DE102016113387A1

DE102016113387A1 - Method and device for electronic document generation

Info

Publication number: DE102016113387A1
Application number: DE102016113387.6A
Authority: DE
Inventors: Chengyuan Zhai; Kai Zhang
Original assignee: Safety Tax Free GmbH
Current assignee: Safety Tax Free GmbH
Priority date: 2016-07-20
Filing date: 2016-07-20
Publication date: 2018-01-25

Abstract

Die Erfindung betrifft ein Verfahren und eine Vorrichtung zur elektronischen Dokumentengenerierung, wobei ein für ein zur Datenübermittlung verwendetes Formular bereitgestellter Code zur Herstellung einer Verknüpfung zwischen dem Formular und einer Anwendungssoftware abgetastet und ein formularbezogenes Dokument zur Verknüpfung des Dokuments mit einer Funktion der Anwendungssoftware optoelektronisch erfasst wird. Auf dem Dokument bereitgestellte formularbezogene Daten werden mittels der Funktion der Anwendungssoftware extrahiert und das Formular wird durch Eintragen von durch die Anwendungssoftware bereitgestellten, nutzerspezifischen Daten und der erfassten formularbezogenen Daten in entsprechende vorbestimmte Felder des Formulars vervollständigt.The invention relates to a method and a device for electronic document generation, in which a code provided for a form used for data transmission is scanned for establishing a link between the form and an application software, and a form-related document for linking the document with a function of the application software is detected opto-electronically. Form-related data provided on the document is extracted by means of the application software function, and the form is completed by entering user-specific data provided by the application software and the form-related data collected into corresponding predetermined fields of the form.

Description

Die vorliegende Erfindung betrifft ein Verfahren und eine Vorrichtung zur elektronischen Generierung eines Dokumentes, insbesondere eines Dokuments für eine formularbasierte Datenübermittlung.The present invention relates to a method and a device for the electronic generation of a document, in particular a document for a form-based data transmission.

Ein Beispiel für eine solche Dokumentengenerierung und formularbasierte Datenübermittlung kann bspw. eine Internetdatenerhebung im Verbund (IDEV) sein. Es handelt sich um ein Online-Meldeverfahren als gemeinsam eingesetztes Werkzeug eines statistischen Verbundes. Für Online-Erhebungen, die vom Statistischen Bundesamt sowie den statistischen Landesämtern durchgeführt werden, werden Web-Formulare zur Verfügung gestellt, die den meldepflichtigen Personen, Behörden und Unternehmen die komfortable Meldung über das Internet ermöglichen. Dabei bietet IDEV einige Unterstützungsfunktionen, die den Aufwand für die Auskunftsgebenden reduzieren sollen.An example of such document generation and forms-based data transmission can be, for example, an Internet Data Collection (IDEV). It is an online notification procedure as a shared tool of a statistical network. For online surveys, which are carried out by the Federal Statistical Office and the statistical offices of the Länder, web forms are provided which enable the notifiable persons, authorities and companies to comfortably report via the Internet. IDEV offers a number of support functions designed to reduce the burden on respondents.

Die Vorteile einer Online-Meldung von statistischen Daten im Vergleich zu den ehemals benutzten Papierbögen liegen, neben den entfallenden Aufwänden für Druck, Kuvertierung und Versand der Bögen sowie manueller Erfassung der Meldedaten, in einer Steigerung der Qualität der eingehenden Daten und in einer Beschleunigung des Dateneingangs. Für die Auskunftsgebenden entfällt das zeitraubende und fehleranfällige Ausfüllen von Papier-Formularen. Lediglich eine einmalige postalische Übermittlung der Zugangsdaten ist notwendig. Nach der Übermittlung der Daten können diese umgehend den entsprechenden Fachverfahren zur Verfügung gestellt werden. Diese medienbruchfreie Übertragung und Weiterverarbeitung trägt zur Kostensenkung bei und beschleunigt die Bereitstellung der Ergebnisse.The benefits of online reporting of statistical data compared to the previously used paper sheets are, in addition to the overhead of printing, inserting and sending the sheets, as well as manually collecting the reporting data, increasing the quality of the incoming data and speeding up data entry , For the respondents eliminates the time-consuming and error-prone filling of paper forms. Only a one-time postal transmission of the access data is necessary. After the data have been transmitted, they can immediately be made available to the relevant specialist procedures. This media-free transfer and further processing helps to reduce costs and accelerates the delivery of the results.

Die Datenübermittlung der generierten und ausgefüllten Formulardokumente kann direkt an einen Server der jeweils zuständigen bearbeitenden Stelle erfolgen, die die Datenlieferung dann formal geprüft, bei Bedarf in ein anderes Dateiformat konvertiert und zur Verarbeitung weiterleitet.The data transmission of the generated and filled out form documents can be made directly to a server of the respective processing unit, which then formally checks the data delivery, if necessary converts it to another file format and forwards it for processing.

