FR2830643A1 - Centralized stock control system for medical products, links both medical centers and suppliers to a restricted access central database allowing both groups to see relevant information - Google Patents
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Abstract
Description
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La présente invention a pour objet une installation pour la gestion de stock, de flux et la traçabilité de matériel biomédical. L'invention s'applique à différents types de matériel biomédical, notamment de matériel à usage unique tel que du matériel utilisé dans le domaine cardiologique, dans le domaine orthopédique ou les prothèses implantables. The present invention relates to an installation for the management of stock, flow and traceability of biomedical equipment. The invention applies to different types of biomedical equipment, in particular disposable equipment such as equipment used in the cardiological field, in the orthopedic field or implantable prostheses.
L'utilisation d'un matériel biomédical à usage unique pose un problème commun entre d'un côté les consommateurs de matériel, surveillants, techniciens, infirmiers soumis à des contraintes de gestion de traçabilité, sans outil ou formation adaptée, et d'un autre côté les fournisseurs mettant en jeu des moyens considérables pour assurer cette gestion et la traçabilité, ces moyens étant d'autant plus importants que les fournisseurs manquent d'information pour assurer une gestion en temps réel. The use of single-use biomedical equipment poses a common problem between consumers of equipment, supervisors, technicians, nurses subject to traceability management constraints, without tools or suitable training, and on the other hand on the supplier side, putting considerable resources into play to ensure this management and traceability, these means being all the more important as the suppliers lack information to ensure management in real time.
Or, cette gestion est importante pour plusieurs raisons. Pour le fournisseur de matériel, il est important que le stock de matériel en dépôt dans un centre hospitalier soit le plus réduit possible dans la mesure où le stock en dépôt n'est pas facturé par le fournisseur au centre hospitalier avant son utilisation et reste sous la responsabilité du fournisseur. Pour le centre hospitalier, il faut que le stock soit suffisant pour satisfaire aux besoins quotidiens des praticiens. Il est également important que le stock soit géré de façon cohérente pour que soient utilisés les matériels les plus anciens du stock dans la mesure où il existe une date de péremption, audelà de laquelle un matériel ne peut plus être utilisé et est retourné au fournisseur. This management is important for several reasons. For the equipment supplier, it is important that the stock of material on deposit in a hospital center is as small as possible since the stock on deposit is not invoiced by the supplier to the hospital center before use and remains under supplier's responsibility. For the hospital center, the stock must be sufficient to meet the daily needs of practitioners. It is also important that the stock is managed in a consistent manner so that the oldest materials in the stock are used since there is an expiration date, beyond which a material can no longer be used and is returned to the supplier.
Un autre point important à prendre en considération est la traçabilité. Le fournisseur d'un matériel doit pouvoir tenir les informations concernant ce matériel à disposition des autorités pendant une durée de cinq ans. De son côté, un praticien prescripteur doit conserver des informations concernant la prescription, le matériel utilisé et le nom du patient pendant une période de trente ans. Another important point to consider is traceability. The supplier of equipment must be able to keep the information concerning this equipment available to the authorities for a period of five years. For its part, a prescribing practitioner must keep information concerning the prescription, the equipment used and the name of the patient for a period of thirty years.
Or, les centres hospitaliers ne disposent pas de moyens leur permettant d'assurer une gestion cohérente et efficace de la traçabilité du stock de matériel biomédical dont ils disposent. Les fournisseurs de matériel ne peuvent pas non plus connaître de façon précise et immédiate les références et quantités des différents matériels mis en dépôt dans les centres hospitaliers. Dans les centres hospitaliers, la traçabilité du matériel However, hospitals do not have the resources to ensure consistent and efficient management of the traceability of the stock of biomedical equipment at their disposal. The suppliers of equipment cannot either know in a precise and immediate way the references and quantities of the various materials put in deposit in the hospitals. In hospitals, equipment traceability
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est généralement assurée par une personne gérant manuellement le stock, à l'aide d'étiquettes collées sur un cahier qui fait office de registre. is generally ensured by a person manually managing the stock, using labels stuck on a notebook which acts as a register.
