DE10302706A1

DE10302706A1 - Email processing method in which email is processed by a user via a client connected to a server, with each email assigned a unique identifier and automatically processed by the server according to a selected service

Info

Publication number: DE10302706A1
Application number: DE10302706A
Authority: DE
Inventors: Nils Walter; Klaus Dr. Netter; Abdel Kader Diagne
Original assignee: XTRAMIND TECHNOLOGIES GmbH
Current assignee: XTRAMIND TECHNOLOGIES GmbH
Priority date: 2003-01-23
Filing date: 2003-01-23
Publication date: 2004-08-12

Abstract

Method for processing email in which a user (5) uses an intelligent button (AE) to select a service via a client (10), with which the type of email processing is given. The client then sends a request for the selected service to a server together with a unique identifier for the email and the server (30) analyses the email and processes it dependent on the selected service or dependent on at least the result of the email analysis. The invention also relates to a corresponding computer program for implementation of the inventive program.

Description

Die Erfindung betrifft ein Verfahren zum Bearbeiten von elektronischer Post, sogenannten Emails, bei dem mittels eines von einem Benutzer bedienbaren Computer-Systems, das einen Client zum Empfangen, Anzeigen und/oder Erzeugen von Emails sowie einen Server zur Ausführung angeforderter Dienste umfasst, eine Email empfangen und durch den Client dem Benutzer angezeigt wird.The invention relates to a method for processing electronic mail, so-called emails, at by means of a computer system that can be operated by a user, a client for receiving, displaying and / or generating emails as well as a server for execution services requested, received an email and sent by the Client is shown to the user.

Die Erfindung betrifft auch ein Computer-Programm, ein Computer-Programm-Produkt und ein Computer-System.The invention also relates to a computer program, a computer program product and a computer system.

Derartige Verfahren sind in den meisten sich am Markt befindlichen Programmen zur Bearbeitung von Emails enthalten. Dabei wird beispielsweise eine mittels des Internets in Form einer Email gesendete Nachricht von einem sogenannten Mail-Server empfangen. Der Mail-Server bereitet die Email auf, beispielsweise durch Entfernen von Informationen, die für den Transport über das Internet notwendig sind. Dann ordnet der Mail-Server die in der Email angegebene Email-Adresse einem oder mehreren tatsächlichen, bei dem Mail-Server registrierten Benutzern, zu. Ein Benutzer fragt dann mittels eines Mail-Clients bei dem Mail-Server an, ob eine Email für den Benutzer angekommen ist und veranlasst gegebenenfalls, dass die angekommene Email von dem Mail-Server an den Mail-Client übertragen wird. Der Mail-Client verfügt typischerweise über Vorrichtungen zum Anzeigen der Email und über einen Editor, wodurch ein Bearbeiten, beispielsweise in Form einer textuellen Überarbeitung oder einer Antworterzeugung durch den Benutzer, ermöglicht wird.Such procedures are common in most programs for processing emails on the market contain. For example, one using the Internet Receive a message sent in the form of an email from a so-called mail server. The mail server prepares the email, for example by removing it of information for the transport over the internet are necessary. Then the mail server arranges the in the email address given to the email one or more actual, users registered with the mail server. A user asks then using a mail client the mail server whether an email has arrived for the user and, if necessary, causes the incoming email to be sent by the Transfer mail server to the mail client becomes. The mail client has typically about Devices for displaying the email and via an editor, whereby an editing, for example in the form of a textual revision or a response generation by the user becomes.

Derartige Systeme zur Bearbeitung von Emails werden von führenden Software-Herstellern angeboten und in vielen Einrichtungen, beispielsweise Unternehmen oder Organisationen, eingesetzt. Insbesondere bei Einrichtungen mit vielen Beschäftigten ist eine Email-Adresse, eine sogenannte Sammeladresse, mehreren Benutzern zugeordnet. Empfängt ein Mail-Server eine Email, die an eine Sammeladresse, beispielsweise info@unternehmen.de, gesendet wurde, so veranlasst der Mail-Server, dass diese Email an die vorher bestimmten Benutzer weitergeleitet wird. Häufig wird solch eine allgemeine Email-Adresse, wie beispielsweise Info@unternehmen.de, aber auch nur an einen einzigen Sachbearbeiter weitergeleitet und von diesem bearbeitet.Such systems for processing of emails are from leading Software manufacturers offered and in many facilities, for example Companies or organizations. Especially in institutions with many employees is an email address, a so-called collective address, several Assigned to users. receives a mail server sends an email to a collective address, for example info@unternehmen.de, was sent, the mail server causes that this email is forwarded to the predetermined users becomes. Frequently such a general email address, such as Info@unternehmen.de, but only forwarded to a single clerk and edited by this.

Bei diesen beiden Varianten der Adresse-Benutzer-Zuordnung, aber auch bei einer direkten Zuordnung einer Email-Adresse zu nur einem Benutzer erreicht häufig eine Email einen Benutzer, deren Inhalt nicht in den Sachbereich des Benutzers fällt. In diesem Fall muss der Benutzer eine Weiterleitung der Email veranlassen, wobei es insbesondere bei Einrichtungen mit vielen Beschäftigten schwierig ist, den zuständigen Sachbearbeiter und/oder die zuständige Abteilung ausfindig zu machen.With these two variants of address-user assignment, but also with a direct assignment of an email address to only a user often reaches an email to a user whose content is not in the subject area of the user falls. In this case, the user must arrange for the email to be forwarded, it is particularly in institutions with many employees is difficult, the responsible Clerk and / or the responsible To find the department.

Häufig erhält ein Benutzer auch eine Email, die er beispielsweise für das Unternehmen für relevant hält, aber mit der er selbst nichts anzufangen weiß. Auch hier besteht die Schwierigkeit herauszufinden, an wen solch eine Email weitergeleitet werden soll.Frequently receives a user also sends an email that he can use for the company, for example for relevant holds, but with which he himself doesn't know what to do. The difficulty also exists here find out to whom such email should be forwarded.

Dadurch werden des öfteren Emails, die für eine Einrichtung relevante Informationen enthalten, von einem Benutzer beispielsweise gelöscht, da er den zuständigen Bearbeiter nicht ermitteln kann oder diese Emails werden lokal bei dem Benutzer gespeichert, wo sie in Vergessenheit geraten.This will often send emails, the one Setup contain relevant information from a user for example deleted, since he is the responsible Processor cannot determine or these emails are local to saved to the user where they are forgotten.

Aufgabe der Erfindung ist es, ein Verfahren bereitzustellen, das die Bearbeitung einer Email für einen Benutzer vereinfacht und dabei die Wahrscheinlichkeit der Kenntnisnahme einer Email durch einen zuständigen Sachbearbeiter erhöht.The object of the invention is a To provide a process for processing an email for a Simplifies users while increasing the likelihood of noticing an email from a responsible person Clerk increased.

