FR2912524A1 - Systeme integre de traitement dematerialise d'examens et/ou de documents recurrents - Google Patents

Abstract

Système intégré de traitement dématérialisé d'examens et/ou de documents récurrents.L'invention concerne un dispositif dématérialisé permettant à différents intervenants autres que leurs auteurs de consulter, de commenter, d'annoter, des éléments provenant de sources diverses : numérisation de documents, documents numériques, exposés vocaux enregistrés.L'invention intègre pour les documents la reconnaissance de zones remplies de manières diverses, écriture manuscrite, cases à cochée ou toute forme graphique, et permet de réaliser et de gérer l'ensemble des opérations de traitement du document en utilisant sa forme numérisée soit de manière définitive soit en remettant sous forme physique intermédiaire le document.L'invention comporte un ensemble de solutions destinées à sécuriser les procédures et les documents tout en permettant une interaction en temps réel entre les différents intervenants et responsables pour obtenir des résultats individuels pour les auteurs, et collectifs, cohérents et objectifs.

Description

-1- La présente invention concerne un système de gestion de documents

répétitifs et de leur correction et annotation sur la base de la forme électronique de ces documents. Dans une étape intermédiaire le document physique est numérisé à l'aide d'un scanner ou tout autre matériel optoélectronique. Le procédé permet également de réaliser le document directement par voie numérique à l'écran, ou des exposés vocaux enregistrés. Les images et données issues de cette réalisation directe ou par voie de numérisation sont alors disponibles pour une correction effectuée et gérée à distance. Actuellement le processus d'annotation et de correction de documents repose sur des traitements entièrement manuels utilisant le document papier initial ou sa photocopie ou des interrogations orales individuelles impossibles à rendre anonyme. Ce processus concerne particulièrement le domaine des examens et concours éducatifs et administratifs ainsi que les domaines impliquant de nombreux rapports répétitifs dans la forme : enquête, examen médicaux, rapports récurrents. A partir du thème auquel doit servir le document destiné à recueillir les réponses et observations des auteurs, une succession d'intervenant divers se partage le travail de suivi de manière plus ou moins explicite. Le résultat synthétique de ces travaux est de ce fait souvent entaché d'imperfections dues aux difficulté de coordinations d'opérateurs divers de métiers fort différents. Chaque organisation assurant le déroulement du suivi de ce type de documents, est 20 confrontée à une lourde charge de traitement des documents en vue de leur correction et annotation. Les documents sont collationnés soit dans des centres de regroupement locaux puis selon les cas, soit centralisés afin d'effectuer une correction générale, soit distribuées directement aux correcteurs. Ces derniers lisent et étudient les réponses et fournissent 25 une évaluation, des annotations et des commentaires. La gestion manuelle des documents physiques s'avère très contraignante et coûteuse à de nombreuses étapes du processus qui implique de : Produire le sujet ou l'objet du document, Définir les modalités du remplissage du document, 30 Produire les documents, Distribuer les documents, Faire remplir les documents par les auteurs, Collationner les documents, les classer et les conditionner afin de les distribuer, -2- • Procéder à la répartition des documents entre les correcteurs, • Envoyer les documents aux correcteurs ou convoquer les correcteurs pour corriger dans le centre de correction ou à distance, • Essayer de suivre le flux de correction, • Surveiller le retour par les correcteurs des documents pour centralisation et archivage, • Faire saisir des notes, et le cas échéant les annotations et commentaires, • Redistribuer des documents en cas de double correction et de nouvelle saisie, • Archiver des documents afin de pouvoir les retrouver.

