FR2741731A1 - Procede d'archivage electronique des actes de l'etat-civil - Google Patents

Abstract

Procédé d'archivage électronique des actes de l'état-civil se trouvant sous forme manuscrite sur un registre d'état-civil dont chaque page comprend une pluralité d'actes d'état-civil, consistant dans les étapes de numérisation (12) au moyen d'une caméra de prise de vue (10) de chaque page du registre d'état-civil, découpe (14) sur un écran affichant chaque image de page de chacun des actes composant la page affichée, indexation (16) de chacun des actes à l'aide de données d'identification de l'individu auquel l'acte s'applique, et archivage des actes en mémoire d'ordinateur pour consultation ultérieure.

Description

La présente invention concerne la gestion des actes de l'état-civil et plus particulièrement un procédé d'archivage électronique des actes de l'état-civil se trouvant sous forme manuscrite dans les registres d'étatcivil tenus dans les mairies.

La loi oblige les communes à tenir à jour des registres d'état-civil dans lesquels sont inscrits manuellement les actes de l'état-civil des individus de la commune, ces actes étant des actes de naissance, des actes de mariage et des actes de décès. En outre, chaque acte peut comporter un nombre variable de mentions inscrites au cours du temps. Ainsi, un acte de naissance comportera généralement les mentions correspondant au mariage de l'individu mais également à son décès, et si l'individu s'est marié plusieurs fois, les mentions des divorces et des mariages successifs.

Par conséquent, les registres d'état-civil sont fréquemment ouverts pour y inscrire de nouvelles mentions.

Mais les registres d'état-civil sont aussi fréquemment consultés par les services de l'état civil pour en tirer des copies ou des extraits. Ces fréquentes consultations au cours desquelles les registres sont feuilletés ou photocopiés, entraînent leur dégradation rapide.

C'est pourquoi le but principal de l'invention est de réaliser un procédé d'archivage électronique des actes de l'état-civil permettant d'éviter d'avoir à manipuler ensuite les registres d'état-civil et donc d'éviter leur dégradation.

L'objet de l'invention est donc un procédé d'archivage électronique des actes de l'état-civil se trouvant sous forme manuscrite ou imprimée sur un registre d'état-civil dont chaque page comprend une pluralité d'actes, comprenant les étapes de numérisation au moyen d'une caméra de prise d'image de chaque page du registre, de découpe sur un écran d'ordinateur affichant une page numérisée de chacun des actes composant la page, d'indexation de chacun des actes découpés à l'aide des données d'identification de l'individu auquel l'acte s'applique, et de l'archivage des actes en mémoire de l'ordinateur pour une consultation ultérieure.

Les buts, objets et caractéristiques de l'invention apparaîtront mieux à la lecture de la description qui suit en référence aux dessins dans lesquels
la figure 1 représente schématiquement les trois étapes du procédé selon l'invention,
la figure 2 est une illustration du Tableau de bord utilisé par l'opérateur tout au long des étapes du procédé selon l'invention,
la figure 3 est une représentation schématique de l'étape de numérisation montrant la prise d'image par une caméra des pages d'un registre d'état-civil à archiver,
la figure 4 représente schématiquement la formation des fichiers correspondant aux images numérisées pour un lot de pages du registre,
la figure 5 est une illustration de l'écran de l'ordinateur affichant la page numérisée et la découpe de l'acte effectuée par l'opérateur,
la figure 6 représente schématiquement la formation des fichiers correspondant aux actes découpés à partir des pages numérisées d'un lot de pages du registre d'étatcivil,
la figure 7 représente schématiquement l'opération d'indexation, par rapprochement entre les actes découpés sous forme de fichiers et les index correspondants, et
la figure 8 est une illustration de l'acte après indexation tel qu'il est affiché sur l'écran de l'ordinateur pour consultation.

De façon générale, les actes de l'état-civil sont associés à la vie de chaque individu, depuis sa naissance jusqu'à sa mort. I1 existe trois sortes d'actes : les actes de naissance, les actes de mariage et les actes de décès.

