CN115345147A - 一种基于审批流程的文档版本管理方法及系统 - Google Patents

Abstract

本发明涉及一种基于审批流程的文档版本管理方法及系统，属于文档版本管理技术领域；通过比较用户的初始文档和更新文档，判定文档是否需要升级，并重复这一步骤，直至用户不再修改文档，同时利用不同的临时版本号标记更新后的文档并保存，再将用户选择的文档作为审批文档送入审批流程；若审批通过，则将其作为正式版本文档；否则继续进行更新步骤和审批步骤，直至审批通过。由于本发明在更新过程和审批过程中对每次修改及审批之后的不同版本文档均进行文档标注和保存，从而使得所有时期，所有版本的文档都能进行有效的管理，从而解决了现有技术中由于企业文档版本管理不到位，在关键时刻找不到对应版本文档，或找出的文档版本不匹配的问题。

Description

一种基于审批流程的文档版本管理方法及系统

技术领域

本发明涉及CAD数据文档版本管理技术领域，特别是涉及一种基于审批流程的文档版本管理方法及系统。

背景技术

在企业的档案管理工作中，电子文档以其快捷的办文速度和传输速度等优势逐渐取代了纸质文档。通过计算机软、硬件设备将电子文档进行存储、查询和修改，使办公变得越来越轻松和快捷。

但是由于企业文档版本管理不到位，在关键时刻找不到对应版本文档，或找出的文档版本不匹配，导致发生严重的经济损失和信用危机的事件，已是屡见不鲜。

因此，本领域亟需一种能够有效管理各个时期的文档的技术方案。

发明内容

本发明的目的是提供一种基于审批流程的文档版本管理方法及系统，解决现有技术中由于企业文档版本管理不到位，在关键时刻找不到对应版本文档，或找出的文档版本不匹配的问题。

为实现上述目的，本发明提供了如下方案：

一种基于审批流程的文档版本管理方法，所述方法包括：

获取用户提交的初始文档；

获取用户修改后的更新文档；

判断所述更新文档与所述初始文档是否相同；若相同，则判定所述初始文档不需要升级；若不同，则将所述初始文档升级为所述更新文档，利用临时版本号标记所述更新文档的版本，并保存所述初始文档和所述更新文档；

将所述更新文档作为初始文档，并返回“获取用户修改后的更新文档”步骤，直至用户不再修改文档；

将用户选择的所述临时版本号对应的更新文档作为审批文档；

将所述审批文档送入审批流程；若审批通过，则利用正式版本号标记所述审批文档，并将所述审批文档作为正式版本文档进行保存；若审批不通过，则将所述审批文档作为初始文档，并返回“获取用户修改后的更新文档”步骤，直至审批通过。

在一些实施例中，在所述将所述审批文档作为正式版本文档进行保存之后，还包括：

根据用户提交的变更申请调整所述正式版本文档；所述文档为CAD数据文档。

在一些实施例中，所述根据用户提交的变更申请调整所述正式版本文档，具体包括：

获取到用户提交的变更申请后，将所述正式版本文档标记为临时版本文档；

获取用户修改后的更新版本文档；

判断所述更新版本文档与所述临时版本文档是否相同；若相同，则判定所述临时版本文档不需要升级；若不同，则将所述临时版本文档升级为所述更新版本文档，并保存所述临时版本文档和所述更新版本文档；

利用临时版本号标记所述更新版本文档；

将所述更新版本文档作为临时版本文档，并返回“获取用户修改后的更新版本文档”步骤，直至用户不再进行修改；

将用户选择的所述临时版本号对应的更新版本文档作为审批版本文档；

将所述审批版本文档送入审批流程；若审批通过，则利用正式版本号标记所述审批版本文档，并将所述审批版本文档作为调整之后的正式版本文档进行保存；若审批不通过，则将所述审批版本文档作为临时版本文档，并返回“获取用户修改后的更新版本文档”步骤，直至审批通过。