Eine formularbasierte Datenübermittlung führt zu Problemen hinsichtlich der Auswahl des richtigen Formulars für einen bestimmten datenbezogenen Vorgang, der Auswahl der richtigen Daten aus einem den Vorgang betreffenden Dokument, der Erfassung der richtigen Daten aus dem Dokument uns der Eintragung der richtigen Daten an der richtigen Stelle des ausgewählten Dokuments. Die formularbasierte Datenübermittlung stellt damit einen technischen Vorgang mit hoher Fehlerwahrscheinlichkeit und hohem Verarbeitungsaufwand dar.Form-based data delivery causes problems in choosing the right form for a particular data-related operation, selecting the right data from a document, collecting the right data from the document, and entering the right data in the right place document. Form-based data transfer thus represents a technical process with a high probability of error and high processing costs.

Der vorliegenden Erfindung liegt u.a. die Aufgabe zugrunde, eine vereinfachte Dokumentengenerierung für eine formularbasierte Datenübermittlung mit verringerter Fehlerwahrscheinlichkeit bereitzustellen.The present invention is i.a. The object is to provide a simplified document generation for a form-based data transmission with reduced probability of error.

Diese Aufgabe wird gelöst durch ein Verfahren gemäß Patentanspruch 1, ein Computerprogramm gemäß Patentanspruch 9, eine Vorrichtung gemäß Patentanspruch 12 und ein mobiles Endgerät gemäß Patentanspruch 11.This object is achieved by a method according to claim 1, a computer program according to claim 9, a device according to claim 12 and a mobile terminal according to claim 11.

Ein für ein zur Datenübermittlung verwendetes Formular bereitgestellter Code wird also zur Herstellung einer Verknüpfung zwischen dem Formular und einer Anwendungssoftware abgetastet. Ferner wird ein formularbezogenes Dokument zur Verknüpfung des Dokuments mit einer Funktion der Anwendungssoftware optoelektronisch erfasst, bspw. durch Scannen, Fotografieren odgl, und auf dem Dokument bereitgestellte formularbezogene Daten können dann mittels der Funktion der Anwendungssoftware extrahiert werden. Schließlich wird das Formular durch Eintragen von mittels der Anwendungssoftware bereitgestellten nutzerspezifischen Daten und der erfassten formularbezogenen Daten in entsprechende vorbestimmte Felder des Formulars vervollständigt.A code provided for a form used for data transmission is thus scanned to establish a link between the form and an application software. Further, a form-related document for linking the document with a function of the application software is opto-electronically detected, for example, by scanning, photographing or the like, and form-related data provided on the document can then be extracted by the function of the application software. Finally, the form is completed by entering user-specific data provided by the application software and the collected form-related data into corresponding predetermined fields of the form.

Dementsprechend kann durch die Verwendung eines formularspezifischen Codes eine automatische Verknüpfung eines Formulars mit einer entsprechenden Anwendungssoftware, die als Werkzeug agiert, durch einen ersten Erfassungsvorgang (Abtastung) erreicht werden. Die Anwendungssoftware ist zum Verbringen der Daten aus dem Formular in eine bspw. internet-basierte Datenbank vorbereitet. Die richtige Zuordnung der formularbezogenen und nutzerspezifischen Daten zu den entsprechenden Formularfeldern ist dann lediglich durch einen zweiten Erfassungsvorgang (optoelektronische Erfassung) zum Erfassen formularbezogener Daten auf einem formularbezogenen Dokument möglich. Die formularbasierte Datenübermittlung kann somit vom Nutzer lediglich durch zwei automatisierte Erfassungsvorgänge mit geringerer Fehlerwahrscheinlichkeit eingeleitet werden.Accordingly, through the use of a form-specific code, automatic linking of a form to a corresponding application software acting as a tool can be achieved by a first capture operation (scan). The application software is prepared for transferring the data from the form into, for example, an Internet-based database. The correct assignment of the form-related and user-specific data to the corresponding form fields is then possible only by means of a second recording process (opto-electronic recording) for recording form-related data on a form-related document. The form-based data transmission can thus be initiated by the user only by two automated detection processes with a lower probability of error.

Das vervollständigte elektronische Formulardokument kann dann vorzugsweise mittels einer Datenübermittlung an eine bearbeitende Stelle, wie bspw. eine Behörde oder ein Institut zur Datenerhebung weitergeleitet werden. Somit ist eine vereinfachte und fehlerunanfälligere Lösung zur Übermittlung von formularbasierten Daten durch mit der betreffenden Übermittlungstechnik weniger vertraute Nutzer möglich.The completed electronic form document may then preferably be forwarded by means of a data transmission to a processing entity, such as an authority or institute for data collection. Thus, a simplified and error-prone solution for the transmission of form-based data is possible by less familiar with the relevant transmission technology users.

