CN1227604C - 工作共享和通信 - Google Patents

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Abstract

公开了一种用于在面向服务的产业中进行工作共享和通信的方法和设备。包括通信部件和数据存储部件的网站系统允许用户以电的方式输入数据。然后，该方法和设备以电的方式将输入数据存储到存储部件中，自动确定数据将被发送到网站系统的那些其它相关部分，并将数据分发到那些确定的部分。这样，数据被存储在数据存储部件中，并且向网站相关部分的用户发送一种通信，以通知它们新存储的数据。

Description

工作共享和通信
技术领域
本发明涉及因特网上的工作共享和通信。更具体地说，本发明涉及在因特网上与专业人员交换信息，并将此信息存储在远离该专业人员的地方。
相关申请的交叉引用
不适用。
与联邦资助的研究或发展有关的声明
不适用。
背景技术
在许多服务型行业中，硬拷贝的纸件文件和/或具有在专用网络上相互连接的终端的计算机系统包含、存储和组织每日业务运作所需的信息。
本发明的一个重要目的是为专业人员提供改进的信息存储和检索。
发明内容
根据本发明，工作共享和通信包括网站系统，此网站系统至少包括通信部件和数据存储部件，允许用户在互联网上用电的方式输入数据。输入的数据可以以电的方式存储在数据存储部件中。接着，网站系统自动确定将数据发送到网站系统的哪些其它相关部分(例如计费、日历等)。然后，数据被自动分发到所确定的那些部分。在那里，数据被存储在数据存储部件中，一种通信(例如电子邮件)被通过互联网发送给网站相关部分的用户，以通知他们新存储的数据。
在本发明的几个方面中，系统包括计算机程序，它被设计为确定电存储数据将被发送到网站系统的哪些部分，自动确定哪些部分是相关的。它接收电存储数据，处理此电存储数据与网站系统的哪些部分相关，以及进行自动分发，以相应地分发电存储数据。
根据本发明的一个方面，一种通过互联网与网站系统进行工作共享和通信的方法，所述网站系统包括至少一个通信部件和一个数据存储部件，允许在职业办公室中的用户通过互联网以电子操作的方式输入数据，所述方法包括：
将通过互联网接收的数据以电子操作的方式存储在所述网站系统的一个数据存储部件中；
自动确定所述以电子操作的方式存储的数据将被发送到所述网站系统的哪些相关部分；
自动将所述以电子操作的方式存储的数据分发到所述网站系统被自动确定的相关部分；
将分发到所述网站系统所述相关部分的数据以电子操作的方式存储在另一数据存储部件中；以及
通过互联网自动将所述网站系统中所述的存储的数据传递给相关用户。
根据本发明的另一个方面，一种用于工作共享和通信的设备，它包括：
网站系统上的计算机，所述网站系统包括至少一个通信部件和一个数据存储部件，允许在职业办公室中的用户通过互联网以电子操作的方式输入数据；
用于以电子操作的方式存储以电子操作的方式输入到所述网站系统中的数据的数据存储装置；
一个计算机，所述计算机包括用于自动确定所述以电子操作的方式存储的数据将被发送到所述网站系统的哪些相关部分的计算机程序；
一个计算机，所述计算机包括用于自动将所述以电子操作的方式存储的数据分发到所述网站系统中所述被自动确定的相关部分的计算机程序；
用于以电子操作的方式存储所述分发到所述网站系统的所述相关部分的数据的数据存储装置；以及
一个计算机，所述计算机包括用于通过互联网自动将所述网站系统中的所述存储数据传递给相关用户的计算机程序。
根据本发明的又一个方面，一种用于对职业办公室中的用户进行注册和分组的方法，包括：
将注册用户分配到指定工作组；
在互联网上为所述指定工作组分配到网站系统的存取级别；
将所述指定工作组限制在所述分配的到所述网站系统的存取级别；以及
在互联网上向所述指定工作组提供通信的能力，其中所述指定工作组被限于分配了存取级别的工作组。
在本发明的一个实施例中，用于工作共享和通信的设备包括用于提供网站系统的计算机，这个网站系统至少包括通信部件和数据存储部件，允许用户在互联网上从远处以电的方式输入数据。输入的数据被存储在数据存储装置中(即中央主计算机)，接着计算机程序自动确定将电存储数据发送到网站系统的哪些其它相关部分(例如计费、日历等)。然后，另一计算机程序自动将电存储数据分发到自动确定的网站系统的其它相关部分。在那里，数据存储装置以电的方式存储这些分发到网站系统的其它相关部分的数据。计算机程序，例如电子邮件程序，通过互联网将网站系统中新存储的数据传递给其他相关用户。
本发明的一个实施例是一种用于注册和分组用户的方法。在网站系统注册了的用户被分配到特定的工作组。每个工作组具有到网站系统的不同访问级别。取决于用户的访问级别，为他们提供其工作组特定的特定通信能力。
本发明的一个实施例是一种用于将用户注册到内部/外部网站系统的方法。最初，网站提示用户输入业务信息、用户数量和在互联网上的组织规模。一旦他们输入这些信息，这些信息就被存储在网站系统的一个存储部件中。接着，网站系统提示用户输入信用卡信息，并将此信息存储在网站系统的一个存储部件并对该信息进行验证。一旦经过验证，网站系统就提示用户输入用户名、密码和一个组，它们接着被存储在网站系统的存储部件中。网站系统从服务器复制内联网由用户使用。