Tout acte peut donner lieu à des mentions précisant certains événements de la vie de l'individu. Ainsi, lorsque l'individu se marie, une mention du mariage est ajoutée dans son acte de naissance. Il en va de même pour un divorce et des mariages successifs.

Dans chaque commune, les actes de l'état-civil sont inscrits manuellement dans des registres pouvant comporter 2, 3 ou 4 actes. Lorsque des mentions sont ajoutées à l'acte, l'employé d'état-civil inscrit ces mentions en marge de l'acte dans le registre. Au cas où il n'y a plus de place pour inscrire une nouvelle mention, l'employé indique à la fin de l'acte que cette mention est portée sur une page déterminée en fin de registre.

Les registres d'état-civil sont amenés à être souvent consultés notamment en cas de demande d'extrait d'acte de naissance, de mariage ou de décès pour lesquels l'employé d'état-civil recopie sur un formulaire certaines informations du registre. Dans certains cas, une copie de l'acte est effectuée à partir du registre. Pour toutes ces consultations, il est nécessaire d'ouvrir et de feuilleter le registre ; manipulations qui entraînent une dégradation du registre.

Le procédé d'archivage électronique selon l'invention évite d'avoir à consulter directement le registre, puisque la consultation des actes peut se faire aisément par l'outil informatique une fois que ces actes ont été archivés en mémoire.

Le procédé de l'invention comporte trois étapes principales qui sont la numérisation des registres, la découpe des pages numérisées et l'indexation des actes, tel qu'illustré sur la figure 1.

Au cours de la numérisation, le contenu de chaque page du registre d'état-civil est numérisé à l'aide d'une caméra appropriée 10 et stocké dans un fichier se trouvant dans un répertoire des images numérisées 12 en mémoire d'ordinateur. Puis, un opérateur appelle chaque page numérisée sur un écran de façon à découper à l'aide des touches du clavier ou la souris, chaque acte inscrit sur la page. Les actes ainsi découpés sont emmagasinés dans des fichiers se trouvant dans un répertoire des images découpées 14 en mémoire d'ordinateur. Enfin, au cours de l'étape d'indexation, l'opérateur fait coïncider chaque acte découpé précédemment avec son index (nom de l'individu), les images ainsi indexées étant stockées en mémoire dans un répertoire des images indexées 16.

Les deux premières étapes que sont la numérisation et la découpe sont effectuées sur des "lots" ordonnancés selon des caractéristiques précises telles que le format du registre traité, le nombre d'actes par page de registre, les numéros d'ordre des actes concernés, etc... Toutes ces informations sont décrites dans un "Tableau de bord" affiché sur l'écran dont un exemple est illustré sur la figure 2. Le Tableau de bord fait apparaître tous les lots disponibles dans la partie supérieure. Comme on le voit, un lot est défini par son type, l'année, la section, le volume, l'incrément, la date de début et la date de fin pour la numérisation, le découpage et l'indexation.Ainsi, dans la Tableau de bord de la figure 2, apparaissent les informations pour le lot de type N (N pour année de naissance), de l'année 1900, dans la section A, pour le volume 1, avec un incrément 001, soit le lot N 1900 A 1 001. On entre dans le Tableau de bord le format (ici A3) et également le nombre de pages, le nombre d'actes total et le nombre d'actes par page qui peut être 2, 3 ou 4. Le Tableau de bord est enrichi au fur et à mesure des opérations et sert de pilote au cours des trois étapes du procédé.

Associé à des traitements de statistiques, il permet, grâce aux informations se trouvant dans la partie inférieure, de vérifier l'avancement des travaux.

En l'absence d'archivage électronique existant, il faut mettre en oeuvre le procédé selon l'invention de façon systématique pour chaque page du registre. Lorsqu'a eu lieu cette "reprise du passif", le procédé n'a besoin d'être mis en oeuvre, pour un acte déterminé, qu'à l'inscription d'une nouvelle mention.