Das Abtasten des Codes kann vorzugsweise ein Scannen eines QR-Codes umfassen. Ein solcher QR-Code (engl.: Quick Response, „schnelle Antwort“) ist ein zweidimensionaler Code, der aufgrund einer automatischen Fehlerkorrektur sehr robust ist. Er kann vorzugsweise auf dem zugehörigen Formulardokument zu dessen Identifikation aufgebracht oder separat zur Herstellung einer Verknüpfung bereitgestellt sein. The scanning of the code may preferably comprise scanning a QR code. Such a QR code (Quick Response) is a two-dimensional code that is very much due to automatic error correction is robust. It may preferably be applied to the associated form document for its identification or provided separately for establishing a link.

Der abgetastete Code kann alternativ auch in vorteilhafter Weise zum Herunterladen der für das Formular benötigten kundenspezifischen Daten von einem Netzwerkserver verwendet werden. Durch diese Maßnahme kann das Formulardokument auch von dritter Stelle ohne Kenntnis der spezifischen Daten des das Formulardokument abgebenden Nutzers generiert werden.Alternatively, the scanned code may be advantageously used to download the customized data required by the form from a network server. By doing so, the form document can also be generated third-party without knowledge of the specific data of the user issuing the form document.

Des Weiteren kann das Formular vorzugsweise auch von dem Netzwerkserver mittels der Anwendungssoftware unter Verwendung des abgetasteten Codes heruntergeladen werden, so dass der Nutzer oder die dokumentgenerierende Stelle nicht im Besitz des Formulars sein müssen.Furthermore, the form may preferably also be downloaded from the network server using the application software using the scanned code, so that the user or the document-generating point need not be in possession of the form.

Vorzugsweise können das Abtasten des Codes und die optoelektronischen Erfassung des formularbezogenen Dokumentes mit einem mobilen Endgerät durchgeführt werden, wobei die Anwendungssoftware eine auf dem mobilen Endgerät installierte Anwendungssoftware umfasst. Dies ermöglicht eine Generierung und ggf. anschließende direkt Übermittlung der formularbasierten Daten mittels des mobilen Endgeräts, so dass die Datenabgabe bzw. -erhebung für den Nutzer vereinfacht ist und damit eine höhere Bereitschaft zur Datenbereitstellung erreicht werden kann.Preferably, the scanning of the code and the opto-electronic detection of the form-related document can be performed with a mobile terminal, the application software comprising an application software installed on the mobile terminal. This allows a generation and possibly subsequent direct transmission of the form-based data by means of the mobile terminal, so that the data delivery or collection is simplified for the user and thus a higher willingness to provide data can be achieved.

Die nutzerspezifischen Daten können dabei vorzugsweise bei der Installation der Anwendungssoftware und/oder bei einem Registriervorgang auf dem mobilen Endgerät eingegeben werden.The user-specific data can preferably be entered during the installation of the application software and / or during a registration process on the mobile terminal.

Spezifische vorteilhafte Ausführungsformen der vorliegenden Erfindung sind in den Unteransprüchen angegeben,Specific advantageous embodiments of the present invention are specified in the subclaims,

Im Folgenden werden bevorzugte Ausführungsbeispiele der vorliegenden Erfindung unter Bezugnahme auf die beiliegenden Zeichnungsfiguren näher beschrieben. Es zeigen:Hereinafter, preferred embodiments of the present invention will be described in detail with reference to the accompanying drawings. Show it:

1 ein schematisches Blockschaltbild eines Dokumentengenerierungssystems gemäß einem ersten Ausführungsbeispiel; 1 a schematic block diagram of a document generation system according to a first embodiment;

2 ein Flussdiagramm eines Dokumentengenerierungsverfahrens gemäß einem zweiten und dritten Ausführungsbeispiel; 2 a flowchart of a document generation method according to a second and third embodiment;

3 eine schematische Darstellung eines mobilen Endgeräts gemäß einem vierten Ausführungsbeispiel; 3 a schematic representation of a mobile terminal according to a fourth embodiment;

4 ein schematisches Blockschaltbild eines Dokumentengenerierungssystems gemäß einem fünften Ausführungsbeispiel; und 4 a schematic block diagram of a document generation system according to a fifth embodiment; and

5 ein schematisches Blockschaltbild eines Dokumentengenerierungssystems gemäß einem sechsten Ausführungsbeispiel. 5 a schematic block diagram of a document generation system according to a sixth embodiment.

