JP2001344383A

JP2001344383A - 電子申請システム

Info

Publication number: JP2001344383A
Application number: JP2000166450A
Authority: JP
Inventors: Fumihiko Arai; 史彦新居; Hiroyuki Tamura; 博之田村; Shinobu Kaneko; 忍金子; Takashi Yasunaga; 貴司保永; Yutaka Hanawa; 豊塙; Masaru Kawakami; 勝川上; Sakae Nakano; 栄中野
Original assignee: Hitachi Ltd
Current assignee: Hitachi Ltd
Priority date: 2000-05-31
Filing date: 2000-05-31
Publication date: 2001-12-14

Abstract

(57)【要約】【課題】申請業務等において申請者と受付け者の間で、
電子申請システムによる申請及び申請受付確認できるよ
うにする。【解決手段】申請者と受付け者の間で申請業務を行うた
めに、あらかじめ受付け者は申請業務処理等の効率を考
慮して申請書フォーマットを決定する。提出時、回線の
断線等の障害を考慮し、特性値等の情報を先行申請情報
として先に提出する。また、必要に応じて電子申請書に
関係する資料を電子化及び郵送で送付する。識別できる
ように、それらにはコード識別子を添付する。受付け者
は、提出された先行申請情報及び電子申請書を受付け、
データとしての内容の確認を行う。また、電子申請書に
関係する書類も同様に業務処理を行う。業務処理時、処
理状況を管理しているファイルの更新を行う。

Description

【発明の詳細な説明】

【０００１】

【発明の属する技術分野】本発明は、書類送付を電子化
して行う方法。特に、行政機関に提出する申請書及び納
税を行うために提出する申告書を電子化した場合、申請
者と受付け者の間で安全で効率良く行うのに適した、電
子申請システムに関する。

【０００２】

【従来の技術】書類等の提出は、紙で作成して書類を郵
送及び申請者が窓口に直接出向いて提出することが多か
った。また、電子化された申請書を送付する場合として
は、特開平１１−１７５６０７号公報に記載してあるよ
うに、電子的な書類提出を手数料が必要な場合におい
て、支払証明書を付して送信することが記載されてい
る。

【０００３】

【発明が解決しようとする課題】従来は、申請書類等は
紙による提出で行われて場合が多かったため、電子化し
た書類を送付する方法が無かった。

【０００４】また、上記した公知例には、電子化した申
請を行うことは記載されていたが、信頼性を確保及び効
率性の向上することについては記載されていない。

【０００５】また、上記した公知例には、提出書類が電
子媒体と紙との組合せの場合について考慮されていなか
った。

【０００６】本発明の目的は、申請者と受付け者の間で
安全で効率良く行うのに適した、電子申請システムの申
請システムを提供することにある。

【０００７】

【課題を解決するための手段】本発明では、各申請者毎
に申請書提出に必要となるユーザＩＤとパスワードを、
受付け者側で発行し、また電子申請書を提出するための
鍵データを決定する。鍵データは、対となっている公開
する鍵データと申請者自身しか知らない鍵データと申請
者と受付け者のみ知っている鍵データを持っている。

【０００８】申請者と受付け者の間で申請業務が行われ
た場合、電子申請書提出にあたり事前に発行されたユー
ザＩＤとパスワードで受付け者のサーバ側コンピュータ
群にアクセスし、電子申請書のフォーマットを入手す
る。この電子申請書フォーマットは、申請者のコンピュ
ータに搭載されている申請書作成提出用ソフトウェア等
及び受付け者のサーバ側コンピュータ群に搭載されてい
る受付窓口及び申請業務を行うソフトウェア等で処理等
が簡潔に行えるような形式になっている。申請者は申請
書作成提出用ソフトウェア等を申請書作成提出用ソフト
ウェアで読取、必要記入事項を記入する。申請書作成提
出用ソフトウェアは、記入事項が記入されている電子申
請書を受付け者側に提出する。このとき、申請書作成提
出用ソフトウェア等は作成された電子申請書のハッシュ
値等のデータ及び申請者情報等を先行申請情報として作
成し、申請者自身しか知らない鍵データで暗号化し、受
付け者の公開している鍵または申請者と受付け者のみ知
っている鍵データで暗号化し送信する。受付け者は、暗
号化された先行申請情報を復号し、確認処理を行いデー
タベースにデータを格納し、受信通知を返す。申請者
は、受信通知を受けると電子申請書を先行申請情報と同
様に暗号化し、受付け者に送信する。受付け者は、暗号
化された電子申請書を復号し、申請者確認処理を行い、
データベースへ格納するための内容確認を行う。格納終
了後、受信通知を返す。これにより、現在行われている
紙による提出と同等の安全性及び信頼性が保て、効率よ
く申請及び申請受付確認することができる。

