JP2004046840A

JP2004046840A - E-mail transmission method and system for document to be printed

Info

Publication number: JP2004046840A
Application number: JP2003173944A
Authority: JP
Inventors: Jonathan J Hull; ジョナサン　ジェー　ハル; E Poppin Derek; デレック　イー　ポッピン
Original assignee: Ricoh Co Ltd
Current assignee: Ricoh Co Ltd
Priority date: 2002-07-02
Filing date: 2003-06-18
Publication date: 2004-02-12

Abstract

<P>PROBLEM TO BE SOLVED: To provide a method and a system for transmitting a printable electronic document by using an e-mail as a transmission mechanism. <P>SOLUTION: A transmission source PC encrypts a document before its transmission to a printer. A password is given to the printer for the purpose of authentication. The password may be given previously, attached to the document, or inputted manually through keys by an operator on the printer side. In response to a request from a user, the transmission source PC transmits the document in printable format. Consequently, the printer needs not operate software application used for documentation. <P>COPYRIGHT: (C)2004,JPO

Description

【０００１】
【発明の属する技術分野】
本発明は、文書印刷に係わり、特に、伝送メカニズムとして電子メールを使用してプリントアウト用の電子文書をプリンタへ送信する方法及びシステムに関する。
【０００２】
【従来の技術】
電子メールによる文書伝送は、従来技術において周知であり、だれもがいつでもどこからでもインターネット接続できるユビキタス環境が実現されるのに伴って、普及し始めている。このような電子メール伝送の最も普及している用途は、あるコンピュータから別のコンピュータへの電子メール伝送である。しかし、プリンタ、文書蓄積装置などの他の殆どのタイプの装置は、インターネットプロトコルと接続のため設定されるので、これらの様々なタイプの装置間での電子メール伝送は、効率的な伝送メカニズムとして現れてきた。
【０００３】
例えば、プリンタには電子メールアドレスが割り当てられ、その電子メールアドレスで受信した文書を印刷するように設定される。このような準備によって、ネットワーク接続性及びプリンタ（若しくはその他のリソース）へのアクセス性を実現するための簡単な手法が得られる。ユーザは、（ファイアウォールなどのようなセキュリティ条件の下で）電子メールを送信する能力を備えているロケーション（場所）からプリンタへ文書を送信することができる。典型的に、この動作は、文書を電子メールメッセージへ添付し、プリンタの電子メールアドレスを指定し、電子メールを送信することによって行われる。文書は、（ワードプロセッシング文書用の）Ｍｉｃｒｏｓｏｆｔ　Ｗｏｒｄの．ｄｏｃフォーマット、又は、（表計算文書用の）Ｍｉｃｒｏｓｏｆｔ　Ｅｘｃｅｌの．ｘｌｓフォーマットなどのような通例的なフォーマットでもよい。
【０００４】
プリンタが着信文書を適切に処理できるようにするため、プリンタは、着信電子メールを受信し処理する命令を供給する自動化されたスクリプトを動かす。更に、プリンタは、一般的に、印刷されるべき文書を作成するため使用されたソフトウェアのあるバージョン、又は、受信した文書を読み出しレンダリングする能力を備えた指定されたソフトウェアバージョンを動かす必要がある。例えば、プリンタが印刷用のＭｉｃｒｏｓｏｆｔ　Ｗｏｒｄ文書を受信した場合、プリンタは、一般的に、あるバージョンのＭｉｃｒｏｓｏｆｔ　Ｗｏｒｄプログラム（又は、Ｍｉｃｒｏｓｏｆｔ　Ｗｏｒｄファイルを読み、そのファイルを印刷用にレンダリングする能力を備えているその他のソフトウェア・プログラム）を動かさない限り、その文書をプリントアウト（印刷）し得ない。
【０００５】
宛先プリンタが電子メールによる印刷を実現するために、Ｍｉｃｒｏｓｏｆｔ　Ｗｏｒｄのようなソフトウェア・アプリケーションを動かすことは、屡々、不都合であり、或いは、実行不可能である。一つの不都合は、このようなソフトウェア・アプリケーションが、典型的に、特定の設備に特有である多数の構成オプションを含むことである。プリンタのソフトウェアがユーザのコンピュータのソフトウェアと同じように構成されていない場合、ユーザの期待通りの出力が得られない。実際上、このような状況では、ユーザは、例えば、用紙サイズ、プリントアウトの向き（縦長、若しくは、横長）、コピー部数、隠し文字（ｈｉｄｄｅｎ−ｔｅｘｔ）を含むかどうかなどの印刷動作の主要な要素を適切に制御できない。このような要素は、通常は、印刷セットアップ・ダイアログボックスを用いてユーザにより選択されるが、文書が受信後に自動的に印刷されるプリンタへ電子メール送信されたときには、ユーザは、このような要素を制御できなくなる。
【０００６】
更に、このようなソフトウェア・アプリケーションの完全なバージョンは、屡々、非常に膨大であり、プロセッサに集約的であり、プリンタのプロセッサ時間に過度の要求を課す。プリンタ側でこのようなアプリケーションを動かすことは、システムリソースの非効率的な使用法である。なぜならば、プリンタは、ソフトウェア・アプリケーションの殆どの機能を利用できず、印刷を容易に行うためだけにアプリケーションを動かすことを余儀なくされるからである。このようなソフトウェア・アプリケーションの縮小バージョンは、実行可能な一つの選択肢ではあるが、このような縮小バージョンは常に入手可能であるとは限らない。
【０００７】
たとえ縮小バージョンが利用可能であるとしても、或いは、プリンタが悪影響を伴うことなく完全バージョンを実行可能であるとしても、他にも欠点が存在する。プリンタは、文書を作成したソフトウェアのあるバージョンがプリンタ側で動かされていない限り、文書を印刷できないので、特定の印刷ジョブのためにどのプリンタを選択するかについての選択の自由度が制限される。ユーザは、プリンタが特定の文書を印刷する能力を備えていることを確信し得るためには、どのプリンタがどのアプリケーションを（そして、可能であるならば、アプリケーションのどのバージョンを）動かしているのかを知ることが必要である。ユーザは、このようなフレキシビリティ上の制限、及び、印刷宛先の選択自由度の制限に落胆することになる。
【０００８】
電子メールを用いて文書をプリンタへ送信する従来の手法の他の欠点は、ユーザがプリンタの電子メールアドレスを指定するように要求されることである。ユーザ（第１のユーザ）が第２のユーザが文書の印刷コピーを第２のユーザの近くに設置されたプリンタで入手することを望む場合、特定のプリンタの電子メールアドレスが既知で無い限り、印刷ジョブを適切なプリンタへ送信するためのメカニズム（仕組み）は、一般的には存在しない。そのため、ユーザは、代案として、単に文書を第２のユーザへ送信し、第２のユーザが必要に応じて文書を印刷できるようにさせる。しかし、このようなアプローチは、幾つかの欠点を生じる。例えば、文書は、当初意図されていたフォーマットと同じフォーマットでは印刷されないという欠点、第２のユーザが印刷前に文書を不適切に変更してしまうという欠点、第２のユーザが受信した文書を手動で開き、印刷することを要求されるので煩わしく感じるという欠点、などがある。
【０００９】
その上、ユーザが文書を第２のユーザへ送信し、続いて、文書を訂正又は更新した場合、第２のユーザは、自分の受信した文書が旧バージョンの文書であることに気付かないかもしれない。その後、第２のユーザは、受信した文書を印刷し、印刷されたバージョンが入手可能な最新バージョンの文書であると誤解してしまう。
【００１０】
【発明が解決しようとする課題】
したがって、プリンタが文書を作成したソフトウェアのあるバージョンを動かすか、又は、起動することを要求することなく、プリンタ側で電子メールによって受信された文書を印刷する方式が必要である。更に、印刷されるべき文書の設定条件及び選好を維持したまま、印刷ジョブを電子メールによってプリンタへ送信する方式が必要である。更に、印刷可能（プリントアウト用）文書を、電子メールを用いて、プリンタへ送信するメカニズムが必要である。更に、第１のユーザが、プリンタの電子メールアドレスを指定しなくても、第２のユーザが利用しやすいプリンタへプリントアウト用文書を送信する方式が必要である。更に、文書が送信された後に訂正が行われたとしても、印刷された文書のバージョンが文書の最新の現在バージョンであることを保証すると共に、文書を印刷のため第２のユーザへ送信する方式が必要である。
【００１１】
更に必要な技術は、印刷ジョブをプリンタへ送信する技術において、上述の制限を回避し、オーバーヘッドを最小限に抑え、効率を改善した技術である。
【００１２】
【課題を解決するための手段】
本発明は伝送機構として電子メールを使用して印刷可能な電子文書を送信する方法、システム、及び、コンピュータプログラムに関する。ユーザの要求に応答して、送信元ＰＣは、文書を印刷可能なフォーマットで送信するので、プリンタは、文書を作成するために使用されたソフトウェア・アプリケーションを動かす、若しくは、起動する必要が無い。更に、文書を送信元ＰＣでレンダリングすることにより、本発明は、ユーザの選択した印刷設定及び選好情報が維持されることを保証する。ユーザは、宛先プリンタが適切なソフトウェアを具備しているか、或いは、ユーザの文書のために適切に構成されているかどうかを心配する必要が無い。別の実施例では、ユーザは、局部的な文書を印刷する許可が与えられる。続いて、受取人が文書を印刷したいとき、最新バージョンが送信元ＰＣから取り出されるので、印刷された文書は、許可が与えられた後になされた変更を反映する。
【００１３】
以下の説明中、用語「送信元ＰＣ」は、希望の電子文書が記憶されているＰＣ（若しくは、その他の装置）を表す。文書は、例えば、このＰＣに取り付けられたハードディスク装置に保持されるか、又は、ＰＣがアクセス可能な（ネットワーク接続されたドライブ装置のような）別の記憶装置に保持される。用語「宛先」は、電子文書が送信される先のＰＣ（若しくは、その他の装置）を表す。用語「遠隔ＰＣ」及び「遠隔地」は、ユーザが電子文書を送信させる場所を表わす。一般的に、以下の例において、ユーザは、送信元ＰＣと宛先の両方から離れた場所に居るが、本発明は、ユーザ及び装置の実際の物理的場所とは無関係に実施される。
【００１４】
本発明は、プリンタが文書を作成したソフトウェアのあるバージョンを動かす、若しくは、起動させることなく、電子メールによってプリンタ側で受信された文書を印刷する方式を提供する。本発明によれば、送信元ＰＣは、文書をレンダリングし、プリントアウト用フォーマットの文書をプリンタへ送信する。文書は、印刷用にレンダリングされ、印刷可能な形でプリンタに到着するので、プリンタは、文書を作成するため使用されたソフトウェア・アプリケーションを動かす、若しくは、起動させる必要が無い。更に、送信元ＰＣ側で文書をレンダリングすることにより、本発明は、ユーザの選択した印刷設定条件及び選好が保たれることを保証する。ユーザは、宛先プリンタが適切なソフトウェアを装備しているか、又は、ユーザの文書に適切であるように構成されているかどうかを心配する必要が無い。
【００１５】
一実施例において、送信元ＰＣは、文書をプリンタへ送信する前に、文書を暗号化する。パスワードは、認証目的のためプリンタへ付与される。パスワードは、前もって付与してもよく、或いは、文書に付随していてもよく、或いは、プリンタ側の係員がパスワードを手動でキー入力してもよい。
【００１６】
他の実施例では、本発明は、ユーザが宛先プリンタの電子メールアドレスを指定することを要求することなく、送信元ＰＣから宛先プリンタへのプリントアウト用文書の送信を容易に行う。むしろ、ユーザは、第２のユーザがプリントアウトした文書を受け取るという意図で、文書が第２のユーザへ送信されるべきである旨を指定する。印刷ジョブは、第２のユーザから見て便利な場所に設置され、かつ、印刷ジョブに適したプリンタへ自動的に回送される。このようにして、本発明は、第２のユーザの近く、若しくは、第２のユーザに都合のよい場所に設置された印刷装置を用いて、第２のユーザへ回送された文書のハードコピー印刷出力を生ずるという点で、ファックス伝送に類似した文書通信メカニズムを実現する。
【００１７】
このような実施例では、第１のユーザは、第２のユーザの電子メールアドレス、若しくは、第２のユーザのコンピュータの電子メールアドレスを与える。送信元ＰＣは、印刷要求電子メールメッセージを指定された電子メールアドレスへ送信する。受信先ＰＣは、都合よく設置され設定されたプリンタへ印刷要求を回送することにより、自動的に応答する。受信先ＰＣは、プリンタの電子メールアドレスを送信元ＰＣへ与えるので、送信元ＰＣは、続いて、電子メールによって、印刷ジョブをプリンタへ直接与えることが可能である。必要に応じて、受信先ＰＣは、本来のプリンタが故障、用紙切れ、若しくは、その他の理由で利用できないときに使用できるように、一つ以上の代替的なプリンタ電子メールアドレスを送信元ＰＣへ与える。或いは、受信先ＰＣは、印刷ジョブを受信し、電子メールによって印刷ジョブを適切なプリンタへ回送する。いずれの代替案においても、文書の送信を始める前に、送信元ＰＣは、（受信先ＰＣ、プリンタ、若しくは、システムのほかのノードから）「許可情報」を受信する。この許可情報は、利用可能なプリンタについての詳細、例えば、プリンタの技術的性能、印刷フォーマット、利用可能な用紙トレイなどを収容する。かくして、送信元ＰＣは、第１のユーザに、局所的に印刷を行う際に利用可能であるオプションと等価である一連の選択肢を与えることが可能である。
【００１８】
別の実施例では、本発明は、第２のユーザが印刷用の文書を受信し、次に、受信した文書を印刷するとき、印刷されたバージョンが入手可能な文書の最新バージョンであることを保証するメカニズムを提供する。かくして、第１のユーザが文書を第２のユーザへ送信した後に、文書を訂正若しくは更新した場合でも、第２のユーザが印刷のため入手可能であるバージョンは、最新の正しいバージョンである。本発明は、実際の文書自体を送信する代わりに、第１のユーザのコンピュータ上の文書へのポインタ又はリンクを送信することにより、このようなメカニズムを提供する。リンクと共に、第１のユーザからの電子メールは、第２のユーザのコンピュータが印刷用文書にアクセスできるようにするため、キーコード、若しくは、その他の許可情報を含む。かくして、第２のユーザが文書を印刷しようとしたとき、文書は、リンクによって自動的にアクセスされ、取り出され、印刷され、印刷されたバージョンが文書の最新バージョンであることが保証される。
【００１９】
本発明は、従来技術の欠点及び制限を回避する共に、電子メールによって文書をプリンタへ送信する技術を提供する。文書のプリントアウト用バージョンを送信することにより、本発明は、ハードコピー印刷出力が正確であり、送信元ＰＣの優先傾向及びコンフィギュレーション・パラメータに合致していることを保証する。更に、本発明は、文書を作成するため使用されたアプリケーションのコピーをプリンタ側に導入することを必要としない安全な方式でプリンタへの電子メール送信を行う。最後に、本発明は、プリンタの電子メールアドレスを指定しなくても、指定された受信先の近くに都合よく設置されたプリンタへ文書を送信するメカニズムを提供する。
【００２０】
【発明の実施の形態】
添付図面には、例示の目的だけのために本発明の好ましい一実施例が示されている。当業者は、以下の説明から、ここに開示された構造及び方法の別の実施例が開示された本発明の原理を逸脱することなく利用されることを容易に認めるであろう。
【００２１】
以下の記述では、説明の目的のため、種々の特定の細部が本発明の全体の理解が得られるように解説されている。当業者に明らかであるように、本発明は、これらの特定の細部を用いることなく実施できる。別の例では、構造及び装置は、本発明がわかり難くなることを避けるためブロック図の形式で示されている。
【００２２】
明細書中における用語「一実施例」或いは「実施例」は、実施例と関連して説明された特定の機能、構造、若しくは、特性が、本発明の少なくとも一つの実施例に含まれることを意味する。明細書の様々の場面に出現する「一実施例において」という句は、必ずしもすべてが同じ実施例を示しているとは限らない。
【００２３】
以下の詳細な説明の一部は、コンピュータメモリ内のデータビットに関する演算のアルゴリズム及び記号表現の形で与えられている。これらのアルゴリズム記述及び表現は、データ処理技術の当業者が自分の業績の要旨を他の当業者にできるだけ効率的に伝達するため使用する手段である。本明細書において、並びに、一般的に、アルゴリズムは、希望の結果を生ずる首尾一貫したステップ（手順）の系列であると考えられる。ステップは、物理量の物理的な操作を要求する。通常、必須的ではないが、これらの量は、記憶、転送、合成、比較及びその他の操作を加えることができる電気信号若しくは磁気信号の形式をとる。主として慣用されているという理由から、これらの信号は、ビット、値、エレメント、シンボル、文字、項、数などのように呼ばれる。
【００２４】
しかし、これらのすべての用語、並びに、類似した用語は、適切な物理量と関連付けられるべきであり、これらの量に適用された便利なラベルに過ぎない。特に断らない限り、以下の説明から明らかであるように、説明全体を通じて、「処理」、「コンピューティング」、「計算」、「決定」、「表示」などのような用語を利用する議論は、コンピュータシステム、若しくは、類似した電子コンピューティング装置の動作及び処理について言及するものであり、コンピュータシステムは、コンピュータシステムのレジスタ及びメモリ内で物理（電子的）量として表現されたデータを操作し、コンピュータシステムのメモリ若しくはレジスタ、或いは、他のこのような情報記憶装置、伝送装置又は表示装置内で物理量として同じように表現された他のデータに変換する。
【００２５】
本発明は、演算を実行する装置にも関する。この装置は、要求された目的のため特別に構築されるか、或いは、コンピュータに記憶されたコンピュータプログラムによって選択的にアクティブ状態にされるか、又は、再構築される汎用コンピュータを具備する。このようなコンピュータプログラムは、コンピュータ読み取り可能な記録媒体に保持される。コンピュータ読み取り可能な記録媒体の例には、フレキシブルディスク、光ディスク、ＣＤ−ＲＯＭ、光磁気ディスクなどの任意のタイプのディスクと、リード・オンリー・メモリ（ＲＯＭ）、ランダム・アクセス・メモリ（ＲＡＭ）、ＥＰＲＯＭ、ＥＥＰＲＯＭ、磁気カード若しくは光カード、或いは、電子命令を記憶するために好適である任意のタイプの媒体が含まれるが、これらの例に限定されるものではない。各媒体はコンピュータシステムのバスに接続される。
【００２６】
以下の説明におけるアルゴリズム及びディスプレイは、特定のコンピュータ若しくはその他の装置に本来的に関連付けられていない。多様な汎用システムが、以下の教示に従うプログラムと共に使用され、或いは、要求された方法の手順を実行するために、より特殊化された装置を構築する方が好都合であることが判明することもある。これらの多様なシステムのため要求される構造は、以下の説明から明らかになるであろう。更に、本発明は、特定のプログラミング言語に関しては説明されていない。後述の本発明の教示を実施するため、種々のプログラミング言語が使用される。
【００２７】
更に、請求項に記載された発明は、情報システムで動作し、情報システムと連動して作用する。請求項に記載されているような情報システムは、好ましい実施例で詳述されるような完全なるワークフローシステム、若しくは、ワークフローシステムの一部分である。たとえば、本発明は情報システムで動作するが、この情報システムは、オブジェクトを提示し表示するために、最も簡単な意味でのブラウザであればよい。かくして、本発明は、最低限の機能を備えた情報システムから、後述のすべての機能を備えた情報システムまでの任意の情報システムで動作する能力がある。
【００２８】
［システム］
図１には、本発明の一実施例に従って、伝送機構として電子メールを使用してプリントアウト用電子文書をプリンタへ送信するシステム１００を説明するブロック図が示されている。図６には、本発明の一実施例に従って、伝送機構として電子メールを使用してプリントアウト用電子文書をプリンタへ送信する一連の手順を説明するイベントトレース図が示されている。ユーザ１０１は、ＰＣ１０９と相互作用する。ＰＣ１０９は、例示のために、通常のパーソナルコンピュータとして記述されているが、ＰＣ１０９の代わりに、プリンタ、ファックス装置、多機能装置、ＰＤＡ（携帯情報端末）、或いは、その他の装置を使用することができる。プリンタ１０２は、従来のネットワーク型プリンタであり、ユーザ１０１は、ハードコピー出力を作成するため、文書をプリンタへ送信することを望む。当業者に明らかであるように、文書蓄積機器、ディスプレイなどを含むその他のタイプの出力装置を使用することが可能である。
【００２９】
ＰＣ１０９は、中央処理ユニットと、入出力装置と、メモリと、ハードディスク装置（図示しない）のような記憶装置と、を備えた従来のパーソナルコンピュータとして実現してもよい。一実施例において、ＰＣ１０９は、制御機能及びファイル管理機能を提供するグラフィカル・ユーザ・インタフェースを含むＭｉｃｒｏｓｏｆｔ　Ｗｉｎｄｏｗｓ（登録商標）ＸＰ、若しくは、ＵＮＩＸ（登録商標）のようなオペレーティングシステムを動かす。ＰＣ１０９は、他の機能も備え、例えば、ワードプロセッサ、電子メール、表計算、及び、ウェブ・アプリケーションのような付加的なアプリケーションを実行する。
【００３０】
ＰＣ１０９の蓄積装置は、このような媒体に一般的に記憶される文書、ファイル、アプリケーションなどを格納し、特に電子文書１１３を格納する。文書１１３は、ＰＣ１０９のアプリケーション１１０によって作成された文書であるか、又は、他の情報源から、例えば、ダウンロードするか、若しくは、電子メールで受け取ることにより、受信した、或いは、取得した文書である。一般的に、従来技術において公知であるように、ユーザ１０１は、電子文書１１３を開く、見る、若しくは、編集するためにアプリケーション１１０を起動する。例えば、文書１１３がＭｉｃｒｏｓｏｆｔ　Ｗｏｒｄを使用して作成された場合、ユーザは、電子文書１１３を開く、見る、若しくは、編集するためにＭｉｃｒｏｓｏｆｔ　Ｗｏｒｄを起動する。更に、従来技術によれば、ＰＣ１０９のオペレーティングシステムはファイルタイプを認識できるので、ユーザ１０１が（例えば、文書１１３を表すアイコンをダブルクリックすることによって）文書１１３を開くコマンドを入力したとき、ＰＣ１０９は、文書１１３のファイルタイプを検査し、そのファイルタイプと関連したアプリケーション１１０を自動的に起動し、アプリケーション１１０内から文書１１３を開く。一般的に、文書１１３のファイルタイプのためのアプリケーション１１０が利用できない場合、ＰＣ１０９は文書１１３を開くことができない。
【００３１】
尚、ＰＣ１０９及びプリンタ１０２は、ネットワーク通信及びインフラストラクチャーのための従来のプロトコル及び技術を使用して、インターネット、ローカル・エリア・ネットワーク（ＬＡＮ）、ワイド・エリア・ネットワーク（ＷＡＮ）などのネットワーク（図示せず）に接続される。これにより、ＰＣ１０９及びプリンタ１０２は、各々、従来技術において公知であるように、ＴＣＰ／ＩＰ、ＨＴＴＰ及びＳＭＴＰのような標準的なネットワークプロトコルを使用して、ネットワーク接続を確立し維持するためのハードウェア及びソフトウェアを具備する。本発明は、実質的に任意のタイプのコンピュータネットワーク上で実施されるが、説明の便宜上、以下の記述では、ネットワークは、あるノードから別のノードへの電子メールメッセージをサポートし、送信する能力を備えている場合を想定する。
【００３２】
一実施例において、本発明の機能は複数のソフトウェア・コンポーネントとして実現される。ＰＣ１０９で動かされる印刷レンダリングソフトウェア１１１は、従来技術において公知の技術に従って、印刷可能（プリントアウト用）文書１１５を作成する機能を備えている。例えば、Ｍｉｃｒｏｓｏｆｔ　Ｗｏｒｄ文書が与えられた場合、ソフトウェア１１１は、文書のページ毎に印刷可能な画像の表現を含むポストスクリプト（ＰｏｓｔＳｃｒｉｐｔ）ファイルを作成する。ＰＣ１０９で動かされる電子メールソフトウェア１１２は、メッセージ１０５のような電子メールメッセージを作成し、送信を行わせる。一実施例において、ソフトウェア１１２は、以下で詳述するように、メッセージ１０５を自動的に作成し、プリントアウト用文書１１５を添付し、メッセージ１０５を送信させる。印刷レンダリングソフトウェア１１１と電子メールソフトウェア１１２のこのような動作は、ユーザ１０１からファイルをプリンタ１０２へ送信するコマンド若しくは要求を受け取ったときに行われる。一実施例において、ＰＣ１０９は、文書１１５を送信前に暗号化する。
【００３３】
プリンタ１０２で実行される電子メール処理ソフトウェア１０４は、プリントアウト用文書１１５を含む受信電子メールを自動的に処理する。一実施例において、ソフトウェア１０４は、添付物を取り出し、文書１１５を印刷することにより、このような自動処理を実行する。これらの動作は、例えば、従来技術に従って着信電子メールメッセージに応答するスクリプトを使用して実施される。一実施例において、ソフトウェア１０４は、文書１１５を印刷する前に文書１１５を復号化する。一実施例において、ユーザ若しくは係員は、文書１１５を復号化若しくは印刷する前に、プリンタ１０２側でパスワードを入力するか、及び／又は、バイオメトリック検証情報を与えなければならない。このパスワードは、（従来技術において周知の公開鍵／秘密鍵暗号システムによる）ユーザの秘密鍵でもよい。或いは、パスワードは、ワンタイム・パッド、若しくは、固有パスワードのリストから選択してもよい。初期プロンプトは、ユーザが与えられたリストから入力すべきパスワードを示す。一実施例において、このパスワードは、文書が最初に暗号化されたときにわかる。ワンタイム・パッド方式の利点は、１個のパスワードがわかっても、使用されるべき他のパスワードについての情報を得られない、という点である。
【００３４】
一実施例において、電子メール処理ソフトウェアは、タイムアウトパラメータを用いて設定されるので、プリントアウト用文書は、タイムアウト期間の経過後にプリンタ上に存在している場合、自動的に削除される。このタイムアウトは、固定長の時間、若しくは、特定のクロック時間（例えば、太平洋標準時刻午前１時２５分）として表現できる。文書は、印刷されたか、或いは、印刷されなかったかとは無関係に削除される。即ち、文書は、ユーザが別のハードコピーを要求することを見越して、印刷後も保持される。
【００３５】
ソフトウェア・コンポーネント１１１、１１２及び１０４は、オペレーティングシステム導入の一部としてプレインストールしてもよいが、或いは、いつでもインストールすることができる。
【００３６】
ユーザ１０１は、宛先プリンタ１０２を指定する印刷コマンドをＰＣ１０９で開始する。一実施例において、この印刷コマンドは、例えば、印刷対象の文書１１３を指定する情報と、宛先プリンタ１０２の電子メールアドレスを収容する。ユーザ１０１は、コピー部数、用紙タイプ、拡大縮小などの他のパラメータ及び選好を指定することもある。一実施例において、このようなすべてのパラメータは、従来技術における周知技術による印刷ダイアログボックスを用いて指定される。ユーザ１０１は、公知の方式を用いて、印刷すべきファイルを指定することができる。この公知の方式には、例えば、以下の方式が含まれる。
・コンテクスト依存型メニューを起動するため文書を表現するアイコンを右クリックし、コンテクスト依存型メニューから印刷コマンドを選択する。
・文書１１３が開かれたとき、アプリケーション１１０内から印刷コマンドを選択する。
・オペレーティングシステムメニューから印刷コマンドを選択し、ダイアログボックスから文書１１３を選択する。
・必要に応じてパス情報を含むファイル名をタイプ入力する。
・最近（或いは、広く）アクセスされた文書から選択する。
【００３７】
ユーザ１０１は、プリンタ１０２と関連した電子メールアドレスをタイプ入力することにより、或いは、利用可能なプリンタ１０２のメニュー若しくはリストから選択することにより、宛先プリンタ１０２を指定可能である。
【００３８】
図１１には、コンテクスト依存型メニュー１１０１から印刷コマンド１１０２を選択するユーザ・インタフェース画面１１００の一例が示されている。ユーザ１０１は、オンスクリーン・カーソルが印刷対象の文書を表すアイコンの上に配置されている間にマウスボタンを右クリックすることにより、メニュー１１０１を起動することができる。図１１の例では、文書１１０３は強調表示され、メニュー１１０１から選択されたコマンドが文書１１０３に適用されることを表す。このようにして、ユーザ１０１が印刷コマンド１１０２を選択した場合、文書１１０３は、開示された技術に従って、プリンタへ送信される。
【００３９】
図１２には、アプリケーション１１０内のメニュー１２０１から印刷コマンド１２０２を選択するユーザ・インタフェース画面１２００の一例が示されている。ユーザ１０１は、メニューヘッダ１２０３内をマウスボタンでクリックすることによりメニュー１２０１を起動することができる。図１２の例では、Ｄｏｃｕｍｅｎｔ１という名称の文書がＭｉｃｒｏｓｏｆｔ　Ｗｏｒｄで開かれる。このようにして、ユーザ１０１が印刷コマンド１２０２を選択した場合、文書Ｄｏｃｕｍｅｎｔ１は、開示された技術に従って、プリンタへ送信される。
【００４０】
図１３には、一実施例に従って印刷動作用の印刷パラメータ及び宛先を指定するユーザ・インタフェース画面１３００の一例が示されている。ダイアログボックス１３００は、例えば、図１１及び１２に関して説明した技術に従ってユーザが印刷コマンドを起動したことに応答して、或いは、その他の方法を用いてユーザ１０１へ提示される。当業者には明らかであるように、画面１３００は、単なる例示であり、印刷パラメータ及び宛先を指定するため、その他の配置若しくはレイアウトを使用することができる。
【００４１】
画面１３００内で、ユーザは、プリンタの電子メールアドレスをアドレス・フィールド（ＡＤＤＲＥＳＳ）１３０１にタイプ入力することにより宛先プリンタ１０２を指定する。一実施例では、アドレス・フィールド１３０１は、プルダウン・メニューとしても機能し、ユーザ１０１は、プリンタ用の電子メールアドレスのリストから電子メールアドレスを選択できる。このリストは、既知のプリンタの組を収容するために予め構成してもよく、或いは、例えば、直前に使用されたプリンタ若しくは最近使用されたプリンタが含まれるように使用状況に応じて動的に作成してもよい。プロパティ・ボタン（Ｐｒｏｐｅｒｔｉｅｓ）１３０２は、選択されたプリンタに特有の様々な特性を設定するための画面へアクセスするため用いられる。オプション・ボタン（Ｏｐｔｉｏｎｓ）１３０３は、印刷ジョブの付加的なオプションを指定するための画面へアクセスするため使用される。プロパティ及びオプションの例には、向き、用紙供給源（トレイ）、両面印刷、隠し文字、逆順印刷などが含まれる。
【００４２】
ページ範囲セレクタ（Ｐａｇｅ　ｒａｎｇｅ）１３０４は、ユーザ１０１に文書中の印刷されるべきページを指定させる。コピー部数セレクタ（Ｃｏｐｉｅｓ）１３０５は、ユーザに印刷されるべきコピー部数と、部単位で印刷すべきかどうかを指定させる。拡大／縮小セレクタ（Ｚｏｏｍ）１３０６は、ユーザ１０１に、倍率と１枚あたりのページ数とを指定させる。付加的なパラメータ及びプロパティ、例えば、ポストスクリプト（ＰｏｓｔＳｃｒｉｐｔ）やポータブル文書フォーマット（ＰＤＦ）などのようなプリントアウト用文書１１５の特定のフォーマットも指定される。
【００４３】
ユーザは、印刷ジョブの様々なプロパティ、パラメータ、及び、宛先を指定した後、後述のように、文書１１３をレンダリング（変換）し送信するプロセスを起動するため、ＯＫボタン１３０７をクリックする。或いは、ユーザ１０１は、画面１３００を片付け、印刷プロセスを取り消すため、キャンセル・ボタン（Ｃａｎｃｅｌ）１３０８をクリックする。
【００４４】
図１及び６を参照すると、ＰＣ１０９がユーザ１０１から印刷コマンドを受け取ると（ステップ１００１）、ＰＣ１０９は、指定されたパラメータ及びオプションに従って文書１１３をレンダリングする（ステップ１００２）。アプリケーション１１０が起動されていない場合、ＰＣ１０９は、印刷レンダリング１００２の動作を進めるため、アプリケーション１１０を自動的に起動する。印刷レンダリングソフトウェア１１１は、レンダリングを行うため起動される。一実施例において、印刷レンダリングソフトウェア１１は、プリンタ１０２のタイプに関して専用化されている。他の実施例では、印刷レンダリングソフトウェア１１１は、汎用ソフトウェアであり、殆どのプリンタによって認識されるフォーマットで標準化されたプリントアウト用文書１１５を作成する機能を備えている。ソフトウェア１１１は、アプリケーション１１０の一部として組み込んでもよく、ＰＣ１０９のオペレーティングシステムのコンポーネントでもよく、プラグイン式のソフトウェア・コンポーネントでもよく、或いは、インストールされたソフトウェア・コンポーネントでもよい。一実施例において、ソフトウェア１１１は、多数のプリンタが容易に読み取ることが可能なＰｏｓｔＳｃｒｉｐｔフォーマットで文書１１３をレンダリングする（ステップ１００２）。
