JP2001344134A

JP2001344134A - 資料管理システム

Info

Publication number: JP2001344134A
Application number: JP2000164477A
Authority: JP
Inventors: Toru Wada; 透和田; Shinji Suzuki; 紳示鈴木; Shinichi Nakagawa; 愼一中川; Shorei Morikubo; 昭玲森久保
Original assignee: Fuji Xerox Co Ltd
Current assignee: Fujifilm Business Innovation Corp
Priority date: 2000-06-01
Filing date: 2000-06-01
Publication date: 2001-12-14

Abstract

(57)【要約】【課題】審査機関に提示し、運用する資料管理の利便
性を向上できる資料管理システムを提供する。【解決手段】ファイリングサーバ１が運用中の一連の
マニュアルを電子的クリップ文書として保持し、参照時
には、マニュアルに対しオーバーレイ表示されるレイヤ
が表示され、審査用に複合機２にて印刷されるときに
は、マニュアル文書のみが印刷される資料管理システム
である。

Description

【発明の詳細な説明】

【０００１】

【発明の属する技術分野】本発明は、審査資料を管理す
る資料管理システムに関する。

【０００２】

【従来の技術】近年、商品やサービスが多様化している
が、このように多様化した商品間、サービス間において
も一定の品質や環境保護目標などの維持を図るため、国
際的に一定の規格を標準化して策定するといった動きが
ある。このような標準化の取り組みとして著名なもの
に、１９４７年に設立された国際標準化機構（ＩＳＯ）
と呼ばれる非政府間機構がある。このＩＳＯでは、種々
の分野の標準化を推進し、我が国においても日本工業規
格（ＪＩＳ）の審議機関である通産省工業技術院に設置
されている日本工業標準調査会（ＪＩＳＣ）がＩＳＯの
常任理事会のメンバーとなっているなど、国内企業のＩ
ＳＯ取得の動向が広がっている。

【０００３】一方、今日の社会では、企業による環境問
題への取り組みが重要課題となり、ＩＳＯの浸透ととも
に、環境マネジメントシステムに関するＩＳＯ規格とし
て、ＩＳＯ１４００１と呼ばれる規格が注目を集めてい
る。この規格に適合しているとの認証を得るには、環境
マニュアルと呼ばれる文書を作成し、書面審査によりこ
の環境マニュアルの審査が行われ、その後初動審査を経
て本審査にかかり、審査に合格することでＩＳＯ取得プ
ロセスが完了する。また、一旦ＩＳＯ取得がなされた後
も、度々見直しの機会が求められる。

【０００４】ところで、このＩＳＯの取得を目指す各企
業において、困難なことの一つにマニュアル文書管理が
ある。マニュアルは審査の間に繰り返し書き替えられて
改訂され、各改訂ごとの記録を作成しておくことにな
る。また、改訂履歴と、改訂理由に関する記録を残して
おき、後の参照に備えておくことが望ましい。

【０００５】そこで、各企業ではワープロソフトウエア
等を活用して、各改訂履歴をファイルとして保存し、デ
ィレクトリ単位にまとめておくなどの工夫により改訂履
歴の管理をしている。また、改訂理由については、別フ
ァイルとして保存するなどの方法で管理している。ここ
で、マニュアル文書は一般に一文書のみならず、数多く
の文書や、様々なソフトウエアで作成された文書からな
るため、各改訂ごとのマニュアル文書管理は、ディレク
トリにまとめておく方法を用いても極めて困難となる。

【０００６】

【発明が解決しようとする課題】このように、上記従来
のワープロソフトウエア等では、頻繁に改訂を要する資
料の管理に適しておらず、利便性が低いという問題点が
あった。

【０００７】本発明は上記実情に鑑みて為されたもの
で、頻繁に改訂される資料の管理を容易にして、利便性
を向上できる資料管理システムを提供することを目的と
する。

【０００８】

【課題を解決するための手段】上記従来例の問題点を解
決するための本発明は、審査機関による審査を受けるた
めに、当該審査機関に提示する資料を管理する資料管理
システムであって、資料を保持する手段と、前記資料に
対し、資料本体とは別にオーバーレイ表示可能なオーバ
ーレイ情報を関連づけて設定する手段と、通常参照時に
は、前記オーバーレイ情報を要求に応じて資料に対しオ
ーバーレイ表示し、審査機関への提示時には、前記オー
バーレイ情報を非表示設定する提示手段と、を含むこと
を特徴としている。このように、通常参照時は表示可能
に設定され、審査機関への提示時には非表示設定される
オーバーレイ情報を資料に関連づけ、当該資料を保持す
ることで、ＩＳＯマニュアル文書を資料として管理する
際に改訂履歴や改訂理由等の情報をマニュアルとともに
保持でき、利便性を向上できる。