本发明有许多优点。例如，知识管理网站系统为业务申请功能(如组织、维护和更新数据)提供许多附加特性。工作共享可以自动和加速执行，还有数据存储和归档也是一样。另一个优点是通过自动电子邮件消息、日历更新和邮寄备忘录来提高通信。本发明还通过自动部门间通信、自动数据存储和自动数据检索为多部门业务提供快速自动的整合。
也可以远程访问网站系统，这意味着业务不限于依赖于站点的网络。独立于站点解放了服务型行业，使其不必返回到特定站点来整合从站点以外获得的数据。远程存储信息使得业务不需要拥有或维护硬件和软件。可以在一个虚拟的办公环境中从事业务，这使得业务以更低的成本更易接近。既然网站系统既有内部网功能、又有外部网功能，因此它需要很少的人力支持来维护网站系统。
本发明还有一个优点就是节约员工时间。当员工输入数据时，此数据将会被自动发送给所有其他相关员工。一起工作的员工不需要再用时间追寻并捕获数据。员工利用很少时间来保持、维护、更新、组织、传送以及简单地寻找数据。而且，数据和文件更不易丢失、无组织以及缺乏维护和更新。
网站系统还提供预建立的、部门特定的和地域特定的链接，这些链接易于访问，并且全部在合适的功能区内的单一环境中维护。例如，某个给定州中业务的工资工作组部分可能具有到该州中工资公司的工资专用链路，以及银行部分可能具有到相邻地域中特定银行的链路。
从以下参考附图阅读的特性、目的和详细描述中可得出本发明的其它优点。
附图说明
图1是在网站系统中实现的处理流程管理系统的方框图，用于管理和控制根据本发明的网站系统的用户进行的工作流程活动。
图2是描述本发明的自动确定、分发和通信步骤的流程图。
具体实施方式
图1是根据本发明工作的工作流程管理和通信网站系统的方框图。在本发明的一个例示实施例中，诊所使用网站系统运行其日常工作。一位用户，例如一名医生，在步骤20通过在一台连接到互联网的计算机上键入URL地址来登录网站系统。网页21出现并提示用户在步骤22增加或编辑信息。接着，用户按照要求增加或编辑信息。该信息被网站系统在步骤23存储，并且屏幕关闭。
步骤24描述的是，网站系统然后自动确定内联网中该诊所特定的哪个工作组是与步骤22所增加或编辑的信息相关的。例如，该用户是一名医生，他从家中给患者打电话。他记录谈话笔记，并在步骤22中将其作为新信息添加。在保存了转录的谈话且屏幕关闭后，网站系统在步骤24自动确定该信息应被发送到“医疗记录”工作组去。一旦网站系统确定信息应该传送的工作组，系统就会自动确定需要进行哪几个步骤以将该信息准确发送。
步骤25描述网站系统自动确定是否应该发送电子邮件给步骤24确定的工作组。如果确定应该发送电子邮件，网站系统会在步骤30自动产生一个专门为所增加信息和确定的工作组制作的定制电子邮件。返回到上面的例示，网站系统确定医疗录音组应该在步骤25接收电子邮件。接着，它按步骤30自动产生电子邮件，其中包括医生转录的谈话、医生姓名、通话所用时间和一条要求医疗记录组在患者病历中打印该副本并形成文件的消息。在步骤40中，网站系统自动确定步骤30所产生的电子邮件应该发送给谁。它还自动确定是否需要应答邮件并将在所产生的邮件中显示该确定。网站系统在步骤41自动发送电子邮件给步骤40所确定的用户。如果在步骤25，网站系统确定不应该发送电子邮件，则它在步骤31中将信息存储在数据存储部件中。
步骤26描述网站系统自动确定是否需要增加或变更复核政策。通常在一个诊所中，要制定诸如办公室政策、医务政策、人事政策等政策，以确保正确的程序有序进行。如果影响这些政策的信息在步骤22中有所增加或被编辑，则一旦选中某个或某些工作组，网站就会自动确定在步骤26中是否需要对政策改变或新政策进行复核。如果答案是肯定的，步骤32描述网站系统自动安排与一个或多个检查者的相关接触。检查者由整个工作组、或其中任何数量的个体成员组成。一旦安排了这些检查者，网站系统会在步骤42在检查到期后自动给他们发送复核提示。如果在步骤26，网站系统确定不需要复核，则系统在步骤31将信息存储在数据存储部件中。
步骤27描述网站系统自动确定是否需要在日历程序中增加或变更日历更新。如果，例如网站系统在步骤26确定需要检查，它将自动确定需要在被安排进行检查的恰当的个人日历程序中进行日历更新。这一确定由步骤27描述。在步骤34中，网站系统将自动在一个或多个检查者日历的适当日期中放置一个符号。如果在步骤27，网站系统确定不需要日历更新，则系统在步骤31将信息存储在数据存储部件中。
图2显示在雇佣新员工59时自动进行的步骤的流程图，并将信息输入到网站系统中。参照图1，当用户输入新员工信息时，网站系统在步骤24自动选择所有的工作组。本发明自动发送电子邮件60给内联网上的所有用户，介绍并欢迎新员工。网站系统还自动发送电子邮件61给适当的国家和联邦雇佣和税务机构，以传递所需税务和雇佣信息。网站系统还自动更新新员工的管理人员的要完成事宜列表62和日历63，有效地制定员工考察的考察日期并提醒管理人员。电子邮件64也发送给工资部门，以通知他们开始处理新员工的工资。
在远程站输入的软件，以及可从莲花公司购得莲花R5(LotusR5)软件的本发明医疗系统的例示实施例装在CD-ROM中。
显然，本领域的技术人员可以在不背离本发明概念的情况下，而不大量采用并偏离在此处公开的特定设备和技术。因此，本发明旨在由所附权利要求书的精神和范围进行限制。