在一些实施例中，所述临时版本文档仅可由提交变更申请的用户修改。

在一些实施例中，所述判断所述更新文档与所述初始文档是否相同，具体包括：

分别计算所述更新文档与所述初始文档的MD5值；

判断所述更新文档的MD5值与所述初始文档的MD5值是否相同；若相同则所述更新文档与所述初始文档相同；若不同，则所述更新文档与所述初始文档不同。

在一些实施例中，在所述判定所述初始文档不需要升级之后，还包括：

向用户推送所述初始文档不需要升级的消息。

在一些实施例中，所述利用版本号标记所述更新文档的版本，具体包括：

将所述更新文档的版本标记为临时版本V0.x；其中x＝迭代次数+1。

在一些实施例中，在所述审批不通过之后，还包括：

由用户根据审批意见对所述审批文档进行修改。

在一些实施例中，所述正式版本文档对公司所有人开放使用，但不允许进行修改。

本发明还提供了一种基于审批流程的文档版本管理系统，所述系统包括：

初始文档获取单元，用于获取用户提交的初始文档；

更新文档获取单元，用于获取用户修改后的更新文档；

判断单元，用于判断所述更新文档与所述初始文档是否相同；若相同，则判定所述初始文档不需要升级；若不同，则将所述初始文档升级为所述更新文档，利用临时版本号标记所述更新文档的版本，并保存所述初始文档和所述更新文档；

迭代更新单元，用于将所述更新文档作为初始文档，并返回“获取用户修改后的更新文档”步骤，直至用户不再修改文档；

审批文档转换单元，用于将用户选择的所述临时版本号对应的更新文档作为审批文档；

迭代审批单元，用于将所述审批文档送入审批流程；若审批通过，则利用正式版本号标记所述审批文档，并将所述审批文档作为正式版本文档进行保存；若审批不通过，则将所述审批文档作为初始文档，并返回“获取用户修改后的更新文档”步骤，直至审批通过。

根据本发明提供的具体实施例，本发明公开了以下技术效果：

本发明提供了一种基于审批流程的文档版本管理方法及系统，首先，获取用户提交的初始文档和修改后的更新文档，并判断二者是否相同，然后将判定为不同的文档进行升级，重复这一步骤，直至用户不再修改文档；在更新的过程中利用不同版本号标记更新后的文档，并保存每个版本的文档，再将用户选择的更新后的文档作为审批文档送入审批流程；若审批通过，则将其作为正式版本文档；否则继续进行更新步骤和审批步骤，直至审批通过。由于本发明在更新过程和审批过程中对每次修改及审批之后的不同版本文档均进行文档标注和保存，从而使得所有时期，所有版本的文档都能进行有效的管理，从而解决了现有技术中由于企业文档版本管理不到位，在关键时刻找不到对应版本文档，或找出的文档版本不匹配的问题。

附图说明

为了更清楚地说明本发明实施例或现有技术中的技术方案，下面将对实施例中所需要使用的附图作简单地介绍，显而易见地，下面描述中的附图仅仅是本发明的一些实施例，对于本领域普通技术人员来讲，在不付出创造性劳动的前提下，还可以根据这些附图获得其他的附图。

图1为本发明实施例提供的CAD数据文档的文档格式示意图。

图2为本发明实施例一提供的基于审批流程的文档版本管理方法流程图。

图3为本发明实施例二提供的基于审批流程的文档版本管理系统的框图。

图4为本发明实施例三提供的文档正式版本生成流程图。

图5为本发明实施例三提供的文档正式版本修改调整流程图。

图6为本发明实施例三提供的正式版本生成逻辑示意图。

图7为本发明实施例三提供的正式版本修改逻辑示意图。

图8为本发明实施例三提供的流程审批版本控制完整流程图。

具体实施方式

下面将结合本发明实施例中的附图，对本发明实施例中的技术方案进行清楚、完整地描述，显然，所描述的实施例仅仅是本发明一部分实施例，而不是全部的实施例。基于本发明中的实施例，本领域普通技术人员在没有做出创造性劳动前提下所获得的所有其他实施例，都属于本发明保护的范围。

本发明的目的是提供一种基于审批流程的文档版本管理方法及系统，解决现有技术中由于企业文档版本管理不到位，在关键时刻找不到对应版本文档，或找出的文档版本不匹配的问题。