【０００９】また、前記資料を保持する手段は、逐次的
に改訂された前記資料について、各改訂ごとの資料を保
持することが好ましい。さらに、この資料を保持する手
段は、複数の文書要素と、当該文書要素間の重畳関係を
規定する関係データとを関連づけて複合文書データを形
成する手段と、所定操作により複数の複合文書データを
相互に関連づけて電子的クリップ文書を形成して保持す
る手段と、電子的クリップ文書を相互に関連づけし、又
は少なくとも１つの電子的クリップ文書と、複合文書デ
ータとを相互に関連づけて、電子的バインダ文書を形成
して保持する手段と、を備えていることが好ましい。

【００１０】また、前記オーバーレイ情報には、改訂前
の資料からの改訂理由を表す第１アノテーション情報
と、改訂前及び改訂後の資料への参照情報を表す第２ア
ノテーション情報とを含むことも好適である。

【００１１】ここで前記オーバーレイ情報には、さら
に、資料の内容を補足説明する第３アノテーション情報
を含むことも好適である。

【００１２】また、通常参照回数をカウントする手段を
含み、審査機関への提示時には、前記通常参照回数の情
報が資料とともに提供されることも好ましい。これによ
り、ＩＳＯ審査の過程において通常参照回数を審査に供
することができ、審査をスムーズに行わせることができ
る。この審査回数の情報は特に、ＩＳＯ審査において意
味がある。

【００１３】

【発明の実施の形態】本発明の実施の形態について図面
を参照しながら説明する。本発明の実施の形態に係る資
料管理システムは、図１に示すように、ファイリングサ
ーバ１と、複合機２と、ＰＣクライアント３とから基本
的に構成されている。ファイリングサーバ１は、サーバ
コンピュータであり、複合機２のスキャナで読み込まれ
た画像データを蓄積する。また、この画像データに基づ
き、ＯＣＲ（光学的文字認識）により文書データを作成
して蓄積してもよい。さらに、このファイリングサーバ
１は、ＰＣクライアント３に接続され、蓄積した文書デ
ータの閲覧要求をＰＣクライアント３側から受けて、当
該要求に応じてＰＣクライアント３に対して文書データ
を提供するとともに、ＰＣクライアント３から文書デー
タに対する編集指示の入力を受けて、いくつかの条件に
基づくセキュリティ管理のもとに、文書データの編集を
行わせることもできる。このファイリングサーバ１によ
る文書データの編集動作については、後に詳しく説明す
る。このファイリングサーバ１が、本発明の資料を保持
する手段と、オーバーレイ情報を関連づけて設定する手
段と、提示手段と、に相当する。

【００１４】複合機２は、プリンタとスキャナとを備
え、複写機として単体で動作するほか、ＰＣクライアン
ト３もしくはファイリングサーバ１からの指示によりプ
リンタによる印刷を行う。また、この複合機２は、スキ
ャナにて読み取った画像データをＰＣクライアント３も
しくはファイリングサーバ１に出力する。ＰＣクライア
ント３は、パーソナル用のコンピュータであり、ユーザ
からの操作に応じて、ファイリングサーバ１に対し、文
書データの閲覧要求を出力する。また、このＰＣクライ
アント３は、ユーザからの操作により、ファイリングサ
ーバ１に対して文書データの編集指示を出力する。

【００１５】ここでファイリングサーバ１の編集動作に
ついて説明する。ファイリングサーバ１は、文書データ
として、複数の文書要素と、各文書要素間の重畳関係を
表す関係データとからなる複合文書データを保持してい
る。また、各複合文書データを相互に関連づけて電子的
クリップ文書とするためのクリップ関連づけ情報と、電
子的クリップ文書同士、又は電子的クリップ文書と複合
文書データとを関連づけて、電子的バインダ文書とする
ためのバインダ関連づけ情報とを保持している。

【００１６】また、各複合文書データにおける文書要素
には、文字列、書式情報、画像データ、他の複合文書デ
ータや電子的クリップ文書、電子的バインダ文書、さら
にはＷｅｂページ等への参照情報（リンク）、等があ
る。