Diese Aufgabe wird bei einem Verfahren der Eingangs genannten Art dadurch gelöst, dass das erfindungsgemäße Verfahren die folgenden Schritte umfasst:

– Mittels einer intelligenten Schaltfläche (i-Button) wählt ein Benutzer über den Client einen Dienst aus, durch den eine Art der Bearbeitung der Email beschrieben wird;
– der Client sendet eine Anforderung des ausgewählten Dienstes an den Server;
– der Client sendet eine, die Email eindeutig bezeichnende Kennung (ID) und/oder die Email an den Server;
– der Server analysiert die Email und bearbeitet in Abhängigkeit des ausgewählten Dienstes und/oder in Abhängigkeit mindestens eines Ergebnisses der Analyse die Email.

This object is achieved in a method of the type mentioned at the outset in that the method according to the invention comprises the following steps:

- Using an intelligent button (i-button), a user selects a service via the client that describes a way of processing the email;
- the client sends a request of the selected service to the server;
- the client sends an identification (ID) uniquely identifying the email and / or the email to the server;
- The server analyzes the email and processes the email depending on the selected service and / or depending on at least one result of the analysis.

Somit kann ein Benutzer einer Einrichtung die Art der Bearbeitung durch Aktivierung einer intelligenten Schaltfläche (i-Button) auswählen und eine Ausführung dieser Bearbeitung mittels des mit diesem i-Button verbundenen Dienstes durch den Server veranlassen. Der Server führt daraufhin eine Analyse der Email durch, die beispielsweise die Adresse des Senders auswertet oder nach bestimmten Schlüsselwörtern und/oder Textpassagen im Text der Email sucht. In Abhängigkeit des durch den Benutzer ausgewählten Dienstes wird von dem Server unter Einbeziehung der Ergebnisse der Analyse die Email bearbeitet.Thus, a user of a facility can Type of processing by activating an intelligent button (i-button) choose and an execution this processing by means of the service connected to this i-Button caused by the server. The server then carries out an analysis the email, which evaluates the sender's address, for example or according to certain keywords and / or text passages in the text of the email. Dependent on the one selected by the user Service is provided by the server, taking into account the results of the Analysis processed the email.

Ein Benutzer hat also für eine Email lediglich einen geeigneten Dienst auszusuchen und diesen mittels des i-Button zu aktivieren. Die weitere Bearbeitung der Email geschieht dann automatisch durch den Server.So a user has an email just choose a suitable service and use to activate the i-Button. The further processing of the email happens then automatically by the server.

In einer vorteilhaften Weiterbildung weist die Analyse eine Auswertung des Inhalts der Email, eine Auswertung des Senders und/oder eine Auswertung des Empfängers auf. Mit der Kenntnis eines bestimmten Senders oder der Analyse eines Inhalts der Email kann beispielsweise besonders gut erreicht werden, dass unerwünschte Werbe- und Massen-Emails, sogenannte Spam-Emails, erkannt werden und nicht von einem Benutzer bearbeitet werden müssen.In an advantageous development, the analysis has an evaluation of the content of the email, an evaluation of the transmitter and / or an evaluation of the recipient. Knowing a specific sender or analyzing the content of the email can, for example, particularly well achieve that unwanted advertising and mass emails, so-called spam emails, are recognized that need not be edited by a user.

Vorzugsweise nimmt der Server eine Klassifizierung der Email in Abhängigkeit mindestens eines Ergebnisses der Analyse vor. Damit können beispielsweise Rechnungen oder Aufträge automatisch erkannt und eine weitere Bearbeitung spezialisiert vorgenommen werden.The server preferably takes one Classification of the email depending on at least one result of the analysis. For example Invoices or orders automatically recognized and further processing carried out in a specialized manner become.

In einer bevorzugten Ausführungsform weist die mittels des Servers durchführbare Bearbeitung der Email eine Überarbeitungsstufe auf, in der eine Zusammenfassung der Email erzeugt wird, die Email neu strukturiert wird, Teile des Inhalts entfernt werden und/oder eine Indexierung vorgenommen wird. Diese Überarbeitung der Email mittels des Servers befreit einerseits den Benutzer von dieser meist zeitintensiven Tätigkeit und stellt gleichzeitig sicher, dass diese Überarbeitung durchgeführt wird, sofern sie nötig ist. Beispielsweise kann dadurch der Inhalt der Email auf die maßgeblichen Informationen konzentriert werden, was einerseits das Datenvolumen reduziert und andererseits die Kenntnisnahme der so überarbeiteten Email durch einen Benutzer beschleunigt.In a preferred embodiment indicates the processing of the email that can be carried out by the server a revision level in which a summary of the email is generated, the email is new structured, parts of the content are removed and / or a Indexing is done. This revision of the email using the server frees the user from this, which is usually time-consuming activity while ensuring that this revision is done, if necessary is. For example, the content of the email can be used to determine the relevant Information is concentrated, which on the one hand is the volume of data reduced and on the other hand the knowledge of the revised Email accelerated by a user.

Vorzugsweise erstellt der Server eine Statistik, die eine Aussage über Häufigkeit und/oder Art des Inhalts der mittels des Servers bearbeiteten Emails ermöglicht. Damit können Vorhersagen, beispielsweise eine Trendanalyse, durchgeführt werden, die es einem Unternehmen ermöglichen, sicher auf eine sich verändernde Marktsituation zu reagieren. Wird beispielsweise eine gehäufte Anzahl an Anfragen bezüglich eines bestimmten Produktes erkannt, so kann ein Unternehmen derart reagieren, dass die Lagerhaltung entsprechend angepasst wird.The server preferably creates a statistic that provides information about the frequency and / or type of content that enables email processed by the server. This allows predictions, for example, a trend analysis that can be performed on a company enable, certainly on a changing To respond to market situation. For example, it becomes a heaped number inquiries regarding of a certain product, a company can do so react that the inventory is adjusted accordingly.

Weitere Informationen lassen sich ableiten, wenn der Server eine Statistik erstellt, die eine Aussage über Häufigkeit und/oder Art einer Sender-Benutzer Zuordnung und/oder Häufigkeit und/oder Art einer Inhalt-Benutzer Zuordnung ermöglicht. Dies erlaubt beispielsweise eine präzisere Klassifikation einer Email, wenn erkannt wird, dass eine bestimmte Sender-Benutzer-Zuordnung meist einen ähnlichen Inhalt der Email, beispielsweise eine Warenbestellung, aufweist.More information can be found derived when the server produces statistics that provide a statement of frequency and / or type of sender-user assignment and / or frequency and / or type of content-user assignment. This allows, for example a more precise Classification of an email if it is recognized that a specific sender-user assignment usually a similar content the email, for example a goods order.

Von weiterem Vorteil ist es, wenn der Server eine Statistik erstellt, die eine Aussage über die Häufigkeit der Auswahl eines Dienstes durch einen Benutzer ermöglicht. Damit kann der Server bei entsprechend hoher Wahrscheinlichkeit dem Benutzer beispielsweise selbständig Dienste anbieten, die dem Benutzer das Bearbeiten der Emails noch weiter erleichtert. Beispielsweise kann der Server anhand solch einer Statistik erkennen, dass bei einer bestimmten Sender-Benutzer-Zuordnung die entsprechende Email besonders häufig an einen anderen Benutzer weitergeleitet wird, und dem Benutzer selbsttätig eine Weiterleitung dieser Email, eventuell verbunden mit einer kurzen Zusammenfassung des Inhalts der Email, vorschlagen.It is a further advantage if the server creates statistics that provide a statement about the frequency allows a user to select a service. The server can do so with a correspondingly high probability offer the user, for example, services that the It makes it even easier for users to edit the emails. For example the server can recognize from such statistics that at the corresponding email for a specific sender-user assignment particularly often is forwarded to another user, and the user automatically one Forwarding of this email, possibly combined with a short Propose a summary of the content of the email.

