JP2001249902A - 文書管理システム、文書管理方法および記録媒体 - Google Patents

Abstract

(57)【要約】 【課題】 １つの文書について、複数人が編集を行うこ
とが可能になり、しかも、編集者がロックを行うことと
を保証することができる文書管理装置、文書管理方法お
よび記録媒体を提供することを目的とするものである。 【解決手段】 文書の更新を開始すると、その利用者を
識別する利用者識別情報と更新を開始した文書を識別す
る文書識別情報と更新中指示情報とを保持し、一方、文
書の更新が完了すると、その文書について、更新が完了
した文書を識別する文書識別情報と更新完了指示情報と
を保持し、更新中指示情報を所定の利用者から受信する
と、その文書について、更新している利用者以外の利用
者による更新を禁止し、更新完了指示情報を所定の利用
者から受信すると、上記更新が完了した文書について、
上記更新していた利用者以外の利用者に更新を許可する
ものである。

Description

【発明の詳細な説明】

【０００１】

【発明の属する技術分野】本発明は、複数の利用者端末
と、報告書等の文書を蓄積するデータベースとをネット
ワークで結んで構成する文書管理システム、文書管理方
法および記録媒体に関する。

【０００２】

【従来の技術】図９は、医療等における報告書を扱う業
務において、複数の利用者端末と、報告書を蓄積するデ
ータベースとをネットワークで結んで構成する従来の報
告書管理システムＤＭ１１を示すブロック図である。

【０００３】図１０は、従来の報告書管理システムＤＭ
１１上で、所定の時点から報告書の編集を禁止し、また
報告書を作成したユーザのＩＤが保存できる必要がある
ことを示す図である。

【０００４】上記従来例においては、報告書の性質上、
報告書管理システム上で、所定の時点から報告書の編集
を禁止し、また報告書を作成したユーザのＩＤを保存で
きる必要がある。この機能を、ファイルのロックと呼
ぶ。

【０００５】図１１は、上記従来例において、利用可能
なリレーショナルデータベースを用いて、上記ファイル
のロックを実現する一般的な様子を示す図である。

【０００６】

【発明が解決しようとする課題】図１２は、従来の報告
書管理システムＤＭ１１における更新作業、ロック要求
に対する動作を示すフローチャートである。

【０００７】まず、アクセスの種類を判別し（Ｓ１）、
アクセスの種類が新規作成要求であれば、レコードを新
規作成する。この場合、ユーザＩＤがＡであるユーザ
が、Ｄという名称の報告書を作成し、ファイルのロック
を行なわなかったとする。この場合、報告書＝Ｄ、ユー
ザＩＤ＝Ａ、ロックフラグ＝Ｆａｌｓｅを、報告書テー
ブルにセットする（格納する）（Ｓ２）。

【０００８】ここで、アクセスの種類が更新要求であれ
ば（Ｓ１）、報告書テーブルから、報告書ＩＤがＤであ
るレコードについて、ユーザＩＤと、更新可否を示すフ
ラグであるロックフラグとを取得し（Ｓ３）、ユーザＩ
ＤがＡであり（Ｓ４）、ロックフラグがＦａｌｓｅであ
れば（更新可能であれば）（Ｓ５）、報告書ＩＤがＤで
ある報告書の内容をアップデートする（Ｓ６）。

【０００９】一方、更新要求において、ユーザＩＤがＡ
でなければ（Ｓ４）、ユーザＩＤが不正であることを端
末に通知する（Ｓ７）。ユーザＩＤがＡであっても、ロ
ックフラグがＦａｌｓｅでなければ（更新不可能であれ
ば）（Ｓ５）、報告書がロック済であることを、端末に
通知する（Ｓ８）。

【００１０】また、アクセスの種類がロック要求であれ
ば（Ｓ１）、つまり、報告書の更新を停止する要求であ
れば、報告書テーブルから、報告書ＩＤ＝Ｄである報告
書を作成したユーザのＩＤとロックフラグとを取得し
（Ｓ９）、ユーザＩＤがＡであり（Ｓ１０）、ロックフ
ラグがＦａｌｓｅであれば（更新可能であれば）（Ｓ１
１）、その報告書ＤのロックフラグをＴｒｕｅにする
（更新不可能にする）（Ｓ１２）。

