CN115098879A - 一种通过邮箱安全分享文件的方法及系统 - Google Patents

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叶永华
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Abstract

本发明公开了一种通过邮箱安全分享文件的方法及系统。该方法包括接收用户发送的目标文件分享请求；确定所述目标文件为生效文件且所述用户具有分享权限；接收用户输入的被分享方的邮箱以及分享持续天数；生成用于展示所述目标文件的访问链接以及与所述邮箱对应的随机密码。本申请提供的通过邮箱安全分享文件的方法，最大程度来保护企业在对外展示机密文件的安全。分享者通过邮箱(个人和企业邮箱)来指定被分享方的身份；通过权限设置控制被分享方对于文件的权限(查看、下载和天数)。同时被分享方的邮箱地址会作为水印显示在文件上。即可以实现文件的分享，同时又可以保证分享文件过程中不会发生泄密。

Description

一种通过邮箱安全分享文件的方法及系统
技术领域
本发明涉及文件分享技术领域，特别是涉及一种通过邮箱安全分享文件的方法及系统。
背景技术
医药企业在药品和器械的研发、临床研究和生产过程中积累了大量的关于药品信息的文件，这些文件是企业的重要资产甚至核心机密。这些文件无论在储存还是流转过程中需要严格控制，防止发生公司机密泄露的问题。
在没有特殊使用要求的情况下，这些机密文件应该尽量减少外传。但是在实际应用中，在一些特殊场景下，需要将药品信息相关的文件外传。例如，医药企业在融资时需要向投资方分享关于药品信息的文件。另外医药企业在委托供应商研发生产也需要提供核心技术资料。目前平均一款药物上市前成本约数亿美元如果在过程中信息泄露会对企业造成重大损失。
因此，如何最大程度提高企业在对外展示机密文件时的安全性，是迫切需要本领域技术人员解决的技术问题。
发明内容
本发明提供了一种通过邮箱安全分享文件的方法及系统
本发明提供了如下方案：
一种通过邮箱安全分享文件的方法，包括：
接收用户发送的目标文件分享请求；
确定所述目标文件为生效文件且所述用户具有分享权限；
接收用户输入的被分享方的邮箱以及分享持续天数；
生成用于展示所述目标文件的访问链接以及与所述邮箱对应的随机密码；
将所述访问链接以及所述随机密码发送至所述邮箱，以便所述被分享方通过所述访问链接以及所述随机密码在分享持续天数内访问所述目标文件。
优选地：所述生效文件为完成所有预设流程的最新版本文件。
优选地：确定所述用户具有分享权限，包括：
获取所述用户的身份信息，通过与预先储存的具有所述目标文件分享权限用户数据库中的身份信息进行比对；
确定所述用户的身份信息保存于所述数据库内后确定所述用户具有分享权限。
优选地：所述目标文件包括至少一个文件夹及至少一个文件夹包括的所有目录及文档文件。
优选地：所述目标文件包括至少一个文档文件。
优选地：所述邮箱包括个人邮箱和/或企业邮箱。
优选地：确定所述被分享方通过所述访问链接以及所述随机密码访问所述目标文件时，屏蔽所述被分享方所在的本地浏览器的下载以及打印功能。
优选地：所述屏蔽所述被分享方所在的本地浏览器的下载以及打印功能，包括：
确定所述本地浏览器的下载和/或打印图标被触发后，在所述本地浏览器的用户界面不显示所述目标文件的内容。
优选地：获取所述邮箱的地址，将所述邮箱的地址作为水印添加至所述目标文件，以便在所述被分享方的本地浏览器展示添加所述水印的所述目标文件。
一种通过邮箱安全分享文件的系统，包括：
分享请求接收单元，用于接收用户发送的目标文件分享请求；
权限确定单元，用于确定所述目标文件为生效文件且所述用户具有分享权限；
邮箱接收单元，用于接收用户输入的被分享方的邮箱以及分享持续天数；
访问链接生成单元，用于生成用于展示所述目标文件的访问链接以及与所述邮箱对应的随机密码；
访问链接发送单元，用于将所述访问链接以及所述随机密码发送至所述邮箱，以便被分享方通过所述访问链接以及所述随机密码在分享持续天数内访问所述目标文件。
根据本发明提供的具体实施例，本发明公开了以下技术效果：
