronic document management client according to claim 7. It is a computer-readable storage medium.
[0019]
According to the invention (electronic document management server or electronic document management server program) according to claim 1 or 4, when a file or its link is arranged in an evaluation area belonging to a hierarchical structure, evaluation information is added to the file. Therefore, an evaluation request operation and an evaluation operation can be performed with the same feeling as a normal operation of a file belonging to a hierarchical structure, and the cumbersome evaluation request operation and the evaluation operation for an electronic document can be reduced.
[0020]
With respect to the invention (electronic document management server or electronic document management server program) according to claim 2 or 5, when a folder or its link is arranged in the evaluation area belonging to the hierarchical structure, the folder or its link is placed in the evaluation area. The files included in the folder together with the link or the link and the folder or the link are arranged while maintaining the hierarchical structure, and the evaluation information is added to the file, so that the same operation as the normal operation of the file or the folder belonging to the hierarchical structure is performed. An evaluation request operation and an evaluation operation can be performed, and the burden of the evaluation request operation and the evaluation operation on the electronic document is reduced. The evaluation requester can perform an evaluation request operation for the files included in the folder at once, and the evaluator can perform the evaluation operation while taking into account the hierarchical structure. This is because work and evaluation work can be performed.
[0021]
According to the invention (electronic document management server or electronic document management server program) according to claim 3 or 6, when a folder or its link is arranged in the evaluation area belonging to the hierarchical structure, the folder or its link is placed in the evaluation area. Files and folders that belong to the hierarchical structure in order to place files or their links and folders or their links that are included in the folder together with the links while maintaining the hierarchical structure, and to add evaluation information to the files that are included in the folder at once The evaluation request operation and the evaluation operation can be performed with the same feeling as the normal operation of the electronic document, and the trouble of the evaluation request operation and the evaluation operation for the electronic document can be reduced. The evaluation requester can perform the evaluation request operation on the files included in the folder at once, and the evaluator can perform the evaluation operation on the files included in the folder at once while considering the hierarchical structure. This is because an evaluation request operation and an evaluation operation can be performed while recognizing a semantic unit of the information.
[0022]
BEST MODE FOR CARRYING OUT THE INVENTION
An embodiment of the present invention will be described.
[0023]
FIG. 3 shows a client-server type electronic document management system that manages electronic documents. The electronic document management system of FIG. 3 is constructed by connecting an electronic document management server 31A and an electronic document management client 31B to a network. The electronic document management server 31A is, for example, a personal computer on which an electronic document management server program that causes a computer to function as an electronic document management server is installed. The electronic document management client 31B is, for example, an electronic document that causes a computer to function as an electronic document management client. A personal computer on which the management client program is installed. The installation is performed by a user using a computer-readable storage medium (such as a CD-ROM) storing one or both of them.
[0024]
The electronic document management server 31A includes a storage device 32A for information storage, an input device 33A for a user interface, a display device 34A for a user interface, and a communication device 35A for information communication as built-in devices or attached devices. It is connected. The electronic document management server 31A further includes a control unit 36A that executes various types of information processing such as control of the storage device 32A, the input device 33A, the display device 34A, and the communication device 35A. The storage device 32A is, for example, a hard disk, the input device 33A is, for example, a mouse or a keyboard, the display device 34A is, for example, a display, and the communication device 35A is, for example, a modem. The same applies to the electronic document management client 31B.
[0025]
In the electronic document management system shown in FIG. 3, as shown in FIG. 4, the files 12 and folders 13 related to the electronic document and their links (shortcuts) are managed by the cabinet 11 on the electronic document management server 31A using a hierarchical structure. I do. The storage device 32A is used for information storage for this management. The user can register, delete, move, etc. these from the electronic document management client 31B side. The input device 33B and the display device 34B are used for a user interface for these operations, and the communication devices 35A and 35B are used for information communication for these operations. FIG. 4 corresponds to an example of a GUI used for these operations.
[0026]
The electronic document management system of FIG. 3 also manages each document in association with information “document type”. The user selects one document type from a plurality of registered document types, appropriately inputs a document name, a creator name, and the like into the document type as shown in FIG. Can be associated with Thus, information such as the document name and the creator name can be added to the file relating to the document.
[0027]
The electronic document management system of FIG. 3 further has a document examination / approval function. Specifically, as shown in FIG. 5, each document type is provided with input fields for “examination / approval information” such as an examination attribute, an approval attribute, an examiner name, and an approver name. The examiner can input the examination attribute and the examiner name in the document type and add examination information such as the examination attribute and the examiner name to the file related to the document. The approver can input the approval attribute and the approver name in the document type, and add approval information such as the approval attribute and the approver name to the file related to the document.