【００１１】つまり、上記実施例においては、報告書作
成者であれば、その報告書を更新することができるが、
報告書作成者以外の者は、報告書を更新することができ
ない。

【００１２】なお、アクセスの種類が参照要求ならば
（Ｓ１）、報告書テーブルから、報告書ＩＤがＤである
報告書の内容を端末に送る（Ｓ１３）。また、報告書Ｉ
Ｄは、報告書毎にユニークに付与されることを前提とす
る。

【００１３】ところで、実際の報告書作成過程において
は、複数のユーザが共同して、報告書を作成する場合が
ある。すなわち、図１０に示す過程において、新規作成
を行ったユーザ以外のユーザが更新を行う必要性が生じ
る。

【００１４】このような場合、上記従来例では、新規作
成を行ったユーザ以外が更新を実行することができない
という問題がある。

【００１５】この問題は、報告書に限らず、他の文書に
ついても同様に生じる問題である。

【００１６】上記従来例において、ロック要求に対する
処理で、ユーザＩＤのチェックを行わないようにすれ
ば、新規作成を行ったユーザ以外が更新を実行すること
ができるが、報告書を作成、更新したユーザがロックを
行ったことを保証することができない（更新を停止させ
ることができない）という問題がある。

【００１７】本発明は、１つの文書について、複数人が
編集を行うことが可能になり、しかも、編集者がロック
を行うこととを保証することができる（更新を停止させ
ることができる）文書管理装置、文書管理方法および記
録媒体を提供することを目的とするものである。

【００１８】

【課題を解決するための手段】本発明は、所定の利用者
が文書の更新を開始すると、上記所定の利用者を識別す
る利用者識別情報と、上記更新を開始した文書を識別す
る文書識別情報と、文書を更新中であることを示す更新
中指示情報とを保持し、一方、文書の更新が完了する
と、上記文書について、上記更新が完了した文書を識別
する文書識別情報と、上記文書の更新が完了したことを
示す更新完了指示情報とを保持し、所定の文書について
の更新中指示情報を、所定の利用者から受信すると、上
記所定の文書について、上記更新している利用者以外の
利用者による更新を禁止し、更新完了指示情報を、所定
の利用者から受信すると、上記更新が完了した文書につ
いて、上記更新していた利用者以外の利用者に、更新を
許可するものである。

【００１９】

【発明の実施の形態および実施例】図１は、本発明の第
１の実施例である文書管理装置ＤＭ１の動作説明図であ
る。

【００２０】文書管理装置ＤＭ１においては、ユーザＡ
とユーザＢとが報告書を更新するものと仮定する。

【００２１】図１０に示す報告書の更新可能期間を、図
１で示すように、ユーザＡによる更新可能期間とユーザ
Ｂによる更新可能期間とに分ける。またそれぞれの更新
可能期間の最後にそれぞれロック操作を行う。

【００２２】そして、ユーザＡがロック操作を行った時
点で、ユーザＢが報告書の更新が可能になるとする。ま
た、遅くともユーザＢが報告書の更新を行った時点で、
その後、ユーザＢ以外のユーザによる報告書の更新はで
きないものとする。

【００２３】次に、上記手段による報告書の作成過程に
ついて説明する。

【００２４】まず、ユーザＡが、報告書を新規作成し、
必要に応じて、更新を行う。ユーザＡが報告書の更新を
不要とした時点で、ユーザＡは、報告書をロック１する
（報告書の更新を終了する）。この後、ユーザＢが、必
要に応じて、報告書の更新を行う。ユーザＢが、報告書
の更新を行った段階で、報告書をロック２する（報告書
の更新を禁止する）。また、ユーザＢが更新した内容に
関して、ロックをかけることができるのは、ユーザＢで
あることが保証される。

【００２５】本発明の第１の実施例は、報告書を２人の
共同作業として作成する場合の実施例である。

【００２６】ユーザが、報告書管理システムに接続した
ときに、ユーザ認証が必要となるが、パスワードを用い
る方法やＩＣカードを用いる方法等、ユーザ側からユー
ザの識別子と認証のための情報とをシステム側に送り、
システム側で保持している情報または外部の認証サーバ
等によって、確かに当該ユーザからの接続が行われてい
ることを判別できる方法を用いればよい。