【００４５】
文書１１３がレンダリング（１００２）された後、ＰＣ１０９は、プリンタ１０２を宛先とし、プリントアウト用文書１１５が添付された電子メールメッセージ１０５を作成する。ＰＣ１０９は、ＳＭＴＰのような標準的な電子メール送信プロトコルを使用して電子メールメッセージ１０５を送信する（ステップ１００３）。一実施例では、ＰＣ１０９は、Ｍｉｃｒｏｓｏｆｔ　Ｏｕｔｌｏｏｋのような標準的な電子メールソフトウェア・アプリケーションでもよい電子メールソフトウェア１１２を呼び出す。電子メールソフトウェア１１２は、メッセージ１０５を作成し、プリンタ１０２へ送信するために、自動化された動作を容易に行わせるスクリプトを有する。
【００４６】
一実施例において、ＰＣ１０９は、ワンタイム・パッド又はその他の方法を用いて、メッセージ１０５をプリンタ１０２へ送信する。従来技術において公知であるように、ワンタイム・パッドは、ワンタイム・パッドは、ランダムに生成された秘密鍵がメッセージを１回だけ暗号化するために使用され、次に、マッチングしているワンタイム・パッド及び鍵を使用して受信側でメッセージを復号化するシステムである。電子メールの暗号化及び転送は、一実施例では、カリフォルニア州、サンラファエルのＰＣ　Ｇｕａｒｄｉａｎから入手可能であり、ｗｗｗ．ｐｃｇｕａｒｄｉａｎ．ｃｏｍに記載されている電子メールプラグインであるＥｎｃｒｙｐｔｉｏｎ　Ｐｌｕｓ　Ｅ−ｍａｉｌ　Ｅｎｔｅｒｐｒｉｓｅのような製品を使用して実行される。他の暗号ソフトウェアが使用できることは当業者に認められるであろう。
【００４７】
メッセージ１０５の受信後、プリンタ１０２は、文書１０５を印刷する（ステップ１００４）。一実施例において、プリンタ１０５にインストールされた電子メール処理ソフトウェア１０４は、着信電子メールメッセージ１０５を受信し処理する。一実施例において、電子メール処理ソフトウェア１０４は、添付物を取り扱い、自動的に取り出し、印刷するスクリプトを備えた標準的な電子メールソフトウェア・アプリケーションとして導入される。プリンタ１０２は、受信文書１１５を処理するための命令を含む電子メール処理ソフトウェア１０４によって予め設定されるか、又は、送信元ＰＣ１０２のオペレーティングシステムは、受信文書１１５を処理する機能を含む。プリンタ１０２の出力は、ハードコピー印刷出力１２０である。プリンタ１０２が印刷出力１２０を作成したとき、一実施例では、プリンタ１０２は、確認情報２４０をＰＣ１０９へ送信する（ステップ１００５）。ＰＣ１０９は、ダイアログボックスを表示するか、オンスクリーン・メッセージ若しくはオーディオ信号を与えるか、又は、その他の手段を用いて、印刷ジョブに成功した旨をユーザ１０１に通知することができる。
【００４８】
セキュリティ性を高めるため、一実施例では、プリンタ１０２は、承認された受取人がプリンタ１０２の傍らに居ることを確認する情報を受け取るまで、文書１１５を印刷しない。ユーザ１０１は、プリンタ１０２が受取人の認証後に限り文書１１５を印刷すべきであることを指定してもよい。プリンタ１０２は、局部的なキーパッドにパスワードを入力するように促すか、又は、拇印のようなバイオメトリック入力を要求する。このような入力は、受信した文書１１５が復号化され印刷される前に認証される。当業者に明らかであるように、このような認証は、例えば、パスワード認証、バイオメトリック認証などの従来から知られている手段を使用して実行される。
【００４９】
本発明は、電子メールを送受信するためのある種の機能（又は、その他の伝送メカニズム）を備えているＰＣ１０９とプリンタ１０２を使用して実施することができる。ＰＣ１０９とプリンタ１０２のネットワーク接続性の詳細は、本発明とは無関係であるので、これらのコンポーネントは、Ｔ１回線、デジタル加入者回線（ＤＳＬ）、ケーブルモデム、ダイアルアップ接続などによって接続される。一実施例において、プリンタ１０２は、常時オン状態で接続されている。他の実施例では、プリンタ１０２は、周期的にスイッチオンされるように設定され、及び／又は、後述のようにＰＣ１０９からの電子メールメッセージをチェックし、サービスを提供するように設定される。或いは、メールサーバ（図示せず）が電子メールを受信したときに、プリンタ１０２をオンに切り替えるようにメールサーバを設定することが可能である。
【００５０】
当業者には明らかであるように、プリントアウト用文書１１５及び確認情報２４０を送信するため電子メールメッセージ以外の伝送技術を使用しても構わない。電子メールメッセージは、ファイアウォールが存在する場合でも、ＰＣ１０９とプリンタ１０２の間で送信されるので都合がよい。しかし、他の実施例では、他の伝送技術が使用される。
【００５１】
図２には、プリンタの電子メールアドレスが未知である場合に、伝送機構として電子メールを使用して、プリントアウト用電子文書をプリンタへ送信するシステム２００を説明するブロック図が示されている。図７には、本発明の一実施例に従って、プリンタの電子メールアドレスが未知である場合に、伝送機構として電子メールを使用して、プリントアウト用電子文書をプリンタへ送信する一連の手順を説明するイベントトレース図が示されている。システム２００は、例えば、ユーザ１０１が、受取人によって受信された文書がユーザ１０１のＰＣ１０９から印刷された場合と同じ書式と印刷の選好を備えていることを保証すると共に、文書１１３を宛先ＰＣ２３０の場所に居る受取人へ送信したいときに役立つ。システム２００は、ハードコピー印刷出力１２０がこのような選好をすべて保存し、更に、受取人が文書を編集若しくは変更することを防止するような方法で、文書１１３を送信する機能を備えている。その上、システム２００は、アプリケーション１２０若しくはアプリケーションのあるバージョンを宛先ＰＣ２３０又はプリンタ１０２にインストールすることを要することなく、このような機能を提供する。以下の説明では、受取人がＰＣ２３０のユーザであり、プリンタ１０２へ物理的に接近することができ、かつ、ユーザ１０１とＰＣ１０９は、宛先ＰＣ２３０及びプリンタ１０２に対して遠隔地に置かれている場合を考える。しかし、本発明は、ユーザ１０１と、装置１０９、２３０及び１０２の実際の物理的な所在位置とは無関係に実施される。
【００５２】
宛先ＰＣ２３０は、パーソナルコンピュータであるが、しかし、プリンタ、ファックス装置、多機能装置、携帯情報端末（ＰＤＡ）などの装置をＰＣ２３０の代わりに使用しても構わない。ＰＣ２３０で動かされる電子メール処理ソフトウェア２３３は、ＰＣ１０９から受信した印刷要求２３１を自動的に処理する。一実施例において、ソフトウェア２３３は、プリンタへアクセスするためのプリンタアドレス及び許可情報２３２と、プリンタ用のドライバ・ソフトウェア（並びに、常駐フォントのリストなど）、又は、ウェブサイト上若しくはその他のアクセス可能な記憶場所のドライバ・ソフトウェアへのリンクを送信することによって、このような自動処理を実行する。一実施例において、初期印刷要求２３１は、ＰＣ１０９のモデル（ＡＭＤ　２４００　ＧＨｚ　プロセッサ、ｒｅｖ．　２．５６７）と、そのオペレーティングシステム（例えば、Ｗｉｎｄｏｗｓ（登録商標）３．１）を識別するので、正しいドライバ・ソフトウェア又はリンクが供給される。この構造によれば、装置の所有者は、ドライバ情報を都合よく更新することができ、ユーザ１０１は自分が正しいドライバをインストールしたかどうかを心配しなくてもよくなる。プリントアウト用文書が作成されたとき、ドライバの最新バージョンを入手できることが保証される。これらの動作は、例えば、周知技術に従って、着信電子メールメッセージに応答するスクリプトを使用して実施される。ソフトウェア・コンポーネント２３３は、オペレーティングシステム導入の一部としてプレインストールしてもよく、或いは、いつでもインストールできる。
【００５３】
図２に示された他のコンポーネントは、図１に関して説明した対応したコンポーネントと実質的に同じである。
【００５４】
ユーザ１０１は、ＰＣ１０９で、宛先ＰＣ２３０又は宛先ユーザ２４１を指定する印刷コマンドを起動する。一実施例において、印刷コマンドは、例えば、印刷されるべき文書１１３の標識と、宛先ＰＣ２０３又は宛先ユーザ２４１の電子メールアドレスを含む。印刷コマンドを起動し、印刷対象のファイルを指定し、付加的なパラメータ及び選好情報を与える特別の技術は、図１及び６を参照して既に説明した通りである。ユーザ１０１は、ＰＣ２３０若しくはユーザ２４１と関連した電子メールアドレスをタイプ入力することにより、又は、宛先の電子メールアドレスのメニュー若しくはリスト（例えば、前に使用した宛先のリスト）から選択することにより、宛先ＰＣ２３０又は宛先ユーザ２４１を指定することができる。図２及び７の他の実施例では、ユーザ１０１がプリンタ１０２の電子メールアドレスを指定しなくてもよい。
【００５５】
ＰＣ１０９がユーザ１０１から印刷コマンドを受け取ると（ステップ１１０１）、ＰＣ１０９は、印刷要求２３１を含む電子メールメッセージをＰＣ２３０へ送信する。印刷要求２３１は、所定のフォーマットで供給されるので、ＰＣ２３０で動かされる電子メール処理ソフトウェア２３３によって認識され理解される。印刷要求２３１は、印刷される文書１１３の名前及びサイズのような要求された印刷ジョブの詳細を含むので、ＰＣ２３０は、印刷ジョブのために適切なプリンタ１０２を選択することができる。他の一実施例では、印刷要求２３１は、印刷ジョブの詳細を指定することなく、印刷する要求だけを含む。
【００５６】
ＰＣ２３０は、印刷ジョブを受け取るプリンタ１０２のプリンタアドレス及び許可情報を含む電子メールメッセージ２３２をＰＣ１０９へ送信することにより、印刷要求２３１に応答する。プリンタアドレスは、電子メールアドレスとして供給してもよい。許可情報は、例えば、指定されたプリンタに適切なプリンタドライバを示す標識と、ＰＣ１０９で動かされる印刷レンダリングソフトウェア１１１が印刷ジョブを伝えるために必要な他の情報と、を含む。
【００５７】
一実施例において、メッセージ２３２は、２台以上のプリンタ１０２のためのアドレス及び許可情報を含む。この情報は、例えば、ランク付きりストとして提供される。このため、ＰＣ１０９がリスト上の先頭のプリンタ１０２に印刷ジョブを送信できない場合、或いは、ＰＣ１０９が印刷ジョブが正常に終了した旨の確認情報を受信できない場合、ＰＣ１０９は、印刷ジョブをリスト上の次のプリンタ１０２へ送信しようとする。このような試みは、印刷ジョブが正常に終了するか、又は、リスト上のすべてのプリンタ１０２に関して試されるまで、必要に応じて、リスト上の順次のプリンタ１０２に関して繰り返される。このようにして、ＰＣ１０９は、新しい印刷要求２３１をＰＣ２３０へ送信しなくても、エラー条件及びその他のプリンタ問題を取り扱うことが可能である。他の実施例では、メッセージ２３２が１台のプリンタ１０２についての情報を含むとき、最初の印刷ジョブが不成功であった場合には、ＰＣ１０９は、新しい印刷要求２３１を送信する。
【００５８】
ＰＣ１０９は、電子メールメッセージ２３２を受信すると、ユーザ１０１によって指定されたパラメータ及びオプションに従って、並びに、ＰＣ２３０から受信した許可情報に従って、文書１１３をレンダリングする（ステップ１００２）。アプリケーション１１０が起動されていない場合、ＰＣ１０９は、印刷レンダリング動作（ステップ１００２）を進めるために、アプリケーション１１０を自動的に起動する。許可情報に指定された宛先プリンタに相応しい印刷レンダリングソフトウェア１１１がレンダリングを実行するため起動される。
【００５９】
文書１１３がレンダリングされると（ステップ１００２）、ＰＣ１０９は、プリンタ１０２へ向けられ、プリントアウト用文書１１５が添付された電子メールメッセージ１０５を作成する。ＰＣ１０９は、ＳＭＴＰのような標準的な電子メール伝送プロトコルを使用して、電子メールメッセージ１０５を送信する（ステップ１００３）。一実施例において、ＰＣ１０９は、ワンタイム・パッド、又は、他の安全な方法を用いて、メッセージ１０５をプリンタ１０２へ送信する。一実施例において、プリンタ１０２が電子メールによって文書を受信する能力を備えていない場合、ＰＣ１０９は、電子メールメッセージ１０５をプリンタサーバ（図示せず）に送信し、プリンタサーバは、文書１１５をプリンタ１０２へ回送する。
【００６０】
メッセージ１０５を受信すると、プリンタ１０２は、文書１０５を印刷する（ステップ１００４）。プリンタ１０２が印刷出力１２０を作成すると、一実施例では、プリンタ１０２は、確認情報２４０をＰＣ１０９へ送信する（ステップ１００５）。ステップ１００２乃至１００５の更なる記述は、図１及び６に関して既に説明した。
【００６１】
当業者に明らかであるように、印刷要求２３１、許可情報及びプリンタアドレス２３２、プリントアウト用文書１１５、並びに、確認情報２４０を送信するため、電子メールメッセージ以外の他の伝送技術を使用してもよい。電子メールメッセージは、ファイアウォールが存在する場合でも、ＰＣ１０９と、ＰＣ２３０と、プリンタ１０２との間で送信されるので、電子メールメッセージは好都合であるが、他の実施例では、他の伝送技術が使用される。
【００６２】
文書１１５をプリンタ１０２へ直接的に送信する上記のシステム及び方法は、文書１１５のＰＣ２３０への伝送を回避することによって、ＰＣ２３０側の帯域、記憶空間、メモリ、及び、処理能力を維持する。ＰＣ２３０は、プリントアウト用形式、若しくは、文書の元の形式１１３で、文書１１５を処理、受信、若しくは、開くことを要求されない。このことは、ＰＣ２３０が処理能力、メモリ、及び、記憶容量に制限があるか、又は、ネットワークへの高速コネクションを備えていない携帯型コンピュータ、ハンドヘルド型コンピュータ、或いは、ＰＤＡである場合に、特に有利である。更に、ＰＣ２３０（又は、対応した装置）は、文書１１５の印刷を容易に行うために、特定のプリンタドライバ、或いは、アプリケーションをインストールする必要がない。このように、本発明は、文書を受信し印刷する際に、ＰＣ２３０上での効率を高め、かつ、負荷を軽減する。
【００６３】
一実施例では、プリンタアドレスをＰＣ１０９へ供給するのではなく、ＰＣ２３０は、文書１１５を印刷するか、若しくは、文書１１５をプリンタへ回送する能力を備えた別のＰＣ（図示せず）の電子メールアドレスを供給する。一般的に、この場合には、電子メール２３２は、印刷ジョブを処理若しくは回送する能力を備えたＰＣ、プリンタサーバ、或いは、その他の装置の電子メールアドレスを供給する。
【００６４】
図３には、プリンタの電子メールアドレスが未知である場合に、伝送機構として電子メールを使用して、プリントアウト用電子文書をプリンタへ送信する他のシステム３００を説明するブロック図が示されている。図８には、本発明の一実施例に従って、プリンタの電子メールアドレスが未知である場合に、伝送機構として電子メールを使用してプリントアウト用電子文書をプリンタへ送信する一連の手順を説明するイベントトレース図が示されている。図３に示されたステップ及び図８に示されたステップは、上述の図２に示されたシステム及び図７に示されたステップと類似しているが、印刷ジョブがＰＣ１０９からプリンタ１０２へ直接的に送信されるのではなく、印刷ジョブは、ＰＣ２３０によってプリンタ１０２へ回送される。図３に示されたコンポーネントは、図１及び２に関して既に説明した対応したコンポーネントと実質的に同様である。
【００６５】
ユーザ１０１は、ＰＣ１０９上で印刷コマンドを起動し、宛先ＰＣ２０３若しくは宛先ユーザ２４１を指定する。一実施例において、印刷コマンドは、例えば、印刷されるべき文書１１３の標識、及び、宛先ＰＣ２０３若しくは宛先ユーザ２４１の電子メールアドレスを含む。印刷コマンドを起動し、印刷されるファイルを指定し、付加的なパラメータ及び選好情報を与える特定の技術は、図１及び６に関して上述した通りである。ユーザ１０１は、ＰＣ２３０若しくはユーザ２４１と関連した電子メールアドレスをタイプ入力することにより、又は、宛先についての電子メールアドレスのメニュー又はリスト（例えば、以前に使用された宛先のリスト）から選択することにより、宛先ＰＣ２３０若しくは宛先ユーザ２４１を指定することができる。図３及び８の実施例では、ユーザ１０１は、プリンタ１０２の電子メールアドレスを指定する必要はないが、印刷コマンドは、宛先プリンタ１０２を記述する情報を含むので、適切なプリンタドライバがその印刷ジョブのため使用可能である。
【００６６】
ＰＣ１０９がユーザ１０１から印刷コマンドを受信したとき（ステップ１００１）、ＰＣ１０９は、印刷要求２３１を含む電子メールメッセージをＰＣ２３０へ送信する（ステップ８０１）。ＰＣ２３０は、印刷ジョブを受け入れるプリンタ１０２の許可情報を含む電子メールメッセージ２３５をＰＣ１０９へ送信することにより、印刷要求２３１に応答する。本実施例の場合、電子メールメッセージ２３５は、プリンタ１０２の電子メールアドレスを収容しなくてもよい。なぜならば、印刷ジョブはＰＣ２３０によってプリンタ１０２へ回送されるからである。かくして、ＰＣ１０９は、プリンタ１０２の電子メールアドレスを知らなくても、印刷ジョブをＰＣ２３０へ送信することができる。
【００６７】
ＰＣ１０９は、電子メールメッセージ２３２を受信すると、ユーザ１０１によって指定されたパラメータ及びオプションに従って、並びに、ＰＣ２３０から受信した許可情報に従って、文書１１３をレンダリングする（ステップ１００２）。アプリケーション１１０が起動されていない場合、ＰＣ１０９は、印刷レンダリング動作（ステップ１００２）を進めるために、アプリケーション１１０を自動的に起動する。許可情報に指定された宛先プリンタに相応しい印刷レンダリングソフトウェア１１１がレンダリングを実行するため起動される。
【００６８】
文書１１３がレンダリングされると（ステップ１００２）、ＰＣ１０９は、プリンタ１０２へ向けられ、プリントアウト用文書１１５が添付された電子メールメッセージ１０５を作成する。ＰＣ１０９は、ＳＭＴＰのような標準的な電子メール伝送プロトコルを使用して、電子メールメッセージ１０５を送信する（ステップ１００３）。一実施例において、ＰＣ１０９は、ワンタイム・パッド、又は、他の安全な方法を用いて、メッセージ１０５をＰＣ２３０へ送信する。ＰＣ２３０は、メッセージ１０５を受信すると、印刷ジョブをプリントアウト用文書２３４としてプリンタ１０２へ回送し、プリンタは、文書１０５を印刷する（ステップ１００４）。ＰＣ２３０は、印刷ジョブをプリンタへ送信するための通常の技術を含む任意の技術、或いは、電子メールによって、文書２３４をプリンタ１０２へ送信可能である。ある種の実施例では、プリンタ１０２は、電子メールアドレスを保持する必要が無く、或いは、電子メールによってアクセスできなくても構わない。なぜならば、印刷ジョブは、電子メール伝送以外の手段を用いて、ＰＣ２３０からプリンタ１０２へ送信されるからである。一実施例において、ＰＣ２３０が、プリンタは印刷出力１２０を作成した旨の確認情報を受信すると、一実施例では、ＰＣ２３０は、印刷の確認情報をＰＣ１０９へ送信する（ステップ１００５）。
【００６９】
当業者に明らかであるように、印刷要求２３１、許可情報２３５、プリントアウト用文書１１５、並びに、確認情報を送信するため、電子メールメッセージ以外の他の伝送技術を使用してもよい。電子メールメッセージは、ファイアウォールが存在する場合でも、ＰＣ１０９とＰＣ２３０で送信されるので、電子メールメッセージは好都合であるが、他の実施例では、他の伝送技術が使用される。
【００７０】
図４には、伝送機構として電子メールを使用して文書を印刷する資格を送信するシステム４００を説明するブロック図が示されている。図９には、本発明の一実施例に従って、伝送機構として電子メールを使用して、文書を印刷する資格を送信する一連の手順を説明するイベントトレース図が示されている。図４及び９に関して説明される技術は、ユーザが印刷のため文書１１３を利用できるようにさせると共に、宛先ユーザ２４１が印刷ジョブを要求したとき、最新バージョンの文書１１３が印刷されることを保証する。このため、ユーザ１０１或いはその他のユーザが、印刷資格４０１の送信後に文書１１３を改訂した場合でも、印刷出力１２０はこのような改訂内容を適切に含む。システム４００は、プリンタ１０２側で印刷された文書が、ユーザ１０１のＰＣ１０９から印刷されたのと同じフォーマットと選好を備えていることを更に保証する。システム４００が提供する文書の伝送機能は、ハードコピー印刷出力１２０がこのような選好を維持し、かつ、受取人が文書を編集若しくは変更することを防止する。更に、システム４００は、アプリケーション１１０又はアプリケーションのあるバージョンが宛先ＰＣ２３０若しくはプリンタ１０２にインストールされていなくてもこのような機能を提供することができる。以下の説明では、受取人がＰＣ２３０のユーザであり、プリンタ１０２へ物理的にアクセス（接近）することが可能であり、ユーザ１０１とＰＣ１０９は、宛先ＰＣ２３０及びプリンタ１０２に関して場所が離れているとする。しかし、本発明は、ユーザ１０１と、装置１０９、２３０及び１０２の実際の物理的な居場所或いは設置場所とは無関係に実施される。
【００７１】
宛先ＰＣ２３０は、パーソナルコンピュータであるが、しかし、プリンタ、ファックス装置、多機能装置、携帯情報端末（ＰＤＡ）などの装置をＰＣ２３０の代わりに使用しても構わない。ＰＣ２３０で動かされる電子メール処理ソフトウェア２３３は、ＰＣ１０９から受信した印刷資格４０１を自動的に処理し、印刷資格４０１に関する出力をユーザ２４１へ提示し、プリンタへのアクセスのためのプリンタアドレス及び許可情報を含む印刷要求４０２の送信を取り扱う。これらの電子メール動作は、例えば、周知技術に従って、着信電子メールメッセージに応答するスクリプトを使用して実施される。ソフトウェア・コンポーネント２３３は、オペレーティングシステム導入の一部としてプレインストールしてもよく、或いは、いつでもインストールできる。
【００７２】
図４に示された他のコンポーネントは、図１に関して説明した対応したコンポーネントと実質的に同じである。
【００７３】
ユーザ１０１は、ＰＣ１０９で、印刷文書１１３に関して特定の宛先ＰＣ２０３又は宛先ユーザ２４１を認証する（資格を与える）コマンドを起動する。一実施例において、印刷資格コマンドは、例えば、印刷されるべき文書１１３の標識と、宛先ＰＣ２０３又は宛先ユーザ２４１の電子メールアドレスを含む。印刷コマンドを起動し、印刷対象のファイルを指定し、付加的なパラメータ及び選好情報を与える特別の技術は、図１及び６を参照して既に説明した通りである。ユーザ１０１は、ＰＣ２３０若しくはユーザ２４１と関連した電子メールアドレスをタイプ入力することにより、又は、宛先の電子メールアドレスのメニュー若しくはリスト（例えば、前に使用した宛先のリスト）から選択することにより、宛先ＰＣ２３０又は宛先ユーザ２４１を指定することができる。図４及び９の他の実施例では、ユーザ１０１がプリンタ１０２の電子メールアドレスを指定しなくてもよい。
【００７４】
ＰＣ１０９がユーザ１０１から印刷資格コマンドを受け取ると（ステップ９００）、ＰＣ１０９は、印刷資格（情報）４０１を含む電子メールメッセージをＰＣ２３０へ送信する。印刷資格４０１は、所定のフォーマットで供給されるので、ＰＣ２３０で動かされる電子メール処理ソフトウェア２３３によって認識され理解される。印刷資格４０１は、印刷される文書１１３の名前及びサイズのような詳細を含むので、ＰＣ２３０は、印刷ジョブのために適切なプリンタ１０２を選択することができる。他の一実施例では、資格４０１は、ユニフォーム・リソース・ロケータ（ＵＲＬ）又は文書１１３へのその他のポインタを含む。一実施例において、資格４０１は、ポインタに埋め込まれたコードを含み、資格が与えられた受取人として印刷要求の送信元を指定する。
【００７５】
ＰＣ２３０は、印刷資格を受信した旨の標識をユーザ２４１へ提示する。この標識は、オンスクリーン通知、警告、電子メールメッセージの表示などの形式でなされる。一実施例では、ボタン、アイコン、などが与えられ、ユーザ２４１は、文書が印刷されることを要求することができる。例えば、提示される電子メールメッセージは、文書へのリンクが添付され、資格コードを含む。ユーザ２４１は、文書１１３の最新バージョンを取得し、プリンタ１０２で印刷するため、直ちに、或いは、後で、ボタン、アイコンなどをクリックする。ユーザ２４１は、文書１１３の印刷出力のため、特定のプリンタ１０２を選択する機会が与えられ、或いは、印刷出力のためのオプションの組（例えば、コピー部数）が与えられる。しかし、ユーザ１０１の望む範囲がどうであろうと、文書１１３の印刷出力のためのコンフィギュレーション・パラメータ及びオプションは、最初に印刷ジョブに資格を与えるときに、ユーザ１０１によって制御される。
【００７６】
ユーザ２４１が印刷出力を要求するとき、ＰＣ２３０は、印刷ジョブを受容するプリンタ１０２のプリンタ識別子及び許可情報を含む電子メールメッセージ４０２をＰＣ１０９へ送信する。プリンタ識別子は、電子メールアドレスとして与えてもよい。許可情報は、例えば、指定されたプリンタに適切なプリンタドライバを示す標識と、ＰＣ１０９で動かされる印刷レンダリングソフトウェア１１１が印刷ジョブを伝えるために必要な他の情報と、を含む。一実施例において、メッセージ４０２は、印刷資格４０１への参照情報を含むので、ＰＣ１０９は、資格４０１が有効であるか、期限切れではないか、をチェックすることが可能である。例えば、メッセージ４０２は、ＰＣ１０９による真偽の検証のため、印刷資格４０１に与えられたコード、又は、そのコードから導出された情報を含む。一実施例において、メッセージ４０２は、文書１１３の所在場所を見分けるためのＵＲＬ、若しくは、その他のポインタを含む。
【００７７】
一実施例において、メッセージ４０２は、２台以上のプリンタ１０２のためのアドレス及び許可情報を含む。この情報は、例えば、ランク付きりストとして提供される。このため、図２に関して上述したように、ＰＣ１０９がリスト上の先頭のプリンタ１０２に印刷ジョブを送信できない場合、或いは、ＰＣ１０９が印刷ジョブが正常に終了した旨の確認情報を受信できない場合、ＰＣ１０９は、印刷ジョブをリスト上の次のプリンタ１０２へ送信しようとする。このような試みは、印刷ジョブが正常に終了するか、又は、リスト上のすべてのプリンタ１０２に関して試されるまで、必要に応じて、リスト上の順次のプリンタ１０２に関して繰り返される。
【００７８】
資格４０１は、所定の時間の経過後、若しくは、ＰＣ２３０が資格４０１に基づいて所定の数の印刷要求４０２を作成した後に、満了する（期限が切れる）ように設定される。或いは、資格４０１は、期限切れにならないように設定され、或いは、ユーザ１０１によって明示的に指令されたときに期限切れになるように設定される。ＰＣ１０９は、電子メール４０２を受信したとき、資格４０１が期限切れになっているかどうかを判定する。資格が期限切れであるならば、ＰＣ１０９は、文書を供給しない。資格が期限切れではない場合、ＰＣ１０９は、ユーザ１０１によって指定されたパラメータ及びオプションに従って、並びに、ＰＣ２３０から受信した許可情報に従って、文書１１３をレンダリングする（ステップ１００２）。アプリケーション１１０が起動されていない場合、ＰＣ１０９は、印刷レンダリング動作（ステップ１００２）を進めるために、アプリケーション１１０を自動的に起動する。許可情報に指定された宛先プリンタに相応しい印刷レンダリングソフトウェア１１１がレンダリングを実行するため起動される。
【００７９】
文書１１３がレンダリングされると（ステップ１００２）、ＰＣ１０９は、プリンタ１０２へ向けられ、プリントアウト用文書１１５が添付された電子メールメッセージ１０５を作成する。ＰＣ１０９は、ＳＭＴＰのような標準的な電子メール伝送プロトコルを使用して、電子メールメッセージ１０５を送信する（ステップ１００３）。一実施例において、ＰＣ１０９は、ワンタイム・パッド、又は、他の安全な方法を用いて、メッセージ１０５をプリンタ１０２へ送信する。メッセージ１０５の受信後、プリンタ１０２は文書１０５を印刷する（ステップ１００４）。一実施例において、プリンタ１０２が印刷出力１２０を作成すると、プリンタ１０２は、確認情報２４０をＰＣ１０９へ送信する（ステップ１００５）。ステップ１００２乃至１００５の更なる記述は、図１及び６に関して既に説明した。
【００８０】
当業者に明らかであるように、印刷資格４０１、印刷要求４０２、プリントアウト用文書１１５、並びに、確認情報２４０を送信するため、電子メールメッセージ以外の他の伝送技術を使用してもよい。電子メールメッセージは、ファイアウォールが存在する場合でも、ＰＣ１０９とＰＣ２３０の間で送信されるので、電子メールメッセージは好都合であるが、他の実施例では、他の伝送技術が使用される。
【００８１】
図５には、伝送機構として電子メールを使用して文書を印刷する資格を送信する別のシステム５００を説明するブロック図が示されている。図１０には、本発明の一実施例に従って、伝送機構として電子メールを使用して、文書を印刷する資格を送信する一連の手順を説明するイベントトレース図が示されている。図５及び１０に関して説明される技術は、図４及び９に関する上述の技術に類似しているが、印刷ジョブは、ＰＣ１０９からプリンタ１０２へ直接的に送信されるのではなく、ＰＣ２３０によってプリンタ１０２へ回送される。図５に示されたコンポーネントは、図１及び４に関して説明した対応したコンポーネントと実質的に同じである。
【００８２】
ユーザ１０１は、ＰＣ１０９で、印刷文書１１３に関して特定の宛先ＰＣ２０３又は宛先ユーザ２４１を認証する（資格を与える）コマンドを起動する。一実施例において、印刷資格コマンドは、例えば、印刷されるべき文書１１３の標識と、宛先ＰＣ２０３又は宛先ユーザ２４１の電子メールアドレスを含む。印刷コマンドを起動し、印刷対象のファイルを指定し、付加的なパラメータ及び選好情報を与える特別の技術は、図１及び６を参照して既に説明した通りである。ユーザ１０１は、ＰＣ２３０若しくはユーザ２４１と関連した電子メールアドレスをタイプ入力することにより、又は、宛先の電子メールアドレスのメニュー若しくはリスト（例えば、前に使用した宛先のリスト）から選択することにより、宛先ＰＣ２３０又は宛先ユーザ２４１を指定することができる。図５及び１０の他の実施例では、ユーザ１０１がプリンタ１０２の電子メールアドレスを指定しなくてもよい。
【００８３】
ＰＣ１０９がユーザ１０１から印刷資格コマンドを受け取ると（ステップ９００）、ＰＣ１０９は、印刷資格（情報）４０１を含む電子メールメッセージをＰＣ２３０へ送信する。ユーザ２４１が印刷出力を要求するとき、ＰＣ２３０は、印刷ジョブを受け入れるプリンタ１０２の許可情報を含む電子メールメッセージ４０２をＰＣ１０９へ送信する（ステップ９０２）。本実施例において、電子メールメッセージ４０２は、プリンタ１０２の電子メールアドレスを含まない。なぜならば、印刷ジョブはＰＣ２３０によってプリンタ１０２へ回送されるからである。このように、ＰＣ１０９は、プリンタ１０２の電子メールアドレスを知らなくてもよいが、印刷ジョブをプリンタ２３０へ送信することができる。一実施例において、メッセージ４０２は印刷資格４０１への参照情報も含むので、ＰＣ１０９は、資格４０１が有効であるか、期限切れではないか、をチェックすることが可能である。
【００８４】
ＰＣ１０９は、電子メール４０２を受信したとき、資格４０１が期限切れになっているかどうかを判定する。資格が期限切れであるならば、ＰＣ１０９は、文書を供給しない。資格が期限切れではない場合、ＰＣ１０９は、ユーザ１０１によって指定されたパラメータ及びオプションに従って、並びに、ＰＣ２３０から受信した許可情報に従って、文書１１３をレンダリングする（ステップ１００２）。アプリケーション１１０が起動されていない場合、ＰＣ１０９は、印刷レンダリング動作（ステップ１００２）を進めるために、アプリケーション１１０を自動的に起動する。許可情報に指定された宛先プリンタに相応しい印刷レンダリングソフトウェア１１１がレンダリングを実行するため起動される。
【００８５】
文書１１３がレンダリングされると（ステップ１００２）、ＰＣ１０９は、ＰＣ２３０へ向けられ、プリントアウト用文書１１５が添付された電子メールメッセージ１０５を作成する。ＰＣ１０９は、ＳＭＴＰのような標準的な電子メール伝送プロトコルを使用して、電子メールメッセージ１０５を送信する（ステップ１００３）。一実施例において、ＰＣ１０９は、ワンタイム・パッド、又は、他の安全な方法を用いて、メッセージ１０５をＰＣ２０３へ送信する。メッセージ１０５の受信後、ＰＣ２０３は、プリントアウト用文書２３４として印刷ジョブをプリンタ１０２へ回送し（ステップ８０３）、プリンタ１０２は文書１０５を印刷する（ステップ１００４）。ＰＣ２３０は、印刷ジョブをプリンタへ送信するための通常の技術を含む任意の技術、或いは、電子メールによって、文書２３４をプリンタ１０２へ送信可能である。ある種の実施例では、プリンタ１０２は、電子メールアドレスを保持する必要が無く、或いは、電子メールによってアクセスできなくても構わない。なぜならば、印刷ジョブは、電子メール伝送以外の手段を用いて、ＰＣ２３０からプリンタ１０２へ送信されるからである。一実施例において、ＰＣ２３０が、プリンタ１０２は印刷出力１２０を作成した旨の確認情報を受信すると、一実施例では、ＰＣ２３０は、印刷の確認情報をＰＣ１０９へ送信する（ステップ１００５）。
【００８６】
当業者に明らかであるように、印刷資格４０１、印刷要求４０２、プリントアウト用文書１１５、並びに、確認情報を送信するため、電子メールメッセージ以外の他の伝送技術を使用してもよい。電子メールメッセージは、ファイアウォールが存在する場合でも、ＰＣ１０９とＰＣ２３０で送信されるので、電子メールメッセージは好都合であるが、他の実施例では、他の伝送技術が使用される。