Im Folgenden werden bevorzugte Ausführungsbeispiele der vorliegenden Erfindung am Beispiel einer Formulargenerierung zur Erfassung und optionalen Weiterleitung von Steuerdaten an eine datenerhebende Steuerbehörde. Selbstverständlich sei an dieser Stelle auch betont, dass die vorliegende Erfindung nicht auf steuerbezogene Formulardaten beschränkt ist, sondern im Zusammenhang mit jeglicher Art formularbezogener Daten zu deren Übermittlung zu einer bearbeitenden Stelle eingesetzt werden kann.In the following, preferred embodiments of the present invention will be described using the example of a form generation for the collection and optionally forwarding of control data to a data-collecting tax authority. Of course, it should also be emphasized at this point that the present invention is not limited to tax-related form data, but can be used in connection with any form of form-related data for their transmission to a processing agency.

Gemäß den nachfolgenden ersten bis vierten Ausführungsbeispielen betrifft das Formular insbesondere einen Antrag auf Rückerstattung einer bei einem Einkauf im Ausland (bei Anwendung der Software etwa eines chinesischen Touristen, der in der EU, insbesondere in Deutschland, einen Einkauf tätigt) berechneten Umsatzsteuer. Bei dem Formular kann es sich somit bspw. um ein Steuererstattungsformular für grenzüberschreitende Auslandseinkäufe handeln, das dann nach Übermittlung an die zuständige Finanzbehörde zu einer Rückerstattung der im Ausland (bspw. Europa) entrichteten Umsatzsteuer bzw. Mehrwertsteuer führt.According to the following first to fourth exemplary embodiments, the form relates, in particular, to a request for reimbursement of a value-added tax calculated on a purchase abroad (using software such as a Chinese tourist shopping in the EU, in particular in Germany). The form may thus be, for example, a tax refund form for cross-border purchases abroad, which then, after submission to the competent tax authority, leads to a refund of value added tax or VAT paid abroad (eg Europe).

1 zeigt ein schematisches Blockschaltbild einer Dokumentengenerierungsvorrichtung gemäß einem ersten Ausführungsbespiel zur vereinfachten elektronischen Bereitstellung eines mit nutzerspezifischen und formularbezogenen Daten vervollständigten Formulars, das dann ggf. mittels einer drahtlosen oder drahtgebundenen Datenübermittlung über ein entsprechendes Netzwerk an eine bearbeitende Stelle weitergeleitet werden kann. 1 1 shows a schematic block diagram of a document generation device according to a first exemplary embodiment for the simplified electronic provision of a form completed with user-specific and form-related data, which can then be forwarded, if necessary, via a corresponding network to a processing point by means of wireless or wired data transmission.

Die Dokumentengenerierungsvorrichtung umfasst einen Codedetektor (DET) 10, wie bspw. ein Barcodeleser oder ein QR-Code-Leser oder eine entsprechende Anwendungssoftware zur Steuerung eines Prozessors, mittels dem ein Code 200 erfasst wird, der ein bestimmtes Formular (in den vorliegenden Ausführungsbeispielen ein bestimmtes fallbezogenes Steuererstattungsformular) und/oder einen Kunden identifiziert und eine dem identifizierten Formular entsprechende Information (in den vorliegenden Ausführungsbeispielen eine ausgewiesene Umsatzsteuer oder Mehrwertsteuer) an eine Generierungssteuerung (ST) 20 weiterleitet. Anhand dieser formularidentifizierenden Information kann die Generierungssteuerung 20 das Formular, dessen Aufbau und die zur Vervollständigung des Formulars erforderlichen Daten definieren. Diese Daten umfassen nutzerspezifische Daten, die vorab bspw. in einem Speicher oder einer Datenbank (NSD) 25 gespeichert wurden, und formularbezogene Daten. Die Daten für den Speicher oder die Datenbank (NSD) 25 können auch durch code-basiertes Einlesen eingebracht und/oder reaktiviert werden, wobei der dann generierte Code identisch oder vorzugsweise unterschiedlich zum Code 200 ist.The document generation device comprises a code detector (DET) 10 such as a bar code reader or a QR code reader or a corresponding application software for controlling a processor, by means of which a code 200 is detected, which identifies a specific form (in the present exemplary embodiments, a specific case-related tax refund form) and / or a customer and an information corresponding to the identified form (in the present exemplary embodiments, a reported sales tax or value-added tax) to a generation controller (ST). 20 forwards. On the basis of this form-identifying information, the generation control 20 the form, its structure and the completion of the form Define required data. This data includes user-specific data that can be stored in advance in, for example, a memory or a database (NSD). 25 and form-related data. The data for the memory or the database (NSD) 25 can also be introduced and / or reactivated by code-based read-in, the code generated then being identical or preferably different from the code 200 is.