【００２７】図２は、上記第１の実施例における報告書
テーブルの形式を示す図である。

【００２８】図３は、上記第１の実施例におけるアクセ
ス管理機構の動作を示すフローチャートである。

【００２９】アクセス種類が、参照要求、新規作成要
求、更新１要求、ロック１要求であれば（Ｓ２１）、図
１２に示すアクセス管理機構の各要求処理と同じであ
る。なお、「更新１」は、ユーザＡのみが行なう更新で
あり、「ロック１」は、ユーザＡのみが行なうロックで
ある。この場合、図１２における「更新」を「更新１」
と読み替え、図１２における「ロック」を「ロック１」
と読み替える。また、新規作成時のロックフラグ２には
Ｆａｌｓｅがセットされる（Ｓ３０）。

【００３０】また、アクセス要求が更新２要求であれば
（Ｓ２１）、報告書テーブルから報告書ＩＤ＝Ｄである
レコードのユーザ２ＩＤとロックフラグ１の値とロック
フラグ２の値とを取得し（Ｓ４１）、ロックフラグ１＝
Ｔｒｕｅであり（Ｓ４２）、ユーザ２ＩＤがＢであるか
または設定データ無しであり（Ｓ４３）、ロックフラグ
２＝Ｆａｌｓｅであれば（Ｓ４４）、レコードの報告書
内容をアップデートユーザ２ＩＤにＢをセットする（Ｓ
４５）。

【００３１】一方、ロックフラグ１＝Ｆａｌｓｅであれ
ば（Ｓ４２）、端末に報告書がロック１されていないこ
とを通知する（Ｓ４６）。ユーザ２ＩＤがＢでなく、ま
た設定データがあれば（Ｓ４３）、ユーザＩＤが不正で
あることを端末に通知する（Ｓ４７）。ロックフラグ２
＝Ｔｒｕｅであれば（Ｓ４４）、報告書がロック２済で
あることを端末に通知する（Ｓ４８）。

【００３２】さらに、アクセス要求がロック２要求であ
れば（Ｓ２１）、報告書テーブルから報告書ＩＤ＝Ｄで
あるレコードのユーザ２ＩＤとロックフラグ１の値とロ
ックフラグ２の値とを取得する（Ｓ５１）。ロックフラ
グ１＝Ｔｒｕｅであり（Ｓ５２）、ユーザ２ＩＤ＝Ｂで
あり（Ｓ５３）、ロックフラグ２＝Ｆａｌｓｅであれば
（Ｓ５４）、レコードのロックフラグ２をＴｒｕｅにす
る（Ｓ５５）。

【００３３】図４は、上記第１の実施例において、図３
に示すアクセス管理機構のもとで、テーブルに新規作成
されたレコードのデータ内容の遷移状況を示す図であ
る。

【００３４】なお、上記実施例は、図１に示す動作おい
て、ロック１から更新２までの間は、ユーザＢ以外のユ
ーザも更新可能であるが、このようにする代わりに、新
規作成またはロック１の時点で、ユーザ２ＩＤにユーザ
Ｂをセットすることによって、ロック１の時点からユー
ザＢのみが更新可能であるようにしてもよい。

【００３５】次に、本発明の第２の実施例について説明
する。

【００３６】図５は、本発明の第２の実施例における報
告書作成過程を示す図である。

【００３７】第２の実施例は、Ｎ人（Ｎは任意の正の整
数であり、また報告書毎に任意の数をとることができ
る）が共同で報告書を作成し、またＮ人がロックした時
点における報告書内容を、それぞれが保存する実施例で
ある。

【００３８】システムに対するユーザからのアクセス要
求は、新規作成、更新、ロック、最終ロック、参照であ
るとする。ここで、「ロック」と「最終ロック」とは、
ユーザの更新作業が終わったことを示す点では共通する
が、「ロック」は、任意のユーザが再度更新作業を行う
ことができことを前提にした更新作業の終了の要求であ
り、一方、「最終ロック」は、それ以後に、どのユーザ
も更新作業ができないことを前提にした更新作業の終了
要求である。

