EP2000986A2 - Système de distribution virtuelle d'articles de courrier - Google Patents

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EP2000986A2
EP2000986A2 EP08157632A EP08157632A EP2000986A2 EP 2000986 A2 EP2000986 A2 EP 2000986A2 EP 08157632 A EP08157632 A EP 08157632A EP 08157632 A EP08157632 A EP 08157632A EP 2000986 A2 EP2000986 A2 EP 2000986A2
Authority
EP
European Patent Office
Prior art keywords
server
images
recipient
screen
mail
Prior art date
Legal status (The legal status is an assumption and is not a legal conclusion. Google has not performed a legal analysis and makes no representation as to the accuracy of the status listed.)
Withdrawn
Application number
EP08157632A
Other languages
German (de)
English (en)
Other versions
EP2000986A3 (fr
Inventor
Olivier Philip
Ruben Rico
Current Assignee (The listed assignees may be inaccurate. Google has not performed a legal analysis and makes no representation or warranty as to the accuracy of the list.)
Quadient Technologies France SA
Original Assignee
Neopost Technologies SA
Priority date (The priority date is an assumption and is not a legal conclusion. Google has not performed a legal analysis and makes no representation as to the accuracy of the date listed.)
Filing date
Publication date
Application filed by Neopost Technologies SA filed Critical Neopost Technologies SA
Publication of EP2000986A2 publication Critical patent/EP2000986A2/fr
Publication of EP2000986A3 publication Critical patent/EP2000986A3/fr
Withdrawn legal-status Critical Current

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    • G—PHYSICS
    • G07—CHECKING-DEVICES
    • G07B—TICKET-ISSUING APPARATUS; FARE-REGISTERING APPARATUS; FRANKING APPARATUS
    • G07B17/00—Franking apparatus
    • G07B17/00459—Details relating to mailpieces in a franking system
    • G07B17/00661—Sensing or measuring mailpieces
    • G—PHYSICS
    • G07—CHECKING-DEVICES
    • G07B—TICKET-ISSUING APPARATUS; FARE-REGISTERING APPARATUS; FRANKING APPARATUS
    • G07B17/00—Franking apparatus
    • G07B17/00459—Details relating to mailpieces in a franking system
    • G07B17/00661—Sensing or measuring mailpieces
    • G07B2017/00709—Scanning mailpieces

Definitions

  • the present invention relates exclusively to the field of mail processing and more particularly relates to a distribution system and consultation of mail items for the distribution and consultation in electronic form of mail items received in the mail services. enterprises.
  • the sorting of mail in commercial or industrial enterprises is today a mainly manual process.
  • the mail service operator responsible for this task takes the mail items one by one, identifies the mention of the recipient person or service and, generally after having opened this article of mail, deposits the document or documents it contains. in the bin corresponding to that person or service. It is clear that such a completely manual process is more or less long and suffers from a productivity that is lower when the number of traps is large, when people or services change frequently, or when the operator of the service mail performs this task regularly or not (eg during a period of leave where a trainee can replace the incumbent).
  • the present invention therefore aims to overcome these disadvantages by providing real-time information of the recipient on the mail items intended for him.
  • the invention also aims to allow the recipient to decide on the use of these mail items, so as to optimize the mail distribution cycle, particularly avoiding the recipient to receive unnecessary mail items or it is better to archive.
  • the invention also aims to provide a system ensuring a very simple implementation from current scanning tools increasingly present in corporate mail rooms but without the use of complex recognition software.
  • the recipient of a scanned mail item is informed immediately by changing the counter of the dynamic dialog displayed on its screen consultation of the arrival of a mail for it.
  • This method may also include a step of displaying, on at least one other display screen associated with a computer workstation connected to said first server via said local network, images assigned to one of said bins and assigning each of them. these images to its final recipient by "depositing" said image in one of the lockers of another virtual storage cabinet associated with this final recipient and displayed on said other display screen. It may further comprise a step of qualifying each of the mail items of associating with the mail article displayed on said display screen a specific type of mail selected from the following: fast mail, mail tracking, registered mail.
  • it comprises a step of remote display, on at least one remote screen for consultation of a remote recipient connected to said local network through an external communication network, a dynamic dialogue box comprising at least a counter whose value depends on the number of images assigned to the rack of this remote recipient and accessible on said first server from said remote consultation screen via both said external communication network and said local network connecting said remote consultation screen to said first server.
  • said images accessible on said first server from said remote consultation screen or not can be saved locally, destroyed, archived, or transferred to another recipient.
  • the invention also relates to a distribution and consultation system in electronic form of mail items implementing the aforementioned method and wherein in particular said external communication network is the Internet network and the connection between said at least one remote screen of consultation and said first server is a secure link.