Des Weiteren umfasst die Dokumentengenerierungsvorrichtung auch eine optoelektronische Wandlereinrichtung (O/E) 40, wie bspw. eine Dokumentenabtasteinrichtung (z.B. ein Scanner oder eine Kamera odgl.) zur Erfassung eines formularbezogenen Dokuments 100 (in den vorliegenden Ausführungsbeispielen bspw. eine Rechnung oder ein Beleg über einen Auslandseinkauf), auf dem die formularbezogenen Daten bereitgestellt sind. Basierend auf dem elektronischen pixel- oder zeilenbasierten Ausgangssignal der optoelektronischen Wandlereinrichtung (O/E) 40 extrahiert eine Extraktionseinrichtung 30 die formularbezogenen Daten. Dies kann bspw. durch Erfassen spezifischer datenkennzeichnender Merkmale, wie in den vorliegenden Ausführungsbeispielen bspw. der Buchstabenfolgen „USt“ oder „MwSt“ oder anderer geeigneter, auf die formularbezogenen Daten hinweisender Zeichenfolgen odgl. Furthermore, the document generation device also comprises an optoelectronic converter device (O / E) 40 such as a document scanner (eg, a scanner or a camera or the like) for capturing a form-related document 100 (In the present embodiments, for example, a bill or a receipt on a foreign shopping), on which the form-related data are provided. Based on the electronic pixel- or line-based output signal of the optoelectronic converter device (O / E) 40 extracts an extraction device 30 the form-related data. This can, for example, by detecting specific data characterizing features, such as in the present embodiments, for example. The letter sequences "VAT" or "VAT" or other suitable indicative of the form-related data strings odgl.

Anhand des von dem Codedetektor 10 erfassten, formularidentifizierenden und/oder kundenidentifizierenden Codes 200 kann die Generierungssteuerung 20 das benötigte Formular bestimmen und unter Zuhilfenahme der erlangten nutzerspezifischen und formularbezogenen Daten ein vervollständigtes Formular 300 mit entsprechend den nutzerspezifischen und formularbezogenen Daten ausgefüllten Formularfeldern 310 in elektronischer Form generieren, das dann der entsprechenden verarbeitenden Stelle (in den vorliegenden Ausführungsbeispielen eine Finanzbehörde im Inland) zugeleitet werden kann. Die Daten des Dokuments 100, bspw. der Rechnung, werden dem Formular 300 hinzugefügt.On the basis of the code detector 10 recorded, form-identifying and / or customer-identifying codes 200 can the generation control 20 Determine the required form and complete the form with the help of the user-specific and form-based data 300 with form fields filled in according to the user-specific and form-related data 310 generate in electronic form, which then the appropriate processing body (in the present embodiments, a tax authority in the country) can be supplied. The data of the document 100 , for example, the bill, the form 300 added.

Es sei noch angemerkt, dass jeder der in 1 gezeigten Funktionsblöcke nicht hardwarebasiert realisiert sein muss, sondern auch zumindest teilweise programmgesteuert implementiert sein kann.It should be noted that each of the in 1 shown function blocks must not be implemented based on hardware, but can also be implemented at least partially programmatically.

2 zeigt ein Flussdiagramm eines Generierungsverfahrens für ein vervollständigtes Formular (in den vorliegenden Ausführungsbeispielen ein Steuererstattungsformular) in elektronischer Form gemäß einem zweiten und dritten Ausführungsbeispiel. Das Generierungsverfahren kann als Softwareanwendung zur Steuerung eines datenverarbeitenden Prozessors implementiert sein. 2 FIG. 12 shows a flowchart of a completed form generating method (a tax refund form in the present embodiments) in electronic form according to second and third embodiments. The generation method may be implemented as a software application for controlling a data processing processor.

Gemäß dem zweiten Ausführungsbeispiel, wird im Schritt S201 die Anwendungssoftware von einem Nutzer bspw. auf einem Rechner oder einem mobilen Endgerät, wie bspw. ein Smartphone odgl., installiert, wobei im Zuge der Installation und/oder Registrierung die in den möglichen Formularen geforderten nutzerspezifischen Daten abgefragt und im Schritt S202 vom Nutzer eingegeben und anschließend gespeichert werden. Um ein vervollständigtes Formular generieren und übermitteln zu können, wird zunächst im Schritt S203 eine formularidentifizierender QR-Code oder anderer Code gescannt und im Schritt S204 zum Herunterladen bzw. Aktivieren des betreffenden Formulars verwendet. Danach wird im Schritt S205 ein das Formular betreffendes Dokument (Rechnung, Beleg odgl.) durch einen entsprechenden optoelektronischen Erfassungsvorgang erfasst und in einem nächsten Schritt S206 werden die durch das betreffende Formular definierten relevanten formularbezogenen Daten erfasst und extrahiert. Schließlich wird noch das betreffende Formular im Schritt S207 unter Verwendung der extrahierten formularbezogenen Daten und der gespeicherten nutzerspezifischen Daten automatisch vervollständigt und damit finalisiert.According to the second exemplary embodiment, in step S201 the application software is installed by a user, for example, on a computer or a mobile terminal, such as a smartphone or the like, whereby in the course of the installation and / or registration the user-specific Data is queried and entered by the user in step S202 and then stored. In order to generate and submit a completed form, a form-identifying QR code or other code is first scanned in step S203 and used in step S204 to download or activate the relevant form. Thereafter, in step S205, a document (bill, receipt, or the like) concerning the form is detected by a corresponding opto-electronic detection process, and in a next step S206, the relevant form-related data defined by the relevant form is acquired and extracted. Finally, the relevant form is automatically completed and finalized in step S207 using the extracted form-related data and the stored user-specific data.

