CN116862412A - 一种智慧政务办公平台系统的办公管理方法 - Google Patents

一种智慧政务办公平台系统的办公管理方法 Download PDF

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Abstract

本发明公开一种智慧政务办公平台系统的办公管理方法，涉及计算机技术领域，包括：引入Activiti工作流引擎和BPMN；系统初始化，配置公文流程节点设置项和公文审批笺样式；根据业务场景自定义公文流程；发起流程并开始审批；根据公文笺和公文流程进行进一步的配置。根据公文办理的业务流转环节，归纳总结为八类(发起人、转发人、审批人、承办人、文号填写人、秘书助理、值班人员、跨单位人员)，依据这八类环节，将流程进行开放式设计，可灵活流转，循环审批，通过参数配置还可根据不同的业务场景，对特定的业务环节进行灵活排序、启用或跳过，真正做到一次开发，极少配置，灵活应对各类公文办理的业务流程需要。

Description

一种智慧政务办公平台系统的办公管理方法
技术领域
本发明涉及计算机技术领域，尤其涉及一种智慧政务办公平台系统的办公管理方法。
背景技术
政务办公管理存在着信息传递不畅、办公流程冗杂、数据库分散等问题，使政务办公效率低下且存在安全隐患。现有的办公管理系统，大多仅实现了基础的办公自动化，未能实现高级自动化及人工智能应用。目前现有的流程流转方式，通常是按照每个客户的实际需求，进行流程定制，在客户需求发送变更后，还需通过对流程进行修改，重新发布新流程的方式进行实现，每次都涉及一定程度的研发或实施运维工作量。
随着政务办公系统应用客户的增加，发现不同客户使用的公文办理流程及审批用的公文笺虽不尽相同，但也都是大同小异，为避免针对每个客户都进行定制开发，就有必要针对业务流程进行归纳总结，明确全量的公文笺显示信息，对应各类审批流转环节，梳理出全量的业务场景，通过配置简单参数即可实现客户需求，摒弃了传统通过表单设计器和BPM工作流引擎的调整来重新进行流程定制的实现方式，时间更短，效率更高，交付成本更低。
发明内容
本发明提供了一种智慧政务办公平台系统的办公管理方法，包括：
Step1、引入Activiti工作流引擎和BPMN；
Step2、系统初始化，配置公文流程节点设置项和公文审批笺样式；
Step3、根据业务场景自定义公文流程；
Step4、发起流程并开始审批；
Step5、根据公文笺和公文流程进行进一步的配置。
如上所述的一种智慧政务办公平台系统的办公管理方法，其中项目通过引入Activiti和BPMN这两项技术从而实现对公文流程的图形化定义以及控制流程的执行。
如上所述的一种智慧政务办公平台系统的办公管理方法，其中系统初始化包括：完成智慧政务办公系统基础数据的初始化，包括组织机构、菜单、角色、字典的维护，相关功能、参数的配置。
如上所述的一种智慧政务办公平台系统的办公管理方法，其中配置公文流程节点设置项是指根据客户公文审批笺样式，在系统中配合公文笺的可用字段信息，意见栏回写规则，对应流程应用场景的参数配置。
如上所述的一种智慧政务办公平台系统的办公管理方法，其中公文笺模板，字段域的顺序，固化后不可修改，研发将按此顺序进行编码开发。
本发明还提供一种智慧政务办公平台系统的办公管理系统，包括：流程管理模块，流程绘制模块和流程配置模块。
如上所述的一种智慧政务办公平台系统的办公管理系统，其中办公管理系统是基于智慧政务办公平台系统延伸出的子系统，专门解决办公管理中的流程审批问题。
如上所述的一种智慧政务办公平台系统的办公管理系统，其中流程管理模块是对流程进行新增、删除、编辑和部署的模块。
如上所述的一种智慧政务办公平台系统的办公管理系统，其中流程绘制模块是通过BPMN图形化模型来实现流程图的绘制。
如上所述的一种智慧政务办公平台系统的办公管理系统，其中流程配置模块作用是对公文笺和公文流程的配置。
本发明实现的有益效果如下：根据公文办理的业务流转环节，归纳总结为八类(发起人、转发人、审批人、承办人、文号填写人、秘书助理、值班人员、跨单位人员)，依据这八类环节，将流程进行开放式设计，可灵活流转，循环审批，通过参数配置还可根据不同的业务场景，对特定的业务环节进行灵活排序、启用或跳过，真正做到一次开发，极少配置，灵活应对各类公文办理的业务流程需要。
附图说明
为了更清楚地说明本发明实施例或现有技术中的技术方案，下面将对实施例或现有技术描述中所需要使用的附图作简单地介绍，显而易见地，下面描述中的附图仅仅是本发明中记载的一些实施例，对于本领域普通技术人员来讲，还可以根据这些附图获得其他的附图。
图1是本发明实施例一提供的一种智慧政务办公平台系统的办公管理方法流程图。
具体实施方式
下面结合本发明实施例中的附图，对本发明实施例中的技术方案进行清楚、完整地描述，显然，所描述的实施例是本发明一部分实施例，而不是全部的实施例。基于本发明中的实施例，本领域技术人员在没有做出创造性劳动前提下所获得的所有其他实施例，都属于本发明保护的范围。
实施例一
如图1所示，本发明实施例一提供一种智慧政务办公平台系统的办公管理方法，根据公文办理的业务流转环节，归纳总结为八类(发起人、转发人、审批人、承办人、文号填写人、秘书助理、值班人员、跨单位人员)，依据这八类环节，将流程进行开放式设计，可灵活流转，循环审批，通过参数配置还可根据不同的业务场景，对特定的业务环节进行灵活排序、启用或跳过，真正做到一次开发，极少配置，灵活应对各类公文办理的业务流程需要，具体分为以下步骤：