本发明以文档版本为基础，用不同的审批流程来管理不同的文档，自动生成对应的文档版本方案。主要特点是文档版本管理更严格，显示更清晰。本发明只要应用于CAD数据文档，但不限于CAD数据文档，普通的word文档也适用于本发明，CAD数据文档的文档格式如图1所示。

为使本发明的上述目的、特征和优点能够更加明显易懂，下面结合附图和具体实施方式对本发明作进一步详细的说明。

实施例一：

如图2所示，本实施例提供了一种基于审批流程的文档版本管理方法，所述方法包括：

S1、获取用户提交的初始文档。

用户向现有企业文档管理系统中提交一份初始文档，设置当前提交的初始文档版本为临时版本V0.1。本实施例中，提交的初始文档为CAD数据文档。

S2、获取用户修改后的更新文档。

S3、判断所述更新文档与所述初始文档是否相同；若相同，则判定所述初始文档不需要升级；若不同，则将所述初始文档升级为所述更新文档，利用临时版本号标记所述更新文档的版本，并保存所述初始文档和所述更新文档。

将所述更新文档的版本标记为临时版本V0.x；其中x＝迭代次数+1；此处的迭代次数是指“判断所述更新文档与所述初始文档是否相同”这个判断步骤所对应的迭代次数，即经历一次该步骤即为迭代一次。

S4、将所述更新文档作为初始文档，并返回“获取用户修改后的更新文档”步骤，直至用户不再修改文档。

S5、将用户选择的所述临时版本号对应的更新文档作为审批文档。

本实施例中，当企业用户对该初始文档进行修改后，再次向企业文档管理系统中提交修改后的更新文档时，系统会根据文档MD5值进行判定，如果判断MD5值相同时，认定为相同文档，版本不予升级，系统向用户进行告知消息推送，推送所述初始文档不需要升级的消息，如果MD5值判定不同，则判定文档需要升级版本，版本升级为临时版本V0.2。

经过不断的修改最新版本从V0.2升级到V0.x，用户可以从多个临时版本中，选择一个版本为最终版本，此时用户以该文档最终版本作为审批文档提交审批。

S6、将所述审批文档送入审批流程；若审批通过，则利用正式版本号标记所述审批文档，并将所述审批文档作为正式版本文档进行保存；若审批不通过，则将所述审批文档作为初始文档，并返回“获取用户修改后的更新文档”步骤，直至审批通过。

本实施例中，如果审批流程通过，则表示经过审批人认可，可以作为正式版本进入企业内进行使用，如果审批没有通过，则该审批文档还需要继续修改，则用户根据审批意见对审批文档继续进行修改，修改完成后，再次重复步骤S2-S6的操作，直至审批通过。重复步骤S2-S6时临时版本的版本号可以由企业用户根据需求来设置，区分不同审批流程对应的临时版本即可。本实施例中的审批流程与一般企业的请假审批流程类似，需要让相关干系人了解提交的文档是否满足需求，是否符合企业规范，是否达到企业内部使用标准等，主要目的是为了让相关干系人知道该文档已经调整完毕，让大家达成共识。

此外，本实施例中在所述将所述审批文档作为正式版本文档进行保存之后，还根据用户提交的变更申请调整所述正式版本文档。

将上述正式版本文档标记为V1.0，该版本将对公司所有人开放使用，但不允许对文档进行修改。

随着时间变迁，当前V1.0正式版本文档已经不适用当前企业，需要对该正式版本文档进行调整时，需要针对当前V1.0版本文档提交文档变更申请，如果文档变更申请不通过，可以查看审批不通过具体原因，针对流程进行处理。本实施例中审批不通过原因主要是针对该文档变更审批被驳回的一些文字说明，包括但不限于，审批流程对应审批人员(相关干系人)不对、文档变更理由不成立等。处理的方法主要是根据变更审批驳回的建议进行修改，修改流程审批人员(相关干系人)、与相关干系人确认文档是否有正式修改的需求等。

如果变更申请通过后，当前正式版本文档会标记为临时版本V1.n(其中n＝迭代次数+1；此处的迭代次数是指此处变更过程中“判断所述更新文档与所述初始文档是否相同”这个判断步骤所对应的迭代次数，即经历一次该步骤即为迭代一次)，并仅有当前申请人可以进行调整。