Gemäß dem dritten Ausführungsbeispiel kann der QR-Code auch im Schritt S204 zum Herunterladen der für die Vervollständigung des Formulars erforderlichen nutzerspezifischen Daten verwendet werden, wobei dann der Schritt S202 entfallen kann. Dies ermöglicht auch eine Generierung des vervollständigten Formulars an dritter Stelle unabhängig vom Nutzer oder seinem Endgerät.According to the third embodiment, the QR code may also be used in step S204 to download the user-specific data required for completing the form, and then step S202 may be omitted. This also allows generation of the completed form in third place independently of the user or his terminal.

3 zeigt eine schematische Draufsicht auf ein mobiles Endgerät 80, wie bspw. ein Smartphone oder Tablet-Computer mit einem berührungsempfindlichen Bildschirm (Touchscreen) 82, der im Betrieb in einen Steuerbereich 82-2 mit durch Berührung aktivierbaren Steuerfeldern (Softkeys) 84 und einem Speicheranzeigebereich 82-2 zur Anzeige generierter und vervollständigter Formulare und/oder erfasster Dokumente 86. Durch die Steuerfelder 84 können verschiedene Dokumentengenerierungsfunktionen aktiviert werden, wie etwa Scannen des Formularcodes, Erfassen eines formularbezogenen Dokuments, Vervollständigen eines Formulars, Nachverfolgen eines versendeten ausgefüllten Formulars oder dergleichen. Im mobilen Endgerät 80 gemäß dem vierten Ausführungsbeispiel kann die im Wesentlichen der Funktion der Generierungssteuerung 20 in 1 entsprechende Anwendungssoftware als sogenanntes Applet oder sogenannte App installiert sein, die auf entsprechende benötigte Funktionalitäten des mobilen Endgeräts, wie bspw. eine Kamera, zum Scannen des formularidentifizierenden QR-Codes und/oder des formularbezogenen Dokuments. 3 shows a schematic plan view of a mobile terminal 80 such as a smartphone or tablet computer with a touch-sensitive screen (touch screen) 82 who is in operation in a tax area 82-2 with touch-activated panels (softkeys) 84 and a memory display area 82-2 to display generated and completed forms and / or recorded documents 86 , Through the control panels 84 For example, various document generation functions may be activated, such as scanning the form code, capturing a form-related document, completing a form, tracking a completed completed form, or the like. In the mobile terminal 80 According to the fourth embodiment, the substantially the function of the generation control 20 in 1 corresponding application software be installed as a so-called applet or so-called app, the corresponding required functionalities of the mobile terminal, such as a camera for scanning the form-identifying QR code and / or the form-related document.

Somit kann ein vervollständigtes Formular automatisch durch bloßes zweimaliges Betätigen der integrierten Kamera in Verbindung mit einer Codeabtastungsfunktion bzw. einer Dokumentenerfassungsfunktion erzeugt werden.Thus, a completed form can be automatically generated by merely operating the integrated camera twice in conjunction with a code scanning function or a document detection function.

4 zeigt ein schematisches Blockschaltbild eines Dokumentengenerierungssystems gemäß einem fünften Ausführungsbeispiel, bei dem ein Steuerbefreiungsformular für von Reisenden getätigte Auslandseinkäufe automatisch mit nutzerspezifischen und verkaufsstellenspezifischen Daten vervollständigt wird. 4 FIG. 12 is a schematic block diagram of a document generation system according to a fifth embodiment, in which a traveler-made foreign-sourcing tax-exempt form is automatically completed with user-specific and point-of-sale-specific data.