步骤S110：引入Activiti工作流引擎和BPMN。
Activiti是一个工作流引擎，Activiti可以将业务系统中复杂的业务流程抽取出来，使用专门的建模语言BPMN进行定义，业务流程按照预先定义的流程进行执行，实现了系统流程由Activiti管理，减少业务系统由于流程变更进行系统升级改造的工作量，从而提高系统的壮健性，同时也减少了系统开发维护成本。其工作机制就是Activiti解析流程图文件，将每个流程节点的数据保存到数据库中，对于流程图的增删改查，只是在数据库表中多或少几条记录，无需更改源代码。
BPMN定义了一个业务流程图(Business Process Diagram)，该业务流程图基于一个流程图(flowcharting)，该流程图被设计用于创建业务流程操作的图形化模型。而一个业务流程模型(Business Process Model)，指一个由图形对象(graphical objects)组成的网状图，图形对象包括活动(activities和用于定义这些活动执行顺序的流程控制器flow controls)。
项目通过引入这两项技术从而实现对公文流程的图形化定义以及控制流程的执行。
步骤S120：系统初始化，配置公文流程节点设置项和公文审批笺样式。
系统初始化：完成智慧政务办公系统基础数据的初始化，包括组织机构、菜单、角色、字典的维护，相关功能、参数的配置。基础数据是系统运行的基础，有了基础数据才可以开展相关的业务，配置的角色至少包括发起人、转发人、审批人、承办人、文号填写人、秘书助理、值班人员、跨单位人员这八类，仅在本实施例中用到，实际角色配置根据实际情况决定。
由于不同客户使用的公文审批笺各不相同，但没有太大的出入，所以本实施例中定义了三种公文审批笺作为模板，在拟稿时可以选择相应的模板进行填写。
配置公文流程节点设置项是指根据客户公文审批笺样式，在系统中配合公文笺的可用字段信息，意见栏回写规则，对应流程应用场景的参数配置。如：发起人与转发人是否是同一人，行文时填写文号是在发起时填写还是审批后填写，领导收到待办任务前后是否需要告知助理秘书等场景的设定。
步骤S130：根据业务场景自定义公文流程。
通过BPMN可以实现Activiti的图形化，包括事件列表，通过拖拽可放入画布中，开始事件表示流程开始，每一项事件都可以定义相关配置，如指定用户角色，添加流转条件，添加描述信息等。根据实际应用场景画好流程图点击上方保存按钮进行保存即可，保存时的流程名称要保证唯一性。
步骤S140：发起流程并开始审批。
1、发起公文流程：录入公文的基本信息，上传相关方附件，并提交转发人；
2、转发公文：转发人转发相关领导审阅；
①若发起人与转发人为同一人，可在第一步直接发起转发；
②当转发值班领导时，可根据选择是否抄送给正在休息的本职领导；
③当启用秘书提醒参数后，领导收到待办任务时秘书助理也会收到提醒任务，提醒领导进行审批，领导审批完成后也会告知秘书助理审批完成。
3、审阅环节：相关领导收到待办任务，进行审核、审批、阅示等操作，系统根据权限配置，可将对应领导的意见回写进对应的公文笺意见栏；
4、转发人可根据领导的审阅意见，判断继续审阅或完成审阅；
①如继续审阅，选择相关领导审阅即可；如需跨单位审阅，则选取其他单位的转发人，由其完成相关的转发审阅工作，待审阅完毕后，回到本单位转发人，继续判断继续审阅或完成审阅；
②如完成审阅，则可以判断是否需要抄送给相关的承办部门，若需要，则选择抄送即可，若不需要，则公文流程流转完毕，自动归档；
③当文号填写实际为审阅后填写时(通常为行文流程)，可以在审阅完毕后，抄送承办部门前，转发给文号填写人，进行文号填写。
5、承办单位收到待办任务，可根据业务内容，签批意见选择接受执行和退回申诉，若申诉，需转发人进行同意或驳回的审核；当所有的承办人都接受执行或退回申诉被同意后，则公文流程流转完毕，自动归档。
步骤S150：根据公文笺和公文流程进行进一步的配置。
在公文流程中为了更好的贴合实际应用，需要根据公文笺和公文流程进行进一步的配置，具体配置项如下：
A、公文笺配置说明
1、公文笺字段，系统预置后，可配置是否显示，是否必填，是否校验，是否只读；
2、公文笺模板，字段域的顺序，固化后不可修改，研发将按此顺序进行编码开发；
3、发起人与转发人是否同一个人，配置为是，隐藏跳转转发人环节，由发起人直接提交审阅人,后续的转发环节也是发起人转发。
B、抄送配置说明
1、抄送领导：当选择值班人员代替领导审批时，可以在下方字段选择抄送领导，领导接收查看即可，无需再审批；
2、抄送接口人：当系统维护了领导对应的接口人，①根据抄送接口人事前提醒开关，系统在领导收到待办的同时，给接口人发送待办，以便提醒领导审阅，此步骤不影响流程正常流转；②根据抄送接口人事后提醒开关，系统在领导审阅完成之后，给接口人发送待办，以便告知接口人领导已完成审阅，此步骤不影响流程正常流转。
C、转发环节，退回说明
单人审批时，可以退回，退回后会清空上一审批人的签批记录。
多人审批时，弹出提示，不允许退回。(页面【是否退回】选择框后增加说明注释。)默认值：是否退回：否；是否切换转发人：否；是否继续审阅：是。
D、文号配置说明
文号填写时机