Claims (13)

1.一种通过互联网与网站系统进行工作共享和通信的方法，所述网站系统包括至少一个通信部件和一个数据存储部件，允许在职业办公室中的用户通过互联网以电子操作的方式输入数据，所述方法包括：
将通过互联网接收的数据以电子操作的方式存储在所述网站系统的一个数据存储部件中；
自动确定所述以电子操作的方式存储的数据将被发送到所述网站系统的哪些相关部分；
自动将所述以电子操作的方式存储的数据分发到所述网站系统被自动确定的相关部分；
将分发到所述网站系统所述相关部分的数据以电子操作的方式存储在另一数据存储部件中；以及
通过互联网自动将所述网站系统中所述的存储的数据传递给相关用户。
2.如权利要求1所述的方法，其特征在于：所述自动确定是由一计算机程序控制，所述计算机程序被编程为用以确定所述以电子操作的方式存储的数据将被发送到所述网站系统的哪些相关部分。
3.如权利要求2所述的方法，其特征在于：所述计算机程序控制确定所述以电子操作的方式存储的数据与所述网站系统的哪些部分相关，并且进行自动分发，以相应地分发所述以电子操作的方式存储的数据。
4.如权利要求3所述的方法，其特征在于：所述网站系统的所述部分还包括知识管理系统的部分。
5.如权利要求4所述的方法，其特征在于：所述知识管理系统还包括服务业知识管理系统。
6.如权利要求5所述的方法，其特征在于：所述服务业来自于由医疗业务、医院和医疗健康保障组织组成的组。
7.如权利要求5所述的方法，其特征在于：所述服务业来自于由律师事务所、法律事务所、法院和法律事务实体组成的组。
8.如权利要求5所述的方法，其特征在于：所述服务业来自于由会计事务所、税务所、临时劳务公司、财务和劳务事务实体组成的组。
9.如权利要求1所述的方法，其特征在于：所述电子存储发生在一远程数据处理机器，所述机器可通过一由互联网和内联网组成的组中的一信道从远程终端存取。
10.如权利要求1所述的的方法，其特征在于：所述自动分发是由一计算机程序控制，所述计算机程序被编程为将所述以电子操作的方式存储的数据分发到所述网站系统的所述被自动确定部分。
11.一种用于工作共享和通信的设备，它包括：
网站系统上的计算机，所述网站系统包括至少一个通信部件和一个数据存储部件，允许在职业办公室中的用户通过互联网以电子操作的方式输入数据；
用于以电子操作的方式存储以电子操作的方式输入到所述网站系统中的数据的数据存储装置；
其中，所述网站系统运行用于自动确定所述以电子操作的方式存储的数据将被发送到所述网站系统的哪些相关部分的计算机程序；
其中，所述网站系统运行用于自动将所述以电子操作的方式存储的数据分发到所述网站系统中所述被自动确定的相关部分的计算机程序；
用于以电子操作的方式存储所述分发到所述网站系统的所述相关部分的数据的数据存储装置；以及
其中，所述网站系统运行用于通过互联网自动将所述网站系统中的所述存储数据传递给相关用户的计算机程序。
12.如权利要求11所述的设备，其特征在于：所述网站系统包括通过链路与所述计算机互连的用户所使用的远程计算机终端机。
13.如权利要求11所述的设备，其特征在于：所述数据存储包括存储所述输入数据的数据存储装置和存储分发到所述网站系统的所述相关部分的数据的数据存储装置。
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