IT202000030704A1 - Sistema e metodo automatico di gestione dei processi organizzativi - Google Patents

Description

Descrizione dell?invenzione avente per titolo:

?SISTEMA E METODO AUTOMATICO DI GESTIONE DEI PROCESSI ORGANIZZATIVI?

Descrizione

Campo della tecnica

La presente invenzione opera nell?ambito della gestione di dati di una pluralit? di utenti senza che detti utenti necessitino di conoscere un nuovo software per effettuare le operazioni da portare avanti in un processo organizzativo. In particolare si colloca nei processi di organizzazione di dati utilizzando tre diverse interfacce per la stessa applicazione: direttiva, operativa e specialistica.

Arte nota

L?obiettivo del Data Management ? di aiutare persone, organizzazioni e soggetti connessi ad ottimizzare l?uso dei dati nel rispetto di policy e regolamenti, consentendo di prendere decisioni e intraprendere azioni che massimizzino i vantaggi per i diversi attori di un?organizzazione. Una solida strategia di data management sta acquisendo un?importanza crescente poich? le organizzazioni fanno sempre pi? affidamento su asset immateriali per creare valore. Proprio per questo, sul mercato, fioriscono ogni giorno una moltitudine di applicazioni e sistemi di gestione automatici che garantiscono un supporto sicuro e rapido ai gestori di un processo organizzativo e agli utenti che partecipano a tale processo. Come ad esempio, nel brevetto CN108170760A, l?invenzione fornisce un sistema e un dispositivo di gestione dell?intelligent hardware che comprende una piattaforma Cloud per il processo organizzativo, una piattaforma per la gestione dell?intelligent hardware del cliente e un terminale per le operazioni di gestione del cliente. La piattaforma Cloud per la gestione dell?intelligent hardware viene utilizzata per memorizzare le informazioni di base dei dati in un database e fornisce un?interfaccia di aggiornamento incrementale e una libreria SDK per la piattaforma di gestione dell?intelligent hardware del cliente. Questa rete digitale migliora e facilita la comunicazione e le operazioni da effettuare tra il gestore che utilizza l?unit? digitale centrale e i vari utenti con i loro terminali connessi in rete al server centrale. Tuttavia, si verifica spesso, soprattutto se i processi organizzativi sono estesi e coinvolgono un substrato eterogeneo, che la tecnologia invece di essere d?aiuto potrebbe rappresentare un impedimento qualora il fruitore dell?organizzazione non possieda gli strumenti e/o le conoscenze adeguate. Un esempio che chiarisce questa situazione ? un?amministrazione condominiale, dove il gestore di tale organizzazione ha di fronte un?ampia gamma di tipologie di condomini: dai giovani professionisti, agli studenti fuori sede, dai semplici operai, agli anziani pensionati. Se da un lato, il gestore ha bisogno di un sistema automatizzato che lo aiuti a gestire una pluralit? di dati in modo rapido ed efficiente, dall?altro lato, deve garantire ad ogni condomino una fruibilit? dei dati e delle operazioni da effettuare semplice e accessibile. La presente invenzione interviene proprio in questa eventualit?, proponendo un sistema di gestione che si avvale di supporti d?intelligenza artificiale che garantiscano un?efficiente gestione di un processo organizzativo da parte del gestore, ma allo stesso tempo fornisca agli utenti una modalit? alternativa di accesso al processo tale da non rendere necessario da parte di detti utenti la conoscenza del sistema digitale o dell?applicazione in atto nell?organizzazione a cui appartengono. Non v?? dubbio, quindi, che tali soluzioni affrontino soltanto in parte le criticit? sin qui esposte.