【００８７】
［ソフトウェア・インプリメンテーション］
上述の通り、本発明は、ソフトウェア・コンポーネント１１０、１１１、１０４及び２３３を使用して実現される。ソフトウェア・コンポーネント１１０及び１１１はＰＣ１０９に組み込まれ、ソフトウェア・コンポーネント１０４はプリンタ１０２に組み込まれ、ソフトウェア・コンポーネント２３３は宛先ＰＣ２３０に組み込まれる。
【００８８】
プリンタ１０２に組み込まれた電子メール処理ソフトウェア１０４は、ＰＣ１０９からの電子メール送信された印刷コマンドを認識し、このようなメッセージからプリントアウト用文書１１５を取り出し、それに応じて、文書１１５を印刷する。一実施例において、プリントアウト用文書１１５は、ポストスクリプト（ＰｏｓｔＳｃｒｉｐｔ）フォーマットで与えられ、或いは、プリンタ１０２が特定のソフトウェア・アプリケーションを組み込み若しくは実行しなくても、読み出し印刷することができるその他のフォーマットで与えられる。
【００８９】
アプリケーション１１０は、ユーザが電子文書１１３を作成し編集するため使用するＭｉｃｒｏｓｏｆｔ　Ｗｏｒｄのような従来のソフトウェア・アプリケーションである。印刷レンダリングソフトウェア１１１は、オペレーティングシステムのコンポーネント、アプリケーション１１０のコンポーネント、或いは、プラグインなどであり、文書１１３をプリントアウト用フォーマットでレンダリングする機能を含む。電子メールソフトウェア１１２は、Ｍｉｃｒｏｓｏｆｔ　Ｏｕｔｌｏｏｋのような従来のソフトウェアであり、電子メールメッセージを作成し送信する。ソフトウェア１１２は、例えば、自動化スクリプトを用いて、本発明の技術に従って電子メールメッセージ１１５を自動的に作成し送信するように設定してもよい。
【００９０】
ソフトウェア１０４及び２３３は、印刷を要求する新しい電子メールメッセージ若しくは印刷する四角を与える新しい電子メールメッセージが存在するかどうかを判定するため、ＰＣ２０３又はプリンタ１０２と関連付けられた電子メールサーバ（図示せず）を定期的にポーリングする。このようなポーリングは、例えば、マイクロソフト社Ｏｕｔｌｏｏｋのような従来の電子メールクライアントの関数的能力を使用して実行されるか、又は、特定の電子メールクライアント・ソフトウェア・アプリケーションに依存することがないように、ソフトウェア１０４及び２３３の関数としてプログラミングされる。
【００９１】
［電子メールフォーマット］
一実施例において、上述の通り、本発明は、ディレクトリ情報と文書のための種々の要求及び応答用の伝送メカニズムとして、電子メールを利用する。次に、ディレクトリ情報要求、ディレクトリ情報送信、文書送信要求、及び、印刷可能文書送信のための電子メールフォーマットの例を説明する。上述の通り、本発明の様々なコンポーネントは、これらのフォーマットに従って電子メールを作成し、電子メールに応答するように構成される。当業者に明らかであるように、以下の電子メールフォーマットは、単なる例示であり、これらの例の代わりに他のフォーマットを使用しても構わない。
【００９２】
印刷要求：＜ＰｒｉｎｔＲｅｑｕｅｓｔ＞
件名：＜印刷要求＞
送信者：ＰＣ１０９の電子メールアドレス
宛先：プリンタ１０２（又は、ある種の実施例では、ＰＣ２３０）の電子メールアドレス
メッセージ本文：空白
添付：プリントアウト用文書
【００９３】
印刷確認：＜ＰｒｉｎｔＣｏｎｆｉｒｍａｔｉｏｎ＞
件名：＜印刷確認＞
送信者：プリンタ１０２の電子メールアドレス
宛先：ＰＣ１０９の電子メールアドレス
メッセージ本文：空白
添付：なし
【００９４】
許可情報：＜ＰｒｉｎｔＰｅｒｍｉｓｓｉｏｎｓ＞
件名：＜印刷許可＞
送信者：ＰＣ２３０の電子メールアドレス
宛先：ＰＣ１０９の電子メールアドレス
メッセージ本文：許可情報（及び、選択的にプリンタアドレス）
添付：なし
【００９５】
印刷資格：＜ＰｒｉｎｔＡｕｔｈｏｒｉｚａｔｉｏｎ＞
件名：＜印刷資格＞
送信者：ＰＣ１０９の電子メールアドレス
宛先：ＰＣ２３０の電子メールアドレス
メッセージ本文：空白
添付：資格コードと、文書１１３へのリンク
【００９６】
当業者に明らかであるように、本発明の本質的な特徴を失うことなく、他のユーザ・インタフェース及びコンフィギュレーションを実施することができ、かつ、上記のユーザ・インタフェース画面における特定のレイアウト並びに形状は、単なる例示である。上記の例からわかるように、本発明は、伝送機構として電子メールを使用してプリントアウト用電子文書をプリンタへ送信する手法を提供する。この分野に習熟している人に明らかであるように、本発明は、本発明の精神若しくは本質的な特徴から逸脱することなく、他の特定の形態で実施可能である。例えば、上記の特定のアーキテクチャは、本発明の一実施例の例示に過ぎない。上述の機能的な要素及び方法の手順は、本発明を実施するための手法の典型的な例示として当てられたものであり、当業者に明らかであるように、多数の他の実現形態が特許請求の範囲に記載された発明から逸脱することなく考えられる。同様に、モジュール、プロトコル、機能、属性、或いは、その他の局面の特有の大文字化又は命名は、不可欠な事項ではなく、重大な事項でもない。また、本発明又は本発明の機能を実現するメカニズムには、様々な名前や様々な形式がある。したがって、本発明の開示は、例示を目的とするものであって、請求項に係わる発明の範囲を限定するものではない。
【００９７】
本願は、参考のため引用する２００１年１０月２９日に出願された発明の名称が「情報家電機器のネットワークにおける非同期的無意識検索」である米国特許出願第１０／０４６，４４７号の一部継続出願に関連している。
【００９８】
本願は、参考のため引用する２００２年６月５日に出願された発明の名称が「文書の遠隔検索」である米国特許出願に関連している。
【００９９】
更に、本願は、参考のため引用する２００２年７月２日に出願された発明の名称が「遠隔文書伝送」である米国特許出願第１０／１８８９１２号に関連している。
【図面の簡単な説明】
【図１】伝送機構として電子メールを使用してプリントアウト用電子文書をプリンタへ送信するシステムを説明するブロック図である。
【図２】プリンタの電子メールアドレスが未知である場合に、伝送機構として電子メールを使用してプリントアウト用電子文書をプリンタへ送信するシステムの一実施例を説明するブロック図である。
【図３】プリンタの電子メールアドレスが未知である場合に、伝送機構として電子メールを使用してプリントアウト用電子文書をプリンタへ送信するシステムの別の実施例を説明するブロック図である。
【図４】伝送機構として電子メールを使用して文書を印刷する資格を送信するシステムの一実施例を説明するブロック図である。
【図５】伝送機構として電子メールを使用して文書を印刷する許可を送信するシステムの別の実施例を説明するブロック図である。
【図６】伝送機構として電子メールを使用してプリントアウト用電子文書をプリンタへ送信する一連の手順を説明するイベントトレース図である。
【図７】プリンタの電子メールアドレスが未知である場合に、伝送機構として電子メールを使用してプリントアウト用電子文書をプリンタへ送信する一連の手順の一実施例を説明するイベントトレース図である。
【図８】プリンタの電子メールアドレスが未知である場合に、伝送機構として電子メールを使用してプリントアウト用電子文書をプリンタへ送信する一連の手順の別の実施例を説明するイベントトレース図である。
【図９】伝送機構として電子メールを使用して文書を印刷する資格を送信する一連のステップの一実施例を説明するイベントトレース図である。
【図１０】伝送機構として電子メールを使用して文書を印刷する許可を送信する一連のステップの別の実施例を説明するイベントトレース図である。
【図１１】コンテクスト（状況）に依存したメニューを使用して印刷コマンドを起動するユーザ・インタフェース画面の一例の説明図である。
【図１２】アプリケーション内から印刷コマンドを起動するユーザ・インタフェース画面の一例の説明図である。
【図１３】印刷コマンドの宛先とその他のパラメータを指定するユーザ・インタフェース画面の一例の説明図である。
【符号の説明】
１０４　　電子メール処理ソフトウェア
１０５　　電子メールメッセージ
１１０　　アプリケーション
１１１　　印刷レンダリングソフトウェア
１１２　　電子メールソフトウェア
１１３　　電子文書
１１５　　プリントアウト用文書
１２０　　印刷出力
２４０　　確認情報[0001]
TECHNICAL FIELD OF THE INVENTION
The present invention relates to document printing, and more particularly, to a method and system for transmitting an electronic document for printout to a printer using electronic mail as a transmission mechanism.
[0002]
[Prior art]
Document transmission by e-mail is well known in the prior art, and has begun to spread with the realization of a ubiquitous environment in which anyone can access the Internet anytime and anywhere. The most widespread application of such e-mail transmission is in e-mail transmission from one computer to another. However, since most other types of devices, such as printers, document storage devices, etc., are configured for Internet Protocol and connectivity, e-mail transmission between these various types of devices is an efficient transmission mechanism. Has appeared.
[0003]
For example, an e-mail address is assigned to the printer, and the printer is set to print a document received at the e-mail address. Such an arrangement provides a simple way to achieve network connectivity and printer (or other resource) accessibility. A user can send a document to a printer from a location that has the ability to send an email (under security conditions such as a firewall). Typically, this is done by attaching the document to an email message, specifying the printer's email address, and sending the email. The document is Microsoft Word's (for word processing documents). doc format or Microsoft Excel (for spreadsheet documents). Conventional formats such as the xls format may be used.
[0004]
To enable the printer to properly process incoming documents, the printer runs an automated script that provides instructions to receive and process incoming email. Further, printers generally need to run some version of the software used to create the document to be printed, or a designated software version with the ability to read and render the received document. For example, if a printer receives a Microsoft Word document for printing, the printer typically has the ability to read a version of the Microsoft Word program (or Microsoft Word file) and render the file for printing. Other software programs), the document cannot be printed out.
[0005]
It is often inconvenient or infeasible for a destination printer to run a software application such as Microsoft Word to implement e-mail printing. One disadvantage is that such software applications typically include a number of configuration options that are specific to a particular facility. If the software of the printer is not configured in the same way as the software of the user's computer, the output as expected by the user is not obtained. In practice, in such a situation, the user may be required to perform key printing operations such as, for example, paper size, printout orientation (portrait or landscape), number of copies, whether or not to include hidden characters (hidden-text). You cannot control the element properly. Such elements are typically selected by a user using a print setup dialog box, but when a document is e-mailed to a printer that is automatically printed after receipt, the user is prompted for such elements. Lose control.
[0006]
In addition, complete versions of such software applications are often very large, processor intensive, and place excessive demands on the processor time of the printer. Running such an application on the printer side is an inefficient use of system resources. This is because the printer cannot use most of the functions of the software application and is forced to run the application only to facilitate printing. Although a reduced version of such a software application is one viable option, such a reduced version is not always available.
[0007]
Even if a reduced version is available, or if the printer can run the full version without adverse effects, there are other drawbacks. Printers cannot print a document unless some version of the software that created the document is running on the printer, which limits the freedom of choice as to which printer to select for a particular print job . To be convinced that a printer has the capability to print a particular document, the user must know which printer is running which application (and, if possible, which version of the application). It is necessary to know. The user is discouraged by such restrictions on flexibility and restrictions on the degree of freedom in selecting a print destination.
[0008]
Another disadvantage of the conventional approach of sending documents to a printer using e-mail is that the user is required to specify the e-mail address of the printer. If a user (first user) wants a second user to obtain a printed copy of a document on a printer located near the second user, unless the email address of the particular printer is known, There is generally no mechanism for sending a print job to an appropriate printer. Thus, the user, as an alternative, simply sends the document to a second user, allowing the second user to print the document as needed. However, such an approach has several disadvantages. For example, a document may not be printed in the same format as originally intended, a second user may improperly modify the document before printing, and a second user may manually modify the received document. Opening and printing is required, and there is a drawback that the user feels troublesome.
[0009]
Moreover, if a user sends a document to a second user and subsequently corrects or updates the document, the second user may not be aware that his received document is an older version of the document. Absent. Thereafter, the second user prints the received document and misunderstands that the printed version is the latest available version of the document.
[0010]
[Problems to be solved by the invention]
Therefore, there is a need for a way for a printer to print a document received by e-mail without requiring the printer to run or activate a version of the software that created the document. Further, there is a need for a method of transmitting a print job to a printer by e-mail while maintaining the setting conditions and preferences of a document to be printed. Further, there is a need for a mechanism for transmitting a printable (printout) document to a printer using electronic mail. Further, there is a need for a method of transmitting a printout document to a printer that is easily used by the second user without the first user specifying the e-mail address of the printer. Furthermore, even if a correction is made after the document has been transmitted, a method of ensuring that the version of the printed document is the latest current version of the document and transmitting the document to a second user for printing. is necessary.
[0011]
What is further needed is a technique for avoiding the above limitations, minimizing overhead, and improving efficiency in a technique for sending a print job to a printer.
[0012]
[Means for Solving the Problems]
The present invention relates to a method, a system, and a computer program for transmitting a printable electronic document using electronic mail as a transmission mechanism. In response to the user's request, the source PC sends the document in a printable format, so the printer does not need to run or launch the software application used to create the document. Further, by rendering the document at the source PC, the present invention ensures that the print settings and preference information selected by the user are maintained. The user does not need to worry about whether the destination printer has the appropriate software or is properly configured for the user's documents. In another embodiment, the user is given permission to print a localized document. Subsequently, when the recipient wants to print the document, the latest version is retrieved from the source PC, so the printed document reflects the changes made after permission was granted.
[0013]
In the following description, the term “source PC” indicates a PC (or other device) in which a desired electronic document is stored. The document is stored, for example, in a hard disk device attached to the PC, or in another storage device (such as a network-connected drive device) accessible to the PC. The term "destination" refers to the PC (or other device) to which the electronic document is sent. The terms "remote PC" and "remote location" refer to the location where the user sends an electronic document. In general, in the following example, the user is at a location remote from both the source PC and the destination, but the invention is implemented independently of the actual physical location of the user and the device.
[0014]
The present invention provides a method for printing a document received by an e-mail on a printer without the printer running or activating a version of software that created the document. According to the present invention, the transmission source PC renders the document and transmits the document in the printout format to the printer. Because the document is rendered for printing and arrives at the printer in a printable form, the printer does not need to run or launch the software application used to create the document. Further, by rendering the document on the source PC side, the present invention ensures that the user's selected print setting conditions and preferences are maintained. The user does not need to worry if the destination printer is equipped with the appropriate software or is configured to be appropriate for the user's document.
[0015]
In one embodiment, the source PC encrypts the document before sending the document to the printer. The password is provided to the printer for authentication purposes. The password may be given in advance, or may be associated with the document, or an attendant at the printer may manually key in the password.
[0016]
In another embodiment, the present invention facilitates transmission of a printout document from a source PC to a destination printer without requiring the user to specify the email address of the destination printer. Rather, the user specifies that the document should be sent to the second user with the intention of receiving the document that the second user has printed out. The print job is located at a convenient location from the perspective of the second user and is automatically routed to a printer suitable for the print job. Thus, the present invention provides for hardcopy printing of a document forwarded to a second user using a printing device located near or convenient to the second user. Implements a document communication mechanism similar to fax transmission in that it produces output.
[0017]
