CN1755717A - 一种电子邮件资料的分类储存及查阅方法 - Google Patents

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朱贤良
张宏生
林敬尧
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Abstract

本发明公开了一套针对历史电子邮件的分类、储存及查阅的方法，可以将这些资料制作成一本本电子书，并通过各种分类的方式，制作出不同类别的章节目录，使用者就可以像阅读书籍一样地去阅读所需要的电子邮件内容。本发明的方法是先从电子邮件服务器或电子邮件档案中撷取一个期间的邮件，并依邮件的属性或内容加以分类，这些分类将转换成电子书的章节目录，由章节目录再对应到实际电子邮件的内容，如此，就可以制作出一本易于阅读电子邮件的的电子书。本发明能有效整理大量的电子邮件资料，改善现有电子邮件读信软件对历史电子邮件查询阅读的不方便。

Description

一种电子邮件资料的分类储存及查阅方法
技术领域
本发明涉及一种电子邮件资料的分类储存查阅的方法，特别是一种将电子邮件资料制作成电子书的分类储存方法。
背景技术
于现今社会中，电子邮件的使用已相当普及，每个人的电子邮件信箱中堆积了许多的信件，当资料越来越庞大，使用现有的电子邮件阅读程序如Outlook(Express)、Netscape Message等，都不易查阅过去(如半年前)的电子邮件，因此使用者需要花许多时间由大量过去邮件中搜寻。现在公司的运行方式，电子邮件往来已成为一个不可缺少的沟通工具，公司每天所收到的电子邮件，如个人往来、商业往来、甚至垃圾信件，已经到了非常大量的地步，所以大多数人的电子邮件信箱都累积了许多的信件。这些电子邮件也渐渐地包含许多重要的商业文件，包括了机密文件、交易秘密、交易过程及许多重要的商业数字资产，甚至专利申请过程的证据；这些电子邮件资料与纪录对个人与公司都是重要的参考信息及数字资产，但现在都埋藏在电子邮件信箱中。而电子邮件中也包含括许多私人信件，所以各个种类的邮件都集中一处，当需要去查阅过去某特定时间特定种类邮件时，得花相当时间才能找到。虽然现在电子邮件阅读程序可以提供基本的分类，但是只能对单一项目(如寄件人，标题，或关键词)搜寻；对单一项目所搜寻到信件，也可能因为不同事情而包含大量信件，要在这些信件中找到所需的资料，是一件消耗心力和时间的工作。
归纳前述情形，因为从大量的历史电子邮件资料中，使用者无法有效率地找到所需的资料，所以如果能够有一个简单的方式，可以将该等电子邮件资料进行分类储存，制作成电子书，如此当需要查阅过去的电子邮件资料时将可迅速找到所需要邮件，进而节省许多时间并提升工作效率；更甚者，如果能将该等分类过的电子书存放在PDA或手机中，则可让使用者随身携带，更能提升查询资料时的便利性。
发明内容
本发明的主要目的是提供一种电子邮件资料的分类储存查阅方法，该方法可将特定期间内的复数笔电子邮件资料依其属性特征(如收件日期、寄件者、标题主旨或资料内关键词等)进行分类，并转换成一种具有不同章节目录的电子书的形式，以达到方便阅读及有效查询所需电子邮件资料的功效。
本发明的次要目的是提供一种电子邮件资料的分类储存方法，该方法系可将分类完成的电子书储存于一储存媒体中，故使用者可将该电子书随身携带并查询的，以达到便于查询所需电子邮件资料的功效。
为达上述目的，该电子邮件资料的分类储存方法包括：
a)提供一伺服装置以及一储存媒体，该伺服装置具有电子邮件资料；
b)从该伺服装置撷取预定期间内的电子邮件资料储存至该储存媒体；
c)将储存于该储存媒体的电子邮件资料依该等电子邮件资料的至少一特征，分类成具有至少一章节目录的电子书；以及
d)将章节目录对应至电子邮件的内容
为了便于进一步了解本发明的结构、功效及其方法，下面结合附图以具体实例对本发明进行详细说明。
附图说明
图1是本发明用于电子邮件架构的示意图；
图2是本发明电子邮件资料的分类储存方法的示意图；
图3是利用本发明所产生的具有分类目录的电子书的示意图；以及
图4是利用本发明所产生的电子书的操作示意图。
附图标记说明：1电子书；1A电子书；1B电子书；2邮件伺服装置；3服务器端软件；4客户端软件；5使用者邮件资料夹；9电子邮件架构；11目录；12目录；13目录；14目录；70开始分类电子邮件资料；71提供电子邮件资料；72设定一段期间；73从该电子邮件资料中将该段期间内的电子邮件资料撷取并储存至一储存媒体；74将储存于该储存媒体的电子邮件资料依该等电子邮件资料的至少一特征分类成具有至少一章节目录的电子书；75结束分类电子邮件资料；80开始操作该电子书；81使用者输入或选择一个或多个目录特征；82电子书由已分类过的目录中选择符合该特征的目录；83使用者是否输入其它目录特征；84电子书显示该等选择出的章节目录资料；85阅读该章节的电子文件；86结束操作该电子书。
具体实施方式
请参照图1所示的本发明用于电子邮件架构的示意图。于图1中，电子邮件架构9包括一邮件伺服装置2，该邮件伺服装置2为一邮件服务器、服务器端软件3、客户端软件4以及使用者邮件资料夹5。电子邮件(图中未示出)一般储存于该邮件伺服装置2中；或当使用者欲收信时，可操作客户端软件4，通过电子邮件通讯协议(POP)或互联网讯息存取通讯协议(IMAP)，通知服务器端软件3，到该邮件伺服装置2上取得电子邮件至该使用者邮件资料夹5。因此，电子邮件资料主要储存于该邮件伺服装置2或该使用者邮件资料夹5中，而本发明电子邮件资料的分类储存方法可从该邮件伺服装置2或该使用者邮件资料夹5中的电子邮件资料里面撷取出特定期间内的资料后，分别转换为具有已分类目录的电子书1A与电子书1B，而分类方法将稍后描述。
请参照图2与图3所示的本发明电子邮件资料的分类储存方法以及利用本发明所产生具有以分类为章节目录的电子书的示意图。其中在步骤70开始分类电子邮件资料；接着于步骤71中提供电子邮件资料，如某公司的邮件服务器或某人的使用者邮件资料夹；在步骤72设定一段期间，如过去一年(2003年1月至2003年12月)；步骤73是从该电子邮件资料中将该段时间内的电子邮件资料撷取并储存至一储存媒体，该储存媒体系可为硬式磁盘驱动器或闪存等，当然，该储存媒体亦可为任何可储存电子邮件资料的储存媒体；在步骤74中将储存于该储存媒体(如硬式磁盘驱动器)的电子邮件资料依该等电子邮件资料的至少一属性特征分类成具有至少一章节目录的电子书，该属性特征可为收件日期、寄件者、标题主旨、内容分类或电子邮件资料中的关键词等，当然，该属性特征亦可为任何使用者定义的信息；在步骤75结束分类电子邮件资料。
图3中的电子书1包括一目录11、一目录12、一目录13及一目录14，该目录11根据电子邮件的收件日期分类而成的书籍章节，该目录12根据电子邮件的寄件者分类而成，该目录13根据电子邮件的邮件标题(主旨)分类而成，该目录14则根据电子邮件的内容种类分类而成，因此当使用者欲搜寻某特定内容，如会议通知，则只需进入电子书1的目录13，点选目录会议通知，即可查读到所有的会议通知文件；又如需要所有2003年3月的所有电子邮件资料时，只需翻至目录11点选2003年3月，即可得到所需的电子邮件资料。使用者可以多重选择分类，如先进入目录13点选会议通知，再进入目录11点选2003年3月，即可得到2003年3月中有关会议的电子邮件资料。
图4是利用本发明所产生的电子书的操作示意图。其中，在步骤80开始操作该电子书；在步骤81由使用者输入或选择一个或多个目录特征，如收件日期、寄件者、标题主旨、内容分类或电子邮件资料中的关键词等；在步骤82，电子书从已分类过的目录中选择符合该特征的目录；在步骤83，检查使用者是否输入其它目录特征，若是，则回到步骤82，若否，则进入步骤84；在步骤84，电子书显示该等选择出的章节目录资料，以便于让使用者阅读；在步骤85，阅读该章节的电子文件；在步骤86结束操作该电子书。
此外，藉由本发明分类完成的电子书由于可储存于一储存媒体中(如硬式磁盘驱动器或闪存等)，故使用者可将该存有电子书的储存媒体随身携带并以适当平台装置操作以显示该电子书的内容，如此，可增加应用时的便利性并能随时查询所需的资料。
以上所述仅为本发明的较佳实施例，不能以此限定本发明的范围。因此，凡依本发明权利要求所作的均等变化与修饰的，皆应属于本发明专利涵盖的范围内。