Descrizione dell?invenzione

Secondo la presente invenzione viene realizzato un sistema automatico di gestione dei processi organizzativi che risolve efficacemente le problematiche suesposte. L?invenzione si colloca nell?ambito dei sistemi di gestione dati, dei processi organizzativi e della gestione dei documenti aziendali. Questi sistemi gestionali esistono da molti anni e sono largamente utilizzati in ogni genere di aziende e di varie dimensioni. Tali sistemi sono spesso identificati con la denominazione inglese ?Business Process Management Systems?, abbreviata in BPMS o BPM, o con l?equivalente italiana ?Sistemi di gestione dei processi aziendali? o ?Sistemi di gestione dei processi organizzativi?. Un sistema BPM si inserisce molto spesso in realt? aziendali esistenti, basate su procedure scritte o consuetudinarie, che stabiliscono in quale modo ? organizzato il lavoro d?ufficio o produttivo all?interno dell?azienda. Normalmente, ogni pratica segue un iter caratterizzato da una serie di fasi successive, sulle quali lavorano pi? persone. Il processo di avanzamento, che porta una pratica dal momento iniziale, nel quale ? generata, al momento finale in cui ? considerata evasa, passando attraverso una serie di fasi intermedie, ? determinato da regole pi? o meno rigide. Le persone operano sulle pratiche, eseguendo azioni quali: la preparazione o l?acquisizione di documenti, la decisione sulla prossima fase in base a criteri prestabiliti, il passaggio ad altre persone che hanno compiti diversi, la comunicazione con l?esterno tramite l?invio e la ricezione di documenti. Una pratica pu? proseguire, avanzando fino all?evasione, oppure pu? arretrare per perfezionare fasi o azioni incomplete; infine, pu? essere terminata oppure respinta. Ogni pratica, inoltre, pu? contenere documenti (cartacei o elettronici), acquisiti dall?esterno o inviati in forma cartacea o digitale. Tra i tipi di documento, quello di posta elettronica (email) ? attualmente di gran lunga il pi? diffuso. Spesso contiene allegati nei formati pi? diversi, ad esempio: documenti di testo, immagini, documenti firmati digitalmente ed altri. I sistemi BPM digitali, basati sull?uso di una rete di computer, realizzano le stesse funzionalit? aziendali in modo elettronico: i documenti sono in formato digitale, e se cartacei sono digitalizzati. Le pratiche sono definite, generate e gestite nel sistema e il loro iter ? gestito per mezzo di apposite funzioni del sistema stesso. I documenti sono memorizzati nel sistema e spesso sono anche ricevuti ed inviati all?esterno per mezzo dello stesso sistema. I sistemi BPM sono fortemente personalizzati, per adattarsi alle necessit? di ogni azienda, pur essendo basati su una analoga struttura software e hardware. Nella prima fase di analisi, specialisti di organizzazione aziendale esaminano il funzionamento dell?azienda e determinano quali sono i processi aziendali, quale ? il loro flusso in tutti i casi possibili, quali sono i documenti e come sono gestiti, e quali sono le procedure, scritte o verbali, che sono seguite in azienda prima dell?introduzione del sistema digitale. In una seconda fase di realizzazione, il software BPM di tipo generale viene personalizzato per realizzare le stesse procedure, o procedure migliorate con l?occasione della digitalizzazione. Nella fase operativa, le persone accedono al sistema BPM e svolgono, pi? o meno totalmente, il loro lavoro interagendo con le pratiche e con i documenti in esse contenuti tramite il sistema stesso o tramite programmi accessori. L?accesso degli utenti al sistema BPM avviene tramite un?interfaccia utente, realizzata sotto forma di un programma eseguibile per computer, di una pagina Web oppure di una combinazione di queste, come avviene nelle applicazioni ?Client/Server?. Gli elementi che compaiono in gran parte dei sistemi BPM possono essere, ad esempio: un calendario degli impegni dell?utente, gi? svolti o programmati per il futuro, una casella dei messaggi in ingresso, una casella delle attivit? da svolgere o che riporta le istruzioni operative e le procedure da seguire, una casella che riporta i processi in corso per l?utente e il flusso previsto per il processo in lavorazione, una casella che riporta i documenti collegati al processo in lavorazione, l?accesso alla modulistica e la possibilit? di spedire messaggi di diversi tipi (email, fax, SMS, WhatsApp, ?). Pi? pulsanti o altri mezzi che servono all?utente per inviare comandi al sistema BPM, come ad esempio: smaterializzare documenti cartacei a mezzo di scansione, notificare documenti e messaggi, attivare automazioni che sollevano l?utente da azioni ripetitive, visualizzare avvisi per scadenze e incidenti, analizzare le tracciature delle attivit? ed elaborare statistiche su processi, documenti e attivit? svolte. Tutta questa dotazione ? presentata con interfacce specializzate per vari livelli di utente: operativo, direttivo, front-end. Vista la quantit? di funzioni previste, le interfacce utente