Durant la navette des documents, il faut garantir continuellement leur sûreté, ainsi que leur confidentialité. Dans le cas de la passation des épreuves d'un examen ou d'un concours le contexte est: la plus part du temps très difficile car : • La confidentialité des sujets d'épreuves doit être préservée. • Les épreuves se déroulent sur une période de courte durée (environ 1 semaine pour plusieurs épreuves) ; • Le nombre de candidats est élevé ; • Beaucoup d'épreuves différentes impliquent un nombre important de correcteurs ; • L'anonymat de correction des copies doit être respecté ; • Les épreuves sont soit centralisées, ce qui implique un grand nombre de candidats et de salles à gérer sur un site, soit elles sont décentralisées et il faut alors mettre en place des tâches d'administration et de coordination des différents centres d'examens ; A ces opérations s'ajoutent de lourdes procédures de contrôle et de suivi normal d'un examen, ou d'un concours de recrutement, et exigent donc une quantité de main d'oeuvre responsable et qualifiée difficilement compatible avec les contraintes actuelles, car les techniques actuelles génèrent des files d'attente à certains moments telles qu'il est bien souvent impossible de respecter les procédures de sécurité prévues. L'innovation consiste à réaliser et à gérer l'ensemble des opérations de traitement du document physique après numérisation de celui-ci en utilisant sa forme numérisée t -3- circulant en réseau, soit de manière définitive soit en remettant sous forme physique intermédiaire le document initial comme défini ci après. L'originalité du procédé réside notamment dans son caractère universel et global. Universel car il permet d'inclure dans son procès tout document physique ou données numériques, global car il concerne l'ensemble des opérations nécessaires à son objectif au moyen de divers techniques permettant cette intégration. Les objectifs de cette innovation, sont de disposer d'une forme électronique des copies par numérisation ou production directe, de corriger des copies ou documents anonymes ou non, par consultation de leur forme électronique, ou de leur forme rernatérialisée spécifiquement et temporairement à partir de leur forme électronique, enfin de réduire les charges de gestion de correction des copies, des critères de notation étant intégrés dans le système. Notre procédé est destiné à permettre le traitement de documents récurrents sous forme papier ou de fichier informatique devant être consultés, complétés et annotés par différents intervenants autres que leurs auteurs, ce procédé étant caractérisé en ce qu'il comporte (fig.1) : a) Une étape de conception de l'objet ou du sujet du document, de ce qu'il doit comporter comme remplissage direct ou non par les auteurs interrogés, et prévoyant les modalités d'évaluation des réponses par les correcteurs chargés d'annoter et de commenter les données remplies du document. Cette étape permet de définir la structure des données à gérer à partir du document tant sur le plan matériel : espace et types de données de remplissage, espace et types de données de commentaire et d'annotation ; et le plan opérationnel : processus et condition d'enchaînement des opérations et droit des opérateurs ; que logique : modalités de gestion des données, liens d'information de données et de contrôle, types de relations entre données gérées à partir du document. Cette étape de conception et de définition globale est assistée par un programme informatique prévoyant l'ensemble des possibilités d'opération de gestion et contrôlant la réalisation du projet jusqu'à sa bonne fin. b) Une étape de production du document matériel vierge avant remplissage par leurs auteurs, impliquant son impression et son façonnage ou sa présentation sous forme de page informatique affichable sur écran. -4- c) Une étape de. définition du document définitif soumis aux auteurs établissant et/ou contrôlant les liens entre les espaces graphiques matériels ou numériques et les données logiques définies lors de la première étape. Cette opération peut être reportée en totalité ou en partie, jusqu'avant la phase de numérisation pour des raisons de sécurité des sujets. Certaines données logiques doivent être obligatoirement liées à un (ou plusieurs) espace graphique pour être utilisé dans la suite du traitement. Comme par exemple :l'identification du document (fig. 3/1) et de ses éléments internes (fig. 3/5), l'identification de l'auteur qui sera lié à des espaces graphiques le plus structurés possibles (fig. 3/2 et 3/7), pour permettre un traitement automatique et simplifié. Chaque donnée logique de remplissage défini dans l'étape précédente pourra être associée à une zone de remplissage qui sera libre (fig. 3/6), structurée (fig. 3/3) ou combinée. d) Une étape de mise à disposition des documents aux auteurs ces document intégrant ou étant associés à des informations externes définissant le travail à 15 exécuter par les auteurs. e) Une étape de remplissage du document par les auteurs sous toute forme : écriture manuscrite ou typographique en toute langue, dessin, remplissage manuel d'objet graphique (écriture, case à cocher, échelle, collage d'étiquette comportant tout signe graphique), ou remplissage par les auteurs des pages informatiques au 20 moyen de périphériques informatiques. f) Une étape de numérisation du document et d'archivage indexé des éléments numérisés de chaque document complété manuellement ou typographiquement par leurs auteurs et/ou d'archivage des fichiers informatiques affichés et remplis sous forme de pages écran informatiques. Lors de cette étape le document complet 25 quelle que soit sa composition initiale devient un fichier numérique unique par auteur et se voit attribuer un code informatique unique le caractérisant (fig. 5/4). Ce code est élaboré à partir des caractéristiques du document définies depuis l'étape de conception jusqu'au remplissage du document par son auteur (p.e. check somme des données numériques) en permetant sa certification contre toute 30 althération. Quelque soit l'étape suivante ce code sera attaché au fichier ou aux formes re-matérialisées pour être re-saisi lors de leur réintroduction dans la chaîne de son traitement informatique. Ainsi la traçabilité de l'ensemble des opérations auxquelles donnera lieu le document sera assurée. -5- g) Une étape de définition des autorisations d'accès des intervenants aux éléments numérisés et/ou archivés électroniquement de chaque document pour contrôle, évaluation, annotation ou complément. La gestion des droits d'accès doit être définie. L'identification des correcteurs et intervenants est assurée par une authentification forte qui peut se faire selon les techniques de sécurité informatique disponible : par Login/Mot de passe classique, par certificat électronique, par un dispositif matériel (Calculatrice, Clé USB, Carte à puce ...). h) Une étape de mise à dispositions aux correcteurs et intervenants, des documents archivés sous forme de pages informatiques soit par réseau informatique ou par un procédé Intranet ou Intemet ou sous forme de pages imprimées re-matérialisées à partir des fichiers informatiques relatifs à chaque document produit par leurs auteurs (ces pages comportent le code informatique unique caractérisant le document re-matérialisées comme appartenant au fichier numérique unique par auteur, lors de la saisie informatique des résultats notamment par numérisation scanner ce code sera lu pour attacher ces résultats au fichier numérique unique par auteur initial). i) Une étape d'attribution par les intervenants de notes et/ou de compléments affectée au document. j) Une étape de collationnement des notes et compléments affectés au document, pour créer des résultats associés au document. Ce procédé comporte une étape de définition de la structure physique et logique du document, pouvant permettre sa numérisation automatique : pages multiples et indépendantes par auteur identifié, destinées à ne constituer qu'un document logique unique par auteur, sous parties prédéfiriies permettant leur gestion indépendantes par exemple, une question ayant un positionnement prédéfini dans le document de base et à laquelle les auteurs doivent répondre à cet endroit. Cette étape de définition permet d'une part de prévoir le type et l'emplacement des identifications du document et des auteurs qui devront être renseignés pour permettre la gestion automatique de la numérisation et l'association des images numérisées à l'identification cryptée ou non de leurs auteurs. Cette étape de définition permet d'autre part de prévoir le type et l'emplacement des annotations, évaluations et compléments qui seront affectés en fonction de leurs objets et sujets, à chaque partie du document et qui devront être remplis ou consultés par les -6- intervenants autorisés. La définition d'intégration doit être réalisée avec le document final si l'impression en volume est réalisée par un imprimeur avec un système professionnel. Il n'est pas rare que le résultat final de l'impression soit sensiblement différent de l'exemplaire réalisé en interne par une imprimante classique.