  • the present invention aims to optimize the mail delivery cycle in the company by reducing the time of acknowledgment of his mail by the recipient whether or not he is present in the company, limiting the risks. loss of mail and allowing better tracking of mail. It is implemented in addition to the usual equipment of the mailroom, including digitization tools existing today in most corporate mail departments and uses mail distribution and consulting software specifically developed to work in a client / server architecture. An example of a system according to the invention is thus illustrated at figure 1 .
  • an operator of the mail room after having taken mail items 10 in a mail bag, have them timestamped one by one, and if necessary have carried out a pre-sorting of these mail items, in particular to extract the confidential mails, opens the envelopes and successively introduced these envelopes and the documents they contain in a scanner 12 having an optical reader advantageously of the type allowing duplex color scans in format A4.
  • these mail items are physically deposited according to their recipient in the different mailboxes of a storage cabinet 14 of the mail room to be distributed to their recipient later, that is to say in the day or the following day (s).
  • the digitizer is connected to an internal distribution server 16 which are preferably connected two touch screens 18A, 18B for displaying for one a first graphical interface representing an image of the storage cabinet 14 and therefore comprising a predetermined number of lockers corresponding to the number of real lockers and for the other a second graphic interface successively representing the images of the envelopes and documents of each of the scanned mail items.
  • an internal distribution server 16 which are preferably connected two touch screens 18A, 18B for displaying for one a first graphical interface representing an image of the storage cabinet 14 and therefore comprising a predetermined number of lockers corresponding to the number of real lockers and for the other a second graphic interface successively representing the images of the envelopes and documents of each of the scanned mail items.
  • images of the digitally scanned mail items each of which is in the form of an image file of PDF, JPEG, TIFF, etc. type
  • the digitizer must preferably allow an automatic transfer of these image files to this internal server according to an FTP protocol or equivalent.
  • this internal distribution server can be connected in parallel to several analog scanners such as that referenced 12A.
  • An example of such a tool Scanning is given by the Scan Station 100 scanner from the American company Kodak. Note that to track digitized mail items and if necessary their subsequent archiving at an internal archive server or an external server, it will be appropriate to assign each image file transmitted to the distribution server a unique identification number.
  • This internal server is connected through an internal local network 20 of the company to different computer workstations of individual employees of the company, each integrating a client consultation of the internal server, for example those referenced 22 and 24, some of these computer workstations, for example that referenced 26, being advantageously arranged at each of the secretariats of departments or departments of the company, to provide a relay function between the internal distribution server 16 and the other positions of computer work 22, 24 and each comprising a touch screen display with a graphical interface associating on the same screen the first and second graphic interface above.
  • this computer workstation is in the form of a personal computer "all in one" as illustrated.
  • the internal server is also advantageously connected via an external communication network, for example the Internet network 28, to an external server 30 of a distributor of the mail distribution and consultation software implemented at the internal distribution server 16.
  • Remote computer workstations 32 including an internal and external server consultation web client to be in contact with these servers via the Internet are also provided to enable employees of the company in a mobility situation to access their mail. despite this situation external to the company.
  • the operation of the system according to the invention is particularly simple and essentially based on three steps illustrated in FIG. figure 2 with, in a first step 40, a scanning of each of the mail items and their transmission in the form of an image file to an internal server for storage and exploitation, in a second step 42, a distribution / allocation of these images, by an operator of the mailroom and possibly also by an intermediate recipient, by "depositing" these images in the lockers of a virtual furniture of storage and, in a final step 44, a consultation by the final recipient of images of mail articles concerning him.
  • the distribution of images is preferably performed using two touch screens 18A, 18B (but a configuration with a single widescreen is equally possible) by an operation of selecting (click on) an image appearing on the first 18A screen and to identify the recipient, for example the image of an envelope 50, then select on the second screen 18B one of the lockers 52 virtual storage cabinet in which the envelope and its contents must be "deposited And finally to validate this choice by a "click" on an assignment confirmation button 54 present for example at the bottom of this second screen, this validation having the further effect of causing, as will be described further, an alert the recipient to which this bin is assigned.
  • the operator When selecting the mail item, the operator will advantageously qualify this article of mail, that is to say a classification of it among several types of mail, without this list is limiting: fast mail, courier tracking or registered mail for example.
  • This ranking is performed by selecting by a "click" on one of the three icons 58, 60, 62 associated with these three types of mail present for example at the top of this first screen.
  • this intermediate recipient When the recipient is not the final recipient of the mail item but for example a department or department of the company, this intermediate recipient whose computer workstation 26 is then advantageously provided with a touch screen display will in turn be responsible for making a virtual distribution of mail that exclusively concern its department or department and this time, as illustrated by the figure 4 preferably by a simple drag-and-drop operation, consisting of, at its single graphical interface, selecting an image of a mail item 64 and move it from its original location to another location corresponding to the recipient's bin 66, so as to assign each employee of his department or department mail items that are intended for him own.