La traçabilité du matériel utilisé par leur numéro de lot est encore plus complexe à exploiter par l'ensemble des intervenants. Par conséquent, les relations entre les utilisateurs et les fournisseurs ou les fabricants de matériel biomédical dans le but d'optimiser les stocks, les flux et la traçabilité ne sont que très parcellaires. Cette gestion approximative du stock conduit parfois à passer des commandes tardives auprès des fournisseurs, nécessitant la mise en oeuvre de moyens de transport rapides, qui renchérissent le coût à la charge du centre hospitalier. The traceability of the material used by their batch number is even more complex to use by all the parties involved. Consequently, relations between users and suppliers or manufacturers of biomedical equipment with the aim of optimizing stocks, flows and traceability are only very fragmented. This approximate management of the stock sometimes leads to placing late orders with suppliers, requiring the implementation of rapid means of transport, which increases the cost borne by the hospital center.
En outre, les fournisseurs de matériel mettent annuellement à disposition de leurs clients un catalogue comprenant l'ensemble de leurs références. Les nouvelles références apparaissant en cours d'année ne sont pas intégrées dans le catalogue mais font objet d'additifs. Il en résulte une complication pour les personnes gérant les produits dans les centres hospitaliers. In addition, material suppliers make an annual catalog available to their customers, including all of their references. New references appearing during the year are not included in the catalog but are the subject of additives. This results in a complication for people managing the products in hospitals.
Il doit être noté que malgré les moyens très importants mis en oeuvre par les fournisseurs pour tenter d'avoir une vision des stocks en dépôt dans les différents centres hospitaliers, les pertes annuelles liées au dépôt sont estimées entre 2 et 5 %. It should be noted that despite the very significant resources used by suppliers to try to have a vision of the stocks on deposit in the various hospitals, the annual losses linked to the deposit are estimated between 2 and 5%.
Le but de l'invention est de fournir une installation pour la gestion de stock et de flux de matériel biomédical, le stock de matériel étant mis à disposition dans un centre hospitalier, la gestion de stock de matériel pouvant être effectuée par le centre lui-même, quelle que soit la provenance des produits, et chaque fournisseur pouvant avoir une visibilité du stock en dépôt dans ce centre hospitalier, uniquement pour les matériels qui le concernent. The object of the invention is to provide an installation for the management of stock and flow of biomedical material, the stock of material being made available in a hospital center, the management of stock of material being able to be carried out by the center itself. even, whatever the origin of the products, and each supplier may have visibility of the stock on deposit in this hospital center, only for the materials that concern him.
Un autre but est de permettre une gestion du stock qui soit la plus fine possible, sans rupture d'approvisionnement, tout en respectant les dates de péremption, et de passer des commandes de renouvellement de certains matériels lorsqu'un seuil inférieur est atteint. Another goal is to allow the management of the stock that is as fine as possible, without supply disruption, while respecting the expiration dates, and to place orders for the renewal of certain equipment when a lower threshold is reached.
A cet effet, l'installation pour la gestion de stock et de flux de matériel biomédical qu'elle concerne, le stock étant situé dans au moins un centre médical où hospitalier et le matériel biomédical comprenant des produits provenant d'au mois un fournisseur, est caractérisée en ce qu'elle comprend : For this purpose, the installation for the management of stock and flow of biomedical material which it concerns, the stock being located in at least one medical center where hospital and the biomedical material comprising products coming from at least one supplier, is characterized in that it comprises:
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- un centre de gestion ou centre serveur possédant une base de données contenant les informations relatives au stock de matériel biomédical d'au moins un centre médical, cette base de données étant associée à au moins une unité à micro processeur et à des moyens de transmissions bi-directionnelle - un dispositif situé dans chaque centre médical comprenant une unité à micro processeur associée à des moyens de saisie d'informations, ainsi qu'à des moyens de transmission bi-directionnelle d'informations avec le centre serveur - un dispositif situé chez chaque fournisseur de matériel biomédical comprenant une unité à micro processeur associée à des moyens de saisie d'informations, ainsi qu'à des moyens de transmission bidirectionnelle d'informations avec le centre serveur - des moyens d'accès sélectifs à la base de données étant prévus, qui permettent à chaque centre médical d'avoir accès à la totalité de son propre stock de matériel médical, quels que soient les fournisseurs de celui-ci, et qui permettent à chaque fournisseur d'avoir accès, pour tous les centres médicaux, à l'état du stock relatif à ses seuls produits. - a management center or server center having a database containing the information relating to the stock of biomedical material of at least one medical center, this database being associated with at least one microprocessor unit and transmission means bi-directional - a device located in each medical center comprising a microprocessor unit associated with means for entering information, as well as means for bi-directional transmission of information with the server center - a device located at each supplier of biomedical equipment comprising a microprocessor unit associated with means for entering information, as well as means for two-way transmission of information with the host center - means for selective access to the database being which allow each medical center to have access to its entire stock of medical equipment, whatever Ee are the suppliers of this one, and which allow each supplier to have access, for all the medical centers, to the state of the stock relating to its only products.