[0028]
In addition, as shown in FIG. 6, an examination cabinet 61 and an approval cabinet 62 can be created on the electronic document management server 31A side. The examination cabinet 61 and the approval cabinet 62 are areas belonging to a hierarchical structure like the normal cabinet 11, but unlike the normal cabinet, an examination password and an approval password can be set. In the electronic document management system of FIG. 3, the examination / approval request work and the examination / approval work are performed by using such an examination / approval area (examination / approval cabinet). The creation of the examination / approval cabinet and the setting of the examination / approval password are performed by, for example, a system administrator. In addition, a folder for examination and approval may be used instead of the cabinet for examination and approval.
[0029]
(1) First Example of Examination / Approval Procedure Hereinafter, a first example of the examination / approval procedure will be described. FIG. 7 is a flowchart for the examination request procedure, FIG. 8 is a flowchart for the examination procedure and approval request procedure, and FIG. 9 is a flowchart for the approval procedure.
[0030]
The examination requester uses the electronic document management client 31B to select a file (document) for which examination is requested, and issues an examination request (S701). Upon issuing the examination request, the electronic document management server 31A creates a shortcut of the file in the examination cabinet, stores it in the storage device 32A (S703), and makes the file read-only. Thus, the examination request is completed (S704). FIG. 10 shows shortcuts (shortcuts of files related to the specifications A, B, and C) arranged in the examination cabinet 61 in this manner. The file itself may be arranged instead of the file shortcut.
[0031]
When a file shortcut is placed in the examination cabinet by the electronic document management client 31B, the electronic document management server 31A adds examination information to the file in response to additional input from the electronic document management client 31B.
[0032]
The examiner (also an approval requester) opens the examination cabinet using the electronic document management client 31B (which may be the same as or separate from the one of the examination requester) (S801) and determines whether or not a shortcut exists. Is checked (S802). If the file exists, the file is opened using the shortcut (S803) and the examination (S804) is performed. At this time, it is possible to input whether or not the examination result is appropriate. When the propriety of the examination result is entered, the entry of the examination password is requested (S805 / S810). If the examination password is correct (S806 / S811), the entry of the examiner's name is required (S807) only when the entered examination result is "!" In response to such additional input from the electronic document management client 31A, the electronic document management server 31A inputs the document type examination attribute and the examiner name (the examination attribute has a circular check indicating the examination result "!"). ) Will be. Finally, an approval request (S808) is issued for the shortcut in the same manner as the examination request. Upon issuing the approval request, the electronic document management server 31A deletes the shortcut from the examination cabinet, creates the shortcut in the approval cabinet, and stores the shortcut in the storage device 32A (S808). Thus, the examination and approval request is completed (S809).
[0033]
When a shortcut of a file is arranged in the approval cabinet by the electronic document management client 31B, the electronic document management server 31A adds approval information to the file in response to an additional input from the electronic document management client 31B.
[0034]
The approver opens the approval cabinet (S901) using the electronic document management client 31B (which may be the same as or different from that of the examination requestor or the approval requester) and checks whether or not a shortcut exists (S901). S902). If the file exists, the file is opened using the shortcut (S903), and approval is made (S904). At this time, it is possible to input whether or not the approval result is appropriate. When the propriety of the approval result is input, the input of the approval password is requested (S905 and S910), so the user inputs it. If the approval password is correct (S906 / S911), the input of the approver name is requested (S907) only when the input approval result is "!" In response to such an additional input from the electronic document management client 31A, the electronic document management server 31A inputs the approval attribute of the document type and the name of the approver (the approval attribute has a circular check indicating the approval result “!”). ) Will be. When the name of the approver is input, the electronic document management server 31A deletes the shortcut from the approval cabinet (S908) and releases the file from read-only. Thus, the approval is completed (S909).
[0035]
(2) Second Example of Examination / Approval Procedure Hereinafter, a second example of the examination / approval procedure will be described. FIG. 11 is a flowchart for the examination request procedure, FIG. 12 is a flowchart for the examination procedure and approval request procedure, and FIG. 13 is a flowchart for the approval procedure. In the first example, a file is handled, but in the second example, a folder containing a file is handled.
[0036]
The examination requester uses the electronic document management client 31B to select a folder that includes all the files (documents) to be requested for examination, and issues an examination request (S1101). When a request for examination is issued, the electronic document management server 31A creates, in the examination cabinet, shortcuts and (copy) of all the files included in the folder together with the folder (copy) while maintaining the hierarchical structure. And store them in the storage device 32A (S1104), and make those files read-only. Thus, the examination request is completed (S1105). FIG. 14 shows a folder copy and a file shortcut (a folder X, X1, and X2 copy and a file shortcut related to the specifications A, B, and C) arranged in the examination cabinet 61 in this manner. The folder and the file itself may be arranged instead of the folder copy and file shortcut, or the file may be arranged by arranging the folder shortcut.