  • the graphic interface of the touch screen 18A allowing access to mail to be distributed is essentially divided into two display areas: one with a reduced format, under a form of thumbnails, the various images 80, 82 forming a specific mail article and the other comprising, in a format more directly readable by the operator, one of these 50 images having been selected by the operator.
  • On the side of each of these display areas are arranged control areas with devices 84, 86 known as "elevators" and allowing a fast scrolling images or thumbnails constituting each display areas and with, at the bottom of the screen, image change buttons 88, 90 make it possible, as is known, to go from one image to another or go directly to the last image.
  • a consultation screen deported or not, from his computer workstation 22, 24, 32.
  • a dynamic dialog box 102 whose update is performed continuously by a periodic and automatic connection with the distribution server 16 on which the number of images is captured.
  • this dynamic dialog box has indeed three icons 104, 106, 108 which are associated three individual counters 110, 112, 114 each corresponding to one of the three types of aforementioned mail and whose value evolves accordingly.
  • mail items deposited in his virtual locker By a "click" on the icon concerned, the recipient displays a consultation window 120 ( figure 6 ) in which he can then, in a secure mode, take notice of all the mail items intended for him.
  • the images are not transmitted to the recipient, who simply receives a link to access these images on the internal server or, preferably, on the computer workstation 26 of his computer. secretariat to which this internal server will previously advantageously send a copy. This access is possible both for an employee of the company via the internal local network 20 and for an external employee via the Internet 28.
  • this consultation window may have several display areas, one 122 displaying a succession of thumbnails different images forming a specific mail item, the other 124 viewing one of these images selected by the final recipient, for example an invoice as illustrated, the last area 126 being a control area on which appear the different possibilities of action of the final recipient on the mail piece.
  • this final recipient can thus naturally take knowledge one by one of his mail items by "clicking" on the displacement buttons 130, 132 front and rear, but he can also destroy the article of mail consulted, archive it on the server external 30 (or any other internal server with an archiving function) or send it to another recipient by "clicking" respectively buttons 134, 136, 138 or simply save a copy on his computer workstation by action on the local recording icon 144.

Landscapes

  • Physics & Mathematics (AREA)
  • General Physics & Mathematics (AREA)
  • Information Transfer Between Computers (AREA)
  • Management, Administration, Business Operations System, And Electronic Commerce (AREA)

Abstract

Procédé de distribution et de consultation sous forme électronique d'articles de courrier (10) comportant les étapes suivantes : . numérisation de chacun des articles de courrier et transmission des images des articles de courrier ainsi numérisés à un premier serveur (16) sur lequel ces images sont stockées, . affichage sur un premier écran de visualisation (18A) associé à ce premier serveur des images ainsi stockées et affectation de chacune de ces images à son destinataire en « déposant » l'image dans un des casiers d'un meuble virtuel de rangement associé à ce destinataire et affiché sur le premier écran de visualisation ou sur un second écran de visualisation (18B) également associé à ce premier serveur, et . affichage sur au moins un écran de consultation (22, 24, 32) d'un destinataire final d'une boite de dialogue dynamique comportant au moins un compteur dont la valeur dépend du nombre d'images affectées au casier de ce destinataire final et accessibles sur le premier serveur depuis l'écran de consultation via un réseau local reliant cet écran de consultation au premier serveur.

Description

    Domaine de la technique
  • La présente invention se rapporte exclusivement au domaine du traitement de courrier et elle concerne plus particulièrement un système de distribution et de consultation d'articles de courrier permettant de procéder à une distribution et une consultation sous forme électronique des articles de courrier reçus dans les services courrier des entreprises.
    • Art antérieur
  • Le tri du courrier dans les entreprises commerciales ou industrielles est aujourd'hui un processus essentiellement manuel. L'opérateur du service courrier chargé de cette tâche prend un à un les articles de courrier, repère la mention de la personne ou du service destinataire et, en général après avoir ouvert cet article de courrier, dépose le ou les documents qu'il comporte dans le casier correspondant à cette personne ou à ce service. Il est clair qu'un tel processus entièrement manuel est plus ou moins long et souffre d'une productivité d'autant plus faible que le nombre de casiers est important, que les personnes ou les services changent fréquemment, ou que l'opérateur du service courrier effectue cette tâche régulièrement ou non (par exemple pendant une période de congé où un stagiaire peut remplacer le titulaire du poste). En outre, il est courant de constater que la distribution du courrier dans l'entreprise, depuis sa réception par le service courrier jusqu'à sa remise à son destinataire final pour consultation, prenne, dans le meilleur des cas, plusieurs heures, cette distribution nécessitant en effet le plus souvent un voire même deux jours dans les entreprises ayant plusieurs sites à une même adresse postale.