sono spesso complesse. Per gli utenti pi? esperti e di pi? alto livello (ad esempio gli utenti direttivi), l?interfaccia spesso riporta una vasta serie di elementi e di comandi, che permettono di sfruttare al massimo le capacit? del sistema. Per gli utenti di pi? basso livello (ad esempio gli operativi), l?interfaccia ? spesso pi? semplice, ma comunque non ? simile a quella di nessuna delle altre applicazioni informatiche di uso generalizzato e note a tutti gli utenti, quali editori di testo (word processor), browser Web o client di posta elettronica, i programmi di Office. L?utente di un sistema BPM deve quindi: conoscere i concetti e gli elementi che costituiscono un sistema BPM, brevemente riassunti nei paragrafi precedenti, conoscere il significato delle caselle che gli presenta il sistema nell?interfaccia utente e saperne usare i contenuti, sapere quali sono le procedure del processo su cui lavora, ed eventualmente poterle consultare, quali sono i suoi compiti all?interno del sistema e leggere i messaggi in ingresso, decidere le proprie azioni ed effettuarle in base alle procedure, sapere inviare messaggi o comandi in uscita, diretti al sistema, ai colleghi o ai corrispondenti esterni. Ai soli fini dell?uso dei sistemi BPM, si pu? quindi affermare che esistono ?utenti normali? che sono quelli che dispongono di una normale conoscenza degli strumenti informatici, e ?utenti specializzati?, quelli in grado di operare su un sistema BPM perch? hanno ricevuto un addestramento specifico. Da notare anche che un utente specializzato su un particolare sistema BPM non ? normalmente in grado di operare, almeno immediatamente, su un altro sistema BPM; infatti, questi sistemi, pur essendo basati su concetti analoghi, presentano realizzazioni profondamente diverse che si riflettono necessariamente su interfacce utente molto diverse tra loro. In base all?esposizione precedente, si pu? quindi affermare che i sistemi BPM di gestione dei processi aziendali, e non solo, mentre sono molto diffusi presso l?utenza professionale e offrono notevoli vantaggi, sono invece difficili da usare per la grande maggioranza degli ?utenti normali?. Esistono d?altra parte numerosi casi in cui risulterebbe molto utile se, un utente dotato di normale cultura informatica, potesse interagire direttamente con un sistema BPM in grado di gestire processi complessi, senza che sia richiesto l?intervento di personale specializzato. Nell?esperienza comune lo scenario che si presenta di solito ? quello in cui solo pochi utenti di un?organizzazione, in genere il personale specializzato in ambito amministrativo e informatico, come ad esempio l?amministratore gestionale e i suoi stretti collaboratori, conoscono e utilizzano i sistemi di gestione in modo competente e continuativo, mentre, la maggior parte degli utenti vengono a contatto con il processo dall?esterno, in modo del tutto sporadico e non specialistico. Non solo, si pu? inoltre presentare il caso in cui detti utenti, come ad esempio i membri di un?amministrazione condominiale, siano addirittura sprovvisti di dispositivi elettronici adeguati per accedere alle operazioni automatiche gestite dall?amministratore di detta organizzazione. La presente invenzione viene in aiuto proprio a questi utenti esterni, ai quali non viene imposta la conoscenza dell?applicazione o del sistema di gestione, ma propone una modalit? alternativa che sia in grado di svolgere agevolmente tutte le operazioni di cui essi necessitano senza conoscere il software specifico del processo. Infatti, il metodo e il sistema oggetto della presente invenzione risolvono il problema della complessit? e necessit? di apprendimento nell?uso di un sistema BPM, permettendo a un utente normale di interagire con un processo organizzativo senza alcuna conoscenza del sistema operativo sottostante. Il metodo della presente invenzione consiste nell?uso di normali documenti di testo, facilmente modificabili con qualsiasi editore di testo (Word Processor) senza particolari conoscenze specifiche. Tali documenti, che d?ora in poi sono denominati ?moduli?, rappresentano l?uscita intermedia prodotta dal presente sistema di gestione e, opportunamente modificati e integrati, rappresentano anche il successivo ingresso nel sistema stesso. Questi moduli preimpostati contengono dati in ingresso e in uscita dal sistema, proposte in uscita di successivi comandi in ingresso verso il sistema, comandi in ingresso, istruzioni di compilazione, ecc. Pur contenendo dati strutturati e comandi, i moduli sono documenti di testo, in formato di testo puro, oppure in uno dei formati leggibili dai Word Processor (doc, docx, ods, pdf?) e sono facilmente leggibili da un operatore umano. La presente invenzione prevede la presenza di un server centrale in ambiente Cloud che sia in grado di ricevere ed elaborare i suddetti moduli preimpostati, una stampante con funzione di scanning in grado di acquisire documenti compilati manualmente, dotata di connessione di