Le centre de gestion est un site Internet sécurisé, et les liaisons bi-directionnelles avec les centres médicaux et les fournisseurs sont effectuées par l'intermédiaire de la technologie Internet. The management center is a secure website, and bi-directional links with medical centers and suppliers are carried out via Internet technology.
Suivant une caractéristique de l'invention, la base de données contient un catalogue comportant les coordonnées et définitions des produits et des différents fournisseurs approvisionnant les différents centres médicaux dont le stock est géré par le centre serveur. According to a characteristic of the invention, the database contains a catalog comprising the contact details and definitions of the products and of the various suppliers supplying the various medical centers whose stock is managed by the server center.
Le catalogue regroupe les catalogues des différents fournisseurs et/ou fabricants. Un moteur de recherche spécifique permet d'accéder directement à l'information recherchée par tout centre médical adhérent au centre de gestion. La recherche peut s'effectuer de différentes façons : par fabricant, par nom de produit, par référence, par rubrique ou sous rubrique, respectant une logique médicale. The catalog brings together the catalogs of the various suppliers and / or manufacturers. A specific search engine provides direct access to the information sought by any medical center that is a member of the management center. Research can be carried out in different ways: by manufacturer, by product name, by reference, by section or sub-section, respecting a medical logic.
L'ensemble des informations concernant un matériel est alors accessible à l'aide d'un simple clic, fournissant descriptif technique et éventuellement des images. All the information concerning a material is then accessible using a single click, providing technical description and possibly images.
Chaque mot d'un descriptif est inséré au sein d'un thésaurus permettant une recherche rapide d'un produit. Each word of a description is inserted within a thesaurus allowing a quick search for a product.
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L'installation est destinée à assurer la gestion d'un stock de produits pour chaque centre médical. Il convient donc de renseigner la base de données tant pour les produits entrant dans le stock que pour les produits sortant de celui-ci. The facility is intended to manage a stock of products for each medical center. It is therefore advisable to complete the database both for products entering the stock and for products leaving it.
A cet effet, les moyens de saisie d'informations lors de l'introduction de produits dans le stock d'un centre médical sont constitués par un lecteur de code barres, chaque produit étant revêtu d'un code barres contenant notamment les informations suivantes : identification du fournisseur, nom et référence du produit, numéro de lot, date de péremption. To this end, the means for entering information during the introduction of products into the stock of a medical center are constituted by a bar code reader, each product being coated with a bar code containing in particular the following information: supplier identification, product name and reference, batch number, expiration date.
Lorsque les informations relatives à des produits entrant dans le stock ont été saisies par le lecteur de code barres, celui-ci est relié à un micro-ordinateur établissant la connexion avec le centre serveur par Internet. Le matériel introduit dans le stock est donc clairement identifié, à l'aide d'un icône, comme matériel en dépôt. When the information relating to products entering the stock has been entered by the barcode reader, this is connected to a microcomputer establishing the connection with the server center by Internet. The material introduced into the stock is therefore clearly identified, using an icon, as material on deposit.