1、拟稿时填写，则发起人拟稿时填写文号，审阅完成后，默认不显示转发文号填写人字段，直接判断是否转发即可；
2、审阅后填写，则发起人拟稿时文号只读，审阅完成后，由转发人提交文号填写人进行填写后回写。
文号是否必填
1、必填，①拟稿时必填；②审阅后转发文号填写人必填，填写人填写文号必填；
2、非必填，①拟稿时非必填；②审阅后转发文号填写人非必填，若转发了填写人，填写人必填文号。
文号是否校验
1、校验，①拟稿时填写，提交时校验；②审阅后填写，填写人填写完毕提交时校验；
2、不校验，所有文号任何时候都不进行校验。
实施例二
本发明实施例二提供一种智慧政务办公平台系统的办公管理系统，用于执行一种智慧政务办公平台系统的办公管理方法，包括：流程管理模块，流程绘制模块和流程配置模块。
办公管理系统是基于智慧政务办公平台系统延伸出的子系统，专门解决办公管理中的流程审批问题，该系统采用B/S(浏览器/服务器)架构，用户通过浏览器访问系统；采用Java语言编写，使用Spring框架作为底层框架，使用Mybatis作为数据访问框架；该系统采用MySQL数据库作为数据存储设备；用户登录模块通过Spring Security安全性框架来实现用户认证及权限控制；消息传递模块通过消息队列进行异步处理；流程处理模块采用工作流引擎Activiti，通过BPMN图形化模型来实现流程图的绘制和执行；数据管理模块通过数据层和缓存层完成数据的存储和管理；通过开放式设计来实现业务流程的自动化推荐。
流程管理模块是对流程进行新增、删除、编辑和部署的模块。在此模块中维护了已经画好的流程图，可以根据流程名称字段来区分，状态字段的启用和停用值表示该流程是否正在被使用，新增流程会跳转到流程图绘制模块进行流程图的绘制，绘制完成后保存，保存时给流程图取名和添加描述，其中流程图名称是唯一的；删除操作只能删除状态为停用的流程图，编辑操作同样会跳转到流程图绘制模块，但画布中会显示已选流程图，可在画布中对该流程图进行编辑修改，完成点保存；部署操作是启用选中流程图，其状态会变为启用状态，每次编辑完成时，选中流程图都会自动停用，需要手动部署启用该流程图，系统业务流程才会根据新编辑的流程图进行流转。
流程绘制模块是通过BPMN图形化模型来实现流程图的绘制。左侧是事件列表，通过拖拽可放入右侧画布中，开始事件表示流程开始，每一项事件都可以定义相关配置，如指定用户角色，添加流转条件，添加描述信息等。根据实际应用场景画好流程图点击上方保存按钮进行保存即可，保存时的流程名称要保证唯一性。
流程配置模块是对公文笺和公文流程的配置，具体配置项包括：
A、公文笺配置说明
1、公文笺字段，系统预置后，可配置是否显示，是否必填，是否校验，是否只读；
2、公文笺模板，字段域的顺序，固化后不可修改，研发将按此顺序进行编码开发；
3、发起人与转发人是否同一个人，配置为是，隐藏跳转转发人环节，由发起人直接提交审阅人,后续的转发环节也是发起人转发。
B、抄送配置说明
1、抄送领导：当选择值班人员代替领导审批时，可以在下方字段选择抄送领导，领导接收查看即可，无需再审批；
2、抄送接口人：当系统维护了领导对应的接口人，①根据抄送接口人事前提醒开关，系统在领导收到待办的同时，给接口人发送待办，以便提醒领导审阅，此步骤不影响流程正常流转；②根据抄送接口人事后提醒开关，系统在领导审阅完成之后，给接口人发送待办，以便告知接口人领导已完成审阅，此步骤不影响流程正常流转。
C、转发环节，退回说明
单人审批时，可以退回，退回后会清空上一审批人的签批记录。
多人审批是，弹出提示，不允许退回。(页面【是否退回】选择框后增加说明注释。)默认值：是否退回：否；是否切换转发人：否；是否继续审阅：是。
E、文号配置说明
文号填写时机
1、拟稿时填写，则发起人拟稿时填写文号，审阅完成后，默认不显示转发文号填写人字段，直接判断是否转发即可；
2、审阅后填写，则发起人拟稿时文号只读，审阅完成后，由转发人提交文号填写人进行填写后回写。
文号是否必填
1、必填，①拟稿时必填；②审阅后转发文号填写人必填，填写人填写文号必填；
2、非必填，①拟稿时非必填；②审阅后转发文号填写人非必填，若转发了填写人，填写人必填文号。
文号是否校验
1、校验，①拟稿时填写，提交时校验；②审阅后填写，填写人填写完毕提交时校验；
2、不校验，所有文号任何时候都不进行校验。
其中公文号是可以自生成的，生成公式为S＝DateFormat(date,"YYYYMMDD").toString().concat(++Num)，其中DateFormat()是日期格式转换函数，转换成“YYYYMMDD”格式，date为当前日期，toString()是把日期转换成字符串函数，concat()是字符串拼接函数，Num为全局自增变量，每天清零，生成的公文号S格式为，前8位是当前日期，后两位是自增数。
另外在发起流程时需要校验配置项是否生效，校验公式为其中λ为配置项设置的有效值，有效为1，无效为0，k为该配置项是否为必填，是为0，不是为1，i为每一个配置项，n为配置项总数，计算结果JY为0时，表示有必填的配置项配置无效，校验不通过。
以上所述的具体实施方式，对本发明的目的、技术方案和有益效果进行了进一步详细说明，所应理解的是，以上所述仅为本发明的具体实施方式而已，并不用于限定本发明的保护范围，凡在本发明的技术方案的基础之上，所做的任何修改、等同替换、改进等，均应包括在本发明的保护范围之内。