In such an embodiment, the first user provides the email address of the second user or the email address of the second user's computer. The transmission source PC transmits the print request e-mail message to the specified e-mail address. The destination PC automatically responds by forwarding the print request to a conveniently installed and configured printer. Since the destination PC gives the e-mail address of the printer to the source PC, the source PC can subsequently send the print job directly to the printer by e-mail. If necessary, the receiving PC may send one or more alternative printer email addresses to the sending PC so that it can be used when the original printer is unavailable due to failure, out of paper, or other reasons. give. Alternatively, the receiving PC receives the print job and forwards the print job to an appropriate printer by e-mail. In either alternative, the source PC receives the "permission information" (from the destination PC, printer, or other node in the system) before starting to send the document. This permission information contains details about the available printers, for example, the technical capabilities of the printer, the print format, the available paper trays, and the like. Thus, the source PC can provide the first user with a series of options that are equivalent to the options available when printing locally.
[0018]
In another embodiment, the present invention provides that when a second user receives a document for printing and then prints the received document, the printed version is the latest version of the document available. Provide a guarantee mechanism. Thus, even if a document is corrected or updated after the first user sends the document to the second user, the version available for printing by the second user is the latest correct version. The present invention provides such a mechanism by sending a pointer or link to the document on the first user's computer instead of sending the actual document itself. Along with the link, the e-mail from the first user includes a key code or other permission information to allow the second user's computer to access the print document. Thus, when a second user attempts to print a document, the document is automatically accessed by a link, retrieved, printed, and assured that the printed version is the latest version of the document.
[0019]
The present invention avoids the disadvantages and limitations of the prior art while providing a technique for sending documents to a printer by e-mail. By transmitting a printout version of the document, the present invention ensures that the hardcopy printout is accurate and conforms to the preferences and configuration parameters of the source PC. Further, the present invention provides for sending e-mail to a printer in a secure manner without requiring a copy of the application used to create the document to be installed on the printer. Finally, the present invention provides a mechanism for sending a document to a printer conveniently located near a designated recipient without having to specify the printer's email address.
[0020]
BEST MODE FOR CARRYING OUT THE INVENTION
The accompanying drawings show a preferred embodiment of the present invention for illustrative purposes only. Those skilled in the art will readily appreciate from the following description that alternative embodiments of the structures and methods disclosed herein may be utilized without departing from the principles of the disclosed invention.
[0021]
In the following description, for purposes of explanation, various specific details are set forth in order to provide a thorough understanding of the present invention. As will be apparent to those skilled in the art, the present invention may be practiced without these specific details. In another example, structures and devices are shown in block diagram form in order to avoid obscuring the present invention.
[0022]
The term “one embodiment” or “an embodiment” in the present specification means that a specific function, structure, or characteristic described in connection with the embodiment is included in at least one embodiment of the present invention. means. The appearances of the phrase "in one embodiment" in various places in the specification are not necessarily all referring to the same embodiment.
[0023]
Portions of the following detailed description are provided in terms of algorithms and symbolic representations of operations on data bits within a computer memory. These algorithm descriptions and representations are the means used by those skilled in the data processing arts to communicate a summary of their work to others skilled in the art as efficiently as possible. An algorithm is here, and generally, conceived to be a self-consistent sequence of steps leading to a desired result. Steps require physical manipulation of physical quantities. Usually, though not necessarily, these quantities take the form of electrical or magnetic signals to which storage, transfer, synthesis, comparison, and other operations can be applied. These signals are referred to as bits, values, elements, symbols, characters, terms, numbers, and the like, primarily because they are commonly used.
[0024]
However, all these terms, as well as similar terms, should be associated with the appropriate physical quantities and are merely convenient labels applied to these quantities. Unless otherwise noted, as will be apparent from the description below, discussions using terms such as "processing,""computing,""calculation,""determining," and "displaying" Reference is made to the operation and processing of a computer system or similar electronic computing device, which operates on data expressed as physical (electronic) quantities in registers and memories of the computer system, It is converted to other data, which is also represented as a physical quantity in a memory or register of the system or other such information storage device, transmission device or display device.
[0025]
The invention also relates to an apparatus for performing an operation. The apparatus comprises a general-purpose computer specially constructed for the required purposes, or selectively activated or reconfigured by a computer program stored on the computer. Such a computer program is stored in a computer-readable recording medium. Examples of the computer-readable recording medium include any type of disk such as a flexible disk, an optical disk, a CD-ROM, a magneto-optical disk, a read-only memory (ROM), a random access memory (RAM), It includes, but is not limited to, EPROM, EEPROM, magnetic or optical cards, or any type of media suitable for storing electronic instructions. Each medium is connected to a computer system bus.
[0026]
The algorithms and displays in the following description are not inherently associated with a particular computer or other device. A variety of general-purpose systems may be used with programs in accordance with the teachings below, or it may prove advantageous to construct more specialized apparatus to perform the required method steps. . The required structure for a variety of these systems will appear from the description below. In addition, the present invention is not described with reference to any particular programming language. Various programming languages are used to implement the teachings of the present invention described below.
[0027]
Further, the invention described in the claims operates on an information system and operates in conjunction with the information system. The information system as claimed is a complete workflow system or a part of a workflow system as detailed in the preferred embodiment. For example, while the present invention operates on an information system, the information system may be any browser in the simplest sense for presenting and displaying objects. Thus, the present invention is capable of operating on any information system, from an information system with a minimum of functions to an information system with all the functions described below.
[0028]
[system]
FIG. 1 is a block diagram illustrating a system 100 for sending a printout electronic document to a printer using e-mail as a transmission mechanism in accordance with one embodiment of the present invention. FIG. 6 is an event trace diagram illustrating a series of procedures for transmitting a printout electronic document to a printer using electronic mail as a transmission mechanism according to one embodiment of the present invention. The user 101 interacts with the PC 109. Although the PC 109 is described as a normal personal computer for the purpose of illustration, a printer, a fax machine, a multi-function device, a PDA (Personal Digital Assistant), or another device may be used instead of the PC 109. it can. Printer 102 is a conventional networked printer, and user 101 desires to send a document to the printer to create a hardcopy output. As will be apparent to those skilled in the art, other types of output devices can be used, including document storage devices, displays, and the like.
[0029]
The PC 109 may be realized as a conventional personal computer including a central processing unit, an input / output device, a memory, and a storage device such as a hard disk device (not shown). In one embodiment, PC 109 runs an operating system such as Microsoft Windows XP or UNIX, which includes a graphical user interface that provides control and file management functions. The PC 109 also has other functions, for example, executing additional applications such as word processors, e-mail, spreadsheets, and web applications.
[0030]
The storage device of the PC 109 stores documents, files, applications, and the like generally stored in such a medium, and particularly stores the electronic document 113. The document 113 is a document created by the application 110 of the PC 109 or a document received or obtained from another information source, for example, by downloading or receiving it by e-mail. . Generally, as is known in the art, user 101 launches application 110 to open, view, or edit electronic document 113. For example, if the document 113 was created using Microsoft Word, the user launches Microsoft Word to open, view, or edit the electronic document 113. Further, according to the prior art, since the operating system of the PC 109 can recognize the file type, when the user 101 inputs a command to open the document 113 (for example, by double-clicking the icon representing the document 113), the PC 109 , Inspects the file type of the document 113, automatically starts the application 110 associated with the file type, and opens the document 113 from within the application 110. Generally, when the application 110 for the file type of the document 113 is not available, the PC 109 cannot open the document 113.
[0031]
It should be noted that the PC 109 and the printer 102 use conventional protocols and techniques for network communication and infrastructure, such as the Internet, a local area network (LAN), a wide area network (WAN), etc. (Not shown). This allows the PC 109 and the printer 102 to each establish and maintain a network connection using standard network protocols such as TCP / IP, HTTP and SMTP, as is known in the art. Software and software. Although the present invention may be implemented on virtually any type of computer network, for convenience of explanation, in the following description, the network will be capable of supporting and sending e-mail messages from one node to another. Suppose the case where is provided.
[0032]
In one embodiment, the functionality of the present invention is implemented as multiple software components. The print rendering software 111 operated by the PC 109 has a function of creating a printable (printout) document 115 according to a technique known in the related art. For example, given a Microsoft Word document, the software 111 creates a PostScript (PostScript) file containing a printable image representation for each page of the document. The e-mail software 112 run on the PC 109 creates and sends an e-mail message such as the message 105. In one embodiment, software 112 automatically creates message 105, attaches printout document 115, and causes message 105 to be transmitted, as described in greater detail below. Such operations of the print rendering software 111 and the e-mail software 112 are performed when a command or a request for transmitting a file to the printer 102 from the user 101 is received. In one embodiment, PC 109 encrypts document 115 before transmission.
[0033]
The e-mail processing software 104 executed on the printer 102 automatically processes the received e-mail including the printout document 115. In one embodiment, software 104 performs such automatic processing by removing the attachment and printing document 115. These operations are performed, for example, using a script that responds to incoming email messages according to the prior art. In one embodiment, software 104 decrypts document 115 before printing document 115. In one embodiment, the user or attendant must enter a password at the printer 102 and / or provide biometric verification information before decrypting or printing the document 115. This password may be the user's private key (via a public / private key cryptosystem known in the art). Alternatively, the password may be selected from a one-time pad or a list of unique passwords. The initial prompt indicates the password that the user must enter from the provided list. In one embodiment, this password is known when the document is first encrypted. The advantage of the one-time pad method is that knowing one password does not provide information about other passwords to be used.
[0034]
In one embodiment, the e-mail processing software is configured with a timeout parameter, so that the printout document is automatically deleted if it is present on the printer after the timeout period has elapsed. This timeout can be expressed as a fixed length of time or a specific clock time (eg, 1:25 AM Pacific Time). The document is deleted regardless of whether it was printed or not. That is, the document is retained after printing in anticipation of the user requesting another hardcopy.
[0035]
The software components 111, 112 and 104 may be pre-installed as part of the operating system installation, or may be installed at any time.
[0036]
The user 101 starts a print command specifying the destination printer 102 on the PC 109. In one embodiment, the print command contains, for example, information specifying the document 113 to be printed and the e-mail address of the destination printer 102. The user 101 may also specify other parameters and preferences, such as number of copies, paper type, scaling. In one embodiment, all such parameters are specified using a print dialog box, known in the art. The user 101 can specify a file to be printed using a known method. The known methods include, for example, the following methods.
-Right-click the icon representing the document to activate the context-sensitive menu, and select a print command from the context-sensitive menu.
When the document 113 is opened, a print command is selected from within the application 110.
Select a print command from the operating system menu and select the document 113 from the dialog box.
-Type in the file name including path information as needed.
Select from recently (or widely) accessed documents.
[0037]
The user 101 can specify the destination printer 102 by typing in an e-mail address associated with the printer 102 or by selecting from an available printer 102 menu or list.