Chaque fournisseur peut connaître, à tout moment, l'état des produits en dépôt lui appartenant, dans tous les centres médicaux adhérant au centre de gestion, par l'intermédiaire d'un mot de passe qui lui est propre. Each supplier can know, at any time, the state of the products in deposit belonging to him, in all the medical centers adhering to the management center, by means of a password which is specific to him.
Le centre médical dispose en permanence de l'état réel de son stock. Le classement pertinent de préférence par rubrique, sous-rubrique, dimensions de matériel améliore considérablement la compréhension du stock. Grâce à un moteur de recherche spécifique, il est facile pour un centre médical de déterminer l'existence dans son stock d'une référence ou d'un numéro de lot. The medical center permanently has the actual state of its stock. The relevant classification preferably by heading, sub-heading, material dimensions considerably improves understanding of the stock. Thanks to a specific search engine, it is easy for a medical center to determine the existence in its stock of a reference or a lot number.
Suivant une autre caractéristique de l'invention, les moyens de saisie d'informations lors de la sortie de produits d'un stock d'un centre médical sont constitués par un lecteur de code barres identifiant chaque produit qui est revêtu d'un code barres contenant notamment les informations suivantes : identification du fournisseur, nom et référence du produit, numéro de lot, date de péremption, ce lecteur contenant un logiciel permettant de renseigner des informations essentielles à la traçabilité : date et heure d'utilisation, type de procédure médicale, numéro d'identification de la procédure, identification du praticien et identification du patient. According to another characteristic of the invention, the means for entering information when removing products from a stock from a medical center are constituted by a bar code reader identifying each product which is coated with a bar code containing in particular the following information: identification of the supplier, name and reference of the product, batch number, expiry date, this reader containing software allowing to inform essential information to the traceability: date and time of use, type of medical procedure , procedure identification number, practitioner identification and patient identification.
Cette mise en oeuvre est très intéressante d'une part pour assurer la gestion du stock puisque tout produit qui est utilisé est sorti du This implementation is very interesting on the one hand to ensure the management of the stock since any product which is used is taken out of
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stock, et également pour assurer la traçabilité exigée de la part des praticiens. stock, and also to ensure the traceability required from practitioners.
En outre, avantageusement, la base de données est associée à un programme informatique donnant à chaque fournisseur l'information de l'utilisation de l'un de ses produits dans un centre médical, avec un certain nombre de données liées à l'utilisation, notamment : identification du centre, date et heure d'utilisation, référence du produit, numéro de lot et type de procédure. In addition, advantageously, the database is associated with a computer program giving each supplier information on the use of one of its products in a medical center, with a certain number of data linked to the use, in particular: identification of the center, date and time of use, product reference, batch number and type of procedure.
Cela permet au fournisseur d'être informé immédiatement de l'utilisation d'un produit, ce qui lui permet d'en assurer la facturation auprès du centre médical utilisateur. This allows the supplier to be informed immediately of the use of a product, which allows him to ensure billing with the user medical center.
En outre, la base de données est associée à un programme informatique permettant de retrouver instantanément une référence d'un produit, le numéro de lot avec identification de la procédure, du praticien et du patient, avec possibilité du calcul du coût pour la procédure considérée. In addition, the database is associated with a computer program allowing instant retrieval of a product reference, the batch number with identification of the procedure, of the practitioner and of the patient, with the possibility of calculating the cost for the procedure considered. .
L'installation selon l'invention permet également aux centres médicaux de passer des commandes de produits. The installation according to the invention also allows medical centers to place orders for products.
A cet effet, la base de données est associée à un programme informatique permettant à un centre médical de sélectionner dans le catalogue de la base de données les références et les quantités de produits à commander pour alimenter le stock, le programme informatique créant automatiquement les bons de commande en répartissant les références par fournisseur, avec possibilité de transmission par voie télématique à chaque fournisseur. For this purpose, the database is associated with a computer program allowing a medical center to select from the catalog of the database the references and the quantities of products to order to supply the stock, the computer program automatically creating the vouchers. order by distributing the references by supplier, with the possibility of telematic transmission to each supplier.
