CN116521618A - 文件在线归档方法及装置 - Google Patents

Abstract

本申请涉及一种文件在线归档方法及装置，涉及归档领域。该文件在线归档方法包括：获取待归档文件和待归档文件的标签，其中，待归档文件的标签用于指示待归档文件的种类；判断待归档文件是否已经归档；若待归档文件已经归档，则提示待归档文件已归档不可操作；若待归档文件未归档，则根据待归档文件的标签，查找待归档文件需要归档的目标档案室、目标档案架和目标档案箱，将待归档文件归档至目标档案室、目标档案架和目标档案箱。本申请用以解决文件线下归档的准确性和时效性较低的问题。

Description

文件在线归档方法及装置

技术领域

本申请涉及归档领域，尤其涉及一种文件在线归档方法及装置。

背景技术

目前主流的归档方法采用文件线下归档，存在很明显的缺点：1)手工管理档案费时费力。档案人员手工进行收集、整编、管理档案，档案人员的工作量相当大，同时效率也很低。2)占用极大的存储空间。基本上每个单位都有自己单独的档案室，各种档案信息浩如烟海，甚至于有的大型单位还要专门出资存放自己的档案实体，投资巨大。3)二次利用不方便，利用率低。4)完全依靠手工方式来收集档案、借阅实体档案不可避免的会造成许多重要档案的丢失和损坏。5)检索查询档案不方便。6)不能形成信息网络。

随着互联网技术的发展，业务生态圈趋向聚集。文件、发票等档案变得越来越多样，档案整理需求也变得越来越繁杂。对档案归档借阅的时效性也提出了很高的要求。

目前，文件线下归档的准确性和时效性较低。

发明内容

本申请提供了一种文件在线归档方法及装置，用以解决文件线下归档的准确性和时效性较低的问题。

第一方面，本申请实施例提供了一种文件在线归档方法，包括：

获取待归档文件和所述待归档文件的标签，其中，所述待归档文件的标签用于指示所述待归档文件的种类；

判断所述待归档文件是否已经归档；

若所述待归档文件已经归档，则提示所述待归档文件已归档不可操作；

若所述待归档文件未归档，则根据所述待归档文件的标签，查找所述待归档文件需要归档的目标档案室、目标档案架和目标档案箱，将所述待归档文件归档至所述目标档案室、所述目标档案架和所述目标档案箱。

可选地，所述将所述待归档文件归档至所述目标档案室、所述目标档案架和所述目标档案箱，包括：

获取所述目标档案室、所述目标档案架和所述目标档案箱中的档案袋；

判断所述档案袋是否已满；

若所述档案袋未满，则将所述待归档文件归档至所述档案袋；

若所述档案袋已满，则将所述档案袋更换成所述目标档案室、所述目标档案架和所述目标档案箱中的另一个档案袋，将所述待归档文件归档至更换后的档案袋。

可选地，所述将所述待归档文件归档至所述目标档案室、所述目标档案架和所述目标档案箱之后，所述方法还包括：

获取针对所述待归档文件的操作，其中，所述操作包括档案借阅、档案检索和档案移库；

生成所述操作对应的操作记录。

可选地，所述获取待归档文件和所述待归档文件的标签之前，所述方法还包括：

判断是否存在电子档案室；

所述获取待归档文件和所述待归档文件的标签，包括：

若存在电子档案室，则获取待归档文件和所述待归档文件的标签。

可选地，所述判断是否存在电子档案室之后，所述方法还包括：

若不存在电子档案室，则提示用户创建档案室、档案架和档案箱后再归档文件。

可选地，所述待归档文件的数量为一个或者至少两个。

第二方面，本申请实施例提供了一种文件在线归档装置，包括：

获取模块，用于获取待归档文件和所述待归档文件的标签，其中，所述待归档文件的标签用于指示所述待归档文件的种类；

判断模块，用于判断所述待归档文件是否已经归档；

提示模块，用于若所述待归档文件已经归档，则提示所述待归档文件已归档不可操作；

归档模块，用于若所述待归档文件未归档，则根据所述待归档文件的标签，查找所述待归档文件需要归档的目标档案室、目标档案架和目标档案箱，将所述待归档文件归档至所述目标档案室、所述目标档案架和所述目标档案箱。