[0038]
FIG. 11 shows an example of a user interface screen 1100 for selecting a print command 1102 from the context-dependent menu 1101. The user 101 can activate the menu 1101 by right-clicking the mouse button while the on-screen cursor is placed on the icon representing the document to be printed. In the example of FIG. 11, the document 1103 is highlighted and indicates that the command selected from the menu 1101 is applied to the document 1103. Thus, when the user 101 selects the print command 1102, the document 1103 is sent to the printer according to the disclosed technology.
[0039]
FIG. 12 shows an example of a user interface screen 1200 for selecting a print command 1202 from a menu 1201 in the application 110. The user 101 can activate the menu 1201 by clicking on the menu header 1203 with a mouse button. In the example of FIG. 12, a document named Document1 is opened in Microsoft Word. Thus, when the user 101 selects the print command 1202, the document Document1 is transmitted to the printer according to the disclosed technology.
[0040]
FIG. 13 illustrates an example of a user interface screen 1300 for specifying print parameters and a destination for a print operation according to one embodiment. Dialog box 1300 is presented to user 101, for example, in response to the user initiating a print command in accordance with the techniques described with respect to FIGS. 11 and 12, or using other methods. As will be apparent to those skilled in the art, screen 1300 is merely exemplary, and other arrangements or layouts may be used to specify printing parameters and destinations.
[0041]
In screen 1300, the user designates destination printer 102 by typing the e-mail address of the printer into address field (ADDRESS) 1301. In one embodiment, address field 1301 also functions as a pull-down menu, allowing user 101 to select an email address from a list of email addresses for the printer. This list may be pre-configured to accommodate a known set of printers, or may be dynamically adjusted based on usage, for example, to include recently used printers or recently used printers. May be created. A property button (Properties) 1302 is used to access a screen for setting various characteristics specific to the selected printer. Options button (Options) 1303 is used to access a screen for specifying additional options of the print job. Examples of properties and options include orientation, paper source (tray), duplex printing, hidden text, reverse printing, and the like.
[0042]
A page range selector (Page range) 1304 allows the user 101 to specify a page to be printed in the document. A copy number selector (Copies) 1305 allows the user to specify the number of copies to be printed and whether to print in copies. An enlargement / reduction selector (Zoom) 1306 allows the user 101 to specify a magnification and the number of pages per sheet. Additional parameters and properties are also specified, for example, the particular format of the printout document 115, such as PostScript or Portable Document Format (PDF).
[0043]
After specifying various properties, parameters, and a destination of the print job, the user clicks an OK button 1307 to activate a process of rendering (converting) and transmitting the document 113 as described later. Alternatively, the user 101 clears the screen 1300 and clicks a cancel button (Cancel) 1308 to cancel the printing process.
[0044]
Referring to FIGS. 1 and 6, when the PC 109 receives a print command from the user 101 (step 1001), the PC 109 renders the document 113 according to the specified parameters and options (step 1002). If the application 110 has not been activated, the PC 109 automatically activates the application 110 to advance the operation of the print rendering 1002. The print rendering software 111 is activated to perform rendering. In one embodiment, print rendering software 11 is specialized for the type of printer 102. In another embodiment, print rendering software 111 is general purpose software and has the ability to create a standardized printout document 115 in a format recognized by most printers. The software 111 may be incorporated as a part of the application 110, may be a component of the operating system of the PC 109, may be a plug-in software component, or may be an installed software component. In one embodiment, software 111 renders document 113 in a PostScript format that can be easily read by multiple printers (step 1002).
[0045]
After the document 113 is rendered (1002), the PC 109 creates an e-mail message 105 with the printout document 115 attached to the printer 102. The PC 109 transmits the e-mail message 105 using a standard e-mail transmission protocol such as SMTP (Step 1003). In one embodiment, PC 109 invokes email software 112, which may be a standard email software application, such as Microsoft Outlook. The e-mail software 112 has a script that facilitates automated operations to create and send the message 105 to the printer 102.
[0046]
In one embodiment, PC 109 sends message 105 to printer 102 using a one-time pad or other method. As is known in the art, a one-time pad is a one-time pad in which a randomly generated secret key is used to encrypt a message only once, and then the one-time pad A system that uses a time pad and a key to decrypt a message at a receiving end. E-mail encryption and transmission is, in one embodiment, available from PC Guardian of San Rafael, Calif., At www. pcguardian. It is performed using a product such as Encryption Plus E-mail Enterprise, which is an e-mail plug-in described at http://www.encryption.com. One skilled in the art will recognize that other cryptographic software can be used.
[0047]
After receiving the message 105, the printer 102 prints the document 105 (step 1004). In one embodiment, email processing software 104 installed on printer 105 receives and processes incoming email messages 105. In one embodiment, the e-mail processing software 104 is implemented as a standard e-mail software application with scripts to handle, automatically retrieve, and print attachments. Printer 102 is pre-configured with email processing software 104 that includes instructions for processing received document 115, or the operating system of source PC 102 includes a function for processing received document 115. The output of printer 102 is a hardcopy print output 120. When the printer 102 creates the print output 120, in one embodiment, the printer 102 sends confirmation information 240 to the PC 109 (step 1005). The PC 109 can notify the user 101 of the success of the print job by displaying a dialog box, providing an on-screen message or audio signal, or using other means.
[0048]
To increase security, in one embodiment, printer 102 does not print document 115 until it receives information confirming that an authorized recipient is present at printer 102. User 101 may specify that printer 102 should print document 115 only after authentication of the recipient. The printer 102 prompts for a password on a local keypad or requests a biometric input, such as a thumbprint. Such an input is authenticated before the received document 115 is decrypted and printed. As will be apparent to those skilled in the art, such authentication is performed using conventionally known means, for example, password authentication, biometric authentication, and the like.
[0049]
The present invention can be implemented using the PC 109 and the printer 102 having certain functions (or other transmission mechanisms) for sending and receiving electronic mail. Since the details of the network connectivity of PC 109 and printer 102 are not relevant to the present invention, these components are connected by T1 lines, digital subscriber lines (DSL), cable modems, dial-up connections, and the like. In one embodiment, the printer 102 is connected in an always-on state. In other embodiments, the printer 102 is set to switch on periodically and / or to check for e-mail messages from the PC 109 and provide services as described below. Alternatively, the mail server (not shown) can set the mail server to switch on the printer 102 when receiving the e-mail.
[0050]
As will be apparent to those skilled in the art, transmission techniques other than email messages may be used to transmit the printout document 115 and the confirmation information 240. The e-mail message is conveniently transmitted between the PC 109 and the printer 102 even when a firewall is present. However, in other embodiments, other transmission techniques are used.
[0051]
FIG. 2 is a block diagram illustrating a system 200 for transmitting an electronic document for printout to a printer using an electronic mail as a transmission mechanism when the electronic mail address of the printer is unknown. FIG. 7 illustrates a series of procedures for transmitting a printout electronic document to a printer using an e-mail as a transmission mechanism when the e-mail address of the printer is unknown according to one embodiment of the present invention. A corresponding event trace diagram is shown. The system 200 may, for example, ensure that the user 101 has the same format and print preferences as if the document received by the recipient was printed from the user's 101 PC 109, and that the document 113 Useful when you want to send to a recipient at a location. The system 200 is capable of transmitting the document 113 in such a way that the hardcopy printout 120 preserves all such preferences and prevents the recipient from editing or modifying the document. Moreover, the system 200 provides such functionality without having to install the application 120 or a version of the application on the destination PC 230 or the printer 102. In the following description, it is assumed that the recipient is the user of the PC 230 and can physically access the printer 102, and the user 101 and the PC 109 are remotely located with respect to the destination PC 230 and the printer 102. think of. However, the invention is implemented independently of the actual physical location of the user 101 and the devices 109, 230 and 102.
[0052]
The destination PC 230 is a personal computer, but a device such as a printer, a facsimile device, a multi-function device, or a personal digital assistant (PDA) may be used instead of the PC 230. The e-mail processing software 233 operated by the PC 230 automatically processes the print request 231 received from the PC 109. In one embodiment, software 233 includes printer address and permission information 232 for accessing the printer, driver software for the printer (as well as a list of resident fonts), or on a web site or other accessible location. It performs such automatic processing by sending a link to the driver software at the storage location. In one embodiment, the initial print request 231 identifies the model of the PC 109 (AMD 2400 GHz processor, rev. 2.567) and its operating system (eg, Windows 3.1), so the correct driver is required. -Software or links are provided. According to this structure, the device owner can conveniently update the driver information, and the user 101 does not have to worry about whether he or she has installed the correct driver. When the printout document is created, it is guaranteed that the latest version of the driver is available. These operations are performed, for example, using a script that responds to incoming e-mail messages according to well-known techniques. Software component 233 may be pre-installed as part of the operating system installation, or may be installed at any time.
[0053]
The other components shown in FIG. 2 are substantially the same as the corresponding components described with respect to FIG.
[0054]
The user 101 uses the PC 109 to start a print command that specifies the destination PC 230 or the destination user 241. In one embodiment, the print command includes, for example, an indicator of the document 113 to be printed and the email address of the destination PC 203 or the destination user 241. Special techniques for invoking a print command, specifying a file to be printed, and providing additional parameters and preference information are as described above with reference to FIGS. The user 101 may enter a destination by typing in an email address associated with the PC 230 or the user 241 or by selecting from a menu or list of destination email addresses (eg, a list of previously used destinations). The PC 230 or the destination user 241 can be specified. 2 and 7, the user 101 need not specify the e-mail address of the printer 102.
[0055]
When the PC 109 receives a print command from the user 101 (step 1101), the PC 109 sends an e-mail message including the print request 231 to the PC 230. Since the print request 231 is provided in a predetermined format, it is recognized and understood by the e-mail processing software 233 running on the PC 230. The print request 231 includes details of the requested print job, such as the name and size of the document 113 to be printed, so that the PC 230 can select an appropriate printer 102 for the print job. In another embodiment, print request 231 includes only a request to print without specifying print job details.
[0056]
The PC 230 responds to the print request 231 by transmitting an e-mail message 232 including the printer address of the printer 102 that receives the print job and permission information to the PC 109. The printer address may be provided as an email address. The permission information includes, for example, an indicator indicating a printer driver appropriate for the designated printer, and other information necessary for the print rendering software 111 operated by the PC 109 to transmit a print job.
[0057]
In one embodiment, message 232 includes address and permission information for two or more printers 102. This information is provided, for example, as a ranked list. For this reason, if the PC 109 cannot send a print job to the first printer 102 on the list, or if the PC 109 cannot receive confirmation information that the print job has been completed normally, the PC 109 To the printer 102. Such an attempt is repeated as necessary for successive printers 102 on the list until the print job is successfully completed or tried for all printers 102 on the list. In this way, PC 109 can handle error conditions and other printer problems without sending a new print request 231 to PC 230. In another embodiment, when message 232 includes information about one printer 102, if the first print job was unsuccessful, PC 109 sends a new print request 231.
[0058]
Upon receiving the e-mail message 232, the PC 109 renders the document 113 according to the parameters and options specified by the user 101 and according to the permission information received from the PC 230 (Step 1002). If the application 110 has not been activated, the PC 109 automatically activates the application 110 in order to proceed with the print rendering operation (step 1002). The print rendering software 111 suitable for the destination printer specified in the permission information is activated to execute the rendering.