【００１７】そして、ファイリングサーバ１は、この文
字列や画像データを書き替えたり、書式情報を設定した
りする編集動作を基本的に行う。また、ＰＣクライアン
ト３もしくはファイリングサーバ１は、複数の複合文書
データを相互に関連づけて電子的クリップ文書を作成す
る編集処理を行う。この電子的クリップ文書を作成する
ための編集操作は、ＰＣクライアント３では、複数の複
合文書データを選択して、メニューから「クリップ」を
選択する操作や、既存の電子的クリップ文書上に、他の
複合文書データをドラッグ・アンド・ドロップする操作
として行われる。また、一旦電子的クリップ文書として
まとめられた複合文書データは、「ばらす」の操作によ
り、電子的クリップ文書から、元の複数の複合文書デー
タに戻すこともできるようになっている。これらの操作
は、あたかも紙媒体の文書をクリップ留めしたり、それ
をばらしたりする操作をコンピュータソフトウエア上で
電子的に表現したものである。電子的バインダ文書につ
いても同様の操作が可能となっている。

【００１８】また、このファイリングサーバ１において
特徴的なことは、ＰＣクライアント３側で作成したワー
プロ文書やスプレッドシート文書等、各アプリケーショ
ンの文書データを元にして、当該文書データをプリント
処理を応用して所定フォーマットの複合文書データに変
換させ、それをファイリングサーバ１に保持するように
していることである。この技術は、例えばＡｄｏｂｅ社
（商標）のＡｃｒｏｂａｔ（商標）において、ＰＤＦ
（Portable Document Format）をプリント処理の過程で
生成するための仮想プリンタドライバと同様の技術で実
装可能である。

【００１９】さらに、複合文書データをなす各文書要素
については、印刷時及び表示時のそれぞれにおける可視
・不可視の属性が付されており、例えば表示時に全て可
視として、全ての文書要素を表示させたり、部分的に不
可視としたりすることができるようになっている。この
処理は、一般的なレイヤ処理によって実現できる。具体
的に、このファイリングサーバ１は、特開平８−１７１
５６１号公報に開示した「文書処理装置」の技術を利用
する。

【００２０】尚、以下の説明においては、最も下のレイ
ヤを除く一連のレイヤ（この最も下のレイヤの記述内容
に重ね合わされるレイヤ）を「オーバーレイ」と呼び、
このオーバーレイに記述される情報をアノテーション情
報と呼ぶ。

【００２１】次に、本実施の形態の資料管理システムの
動作について説明する。尚、ここでは、このシステムを
例えばＩＳＯ１４００１等の審査の資料を管理するため
に利用する場合について説明する。

【００２２】ユーザは、現行のマニュアルなど、既に作
成され、紙媒体に印刷されているマニュアルを複合機２
を利用して、ファイリングサーバ１に取り込む。ファイ
リングサーバ１では、このマニュアルをＯＣＲによって
文字データ化してもよい。また、関連資料についても紙
媒体に印刷されているものについては、複合機２を利用
してファイリングサーバ１に取り込む。

【００２３】環境影響の評価表等審査に関連した資料に
ついては、それが電子的に提供されているときには、Ｐ
Ｃクライアント３からファイリングサーバ１に対し、標
準フォーマットに変換した上で蓄積させる。さらに、新
たなマニュアルは、ＰＣクライアント３上のワープロ等
のアプリケーションソフトウエアを用いて作成し、標準
フォーマットに変換した上でファイリングサーバ１に蓄
積する。

【００２４】そして、この一連の審査資料としてのマニ
ュアルを電子的クリップ文書としてまとめる編集の処理
をＰＣクライアント３から指示し、マニュアルの電子的
クリップ文書を作成しておく。また、この資料の作成者
は、資料のユーザ（審査員ではなく、運用者）に対して
資料内容の補足説明を別レイヤやリンク先で作成し、文
書データに重ねて付加する（従って、最も下のレイヤに
つねにマニュアルの本文があることになる）。このレイ
ヤやリンク先に記述された補足説明が本発明の第３アノ
テーション情報に相当する。さらに、ここで、この電子
的クリップ文書に対しては、印刷時には各オーバーレイ
としてのレイヤを不可視となるように設定することがで
きる。

【００２５】また、運用者としてのユーザは、各自のＰ
Ｃクライアント３からこのマニュアルの電子的クリップ
文書の文書データを閲覧し、運用を行う。このときに
は、ユーザは必要に応じて補足説明のレイヤを表示させ
て文書データを参照することができる。