In einer bevorzugten Ausführungsform dieses Verfahrens wird die mittels des Servers durchführbare Bearbeitung der Email mittels eines Lernverfahrens angepasst, was den Administrationsaufwand dieses Verfahrens verringert und gleichzeitig den Komfort für den Benutzer erhöht. vorzugsweise wird dabei mindestens eine Statistik berücksichtigt, was eine besonders flexible Anpassung an Veränderungen bezüglich des Inhaltes von Emails oder einer Zuordnung eines bestimmten Sachbearbeiters zu einem bestimmten Sachgebiet erlaubt.In a preferred embodiment This procedure becomes the processing that can be carried out by means of the server the email adapted by means of a learning process, which reduces the administrative effort this procedure reduces and at the same time comfort for the user elevated. preferably at least one statistic is taken into account what a particularly flexible adaptation to changes in the Contents of emails or an assignment of a certain clerk allowed for a certain subject.

In einer weiteren vorteilhaften Weiterbildung umfassen die auswählbaren Dienste eine Freigabe, durch die eine Email und/oder eine überarbeitete Email für alle Benutzer innerhalb einer Einrichtung freigegeben wird.In a further advantageous development include the selectable Services a release through which an email and / or a revised email for all User within a facility is released.

Damit ist es besonders einfach für einen Benutzer möglich, der eine Email erhalten hat und dieser eine unternehmensweite Bedeutung beimisst, diese Email oder eine automatisch erzeugte Zusammenfassung dieser Email allen anderen Benutzern innerhalb einer Einrichtung, also beispielsweise eines Unternehmens oder einer Organisation, zugänglich zu machen. Die Email wird dabei von dem Server analysiert und unter Einbeziehung der Analyseergebnisse in geeigneter Weise überarbeitet und abgespeichert. Außerdem kann der Server dann (z.B. via Email) dafür sorgen, dass die übrigen Benutzer darüber informiert werden, dass eine neue Email freigegeben ist. Damit wird erreicht, dass eine Email, die nur einem Benutzer bzw. nur einigen Benutzern innerhalb einer Einrichtung zugestellt wurde jedoch von unternehmensweiter Relevanz ist, allen Benutzern innerhalb der Einrichtung verfügbar gemacht wird.This makes it particularly easy for you Users possible who has received an email and this has company-wide meaning attaches this email or an automatically generated summary this email to all other users within a facility, for example a company or an organization, accessible close. The email is analyzed by the server and under The analysis results have been appropriately revised and saved. Moreover the server can then ensure (e.g. via email) that the other users about that be informed that a new email is released. So that will achieved an email that only one user or only some However, users within a facility were delivered by company-wide relevance is to all users within the facility available is made.

Vorzugsweise umfassen die auswählbaren Dienste eine Archivierung, wodurch eine Email und/oder eine überarbeitete Email zentralisiert gespeichert wird.The selectable services preferably include an archiving, whereby an email and / or a revised Email is stored centrally.

Damit wird erreicht, dass jeder Benutzer innerhalb einer Einrichtung Zugriff auf die durch den Server archivierte Email haben kann. Somit werden einerseits Ressourcen in Form von Speicherplatz gespart und andererseits die Grundlage für ein weiterführendes Archivierungssystem gelegt, mit dem beispielsweise Emails in Abhängigkeit ihres Alters oder in Abhängigkeit einer Beantwortung mit Prioritäten versehen werden. Wird in der Überarbeitungsstufe eine Indexierung vorgenommen, so kann besonders schnell in dem Archiv nach Informationen gesucht werden.This ensures that every user within a facility access to those archived by the server Can have email. Thus, on the one hand, resources in the form of storage space saved and on the other hand the basis for a continuation Archiving system with which, for example, emails are dependent their age or depending prioritize a response become. Will in the revision stage Indexing can be done particularly quickly in the archive search for information.

Vorteilhafterweise umfassen die auswählbaren Dienste eine Weiterleitung, durch die eine Email und/oder eine überarbeitete Email an eine bestimmbare Menge von Benutzern weitergeleitet wird. Damit ist es einem Benutzer möglich, eine empfangene Email, bzw. einen Teil der Email oder eine Zusammenfassung derselben, an andere Benutzer weiterzuleiten, von denen ausgegangen werden kann, dass sie davon Kenntnis erlangen sollten, ohne dass diese Email der Allgemeinheit zur Verfügung gestellt werden soll. Dabei kann der Benutzer die bestimmbare Menge von weiteren Benutzern beispielsweise manuell bestimmen.Advantageously, the selectable services include forwarding, through which an email and / or a revised email is forwarded to a definable set of users. This enables a user to forward a received email, or a part of the email or a summary thereof, to other users who can be assumed to be aware of it without making this email available to the general public shall be. The user can, for example, manually determine the definable amount of other users.

In einer vorteilhaften Weiterbildung des Verfahrens wird mittels des Servers in Abhängigkeit der Analyse der Email und/oder in Abhängigkeit einer Statistik eine Menge von Benutzern bestimmt und die Email und/oder die überarbeitete Email an die so bestimmten Benutzer übermittelt. Vorzugsweise wird dabei die Email und/oder die überarbeitete Email derart abgespeichert, dass die bestimmte Menge von Benutzern Zugriff darauf hat. Diese Weiterbildung ermöglicht es einem Benutzer, eine empfangene Email, die aufgrund des Inhalts nicht für ihn bestimmt ist, einem zuständigen Benutzer besonders bequem dadurch zu übermitteln, dass der Benutzer die Email dem Server überstellt und der Server dann automatisch einen oder mehrere Benutzer auswählt, denen die Email weitergeleitet werden soll. Damit ist der erste Empfänger von der Aufgabe befreit, einen zuständigen Benutzer zu ermitteln.In an advantageous further training The procedure is carried out by means of the server depending on the analysis of the email and / or depending a statistic determines a lot of users and the email and / or the revised Email sent to the designated users. It is preferred the email and / or the revised Email stored in such a way that the certain amount of users Has access to it. This training enables a user to received email, which is not intended for him due to the content a responsible person User particularly convenient to transmit by the user transfers the email to the server and the server then automatically selects one or more users to whom the Email should be forwarded. This is the first recipient of relieved of the task, a competent Identify users.