【０００９】

【発明の実施の形態】以下、本発明の実施の形態につい
て、図面等により詳細に説明する。

【００１０】図１は、本発明である電子申請システムの
申請及び申請受付確認方法におけるシステムの実施の形
態を示している。図１において、10は受付け者のサーバ
側コンピュータ群、20は申請者のクライアント側パソコ
ン、30はサーバ側コンピュータ群10とクライアント側パ
ソコン20を結ぶ通信回線、120は、申請者が受付け者を
結ぶ郵送経路である。また、本発明の実施の形態では申
請者のクライアント側コンピュータ20が３台しか示して
いないが、実際はこれ以上の申請者のクライアント側コ
ンピュータ20が接続されていることはいうまでもない。
同様に、受付け者のサーバ側コンピュータ群は、１台で
はなく複数のコンピュータで構成されている。

【００１１】図２は、本発明である電子申請システムの
申請及び申請受付確認方法におけるシステムの実施する
ために、申請者のクライアント側コンピュータ20の実施
形態を示している。図２において、申請業務を行うため
に必要な機能（41〜48）を搭載した申請書作成提出用ソ
フトウェア等40、データ管理ファイル（提出先管理ファ
イル51、鍵データ管理ファイル61、申請書等データ管理
ファイル71）、そのソフトウェアと連動する管理ファイ
ル及び記憶装置群（提出先管理ファイル51を備える記憶
装置50、鍵データ管理ファイル61を備える記憶装置60、
申請書等データ管理ファイル71を備える記憶装置70）
と、申請書作成に必要なデータが格納されている記憶装
置80と、提出する場合に必要となる外部回線網に接続す
るための通信回線30と、外部回線網に接続するための通
信接続機能90、作成した申請書等を紙媒体で提出する場
合に申請書等を出力する印刷機構100、出力印刷物110、
申請者のクライアント側コンピュータ20と受付け者のサ
ーバ側コンピュータ群を接続している通信回線30、申請
者が出力印刷物110を受付け者に送付するための郵送す
る場合の経路（郵便）120を示す。申請業務を行うため
に必要な機能（41〜48）及びデータ管理ファイル（提出
先管理ファイル51、鍵データ管理ファイル61、申請書等
データ管理ファイル71）については、実際は多くの機能
及び項目があるが、ここでは、提出先管理ファイル51に
は受付者・アドレス・公開されている鍵データ、鍵デー
タ管理ファイル61には申請者しか知らない鍵データ、申
請書等データ管理ファイル71には申請日・先行申請情報
・電子申請書といった主となる機能及び項目についての
みの記述である。

【００１２】図３は、本発明である電子申請システムの
申請及び申請受付確認方法におけるシステムの実施する
ために、受付け者のサーバ側コンピュータ群10の実施形
態を示している。図３において、書類受付業務等を行う
機能（141〜147）を搭載した書類受付窓口機構140、申
請者情報等の管理等を行う機能（151〜155）を搭載した
申請者情報管理機構150、申請業務等行う機能（161〜16
5）を搭載した申請業務処理機構、データ管理ファイル
（鍵データ管理ファイル171、先行申請情報管理ファイ
ル181、電子申請書管理ファイル191、受領書管理ファイ
ル201）、書類受付窓口機構140等と連動する管理ファイ
ルを記憶装置に記憶するここで、鍵データ管理ファイル
171は記憶装置170に設けており、先行申請情報管理ファ
イル181は記憶装置180に設けられ、電子申請書管理ファ
イル191は記憶装置190に設けられ、受領書管理ファイル
201は記憶装置200に設けられる。通信接続機能130、付
属書類内容タグを読取る読取機構210、印刷機構220、出
力印刷物230、受付け者のサーバ側コンピュータ群と申
請者のクライアント側コンピュータ20を接続している通
信回線30、受付け者が出力印刷物110を申請者より受付
けるための郵送経路である。申請受付業務等を行うため
に必要な機能（141〜147）及び申請者情報等の管理を行
うために必要な機能（151〜155）及び申請業務等を行う
ために必要な機能（161〜165）、データ管理ファイル
（鍵データ管理ファイル171、先行申請情報管理ファイ
ル181、電子申請書管理ファイル191、受領書管理ファイ
ル201）については、実際は多くの機能及び項目がある
が、ここでは主となる機能及び項目についてのみの記述
である。