  • On a donc cherché à réduire ces délais (et corrélativement à augmenter la productivité) en proposant différents types de dispositifs permettant une certaine automatisation de ces processus manuels. Notamment, avec sa demande de brevet européenne EP 1 066 885 , la demanderesse a proposé un dispositif de tri amélioré mettant en oeuvre des moyens de reconnaissance optique et vocale permettant d'informer par téléphone ou par courriel le destinataire d'un article de courrier réceptionné en salle de courrier. Ce dispositif s'il donne globalement satisfaction présente cependant certains inconvénients. Tout d'abord, le logiciel doit pouvoir reconnaître aussi bien les écritures imprimées que celles manuscrites, ce qui implique un haut degré technique des moyens de reconnaissance optique. Ensuite, le recours à une table de correspondance implique que celle-ci soit constamment tenue à jour pour assurer une parfaite classification des articles de courrier sinon il en résulte un taux important d'articles de courrier non reconnus qui doivent alors être classés manuellement. Enfin, si le contact téléphonique aboutit, le destinataire sera seulement informé de la fin du processus de tri ou de l'arrivée d'un courrier sans pouvoir en connaître le contenu et donc mesurer l'intérêt qu'il a à le recevoir physiquement.
    • Objet et définition de l'invention
  • La présente invention a donc pour but de remédier à ces inconvénients en assurant une information en temps réel du destinataire sur les articles de courrier qui lui sont destinés. L'invention a aussi pour but de permettre à ce destinataire de décider de l'utilisation de ces articles de courrier, de manière à optimiser le cycle de distribution du courrier en évitant notamment au destinataire de recevoir des articles de courrier inutiles ou qu'il est préférable d'archiver. L'invention a encore pour but de proposer un système garantissant une mise en oeuvre très simple à partir des outils de numérisation actuels de plus en plus présents dans les salles de courrier des entreprises mais sans le recours à des logiciels de reconnaissance complexes.
  • Ces buts sont atteints par un procédé de distribution et de consultation sous forme électronique d'articles de courrier comportant les étapes suivantes :
    • numérisation de chacun de ces articles de courrier et transmission des images des articles de courrier ainsi numérisés à un premier serveur sur lequel lesdites images sont stockées,
    • affichage, sur un premier écran de visualisation associé au dit premier serveur, desdites images stockées sur ledit premier serveur et affectation de chacune de ces images à son destinataire en « déposant » ladite image dans un des casiers d'un meuble virtuel de rangement associé à ce destinataire et affiché sur ledit premier écran de visualisation ou sur un second écran de visualisation également associé au dit premier serveur, et
    • affichage, sur au moins un écran de consultation d'un destinataire final, d'une boite de dialogue dynamique comportant au moins un compteur dont la valeur dépend du nombre d'images affectées au casier de ce destinataire final et accessibles sur ledit premier serveur depuis ledit écran de consultation via un réseau local reliant ledit écran de consultation au dit premier serveur.
  • Par ce procédé particulier, le destinataire d'un article de courrier numérisé est informé immédiatement par la modification du compteur de la boite de dialogue dynamique affichée à son écran de consultation de l'arrivée d'un courrier lui étant destiné.
  • Ce procédé peut aussi comporter une étape d'affichage, sur au moins un autre écran de visualisation associé à un poste de travail informatique relié au dit premier serveur via ledit réseau local, des images affectées à un desdits casiers et d'affectation de chacune de ces images à son destinataire final en « déposant » ladite image dans un des casiers d'un autre meuble virtuel de rangement associé à ce destinataire final et affiché sur ledit autre écran de visualisation. Il peut encore comporter en outre une étape de qualification de chacun des articles de courrier consistant à associer à l'article de courrier visualisé sur ledit écran de visualisation un type de courrier déterminé choisi parmi les suivants : courrier rapide, courrier suivi, courrier recommandé.
  • Avantageusement, il comporte une étape d'affichage à distance, sur au moins un écran déporté de consultation d'un destinataire distant relié au dit réseau local au travers d'un réseau de communication externe, d'une boite de dialogue dynamique comportant au moins un compteur dont la valeur dépend du nombre d'images affectées au casier de ce destinataire distant et accessibles sur ledit premier serveur depuis ledit écran déporté de consultation via à la fois ledit réseau de communication externe et ledit réseau local reliant ledit écran déporté de consultation au dit premier serveur.
  • Au choix du destinataire, lesdites images accessibles sur ledit premier serveur depuis ledit écran de consultation déporté ou non peuvent être sauvegardées localement, détruites, archivées, ou transférées vers un autre destinataire.
  • De préférence, il est prévu une étape d'archivage desdites images numérisées sur un second serveur relié au dit réseau local au travers dudit réseau de communication externe.
  • L'invention concerne également un système de distribution et de consultation sous forme électronique d'articles de courrier mettant en oeuvre le procédé précité et dans lequel notamment ledit réseau de communication externe est le réseau Internet et la liaison entre ledit au moins un écran déporté de consultation et ledit premier serveur est une liaison sécurisée.