Wenn beispielsweise eine Email einem Benutzer zugestellt wurde, der nicht der zuständige Sachbearbeiter ist, diese Email einem zuständigen, aber diesem Benutzer nicht bekannten Sachbearbeiter weitergeleitet werden aber nicht der Allgemeinheit zur Verfügung gestellt werden soll, ist es dem Benutzer besonders einfach möglich, diese Email einem zuständigen Sachbearbeiter weiterzuleiten. Beispielsweise wird durch den Server eine Analyse der Adresse des Absenders und/oder des Inhalts des Textes der Email durch eine Suche und Auswertung bestimmter Schlüsselwörter und/oder Textpassagen durchgeführt. In Abhängigkeit dieser Ergebnisse wird dann von dem Server automatisch mindestens ein zuständiger Sachbearbeiter ausgewählt und die Email an diesen weitergeleitet. Damit wird wirkungsvoll verhindert, dass eine Email gelöscht oder vergessen wird, weil ein zuständiger Sachbearbeiter nicht ermittelt werden kann.If, for example, an email to one The user who was not the responsible clerk was sent this Email a competent, however agents not known to this user are forwarded but should not be made available to the general public, it is particularly easy for the user to send this email to a responsible clerk forward. For example, the server does an analysis the address of the sender and / or the content of the text of the email by searching and evaluating certain keywords and / or text passages. In dependence these results will then automatically be at least returned by the server a responsible Clerk selected and forwarded the email to them. It will be effective prevents an email from being deleted or is forgotten because a responsible person is not investigating can be.

In einer Weiterbildung umfassen die auswählbaren Dienste eine Antworterzeugung, durch die automatisiert eine Antwort erzeugt wird. Diese Weiterbildung ist insbesondere von Vorteil, wenn eine Menge teilweise standardisierter Anfragen beantwortet werden müssen. Dies erlaubt eine schnelle und kostengünstige Bearbeitung einer Vielzahl von Emails. Vorteilhafterweise wird die erzeugte Antwort dem Benutzer, der die Antworterzeugung eingeleitet hat, übermittelt. Dies ermöglicht es dem Benutzer, eine automatisiert erzeugte Antwort zu prüfen, bevor sie an einen Adressaten versendet wird.In a further training, the selectable Provide a response generation that automates a response is produced. This training is particularly advantageous when a lot of partially standardized requests are answered Need to become. This allows a large number of items to be processed quickly and inexpensively of emails. Advantageously, the response generated is given to the user who initiated the response generation. This makes it possible the user to consider an automated response before they is sent to an addressee.

Vorteilhafterweise umfassen die auswählbaren Dienste eine Informationsanreicherung, durch die die Email und/oder die überarbeitete Email an bestimmbaren Stellen mit Informationen und/oder Hinweisen auf Informationsquellen versehen wird. Dies erlaubt es einem Benutzer, eine erhaltene Email mit Informationen zu ergänzen, so dass eine Beantwortung und/oder Weiterleitung vereinfacht wird.The selectable ones advantageously include Services an information enrichment through which the email and / or the revised Email to certain places with information and / or information is provided on information sources. This allows a user to complete an email received with information so that a reply and / or forwarding is simplified.

Vorzugsweise durchsucht der Server die archivierten Emails, die archivierten überarbeiteten Emails und/oder archivierten Antworten nach Informationen. Damit besteht die Möglichkeit, besonders spezialisierte Informationen, die in einem Unternehmen anfallen, zu nutzen. Gleichzeit verhindert dies, dass diese Art Information in Vergessenheit geraten kann.The server preferably searches the archived emails, the archived revised emails and / or archived responses for information. This gives you the opportunity particularly specialized information in a company incurred to use. At the same time, this prevents this type Information can be forgotten.

In einer bevorzugten Ausführungsform wird vor einer Speicherung der Email, der überarbeiteten Email und/oder der Antwort mittels des Servers geprüft, ob diese bereits gespeichert ist. Diese wird dann nur gespeichert, wenn sie noch nicht gespeichert ist. Diese Ausführungsform erlaubt es, Redundanzen zu eliminieren. Das trägt zur Übersichtlichkeit bei, da eine Email nun nicht an mehreren Orten gleichzeitig abgespeichert sein kann. Außerdem werden dadurch Ressourcen in Form von Speicherplatz eingespart.In a preferred embodiment will be saved before saving the email, the revised email and / or the answer by means of the server checks whether this has already been saved is. This is only saved if it has not yet been saved is. This embodiment allows redundancies to be eliminated. This contributes to the clarity, since one Email should not be saved in several places at the same time can. Moreover this saves resources in the form of storage space.

Die Aufgabe wird auch durch ein Computer-System gelöst, das zur Ausführung des erfindungsgemäßen Verfahrens geeignet ist.The task is also performed by a computer system solved, that for execution of the method according to the invention suitable is.

Von besonderer Bedeutung ist die Realisierung des erfindungsgemäßen Verfahrens in Form eines Computer-Programms, das auf einem Computer-System ablauffähig ist und geeignet ist, das erfindungsgemäße Verfahren durchzuführen. Das Computer-Programm kann auf einem Computer-Programm-Produkt gespeichert sein. In diesen Fällen wird die Erfindung durch das Computer-Programm oder das Computer-Programm-Produkt realisiert, so dass dieses Computer-Programm und dieses Computer-Programm-Produkt in gleicher Weise die Erfindung darstellen, wie das Verfahren, zu dessen Ausführung sie geeignet sind.The is of particular importance Realization of the method according to the invention in the form of a computer program running on a computer system executable is and is suitable for carrying out the method according to the invention. The Computer program can be stored on a computer program product his. In these cases the invention by the computer program or the computer program product realized so that this computer program and this computer program product represent the invention in the same way as the method, too its execution they are suitable.

Weitere Merkmale, Anwendungsmöglichkeiten und Vorteile der Erfindung ergeben sich aus der nachfolgenden Beschreibung von Ausführungsbeispielen der Erfindung, die in den Figuren der Zeichnung dargestellt sind. Dabei bilden alle beschriebenen oder dargestellten Merkmale für sich oder in beliebiger Kombination den Gegenstand der Erfindung, unabhängig von ihrer Zusammenfassung in den Patentansprüchen oder deren Rückbeziehung sowie unabhängig von ihrer Formulierung bzw.Other features, possible applications and advantages of the invention will become apparent from the following description of embodiments of the invention, which are illustrated in the figures of the drawing. All of the features described or shown form for themselves or in any combination the subject of the invention, regardless of their summary in the claims or their relationship as well as independent from their formulation or

Darstellung in der Beschreibung bzw. in der Zeichnung. Es zeigen:Representation in the description or in the drawing. Show it:

1 einen prinzipiellen Aufbau eines Client/Server-Systems; 1 a basic structure of a client / server system;

2 eine schematische Darstellung der grundlegenden Komponenten eines erfindungsgemäßen Verfahrens und 2 is a schematic representation of the basic components of a method according to the invention and

3 ein vereinfachtes Ablaufdiagramm eines erfindungsgemäßen Verfahrens. 3 a simplified flow diagram of a method according to the invention.