Comme nous l'avons déjà souligné, notre procédé implique une organisation globale dont les étapes ci-dessus mentionnées doivent être organisées en fonction des contraintes de sécurité propres à chaque processus réel. Le procès de définition caractéristique de notre procédé peut ainsi être séquentialisé selon les étapes entre les définitions indispensables à l'étape, et celles qui peuvent être reportées, s'il n'est pas nécessaire de les exécuter immédiatement, et que des risques de divulgation d'informations sont à craindre. Le document peut être divisé en parties matérialisées ou non devant être remplies par leurs auteurs selon les modalités diverses prévues auxquelles sont associées des directives d'annotations, d'évaluations et de compléments définissant le travail des intervenants correcteurs. A la suite de cette opération les correcteurs devront remplir pour chaque partie définie du document matériel ou numérique, les notes et compléments selon les directives définies par consignes générales indépendantes du document ou par consignes associées au document en temps réel accessible au correcteur.

Grâce à notre procédé, le collationnement des notes et compléments affectés à chaque partie de la structure du document est automatique puisque le traitement par consultation électronique des document permet de collationner en temps réel tous les résultats attribués par les correcteurs dès que ceux-ci les valident permettant de créer un ou plusieurs résultats issus de ces éléments, ces résultats étant associés informatiquement au document. (figure 6/3, 6/4) Notre procédé permet que les images des documents matériels remplis et numérisés et/ou les images des documents numériques remplis informatiquement sur écran soient archivées sur un ou plusieurs ordinateurs et accessibles pour consultation informatique et traitement sur écran par un intervenant, soit en réseau, soit par un procédé Intranet ou Intemet. Les documents numériques remplis informatiquement sur écran sont fixés lors de l'archivage en image non modifiable au même titre que les images des documents papier qui ne peuvent être modifiées par les intervenants après remplissage par les auteurs. C'est en partie dans cet objectif de garantir l'intégrité du -7-remplissage de l'auteur que le document unique archivé dispose du code décrit ci-avant, élaboré à partir des caractéristiques du document (p.e. check somme des données numériques) et prenant en compte les différentes données caractérisant le document unique jusqu'à son remplissage par son auteur.

Notre procédé après archivage sur un ou plusieurs ordinateurs des images des documents matériels ou numériques remplis, permet que ces images soient imprimées sur le lieu de numérisation ou transmises informatiquement pour être imprimées sous forme de fac-similé papier pour consultation et traitement par un intervenant. En effet pour diverses raisons, d'allergie à l'outil informatique, de déplacement fréquent hors de zones desservies par le réseau les correcteurs peuvent ne pas désirer ou ne pas pouvoir utiliser une connexion pour corriger électroniquement sur écran les documents. Dans ce cas le document peut être re-matérialisé par impression selon différentes modalités. Les documents qui seront re-matérialisés temporairement pour une correction traditionnelle seront numérisés après correction pour saisir les résultats et assurer l'archivage de la correction. Dans tous les cas la te-matérialisation du document est indiquée dans le fichier de données propre au document (figure 5). Dans une option plus élaborée l'impression sous forme de fac-similé peut comporter des éléments imprimés complémentaires à l'image du remplissage par leurs auteurs, afin de permettre le report sur ces éléments imprimés des contrôles, évaluations, annotations ou compléments par les intervenants. (fig. 5/3) Ces documents imprimés sous forme de fac-similé comportant des éléments imprimés remplis par les intervenants peuvent être ensuite numérisés et archivé afin de transmettre les résultats consignés par les intervenants dans ces éléments imprimés complémentaires.