A la fin de la reprise du passif et après chaque mise à jour, les services d'état-civil de la commune sont donc à même de pouvoir consulter par ordinateur les actes dont ils ont besoin sans avoir à ouvrir et feuilleter les registres.

Les trois étapes du procédé selon l'invention sont décrites plus en détail ci-dessous.

Numérisation
Comme l'illustre la figure 3, la numérisation est réalisée à l'aide d'une caméra linéaire 10 dans le but de numériser sans contact les pages du registre 20. Celui-ci est en position ouverte, supporté par un dispositif de support 22 du type balance à deux plateaux, le plateau de gauche 24 supportant la partie ouverte gauche du registre 20 et le plateau de droite 26 supportant la partie ouverte droite du registre. Le dispositif 22 est tel que chaque plateau monte ou descend par rapport à l'autre selon le poids (donc le nombre de pages) supporté, de manière à ce que la page supérieure de chacune des parties droite ou gauche du registre reste à la même hauteur, et donc toujours à la même distance de la caméra 10.Ainsi, dans la figure 3, le plateau de gauche 24 est plus bas que le plateau de droite 26 du fait que la partie gauche du registre comporte plus de pages que la partie droite.

La caméra 10 ne numérise qu'une seule page à la fois, le dispositif de support 22 pouvant se déplacer au moyen de glissières dans les deux sens pour sélectionner la page à numériser.

Une vitre 28 se rabattant sur le registre avant la prise de vue, permet de garder les deux pages supérieures du registre bien planes.

La caméra 10 est une caméra CCD linéaire à haute résolution (2048 points) permettant le balayage de la page du registre par lignes de 2048 pixels, à haute vitesse (20
Mhz), mue par un moteur pas à pas permettant son déplacement le long d'une potence montée sur une colonne.

Un zoom permet le cadrage de la caméra sur les différents formats d'ouvrages. Un index de cadrage monté sur le carter d'éclairage de la caméra, indique la limite du champ de prise de vue de la caméra et permet donc un positionnement facile du dispositif de support 22 sous la potence avant de déclencher la numérisation.

Après que l'image a été nettoyée, les données numériques d'image des pages du registre 20 sont fournies par la caméra 10 à un ordinateur 30 disposant d'un clavier 32 et d'un écran 34, de façon à permettre à l'opérateur de vérifier la qualité des images numérisées sur l'écran et d'entrer des modifications à l'aide du clavier. On doit noter que la caméra se règle automatiquement au format des pages entré préalablement dans le Tableau de bord.

Au fur et à mesure que les pages sont numérisées par la caméra 10, elles sont emmagasinées dans la mémoire de l'ordinateur 30 sous forme de fichiers qui sont numérotés séquentiellement dans le volume du lot. Comme illustré sur la figure 4, la première page du répertoire N 1980A1001 est enregistrée sous le nom de fichier 00000001.PGE. La page suivante prend le nom 00000002.PGE et ainsi de suite.

Lorsque la numérisation est lancée à la prise de vue de la première page du registre, le Tableau de bord enregistre automatiquement la date de début de l'opération de numérisation (voir figure 2). Puis, au fur et à mesure de la numérisation des pages, le numéro de la page en cours de traitement est incrémenté dans le Tableau de bord. En fin de numérisation, l'opérateur clique sur fin de travail, ce qui a pour effet d'enregistrer automatiquement la date de fin de numérisation dans le Tableau de bord. Le logiciel refusera de lancer l'opération de découpe si cette date n'est pas enregistrée.

Découpe
L'opération de découpe consiste pour l'opérateur à visualiser sur l'écran l'image de chaque page numérisée et de la découper en autant d'images qu'il existe d'actes dans la page.