In 1 sind die grundlegenden Komponenten eines Client/Server-Konzepts dargestellt. Mit den Bezugszeichen 7, 8, 9, 10 sind Clients aus einer theoretisch beliebig großen Menge von Clients bezeichnet. Jeder Client 7, 8, 9, 10 verfügt über eine Schnittstelle 25, 24, 23, 22 zum Datenaustausch mit einem Server 30 über eine diesem Server 30 zugeordnete Schnittstelle 21.In 1 the basic components of a client / server concept are shown. With the reference numerals 7 . 8th . 9 . 10 are clients from a theoretically arbitrarily large number of clients. Any client 7 . 8th . 9 . 10 has an interface 25, 24, 23, 22 for data exchange with a server 30 over a this server 30 assigned interface 21 ,

Die grundlegende Idee des Client/Server-Konzepts ist die Zentralisierung bestimmter, häufig verwendeter Aufgaben in dem dafür ausgebildeten Server 30. Dabei können sowohl die Clients 7, 8, 9, 10, als auch der Server 30 in Hardware und/oder Software realisiert sein. Eine Übertragung der Daten zwlschen der Serverschnittstelle 21 und den Client-Schnittstellen 22, 23, 24, 25 kann dabei beispielsweise über Funktionsaufrufe (Software), Bussysteme (Hardware) und/oder Computernetzwerke (Hardware), wie beispielsweise das Internet, erfolgen. Damit können der Server 30 und jeder Client 7, 8, 9, 10 einzeln für sich auf separaten Rechengeräten realisiert sein.The basic idea of the client / server concept is the centralization of certain, frequently used tasks in the trained server 30 , Both clients can 7 . 8th . 9 . 10 , as well as the server 30 be implemented in hardware and / or software. A transfer of the data between the server interface 21 and the client interfaces 22 . 23 . 24 . 25 can take place, for example, via function calls (software), bus systems (hardware) and / or computer networks (hardware), such as the Internet. So that the server 30 and every client 7 . 8th . 9 . 10 can be implemented individually on separate computing devices.

In 2 ist mit dem Bezugszeichen 1 ein gestrichelt dargestelltes Computer-System zur Durchführung eines erfindungsgemäßen Verfahrens zur Bearbeitung von Emails dargestellt, das entsprechend dem beschriebenen Client/Server-Konzept aufgebaut ist. Es weist den Client 10 und den Server 30 auf. Der Client 10 weist eine Email-Auswahlliste 11, ein Textfenster 12, eine Funktionsleiste 14 und eine Schnittstelle 22 auf. Die Funktionsleiste weist intelligente Schaltflächen, sogenannte i-Buttons, 15, 16, 17, 18, 19 auf. Selbstverständlich können diese Elemente auch in einer anderen Anordnung und Ausgestaltung, beispielsweise durch eine besonders abgestimmte graphische Oberfläche, dem Benutzer gegenüber dargestellt werden. Der Client 10 kann auch noch weitere, hier nicht dargestellte Elemente, beispielsweise zur Anwahl eines bestimmten Editors oder zur Übernahme des Inhaltes des Textfensters in eine andere Anwendung, aufweisen.In 2 is with the reference symbol 1 a dashed computer system for performing an inventive method for processing emails is shown, which is constructed according to the client / server concept described. It instructs the client 10 and the server 30 on. The client 10 assigns an email pick list 11 , a text window 12 , a toolbar 14 and an interface 22 on. The function bar has intelligent buttons, so-called i-buttons, 15, 16, 17, 18, 19 on. Of course, these elements can also be presented to the user in a different arrangement and configuration, for example by means of a specially coordinated graphical interface. The client 10 can also have further elements, not shown here, for example for selecting a specific editor or for transferring the content of the text window to another application.

Der Server 30 weist je ein Modul zur Analyse 42, Freigabe 43, Empfängerfindung 44, Antwortgenerierung 45, Redundanzprüfung 46, Archivierung 47, Informationsanreicherung 48, Indexierung 49, Routing 50, Weiterleitung 51, Strukturierung 52, Informationssuche in einem Archiv 53, Informationsextraktion 54, Erstellung von Statistiken 55 und zur Informationssuche im Internet 56 auf. Diese Module werden über ein Modul 40 zur Ablaufsteuerung gesteuert. Selbstverständlich können auch mehrere Module zusammengefasst bzw. weiter aufgeteilt werden. Die hier dargestellten Module stellen also ledig ich Funktionalitäten dar, unabhängig von deren Realisierung durch Softwarekonstrukte wie Funktionen, Prozeduren, Klassen, Objekte, etc. oder deren Realisierung in und auf einer entsprechenden Hardware. Ebenso kann der Server 30 um weitere Funktionalitäten ergänzt werden.The server 30 each has a module for analysis 42 , Release 43 , Recipient determination 44 , Response generation 45 , Redundancy check 46 , Archiving 47 , Information enrichment 48 , Indexing 49 , Routing 50 , Forwarding 51 , Structuring 52 , Information search in an archive 53 , Information extraction 54 , Production of statistics 55 and to search for information on the Internet 56 on. These modules are about a module 40 controlled for sequence control. Of course, several modules can also be combined or further divided. The modules shown here are therefore only functionalities, regardless of their implementation through software constructs such as functions, procedures, classes, objects, etc. or their implementation in and on appropriate hardware. The server 30 can also be supplemented with further functionalities.

Der Server 30 weist auch ein Archiv 58 auf, das beispielsweise ein Speicherbereich oder eine spezielle Datenbank sein kann. Mit dem Bezugszeichen 59 ist ferner ein Modul bezeichnet, das die erzeugten Statistiken bereithält. Auch dieses kann beispielsweise als eine Datenbank realisiert sein. Insbesondere die Module 58 und 59 können natürlich durch eine Erweiterung der hierarchischen Struktur des Client/Server-Konzepts auch selbst als Server realisiert sein, denen gegenüber sich der Server 30 wie ein Client verhält. Auch die Module 42 bis 55 können auf diese Art realisiert sein.The server 30 also has an archive 58 that can be, for example, a memory area or a special database. With the reference symbol 59 is also a module that holds the generated statistics. This can also be implemented as a database, for example. Especially the modules 58 and 59 can of course also be realized as an extension of the hierarchical structure of the client / server concept, as opposed to the server 30 behaves like a client. The modules too 42 to 55 can be realized in this way.

Für einen Austausch von Daten mit dem Client 10 umfasst der Server 30 die Schnittstelle 21. Außerdem verfügt der Server 30 über eine Anbindung 60 an das Internet.For an exchange of data with the client 10 includes the server 30 the interface 21 , The server also has 30 via a connection 60 to the internet.

Hat ein einem Benutzer 5 zugeordneter Client 10 eine Email empfangen, so stellt er diese in der Email-Auswahlliste 11 dar. Der Benutzer 5 wählt aus dieser Liste dann eine Email aus, die durch den Client 10 in dem Text-Fenster 12 dargestellt wird. Es kann auch vorgesehen sein, dass eine Email direkt in einer Auswahlliste markiert werden kann. Der Benutzer 5 wählt nun aus der Funktionsleiste 14 einen Dienst A, B, C, D, E mittels der i-Buttons 15, 16, 17, 18, 19 aus, um eine Bearbeitung der Email durch den Server 30 zu veranlassen.Has a user 5 associated client 10 receive an email, he puts it in the email selection list 11 The user 5 then selects an email from this list, which is sent by the client 10 in the text window 12 is pictured. It can also be provided that an email can be marked directly in a selection list. The user 5 now choose from the toolbar 14 a service A, B, C, D, E using the i buttons 15, 16, 17, 18, 19 to allow the server to process the email 30 to cause.