【００２６】一方、審査機関により審査が行われる際に
は、この電子的クリップ文書を複合機２により印刷する
ため、ＰＣクライアント３からファイリングサーバ１に
指示を出力する。このときには、ファイリングサーバ１
が、オーバーレイを不可視として認識し、最も下のレイ
ヤの文書データ（マニュアルの本文）が印刷されるよう
にすることもできる。

【００２７】また、審査により一部のマニュアルの不備
が指摘されたときには、当該一部のマニュアルをまず、
電子的クリップ文書から「ばらす」の操作もしくは表示
ページ切り取り（カットの操作）や表示ページのコピー
により取り出し、これをコピーして改訂前の文書データ
を残すとともに、編集して文書データを修正し、修正後
（改訂後）の文書データに対し、改訂前の文書データへ
の参照情報を別レイヤに作成する（例えば図２における
（Ｐ）の小レイヤ）。この参照情報が本発明の第２アノ
テーション情報に相当する。また、改訂前の文書データ
に対しても同様に改訂後の文書データに対する参照情報
を付加しておく。これにより、図２に示すような各改訂
ごとの文書データへの参照情報（Ｑ）が関連づけられ
る。また、ここで、各マニュアルの索引をインデックス
シート（Ｒ）として別途表示可能としてもよい。このイ
ンデックスシートには、該当ページや該当資料などへの
参照情報を設定しておけばよい。

【００２８】さらにここで、改訂箇所の文書データにつ
いて、審査により指摘された不備の内容を改訂理由とし
て付加し、別レイヤやリンク先に記述することも好まし
い。この改訂理由が本発明の第１アノテーション情報に
相当する。また改訂理由のみならず、改訂履歴に関する
情報をさらに別のレイヤに記述してもよい。この改訂履
歴に関する情報が本発明の第４アノテーション情報に相
当する。このように、マニュアルの改訂について、多面
的に種々の情報を付加できることで、改訂ごとの状況を
明確に把握させることができ、後の改訂作業に関する利
便性を向上できる。

【００２９】そして、改訂後の文書データを「ばらす」
の操作により戻された一群の複数の複合文書データとと
もに、改めて電子的クリップ文書としてクリップ留めの
編集操作を行っておく。これにより、一連のマニュアル
が常に特定の電子的クリップ文書として提供されるた
め、どのマニュアルが最新なのかがわかりやすくなっ
て、利便性が向上できる。

【００３０】また、マニュアルの改訂時に種々のアノテ
ーション情報を付加することができるため、後の改訂作
業における利便性を向上できる。さらに、通常時は、こ
れらのアノテーション情報が表示可能なため、マニュア
ルの内容を運用しやすくなるとともに、審査用資料の作
成時には、アノテーションが非表示に設定されて審査資
料を見やすくすることもでき、利便性が飛躍的に向上す
る。

【００３１】また、例えばＩＳＯ１４００１等では、審
査機関が興味を示す事柄として、マニュアルの参照回数
があることから、ファイリングサーバ１が電子的クリッ
プ文書として保持している現行のマニュアルがＰＣクラ
イアント３からどの程度頻繁に閲覧要求されたかを示す
情報を保持することとしてもよい。

【００３２】さらに、マニュアルを記述した最も下のレ
イヤは、マニュアルを作成する担当者以外には書き換え
できないように、ロックしておくことも好ましい。

【００３３】尚、ここまでの説明では、各レイヤのう
ち、最下層のレイヤにのみマニュアルの本文が記述さ
れ、他のレイヤには種々のアノテーション情報がオーバ
ーレイ表示可能なオーバーレイ情報として保持されるこ
ととして説明したが、マニュアルの本文が記述されたレ
イヤを特定する手段として、当該マニュアル本文記述属
性を各レイヤに設定し、当該属性が記述されたレイヤは
常に表示状態に設定され、それ以外のレイヤは、ＰＣク
ライアント３等による通常参照時には、表示状態に設定
され、審査時には、非表示に設定されることとするのも
好ましい。また、本実施形態では、表示時と印刷時とに
分けてオーバーレイの表示・非表示を制御するとして説
明したが、通常参照か審査時かをメニューから選択して
オーバーレイの表示・非表示を切り替えることとしても
よい。