【００１３】図４は、電子申請システムの申請及び申請
受付確認方法におけるシステムの実施するため処理をフ
ローチャートに従って説明する。ユーザＩＤとパスワー
ドの発行については、申請者は申請を行うために必要な
受付け者のサーバ側コンピュータ群にアクセスするため
のユーザＩＤ・パスワードの発行を依頼する（ステップ
241）。発行依頼を受けた受付け者は、申請者情報を確
認後ユーザＩＤとパスワードを発行する（ステップ24
2）。受付け者は、発行したユーザＩＤとパスワードを
申請者情報の一部として鍵データ管理ファイル171に登
録を行う（ステップ243）。受付け者は、申請者に対し
発行したユーザＩＤとパスワードを通知し（ステップ24
4）、申請者はユーザＩＤとパスワードを入手する（ス
テップ245）。

【００１４】申請書の作成から受付け者への提出につい
ては、受付け者はあらかじめ電子申請書フォーマットを
準備する。（ステップ246）。申請者は、電子申請書フ
ォーマットを入手し、申請書作成提出用ソフトウェア等
で読み取る。必要に応じて、受付け者は電子申請書フォ
ーマットに申請者固有の情報を反映し、暗号化して送付
することもある（ステップ247）。申請者は、申請書作
成提出用ソフトウェアで申請書を作成し（ステップ24
8）、先行申請情報を抽出し（ステップ249）、鍵データ
で先行申請情報を暗号し受付け者に送付する（ステップ
250）。受付け者は、暗号化された先行申請情報を受付
け（ステップ251）、復号し先行申請情報の内容を確認
し（ステップ252）、申請書等データ管理ファイル71に
登録し（ステップ253）、登録終了後申請者に受信通知
を返す（ステップ254）。申請者は、受付け者の先行申
請情報受信通知の確認後、電子申請書を鍵データで暗号
し受付け者に送信する（ステップ255）。受付け者は電
子申請書を受付け（ステップ256）、復号し電子申請情
報の内容を確認し（ステップ257）、データ管理ファイ
ルに電子申請書の内容を登録する（ステップ258）。登
録が終了したら、申請者に受信通知を返す。受信通知の
内容によっては、暗号化する場合もある（ステップ25
9）。