【００３９】図６は、上記第２の実施例におけるテーブ
ル構成例を示す図である。

【００４０】図７は、上記第２の実施例におけるアクセ
ス管理機構の動作を示すフローチャートである。

【００４１】アクセス種類が、新規作成要求であれば
（Ｓ６１）、報告書ＩＤ＝Ｄ、ユーザＩＤ＝Ａとして、
報告書テーブルにレコードを新規作成し、報告書ＩＤ＝
Ｄ、カレントサブＩＤ＝１、最終ロックフラグ＝Ｆａｌ
ｓｅをレコードにセットする（Ｓ７１）。そして、サブ
テーブルにレコードを新規作成し、報告書ＩＤ＝Ｄ、サ
ブＩＤ＝１、ユーザＩＤ＝Ａ、ロックフラグ＝Ｆａｌｓ
ｅをレコードにセットし、報告書内容をセットする（Ｓ
７２）。

【００４２】一方、アクセス要求が、更新要求であれば
（Ｓ６１）、報告書ＩＤ＝Ｄ、ユーザＩＤ＝Ａとして、
報告書テーブルから、報告書ＩＤ＝Ｄであるレコードを
検索し、検索結果レコードのカレントサブＩＤをＳとし
（Ｓ８１）、最終ロックフラグ＝Ｆａｌｓｅであれば
（Ｓ８２）、サブテーブルから、報告書ＩＤ＝Ｄ、サブ
ＩＤ＝Ｓであるレコードを検索し（Ｓ８３）、ロックフ
ラグ＝Ｆａｌｓｅであり（Ｓ８４）、ユーザＩＤ＝Ａで
あれば（Ｓ８５）、サブテーブルのレコードの報告書内
容を更新する（Ｓ８６）。

【００４３】最終ロックフラグ＝Ｔｒｕｅであれば（Ｓ
８２）、最終ロック済であることを通知する（Ｓ８
７）。ロックフラグ＝Ｔｒｕｅであれば（Ｓ８４）、サ
ブテーブルにレコードを新規作成し、報告書ＩＤ＝Ｄ、
サブＩＤ＝Ｓ＋１、ユーザＩＤ＝Ａ、ロックフラグ＝Ｆ
ａｌｓｅをレコードにセットし、報告書内容をセットし
（Ｓ８８）、報告書テーブルのカレントサブＩＤの値を
Ｓ＋１に更新する（Ｓ８９）。

【００４４】一方、アクセス要求がロック要求であれば
（Ｓ６１）、報告書ＩＤ＝Ｄ、ユーザＩＤ＝Ａとして、
報告書テーブルから、報告書ＩＤ＝Ｄであるレコードを
検索し、検索結果レコードのカレントサブＩＤをＳにし
（Ｓ９１）、最終ロックフラグ＝Ｆａｌｓｅであれば
（Ｓ９２）、サブテーブルから、報告書ＩＤ＝Ｄ、サブ
ＩＤ＝Ｓであるレコードを検索し（Ｓ９３）、ユーザＩ
Ｄ＝Ａであれば（Ｓ９４）、サブテーブルのレコードの
ロックフラグをＴｒｕｅに更新する（Ｓ９５）。ユーザ
ＩＤ＝Ａでなければ（Ｓ９４）、ユーザＡにロック・更
新権限がないことを通知する（Ｓ９６）。

【００４５】また、アクセス要求が最終ロック要求であ
れば（Ｓ６１）、報告書ＩＤ＝Ｄ、ユーザＩＤ＝Ａとし
て、報告書テーブルから、報告書ＩＤ＝Ｄであるレコー
ドを検索し、検索結果レコードのカレントサブＩＤをＳ
にし（Ｓ１０１）、最終ロックフラグ＝Ｆａｌｓｅであ
れば（Ｓ１０２）、サブテーブルから、報告書ＩＤ＝
Ｄ、サブＩＤ＝Ｓであるレコードを検索し（Ｓ１０
３）、サブテーブルのロックフラグ、報告書テーブルの
最終ロックフラグをＴｒｕｅに更新する（Ｓ１０４）。