Bien évidement notre procédé prévoit que le ou les résultats associés au document sont associés à l'identité du ou des auteurs du document indiquée sur le document par tout moyen d'identification graphique ; le ou les résultats associés à l'identité du ou des auteurs du document étant transcrit dans un fichier informatique comportant un lien avec l'image du document. (fig. 4 et 5) Cette opération est possible, document par document, manuellement lors de la numérisation mais peut par notre procédé être entièrement automatisée si lors de la conception du document générique on a prévu les; zones et méthodes d'identification à suivre par les auteurs. Il en est de même pour les documents annexes au document principal, qui peuvent être automatiquement liés 2912524 -8- à ce dernier par un code réduit (figure 3/6) en rapport avec le code du document principal. Le numéro de page ou de feuillet du document physique (figure 3/5) peut supporter le même traitement. Lors de la numérisation le code réduit des les documents annexes, ce code réduit ne permet le rattachement automatique au 5 document principal qu'en fonction d'un contrôle algorithmique contrôlant la proximité d'ordre de numérisation. Au final l'ensemble des éléments physiques et/ou numériques constituant l'objet du traitement par auteur soumis aux correcteurs est réuni virtuellement en un fichier unique associé à un code unique (figure 5/4). Notre procédé présente l'avantage de permettre que la procédure de numérisation et 10 d'archivage du document ou d'archivage directs des fichiers informatiques remplis soit associée à une procédure pour rendre anonyme l'image du document ou le fichiers informatiques en substituant dans ceux-ci les éléments d'identification initiaux du ou des auteurs dans l'image numérisée ou le fichier numérique, par une zone comportant un système de codage rendant impossible l'identification des auteurs par les 15 intervenants (figure 6/2) ; les impressions fac-similé supportant le même protocole d'anonymat (figure 5/1). Dès l'opération de numérisation tout identification des auteurs est impossible par les intervenants ultérieurs sauf à connaître les éléments de cryptage ou de bases de données de correspondance qui bien évidement sont inaccessibles, sauf aux 20 responsables désignés. Cette modalité a l'avantage d'être quas i gratuite par rapport aux opérations d'anonymat matérielles actuelles qui dépassent souvent plus d'un euro par document. Dans notre procédé les documents remplis par les auteurs peuvent comporter lors de leur production, des parties sous forme de cases à cocher, précasés ou tout signe ou forme à compléter en réponse à des questions posées aux auteurs, ces parties sous forme de cases à cocher ou tout signe ou forme à compléter sont interprétées par logiciel selon des règles d'interprétation prédéfinies ou barème lors de la numérisation et donnent lieu à une notation automatiquement associée au document et archivée informatiquement (figure 5/2).. Ainsi notre procédé permet d'unifier les procédures 30 d'enquêtes ou d'examen à question ferrnées et ouvertes. Le correcteur des questions ouvertes peut être tenu informé selon les modalités retenues des résultats aux questions fermées lors de la transmission qui lui est faite du document. -9- Notre procédé présente une possibilité particulièrement originale améliorant les conditions de lecture habituelles de documents originaux remplis à la main qui comportent très souvent des écritures peu lisibles, mal formées, utilisant des encres pales ou des stylos mal réglés. En effet les parties du document remplis en écriture manuscrite (figure 5/5) ou signes manuscrits par les auteurs, peut faire l'objet d'un traitement de transformation, automatiquement document par document de ces partie pour améliorer le contraste et le contour afin de permettre une lecture écran optimisée ainsi qu'une parfaite impression fac-similée pour les intervenants. Notre procédé permet également que les parties du document remplis en écriture manuscrite par les auteurs fassent l'objet d'un traitement de transformation de l'écriture manuscrite afin d'empêcher la reconnaissance de l'écriture initiale des auteurs par les intervenants chargés d'annoter ou d'évaluer le document. Les écritures originales peuvent être re-calibrées (toutes les minuscules basses étant de dimensions homogénéisées indépendamment d'un traitement similaire pour les majuscules et les minuscules hautes ; l'épaisseur des traits, leur variation d'épaisseur, l'inclinaison de l'écriture peuvent être traitées) de manière uniforme ou selon des règle de distraction définies ou aléatoires. Notre procédé permet comme nous l'avons vu, que les intervenants puissent assurer leurs taches soit numériquement à l'écran, soit sur fac-similés, les annotations et compléments étant numérisés ou ressaisis ; cette souplesse et dualité de gestion est également possible en ce qu'il permet conjointement un remplissage soit sur support matériel soit numériquement sur écran selon les règles définies par l'administration, par des auteurs différents participant à une même épreuve. Il suffit que la gestion du document initial et sa définition le prévoit; les correcteurs pouvant ultérieurement assurer leurs taches soit numériquement à l'écran, soit sur fac-similés, les annotations et compléments étant numérisés ou ressaisis. Ainsi notre procédé réduit les difficultés tant pratiques que comportementales du passage du tout papier au tout numérique. Notre procédé permet d'intégrer dans le processus de gestion de la correction de document la production de document numérique produits à partir de nombreux ordinateurs reliés aux ordinateurs gérant les bases centralisées de documents. La fiabilité du réseau et de chaque ordinateur tant sur le plan du hardware que du software petit poser problème surtout si les documents doivent être affichés et remplis -10-simultanément par les auteurs, dans le même temps imparti et au même instant. Notre procédé prévoit qu'en plus de la liaison réseau qui permet l'envoi du sujet à effectuer à l'instant t défini avec des modalités de sécurités (numéro de code donné par des surveillant permettant le décryptage du sujet) une double gestion des données soit disponible permettant la disponibilité du sujet et le remplissage du document numérique de manière autonome et sur un poste de travail même non prévu au départ. Cette double fonction sécurisée consiste en la disposition d'un support amovible enregistrable (disquette, CDR, clé USB par exemple) contenant un programme de gestion et le sujet et permettant l'enregistrement du document réalisé par l'auteur qui se trouve ainsi dans la même situation que les auteurs travaillant en réseau. Un code spécial permettant l'ouverture du sujet est mis à la disposition des surveillants sous enveloppe cachetée ou par Intemet crypté afin de permettre la continuité de l'épreuve sans risque de fuite. Ce support conservé par les surveillants peut contenir plusieurs structures de documents avec chacun leur code propre. En cas d'utilisation de ce mode de secours les supports remplis sont télé déchargés dès la fin de l'épreuve vers les ordinateurs gérant les bases centralisées de documents. Notre procédé permet de résoudre le délicat problème du caractère subjectif des résultats des exposés vocaux. Ceux-ci dans notre procédé sont enregistrés sur la base d'une interrogation vocale personnelle par un interrogateur ou automatiquement sur un pré-enregistrement, avec ou sans enregistrement vidéo, avec association des données de l'épreuve et de l'identité du candidat saisie sur ordinateur. L'enregistrement peut alors être évalué par un ou plusieurs évaluateurs à distance qui ne peuvent connaître l'auteur. Le mode d'évaluation se fait selon les même modalités prévues à l'écran des figures 6 1211 12/2 l'affichage du document étant remplacé par la vidéo de l'interrogation si elle est prévue, ou par une fenêtre n'affichant que le code anonyme de l'interrogé (figure 19). Une transcription écrite de l'interrogation vocale peut être prévue. Lors de cette interrogation un système de contrôle de l'enregistrement est associé à un système à double fonction sécurisée consistant en la disposition d'un support amovible enregistrable (disquette, CDR, clé USB par exemple) contenant un programme de gestion et le sujet et permettant l'enregistrement du document réalisé par l'auteur. Différent problèmes se posent au niveau de la répartition des corrections c'est-à-dire de la désignation des correcteurs et de leur attribution des documents. La gestion manuelle actuelle implique le regroupement de copies et leur distribution physique par -11- loirs complets et calibrés. Ceci engendre une lourde gestion entre la fin du recollement des documents et leur distribution et retarde d'autant la disponibilité des résultats surtout si des correcteurs sont en retard. Avec notre procédé la répartition des documents sous forme numérique, à annoter et à compléter par les intervenants, peut se faire vis-à-vis de ces intervenants, à partir d'une base informatique, documents par document en fonction de l'avancement du traitement complet ou partiel des intervenants. Elle peut se faire vis-à-vis des intervenants, par partie de document numérique ou sous forme de fac-similés partiels, les parties de documents étant confiées à des intervenant différents qui n'ont à corriger pour ces document qu'une ou plusieurs parties définies, les autre parties étant corrigées et annotées par d'autre correcteurs. Ainsi la répartition des documents à annoter et à compléter par les intervenants comporte une attribution à de multiples intervenants permettant une pluralité d'interventions partielles ou totales sur le document d'un même auteur, autorisant une gestion prédéfiniede ses résultats multiples pour aboutir à un résultat synthétique. Pour éviter les attentes de répartition, les documents numérisés sont disponibles pour les correcteurs dès numérisation du premier document et peuvent être répartis afin que chaque correcteur dispose le plus rapidement possible de sa première copie. Les modes de répartition qu'autorisent notre procédé sont multiples puisqu'ils peuvent être constitués à l'identiques des procédés manuels actuels, ce qui n'est pas optimal, ou être totalement souple en donnant priorité aux correcteurs disponibles qui tirent ainsi leurs copies en fonction de leur rythme de correction, sans geler des documents qui pourraient être corrigés par d'autres correcteurs disponibles. Bien évidemment ces règles d'attribution sont fixées par les responsables : minimum, maximum, temps de correction et de disponibilité autorisé sous peine de se voir retirer une ou plusieurs copies après le cas échéant, l'envoi au correcteur d'un message. Bien évidemment les documents remplis par les auteurs ou leurs propriétaires peuvent comporter des parties sous forme de case à cocher ou tout signe ou forme à compléter en réponse à des questions fermées posées aux auteurs, ces parties sous forme de cases à cocher ou tout signe ou forme à compléter étant interprétées par logiciel selon des règles d'interprétation prédéfinies ou barème lors de la numérisation et donnant lieu à une notation automatiquement associée au document. Cette notation -12- automatique lors de la numérisation peut être modifiée. par lesresponsables en. modifiant les barèmes de cette notation dans l'archivage. Comme nous l'avons vu notre procédé implique dès sa mise en oeuvre une définition technique et logique du document et de son traitement. Ceci implique que son sujet ou son objet relatif aux informations recollées auprès des auteurs qui doivent les remplir sait suffisamment prédéfinies. Ce sujet peut être disponible sous forme de fichier crypté ou non, avant diffusion du document, pour être publié conjointement à la diffusion du document soit numériquement soit par impression ; cette publication pouvant prendre, soit la forme 10 d'un document imprimé joint au document et adressé conjointement avec le document ou d'un fichier imprimé au moment du remplissage du document à proximité du lieu de rerplissage, soit d'un affichage sur écran affichage pouvant être collectif par projection ou sur tableau dalle écran, ou d'une page écran accessible lors du remplissage informatique du document à l'écran. 15 Dans ces cas il faudra souvent protéger le sujet soit matériellement sous enveloppe scellée selon les méthodes actuelles soit par cryptage avec communication du code de décryptage à un instant donné précis par réseau, serveur vocal ou tout autre procédé permettant une communication à de nombreux responsables au même instant. Le procédé de communication devant être doublé d'un autre de technologie différente afin 20 de parer à toute défaillance. Notre procédé intègre la possibilité que le sujet fasse apparaître lors de son affichage matériel ou informatique un numéro ou tout signe, identifiant le sujet, sa première heure d'affichage, ce numéro ou tout signe identifiant le sujet étant reporté sur le document par leur auteur. 25 Ces modalités d'information du sujet sont également réalisables avec notre système à double fonction sécurisée consistant en la disposition d'un support amovible enregistrable (disquette, CDR, clé USB par exemple) contenant un programme de gestion et le sujet et permettant l'enregistrement du document réalisé par l'auteur ; ce sujet n'étant accessible que par un mot de passe disponible comme décrit 30 antérieurement. Notre procédé permet que les fichiers d'images et les données relatives à un même document soient complétés d'informations relatives au document initial, à l'identification du type de sujet du document (par exemple création et créateurs, lieu de remplissage, -13- informations portée par l'auteur .... ), certaines étant recherchées dans des fichiers annexes par exemples fichier d'inscription et données d'informations personnelles des auteurs ; ainsi que d'informations relatives au traitement du document notamment par les intervenants, types de traitement, durée du traitement, nombre d'intervention et type d'intervention, identité des intervenants. Ainsi notre procédé permet une information globale selon les règles respectant la protection des données personnelles qui devront être suivies par les utilisateurs selon leur droit d'accès, et toute opération automatique de contrôle du traitement mais aussi par exemple le paiement des différents intervenants.