[0059]
When the document 113 is rendered (step 1002), the PC 109 is directed to the printer 102 and creates an e-mail message 105 with the printout document 115 attached. The PC 109 sends the e-mail message 105 using a standard e-mail transmission protocol such as SMTP (step 1003). In one embodiment, PC 109 sends message 105 to printer 102 using a one-time pad or other secure method. In one embodiment, if the printer 102 does not have the ability to receive documents by e-mail, the PC 109 sends an e-mail message 105 to a printer server (not shown), which prints the document 115 to the printer 102. Forward to
[0060]
Upon receiving the message 105, the printer 102 prints the document 105 (step 1004). When the printer 102 creates the print output 120, in one embodiment, the printer 102 sends confirmation information 240 to the PC 109 (step 1005). Further description of steps 1002 to 1005 has already been described with respect to FIGS.
[0061]
As will be apparent to those skilled in the art, other transmission techniques besides e-mail messages may be used to transmit print request 231, permission information and printer address 232, printout document 115, and confirmation information 240. Good. Although email messages are convenient between PC 109, PC 230, and printer 102, even if a firewall is present, email messages are convenient, but in other embodiments, other transmission techniques may be used. Is done.
[0062]
The above-described system and method for transmitting document 115 directly to printer 102 maintains bandwidth, storage space, memory, and processing power on PC 230 by avoiding transmission of document 115 to PC 230. The PC 230 is not required to process, receive, or open the document 115 in a printout format or the original format 113 of the document. This is especially advantageous when the PC 230 is a portable computer, handheld computer, or PDA that has limited processing power, memory, and storage capacity, or does not have a high-speed connection to a network. It is. Further, the PC 230 (or a corresponding device) does not need to install a specific printer driver or application in order to easily print the document 115. Thus, the present invention increases the efficiency on the PC 230 and reduces the load when receiving and printing a document.
[0063]
In one embodiment, rather than providing the printer address to PC 109, PC 230 may print document 115 or email another PC (not shown) capable of forwarding document 115 to a printer. Supply the address. Generally, in this case, email 232 provides the email address of a PC, printer server, or other device capable of processing or forwarding print jobs.
[0064]
FIG. 3 is a block diagram illustrating another system 300 for transmitting a printout electronic document to a printer using an email as a transmission mechanism when the printer's email address is unknown. I have. FIG. 8 illustrates a series of procedures for transmitting a printout electronic document to a printer using an e-mail as a transmission mechanism when the e-mail address of the printer is unknown according to one embodiment of the present invention. An event trace diagram is shown. The steps shown in FIGS. 3 and 8 are similar to the system shown in FIG. 2 and the steps shown in FIG. 7 described above, except that the print job is directly transmitted from the PC 109 to the printer 102. Instead, the print job is forwarded by the PC 230 to the printer 102. The components shown in FIG. 3 are substantially similar to the corresponding components already described with respect to FIGS.
[0065]
The user 101 activates a print command on the PC 109 and designates the destination PC 203 or the destination user 241. In one embodiment, the print command includes, for example, the sign of the document 113 to be printed and the email address of the destination PC 203 or the destination user 241. Particular techniques for invoking print commands, specifying files to be printed, and providing additional parameters and preference information are as described above with respect to FIGS. User 101 may type in an email address associated with PC 230 or user 241 or select from a menu or list of email addresses for destinations (eg, a list of previously used destinations). , The destination PC 230 or the destination user 241 can be designated. 3 and 8, the user 101 does not need to specify the e-mail address of the printer 102, but the print command includes information describing the destination printer 102, so that the appropriate printer driver Available for use.
[0066]
When the PC 109 receives a print command from the user 101 (Step 1001), the PC 109 transmits an e-mail message including the print request 231 to the PC 230 (Step 801). The PC 230 responds to the print request 231 by transmitting an e-mail message 235 including the permission information of the printer 102 that accepts the print job to the PC 109. In the case of the present embodiment, the e-mail message 235 does not have to contain the e-mail address of the printer 102. This is because the print job is forwarded to the printer 102 by the PC 230. Thus, the PC 109 can transmit the print job to the PC 230 without knowing the e-mail address of the printer 102.
[0067]
Upon receiving the e-mail message 232, the PC 109 renders the document 113 according to the parameters and options specified by the user 101 and according to the permission information received from the PC 230 (Step 1002). If the application 110 has not been activated, the PC 109 automatically activates the application 110 in order to proceed with the print rendering operation (step 1002). The print rendering software 111 suitable for the destination printer specified in the permission information is activated to execute the rendering.
[0068]
When the document 113 is rendered (step 1002), the PC 109 is directed to the printer 102 and creates an e-mail message 105 with the printout document 115 attached. The PC 109 sends the e-mail message 105 using a standard e-mail transmission protocol such as SMTP (step 1003). In one embodiment, PC 109 sends message 105 to PC 230 using a one-time pad or other secure method. Upon receiving the message 105, the PC 230 forwards the print job to the printer 102 as the printout document 234, and the printer prints the document 105 (step 1004). PC 230 can send document 234 to printer 102 by any technique, including conventional techniques for sending print jobs to a printer, or by email. In certain embodiments, the printer 102 need not maintain an e-mail address or may not be accessible by e-mail. This is because the print job is transmitted from the PC 230 to the printer 102 using a means other than the electronic mail transmission. In one embodiment, when the PC 230 receives the confirmation information that the printer has created the print output 120, in one embodiment, the PC 230 transmits the confirmation information of the printing to the PC 109 (Step 1005).
[0069]
As will be apparent to those skilled in the art, other transmission techniques than e-mail messages may be used to transmit print request 231, permission information 235, printout document 115, and confirmation information. E-mail messages are convenient because they are sent on PCs 109 and 230 even if a firewall is present, but in other embodiments, other transmission techniques are used.
[0070]
FIG. 4 shows a block diagram illustrating a system 400 for sending a qualification to print a document using email as a transmission mechanism. FIG. 9 shows an event trace diagram illustrating a series of procedures for sending a qualification to print a document using e-mail as a transmission mechanism in accordance with one embodiment of the present invention. The techniques described with respect to FIGS. 4 and 9 make the document 113 available to the user for printing and ensure that the latest version of the document 113 is printed when the destination user 241 requests a print job. . For this reason, even if the user 101 or another user revise the document 113 after transmitting the print qualification 401, the print output 120 appropriately includes such revision details. The system 400 further ensures that the document printed on the printer 102 has the same format and preferences as printed from the user's 101 PC 109. The document transmission capabilities provided by system 400 prevent hardcopy printout 120 from maintaining such preferences and prevent the recipient from editing or changing the document. Further, system 400 can provide such functionality even if application 110 or a version of the application is not installed on destination PC 230 or printer 102. In the following description, it is assumed that the recipient is the user of the PC 230 and can physically access (approach) the printer 102, and the user 101 and the PC 109 are far apart from each other with respect to the destination PC 230 and the printer 102. . However, the present invention is implemented independently of the user 101 and the actual physical location or location of the devices 109, 230 and 102.
[0071]
The destination PC 230 is a personal computer, but a device such as a printer, a facsimile device, a multi-function device, or a personal digital assistant (PDA) may be used instead of the PC 230. The e-mail processing software 233 operated by the PC 230 automatically processes the print qualification 401 received from the PC 109, presents an output relating to the print qualification 401 to the user 241, and outputs a printer address and permission information for accessing the printer. The transmission of the print request 402 including the print request is handled. These e-mail operations are implemented, for example, using scripts that respond to incoming e-mail messages, according to well-known techniques. Software component 233 may be pre-installed as part of the operating system installation, or may be installed at any time.
[0072]
The other components shown in FIG. 4 are substantially the same as the corresponding components described with respect to FIG.
[0073]
The user 101 uses the PC 109 to activate a command to authenticate (qualify) the specific destination PC 203 or the destination user 241 with respect to the print document 113. In one embodiment, the print qualification command includes, for example, an indicator of the document 113 to be printed and the email address of the destination PC 203 or the destination user 241. Special techniques for invoking a print command, specifying a file to be printed, and providing additional parameters and preference information are as described above with reference to FIGS. The user 101 may enter a destination by typing in an email address associated with the PC 230 or the user 241 or by selecting from a menu or list of destination email addresses (eg, a list of previously used destinations). The PC 230 or the destination user 241 can be specified. In other embodiments of FIGS. 4 and 9, the user 101 need not specify the e-mail address of the printer 102.
[0074]
When PC 109 receives a print qualification command from user 101 (step 900), PC 109 sends an e-mail message including print qualification (information) 401 to PC 230. Since the print qualification 401 is provided in a predetermined format, it is recognized and understood by the e-mail processing software 233 running on the PC 230. Since the print qualification 401 includes details such as the name and size of the document 113 to be printed, the PC 230 can select an appropriate printer 102 for the print job. In another embodiment, credentials 401 include a uniform resource locator (URL) or other pointer to document 113. In one embodiment, the credential 401 includes a code embedded in the pointer and designates the source of the print request as a qualified recipient.
[0075]
The PC 230 presents a sign to the effect that the print qualification has been received to the user 241. The sign may be in the form of an on-screen notification, a warning, the display of an e-mail message, or the like. In one embodiment, buttons, icons, etc. are provided, and the user 241 can request that the document be printed. For example, the presented e-mail message is accompanied by a link to the document and includes a qualification code. The user 241 clicks a button, an icon, or the like immediately or later to acquire the latest version of the document 113 and print it on the printer 102. The user 241 is given the opportunity to select a particular printer 102 for print output of the document 113, or is provided with a set of options for print output (eg, number of copies). However, no matter what the user 101 desires, the configuration parameters and options for printing out the document 113 are controlled by the user 101 when first qualifying the print job.
[0076]
When the user 241 requests a print output, the PC 230 sends an e-mail message 402 including the printer identifier and permission information of the printer 102 that receives the print job to the PC 109. The printer identifier may be provided as an e-mail address. The permission information includes, for example, an indicator indicating a printer driver appropriate for the designated printer, and other information necessary for the print rendering software 111 operated by the PC 109 to transmit a print job. In one embodiment, the message 402 includes reference information to the printing qualification 401, so that the PC 109 can check whether the qualification 401 is valid or has not expired. For example, the message 402 includes a code given to the printing qualification 401 or information derived from the code for the PC 109 to verify the authenticity. In one embodiment, message 402 includes a URL or other pointer to locate document 113.
[0077]
In one embodiment, message 402 includes address and permission information for two or more printers 102. This information is provided, for example, as a ranked list. Therefore, as described above with reference to FIG. 2, when the PC 109 cannot send a print job to the first printer 102 on the list, or when the PC 109 cannot receive confirmation information that the print job has been completed normally, the PC 109 Then, an attempt is made to transmit the print job to the next printer 102 on the list. Such an attempt is repeated as necessary for successive printers 102 on the list until the print job is successfully completed or tried for all printers 102 on the list.
[0078]