【００４６】図８は、図７に示すアクセス管理機構のも
とで、報告書内容のデータ内容の遷移状況例を示す図で
ある。

【００４７】上記実施例は、報告書作成の実施例である
が、報告書以外の文書を作成する場合に、上記実施例を
適用することができる。

【００４８】すなわち、上記実施例は、所定の利用者が
文書の更新を開始すると、上記所定の利用者を識別する
利用者識別情報と、上記更新を開始した文書を識別する
文書識別情報と、文書を更新中であることを示す更新中
指示情報とを保持し、一方、文書の更新が完了すると、
上記文書について、上記更新が完了した文書を識別する
文書識別情報と、上記文書の更新が完了したことを示す
更新完了指示情報とを保持する保持手段と、所定の文書
についての更新中指示情報を、所定の利用者から受信す
ると、上記所定の文書について、上記更新している利用
者以外の利用者による更新を禁止する更新禁止手段と、
更新完了指示情報を、所定の利用者から受信すると、上
記更新が完了した文書について、上記更新していた利用
者以外の利用者に、更新を許可する更新許可手段とを有
する文書管理システムの例である。

【００４９】また、上記実施例は、所定の利用者が文書
の更新を開始すると、上記所定の利用者を識別する利用
者識別情報と、上記更新を開始した文書を識別する文書
識別情報と、文書を更新中であることを示す更新中指示
情報とを保持し、一方、文書の更新が完了すると、上記
文書について、上記更新が完了した文書を識別する文書
識別情報と、上記文書の更新が完了したことを示す更新
完了指示情報とを保持する保持段階と、所定の文書につ
いての更新中指示情報を、所定の利用者から受信する
と、上記所定の文書について、上記更新している利用者
以外の利用者による更新を禁止する更新禁止段階と、更
新完了指示情報を、所定の利用者から受信すると、上記
更新が完了した文書について、上記更新していた利用者
以外の利用者に、更新を許可する更新許可段階とを有す
る文書管理方法の例である。

【００５０】また、上記実施例を記録媒体の発明として
把握することができる。

【００５１】つまり、上記実施例は、所定の利用者が文
書の更新を開始すると、上記所定の利用者を識別する利
用者識別情報と、上記更新を開始した文書を識別する文
書識別情報と、文書を更新中であることを示す更新中指
示情報とを保持し、一方、文書の更新が完了すると、上
記文書について、上記更新が完了した文書を識別する文
書識別情報と、上記文書の更新が完了したことを示す更
新完了指示情報とを保持する保持手順と、所定の文書に
ついての更新中指示情報を、所定の利用者から受信する
と、上記所定の文書について、上記更新している利用者
以外の利用者による更新を禁止する更新禁止手順と、更
新完了指示情報を、所定の利用者から受信すると、上記
更新が完了した文書について、上記更新していた利用者
以外の利用者に、更新を許可する更新許可手順とをコン
ピュータに実行させるプログラムを記録したコンピュー
タ読み取り可能な記録媒体の例である。

【００５２】なお、上記記録媒体の例として、フロッピ
ー（登録商標）ディスク、ハードディスク、ＣＤ、ＤＶ
Ｄ、半導体メモリ等を想定することができる。

【００５３】

【発明の効果】本発明によれば、１つの文書に対して、
複数人で編集を行うことが可能になるという効果を奏
し、また、編集者がロックを行うこととを、保証するこ
とができるという効果を奏する。

【図面の簡単な説明】

【図１】本発明の第１の実施例である文書管理装置ＤＭ
１の動作説明図であり、２名で報告書を作成する場合の
報告書作成過程図である。

【図２】上記第１の実施例における報告書テーブルの形
式を示す図である。

【図３】上記第１の実施例におけるアクセス管理機構の
動作を示すフローチャートである。

【図４】上記第１の実施例において、図３に示すアクセ
ス管理機構のもとで、テーブルに新規作成されたレコー
ドのデータ内容の遷移状況を示す図である。

【図５】本発明の第２の実施例における報告書作成過程
を示す図であり、Ｎ人で報告書を作成する過程を示す図
である。

【図６】上記第２の実施例におけるテーブル構成を示す
図である。

【図７】上記第２の実施例におけるアクセス管理機構の
動作を示すフローチャートである。

【図８】図７に示すアクセス管理機構のもとで、報告書
内容のデータ内容の遷移状況を示す図である。

【図９】医療等における報告書を扱う業務において、複
数の利用者端末と、報告書を蓄積するデータベースとを
ネットワークで結んで構成する従来の報告書管理システ
ムＤＭ１１を示すブロック図である。