Selon le caractère confidentiel des données et des opérations en jeu les fichiers d'images et les données relatives à un même document seront cryptées avec des codages spécifiques aux intervenants et pourront être encapsulées dans un même fichier crypté lors de leur circulation sur réseau. Une protection interdisant tout enregistrement des affichages par les intervenants pourra être prévue. Notre procédé permet une gestion instantanées et interactive tout en étant très hiérarchisable. Les directives données aux intervenants et correcteurs sont modifiables en temps réels, soit en invalidant les annotations et compléments réalisés par les intervenants ceux-ci devant les modifier selon les dernières directives intervenues, ces modifications obligatoires étant contrôlées et associées au fichier propre du document, 20 soit que les annotations et compléments sont modifiées automatiquement et rétroactivement. Notre procédé prévoit que les annotations et compléments demandés par directives aux intervenants puissent faire l'objet d'interface paramétrables par les intervenants pour appliquer leurs propres méthodes d'annotation ou de complément dans le cadre 25 des directives données. Si par exemple il est demandé d'évaluer un critère de clarté de rédaction sur quatre points, le correcteur pourra subdiviser ce critère en plusieurs sous critères personnels sous la seule contrainte que le total des points attribuables soit quatre points, tel que définit par les responsables compétents. La gestion de notre procédé permet que le nombre de documents en cours de 30 traitement, les documents, les annotations et compléments donnés, les résultats des documents ainsi que tout traitement sur ces résultats, soient accessibles à un ou plusieurs superviseurs qui peuvent modifier tant les directives que les modalités -14- d'attribution des documents aux intervenants ; le ou les superviseurs pouvant dialoguer avec les intervenants et correcteurs et échanger des messages. Dans certain cas notre procédé prévoit que divers responsables définis constituant selon les appellations, un jury ou une commission de résultats, puissent sur la base des résultats des documents disponibles en réseau, échanger par Intemet, et conférence réelle, téléphonique ou visioconférence leurs attitudes et opinions sur ces résultats et produire des résultats définitifs ou solennels ; ces résultats sont confirmés par accord et un codage enregistré avec le fichier de résultats et subir une dernière procédure informatique de certification et d'archivage.