Il est possible, au cours de la même cession de connexion, de passer commande de matériel auprès de plusieurs fournisseurs. Une fois l'ensemble des produits sélectionnés, la base de données crée automatiquement autant de bons de commande nécessaires en répartissant les références par fournisseur. Ces bons de commandes peuvent être transmis par courrier électronique, par télécopie ou être imprimés. Pour les centres médicaux ayant un circuit de commande impliquant la pharmacie ou l'économat, les commandes sont préparées et validées par le service des achats. Dans ce cas, les droits de validation des commandes sont uniquement fournis au service des commandes, moyennant un code d'accès et un mot de passe spécifique. It is possible, during the same connection assignment, to order equipment from several suppliers. Once all the products have been selected, the database automatically creates as many purchase orders as necessary by distributing the references by supplier. These purchase orders can be sent by email, fax or be printed. For medical centers with an order circuit involving the pharmacy or the store, orders are prepared and validated by the purchasing department. In this case, the validation rights for orders are only provided to the order department, by means of an access code and a specific password.
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Avantageusement, la base de données est associée à un programme informatique permettant de déclencher des alertes lorsqu'un nombre minimum de produits d'une référence déterminée est atteint dans un stock ou à l'approche de la date de péremption d'un produit. Advantageously, the database is associated with a computer program making it possible to trigger alerts when a minimum number of products of a given reference is reached in a stock or when the expiration date of a product is approaching.
En fonction de la configuration des seuils de matériels en stock et des préférences d'utilisation du matériel, il est possible de proposer des commandes automatiques afin de renouveler le matériel utilisé, sans effort particulier. Depending on the configuration of the thresholds of equipment in stock and the preferences for using the equipment, it is possible to offer automatic orders in order to renew the equipment used, without any particular effort.
Le fait d'être informé de l'approche de la date de péremption d'un produit permet tant au centre médical qu'au fournisseur d'intervenir pour utiliser ce produit dans les meilleurs délais, avant que la date de péremption ne soit atteinte. The fact of being informed of the approach of the expiration date of a product allows both the medical center and the supplier to intervene to use this product as soon as possible, before the expiration date is reached.
Avantageusement, la base de données est associée à un programme informatique donnant à chaque fournisseur une information sur les produits en dépôt dans un centre médical et l'information de l'utilisation de l'un de ses produits dans un centre médical, avec un certain nombre de données liées à l'utilisation, notamment : identification du centre, date et heure d'utilisation, référence du produit, numéro de lot et type de procédure. Advantageously, the database is associated with a computer program giving each supplier information on the products deposited in a medical center and information on the use of one of its products in a medical center, with a certain number of data related to use, in particular: identification of the center, date and time of use, product reference, batch number and type of procedure.
Suivant une autre caractéristique de l'invention, la base de données est associée à un programme informatique permettant d'établir un suivi des ventes pour chaque fournisseur donnant un récapitulatif des références par centre médical, par région et pour tout autre territoire, sous forme de tableaux consolidés. According to another characteristic of the invention, the database is associated with a computer program making it possible to establish sales monitoring for each supplier giving a summary of references by medical center, by region and for any other territory, in the form of consolidated tables.
Il est possible de tenir compte de ces statistiques pour assurer une gestion la plus fine possible du stock de matériel médical dans chaque centre médical. En effet, des statistiques peuvent permettre de déterminer les consommations des produits de différentes références, et par suite d'approvisionner au mieux ces produits pour que chaque centre médical dispose d'un nombre suffisant de ceux-ci, afin d'éviter de passer des commandes urgentes, sans que le stock soit excessif, afin de permettre une excellente rotation de celui-ci. These statistics can be taken into account to ensure the finest possible management of the stock of medical equipment in each medical center. Indeed, statistics can make it possible to determine the consumption of products of different references, and consequently to supply these products as best as possible so that each medical center has a sufficient number of them, in order to avoid spending urgent orders, without the stock being excessive, in order to allow an excellent rotation of this one.