    • Brève description des dessins
  • D'autres caractéristiques et avantages de la présente invention ressortiront mieux de la description suivante, faite à titre indicatif et non limitatif, en regard des dessins annexés, sur lesquels:
    • la figure 1 représente un système de distribution et de consultation sous forme électronique d'articles de courrier selon l'invention,
    • la figure 2 est un organigramme des différentes étapes mises en oeuvre dans le système selon l'invention,
    • la figure 3 illustre un exemple de deux interfaces graphiques affichées sur deux écrans de visualisation de la salle de courrier,
    • la figure 4 illustre un exemple d'une interface graphique affichée sur un écran de visualisation d'un destinataire intermédiaire, et
    • les figures 5 et 6 représentent un exemple d'images affichées sur un écran de consultation d'un destinataire final avant et pendant la consultation de l'un des articles de courrier numérisés dont il est le destinataire.
    Description détaillée d'un mode de réalisation préférentiel
  • La présente invention se donne pour objectif d'optimiser le cycle de distribution du courrier dans l'entreprise en réduisant les délais de prise de connaissance de son courrier par le destinataire qu'il soit présent ou non dans l'entreprise, en limitant les risques de perte de courrier et en permettant un meilleur suivi du courrier. Elle est mise en oeuvre en complément des équipements habituels de la salle de courrier, notamment des outils de numérisation existants aujourd'hui dans la plupart des départements courrier des entreprises et fait appel à un logiciel de distribution et consultation de courrier spécialement élaboré pour fonctionner dans une architecture client/serveur. Un exemple d'un système selon l'invention est ainsi illustré à la figure 1.
  • Dans ce système de distribution et de consultation d'articles de courrier, un opérateur de la salle de courrier après avoir prélevé des articles de courrier 10 dans un sac de courrier, les avoir horodatés un à un, et si nécessaire avoir effectué un pré tri de ces articles de courrier, notamment pour en extraire les courriers confidentiels, ouvre les enveloppes et introduits successivement ces enveloppes et les documents qu'elles contiennent dans un numériseur 12 comportant un lecteur optique avantageusement du type autorisant des numérisations en couleur recto/verso au format A4.
  • Une fois numérisés, ces articles de courrier sont physiquement déposés selon leur destinataire dans les différents casiers de réception de courrier d'un meuble de rangement 14 de la salle de courrier pour être distribué à leur destinataire ultérieurement, c'est-à-dire dans la journée ou le ou les jours suivants.
  • Dans cette salle de courrier, le numériseur est relié à un serveur interne de distribution 16 auquel sont reliés de préférence deux écrans tactiles 18A, 18B destinés à afficher pour l'un une première interface graphique représentant une image du meuble de rangement 14 et comportant donc un nombre prédéterminé de casiers correspondant au nombre de casiers réels et pour l'autre une seconde interface graphique représentant successivement les images des enveloppes et documents de chacun des articles de courriers numérisés. Pour permettre le stockage, au moins provisoirement, sur ce serveur interne de distribution, des images des articles de courriers ainsi numérisés qui se présentent chacune sous la forme d'un fichier image de type PDF, JPEG, TIFF etc., le numériseur doit de préférence permettre un transfert automatique de ces fichiers images vers ce serveur interne selon un protocole FTP ou équivalent. Bien entendu, lorsque le nombre d'articles de courrier à traiter est important, classiquement supérieur à 1000 pages par jour, et qu'il est alors souhaitable de réduire le temps global de leur traitement, ce serveur interne de distribution peut être relié en parallèle à plusieurs numériseurs analogues tel que celui référencé 12A. Un exemple d'un tel outil de numérisation est donné par le numériseur Scan Station 100 de la société américaine Kodak. On notera que pour assurer un suivi des articles de courrier numérisés et si nécessaire leur archivage ultérieur au niveau d'un serveur interne d'archives ou d'un serveur externe, il conviendra d'affecter à chaque fichier image transmis au serveur de distribution un numéro d'identification unique.
  • Ce serveur interne est relié au travers d'un réseau local interne 20 de l'entreprise à différents postes de travail informatiques individuels des salariés de l'entreprise, intégrant chacun un client de consultation du serveur interne, par exemple ceux référencés 22 et 24, certains de ces postes de travail informatiques, par exemple celui référencé 26, étant disposé avantageusement au niveau de chacun des secrétariats des services ou départements de l'entreprise, pour assurer une fonction de relais entre le serveur interne de distribution 16 et les autres postes de travail informatiques 22, 24 et comportant pour ce faire chacun un écran de visualisation tactile muni d'une interface graphique associant sur un même écran les première et seconde interface graphiques précités. Avantageusement, ce poste de travail informatique se présente sous la forme d'un ordinateur personnel « tout en un » comme illustré. Le serveur interne est également avantageusement relié via un réseau de communication externe, par exemple le réseau Internet 28, à un serveur externe 30 d'un concessionnaire du logiciel de distribution et consultation de courrier mis en oeuvre au niveau du serveur interne de distribution 16. Des postes de travail informatiques distants 32 comportant un client Web de consultation des serveurs interne et externe pour être en relation avec ces serveurs via le réseau Internet sont aussi prévus pour permettre aux salariés de l'entreprise en situation de mobilité d'accéder à leur courrier malgré cette situation externe à l'entreprise.