Claims (10)

1.一种智慧政务办公平台系统的办公管理方法，包括：
Step1、引入Activiti工作流引擎和BPMN；
Step2、系统初始化，配置公文流程节点设置项和公文审批笺样式；
Step3、根据业务场景自定义公文流程；
Step4、发起流程并开始审批；
Step5、根据公文笺和公文流程进行进一步的配置。
2.如权利要求1所述的一种智慧政务办公平台系统的办公管理方法，其特征在于，项目引入了Activiti和BPMN这两项技术。
3.如权利要求1所述的一种智慧政务办公平台系统的办公管理方法，其特征在于，系统初始化包括：完成智慧政务办公系统基础数据的初始化，包括组织机构、菜单、角色、字典的维护，相关功能、参数的配置。
4.如权利要求1所述的一种智慧政务办公平台系统的办公管理方法，其特征在于，配置公文流程节点设置项是指根据客户公文审批笺样式，在系统中配合公文笺的可用字段信息，意见栏回写规则，对应流程应用场景的参数配置。
5.如权利要求1所述的一种智慧政务办公平台系统的办公管理方法，其特征在于，公文笺模板，字段域的顺序，固化后不可修改，研发将按此顺序进行编码开发。
6.一种智慧政务办公平台系统的办公管理系统，包括：流程管理模块，流程绘制模块和流程配置模块。
7.如权利要求6所述的一种智慧政务办公平台系统的办公管理系统，其特征在于，办公管理系统是基于智慧政务办公平台系统延伸出的子系统，专门解决办公管理中的流程审批问题。
8.如权利要求6所述的一种智慧政务办公平台系统的办公管理系统，其特征在于，程管理模块是对流程进行新增、删除、编辑和部署的模块。
9.如权利要求6所述的一种智慧政务办公平台系统的办公管理系统，其特征在于，程绘制模块是通过BPMN图形化模型来实现流程图的绘制。
10.如权利要求6所述的一种智慧政务办公平台系统的办公管理系统，其特征在于，流程配置模块是对公文笺和公文流程配置的模块。
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