rete Internet che le permette di comunicare con il server in ambiente Cloud. Questo sistema fornisce due interfacce distinte dedicate: una al personale specializzato che definisce l?analisi del processo, la lista dei documenti da utilizzare nelle varie fasi, comprese le istruzioni per la corretta compilazione, e un?interfaccia innovativa dedicata ad attori inesperti del processo organizzativo che nasconde qualsiasi dettaglio del sistema di gestione sottostante, consentendo per?, a detti attori inesperti di interagire con il sistema operativo di gestione in modo semplice e facilmente accessibile. L?utente inesperto viene coinvolto nel processo organizzativo tramite messaggi di avviso e istruzioni che possono essere recapitate tramite un qualsiasi mezzo di comunicazione: l?utente pu? ricevere i moduli preimpostati dal personale specializzato in forma cartacea grazie alla presenza di una stampante collegata al server centrale in Cloud, oppure pu? accedere direttamente al server, attraverso il portale, scaricando il modulo preimpostato nel proprio computer, e aprendolo con un normale editor di testo e compilando tutti i campi richiesti. In alternativa, il modulo pu? essere inviato dal server d?interfacciamento all?utente tramite posta elettronica all?indirizzo da lui introdotto nel portale. Per realizzare il metodo oggetto dell?invenzione, si aggiungono al sistema BPM uno o pi? server (intesi come pacchetti software aggiunti al sistema esistente e operanti su computer fisici o ?in Cloud?), dedicati al collegamento tra il sistema e gli utenti esterni, in seguito chiamati collettivamente ?server d?interfacciamento?. Inoltre ? possibile creare un portale web, collegato al server d?interfacciamento, che realizza l?interfaccia del sistema verso gli utenti esterni. Il portale riporta pagine semplici ed esplicative, adatte a guidare l?utente in un percorso che non conosce. In una prima fase, l?utente che entra nel sistema per la prima volta sceglie l?argomento a cui ? interessato, quindi introduce i suoi dati nel portale con le stesse modalit? di registrazione gi? ampiamente usate nei siti Web, quali ad esempio quelli di vendita online. Ci? consente all?utente, di essere facilmente riconosciuto nei successivi accessi al sistema. Successivamente alla registrazione, seguendo le istruzioni l?utente compila il modulo e prepara anche gli eventuali documenti da allegare. L?argomento prescelto individua il processo organizzativo tra quelli presenti nel sistema BPM. Quando l?utente rientra successivamente nel sistema, si deve solo far riconoscere, ad esempio digitando nome utente e password. Successivamente, il server di interfacciamento usa i dati gi? introdotti dall?utente (oltre al nome, altri dati: ad esempio, la sua qualifica o l?argomento su cui vuole lavorare) per verificare: se l?utente ? abilitato ad aprire una nuova pratica, oppure, se l?utente ha pratiche precedenti gi? in corso e in tal caso in quale fase si trovano. L?utente pu? iniziare una nuova pratica oppure ne seleziona una tra quella gi? iniziate. A questo punto il Server di interfacciamento, in base alla fase nella quale si trova la pratica, prepara uno o pi? moduli di testo. I moduli sono generati automaticamente, scegliendoli all?interno di un gruppo di moduli predefiniti e con i campi in bianco. Alcuni dei campi sono gi? riempiti usando i dati gi? introdotti dall?utente nel portale o nelle fasi precedenti del processo. Una volta compilati i moduli vengono scannerizzati tramite la stampante se cartacei, oppure inviati direttamente al server di interfacciamento. Questo server centrale in ambiente Cloud ? dotato di un modulo software di intelligenza artificiale con funzione di OCR e riconoscimento della scrittura che estrae le informazioni richieste dai moduli compilati, scannerizzati e inviati dagli utenti e con un secondo modulo software rielabora in forma tabellare organizzata i dati estratti dal riconoscimento del documento scannerizzato. Il sistema operativo di gestione automatica inoltre, possiede un modulo di gestione dati comprendente un software d?intelligenza artificiale che digitalizza le parole scritte a mano dagli utenti nel modulo correggendo eventualmente errori di ortografia, individuando le parole chiave contenenti i dati effettivi, elaborando successivamente una tabella sulla base dei dati organizzandoli efficientemente sul portale di gestione del processo. Il server estrae gli allegati del messaggio li conserva temporaneamente ed individua tra essi il modulo che contiene i dati e i comandi. Per riconoscerlo, il server usa il nome dei file, ma pu? anche aprirlo e riconoscerlo dalla presenza e dalla posizione dei campi che lo caratterizzano. In particolare, ricerca il testo ?Codice pratica? e legge di seguito il codice della pratica, che deve necessariamente corrispondere con il codice assegnato dal server stesso alla pratica e quindi all?utente esterno da cui ? stata ricevuta la mail. Dalla scansione del testo il server ricava:

- il contenuto dei campi che l?utente doveva compilare;

- la validit? dei valori introdotti, ad esempio se il campo ?Indirizzo email? contiene un indirizzo valido e se il campo ?Numero di telefono? contiene un numero di telefono valido;

- la presenza di tutti i campi obbligatori;

- la presenza e il valore di campi che contengono comandi, ad esempio la scelta corretta tra una lista di operazioni da svolgere richieste dall?utente. Se il modulo non ? valido, non ? riconosciuto o vi sono errori, il server pu?, secondo la fase e secondo le scelte impostate, rispedire il messaggio al mittente per posta elettronica, con la spiegazione del problema, oppure inserire il messaggio nel sistema BPM in una coda di messaggi da gestire manualmente. Operatori umani specializzati riceveranno il messaggio nella loro casella d?ingresso e provvederanno alla sua gestione decidendo quali azioni eseguire. Se il modulo ? riconosciuto come corretto, il server d?interfacciamento, ha tutti gli elementi per inviare dati e comandi al sistema BPM. I comandi da dare al sistema BPM possono essere espliciti, cio? scelti dall?utente esterno in appositi campi o liste del modulo compilato, oppure essere dati implicitamente dal solo fatto di aver completato il modulo. Il server d?interfacciamento, attraverso l?interfaccia di programmazione (API), invia al sistema BPM i comandi, quale ad esempio l?avanzamento del processo alla fase successiva. Se vi sono documenti da allegare previsti nella fase, il server d?interfacciamento li invia al sistema BPM. I moduli preimpostati per gli utenti dell?organizzazione possono essere creati e personalizzati in base ad una corrispondenza digitale tra le credenziali dell?utente e la categoria a cui detto utente appartiene. Ogni modulo possiede un codice univoco che lo contraddistingue, e una volta scaricato dall?utente esso pu? essere compilato e manipolato manualmente o attraverso un dispositivo elettronico personale. Il modulo poi, pu? essere scannerizzato se cartaceo o inviato se in formato elettronico come allegato, via e-mail all?indirizzo indicato sul portale del server principale. L?invio del modulo attiver? una serie di azioni consequenziali nel processo organizzativo. Il server principale, che in realt?, pu? essere rappresentato anche da un pool di server, garantendo cos? una continuit? operativa in caso di danneggiamento di uno di essi, offre un servizio in esecuzione che monitora a intervalli regolari la casella di posta elettronica dedicata, ignora eventuali messaggi di Spam che vengono eliminati e scarica i messaggi di posta elettronica o scannerizzati, inviati dalla pluralit? di utenti appartenenti all?organizzazione in cui ? attivo il presente sistema di gestione. I messaggi scaricati dal server principale, vengono distribuiti, poi a pi? servizi o piattaforme che consentono un?elaborazione parallela pi? efficiente per l?esecuzione operativa. Il presente sistema di gestione automatica, per ogni messaggio inviato dall?utente, estrae gli allegati, individua il modulo che contiene i comandi operativi, esegue le operazioni attinenti al processo o pratica specifica, archivia gli allegati e il testo dell?email nella stessa pratica e, infine, invia la risposta di esito al mittente della comunicazione. Se l?utente invia la stessa email, il presente sistema di gestione ? in grado di riconoscere che ? la stessa e dopo la verifica, attiva le conseguenze del processo solo sulla prima. Inoltre, se viene inviato lo stesso modulo il sistema ? in grado di riconoscere se contiene gli stessi dati o se ? stato compilato in modo diverso e se la compilazione ? integrativa o conflittuale. Se la compilazione del secondo modulo da parte dell?utente ? integrativa il sistema di gestione attiva le conseguenze di tutti i campi in cui cadono le integrazioni, mentre se i dati appartengono a campi in conflitto il sistema inserisce i due diversi moduli in un serbatoio per la valutazione manuale. La gestione manuale viene attivata ogni qualvolta si verifichino casi di conflitto formale nei moduli o casi di impossibilit? di identificazione dei parametri necessari. Il presente sistema automatico di gestione prevede, una stampante specializzata con connessione wireless per la stampa di detti moduli, uno scanner per l?invio in formato elettronico dei moduli compilati a mano al server centrale, un display che quando acceso mostra all?utente inesperto lo stato di avanzamento del processo, indicando anche lo stato di lavorazione delle pratiche da parte degli operatori specializzati. Inoltre, per garantire un riconoscimento automatico e l?accesso autorizzato ad eventuali operazioni di scansione di documenti personali o visualizzazione di quest?ultimi, la stampante ? dotata di un tastierino alfanumerico atto a permettere a detto utente inesperto di immettere una one-time-password preventivamente comunicata su un dispositivo personale di detto utente inesperto. Questo sistema d?interconnessione ha il fine di garantire all?utente un monitoraggio costante dell?arrivo di nuove notifiche, comunicazioni di servizio o scadenze di pagamenti, infatti, gli utenti inesperti avranno a disposizione ? dotato anche di un segnalatore luminoso che segnaler? la presenza di nuove notifiche o prossime scadenze amministrative tramite segnali visivi luminosi e/o detto sistema ? gestito tramite un back-end applicativo che, basandosi sulle migliori logiche di protezione e sicurezza, utilizza algoritmi avanzati d?intelligenza artificiale per venire in aiuto alle esigenze delle diverse figure all?interno di un?organizzazione. Il sistema automatico di gestione comprende infine, un modulo di filtraggio automatico che ha la funzione di inviare i dati ricevuti dalla pluralit? dei dispositivi elettronici mobili degli utenti dell?organizzazione ad una specifica cartella predefinita. Un particolare campo applicativo di grande importanza si pu? citare quello bancario, in cui il cliente interagisce con il sistema BPM della banca per mezzo dell??home banking?.