Notre procédé prévoit et permet que les résultats relatifs aux documents remplis par leurs auteurs puissent être consultés par ceux-ci et que les auteurs puissent communiquer et le cas échéant dialoguer avec un responsable de l'opération durant une période définie après disponibilité des résultats selon les règles définies par les responsables. 1.5 De même notre procédé prévoit et permet que les documents remplis par leurs auteurs puissent être consultés par ceux-ci dans un état d'affichage autorisé et que les auteurs puissent communiquer et le cas échéant dialoguer avec un responsable de l'opération durant une période définie avant la communication des résultats ou après celle-ci ainsi que sous réserve d'autorisations, aux différentes annotations et compléments des 20 intervenants.

Claims (27)

REVENDICATIONS

1. Procédé de traitement de documents sous forme papier ou de fichiers informatiques devant être consultés, complétés et annotés par différents intervenants autres que leurs auteurs durant le traitement du document, ce procédé étant caractérisé en ce qu'il comporte : a) Une étape de conception de l'objet ou du sujet du document et prévoyant les modalités d'évaluation par les correcteurs. Cette étape permet de définir la structure des données à gérer à partir du document tant sur le plan matériel et opérationnel que logique. Cette étape de conception et de définition globale est assistée par un programme informatique prévoyant l'ensemble des possibilités d'opération de gestion et contrôlant la réalisation du projet jusqu'à sa bonne fin. b) Une étape de production du document vierge avant remplissage par leurs auteurs, impliquant son impression et son façonnage ou sa présentation sous forme de page informatique affichable sur écran, ou sous forme d'un scénario d'interrogation orale enregistré numériquement. c) Une étape de remplissage du document ou de réponse par les auteurs sous toute forme : écriture manuscrite ou typographique en toute langue, dessin, remplissage manuel d'objet graphique (écriture, case à cocher, échelle, collage d'étiquette comportant tout signe graphique), ou remplissage par les auteurs des pages informatiques au moyen de périphériques informatiques, ou oralement dans un poste multimédia. d) Une étape de numérisation du document et d'archivage indexé des éléments numérisés de chaque document complété manuellement ou typographiquement par leurs auteurs et/ou d'archivage des fichiers informatiques affichés et remplis par les auteurs sous forme de pages écran informatiques et/ou d'archivage des données orale. e) Une étape de définition des autorisations d'accès des intervenants aux éléments numérisés et/ou archivés de chaque document ou fichiers pour contrôle, évaluation, annotation ou complément. f) Une étape de mise à dispositions des intervenants, des documents ou fichiers archivés sous forme de pages informatiques soit par réseau informatique ou par un procédé Intranet ou Intemet ou de pages imprimées-16- g) Une étape d'attribution par les intervenants de notes et/ou de compléments affectée au document h) Une étape de collationnement des notes et compléments affectés au document, pour créer des résultats associés au document.