The qualification 401 is set to expire (expire) after a predetermined time has elapsed or after the PC 230 has created a predetermined number of print requests 402 based on the qualification 401. Alternatively, the qualification 401 is set to not expire, or set to expire when explicitly commanded by the user 101. When receiving the e-mail 402, the PC 109 determines whether the qualification 401 has expired. If the qualification has expired, PC 109 will not supply the document. If the qualification has not expired, the PC 109 renders the document 113 according to the parameters and options specified by the user 101 and according to the permission information received from the PC 230 (step 1002). If the application 110 has not been activated, the PC 109 automatically activates the application 110 in order to proceed with the print rendering operation (step 1002). The print rendering software 111 suitable for the destination printer specified in the permission information is activated to execute the rendering.
[0079]
When the document 113 is rendered (step 1002), the PC 109 is directed to the printer 102 and creates an e-mail message 105 with the printout document 115 attached. The PC 109 sends the e-mail message 105 using a standard e-mail transmission protocol such as SMTP (step 1003). In one embodiment, PC 109 sends message 105 to printer 102 using a one-time pad or other secure method. After receiving the message 105, the printer 102 prints the document 105 (step 1004). In one embodiment, when the printer 102 creates the print output 120, the printer 102 sends confirmation information 240 to the PC 109 (step 1005). Further description of steps 1002 to 1005 has already been described with respect to FIGS.
[0080]
As will be apparent to those skilled in the art, other transmission techniques than e-mail messages may be used to send the print qualification 401, print request 402, printout document 115, and confirmation information 240. Although email messages are convenient because they are sent between PC 109 and PC 230 even in the presence of a firewall, in other embodiments, other transmission techniques are used.
[0081]
FIG. 5 shows a block diagram illustrating another system 500 for sending eligibility to print a document using email as a transmission mechanism. FIG. 10 shows an event trace diagram illustrating a series of procedures for sending a qualification to print a document using e-mail as a transmission mechanism in accordance with one embodiment of the present invention. The techniques described with respect to FIGS. 5 and 10 are similar to the techniques described above with respect to FIGS. 4 and 9, except that the print job is not transmitted directly from PC 109 to printer 102, but rather by PC 230 to printer 102. Forwarded. The components shown in FIG. 5 are substantially the same as corresponding components described with respect to FIGS.
[0082]
The user 101 uses the PC 109 to activate a command to authenticate (qualify) the specific destination PC 203 or the destination user 241 with respect to the print document 113. In one embodiment, the print qualification command includes, for example, an indicator of the document 113 to be printed and the email address of the destination PC 203 or the destination user 241. Special techniques for invoking a print command, specifying a file to be printed, and providing additional parameters and preference information are as described above with reference to FIGS. The user 101 may enter a destination by typing in an email address associated with the PC 230 or the user 241 or by selecting from a menu or list of destination email addresses (eg, a list of previously used destinations). The PC 230 or the destination user 241 can be specified. In other embodiments of FIGS. 5 and 10, the user 101 need not specify the e-mail address of the printer 102.
[0083]
When PC 109 receives a print qualification command from user 101 (step 900), PC 109 sends an e-mail message including print qualification (information) 401 to PC 230. When the user 241 requests a printout, the PC 230 sends an e-mail message 402 including permission information of the printer 102 that accepts the print job to the PC 109 (Step 902). In this embodiment, the e-mail message 402 does not include the e-mail address of the printer 102. This is because the print job is forwarded to the printer 102 by the PC 230. In this manner, the PC 109 does not need to know the e-mail address of the printer 102, but can transmit the print job to the printer 230. In one embodiment, the message 402 also includes reference information to the printing qualification 401, so that the PC 109 can check whether the qualification 401 is valid or has not expired.
[0084]
When receiving the e-mail 402, the PC 109 determines whether the qualification 401 has expired. If the qualification has expired, PC 109 will not supply the document. If the qualification has not expired, the PC 109 renders the document 113 according to the parameters and options specified by the user 101 and according to the permission information received from the PC 230 (step 1002). If the application 110 has not been activated, the PC 109 automatically activates the application 110 in order to proceed with the print rendering operation (step 1002). The print rendering software 111 suitable for the destination printer specified in the permission information is activated to execute the rendering.
[0085]
When the document 113 is rendered (step 1002), the PC 109 is directed to the PC 230 and creates the e-mail message 105 with the printout document 115 attached. The PC 109 sends the e-mail message 105 using a standard e-mail transmission protocol such as SMTP (step 1003). In one embodiment, PC 109 sends message 105 to PC 203 using a one-time pad or other secure method. After receiving the message 105, the PC 203 forwards the print job to the printer 102 as the printout document 234 (step 803), and the printer 102 prints the document 105 (step 1004). PC 230 can send document 234 to printer 102 by any technique, including conventional techniques for sending print jobs to a printer, or by email. In certain embodiments, the printer 102 need not maintain an e-mail address or may not be accessible by e-mail. This is because the print job is transmitted from the PC 230 to the printer 102 using a means other than the electronic mail transmission. In one embodiment, when the PC 230 receives the confirmation information that the printer 102 has created the print output 120, in one embodiment, the PC 230 transmits the print confirmation information to the PC 109 (Step 1005).
[0086]
As will be apparent to those skilled in the art, other transmission techniques than e-mail messages may be used to transmit the print qualification 401, print request 402, printout document 115, and confirmation information. E-mail messages are convenient because they are sent on PCs 109 and 230 even if a firewall is present, but in other embodiments, other transmission techniques are used.
[0087]
[Software Implementation]
As described above, the present invention is implemented using software components 110, 111, 104 and 233. Software components 110 and 111 are incorporated into PC 109, software component 104 is incorporated into printer 102, and software component 233 is incorporated into destination PC 230.
[0088]
The e-mail processing software 104 incorporated in the printer 102 recognizes the print command transmitted by e-mail from the PC 109, extracts the printout document 115 from such a message, and prints the document 115 accordingly. In one embodiment, the printout document 115 is provided in PostScript format or other format that allows the printer 102 to read and print without the need for the printer 102 to incorporate or execute a particular software application. Given by
[0089]
Application 110 is a conventional software application, such as Microsoft Word, that a user uses to create and edit electronic document 113. The print rendering software 111 is a component of the operating system, a component of the application 110, or a plug-in, and has a function of rendering the document 113 in a printout format. Email software 112 is conventional software, such as Microsoft Outlook, which creates and sends email messages. The software 112 may be configured to automatically create and send an email message 115 according to the techniques of the present invention, for example, using an automated script.
[0090]
Software 104 and 233 may be used to determine whether there is a new e-mail message requesting printing or a new e-mail message giving a square to print, an e-mail server (not shown) associated with PC 203 or printer 102. Polling on a regular basis. Such polling may be performed, for example, using the functional capabilities of a conventional email client, such as Microsoft Outlook, or may not be dependent on a particular email client software application. Is programmed as a function of software 104 and 233.
[0091]
[E-mail format]
In one embodiment, as described above, the present invention utilizes email as a transmission mechanism for various requests and responses for directory information and documents. Next, examples of an e-mail format for directory information request, directory information transmission, document transmission request, and printable document transmission will be described. As described above, various components of the present invention are configured to compose and respond to email according to these formats. As will be apparent to those skilled in the art, the following email formats are merely exemplary, and other formats may be used in place of these examples.
[0092]
Print request: <PrintRequest>
Subject: <Print request>
Sender: Email address of PC109
Destination: Email address of the printer 102 (or PC 230 in some embodiments)
Message body: blank
Attachment: Document for printout
[0093]
Print confirmation: <PrintConfirmation>
Subject: <Print confirmation>
Sender: E-mail address of printer 102
Destination: E-mail address of PC109
Message body: blank
Attachment: None
[0094]
Permission information: <PrintPermissions>
Subject: <Print permission>
Sender: Email address of PC230
Destination: E-mail address of PC109
Message body: permission information (and optionally printer address)
Attachment: None
[0095]
Printing qualification: <PrintAuthorization>
Subject: <Print Qualification>
Sender: Email address of PC109
Destination: E-mail address of PC230
Message body: blank
Attachment: Qualification code and link to document 113
[0096]
As will be apparent to those skilled in the art, other user interfaces and configurations can be implemented without losing the essential features of the present invention, and the particular layout and shape of the user interface screens described above. Is merely an example. As can be seen from the above example, the present invention provides a technique for transmitting a printout electronic document to a printer using electronic mail as a transmission mechanism. As will be apparent to those skilled in the art, the present invention may be embodied in other specific forms without departing from its spirit or essential characteristics. For example, the specific architecture described above is merely illustrative of one embodiment of the present invention. The above functional elements and method procedures have been set forth as exemplary of the techniques for practicing the present invention, and numerous other implementations may be patented as will be apparent to those skilled in the art. It is conceivable without departing from the invention as set forth in the claims. Similarly, the specific capitalization or naming of modules, protocols, functions, attributes, or other aspects is not essential and not critical. Further, the present invention or a mechanism for realizing the function of the present invention has various names and various forms. Accordingly, the disclosure of the present invention is intended to be illustrative, and not to limit the scope of the claimed invention.
[0097]
This application is a continuation-in-part of US patent application Ser. No. 10 / 046,447, filed Oct. 29, 2001, entitled “Asynchronous Unconscious Search in Networks of Information Appliances”, which is incorporated by reference. Related to the application.
[0098]
This application is related to a United States patent application filed Jun. 5, 2002, entitled "Remote Search for Documents," filed on Jun. 5, 2002, which is incorporated by reference.
[0099]
Further, this application is related to US patent application Ser. No. 10 / 188,912, filed Jul. 2, 2002, which is hereby incorporated by reference, and entitled "Remote Document Transmission."
[Brief description of the drawings]
FIG. 1 is a block diagram illustrating a system for transmitting a printout electronic document to a printer using electronic mail as a transmission mechanism.
FIG. 2 is a block diagram illustrating an embodiment of a system for transmitting a printout electronic document to a printer using an electronic mail as a transmission mechanism when an electronic mail address of the printer is unknown.
FIG. 3 is a block diagram illustrating another embodiment of a system for transmitting a printout electronic document to a printer using an electronic mail as a transmission mechanism when an electronic mail address of the printer is unknown.
FIG. 4 is a block diagram illustrating one embodiment of a system for sending a qualification to print a document using electronic mail as a transmission mechanism.
FIG. 5 is a block diagram illustrating another embodiment of a system for transmitting permission to print a document using electronic mail as a transmission mechanism.
FIG. 6 is an event trace diagram illustrating a series of procedures for transmitting a printout electronic document to a printer using electronic mail as a transmission mechanism.
FIG. 7 is an event trace diagram illustrating an embodiment of a series of procedures for transmitting a printout electronic document to a printer using an electronic mail as a transmission mechanism when an electronic mail address of the printer is unknown. .
FIG. 8 is an event trace diagram illustrating another embodiment of a series of procedures for transmitting a printout electronic document to a printer using an electronic mail as a transmission mechanism when an electronic mail address of the printer is unknown. is there.
FIG. 9 is an event trace diagram illustrating one embodiment of a series of steps for sending a qualification to print a document using email as a transmission mechanism.
FIG. 10 is an event trace diagram illustrating another embodiment of a series of steps for sending a permission to print a document using electronic mail as a transmission mechanism.
FIG. 11 is an explanatory diagram of an example of a user interface screen for starting a print command using a menu depending on a context (situation).
FIG. 12 is an explanatory diagram of an example of a user interface screen for starting a print command from within an application.
FIG. 13 is an explanatory diagram of an example of a user interface screen for specifying a destination of a print command and other parameters.
[Explanation of symbols]
104 Email Processing Software
105 Email Message
110 Application
111 print rendering software
112 Email Software
113 Electronic Document
115 Document for printout
120 print output
240 confirmation information