【００１５】電子申請書に関係がある付属書類等の複数
枚数・形式の書類を送付及び受付け方法を図５により説
明する。あらかじめ受付け者が受付け処理を効率よく行
うためにあらかじめ記憶装置に準備された（もしくは自
動的に即時作成した）付属書類内容タグを、申請者は入
手し内容を記入し（ステップ260）、受付け者に付属書
類内容タグを送付する（ステップ261）。受付け者は、
付属書類内容タグを送付した申請者を確認後受付け（ス
テップ262）、申請者情報として付属書類内容タグを格
納し（ステップ263）、申請者に受信通知を返す（ステ
ップ264）。郵送で提出する紙媒体等の付属書類の場合
は、申請者が郵送する付属書類等を格納する封筒、箱に
あらかじめ送付した付属書類内容タグを記入した紙を添
付する（貼る・封筒や箱に格納する）もしくは、送付す
るように作られた封筒・箱に記入する（ステップ26
5）。記入後、受付け者に郵送する（ステップ266）。受
付け者は、提出された郵送された付属書類を受付け（ス
テップ267）、スキャナー等の読取装置で添付された
（記入された）付属書類内容タグを読み取り（ステップ
268）、読取装置が接続されているコンピュータ群はあ
らかじめ申請者情報として登録されている管理ファイル
の情報と比較検索を行う（ステップ269）。内容が一致
しない場合は、読取装置が接続されているコンピュータ
群は受付け者に内容が一致しない（存在しない）ことを
通知し（ステップ275）、受付け者は郵送された付属書
類を申請者に連絡し、返信する準備をする（ステップ27
6）。受付け者は申請者に付属書類を返信し（ステップ2
77）、申請者は付属書類を受取り、内容を確認する（ス
テップ278）。再提出する場合は、付属書類内容タグの
送付（ステップ261）からやり直す。内容が一致する場
合は、先に送付された電子申請書の内容を読取装置が接
続されているコンピュータ群のディスプレイに表示し
（ステップ270）、あらかじめ申請者情報として登録さ
れている管理ファイルの情報に受取りが終了したことを
示す情報の追加を行う（ステップ271）。受付け者は申
請業務の処理を行い（ステップ272）、サーバ側コンピ
ュータ群の申請者情報として登録されている鍵データ管
理ファイル181の情報に申請業務処理が終了したことを
しめす情報を登録及び更新し（ステップ273）、受付け
者に正常終了したことの通知をする（ステップ274）。
電子データの付属書類での提出の場合は、電子データの
付属書類を送付するためにファイルの特性値（例えば、
電子申請書のハッシュ値）の取得、暗号化等の準備を行
い（ステップ279）、受付け者に送付する（ステップ28
0）。また、電子申請書の提出方法と同様に、先行提出
情報としてファイルの特性値、ユーザID、と申請日等の
情報を送信する。受付け者は、先行提出情報と電子デー
タの付属書類との整合性を確認及び受付け（ステップ28
1）、あらかじめ申請者情報として登録されている鍵デ
ータ管理ファイル181の情報との確認を行う（ステップ2
81）。付属書類内容タグと送付されてきた先行提出情報
及び電子データの付属書類との照合処理を行う（ステッ
プ283）。内容等の情報に誤りがある場合は、送付され
た電子データ付属書類を破棄し（ステップ289）、申請
者に通知する（ステップ290）。申請者は、内容誤りの
通知を受ける（ステップ291）。再提出を行う場合は、
電子データの付属書類内容タグを作成送付する（ステッ
プ261）からやり直す。受付け者のサーバ側コンピュー
タ群は、内容等の情報に誤りが無い場合、申請者情報と
して登録されている管理ファイルの情報に受取り終了の
情報を登録、更新する（ステップ284）。申請者には、
受取メッセージを表示する（ステップ285）。複数の電
子データ付属書類を提出する場合があるので、受付け者
のサーバ側コンピュータ群は、受付けた付属書類内容タ
グに提出すべき電子データ付属書類が無いか確認処理を
行う（ステップ286）。提出するべき電子データ付属書
類を全て受付けていない場合は、提出すべき電子データ
付属書類があることをメッセージとして表示する（ステ
ップ285）。提出するべき電子データ付属書類を全て受
付けている場合は、受付け者のサーバ側コンピュータ群
は、申請者情報として登録されている鍵データ管理ファ
イル181の情報に書類受付け完了を示す情報を登録及び
更新し、全ての書類を受付けたことを示す内容のメッセ
ージを申請者に返す（ステップ287）。申請者には、受
取完了メッセージを表示する（ステップ288）。

【００１６】受付け者が申請業務を行う方法を図６によ
り説明する。サーバ側コンピュータ群に接続されている
端末等で電子申請書の内容を確認し、申請業務処理を行
う（ステップ292）。業務処理の処理段階に応じて申請
者情報として登録されている鍵データ管理ファイル181
の情報を更新する（ステップ293）。

【００１７】申請者が提出した電子申請書の処理結果の
確認及び書類を受理したことを示す受領書及び申請の許
可書等を入手する方法は、申請者が受付け者に発行して
もらったユーザＩＤとパスワードを使って、受付け者の
サーバ側コンピュータ群にアクセスし（ステップ29
4）、処理状況の表示を要求する。受付け者のサーバ側
コンピュータ群は、申請者が入力したユーザＩＤとパス
ワードを確認し（ステップ295）、申請者情報として登
録されている鍵データ管理ファイル191の業務処理状況
を管理している部分を検索し（ステップ296）、情報を
取得する（ステップ297）。受付け者のサーバ側コンピ
ュータ群は、申請者に状況を表示するために通知メッセ
ージを作成し（ステップ298）、申請者に通知する（ス
テップ299）。申請者は表示された通知内容によって受
領書等の受付け者が発行する書類の要求を、受付け者の
サーバ側コンピュータ群に行う（ステップ300）。要求
を受けた受付け者のサーバ側コンピュータ群は、申請者
情報として登録されている鍵データ管理ファイル181を
検索し、情報を取得する（ステップ301）。その取得し
た情報をもとに受領書等の作成し（ステップ302）、受
領書管理ファイル201に格納し、申請者に送付するため
に受領書等の特性値等を取得し（ステップ302）、受領
書管理ファイル201に格納し、その特性値等と受領書等
を個別に暗号し（ステップ303）、申請者に送付する
（ステップ304）。申請者は、受取った暗号された特性
値等と受領書等を受取り（ステップ305）、内容を確認
するために復号し（ステップ306）、内容に誤りが無け
れば表示する（ステップ307）。内容に誤りがある場合
は、受領書等の要求（ステップ300）をやり直す。