[0037]
When a folder (copy of) is placed in the examination cabinet by the electronic document management client 31B, the electronic document management server 31A responds to the additional input from the electronic document management client 31B to put the examination information in a file included in the folder. Is added.
[0038]
The examiner (also an approval requester) opens the examination cabinet using the electronic document management client 31B (which may be the same as or separate from the one of the examination requester) (S1201) and determines whether or not a folder exists. Is checked (S1202). If it exists, each file is opened using each shortcut included in the folder (S1203), and each file is browsed (S1204). At this time, it is possible to enter the pros and cons of the examination result for each file, but this is not essential. Only when the input examination result is “non”, the entry of the examiner name is requested (S1211). On the other hand, when all the files are browsed (S1206), all the files can be examined collectively. When reviewing all files at once, select the top-level folder and enter the request. Then, an input of an examination password is requested (S1206), and the user inputs it. If the examination password is correct (S1207), the entry of the examiner's name is requested (S1208), so the entry is made. In response to such batch addition input from the electronic document management client 31A, the electronic document management server 31A collectively inputs the document type examination attributes and the examiner names of all the files (the examination result is “ A circular check that means "). Finally, an approval request (S1209) is issued for the top-level folder in the same manner as the examination request. When the approval request is issued, the electronic document management server 31A deletes all the file shortcuts and folders included in the folder together with the folder from the examination cabinet, and includes the folder in the approval cabinet together with the folder. Shortcuts and folders of all files are created while maintaining the hierarchical structure and stored in the storage device 32A (S1209). Thus, the examination and approval request is completed (S1210). In addition, about the input of an examiner's name, you may enable it not only a lump input but an individual input.
[0039]
When a folder (copy of) is placed in the approval cabinet by the electronic document management client 31B, the electronic document management server 31A responds to the additional input from the electronic document management client 31B to add the approval information to a file included in the folder. Is added.
[0040]
The approver opens the approval cabinet (S1301) using the electronic document management client 31B (which may be the same as or different from that of the examination requester or the approval requester) and checks whether a folder exists (S1301). S1302). If there is, each file is opened using each shortcut included in the folder (S1303), and each file is browsed (S1304). At this time, it is possible to input whether or not the approval result is obtained for each file, but this is not essential. Only when the input approval result is “non”, the input of the approver name is requested (S1311). On the other hand, when all the files are browsed (S1306), approval can be made for all the files at once. To approve all files at once, select the top-level folder and enter the request. Then, an input of an approval password is requested (S1306) and is input. If the approval password is correct (S1307), the input of the name of the approver is requested (S1308). In response to such batch addition from the electronic document management client 31A, the electronic document management server 31A collectively inputs the approval attributes of the document types of all the files and the name of the approver (the approval attribute indicates " A circular check that means "). When the approver name is entered, the electronic document management server 31A deletes the folder and the shortcuts of all the files included in the folder from the approval cabinet (S1309), and releases read-only access to those files. To Thus, the approval is completed (S1310). In addition, about the input of an approver name, you may enable not only a batch input but an individual input.
[0041]
In the electronic document management system of FIG. 3, both the first example and the second example may be executed, or only one of the first example and the second example may be executed. Is also good. Further, in the above-described “Embodiment of the Invention”, a two-stage evaluation process in which an approver approves after an examination by an examiner has been described. However, the present invention is not limited to this. May be evaluated.
[0042]
【The invention's effect】
As described above, the present invention makes it possible to reduce the burden of performing an evaluation request operation and an evaluation operation on an electronic document with respect to the evaluation function of the electronic document.
[Brief description of the drawings]
FIG. 1 is a diagram for describing an example of an electronic document management system.
FIG. 2 is a diagram for describing an example of an electronic document management system.
FIG. 3 shows a client-server type electronic document management system that manages electronic documents.
FIG. 4 shows a GUI.
FIG. 5 is a diagram for describing examination / approval information.
FIG. 6 is a diagram for explaining a cabinet for examination and approval.
FIG. 7 is a flowchart related to an examination request procedure in the first example.
FIG. 8 is a flowchart relating to an examination procedure and an approval request procedure in the first example.
FIG. 9 is a flowchart relating to an approval procedure in the first example.
FIG. 10 is a diagram for describing a first example.
FIG. 11 is a flowchart related to an examination request procedure in a second example.
FIG. 12 is a flowchart relating to an examination procedure and an approval request procedure in a second example.
FIG. 13 is a flowchart related to an approval procedure in a second example.
FIG. 14 is a diagram for describing a second example.
[Explanation of symbols]
11 cabinet 12 file 13 folder 31A electronic document management server 31B electronic document management client 32 storage device 33 input device 34 display device 35 communication device 36 control unit 61 examination cabinet 62 approval cabinet