  • Le fonctionnement du système selon l'invention est particulièrement simple et repose essentiellement sur trois étapes illustrées à la figure 2 avec, dans une première étape 40, une numérisation de chacun des articles de courrier et leur transmission sous forme d'un fichier image à un serveur interne pour stockage et exploitation, dans une seconde étape 42, une distribution/affectation de ces images, par un opérateur de la salle de courrier et éventuellement aussi par un destinataire intermédiaire, en « déposant » ces images dans les casiers d'un meuble virtuel de rangement et, dans une dernière étape 44, une consultation par le destinataire final des images des articles de courrier le concernant.
  • Comme le montre la figure 3, la distribution des images est effectuée de préférence à l'aide des deux écrans tactiles 18A, 18B (mais une configuration avec un écran large unique est tout aussi envisageable) par une opération consistant à sélectionner (cliquer sur) une image apparaissant sur le premier écran 18A et permettant d'en identifier le destinataire, par exemple l'image d'une enveloppe 50, puis à sélectionner sur le second écran 18B un des casiers 52 du meuble virtuel de rangement dans lequel cette enveloppe et son contenu doivent être « déposé » et enfin à valider ce choix par un « click » sur un bouton de confirmation d'affectation 54 présent par exemple au bas de ce second écran, cette validation ayant en outre pour effet de provoquer, comme il sera décrit plus avant, une alerte automatique du destinataire auquel ce casier est affecté. Il est ainsi effectué via les deux interfaces graphiques de ces deux écrans de visualisation à une distribution virtuelle de courrier à l'image de la distribution physique de courrier dans la salle de courrier. On notera qu'il est possible d'affecter le courrier à plusieurs destinataires en sélectionnant plusieurs casiers avant la validation par l'appui sur le bouton de confirmation d'affectation 54. On notera également qu'en cas d'erreur, il est possible de supprimer les affectations réalisées (retirer du ou des casiers le ou les derniers articles de courrier avant la validation précédente) et de revenir au courrier précédent en appuyant sur un bouton de suppression 56 disposé également en bas de l'écran.
  • Lors de la sélection de l'article de courrier, l'opérateur procédera avantageusement à une qualification de cet article de courrier, c'est à dire à un classement de celui-ci parmi plusieurs types de courrier, sans que cette liste soit limitative : courrier rapide, courrier suivi ou courrier recommandé par exempte. Ce classement est effectué en sélectionnant par un « click » sur une des trois icônes 58, 60, 62 associées à ces trois types de courrier présentes par exemple en haut de ce premier écran.
  • Lorsque le destinataire n'est pas le destinataire final de l'article de courrier mais par exemple un service ou un département de l'entreprise, ce destinataire intermédiaire dont le poste de travail informatique 26 est alors pourvu avantageusement d'un écran de visualisation tactile sera chargé à son tour d'effectuer une distribution virtuelle des courriers qui concernent exclusivement son service ou département et cette fois, comme l'illustre la figure 4, de préférence par une simple opération de déplacement par glissement et dépôt, connue sous l'appellation anglaise de « drag/drop », consistant, au niveau de son interface graphique unique, à sélectionner une image d'un article de courrier 64 et à la déplacer de son emplacement d'origine à un autre emplacement correspondant au casier 66 du destinataire, pour ainsi affecter à chaque salarié de son service ou département les articles de courrier qui lui sont destinés en propre. Sauf si la qualification du courrier n'a pas été effectuée par l'opérateur de la salle de courrier auquel cas il pourra au moyen des icônes 68, 70, 72 procéder à celle-ci, ce destinataire intermédiaire n'aura pas à refaire le classement par type des courriers qui sont destinés à son service ou département.
  • Bien entendu, seules les personnes autorisées après fourniture d'un identifiant et d'un mot de passe (demandés dans une étape préalable à la distribution) pourront procéder à cette distribution et classement des articles de courrier et accéder au meuble virtuel de rangement apparaissant sur le second écran (figure 3) ou sur une seconde partie de l'écran unique qui est alors partagé en deux zones (figure 4), ces écrans ayant bien évidemment été configurés et renseignés préalablement, c'est-à-dire pourvus d'un nombre de casiers virtuels correspondant au nombre de casiers de réception du meuble réel de la salle de courrier ou au nombre de destinataires finaux d'un service ou département donné (dans le cas d'un classement par un destinataire intermédiaire responsable de ce service ou département), dans une étape d'initialisation.