【００１８】

【発明の効果】以上説明したように、本発明により電子
申請システムの申請及び申請受付確認方法において、申
請書類等を紙により提出を行っていたものが、申請書類
等が電子申請書類に替わった場合でも今まで通りの処理
と信頼性を確保及び効率性の向上も見込める。

【図面の簡単な説明】

【図１】電子申請システムの申請及び申請受付確認方法
の全体図

【図２】図１における申請者側の実施形態を示すシステ
ム構成図

【図３】図１における受付け者側の実施形態を示すシス
テム構成図

【図４】図１、図２、図３における申請処理の手順を示
すフローチャート

【図５】図１、図２、図３における申請処理の手順を示
すフローチャート

【図６】図１、図２、図３における申請処理の手順を示
すフローチャート

【符号の説明】

10 受付け者のサーバ側コンピュータ群 20 申請者のクライアント側コンピュータ 30 通信回線 40,41,42,43,44,45,46,47,48 申請書作成提出用ソフト
ウェア等 50,60,70,80,170,180,190,200 記憶装置 51 提出先管理ファイル 61 鍵データ管理ファイル 71 申請書等データ管理ファイル 90,130 通信接続機構 100,220 印刷機構 110,230 出力印刷物 120 郵送経路 140,141,142,143,144,145,146,147,148,149 書類受付
窓口機構 150,151,152,153,154,155 申請者情報管理機構 160,161,162,163,164,165 申請業務処理機構 171 鍵データ管理ファイル 181 先行申請情報管理ファイル 191 電子申請書管理ファイル 201 受領書管理ファイル 210 読取機構 241〜307 処理ステップ

───────────────────────────────────────────────────── フロントページの続き (72)発明者金子忍東京都江東区新砂一丁目６番27号株式会社日立製作所公共システム事業部内 (72)発明者保永貴司東京都江東区新砂一丁目６番27号株式会社日立製作所公共システム事業部内 (72)発明者塙豊東京都江東区新砂一丁目６番27号株式会社日立製作所公共システム事業部内 (72)発明者川上勝東京都江東区新砂一丁目６番27号株式会社日立製作所公共システム事業部内 (72)発明者中野栄東京都江東区新砂一丁目６番27号株式会社日立製作所公共システム事業部内Ｆターム(参考） 5B049 AA05 BB00 BB33 CC01 CC21 DD00 DD05 EE05 EE51 FF02 FF03 FF04 FF09 GG04 GG07 GG10

Claims

【特許請求の範囲】

【請求項１】申請書の作成手段を備えた申請手段と、受
付け側の受付窓口業務及び申請業務を行う申請書を受付
ける受付手段と、申請を行うためのユーザＩＤを受付け
側に発行依頼をする手段と、該ユーザIDを発行する手段
と、該ユーザIDを用いて受付側にアクセスする手段と、
該アクセスが認められた場合に申請書の様式を該申請側
に送信する手段と、該申請書の様式を用いて申請書を作
成する手段と、申請書を提出した場合に受付け側は提出
された申請書の内容の確認及び関連する書類との整合性
の確認をする業務処理手段とを備えたことを特徴とする
電子申請システム。
【請求項２】申請者のための申請書作成手段を備えた申
請手段と、受付け側の受付窓口業務及び申請業務を行う
申請書を受付ける受付手段と秘密鍵と対となる公開鍵を
受付ける側の記憶手段に登録する手段と、受付側から申
請書の様式を該申請側に送信する手段と、該申請書の様
式を用いて申請書を作成する手段と、該秘密鍵を用いて
該申請書を暗号化する手段と、申請書を該受付手段へ提
出した場合に受付け側は提出された申請書の内容の確認
及び関連する書類との整合性の確認をする業務処理手段
とを備えたことを特徴とする電子申請システム。
【請求項３】申請書作成手段を備えた申請手段と、受付
け側の受付窓口業務及び申請業務を行う申請書を受付け
る受付手段と秘密鍵と対となる公開鍵を受付ける側の記
憶手段に登録する手段と、受付側から申請書の様式を該
申請側に送信する手段と、該申請書の様式を用いて申請
書を作成する手段と、申請書が受付手段で受付けられた
場合に受付通知を送信する手段と、申請書の処理状況を
受付側に通知する手段と、申請書を該受付手段へ提出し
た場合に関連する書類との整合性の確認をする業務処理
手段とを備えたことを特徴とする電子申請システム。