当前申请人，针对正式版本文档进行调整后，再经过上述步骤S2-S6，生成新的正式版本V2.0版本。

作为一种可选的实施方式，所述根据用户提交的变更申请调整所述正式版本文档，具体包括以下步骤：

A1、获取到用户提交的变更申请后，将所述正式版本文档标记为临时版本文档。

A2、获取用户修改后的更新版本文档(V1.n)。

A3、判断所述更新版本文档与所述临时版本文档是否相同；若相同，则判定所述临时版本文档不需要升级；若不同，则将所述临时版本文档升级为所述更新版本文档，利用临时版本号标记所述更新版本文档；并保存所述临时版本文档和所述更新版本文档。

A4、将所述更新版本文档作为临时版本文档，并返回“获取用户修改后的更新版本文档”步骤，直至用户不再进行修改。

A5、将用户选择的所述临时版本号对应的更新版本文档作为审批版本文档。

A6、将所述审批版本文档送入审批流程；若审批通过，则利用正式版本号标记所述审批版本文档，并将所述审批版本文档作为调整之后的正式版本文档进行保存；若审批不通过，则将所述审批版本文档作为临时版本文档，并返回“获取用户修改后的更新版本文档”步骤，直至审批通过。

本实施例提供的基于审批流程的文档版本管理方法，首先，获取用户提交的初始文档和修改后的更新文档，并判断二者是否相同，然后将判定为不同的文档进行升级，重复这一步骤，直至用户不再修改文档；在更新的过程中利用不同版本号标记更新后的文档，并保存每个版本的文档，再将用户选择的更新后的文档作为审批文档送入审批流程；若审批通过，则将其作为正式版本文档；否则继续进行更新步骤和审批步骤，直至审批通过。由于本实施例在更新过程以及审批之后的更新过程中的每个时间均保存了不同版本的文档，从而使得所有时期，所有版本的文档都能进行有效的管理，从而解决了现有技术中由于企业文档版本管理不到位，在关键时刻找不到对应版本文档，或找出的文档版本不匹配的问题。

本实施例相较于现有文档版本管理，增加了审批流程进行控制，让文档版本管理更加有序清晰，让使用文档成员能够清楚了解到，有哪些正式版本文档，有哪些过程版本文档，需要使用哪个正式版本的文档。

实施例二：

如图3所示，本实施例提供了一种基于审批流程的文档版本管理系统，所述系统包括：

初始文档获取单元M1，用于获取用户提交的初始文档。

更新文档获取单元M2，用于获取用户修改后的更新文档。

判断单元M3，用于判断所述更新文档与所述初始文档是否相同；若相同，则判定所述初始文档不需要升级；若不同，则将所述初始文档升级为所述更新文档，利用临时版本号标记所述更新文档的版本，并保存所述初始文档和所述更新文档。

迭代更新单元M4，用于将所述更新文档作为初始文档，并返回“获取用户修改后的更新文档”步骤，直至用户不再修改文档。

审批文档转换单元M5，用于将用户选择的所述临时版本号对应的更新文档作为审批文档。

迭代审批单元M6，用于将所述审批文档送入审批流程；若审批通过，则利用正式版本号标记所述审批文档，并将所述审批文档作为正式版本文档进行保存；若审批不通过，则将所述审批文档作为初始文档，并返回“获取用户修改后的更新文档”步骤，直至审批通过。

实施例三：

本实施例提供了一种基于审批流程的文档版本管理方法，该方法的具体步骤如下：

步骤一：

1、企业用户向现有企业文档管理系统中提交一份文档，设置当前提交文档版本为临时版本V0.1。

2、当企业用户对该文档进行修改后，再次向企业文档管理系统中提交修改后的文档时，判定模块会根据文档MD5值进行判定，如果判断MD5值相同时，认定为相同文档，版本不予升级，系统向用户进行告知消息推送，如果MD5值判定不同，则判定文档需要升级版本，版本升级为临时版本V0.2。

3、经过不断的修改文档的版本从V0.2升级到V0.x，企业用户可以从多个临时版本中，选择一个版本为最终版本，此时用户需要针对该文档最终版本提交文档完成审批。

4、如果文档审批流程通过，则表示经过审批人认可，可以作为正式版本进入企业内进行使用，如果审批没有通过，则该文档还需要继续修改，则企业用户根据审批意见对文件继续进行修改，修改完成后，再次重复2-3操作，直至文档完成审批通过。