Der Client 10 veranlasst darauf, dass die Email oder eine die Email eindeutig kennzeichnende Kennung, eine sogenannte ID, und eine den angeforderten Dienst A, B, C, D, E kennzeichnende Kennung über die Schnittstelle 21 an den Server 30 übermittelt wird. Der Server 30 ordnet anhand der gesendeten ID den angeforderten Dienst A, B, C, D, E einem bestimmten Modul 42 bis 54 zu. Dieses bestimmte Modul, das beispielsweise auch mit anderen Modulen interagieren kann, führt dann den angeforderten Dienst aus.The client 10 causes the email or an identifier uniquely identifying the email, a so-called ID, and an identifier identifying the requested service A, B, C, D, E via the interface 21 to the server 30 is transmitted. The server 30 assigns the requested service A, B, C, D, E to a specific module based on the ID sent 42 to 54 to. This particular module, which can also interact with other modules, for example, then executes the requested service.

3 skizziert das erfindungsgemäße Verfahren anhand eines vereinfachten Ablaufdiagramms. Das Verfahren beginnt in einem Schritt S1, in dem der Client 10 für den Benutzer 5 mindestens eine Email beispielsweise in der Email-Auswahlliste 11 oder im Textfenster 12 darstellt. In einem Schritt S2 wählt der Benutzer 5 beispielsweise durch Markieren eine Email aus und betätigt in einem Schritt S3 einen i-Button 14, 15, 16, 17, 18, 19 zur Anforderung eines bestimmten Dienstes A, B, C, D, E. In einem Schritt S4 ermöglicht der Client 10 dem Benutzer 5 beispielsweise mittels sogenannter Popup- oder Pulldown-Menues, also spezieller Elemente einer graphischen Benutzeroberfläche (GUI), oder durch markieren bestimmter Textstellen, optional einen angeforderten Dienst näher zu spezifizieren. Daraufhin schickt der Client 10 dem Server 3C in einem Schritt S5 eine Mitteilung, die zumindest eine ID der Email oder die Email selbst und eine den angeforderten Dienst A, B, C, D oder E kennzeichnende ID aufweist. 3 outlines the method according to the invention on the basis of a simplified flow diagram. The method begins in a step S1, in which the client 10 for the user 5 at least one email, for example in the email selection list 11 or in the text window 12 represents. In a step S2, the user chooses 5 for example by marking an email and pressing an i-button in step S3 14, 15, 16, 17 . 18, 19 to request a specific service A, B, C, D, E. In a step S4, the client enables 10 the user 5 For example, using so-called pop-up or pulldown menus, i.e. special elements of a graphical user interface (GUI), or by marking certain text passages, optionally specifying a requested service in more detail. The client then sends 10 the server 3C in a step S5 a message which has at least one ID of the email or the email itself and an ID which identifies the requested service A, B, C, D or E.

Auf dem Server 30 werden dann in einem Schritt S6 in Abhängigkeit des angeforderten Dienstes A, B, C, D oder E beispielsweise durch die Ablaufsteuerung 40 die Module 42 bis 59 derart angesteuert, dass eine Durchführung des angeforderten Dienstes A, B, C, D oder E gewährleistet ist. Alternativ dazu könnten die Module 42 bis 59 auch objektorientiert realisiert und/oder die Ablaufsteuerung 40 dezentral organisiert sein.On the server 30 are then in a step S6 depending on the requested service A, B, C, D or E, for example, by the sequencer 40 the modules 42 to 59 controlled in such a way that the execution of the requested service A, B, C, D or E is guaranteed. Alternatively, the modules 42 to 59 also realized object-oriented and / or the sequence control 40 be organized decentrally.

Hat der Benutzer 5 mittels des i-Buttons 15 eine Freigabe A der Email angefordert, so wird die betreffende Email zuerst in einem Schritt A1 in dem Modul 42 dahingehend analysiert, dass eine Organisation der in der Email enthaltenen Informationen, beispielsweise durch Neustrukturierung und Indexierung, möglich ist. Dazu wird zum Beispiel der Text nach dem Vorhandensein bestimmter Schlüsselwörter und Inhalte durchsucht, die Aufschluss über den Inhalt und Zweck der Email geben können. In einem Schritt A2 wird nun mittels des Moduls 54 eine Informationsextraktion durchgeführt, falls der Benutzer 5 dies beispielsweise durch markieren bestimmter Textstellen gewünscht hat. In einem folgenden Schritt A3 wird mittels des Moduls 52 eine Strukturierung des Inhalts vorgenommen. In einem Schritt A4 wird daraufhin eine Indexierung des Inhalts in dem Modul 49 vorgenommen. In einem Schritt A5 wird mittels des Moduls 55 eine Statistik neu erstellt oder eine bereits bestehende Statistik aktualisiert. In einem Schritt A6 wird die so überarbeitete Email dann mittels des Moduls 43 freigegeben.Has the user 5 using the i button 15 A release A of the email is requested, the email in question is first in a step A1 in the module 42 analyzed in such a way that the information contained in the email can be organized, for example through restructuring and indexing. For example, the text is searched for the presence of certain keywords and content that can provide information about the content and purpose of the email. In step A2, the module is used 54 an information extraction is performed if the user 5 for example by marking certain passages of text. In a subsequent step A3 the module 52 the content was structured. An indexing of the content in the module is then carried out in a step A4 49 performed. In a step A5, the module 55 newly created statistics or updated existing statistics. In a step A6, the email revised in this way is then created using the module 43 Approved.

Dabei kann abhängig von der Analyse in Schritt A1 beispielsweise eine Freigabe an alle Benutzer bzw. Mitarbeiter in einem Unternehmen erfolgen oder die Email wird nur einer bestimmten Gruppe von Benutzern zugänglich gemacht. Die Freigabe selbst kann beispielsweise durch Speichern der Email in einem bestimmten, den betreffenden Benutzern zugänglichen Bereich erfolgen oder durch direktes Senden der Email an die Benutzer. Bei entsprechender Konfiguration können dabei die Module 47, 50, 51 und/oder 58 verwendet werden.Depending on the analysis in step A1, approval can be given to all users or employees in a company, for example, or the email is only made accessible to a certain group of users. The release itself can take place, for example, by storing the email in a specific area accessible to the users concerned or by sending the email directly to the users. With the appropriate configuration, the modules can 47 . 50 . 51 and / or 58 can be used.

Hat der Benutzer 5 mittels des i-Buttons 16 den Dienst B zur Archivierung der Email angefordert, so wird die betreffende Email zuerst in einem Schritt B1 in dem Modul 42 dahingehend analysiert, dass eine Organisation der in der Email enthaltenen Informationen beispielsweise durch Neustrukturierung möglich ist. In einem folgenden Schritt B2 wird nun eine Strukturierung des Inhalts vorgenommen und in einem Schritt B3 wird mittels des Moduls 49 ein Index erstellt. In einem Schritt B4 wird mittels des Moduls 55 eine Statistik neu erstellt oder eine in dem Modul 59 bereits bestehende Statistik aktualisiert. Diese Statistik kann beispielsweise Angaben darüber enthalten, welche Emails, charakterisiert durch Inhalt, Absender oder Empfänger, wie häufig archiviert wurden. Dazu werden zweckmäßigerweise Ergebnisse der in Schritt B1 durchgeführten Analyse verwendet. In einem Schritt B5 wird mittels einer Redundanzprüfung 46 überprüft, ob diese Email bereits abgespeichert ist. Ist dies nicht der Fall, so wird in einem Schritt B6 mittels des Moduls 47 veranlasst, die so aufbereitete Email auf geeignete Weise in einem Archiv 58 abzuspeichern. Dies kann beispielsweise auf dem Server 30 und/oder in einer speziellen Datenbank geschehen.Has the user 5 using the i button 16 the service B for archiving the email is requested, the email in question is first in a step B1 in the module 42 analyzed in such a way that the information contained in the email can be organized, for example, by restructuring. In a subsequent step B2 the content is structured and in a step B3 the module is used 49 created an index. In a step B4, the module 55 newly created statistics or one in the module 59 existing statistics updated. This statistic can contain, for example, information about which emails, characterized by content, sender or recipient, and how often they were archived. Results of the analysis carried out in step B1 are expediently used for this purpose. In a step B5, a redundancy check is carried out 46 checks whether this email has already been saved. If this is not the case, then in a step B6 using the module 47 arranges the email prepared in this way in a suitable manner in an archive 58 save. This can be done on the server, for example 30 and / or in a special database.