【図１０】従来の報告書管理システムＤＭ１１上で、所
定の時点から報告書の編集を禁止し、また報告書を作成
したユーザのＩＤが保存できる必要があることを示す図
である。

【図１１】上記従来例において、利用可能なリレーショ
ナルデータベースを用いて、上記ファイルのロックを実
現する一般的な様子を示す図である。

【図１２】従来の報告書管理システムＤＭ１１における
更新作業、ロック要求に対する動作を示すフローチャー
トである。

【符号の説明】

Ａ、Ｂ、Ｎ…ユーザ、 Ｄ…報告書ＩＤ。

───────────────────────────────────────────────────── フロントページの続き (72)発明者 松谷 章司 東京都新宿区西新宿三丁目19番２号 東日 本電信電話株式会社内 Ｆターム(参考） 5B075 KK43 KK54 KK66 ND03 NR02 NR20 UU05 5B082 FA17 GA14 5B085 AE02

Claims (3)

【特許請求の範囲】
1. 【請求項１】 所定の利用者が文書の更新を開始する
   と、上記所定の利用者を識別する利用者識別情報と、上
   記更新を開始した文書を識別する文書識別情報と、文書
   を更新中であることを示す更新中指示情報とを保持し、
   一方、文書の更新が完了すると、上記文書について、上
   記更新が完了した文書を識別する文書識別情報と、上記
   文書の更新が完了したことを示す更新完了指示情報とを
   保持する保持手段と；所定の文書についての更新中指示
   情報を、所定の利用者から受信すると、上記所定の文書
   について、上記更新している利用者以外の利用者による
   更新を禁止する更新禁止手段と；更新完了指示情報を、
   所定の利用者から受信すると、上記更新が完了した文書
   について、上記更新していた利用者以外の利用者に、更
   新を許可する更新許可手段と；を有することを特徴とす
   る文書管理システム。
2. 【請求項２】 所定の利用者が文書の更新を開始する
   と、上記所定の利用者を識別する利用者識別情報と、上
   記更新を開始した文書を識別する文書識別情報と、文書
   を更新中であることを示す更新中指示情報とを保持し、
   一方、文書の更新が完了すると、上記文書について、上
   記更新が完了した文書を識別する文書識別情報と、上記
   文書の更新が完了したことを示す更新完了指示情報とを
   保持する保持段階と；所定の文書についての更新中指示
   情報を、所定の利用者から受信すると、上記所定の文書
   について、上記更新している利用者以外の利用者による
   更新を禁止する更新禁止段階と；更新完了指示情報を、
   所定の利用者から受信すると、上記更新が完了した文書
   について、上記更新していた利用者以外の利用者に、更
   新を許可する更新許可段階と；を有することを特徴とす
   る文書管理方法。
3. 【請求項３】 所定の利用者が文書の更新を開始する
   と、上記所定の利用者を識別する利用者識別情報と、上
   記更新を開始した文書を識別する文書識別情報と、文書
   を更新中であることを示す更新中指示情報とを保持し、
   一方、文書の更新が完了すると、上記文書について、上
   記更新が完了した文書を識別する文書識別情報と、上記
   文書の更新が完了したことを示す更新完了指示情報とを
   保持する保持手順と；所定の文書についての更新中指示
   情報を、所定の利用者から受信すると、上記所定の文書
   について、上記更新している利用者以外の利用者による
   更新を禁止する更新禁止手順と；更新完了指示情報を、
   所定の利用者から受信すると、上記更新が完了した文書
   について、上記更新していた利用者以外の利用者に、更
   新を許可する更新許可手順と；をコンピュータに実行さ
   せるプログラムを記録したコンピュータ読み取り可能な
   記録媒体。