5、将文档版本修改为正式版本V1.0，该版本将对公司所有人开放使用，但不允许对文档进行修改。

如图4所示，此步骤描述文档由临时版本到正式版本的生成过程，在提交完成审批前，用户所有提交版本都为临时版本，用户选定某一个版本进行提交完成审批，在通过对应文档审批流程后，该临时版本V0.x会生成正式版本V1.0。此步骤产出正式版本，提供给后续流程使用。

步骤二：如图5所示，此步骤为流程正式版本文档需要进行修改的流程；

6、随着时间变迁，当前V1.0正式版本已经不适用当前企业，需要对该正式版本文档进行调整时，需要针对当前V1.0版本文档提交文档变成申请，如果文档变更申请不通过，可以查看审批不通过具体原因，针对流程进行处理。

7、如果文档变更申请通过后，当前正式版本文档会标记为临时版本V1.n，并仅有当前申请人可以进行调整。

8、当前申请人，针对文档进行调整后，经过步骤2、3、4操作生成新的正式版本V2.0版本。

一个完整文档声明周期，从文档提交，到文档的迭代，定档提交文档完成申请，生成正式版本，针对真实版本需要调整，对文档提交文档变更申请，通过后针对文档进行调整，定档在提交完成审批，实现一个文档在企业文档管理系统中通过审批流程控制的版本解决方案。

至此，本实施例中描述的整体流程方案已描述完成，其中核心部分为流程审批版本控制，主要分为以下流程：

一、正式版本生成逻辑：

如图6所示，此过程由企业用户提交对应的企业文档到文档管理系统中，生成一个临时版本，在不断修改调整提交后，生成多个临时版本，企业用户可以在多个临时版本中选择一个最终版本提交文档完成审批，审批不通过则需要根据审批意见进行调整，继续提交文档完成审批，审批通过后生成正式版本V1.0。

二、正式版本修改逻辑：

如图7所示，此过程，随着时间变迁，该V1.0正式文档已经不适用，由企业用户针对正式版本文档进行提交文档变更申请，如果审批不通过，则需要根据审批意见进行处理，如果审批通过，则该文档变为提交完成审批前的临时版本，此时当前提交审批企业用户，可以针对该版本的文件进行调整，调整完成后，经过上一步流程，直至文文档变成修改后的正式版本。

三、完整流程：

如图8所示，此过程，企业用户多次提交文件，生成多个临时版本，选择一个最终临时版本提交文档完成审批，文档完成审批通过后，文档版本标记为正式版本进行使用，企业用户想要对正式版本进行调整时，再对该正式版本文档提交文档变更审批，将该文档状态变为临时版本进行修改，修改完成后重复前面一步操作，直至文档由临时版本变为调整后的正式版本进行使用，形成一个由流程控制的文件版本管理声明周期。

本实施例相较于现有文档版本管理，增加了审批流程进行控制，让文档版本管理更加有序清晰，让使用文档成员能够清楚了解到，有哪些正式版本文档，有哪些过程版本文档，需要使用哪个正式版本的文档。

本说明书中各个实施例采用递进的方式描述，每个实施例重点说明的都是与其他实施例的不同之处，各个实施例之间相同相似部分互相参见即可。对于实施例公开的系统而言，由于其与实施例公开的方法相对应，所以描述的比较简单，相关之处参见方法部分说明即可。

本文中应用了具体个例对本发明的原理及实施方式进行了阐述，以上实施例的说明只是用于帮助理解本发明的方法及其核心思想；同时，对于本领域的一般技术人员，依据本发明的思想，在具体实施方式及应用范围上均会有改变之处。综上所述，本说明书内容不应理解为对本发明的限制。

Claims (10)

1.一种基于审批流程的文档版本管理方法，其特征在于，所述方法包括：

获取用户提交的初始文档；

获取用户修改后的更新文档；

判断所述更新文档与所述初始文档是否相同；若相同，则判定所述初始文档不需要升级；若不同，则将所述初始文档升级为所述更新文档，利用临时版本号标记所述更新文档的版本，并保存所述初始文档和所述更新文档；