Plusieurs modes de découpe peuvent être utilisés selon que les actes sont bien séparés ou non les uns des autres, selon que les pages sont bien détourées ou non et selon le nombre d'actes par page. Ainsi, la découpe peut être par ligne ou fenêtre (actes bien séparés les uns des autres) ; par escalier dans le cas des actes en deux parties : une partie gauche contenant le nom de l'individu et les références de l'acte et une partie droite décalée contenant l'information relative à l'acte ; par polygone comme illustré sur la figure 5 où la zone à découper s'imbrique dans les zones correspondant aux actes adjacents; enfin par lasso, lorsque les actes sont imbriqués les uns dans les autres.

Quel que soit le mode utilisé, l'opérateur doit, à l'aide de la souris (et du clavier d'ordinateur), rendre "grise" la zone à découper. Par exemple, dans le cas de la figure 5, l'opérateur trace le contour "en polygone" de la zone à découper (plus foncée sur la figure). Puis il clique avec le bouton droit de la souris de manière à ce que le logiciel retire de la page la zone tracée auparavant. Sur l'écran 34 qui comporte la page à découper dans sa partie gauche, la zone découpée s'affiche alors dans la partie droite. Si cette découpe est correcte, elle est validée par l'opérateur au moyen du clavier 32.

La découpe des autres actes de la page se déroule de la même façon, mais peut être effectuée en utilisant des modes de découpe différents. Lorsqu'il n'y a plus d'actes à découper dans une page, l'opérateur valide la découpe complète de la page et une nouvelle page est affichée.

La découpe des actes dans la page peut être également effectuée automatiquement dans certains cas. En effet, il se peut que, dans un registre récent, les actes occupent une place bien déterminée dans la page. Par exemple, avec trois actes par page, chaque acte occupe un tiers de la page. Dans ce cas, l'opérateur enregistre un masque correspondant à la découpe de la première page. Par la suite, il suffit alors de faire appel automatiquement au masque enregistré en début d'opération de découpe pour effectuer une découpe automatique des pages du registre.

Au fur et à mesure que les actes d'une page sont découpes et validés, ils sont emmagasinés en mémoire de l'ordinateur 30 sous forme de fichiers. Ainsi, comme illustré sur la figure 6, la première page numérisée dans le fichier 00000001.PGE est découpé en trois actes emmagasinés respectivement dans les fichiers
00000011.PGE
00000012. PGE
00000013. PGE
Pour la numérotation des fichiers des actes découpés, le premier 0 est supprimé dans le numéro de page, et 1, 2 ou 3 est ajouté en fin de numéro de page pour indiquer le numéro d'acte dans la page. Ainsi le numéro 11 correspond au premier acte de la première page, alors que le numéro 42 correspondrait au deuxième acte de la quatrième page.

Lorsque tous les actes de la page ont été découpés, l'image numérisée de la page est "pointée", c'est à dire que le suffixe du fichier correspondant est modifié en .OK
00000001.PGE donne 00000001.OK
On doit noter que ce n'est qu'en fin de découpe de tout le lot qu'une opération de suppression de toutes les pages numérisées du lot a lieu. Cette méthode permet aussi de garantir parfaitement le travail réalisé sur un lot sans avoir d'incidences préjudiciables sur la qualité des opérations d'archivage.

De la même façon que pour la numérisation, la date de début de l'opération de découpe s'inscrit automatiquement dans le Tableau de bord, et le numéro de l'image en cours de traitement stincrémente au fur et à mesure du traitement. En fin d'opération de découpe, la commande "Fin de travail" par l'opérateur entraîne l'enregistrement automatique de la date de fin d'opération de découpe qui s'affiche automatiquement dans le Tableau de bord.

On doit noter que lors de l'opération de découpe des actes, la qualité de l'image n'est pas dégradée comme c'est le cas dans une opération classique du type "copiercoller". En outre, le logiciel effectue un ajustement dynamique de la taille d l'image en ce sens que l'image résultante a une taille directement liée au format de la découpe quel que soit le mode de découpe utilisé. Par conséquent, l'opérateur peut afficher un acte avec une réelle optimisation de l'affichage.