【００３４】

【発明の効果】本発明によれば、資料を保持し、この資
料に対し、資料本体とは別にオーバーレイ表示可能なオ
ーバーレイ情報を関連づけて設定し、通常参照時には、
オーバーレイ情報を要求に応じて資料に対しオーバーレ
イ表示し、審査機関への提示時には、オーバーレイ情報
を非表示設定する資料管理システムとしているので、オ
ーバーレイ情報に資料の改訂に関する情報や、資料内容
を説明する情報、改訂前後の資料への参照情報を記述で
き、かつこれらの記述を通常参照時には表示し、審査機
関への提示時には非表示設定でき、利便性を向上でき
る。

【図面の簡単な説明】

【図１】本発明の実施の形態に係る資料管理システム
の構成ブロック図である。

【図２】ＰＣクライアント３に対して提供される資料
の表示画面の一例を表す説明図である。

【符号の説明】

１ファイリングサーバ、２複合機、３ＰＣクライ
アント。

───────────────────────────────────────────────────── フロントページの続き (72)発明者中川愼一東京都港区赤坂二丁目17番22号富士ゼロックス株式会社内 (72)発明者森久保昭玲東京都港区赤坂二丁目17番22号富士ゼロックス株式会社内Ｆターム(参考） 5B075 PQ02 PQ69 UU05 5B082 AA11 GA05

Claims

【特許請求の範囲】

【請求項１】審査機関による審査を受けるために、当
該審査機関に提示する資料を管理する資料管理システム
であって、資料を保持する手段と、前記資料に対し、資料本体とは別にオーバーレイ表示可
能なオーバーレイ情報を関連づけて設定する手段と、通常参照時には、前記オーバーレイ情報を要求に応じて
資料に対しオーバーレイ表示し、審査機関への提示時に
は、前記オーバーレイ情報を非表示設定する提示手段
と、を含むことを特徴とする資料管理システム。
【請求項２】請求項１に記載の資料管理システムにお
いて、前記資料を保持する手段は、逐次的に改訂された前記資
料について、各改訂ごとの資料を保持することを特徴と
する資料管理システム。
【請求項３】請求項２に記載の資料管理システムにお
いて、前記オーバーレイ情報には、改訂前の資料からの改訂理
由を表す第１アノテーション情報と、改訂前及び改訂後
の資料への参照情報を表す第２アノテーション情報とを
含むことを特徴とする資料管理システム。
【請求項４】請求項３に記載の資料管理システムにお
いて、前記オーバーレイ情報には、さらに、資料の内容を補足
説明する第３アノテーション情報を含むことを特徴とす
る資料管理システム。
【請求項５】請求項１から４のいずれかに記載の資料
管理システムにおいて、前記審査機関は、国際標準化機構の審査基準に基づき審
査を行う機関であることを特徴とする資料管理システ
ム。
【請求項６】請求項５に記載の資料管理システムにお
いて、前記資料は、ＩＳＯ１４００１取得における審査資料と
してのマニュアルであることを特徴とする資料管理シス
テム。
【請求項７】請求項１から６のいずれかに記載の資料
管理システムにおいて、通常参照回数をカウントする手段を含み、審査機関への提示時には、前記通常参照回数の情報が資
料とともに提供されることを特徴とする資料管理システ
ム。
【請求項８】請求項５から７のいずれかに記載の資料
管理システムにおいて、審査機関による審査により見直しが必要となった箇所に
対し、審査履歴の情報を第４アノテーション情報とし
て、当該審査された資料に関連づけて保持する手段をさ
らに含むことを特徴とする資料管理システム。
【請求項９】審査機関による審査を受けるために、当
該審査機関に提示する資料を管理する資料管理方法であ
って、保持している資料に対し、資料本体とは別にオーバーレ
イ表示可能なオーバーレイ情報を関連づけて設定する工
程と、通常参照時には、前記オーバーレイ情報を要求に応じて
資料に対しオーバーレイ表示し、審査機関への提示時に
は、前記オーバーレイ情報を非表示設定して提示する工
程と、を含むことを特徴とする資料管理方法。
【請求項１０】審査機関による審査を受けるために、
当該審査機関に提示する資料を管理する資料管理プログ
ラムを格納したコンピュータ読み取り可能な記録媒体で
あって、保持している資料に対し、資料本体とは別にオーバーレ
イ表示可能なオーバーレイ情報を関連づけて設定するモ
ジュールと、通常参照時には、前記オーバーレイ情報を要求に応じて
資料に対しオーバーレイ表示し、審査機関への提示時に
は、前記オーバーレイ情報を非表示設定して提示するモ
ジュールと、を含む資料管理プログラムを格納したこと
を特徴とするコンピュータ読み取り可能な記録媒体。