I vantaggi offerti dalla presente invenzione sono evidenti alla luce della descrizione fin qui esposta e saranno ancora pi? chiari grazie alle figure annesse e alla relativa descrizione dettagliata.

Descrizione delle figure

L?invenzione verr? qui di seguito descritta in almeno una forma di realizzazione preferita a titolo esplicativo e non limitativo con l?ausilio della figura annessa, nella quale:

FIGURA 1 mostra un sistema di gestione dei processi organizzativi comprendente un server in ambiente Cloud 100 che riceve ed elabora moduli preimpostati 101, che vengono inviati tramite posta elettronica o una qualsiasi applicazione di messaggistica istantanea e compilati tramite un generico applicativo word processor 201, e rappresenta quindi il punto di confluenza e aggregazione di tutti i dati provenienti da una pluralit? di utenti appartenenti ad una medesima organizzazione o ad organizzazioni coordinate atto a elaborare, manipolare, monitorare e organizzare efficientemente detti dati. Inoltre, detto server presenta una connessione di rete per accesso a rete internet, atta a consentire una comunicazione e uno scambio di dati (e-mail, documenti, informazioni) con altri dispositivi server in modalit? wireless. Detto server presenta in esecuzione un modulo software di intelligenza artificiale con funzione di OCR e riconoscimento della scrittura che estrae le informazioni richieste da detti moduli compilati, e un modulo di gestione dati composto da un software di intelligenza artificiale atto a digitalizzare le parole scritte a mano dagli utenti nel modulo correggendo eventualmente errori di ortografia, individuare le parole chiave contenenti i dati effettivi, elaborare una tabella sulla base di detti dati organizzandoli efficientemente. Detta organizzazione efficiente ? consentita da un modulo di gestione dati del server comprendente un software di intelligenza artificiale atto a digitalizzare le parole scritte a mano dagli utenti nel modulo correggendo eventualmente errori di ortografia, individuare le parole chiave contenenti i dati effettivi, elaborare una tabella sulla base di detti dati organizzandoli efficientemente. In particolare, ogni modulo preimpostato possiede un codice QR 700 che tramite un sistema d?identificazione visiva ad alta precisione possa indentificare univocamente sia il documento su cui ? applicato sia il processo cui il documento afferisce essendo quindi atto a permettere una organizzazione dei vari moduli in modo preciso e automatico e indipendente dall?intervento degli operatori esperti. Detto sistema comprende anche un?interfaccia a disposizione per gli utenti inesperti costituita da una stampante 102 specializzata con funzione di scanning 104 atto ad acquisire documenti compilati manualmente, dotata di connessione di rete Internet 105 atta a permettere la comunicazione con detto server in ambiente Cloud 100 e un display 600 che quando acceso mostra all?utente inesperto lo stato di avanzamento del processo, indicando anche lo stato di lavorazione delle pratiche da parte degli operatori specializzati. Detta stampante, inoltre, comprende un tastierino alfanumerico atto a permettere a detto utente inesperto di immettere una one-time-password preventivamente comunicata su un dispositivo personale di detto utente inesperto. Infine gli utenti inesperti del processo avranno a disposizione un indicatore luminoso di notifiche 400 atto a comunicare la presenza di un nuovo documento pronto per essere visualizzato o stampato e in seguito compilato e inoltre atto a segnalare l?avvicinarsi di scadenze per l?invio dei documenti da compilare.