  • En revenant à la figure 3, on notera que, pour faciliter la distribution du courrier, l'interface graphique de l'écran tactile 18A permettant l'accès aux courriers à distribuer est partagé essentiellement en deux zones d'affichage : l'une comportant dans un format réduit, sous une forme de vignettes, les différentes images 80, 82 formant un article de courrier déterminé et l'autre comportant, dans un format plus directement lisible par l'opérateur, l'une 50 de ces images ayant fait l'objet d'une sélection par l'opérateur. Sur le coté de chacune de ces zones d'affichage sont disposés des zones de commande avec des dispositifs 84, 86 connus sous le nom « ascenseurs » et permettant un défilement rapides des images ou vignettes constituant chacune des zones d'affichage et avec, en bas de l'écran, des boutons de changement d'image 88, 90 permettent en autre, comme il est connu, de passer d'une image à l'autre où d'aller directement à la dernière image.
  • La consultation de son courrier par le destinataire final s'effectue sur un écran de consultation, déporté ou non, de son poste de travail informatique 22, 24, 32. Sur le fond d'écran 100 de cet écran (figure 5) apparaît une boite de dialogue dynamique 102 dont la mise à jour est effectuée continûment par une connexion périodique et automatique avec le serveur de distribution 16 sur lequel le nombre d'images est capturé. Dans l'exemple illustré, cette boite de dialogue dynamique comporte en effet trois icônes 104, 106, 108 auxquelles sont associés trois compteurs individuels 110, 112, 114 correspondant chacun à un des trois types de courrier précités et dont la valeur évolue donc en fonction des articles de courrier déposés dans son casier virtuel. Par un « click » sur l'icône concernée, le destinataire fait apparaître une fenêtre de consultation 120 (figure 6) dans laquelle il peut alors, dans un mode sécurisé, prendre connaissance de tous les articles de courrier qui lui sont destinés. On notera qu'avantageusement pour en accélérer l'accès les images ne sont pas transmises au destinataire, celui-ci recevant simplement un lien pour accéder à ces images sur le serveur interne ou, de préférence, sur le poste de travail informatique 26 de son secrétariat auquel ce serveur interne aura préalablement avantageusement adresser une copie. Cet accès est possible aussi bien pour un salarié de l'entreprise via le réseau local interne 20 que pour un salarié externe via le réseau Internet 28.
  • Comme illustré, cette fenêtre de consultation peut présenter plusieurs zones d'affichage, l'une 122 visualisant par une succession de vignettes les différentes images formant un article de courrier déterminé, l'autre 124 visualisant une de ces images sélectionnée par le destinataire final, par exemple une facture comme illustré, la dernière zone 126 étant une zone de commande sur laquelle apparaissent les différentes possibilités d'action du destinataire final sur l'article de courrier. ce destinataire final peut ainsi naturellement prendre connaissance un à un de ses articles de courrier en « cliquant » sur des boutons de déplacement 130, 132 avant et arrière, mais il peut également détruire l'article de courrier consulté, l'archiver sur le serveur externe 30 (ou tout autre serveur interne ayant une fonction d'archivage) ou l'adresser à un autre destinataire en « cliquant » respectivement sur les boutons 134, 136, 138 ou encore simplement en sauvegarder une copie sur son poste de travail informatique par action sur l'icône d'enregistrement local 144. La consultation se termine par une action sur un bouton de sortie 140 qui a pour effet de changer le statut des articles de courrier (passage du statut de « non lu » à « lu ») et de décrémenter le compteur correspondant. On notera que le destinataire final peut à tout moment par une action sur un bouton + 142 de la boite de dialogue dynamique 102 accéder à une fonction supplémentaire lui permettant de prendre connaissance des articles de courrier qu'il a pu consulter précédemment et qui n'ayant pas été détruits sont toujours présents au niveau du serveur de distribution.
  • L'invention n'est bien sûr pas limitée aux seuls exemples de réalisation décrits précédemment et l'homme de l'art pourra sans faire preuve d'activité inventive imaginer d'organiser différemment les zones d'affichage ou de commande des écrans de consultation, notamment selon le système d'exploitation utilisé, prévoir d'autres types de courrier à classer ou envisager des fonctionnalités supplémentaires.

Claims (11)

  1. Procédé de distribution et de consultation sous forme électronique d'articles de courrier (10) comportant les étapes suivantes :
    . numérisation de chacun des articles de courrier et transmission des images des articles de courrier ainsi numérisés à un premier serveur (16) sur lequel lesdites images sont stockées,
    . affichage, sur un premier écran de visualisation (18A) associé au dit premier serveur, desdites images stockées sur ledit premier serveur et affectation de chacune de ces images à un destinataire en « déposant » ladite image dans un des casiers d'un meuble virtuel de rangement associé à ce destinataire et affiché sur ledit premier écran de visualisation ou sur un second écran de visualisation (18B) également associé au dit premier serveur, et
    . affichage, sur au moins un écran de consultation (22, 24) d'un destinataire final, d'une boite de dialogue dynamique (102) comportant au moins un compteur (110, 112, 114) dont la valeur dépend du nombre des images affectées au casier de ce destinataire final et accessibles sur ledit premier serveur depuis ledit écran de consultation via un réseau local (20) reliant ledit écran de consultation au dit premier serveur.