本申请实施例提供的上述技术方案与现有技术相比具有如下优点：本申请实施例中，获取待归档文件和待归档文件的标签，其中，待归档文件的标签用于指示待归档文件的种类，判断待归档文件是否已经归档，若待归档文件已经归档，则提示待归档文件已归档不可操作，若待归档文件未归档，则根据待归档文件的标签，查找待归档文件需要归档的目标档案室、目标档案架和目标档案箱，将待归档文件归档至目标档案室、目标档案架和目标档案箱。相对于文件线下的手工归档，本申请中根据待归档文件的标签，将待归档文件归档至目标档案室、目标档案架和目标档案箱，准确进行文件档案的分类归档，确保文件归档的准确性。而且，在将文件归档之前先判断待归档文件是否已经归档，避免文件的重复归档。采用在线归档，相对于文件线下的手工归档，归档更快更便捷，解决了文件线下归档的准确性和时效性较低的问题。

附图说明

此处的附图被并入说明书中并构成本说明书的一部分，示出了符合本发明的实施例，并与说明书一起用于解释本发明的原理。

为了更清楚地说明本发明实施例或现有技术中的技术方案，下面将对实施例或现有技术描述中所需要使用的附图作简单地介绍，显而易见地，对于本领域普通技术人员而言，在不付出创造性劳动性的前提下，还可以根据这些附图获得其他的附图。

图1为本申请实施例中文件在线归档的方法流程示意图；

图2为本申请一个具体实施例中文件在线归档的方法流程示意图；

图3为本申请实施例中文件在线归档装置的结构示意图。

具体实施方式

为使本申请实施例的目的、技术方案和优点更加清楚，下面将结合本申请实施例中的附图，对本申请实施例中的技术方案进行清楚、完整地描述，显然，所描述的实施例是本申请的一部分实施例，而不是全部的实施例。基于本申请中的实施例，本领域普通技术人员在没有做出创造性劳动的前提下所获得的所有其他实施例，都属于本申请保护的范围。

本申请实施例中，提供了一种文件在线归档方法，可以应用于手机、平板电脑、台式电脑等电子设备。

本申请实施例中，如图1所示，文件在线归档的方法流程主要包括：

步骤101，获取待归档文件和待归档文件的标签。

其中，待归档文件的标签用于指示待归档文件的种类。

待归档文件可以是各种格式的文件，例如，待归档文件是电子发票。

一个具体实施例中，获取待归档文件和待归档文件的标签之前，文件在线归档方法还包括：判断是否存在电子档案室。获取待归档文件和待归档文件的标签，包括：若存在电子档案室，则获取待归档文件和待归档文件的标签。

一个具体实施例中，判断是否存在电子档案室之后，文件在线归档方法还包括：若不存在电子档案室，则提示用户创建档案室、档案架和档案箱后再归档文件。

在获取待归档文件之前，先判断是否存在电子档案室，确保待归档文件能够归档至电子档案室。

后续也可根据实际情况，更加灵活得扩大电子档案箱容量及提高批量数据归档的效率。

一个具体实施例中，待归档文件的数量为一个或者至少两个。

文件可单独归档，也可批量归档。

步骤102，判断待归档文件是否已经归档，若是，执行步骤103，否则，执行步骤104。

步骤103，提示待归档文件已归档不可操作。

步骤104，根据待归档文件的标签，查找待归档文件需要归档的目标档案室、目标档案架和目标档案箱，将待归档文件归档至目标档案室、目标档案架和目标档案箱。

一个具体实施例中，将待归档文件归档至目标档案室、目标档案架和目标档案箱，包括：获取目标档案室、目标档案架和目标档案箱中的档案袋；判断档案袋是否已满；若档案袋未满，则将待归档文件归档至档案袋；若档案袋已满，则将档案袋更换成目标档案室、目标档案架和目标档案箱中的另一个档案袋，将待归档文件归档至更换后的档案袋。