Descrizione dettagliata dell?invenzione

La presente invenzione verr? ora illustrata a titolo puramente esemplificativo ma non limitativo o vincolante, ricorrendo alle figure le quali illustrano alcune realizzazioni relativamente al presente concetto inventivo.

Con riferimento alla FIG. 1 si pu? osservare un server in ambiente Cloud 100 che oltre a rappresentare il punto di confluenza e aggregazione di tutti i dati provenienti da una pluralit? di utenti appartenenti ad una medesima organizzazione, fornisce l?interfaccia dedicata al personale specializzato che definisce l?analisi del processo, la lista dei documenti da utilizzare nelle varie fasi, comprese le istruzioni per la corretta compilazione. Il server ? dotato di diversi moduli specifici: un modulo di gestione dati composto da un software di intelligenza artificiale atto a digitalizzare le parole scritte a mano dagli utenti nel modulo correggendo eventualmente errori di ortografia, individuare le parole chiave contenenti i dati effettivi, elaborare una tabella sulla base di detti dati organizzandoli efficientemente e un modulo software di intelligenza artificiale con funzione di OCR e riconoscimento della scrittura che estrae le informazioni richieste da detti moduli compilati, scannerizzati e inviati dagli utenti attraverso l?utilizzo di una specifica stampante 102. La seconda interfaccia illustrata nella figura ? un?interfaccia innovativa dedicata ad attori inesperti del processo organizzativo atta a nascondere qualsiasi dettaglio del sistema di gestione sottostante e fornendo quindi all?utente un?esperienza composta dai seguenti passaggi: detto utente inesperto viene coinvolto nel processo organizzativo tramite messaggi di avviso e istruzioni che possono essere recapitate tramite un qualsiasi mezzo di comunicazione, e riceve dei moduli preimpostati dal personale esperto ottenendoli su carta tramite detta stampante 102 con funzione di scanning 104 atto ad acquisire documenti compilati manualmente e dotata di connessione di rete Internet 105 atta a permettere la comunicazione con detto server 100. Al fine di garantire un accesso esclusivo al destinatario dei documenti con dati sensibili e un avvio del processo di visualizzazione o operazione stampa, la stampante comprende un tastierino alfanumerico atto a permettere a detto utente inesperto di immettere una one-time-password preventivamente comunicata su un dispositivo personale di detto utente inesperto. Infine gli utenti inesperti del processo avranno a disposizione un indicatore luminoso di notifiche 400 atto a comunicare la presenza di un nuovo documento pronto per essere visualizzato o stampato e in seguito compilato e inoltre atto a segnalare l?avvicinarsi di scadenze per l?invio di dei documenti da compilare.