Eine auf einem mobilen Endgerät installierte Anwendungssoftware (App) 410 sendet eine Internet-Anfrage mit einer Reihe von bspw. basierend auf einer formularunabhängigen Codeabtastung gewonnenen Parametern (z.B. Tutoridentifikation, Email-Adresse, Länderkennung, Verkaufsstellenidentifikation, Touristenidentifikation, Gruppenidentifkation etc.) per http-Protokollnachricht zu einem Server 420, der die Anfrage bearbeitet und basierend auf den Parametern ein angepasstes Steuerbefreiungsformular 400 generiert. Hierzu greift der Server 420 auf eine Datenbank (nicht gezeigt) mit dort gespeicherten Namens- und Adressdaten zu. Basierend auf der Touristenidentifikation kann der Server 420 detaillierte Informationen (wie etwa Name, Nationalität, Ausweisnummer, Heimatadresse, Zahlungspräferenzen etc.) eines Reisenden aus der Datenbank gewinnen. Der Server 420 vervollständigt das Steuerbefreiungsformular basierend auf den von der Datenbank gelesenen Informationen, berechnet den Steuerrückzahlungsbetrag, zählt das Steuerbefreiungsformular für einen künftigen Nutzungsbonus und sendet das ausgefüllte Formular an die Anwendungssoftware 410 zurück, mittels der das ausgefüllte Formular dann an eine entsprechende bearbeitende Finanzbehörde und/oder eine entsprechende zuständige Abteilung oder Einrichtung des Betriebs weitergeleitet werden kann.An application software (app) installed on a mobile device 410 sends an Internet request with a number of parameters obtained, for example, based on a form-independent code scan (eg tutor identification, email address, country code, point of sale identification, tourist identification, group identification, etc.) to a server via http protocol message 420 who processes the request and based on the parameters of a customized tax exemption form 400 generated. For this purpose, the server attacks 420 to a database (not shown) with name and address data stored there. Based on the tourist identification, the server can 420 Gain detailed information (such as name, nationality, ID number, home address, payment preferences, etc.) of a traveler from the database. The server 420 completes the tax exemption form based on the information read from the database, calculates the tax refund amount, counts the future use bonus tax exemption form, and sends the completed form to the application software 410 back, by means of which the completed form can then be forwarded to a corresponding processing tax authority and / or a corresponding competent department or institution of the business.

5 zeigt ein schematisches Blockschaltbild eines Dokumentengenerierungssystems gemäß einem sechsten Ausführungsbeispiel, bei dem ein QR-Code auf einem Steuerbefreiungsformular 500 abgetastet und automatisch mit einem Nutzer verknüpft wird. 5 shows a schematic block diagram of a document generation system according to a sixth embodiment, in which a QR code on a tax exemption form 500 scanned and automatically linked to a user.

Dem Steuerbefreiungsformular 500 ist eine eindeutige Identifizierung (z.B. „DE1606221721LKTX“) zugewiesen, wobei in dem vorgenannten Beispiel „DE“ für Deutschland steht, „1606221721“ eine Zeitangabe der Erstellung des Formulars kennzeichnet, und „LKTX“ eine Zufallsfolge darstellt. Die Identifizierung kann dann gemeinsam mit einer Adresse eines Servers 520 bspw. mittels eines Kodierungsschemas wie bspw. Base64 kodiert werden, wodurch eine vom Menschen nicht lesbarer Zeichenfolge erhalten wird, die dann mittels einem weiteren Kodierungsschema wie bspw. das QR-Kodierungsschema in ein QR-Codemuster umgewandelt und auf das Formular aufgebracht wird.The tax exemption form 500 is assigned a unique identification (eg "DE1606221721LKTX"), where in the above example "DE" stands for Germany, "1606221721" indicates a time of creation of the form, and "LKTX" represents a random sequence. The identification may then be shared with an address of a server 520 For example, by means of a coding scheme such as. Base64 are encoded, whereby a human-unreadable string is obtained, which is then converted by means of a further coding scheme such as the QR encoding scheme in a QR code pattern and applied to the form.

Eine auf einem mobilen Endgerät installierte Anwendungssoftware (App) 510 tastet dann den auf dem Formular aufgebrachten QR-Code ab und dekodiert ihn gemäß den Vorgaben bspw. der QR- und Base64-Dekodierung. Dann sendet die Anwendungssoftware 510 eine Internet-Anfrage mit der dekodierten Formular-identifizierung und einer Identifizierung eines aktuellen Nutzers per http-Protokollnachricht zu dem Server 520, der die Anfrage bearbeitet und basierend auf den Parametern ein eine Verknüpfung zwischen dem Formular und dem Nutzer herstellt und das Verknüpfungsergebnis zur Vervollständigung des Steuererstattungsformulars an die Anwendungssoftware 510 zurücksendet. Die Anwendungssoftware 510 vervollständigt das Steuerbefreiungsformular basierend auf den erhaltenen Verknüpfungsinformationen, berechnet den Steuerrückzahlungsbetrag, zählt das Steuerbefreiungsformular für einen künftigen Nutzungsbonus und leitet das ausgefüllte Formular dann an eine entsprechende bearbeitende Finanzbehörde im Heimatland weiter.An application software (app) installed on a mobile device 510 then scans the QR code applied to the form and decodes it in accordance with the specifications of, for example, QR and Base64 decoding. Then send the application software 510 an Internet request with the decoded form identification and an identification of a current user via http protocol message to the server 520 who processes the request and, based on the parameters, establishes a link between the form and the user, and the result of the association to complete the tax refund form to the application software 510 returns. The application software 510 completes the tax exemption form based on the obtained link information, calculates the tax refund amount, counts the future use bonus tax exemption form, and then forwards the completed form to a corresponding processing tax authority in the home country.