Claims (11)

1、一种电子邮件资料的分类储存方法，包括：
a)提供一伺服装置以及一储存媒体，该伺服装置具有电子邮件资料；
b)撷取该伺服装置内的预定期间中的电子邮件资料储存至该储存媒体；以及
c)将储存于该储存媒体的电子邮件资料依该等电子邮件资料的至少一特征，分类成具有至少一章节目录的电子书。
d)将章节目录对应至电子邮件的内容。
2、如权利要求1的电子邮件资料的分类储存方法，其中该若干笔电子邮件资料储存在邮件服务器端。
3、如权利要求1的电子邮件资料的分类储存方法，其中该若干笔电子邮件资料储存在使用者邮件资料夹中。
4、如权利要求1的电子邮件资料的分类储存方法，其中该若干笔电子邮件资料由使用者所使用。
5、如权利要求1的电子邮件资料的分类储存方法，其中该特征是电子邮件资料的收件日期。
6、如权利要求1的电子邮件资料的分类储存方法，其中该特征是电子邮件资料的寄件人。
7、如权利要求1的电子邮件资料的分类储存方法，其中该特征是电子邮件资料的标题主旨。
8、如权利要求1的电子邮件资料的分类储存方法，其中该特征是电子邮件资料中的关键词。
9、如权利要求1的电子邮件资料的分类储存方法，其中该储存媒体是硬式磁盘驱动器。
10、如权利要求1的电子邮件资料的分类储存方法，其中该储存媒体是闪存。
11、如权利要求1的电子邮件资料的分类储存方法，其中该电子书可于一装置平台上被执行。
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