若档案袋已满，及时更换档案袋，避免档案袋中的数据溢出，导致待归档文件中的数据丢失，确保待归档文件的完整性和准确性。

一个具体实施例中，将待归档文件归档至目标档案室、目标档案架和目标档案箱之后，文件在线归档方法还包括：获取针对待归档文件的操作，其中，操作包括档案借阅、档案检索和档案移库；生成操作对应的操作记录。

待归档文件归档之后，可以随时进行档案借阅、档案检索和档案移库，操作便捷，而且对档案操作之后，能够生成操作对应的操作记录，方便后续对操作记录的查询。

数字化档案管理及电子管理相较于传统的线下归档方法，既保证归档的准确性和时效性，又保证了文件的私密和安全性，打破地域限制，归档查阅更加高效。

相比传统的纸质档案管理，本申请的优点是1)数字化档案的查阅不依赖于纸质介质，用户可借助办公设备轻松便捷的对档案资料进行阅读和利用；2)资源的传递速率和共享性极大地提高，数字化档案可以通过计算机、硬盘等存储介质进行资料传递和共享，较纸质而言更加快捷方便；3)档案的数字化管理可以有效地避免时间和距离对资源共享的限制；4)档案保管要求少，同时风险低，对电子档案进行保存时，只需要保证档案管理系统的稳定性和安全性，比纸质档案对保存环境的要求明显降低，包括对档案保存场地的面积要求、对环境的温度、湿度要求以及对档案保存场地的防磁性要求等；5)更方便未来对档案的修改，不需要再重新另做档案，可以直接线上对当前档案进行修改，为用户提供巨大便利。

数字化档案管理及电子管理，是指通过计算机内存，磁盘以及光盘等材料作为档案的文字载体，并将纸质的档案保存成为电子文书、信件以及报表或合同等的方式。传统档案转成电子档案之后就可以通过在不同存储介质上复制的方式来极大地提高档案的调用效率，可以使档案使用者可以随时随地对需要的档案信息进行快速地查阅。

一个具体实施例中，如图2所示，文件在线归档的方法流程包括：

进入电子归档系统首页；判断是否存在电子档案室，若是，从外部系统中提取待归档文件，进行档案预归档，否则，提示用户创建档案室、档案架和档案箱后再归档文件，新建档案室、档案架和档案箱；在档案预归档之后，判断待归档文件是否已经归档，若是，则提示待归档文件已归档不可操作，否则，档案袋入库；判断档案袋是否已满，若是，更换档案袋，否则，档案归档；档案归档之后，档案借阅、档案检索或者档案移库，退出电子归档系统。

其中，新建档案室、档案架和档案箱之后，数据落入数据库。档案归档之后，数据落入数据库。

其中，外部系统可以是蓝晶系统。

综上，本申请实施例中，获取待归档文件和待归档文件的标签，其中，待归档文件的标签用于指示待归档文件的种类，判断待归档文件是否已经归档，若待归档文件已经归档，则提示待归档文件已归档不可操作，若待归档文件未归档，则根据待归档文件的标签，查找待归档文件需要归档的目标档案室、目标档案架和目标档案箱，将待归档文件归档至目标档案室、目标档案架和目标档案箱。相对于文件线下的手工归档，本申请中根据待归档文件的标签，将待归档文件归档至目标档案室、目标档案架和目标档案箱，准确进行文件档案的分类归档，确保文件归档的准确性。而且，在将文件归档之前先判断待归档文件是否已经归档，避免文件的重复归档。采用在线归档，相对于文件线下的手工归档，归档更快更便捷，解决了文件线下归档的准确性和时效性较低的问题。

基于同一构思，本申请实施例中提供了一种文件在线归档装置，该装置的具体实施可参见方法实施例部分的描述，重复之处不再赘述，如图3所示，该装置主要包括：

获取模块301，用于获取待归档文件和所述待归档文件的标签，其中，所述待归档文件的标签用于指示所述待归档文件的种类；

判断模块302，用于判断所述待归档文件是否已经归档；

提示模块303，用于若所述待归档文件已经归档，则提示所述待归档文件已归档不可操作；

归档模块304，用于若所述待归档文件未归档，则根据所述待归档文件的标签，查找所述待归档文件需要归档的目标档案室、目标档案架和目标档案箱，将所述待归档文件归档至所述目标档案室、所述目标档案架和所述目标档案箱。