  2. Procédé selon la revendication 1, caractérisé en ce qu'il comporte en outre une étape d'affichage, sur au moins un autre écran de visualisation (26) associé à un poste de travail informatique (26) relié au dit premier serveur via ledit réseau local, des images affectées à un desdits casiers et d'affectation de chacune de ces images à son destinataire final en « déposant » ladite image dans un des casiers d'un autre meuble virtuel de rangement associé à ce destinataire final et affiché sur ledit autre écran de visualisation.
  3. Procédé selon la revendication 1 ou la revendication 2, caractérisé en ce qu'il comporte en outre une étape de qualification de chacun des articles de courrier consistant à associer à l'article de courrier visualisé sur ledit écran de visualisation un type de courrier déterminé choisi parmi les suivants : courrier rapide, courrier suivi, courrier recommandé.
  4. Procédé selon la revendication 1 ou la revendication 2, caractérisé en ce qu'il comporte en outre une étape d'affichage à distance, sur au moins un écran déporté de consultation (32) d'un destinataire distant relié au dit réseau local au travers d'un réseau de communication externe (28), d'une boite de dialogue dynamique (102) comportant au moins un compteur (110, 112, 114) dont la valeur dépend du nombre d'images affectées au casier de ce destinataire distant et accessibles sur ledit premier serveur depuis ledit écran déporté de consultation via à la fois ledit réseau de communication externe et ledit réseau local reliant ledit écran déporté de consultation au dit premier serveur.
  5. Procédé selon la revendication 1 ou la revendication 4, caractérisé en ce que lesdites images accessibles sur ledit premier serveur depuis ledit écran de consultation déporté ou non sont au choix du destinataire sauvegardées localement, détruites, archivées, ou transférées vers un autre destinataire.
  6. Procédé selon la revendication 3, caractérisé en ce qu'il comporte en outre une étape d'archivage desdites images numérisées sur un second serveur (30) relié au dit réseau local au travers dudit réseau de communication externe.
  7. Système de distribution et de consultation sous forme électronique d'articles de courrier (10) comportant :
    . un moyen de numérisation (12) pour numériser chacun des articles de courrier et transmettre des images des articles de courrier ainsi numérisés à un premier serveur (16) sur lequel lesdites images sont stockées,
    . un premier écran de visualisation (18A) associé au dit premier serveur pour afficher lesdites images stockées sur ledit premier serveur et permettre, via une interface graphique, l'affectation de chacune de ces images à un destinataire en « déposant » ladite image dans un des casiers d'un meuble virtuel de rangement associé à ce destinataire et affiché sur ledit premier écran de visualisation ou sur un second écran de visualisation (18B) également associé au dit premier serveur, et
    . au moins un écran de consultation d'un destinataire final (22, 24) pour afficher une boite de dialogue dynamique (102) comportant au moins un compteur (110, 112, 114) dont la valeur dépend du nombre d'images affectées au casier de ce destinataire final et accessibles sur ledit premier serveur depuis ledit écran de consultation via un réseau local (20) reliant ledit écran de consultation au dit premier serveur.
  8. Système selon la revendication 7, caractérisé en ce qu'il comporte en outre au moins un autre écran de visualisation (26) associé à un poste de travail informatique (26) relié au dit premier serveur via ledit réseau local pour afficher lesdites images affectées à un desdits casiers et, via une interface graphique, affecter à nouveau chacune de ces images à son destinataire final en « déposant » ladite image dans un des casiers d'un autre meuble virtuel de rangement associé à ce destinataire final et affiché sur ledit autre écran de visualisation.
  9. Système selon la revendication 7 ou la revendication 8, caractérisé en ce qu'il comporte en outre au moins un écran déporté de consultation (32) d'un destinataire distant relié au dit réseau local au travers d'un réseau de communication externe (28) pour afficher une boite de dialogue dynamique (102) comportant au moins un compteur (110, 112, 114) dont la valeur dépend du nombre d'images affectées au casier de ce destinataire distant et accessibles sur ledit premier serveur depuis ledit écran déporté de consultation via à la fois ledit réseau de communication externe et ledit réseau local reliant ledit écran déporté de consultation au dit premier serveur.
  10. Système selon la revendication 9, caractérisé en ce que ledit réseau de communication externe est le réseau Internet et la liaison entre ledit au moins un écran déporté de consultation et ledit premier serveur est une liaison sécurisée.
  11. Système selon la revendication 9, caractérisé en ce qu'il comporte en outre un second serveur (30) relié au dit réseau local au travers dudit réseau de communication externe pour assurer un archivage externe desdites images numérisées.
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