Indexation
L'opération d'indexation consiste à reprendre le lot d'images découpées, à faire coïncider les index correspondants constitués des Nom, Prénom et autres paramètres associés à l'individu auquel s'applique l'acte et en particulier la date de l'acte, et à emmagasiner dans des fichiers les images munies de leurs index.

Une opération préliminaire consiste donc à entrer sur l'ordinateur la liste des index qui se présente généralement sous forme alphabétique à la fin du registre.

L'opérateur appelle les actes dans l'ordre chronologique où ils ont été enregistrés. Comme illustré sur la figure 7, chaque acte correspondant à un fichier de suffixe IMG (1) est rapproché de son index (2) fourni par le logiciel (les index sont fournis dans un ordre chronologique). Si l'index est correct, c'est à dire correspond bien à l'acte, l'opérateur valide le rapprochement entre l'acte et l'index et les données de l'ensemble sont archivées dans un fichier GFIC (3).

Le logiciel peut procéder automatiquement à deux types de manipulation des actes associés à leurs index.

D'une part, selon la forme de la découpe, l'image résultante a une hauteur qui peut être inférieure à sa largeur ou inversement. Selon les cas, l'acte est présenté en mode "portrait" ou en mode "paysage". Ainsi, l'acte affiché sur la figure 8 a une largeur supérieure à sa hauteur et par conséquent il est présenté en mode paysage, les données d'index se trouvant placées horizontalement sous l'acte. Si la hauteur de l'acte avait été supérieure à sa largeur, les données d'index auraient été placées verticalement à droite de l'acte.

D'autre part, l'image de l'acte est affichée avec une optimisation maximale dans la fenêtre de façon à offrir le meilleur confort visuel possible lors de toute consultation dudit acte. Par conséquent, l'affichage de l'acte ne respecte pas forcément l'échelle 1/1. Il peut y avoir agrandissement lors de l'affichage.

Comme pour les opérations précédentes, le Tableau de bord est mis à jour automatiquement. Ainsi, la date de début de l'opération est automatiquement enregistrée lorsque débute la première indexation, et la date de fin d'opération est enregistrée, ainsi que le nombre d'actes traités lorsque l'opérateur clique sur "Fin de travail".

Comme on le voit sur la figure 8, en dehors de "Fin de travail", l'opérateur dispose d'un certain nombre de commandes sur son écran pendant les opérations d'indexation.

L'opération la plus courante est évidemment "Valider" que l'opérateur utilise pour la validation de l'image associée à son index.

La commande "Parcourir" est utilisée lorsqu'il y a un décalage entre les index et les images, lorsqu'une image a été numérotée deux fois, qu'un index est erroné, ou qu'il manque l'index de l'image affichée. L'appel à cette commande fait alors apparaître les commandes suivantes
- création d'un index
- index suivant
- autre acte ?
- image précédente
- image suivante
- rejet de l'index
- supprimer cette image
- retour
Que ce soit des commandes affichées sur l'écran ou par l'intermédiaire de la commande "Parcourir", cinq commandes méritent une explication particulière.

Blocage
Il s'agit d'une action qui demande une compétence propre à l'état-civil puisque l'utilisateur souhaite que l'image de cet acte ne puisse pas être imprimée sous une forme d'"acte intégral" lors des restitutions.

Généralement, ce cas se présente lorsque des informations particulières ne peuvent pas être communiquées.

L'action de blocage n'est cependant pas définitive ni irréversible. Il sera toujours possible, en consultation, de débloquer ou de bloquer un acte.

Cette action est utilisée avant la validation de l'acte. L'acte peut être déjà bloqué à l'affichage de l'index. Il s'agit alors d'un acte qui a été bloqué dans une phase antérieure d'indexation et qui a été validé avec l'option d'"image à retraiter" (voir ci-dessous).

En consultation, l'index et l'image correspondante sont affichés.