En pratique, la connexion au centre de gestion est quotidienne pour synchroniser le stock, c'est-à-dire charger sur le site les entrées et les sorties de matériel, analyser le stock, passer des commandes. Il est possible de donner aux utilisateurs des centres médicaux différents mots de In practice, the connection to the management center is daily to synchronize the stock, that is to say to load on the site the inputs and outputs of equipment, analyze the stock, place orders. It is possible to give users of medical centers different words of
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passe en fonction de leur profil, ce qui permet aux fournisseurs de cibler au mieux la communication auprès de chaque centre médical en fonction de sa consommation et de la typologie des personnes qui questionnent le site. according to their profile, which allows suppliers to target communication with each medical center as closely as possible according to its consumption and the type of people questioning the site.
L'invention est décrite ci-après en référence à la figure unique du dessin schématique annexé représentant à titre d'exemple non limitatif une forme d'exécution d'un schéma bloc de l'installation. The invention is described below with reference to the single figure of the accompanying schematic drawing showing by way of nonlimiting example an embodiment of a block diagram of the installation.
L'installation comprend un centre de gestion ou centre serveur comprenant une base de données 2 associée à une unité 3 à micro processeur comportant des moyens 4 de transmission bi-directionnelle d'information par l'intermédiaire d'un réseau Internet 5. L'installation comprend un certain nombre de dispositif 6 situé dans des centres hospitaliers désignés par CM 1, CM 2, CM 3... CM n. The installation comprises a management center or server center comprising a database 2 associated with a microprocessor unit 3 comprising means 4 for bi-directional transmission of information via an Internet network 5. The installation includes a certain number of device 6 located in hospitals designated by CM 1, CM 2, CM 3 ... CM n.
Chaque centre hospitalier comprend au moins un microordinateur 7 pouvant être connecté par Internet au centre serveur, et pouvant recevoir des informations sur le matériel médical en stock, c'est-àdire entrant dans le stock et sortant de celui-ci, par l'intermédiaire d'au moins un dispositif tel qu'un lecteur de code barres 8. Le centre serveur peut également être relié par Internet à un certain nombre de dispositifs 9 situés chez des fournisseurs F 1, F 2, F 3... F n. Chaque dispositif comprend au moins un micro-ordinateur 10 associé à des moyens de saisie d'informations, tels que des claviers 12. Les différents micro-ordinateurs 7 et 10 sont équipés de modems permettant leur mise en communication avec le centre serveur. Each hospital center comprises at least one microcomputer 7 which can be connected by Internet to the server center, and which can receive information on the medical equipment in stock, that is to say entering and leaving the stock, via at least one device such as a barcode reader 8. The server center can also be connected via the Internet to a certain number of devices 9 located at suppliers F 1, F 2, F 3 ... F n. Each device comprises at least one microcomputer 10 associated with data entry means, such as keyboards 12. The various microcomputers 7 and 10 are equipped with modems enabling them to be put in communication with the server center.
Comme indiqué précédemment, le site est sécurisé, et les accès des centres hospitaliers et des fournisseurs sont sélectifs et contrôlés par des mots de passe. As previously indicated, the site is secure, and access to hospitals and suppliers is selective and controlled by passwords.
Comme il ressort de ce qui précède, l'invention apporte une grande amélioration à la technique existante en fournissant une installation permettant d'assurer de façon simple et efficace la gestion de stock de matériel médical dans les centres médicaux, ainsi que de gérer le flux de matériel entre les fournisseurs et ces centres tout en permettant aux fournisseurs de gérer leur stock en dépôt dans chacun des centres clients. Ce matériel peut être du matériel à usage unique, ou du matériel pouvant être recyclé notamment les matériels utilisés pour la pause de certaines prothèses. As is apparent from the above, the invention brings a great improvement to the existing technique by providing an installation making it possible to ensure, in a simple and effective manner, the management of stocks of medical equipment in medical centers, as well as managing the flow of material between suppliers and these centers while allowing suppliers to manage their stock on deposit in each of the customer centers. This material may be disposable material, or material which can be recycled, in particular the material used for the break of certain prostheses.
Claims (10)
Priority Applications (1)
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Family Applications (1)
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Country Status (1)
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Legal Events
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| ST | Notification of lapse |