Claims (7)

Rivendicazioni

1. Sistema e metodo automatico di gestione dei processi organizzativi, caratterizzato dal fatto di comprendere:

A) un server in ambiente Cloud (100) atto a ricevere ed elaborare moduli preimpostati (101);

B) una stampante (102) con funzione di scanning (104) atta ad acquisire documenti compilati manualmente, dotata di connessione di rete Internet (105) atta a permettere la comunicazione con detto server in ambiente Cloud (100);

detto sistema essendo quindi atto a fornire almeno due interfacce distinte dedicate una a personale specializzato che definisce l?analisi del processo, la lista dei documenti da utilizzare nelle varie fasi comprese le istruzioni per la corretta compilazione, e una interfaccia dedicata ad attori inesperti del processo organizzativo atta a nascondere qualsiasi dettaglio del sistema di gestione sottostante e fornendo quindi all?utente un?esperienza comprensiva dei seguenti passaggi di metodo:

i. detto utente inesperto viene coinvolto nel processo organizzativo tramite messaggi di avviso e istruzioni che possono essere recapitate tramite un qualsiasi mezzo di comunicazione;

ii. detto utente inesperto riceve dei moduli preimpostati dal personale esperto e li ottiene su carta tramite detta stampante (102);

iii. i moduli vengono compilati manualmente dall?utente seguendo le istruzioni riportate sui moduli stessi;

iv. i moduli vengono scannerizzati tramite detta stampante (102) e inviati al server in ambiente Cloud (100);

detto server in ambiente Cloud (100) avendo in esecuzione:

- un modulo software (103) di intelligenza artificiale con funzione di OCR e riconoscimento della scrittura che estrae le informazioni richieste da detti moduli compilati, scannerizzati e inviati da detta stampante (102);

- un secondo modulo software atto a elaborare in forma tabellare organizzata i dati estratti dal riconoscimento del documento scannerizzato;

- un modulo di gestione dati comprendente un software di intelligenza artificiale atto a digitalizzare le parole scritte a mano dagli utenti nel modulo correggendo eventualmente errori di ortografia, individuare le parole chiave contenenti i dati effettivi, elaborare una tabella sulla base di detti dati organizzandoli efficientemente.

2. Sistema e metodo automatico di gestione dei processi organizzativi, secondo la precedente rivendicazione 1, caratterizzato dal fatto di comprendere ulteriori interfacce per detti utenti poco esperti, in formato elettronico, attraverso cui detti moduli precompilati (102) vengono inviati tramite posta elettronica o una qualsiasi applicazione di messaggistica istantanea e compilati tramite un qualsiasi applicativo word processor (201).

3. Sistema e metodo automatico di gestione dei processi organizzativi, secondo una qualsiasi delle precedenti rivendicazioni 1 o 2, caratterizzato dal fatto di comprendere un modulo software di monitoraggio e controllo (300) dei processi operativi atto a mettere in rilievo i documenti contenenti incongruenze nel database di detto server (100) e atto ad evidenziare a detto personale specializzato i dati relativi a dette operazioni incongruenti o dati mancanti.

4. Sistema e metodo automatico di gestione dei processi organizzativi, secondo una qualsiasi delle precedenti rivendicazioni, caratterizzato dal fatto di comprendere un indicatore luminoso di notifiche (400) ad uso degli utenti inesperti del processo atto a comunicare la presenza di un nuovo documento pronto per essere visualizzato o stampato e in seguito compilato e inoltre atto a segnalare l?avvicinarsi di scadenze per l?invio di dei documenti da compilare.

5. Sistema e metodo automatico di gestione dei processi organizzativi, secondo una qualsiasi delle precedenti rivendicazioni, caratterizzato dal fatto di comprendere un sistema di autenticazione (500) dell?utente inesperto, atto a permettere solo al destinatario dei documenti con dati sensibili di avviare la visualizzazione o la stampa, detto sistema di autenticazione (500) comprendendo un tastierino alfanumerico atto a permettere a detto utente inesperto di immettere una one-time-password preventivamente comunicata su un dispositivo personale di detto utente inesperto.

6. Sistema e metodo automatico di gestione dei processi organizzativi, secondo una qualsiasi delle precedenti rivendicazioni, caratterizzato dal fatto di comprendere un display (600) su detta stampante (102) che, quando acceso, mostra all?utente inesperto lo stato di avanzamento del processo, indicando anche lo stato di lavorazione delle pratiche da parte degli operatori specializzati.

7. Sistema e metodo automatico di gestione dei processi organizzativi, secondo una qualsiasi delle precedenti rivendicazioni, caratterizzato dal fatto di comprendere un sistema d?identificazione visiva ad alta precisione basata su codici QR stampati su ciascun modulo preimpostato (101) in modo che ogni codice identifichi univocamente sia il documento su cui ? applicato sia il processo a cui il documento afferisce essendo quindi atto a permettere una organizzazione dei vari moduli in modo preciso e automatico e indipendente dall?intervento degli operatori esperti.