需要说明的是，在本文中，诸如“第一”和“第二”等之类的关系术语仅仅用来将一个实体或者操作与另一个实体或操作区分开来，而不一定要求或者暗示这些实体或操作之间存在任何这种实际的关系或者顺序。而且，术语“包括”、“包含”或者其任何其他变体意在涵盖非排他性的包含，从而使得包括一系列要素的过程、方法、物品或者设备不仅包括那些要素，而且还包括没有明确列出的其他要素，或者是还包括为这种过程、方法、物品或者设备所固有的要素。在没有更多限制的情况下，由语句“包括一个……”限定的要素，并不排除在包括所述要素的过程、方法、物品或者设备中还存在另外的相同要素。

以上所述仅是本发明的具体实施方式，使本领域技术人员能够理解或实现本发明。对这些实施例的多种修改对本领域的技术人员来说将是显而易见的，本文中所定义的一般原理可以在不脱离本发明的精神或范围的情况下，在其它实施例中实现。因此，本发明将不会被限制于本文所示的这些实施例，而是要符合与本文所申请的原理和新颖特点相一致的最宽的范围。

Claims (7)

1.一种文件在线归档方法，其特征在于，包括：

获取待归档文件和所述待归档文件的标签，其中，所述待归档文件的标签用于指示所述待归档文件的种类；

判断所述待归档文件是否已经归档；

若所述待归档文件已经归档，则提示所述待归档文件已归档不可操作；

若所述待归档文件未归档，则根据所述待归档文件的标签，查找所述待归档文件需要归档的目标档案室、目标档案架和目标档案箱，将所述待归档文件归档至所述目标档案室、所述目标档案架和所述目标档案箱。

2.根据权利要求1所述的文件在线归档方法，其特征在于，所述将所述待归档文件归档至所述目标档案室、所述目标档案架和所述目标档案箱，包括：

获取所述目标档案室、所述目标档案架和所述目标档案箱中的档案袋；

判断所述档案袋是否已满；

若所述档案袋未满，则将所述待归档文件归档至所述档案袋；

若所述档案袋已满，则将所述档案袋更换成所述目标档案室、所述目标档案架和所述目标档案箱中的另一个档案袋，将所述待归档文件归档至更换后的档案袋。

3.根据权利要求1所述的文件在线归档方法，其特征在于，所述将所述待归档文件归档至所述目标档案室、所述目标档案架和所述目标档案箱之后，所述方法还包括：

获取针对所述待归档文件的操作，其中，所述操作包括档案借阅、档案检索和档案移库；

生成所述操作对应的操作记录。

4.根据权利要求1所述的文件在线归档方法，其特征在于，所述获取待归档文件和所述待归档文件的标签之前，所述方法还包括：

判断是否存在电子档案室；

所述获取待归档文件和所述待归档文件的标签，包括：

若存在电子档案室，则获取待归档文件和所述待归档文件的标签。

5.根据权利要求4所述的文件在线归档方法，其特征在于，所述判断是否存在电子档案室之后，所述方法还包括：

若不存在电子档案室，则提示用户创建档案室、档案架和档案箱后再归档文件。

6.根据权利要求1所述的文件在线归档方法，其特征在于，所述待归档文件的数量为一个或者至少两个。

7.一种文件在线归档装置，其特征在于，包括：

获取模块，用于获取待归档文件和所述待归档文件的标签，其中，所述待归档文件的标签用于指示所述待归档文件的种类；

判断模块，用于判断所述待归档文件是否已经归档；

提示模块，用于若所述待归档文件已经归档，则提示所述待归档文件已归档不可操作；

归档模块，用于若所述待归档文件未归档，则根据所述待归档文件的标签，查找所述待归档文件需要归档的目标档案室、目标档案架和目标档案箱，将所述待归档文件归档至所述目标档案室、所述目标档案架和所述目标档案箱。