Valider sans l'image
Il s'agit d'une opération de validation qui a des effets sur les traitements effectués. Ceci se produit lorsque l'image correspond bien à l'index mais l'opérateur ne souhaite pas archiver cette image. Bien qu'utilisée rarement, cette option peut servir à certaines collectivités qui ne désirent pas conserver les images des
Reconnaissances.

L'action de validation sans image est définitive et a pour résultat que l'image est supprimée et ne sera plus accessible, l'index est considéré comme traité et un lien est créé entre cet index et une image blanche.

A la consultation, il y a affichage de l'index avec une image blanche.

Image à retraiter
Cette option est utilisée lorsque l'opérateur juge que la qualité de l'image n'est pas bonne (mauvaise découpe, image trop claire, trop foncée) et que la validation ne peut être réalisée pour l'instant.

L'action sur cet icône entraîne la suppression de l'image. L'index est mis de côté pour être traité ultérieurement avec une image de bonne qualité.

En consultation, il y aura affichage de l'index avec une image indiquant qu'il n'y a pas d'acte pour cet index.

Rejet d'un index
Cette option est utilisée lorsque l'index n'est pas correct ; par exemple s'il ne correspond pas aux images du lot.

L'index est réellement supprimé et il ne sera plus accessible. l'image affichée est disponible pour un autre index.

Suppression d'une image
Cette option est utilisée lorsque l'image n'est pas correcte ; par exemple, parce qu'elle ne correspond pas aux images du lot.

L'image est réellement supprimée. Elle ne sera plus accessible. L'index est disponible pour une image suivante.

En consultation, il y aura affichage de l'index avec une image indiquant qu'il n'y a pas d'acte pour cet index.

On doit noter que le rapprochement entre l'acte et son index peut être effectué automatiquement sans l'aide de l'opérateur dans le cas où au moins le nom de l'individu auquel l'acte se rapporte est écrit en caractères reconnaissables par la machine. Il suffit donc dans ce cas d'effectuer une opération de reconnaissance de caractères permettant de lire le nom de l'individu impliqué dans l'acte et de le rapprocher de son index.

L'avantage principal obtenu en utilisant un procédé d'archivage selon l'invention est de pouvoir garantir le critère de "zéro erreur", ou tout du moins de s'en approcher. En effet, la reprise des actes de l'état-civil par ce procédé va engendrer une exploitation des registres d'état-civil de façon totalement différente dans une mairie du fait que ce ne sont plus les registres qui sont consultés mais les images numérisées.

L'avantage du "zéro erreur" dans le cadre de l'étatcivil, c'est
1) l'assurance de numériser et d'archiver tous les actes
C'est essentiellement le tableau de bord et les outils statistiques qui permettent de vérifier en permanence si des actes n'ont pas été omis en numérisation.

L'outil de découpe évite aussi de découper plus d'actes qu'il n'y en a dans une page grâce au paramétrage des lots.

L'indexation semi-automatique par rapprochement permet aussi de vérifier qu'une image n'a pas été omise ou qu'il n'y en a pas en trop pour un lot.

De plus, le fait que le processus soit décomposé en trois phases, avec des intervenants différents, permet de vérifier plusieurs fois cette intégrité.

Enfin, un plan assurance qualité permet de suivre les différentes opérations grâce à des fiches de suivi qui sont analysées par un administrateur du projet.

2) l'assurance de disposer de tous les index
Des outils de vérification des index permettent d'éditer
- les actes manquants dans une année (au sens index et non image),
- les actes en double dans une année (au sens index et non image).

L'indexation semi-automatique par rapprochement se fait à partir des images dans un lot. Par conséquent, ce sont les images qui pilotent l'indexation.

3) l'assurance d'offrir des images de qualité
Les images traitées sont vérifiées à trois niveaux et par des agents différents : en numérisation, en découpe et en indexation.

Dans ces phases, il est toujours possible de rejeter une image si elle est jugée de mauvaise qualité.

De plus, en indexation, c'est l'utilisateur final qui juge de la qualité d'affichage de l'acte image et il a la possibilité d'utiliser une option "image à retraiter".