Schließlich ist noch anzumerken, dass die vorliegende Erfindung selbstverständlich auch zur Generierung anderer elektronischer Formulare in allen Lebens- und Technologiebereichen eingesetzt werden kann. Die in den Ausführungsbeispielen erwähnten Funktionalitäten können durch eine Softwarelösung vollständig oder teilweise implementiert sein, die durch ein Programm mit Codemitteln (bspw. Programmcode odgl.) zum Ausführen der betreffenden Schritte bei deren Ablauf auf einem Computersystem realisiert ist.Finally, it should be noted that the present invention can of course also be used to generate other electronic forms in all areas of life and technology. The functionalities mentioned in the exemplary embodiments can be completely or partially implemented by a software solution that is implemented by a program with code means (for example program code or the like) for carrying out the relevant steps during their execution on a computer system.

Zusammenfassend wurden ein Verfahren und eine Vorrichtung zur elektronischen Dokumentengenerierung beschrieben, wobei ein für ein zur Datenübermittlung verwendetes Formular bereitgestellter Code zur Herstellung einer Verknüpfung zwischen dem Formular und einer Anwendungssoftware abgetastet und ein formularbezogenes Dokument zur Verknüpfung des Dokuments mit einer Funktion der Anwendungssoftware optoelektronisch erfasst wird. Auf dem Dokument bereitgestellte formularbezogene Daten werden mittels der Funktion der Anwendungssoftware extrahiert und das Formular wird durch Eintragen von durch die Anwendungssoftware bereitgestellten, nutzerspezifischen Daten und der erfassten formularbezogenen Daten in entsprechende vorbestimmte Felder des Formulars vervollständigt.In summary, an electronic document generation method and apparatus has been described in which a code provided for a form used for data transmission is scanned for establishing a link between the form and an application software, and a form-related document for linking the document with a function of the application software is detected opto-electronically. Form-related data provided on the document is extracted by means of the application software function, and the form is completed by entering user-specific data provided by the application software and the form-related data collected into corresponding predetermined fields of the form.

Claims

Method for electronic document generation, with the steps: - scanning a form used for data transmission ( 300 ) provided codes ( 200 ) and / or a custom code for making another form ( 300 ) and / or a link between the form ( 300 ) and an application software and / or a database; - opto-electronic recording of a form-related document ( 100 ) for linking the document ( 100 ) with a function of the application software; - Extract from on the document ( 100 ) provided form-related data by means of the function of the application software; - Providing user-specific data by the application software; and - completing the form ( 300 ) by entering the user-specific data and the recorded form-related data in corresponding predetermined fields ( 310 ) of the form ( 300 ).

The method of claim 1, further comprising the step of performing a data submission using the completed form ( 300 ) to an editing office.

The method of claim 1 or 2, wherein the step of scanning comprises scanning a QR code ( 200 ).

Method according to one of the preceding claims, wherein a code ( 200 ) on a form ( 300 ) is arranged.

The method of any of claims 1 to 3, further comprising the step of downloading the customized data from a network server using the scanned code ( 200 ).

The method of claim 5, further comprising the step of downloading the form ( 300 ) from the network server by means of the application software using the scanned code ( 200 ).

Method according to one of the preceding claims, wherein the steps of scanning the code ( 200 ) and the opto-electronic detection of the document ( 100 ) with a mobile terminal ( 80 ), and wherein the application software has one on the mobile terminal ( 80 ) installed application software includes.

The method of claim 5, further comprising the step of inputting the user-specific data when installing the application software on the mobile terminal ( 80 ).

A computer program comprising code means for performing the steps of any one of claims 1 to 8 when executed on a computer system.

Apparatus for electronic document generation, comprising: - a scanner ( 10 ) for scanning a form used for data transmission ( 300 ) provided codes ( 200 ) and / or a custom code ( 200 ) for the production of another form ( 300 ) and / or a link between the form ( 300 ) and a function of a control device ( 20 ); A detection device ( 40 ) for the opto-electronic recording of a form-related document ( 100 ) for linking the document ( 100 ) with the function of the control device ( 20 ) and / or a database; and an extraction device ( 30 ) to extract on the document ( 100 ) provided form-related data; - wherein the control device ( 20 ) is provided for providing user-specific data and for completing the form ( 300 ) by entering the user-specific data and the recorded form-related data in corresponding predetermined fields ( 310 ) of the form ( 300 ).

Mobile terminal ( 80 ) with a device according to claim 10.