2. Procédé selon la revendication 1, caractérisé en ce qu'il comporte une étape de définition de la structure du document, des annotations, évaluations et compléments qui seront affectés en fonction de leur objet et sujet, à chaque partie du document par les intervenants autorisés ; le document étant divisé en parties matérialisées ou non devant être remplies par leurs auteurs selon les modalités diverses prévues auxquelles sont associées des directives d'annotations, d'évaluations et de compléments définissant le travail des intervenants. A la suite de cette opération les intervenants devront remplir pour chaque partie définie du document matériel ou numérique, les notes et compléments selon les directives définies.

3. Procédé selon les revendications 1 et 2 comportant le collationnement des notes et compléments affectés à chaque partie de la structure du document, pour créer un ou plusieurs résultats issus de ces éléments, ces résultats étant associés au document.

4. Procédé selon l'une quelconque la revendication 1 à 3, caractérisé en ce que les images des documents matériels remplis et numérisés et/ou les images des documents numériques remplis informatiquement sur écran, ou oraux enregistrés numériquement, soient archivées sur un ou plusieurs ordinateurs et accessibles pour consultation informatique et traitement sur écran par un intervenant, soit en réseau, soit par un procédé Intranet ou Intemet.

5. Procédé selon la revendication 1 à 3, caractérisé en ce que les images des documents matériels ou numériques remplis soient archivées sur un ou plusieurs ordinateurs, ces images étant imprimées ou transmises informatiquement pour être imprimées sous forme de fac-similé papier pour consultation et traitement par un intervenant.

6. Procédé selon la revendication 1 à 3 et 5, caractérisé en ce que l'impression sous forme de fac-similé comporte des éléments imprimés complémentaires au remplissage par leurs auteurs, afin de permettre le report sur ces éléments-17- imprimés des contrôles, évaluations, annotations ou compléments par les intervenants.

7. Procédé selon la revendication 1 à 3 et 5 et 6, caractérisé en ce que les documents remplis par leurs auteurs, imprimé sous forme de fac-similé comportant des éléments imprimés remplis par les intervenants soient numérisés et archivés dans le but de transmettre les résultats consignés par les intervenants dans ces éléments imprimés complémentaires.

8. Procédé selon les revendications 1 à 7, caractérisé en ce que le ou les résultats associés au document sont associés à l'identité du ou des auteurs du document indiquée sur le document par tout moyen d'identification graphique ; le ou les résultats associés à l'identité du ou des auteurs du document étant transcrit dans un fichier informatique comportant un lien certifiable avec l'image du document.

9. Procédé selon les revendications 1 à 8, caractérisé en ce que la procédure de numérisation et d'archivage du document ou d'archivage directs des fichiers informatiques remplis, ou d'enregistrement des interrogations orales, soit associée à une procédure pour rendre anonyme l'image du document ou le fichiers informatiques en substituant dans ceux-ci les éléments d'identification initiaux du ou des auteurs dans l'image numérisée ou le fichier numérique, par un système de codage rendant impossible l'identification des auteurs par les intervenants ; les 20 impressions fac-similé supportant le même protocole d'anonymat.

10. Procédé selon les revendications 1 à 9, caractérisé en ce que les documents remplis par les auteurs ou leurs propriétaires comportent des parties sous forme de case à cocher ou tout signe ou forme à compléter en réponse à des questions posées aux auteurs, ces parties sous forme de case à cocher ou tout signe ou 25 forme à compléter étant interprétées par logiciel selon des règles d'interprétation prédéfinies ou barème lors de l'archivage et donnent lieu à une notation automatiquement associée au document.

11. Procédé selon les revendications 1 à 10, caractérisé en ce que les parties du document remplis en écriture manuscrite ou signes manuscrits par les auteurs fait l'objet d'un traitement de transformation document par document de ces partie pour améliorer automatiquement le contraste et le contour afin de permettre une lecture écran parfaite ainsi qu'une parfaite impression fac-similé pour les intervenants.-18-

12. Procédé selon les revendications 1 à 11 caractérisé en ce que les parties du document remplis en écriture manuscrite par les auteurs font l'objet d'un traitement de transformation de l'écriture manuscrite afin d'empêcher la reconnaissance de l'écriture initiale des auteurs par les intervenants charges d'annoter ou d'évaluer le document.

13.. Procédé selon les revendications 1 à 12, caractérisé en ce que la gestion du document initial et sa définition permette simultanément un remplissage par des auteurs différents, soit sur support matériel soit numériquement sur écran, soit oralement selon les règles définies par l'administration ; les intervenants pouvant assurer leur taches soit numériquement à l'écran, soit sur fac-similé les annotations et compléments étant numérisés ou ressaisis.