Hat der Benutzer 5 in dem Schritt S3 mittels des i-Buttons 17 eine Weiterleitung C der Email angefordert, so wird diese auF dem Server 30 in einem Schritt C1 mittels des Moduls 42 dahingehend analysiert, dass eine Strukturierung des Inhalts möglich ist. Ist durch den Benutzer 5 kein Empfänger bzw. keine Empfängergruppe angegeben worden, so wird die Email auch dahingehend analysiert (Inhalt, Absender, Empfänger, etc.), dass in einem Schritt C2 mittels des Moduls 44 ein Empfänger oder eine Empfängergruppe ermittelt werden kann. Dazu können auch die Ergebnisse aus den Statistiken 59 herangezogen werden. Wurde beispielsweise in dem Schritt C1 der Inhalt der Email dahingehend analysiert, dass eine Zuordnung zu einem bestimmten Themenbereich möglich ist, so kann mittels der erstellten Statistiken 59 ein Empfänger bestimmt werden, indem der Benutzer als Empfänger ausgewählt wird, der die meisten Emails dieses Themenbereichs bisher erhalten und nicht weitergeleitet hat. In einem Schritt C3 wird dann eine Weiterleitung dieser Email an den oder die Empfänger durch das Modul 51 veranlasst. Diese Weiterleitung kann mittels des Moduls 50 in einem sogenannten Routing erfolgen. Dabei wird die Email direkt den Clients 10 der entsprechenden Empfänger übermittelt. Es ist ebenso denkbar, die Emails gegebenenfalls über einen externen Mail-Server über das Internet weiterzuleiten.Has the user 5 in step S3 using the i button 17 if a forwarding C of the email is requested, it will be sent to the server 30 in a step C1 using the module 42 analyzed in such a way that the content can be structured. Is by the user 5 If no recipient or no recipient group has been specified, the email will also be analyzed (content, sender, recipient, etc.) in a step C2 using the module 44 a recipient or a recipient group can be determined. You can also use the results from the statistics 59 be used. If, for example, the content of the email was analyzed in step C1 in such a way that an assignment to a specific subject area is possible, then the statistics created can be used 59 a recipient can be determined by selecting the user who has received most of the emails in this area and has not forwarded them. In step C3, the module then forwards this email to the recipient (s) 51 causes. This forwarding can be done using the module 50 done in a so-called routing. The email is sent directly to the clients 10 of the corresponding recipient. It is also conceivable to forward the emails via the Internet via an external mail server if necessary.

Insbesondere in größeren Unternehmen ist es möglich, dass ein Benutzer mehrere sich ähnelnde Emails zur Beantwortung erhält. Ebenso kommt es vor, dass ein Benutzer eine Email-Anfrage erhält und sich über die korrekte Antwort selbst im Unklaren ist, jedoch vermutet, dass an anderen Stellen Wissen vorhanden ist, das eine Beantwortung dieser Anfrage ermöglicht. In beiden Fällen kann ein Benutzer 5 mittels des i-Buttons 18 einen Dienst D zur Antworterzeugung anfordern. Auch diese Anforderung D wird wieder über den Schritt S5 von dem Client 10 an den Server 30 übertragen und dort in dem Schritt S6 als Anforderung einer Antworterzeugung identifiziert.In larger companies in particular, it is possible for a user to receive several similar emails to reply to. It also happens that a user receives an email request and is unclear about the correct answer, but suspects that knowledge is available at other points that enables this question to be answered. In both cases, a user can 5 request a service D for response generation by means of the i-button 18. This request D is again made by the client via step S5 10 to the server 30 transmitted and identified there in step S6 as a request for a response generation.

In einem Schritt D1 wird mittels des Moduls 42 eine Analyse (Schlüsselwörter, Textpassagen, Inhalte, Sendeadresse, Empfängeradresse, etc. des Textes unternommen. In einer. Schritt D2 kann dazu beispielsweise in dem Archiv 58 nach Informationen gesucht werden, die zusammen mit den Ergebnissen der Analyse in einem Schritt D3 eine Antwortkonstruktion beziehungsweise eine Selektion aus einer vorgebbaren Menge von Antworten mittels des Moduls 45 ermöglichen. Zweckmäßigerweise wird die so erzeugte Antwort in einem Schritt D4 an den Client 10 zurückgeschickt, so dass der Benutzer 5 diese von dem Server 30 erzeugte Antwort prüfen und/oder weiter bearbeiten kann.In a step D1, the module 42 an analysis (keywords, text passages, contents, sender address, recipient address, etc. of the text is undertaken. In a step D2, for example, in the archive 58 information is sought which, together with the results of the analysis in a step D3, a response construction or a selection from a predeterminable set of answers by means of the module 45 enable. The response generated in this way is expediently sent to the client in a step D4 10 sent back so that the user 5 this from the server 30 check the generated response and / or edit it further.

Wird in dem Schritt S6 die Anforderung des Dienstes E zur Informationsanreicherung erkannt, so wird in einem Schritt E1 mittels des Moduls 42 der Text der Email beispielsweise nach markierten Worten oder Sätzen durchsucht. Abhängig von den Ergebnissen dieser Analyse wird in einem Schritt E2 mittels des Moduls 53 das Archiv 58 oder weitere Datenbanken nach Informationen durchsucht, die geeignet sind, die Email damit anzureichern. In einem Schritt E3 können zusätzlich mittels des Moduls 56 über die Verbindung 60 zu dem Internet konventionelle Suchmaschinen in die Informationsfindung mit einbezogen werden. Die so ermittelten Informationen werden dann in dem Schritt E4 mittels des Moduls 48 in den Email-Text eingefügt. Die so aufbereitete Email wird in dem Schritt E5 an den Client 10 zurückgeschickt und steht dann dem Benutzer 5 zur Weiterbearbeitung zur Verfügung.If the request of the service E for information enrichment is recognized in step S6, then in a step E1, using the module 42 for example, the text of the email is searched for selected words or sentences. Depending on the results of this analysis, in a step E2 by means of the module 53 the archive 58 or more da searches for information that can be used to enrich the email. In a step E3, the module can also be used 56 about the connection 60 conventional search engines are included in the Internet to find information. The information determined in this way is then in step E4 by means of the module 48 inserted in the email text. The email prepared in this way is sent to the client in step E5 10 sent back and then available to the user 5 available for further processing.