Claims

A method of transmitting a document to an output device, comprising:
Receiving a command to output a document from a user;
Rendering the document in a printable format in response to the command;
Sending an e-mail message with an attached file containing the rendered outputable document to an output device;
Having a method.

Further comprising encrypting the rendered outputable document;
Attachments include rendered and encrypted outputable documents,
The method of claim 1.

The method of claim 1, wherein sending the email message comprises sending the email message to a location behind a firewall.

Formats that can be output are printout formats,
The output device is a printer,
The method of claim 1.

The method of claim 1, wherein the document comprises a document that was previously created using software that is not embedded in the output device or software that is not accessible from the output device.

The method of claim 1, wherein the steps of receiving the command, rendering the document, and sending the email message are performed by a single device.

Prior to the step of rendering the document, further comprising receiving from the user an input specifying at least one output preference setting of the document;
Rendering the document includes rendering the document according to the specified output preference settings;
The method of claim 1.

Maintaining a copy of the rendered printable document on an output device;
Receiving the qualification input at the output device;
Steps to validate the credential input;
Outputting a rendered printable document in response to the validated credential input;
The method of claim 1, further comprising:

The procedure for receiving credentials input is
Instructions for receiving a password,
Receiving biometric validation data;
Including at least one procedure selected from
The method of claim 8.

A method of transmitting a document to an output device, comprising:
Receiving a command to output a document from a user;
Rendering the document in a printable format in response to the command;
Sending an e-mail message with an attached file containing the rendered printable document to a remote device adapted to route the printable document to the output device;
Having a method.

Further comprising encrypting the rendered outputable document;
Attachments include rendered and encrypted outputable documents,
The method of claim 10.

11. The method of claim 10, wherein sending an email message comprises sending an email message across a firewall.

The remote device is a computer,
The output device is a printer,
The method of claim 10.

The command that outputs the document specifies the intended recipient,
The remote device is associated with the intended recipient,
Sending the email message includes sending the email message to an email address associated with the intended recipient.
The method of claim 10.

The method of claim 10, further comprising forwarding the rendered outputable document from a remote device to an output device.

The method of claim 15, further comprising forwarding the rendered document from the remote device to another output device when the output device fails to output the outputable document.

Selecting one of the plurality of output devices for a document that can be output;
Routing the rendered printable document from the remote device to the selected output device;
The apparatus of claim 10, further comprising:

The procedure for selecting one of the multiple output devices is:
Proximity from output device to remote device,
Availability of output devices,
The characteristics of the output device,
User specified preferences,
Automatically selecting one of the plurality of output devices based on at least one of the following:
The method of claim 17.

Maintaining a copy of the rendered printable document on an output device;
Receiving qualification input from the intended recipient user at the output device;
Steps to validate the credential input;
Outputting a rendered printable document in response to the validity of the credentials input;
The method of claim 10, further comprising:

The procedure for receiving credentials input is
Instructions for receiving a password,
Receiving biometric validation data;
Including at least one procedure selected from
The method according to claim 19.

A method of transmitting a document to an output device, comprising:
Receiving a command to output a document from a user;
Sending a print request to a remote device;
Receiving output device identification information from a remote device;
Steps to render the document in a format that can be output,
Sending an email message with an attached file containing the rendered outputable document to the identified output device;
Having a method.

Further comprising encrypting the rendered outputable document;
Attachments include rendered and encrypted outputable documents,
The method of claim 21.

22. The method of claim 21, wherein sending an e-mail message comprises sending an e-mail message across a firewall.

The step of receiving the identification information of the output device includes a step of receiving at least one of the driver and the preference information of the output device,
Rendering the document in an outputable format includes rendering the document using the received driver and / or preference information.
The method of claim 21.

Sending the print request includes sending an e-mail message containing the print request;
Receiving the identification information of the output device includes receiving an e-mail message including the identification information;
The method of claim 21.

The method of claim 21, wherein receiving the identification information of the output device comprises receiving an email address of the output device.

The remote device includes a computer,
Output devices include a printer,
The method of claim 21.

The command that outputs the document specifies the target recipient,
The remote device is associated with the intended recipient,
Sending the print request includes sending the print request to an e-mail address associated with the intended recipient.
The method of claim 21.

Before receiving the identification information of the output device,
Selecting one of a plurality of output devices for a printable document by a remote device;
Transmitting, by the remote device, identification information of the selected output device;
22. The method of claim 21, further comprising:

The procedure for selecting one of the multiple output devices is:
Proximity from output device to remote device,
Availability of output devices,
The characteristics of the output device,
User specified preferences,
Automatically selecting one of the plurality of output devices based on at least one of the following:
The method of claim 21.

The method of claim 21, further comprising receiving a confirmation message from the output device.

Receiving, from a remote device, identification information of at least one other output device;
If the identified output device fails to output a printable document, sending an e-mail message with an attached file containing the rendered printable document to at least one other output device. Instructions,
22. The method of claim 21, further comprising:

Maintaining a copy of the rendered printable document on an output device;
Receiving qualification input from the intended recipient user at the output device;
Steps to validate the credential input;
Outputting a rendered printable document in response to the validity of the credentials input;
22. The method of claim 21, further comprising:

The procedure for receiving credentials input is
Instructions for receiving a password,
Receiving biometric validation data;
Including at least one procedure selected from
34. The method according to claim 33.

A method of transmitting a document to an output device, comprising:
Receiving a command to output a document from a user;
Sending an e-mail message containing a link to the document to the remote device;
Receiving a print request containing a link to the document;
Rendering the document in an outputable format in response to the received print request;
Sending the rendered document;
Having a method.

36. The method of claim 35, wherein sending an email message comprises sending an email message across a firewall.

The received print request specifies the output device,
Sending the rendered document includes sending the rendered document to a designated output device.
36. The method of claim 35.

Sending the rendered document includes sending the rendered document to a remote device that forwards the rendered document to a remote device.
36. The method of claim 35.

The remote device includes a computer,
Output devices include a printer,
36. The method of claim 35.

The method of claim 35, further comprising receiving an acknowledgment message from the output device.

A method for receiving and outputting a document on an output device, comprising:
Receiving, from a remote device, an email message with an attached file containing the rendered outputable document;
Selectively outputting the rendered printable document;
Having a method.

The rendered outputable document is an encrypted document,
Decoding the rendered outputable document.
42. The method of claim 41.

42. The method of claim 41, wherein receiving an e-mail message comprises receiving an e-mail message from across a firewall.

Formats that can be output are printout formats,
The output device includes a printer,
42. The method of claim 41, wherein outputting the rendered outputable format comprises printing the document.

42. The method of claim 41, wherein the document comprises a document that was previously created using software that is not embedded in the output device or software that is not accessible from the output device.

Maintaining a copy of the rendered printable document on an output device;
Receiving the qualification input at the output device;
Steps to validate the credential input;
Further having
Selectively outputting the rendered printable document includes outputting the rendered printable document in response to the validity of the credential input;
42. The method of claim 41.

The procedure for receiving credentials input is
Instructions for receiving a password,
Receiving biometric validation data;
Including at least one procedure selected from
47. The method of claim 46.

A system for transmitting a document to an output device,
A user interface for receiving a command to output a document from a user;
A document rendering device connected to the user interface and responsive to the command to render the document in a format that can be output;
An e-mail transmission module connected to the document rendering device, for transmitting an e-mail message with an attached file including the rendered outputable document to the output device;
A system having:

Further comprising an encryption module connected to the document rendering device for encrypting the rendered outputable document;
Attachments include rendered and encrypted outputable documents,
49. The system of claim 48.

49. The system of claim 48, wherein the email sending module sends the email message to the other side of the firewall.

Formats that can be output are printout formats,
The output device is a printer,
49. The system of claim 48.

49. The system of claim 48, wherein the document comprises a document that was previously created using software that is not embedded in the output device or software that is not accessible from the output device.

49. The system of claim 48, wherein the user interface, the document rendering device, and the email sending module are implemented as software running on a common hardware device.

The user interface receives input from the user specifying at least one output preference setting of the document;
A document rendering device that renders the document according to the specified output preference settings;
49. The system of claim 48.

An output device adapted to receive an email message from an email sending module;
A storage device connected to the output device for holding a rendered outputable document;
A qualification input device connected to the output device for receiving qualification input;
A qualification verification device connected to the qualification input device for verifying the qualification input;
Further having
In response to the validity of the credential input, the output device outputs the rendered outputable document;
49. The system of claim 48.

56. The system of claim 55, wherein the credential input device receives a credential input including at least one selected from the group consisting of a password and biometric verification data.

A system for transmitting a document to an output device,
A user interface for receiving a command to output a document from a user;
A document rendering device connected to the user interface and responsive to the command to render the document in a format that can be output;
An email sending module connected to the document rendering device and for sending an email message with an attached file containing the rendered outputable document to a remote device adapted to route the outputable document to the output device. When,
A system having:

Further comprising an encryption module connected to the document rendering device for encrypting the rendered outputable document;
Attachments include rendered and encrypted outputable documents,
58. The system of claim 57.

58. The system of claim 57, wherein the email sending module sends the email message to the other side of the firewall.

The remote device is a computer,
The output device is a printer,
58. The system of claim 57.

The command that outputs the document specifies the target recipient,
The remote device is associated with the intended recipient,
An email sending module for sending the email message to an email address associated with the intended recipient;
58. The system of claim 57.

58. The system of claim 57, wherein the remote device forwards the rendered printable document to the output device.

63. The system of claim 62, wherein the remote device forwards the rendered document to another output device when the output device fails to output a printable document.

The remote device
Select one of the multiple output devices for a document that can be output,
Forward the rendered printable document to the selected output device,
58. The device of claim 57.

The remote device
Proximity from output device to remote device,
Availability of output devices,
The characteristics of the output device,
User specified preferences,
Selecting one of the plurality of output devices based on at least one of:
65. The system of claim 64.

An output device adapted to receive the outputable document rendered from the remote device;
A storage device connected to the output device for holding a copy of the rendered outputable document;
A qualification input device connected to the output device for receiving qualification input;
A qualification verification device connected to the qualification input device for verifying the qualification input;
Further having
In response to the validity of the credential input, the output device outputs the rendered outputable document;
58. The system of claim 57.

The qualification input device is
Password and
Biometric validation data,
Receiving a qualification input including at least one selected from the group consisting of
70. The system of claim 66.

A system for transmitting a document to an output device,
A user interface for receiving a command to output a document from a user;
An email sending module connected to the user interface for sending the print request to the remote device;
An incoming email processing module for receiving output device identification information from a remote device;
A document rendering device that is connected to the incoming email processing module and renders the document in a format that can be output;
Has,
A system, wherein the email sending module sends an email message with an attached file containing the rendered outputable document to the identified output device.

Further comprising an encryption module connected to the document rendering device for encrypting the rendered outputable document;
Attachments include rendered and encrypted outputable documents,
70. The system of claim 68.

69. The system of claim 68, wherein the email sending module sends the email message to the other side of the firewall.

The output device identification information includes at least one of the output device driver and preference information,
The document rendering device renders the document using the received driver and / or preference information.
70. The system of claim 68.

69. The system of claim 68, wherein the print request and identification information are sent as an attachment to an e-mail message.

69. The system of claim 68, wherein the identification information of the output device includes an email address of the output device.

The remote device includes a computer,
Output devices include a printer,
70. The system of claim 68.

The command that outputs the document specifies the target recipient,
The remote device is associated with the intended recipient,
An email sending module for sending the print request to an email address associated with the intended recipient;
70. The system of claim 68.

The remote device
Selecting one of the plurality of output devices for the outputable document;
Transmitting the identification information of the selected output device,
70. The system of claim 68.

The remote device
Proximity from output device to remote device,
Availability of output devices,
The characteristics of the output device,
User specified preferences,
Selecting one of the plurality of output devices based on at least one of:
77. The system of claim 76.

69. The system of claim 68, wherein the incoming email processing module receives a confirmation message from the output device.

The incoming email processing module receives from the remote device the identification information of at least one other output device;
The e-mail sending module, if the identified output device fails to output the output-capable document, converts the e-mail message with the attached file including the rendered output-capable document into at least one other message. To the output device of
70. The system of claim 68.

An output device adapted to receive an email message from an email sending module;
A storage device connected to the output device for holding a copy of the rendered outputable document;
A qualification input device connected to the output device for receiving qualification input;
A qualification verification device connected to the qualification input device for verifying the qualification input;
Further having
The output device outputs a rendered outputable document in response to the validity of the credentials input;
70. The system of claim 68.

The qualification input device is
Password and
Biometric validation data,
Receiving a qualification input including at least one selected from the group consisting of
81. The system of claim 80.

A system for transmitting a document to an output device,
A user interface for receiving a command to output a document from a user;
An email sending module connected to the document rendering device for sending an email message containing a link to the document to the remote device;
An incoming e-mail processing module for receiving a print request including a link to the document; a document rendering device connected to the incoming e-mail processing module for responding to the received print request and rendering the document in a format that can be output;
Has,
An email sending module that sends the rendered document in response to the received print request;
system.

83. The system of claim 82, wherein the email sending module sends the email message to the other side of the firewall.

The received print request specifies the output device,
An email sending module for sending the rendered document to a designated output device;
83. The system of claim 82.

An email sending module that sends the rendered document to a remote device that forwards the rendered document to the remote device;
83. The system of claim 82.

The remote device includes a computer,
Output devices include a printer,
83. The system of claim 82.

83. The system of claim 82, wherein the incoming email processing module receives an acknowledgment message from the output device.

A system for receiving and outputting a document on an output device,
Incoming e-mail processing means for receiving from the remote device an e-mail message with an attached file containing the rendered outputable document;
An output mechanism connected to the incoming e-mail processing means for selectively outputting the rendered outputable document;
A system having:

The rendered outputable document is an encrypted document,
A decryption module connected to the incoming email processing means for decrypting the rendered outputable document;
90. The system of claim 88.

90. The system of claim 88, wherein the incoming email processing module receives email messages from across a firewall.

Formats that can be output are printout formats,
The output mechanism includes a printer for printing the document;
90. The system of claim 88.

91. The system of claim 88, wherein the document comprises a document that was previously created using software that is not embedded in the output device or software that is not accessible from the output device.

An output device adapted to receive an email message from an email sending module;
A storage device connected to the output device for holding a copy of the rendered outputable document;
A qualification input device connected to the output device for receiving qualification input;
A qualification verification device connected to the qualification input device for verifying the qualification input;
Further having
The output device outputs a rendered outputable document in response to the validity of the credentials input;
100. The system of claim 93.

The qualification input device is
Password and
Biometric validation data,
Receiving a qualification input including at least one selected from the group consisting of
100. The system of claim 93.