将所述更新文档作为初始文档，并返回“获取用户修改后的更新文档”步骤，直至用户不再修改文档；

将用户选择的所述临时版本号对应的更新文档作为审批文档；

将所述审批文档送入审批流程；若审批通过，则利用正式版本号标记所述审批文档，并将所述审批文档作为正式版本文档进行保存；若审批不通过，则将所述审批文档作为初始文档，并返回“获取用户修改后的更新文档”步骤，直至审批通过。

2.根据权利要求1所述的基于审批流程的文档版本管理方法，其特征在于，在所述将所述审批文档作为正式版本文档进行保存之后，还包括：

根据用户提交的变更申请调整所述正式版本文档；所述文档为CAD数据文档。

3.根据权利要求2所述的基于审批流程的文档版本管理方法，其特征在于，所述根据用户提交的变更申请调整所述正式版本文档，具体包括：

获取到用户提交的变更申请后，将所述正式版本文档标记为临时版本文档；

获取用户修改后的更新版本文档；

判断所述更新版本文档与所述临时版本文档是否相同；若相同，则判定所述临时版本文档不需要升级；若不同，则将所述临时版本文档升级为所述更新版本文档，利用临时版本号标记所述更新版本文档；并保存所述临时版本文档和所述更新版本文档；

将所述更新版本文档作为临时版本文档，并返回“获取用户修改后的更新版本文档”步骤，直至用户不再进行修改；

将用户选择的所述临时版本号对应的更新版本文档作为审批版本文档；

将所述审批版本文档送入审批流程；若审批通过，则利用正式版本号标记所述审批版本文档，并将所述审批版本文档作为调整之后的正式版本文档进行保存；若审批不通过，则将所述审批版本文档作为临时版本文档，并返回“获取用户修改后的更新版本文档”步骤，直至审批通过。

4.根据权利要求3所述的基于审批流程的文档版本管理方法，其特征在于，所述临时版本文档仅可由提交变更申请的用户修改。

5.根据权利要求1所述的基于审批流程的文档版本管理方法，其特征在于，所述判断所述更新文档与所述初始文档是否相同，具体包括：

分别计算所述更新文档与所述初始文档的MD5值；

判断所述更新文档的MD5值与所述初始文档的MD5值是否相同；若相同，则所述更新文档与所述初始文档相同；若不同，则所述更新文档与所述初始文档不同。

6.根据权利要求1所述的基于审批流程的文档版本管理方法，其特征在于，在判定所述初始文档不需要升级之后，还包括：

向用户推送所述初始文档不需要升级的消息。

7.根据权利要求1所述的基于审批流程的文档版本管理方法，其特征在于，所述利用临时版本号标记所述更新文档的版本，具体包括：

将所述更新文档的版本标记为临时版本V0.x；其中x＝迭代次数+1。

8.根据权利要求1所述的基于审批流程的文档版本管理方法，其特征在于，在所述审批不通过之后，还包括：

由用户根据审批意见对所述审批文档进行修改。

9.根据权利要求1所述的基于审批流程的文档版本管理方法，其特征在于，所述正式版本文档对公司所有人开放使用，但不允许进行修改。

10.一种基于审批流程的文档版本管理系统，其特征在于，所述系统包括：

初始文档获取单元，用于获取用户提交的初始文档；

更新文档获取单元，用于获取用户修改后的更新文档；

判断单元，用于判断所述更新文档与所述初始文档是否相同；若相同，则判定所述初始文档不需要升级；若不同，则将所述初始文档升级为所述更新文档，利用临时版本号标记所述更新文档的版本，并保存所述初始文档和所述更新文档；

迭代更新单元，用于将所述更新文档作为初始文档，并返回“获取用户修改后的更新文档”步骤，直至用户不再修改文档；

审批文档转换单元，用于将用户选择的所述临时版本号对应的更新文档作为审批文档；

迭代审批单元，用于将所述审批文档送入审批流程；若审批通过，则利用正式版本号标记所述审批文档，并将所述审批文档作为正式版本文档进行保存；若审批不通过，则将所述审批文档作为初始文档，并返回“获取用户修改后的更新文档”步骤，直至审批通过。

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