In dem in 3 dargestellten Ausführungsbeispiel können jedoch auch Schritte, wie beispielsweise die Schritte A2, A3, A4, B2, B3, B4, B5, C2, D2 und/oder E3, entfallen. Ebenso ist es möglich, bei einem oder mehreren Diensten einen oder mehrere Schritte einzufügen, wie etwa eine automatisierte Rechtschreibprüfung, eine automatisierte Erstellung einer Zusammenfassung oder bei den Diensten Weiterleitung C und Informationsanreicherung E noch eine Indexierung und Strukturierung mittels der Module 49 und 52 durchzuführen. Die in den Schritten A1, B1, Cl, Dl, E1 mittels des Moduls 42 durchgeführte Analyse muss selbstverständlich entsprechend angepasst werden.In the in 3 However, the exemplary embodiment shown can also omit steps such as steps A2, A3, A4, B2, B3, B4, B5, C2, D2 and / or E3. It is also possible to insert one or more steps for one or more services, such as an automated spell check, an automated creation of a summary or, for the forwarding C and information enrichment E services, indexing and structuring using the modules 49 and 52 perform. The steps A1, B1, Cl, Dl, E1 using the module 42 carried out analysis must of course be adjusted accordingly.

Werden während der Ausführung der Dienste A, B, C, D, E kontinuierlich Statistiken mittels des Moduls 55 erzeugt, die Häufigkeitsverteilungen beispielsweise darüber enthalten, welche Benutzer welche Arten von Emails (Inhalt, Absender) an welche anderen Benutzer weiterleiten, welche Inhalte von welchen Benutzern bearbeitet werden oder welche Dienste bezüglich dieser Emails angefordert werden, so können diese Informationen für eine automatisierte Anpassung der Dienste genutzt werden. Auf dieser Basis können beispielsweise Lernverfahren aus der KI (Künstliche Intelligenz) verwendet werden. Mit Hilfe solcher Lernverfahren kann der Server beispielsweise die Empfängerfindung 44 verbessern, eine Sortierung (Klassifizierung) der archivierten Emails nach deren Inhalten präzisieren oder einem Benutzer mit wachsender Trefferquote für eine erhaltene Email einen Dienst bzw. eine angepasste Bearbeitung vorschlagen.During the execution of services A, B, C, D, E, statistics are continuously generated using the module 55 generated, the frequency distributions contain, for example, which users forward which types of emails (content, sender) to which other users, which content is processed by which users or which services are requested regarding these emails, this information can be used for an automated adjustment of the Services are used. On this basis, for example, learning methods from AI (artificial intelligence) can be used. With the help of such learning methods, the server can, for example, find the recipient 44 improve, sorting (classification) of the archived emails according to their content or suggesting a service or an adapted processing for a user with increasing hit rate for received emails.

Claims

Process for processing electronic mail (email) in the case of which a computer system ( 1 ) that a client ( 10 ) for receiving, displaying and / or generating emails and a server ( 30 ) to perform requested services, receive an email and receive it from the client ( 10 ) the user ( 5 ) is indicated by the following steps: - Using an intelligent button (i-Button; A, B, C, D, E), a user selects ( 5 ) via the client ( 10 ) a service that specifies the type of processing of the email; - the client ( 10 ) sends a request from the selected service to the server ( 30 ); - the client ( 10 ) sends a unique identifier (ID) and / or the email to the server ( 30 ); - the server ( 30 ) analyzes the email and processes the email depending on the selected service and / or depending on at least one result of the analysis.

A method according to claim 1, characterized in that the analysis is an evaluation of the content of the email an evaluation of the transmitter and / or an evaluation of the receiver.

A method according to claim 1 or 2, characterized in that the server ( 30 ) classifies the email depending on at least one result of the analysis.

A method according to claim 1, characterized in that the means of the server ( 30 ) feasible processing of the email has a revision level in which a summary of the email is generated, the email is restructured, parts of the content are removed and / or indexing is carried out.

Method according to one of claims 1 to 4, characterized in that the server ( 30 ) creates statistics that provide information about the frequency and / or type of content of the server ( 30 ) processed emails.

Method according to one of claims 1 to 5, characterized in that the server ( 30 ) creates a statistic that enables a statement about frequency and / or type of sender-user assignment and / or frequency and / or type of content-user assignment.

Method according to one of claims 1 to 6, characterized in that the server ( 30 ) creates a statistic that allows a statement about the frequency of the selection of a service by a user.

Method according to one of claims 1 to 7, characterized in that the means of the server ( 30 ) adaptable processing of the email is adapted using a learning process.

A method according to claim 8, characterized in that the learning process takes at least one statistic into account.

Method according to one of claims 1 to 9, characterized in that the selectable services include a release (A) through which an email and / or a revised email for all Be user ( 5 ) is released within a facility.

Method according to one of claims 1 to 10, characterized in that the selectable services include archiving (B) through which an email and / or a revised email by means of the server ( 30 ) is saved.

Method according to one of claims 1 to 11, characterized in that the selectable services include a forwarding (C) through which an email and / or a revised email to a definable set of users ( 5 ) is forwarded.

A method according to claim 12, characterized in that by means of the server ( 30 ) depending on the analysis of the email and / or depending on the statistics a lot of users ( 5 ) is determined and the email and / or the revised email to the designated users ( 5 ) is transmitted.

Method according to one of claims 12 or 13, characterized in that the email and / or the revised email is stored in such a way that the certain amount of users ( 5 ) Has access to it.

Method according to one of claims 1 to 14, characterized in that the selectable services comprise a response generation (D) by means of which the server ( 30 ) an answer is generated automatically.

A method according to claim 15, characterized in that the response generated to the user ( 5 ), which initiated the response generation (D), is transmitted.

Method according to one of claims 1 or 16, characterized in that that the selectable services include an information enrichment (E) through which an email and / or a revised one Email to certain places with information and / or information is provided on information sources.

Method according to one of claims 1 to 17, characterized in that the server ( 30 ) searches the archived emails, archived revised emails and / or archived replies for information ( 53 ).

Method according to one of claims 1 to 18, characterized in that before storing the email, the revised email and / or the response by means of the server ( 30 ) is checked ( 46 ) whether it has already been saved and is only saved if it has not yet been saved.

Computer program running on a computer system ( 1 ) is executable, characterized in that the method according to one of claims 1 to 19 is carried out when the computer program on a computer system ( 1 ) is performed.

Computer program product with a computer program stored on a data carrier, the data carrier being stored on a computer system ( 1 ) is readable, characterized in that the method according to one of claims 1 to 19 is carried out when the computer program on a computer system ( 1 ) is performed.

Computer system ( 1 ), which has means for processing electronic mail (email), by a user ( 5 ) is operable, a client ( 10 ) for receiving, displaying and / or generating emails and a server ( 30 ) for the execution of requested services and in which an email is received and sent by the client ( 10 ) the user ( 5 ) is displayed, characterized in that the computer system ( 1 ) is programmed such that a method according to one of claims 1 to 19 on the computer system ( 1 ) is executable.