En outre, au début de la numérisation d'un lot, l'administrateur du projet effectue une impression de quelques actes pour validation par le client.

4) l'assurance de disposer d'un ensemble de données informatiques fiables et pérennes
La compression des images selon les normes CCITT permet de garantir que toutes ces données pourront être utilisées par un autre système.

L'utilisation d'un gestionnaire d'archivage ainsi que les outils de diagnostic et d'analyse des données permettent de garantir la fiabilité du stockage des documents.

L'utilisation d'ordinateurs et de systèmes d'exploitation standards sur le marché ne font que tendre vers une parfaite maintenance du système.

Claims (9)

REVENDICATIONS

1. Procédé d'archivage électronique des actes de l'état-civil se trouvant sous forme manuscrite sur un registre d'état-civil (20) dont chaque page comprend une pluralité d'actes d'état-civil, consistant dans les étapes suivantes

numérisation au moyen d'une caméra de prise de vue (10) de chaque page dudit registre d'état-civil,

découpe sur un écran affichant chacune des images desdites pages de chacun des actes composant ladite page affichée,

indexation de chacun desdits actes à l'aide de données d'identification de l'individu auquel l'acte s'applique, et

archivage desdits actes en mémoire d'ordinateur (30) pour consultation ultérieure.

2. Procédé selon la revendication 1, dans lequel l'étape de numérisation de chaque page du registre d'étatcivil s'effectue en maintenant chaque page du registre à une distance constante de la caméra de prise d'image (10) au moyen d'une balance (22) à deux plateaux (24, 26), chacun desdits plateaux supportant les deux parties du registre ouvert à la page à numériser et la hauteur de chaque plateau étant augmentée au fur et à mesure que les pages passent de la partie du registre se trouvant sur ledit plateau à l'autre partie du registre et diminuée dans le cas contraire.

3. Procédé selon la revendication 1 ou 2, dans lequel chaque page numérisée durant l'étape de numérisation est emmagasinée en mémoire dudit ordinateur (30) sous forme d'un fichier (Fig.4).

4. Procédé selon la revendication 1, 2 ou 3, dans lequel l'étape de découpe est effectuée en identifiant par son pourtour la zone contenant un acte à découper se trouvant dans l'image d'une page préalablement numérisée affichée sur l'écran.

5. Procédé selon la revendication 1, 2 ou 3, dans lequel l'étape de découpe est effectuée automatiquement par l'ordinateur (30) après que l'opérateur a enregistré un masque de découpe des actes à effectuer sur chaque page numérisée.

6. Procédé selon la revendication 4 ou 5, dans lequel chaque acte découpé est emmagasiné en mémoire dudit ordinateur (30) sous forme d'un fichier (Fig.6).

7. Procédé selon la revendication 6, dans lequel l'étape d'indexation consiste à rapprocher l'image de chaque acte faisant l'objet d'un fichier suite à l'opération de découpe, à l'index correspondant constitué des données d'identification de l'individu auquel se rapporte l'acte, chaque index d'une liste des index emmagasinée préalablement en mémoire de l'ordinateur (30) étant présenté dans le même ordre chronologique que la suite des actes à indexer.

8. Procédé selon la revendication 7, dans lequel l'opération de rapprochement des actes et de leurs index est effectuée automatiquement par l'ordinateur (30) après reconnaissance par ledit ordinateur du nom de l'individu auquel s'applique l'acte à indexer.

9. Procédé selon l'une quelconque des revendications précédentes, dans lequel un Tableau de bord est affiché par l'ordinateur (30) pour suivre les étapes du procédé appliquées à un lot d'actes d'état-civil, certaines informations telles que les données d'identification du lot étant entrées préalablement au démarrage du procédé et d'autres informations telles que les dates de début et de fin de chacune des étapes, ainsi que le numéro d'ordre des actes traités étant automatiquement enregistrées par 1 'ordinateur.