14. Procédé selon les revendications 1 à 13, caractérisé en ce que la répartition des document à annoter et à compléter par les intervenant, sous forme numérique se fasse vis-à-vis de ces intervenants, à partir d'une base informatique, documents par document en fonction de l'avancement du traitement complet ou partiel des intervenants.

15. Procédé selon les revendications 1 à 14, caractérisé en ce que la répartition des documents à annoter et à compléter par les intervenant, sous forme matérielle ou numérique se fasse vis-à-vis de ces intervenants, par partie de documents numérique ou sous forme de fac-similé partiel, les parties de documents étant confiées à des intervenant différents.

16. Procédé selon les revendications 1 à 15, caractérisé en ce que la répartition des documents à annoter et à compléter par les intervenants comporte une attribution à de multiples intervenants permettant une pluralité d'interventions partielles ou totales sur le document d'un même auteur, autorisant une gestion prédéfinie de ses résultats multiples pour aboutir à un résultat synthétique ou un test de cohérence.

17. Procédé selon les revendications 1 à 16, caractérisé en ce que la définition du document soit réalisée conjointement au projet du sujet du document et que ce sujet soit disponible sous forme de fichier crypté ou non, avant diffusion du document, pour être publié conjointement à la diffusion du document soit numériquement soit par impression ; cette publication pouvant prendre la forme d'un document imprimé, d'un affichage sur tableau dalle écran, ou d'une page écran accessible lors du remplissage informatique du document à l'écran.-19-

18. Procédé selon les revendications 1 à 17, caractérisé en ce que. le sujet fasse apparaître lors de son affichage matériel ou informatique un numéro ou tout signe, identifiant le sujet, sa première heure d'affichage, ce numéro ou tout signe identifiant le sujet étant reporté sur le document automatiquement ou par son auteur

19. Procédé selon les revendications 1 à 18, caractérisé en ce que les fichiers d'images et les données relatives à un même document soient complétés d'informations relatives au document initial relatives à l'identification du type de sujet du document (par exemple création et créateurs, lieu de remplissage, information portée par l'auteur...) ; ainsi que d'informations relatives au traitement du document notamment par les intervenants, types de traitement, durée du traitement, identité des intervenants afin de permettre toute opération automatique de contrôle et de paiement des intervenants.

20.. Procédé selon les revendications 1 à 19, caractérisé en ce que les fichiers d'images et les données relatives à un même document, sont encapsulées dans un même fichier lors de leur circulation sur réseau et protégé dans leur intégrité par un codage de certification.

21... Procédé selon les revendications 1 à 20, caractérisé en ce que les directives données aux intervenants soient modifiables en temps réels soit en invalidant les annotations et compléments réalisés par les intervenants ceux ci devant les modifier selon les dernières directives intervenues, soit que les annotations et compléments sont modifiées automatiquement et rétroactivement.

22. Procédé selon les revendications 1 à 21, caractérisé en ce que les informations et directives relatives aux annotations associées à tous les documents sous quelque formes que ce soit, données aux intervenants, soient impératives et modifiables en temps réels en invalidant les annotations et compléments réalisés par les intervenants, annotations et compléments étant modifiés automatiquement ou devant être modifiés par les intervenants selon les dernières directives intervenues.

23. Procédé selon l'une quelconque des revendications précédentes caractérisé en ce que les annotations et compléments demandées par directives aux intervenants puissent faire l'objet d'interfaces paramétrables par les intervenants pour appliquer leur propres méthodes d'annotation ou de complément dans le cadres des directives données.-20-

24.. Procédé selon l'une quelconque des revendications précédentes caractérisé en ce que le nombre de document en cours de traitement, les documents, les annotations et compléments donnés, les résultats des documents ainsi que tout traitement sur ces résultats, soient accessibles à un ou plusieurs superviseurs qui peuvent modifier tant les directives que les modalités d'attribution des documents aux intervenants ; le ou les superviseurs pouvant dialoguer avec les intervenants et échanger des messages.

25. Procédé selon l'une quelconque des revendications précédentes caractérisé en ce que divers responsables définis puissent sur la base des résultats des documents disponibles en réseau, échanger par Intemet, et conférence réelle téléphonique ou visioconférence leurs attitudes sur ces résultats et produire des résultats définitifs ; ces résultats sont confirmés par accord et un codage enregistré avec le fichier de résultats afin de produire un archivage final certifié des résultats et des documents comportant l'ensemble des annotations et opérations supportées.

26. Procédé selon l'une quelconque des revendications précédentes caractérisé en ce que les résultats, les annotations et compléments relatifs aux documents remplis par leurs auteurs ainsi que ceux-ci, puissent être consultés sur autorisation par leurs auteurs ou toute personne habilitée, et que ceux-ci puissent communiquer et le cas échéant dialoguer avec un responsable de l'opération durant une période définie.

27. Procédé selon l'une quelconque des revendications précédentes caractérisé en ce que les opérations d'une ou plusieurs étapes soient enregistrées en temps réel sur un support indépendant du réseau du processus, en disposant d'informations et d'un programme autonome jusqu'y compris un système opérateur permettant de déplacer les opérations de l'étape d'un ordinateur à l'autre indépendamment du réseau et permettant : soit le report des opérations interrompues sur un poste fonctionnant normalement et ayant accès réseau du processus et/ou dès rétablissement du réseau du processus, l'actualisation des données propres à l'étape qui ont été constituées dans les délais impartis hors réseau du processus.