本申请提供的通过邮箱安全分享文件的方法，最大程度来保护企业在对外展示机密文件的安全。分享者通过邮箱(个人和企业邮箱)来指定被分享方的身份；通过权限设置控制被分享方对于文件的权限(查看、下载和天数)。同时被分享方的邮箱地址会作为水印显示在文件上。即可以实现文件的分享，同时又可以保证分享文件过程中不会发生泄密。
当然，实施本发明的任一产品并不一定需要同时达到以上所述的所有优点。
附图说明
为了更清楚地说明本发明实施例或现有技术中的技术方案，下面将对实施例中所需要使用的附图作简单地介绍。显而易见地，下面描述中的附图仅仅是本发明的一些实施例，对于本领域普通技术人员来说，在不付出创造性劳动的前提下，还可以根据这些附图获得其他的附图。
图1是本发明实施例提供的一种通过邮箱安全分享文件的方法的流程图；
图2是本发明实施例提供的一种通过邮箱安全分享文件的系统的示意图。
具体实施方式
下面将结合本发明实施例中的附图，对本发明实施例中的技术方案进行清楚、完整地描述。显然，所描述的实施例仅仅是本发明的一部分实施例，而不是全部的实施例。基于本发明中的实施例，本领域普通技术人员所获得的所有其他实施例，都属于本发明保护的范围。
参见图1，为本发明实施例提供的一种通过邮箱安全分享文件的方法，如图1所示，该方法可以包括：
S101：接收用户发送的目标文件分享请求；该用户可以通过本地浏览器访问基于BS架构系统的服务器，然后向该服务器发送该分享请求。
S102：确定所述目标文件为生效文件且所述用户具有分享权限；具体的，所述生效文件为完成所有预设流程的最新版本文件。状态为生效的文件可以被对外分享，生效状态代表该文件已经完成编辑和审批不会再有变动。用户在系统内上传，然后审阅和签批等流程，达到生效状态的文件。根据系统内控制生效的文件相当于盖章封存因此没有任何用户有权再去修改和编辑(可以理解为文件达到1.0正式版)。此时被分享方看到的就是1.0版文件。如果重新出发流程控制再次达到生效状态(可以理解为该文件升级到2.0版)。此时被分享方看到的就是2.0版文件(自动更新)。总结就是被分享方分享出去的文件永远是生效的最新版本。
在对用户是否有分享权限进行判断是，可以采用多种方式，例如，在一种实现方式下，本申请实施例可以提供确定所述用户具有分享权限，包括：
获取所述用户的身份信息，通过与预先储存的具有所述目标文件分享权限用户数据库中的身份信息进行比对；
确定所述用户的身份信息保存于所述数据库内后确定所述用户具有分享权限。
所述目标文件包括至少一个文件夹及至少一个文件夹包括的所有目录及文档文件。所述目标文件还可以包括至少一个文档文件。用户可以选择一个、多个文档对外分享，也可以选择文件夹分享该文件夹下所有目录和文件。
S103：接收用户输入的被分享方的邮箱以及分享持续天数；具体的，所述邮箱包括个人邮箱和/或企业邮箱。目标文件选择完成后，输入被分享方的一个或多个邮箱。个人邮箱代表分享给个人，企业邮箱代表分享给企业或企业员工。确定所述被分享方通过所述访问链接以及所述随机密码访问所述目标文件时，屏蔽所述被分享方所在的本地浏览器的下载以及打印功能。设置目标文件分享的持续天数，被分享方只能在分享持续天数内对目标文件进行浏览，持续天数结束后链接自动失效。为了确保目标文件不被分享方随意打印以及下载，被分享的目标文件不可打印和下载只能浏览。
屏蔽被分享方的本地浏览器打印以及下载功能可以通过多种方式实现，例如，在一种实现方式下，本申请实施例可以提供确定所述本地浏览器的下载和/或打印图标被触发后，在所述本地浏览器的用户界面不显示所述目标文件的内容。在本地浏览器的下载或者打印图标被触发后，在被分享方的本地浏览器的用户界面中使目标文件的内容不被显示。
S104：生成用于展示所述目标文件的访问链接以及与所述邮箱对应的随机密码；系统可以针对每一个邮箱生成不同的随机密码，保证每个邮箱收到相同的访问链接以及不同的随机密码。进一步提高目标文件分享的安全性。
S105：将所述访问链接以及所述随机密码发送至所述邮箱，以便被分享方通过所述访问链接以及所述随机密码在分享持续天数内访问所述目标文件。
被分享方登录邮箱，使用邮箱里提供的访问链接和随机密码对目标文件进行访问，而无需登录系统。被分享的文件达到设定的持续天数后，被分享方无法继续访问该文件。同时用户也可以提前手动关闭分享状态使得被分享方无法访问该文件。具体的，在分享持续天数有效时间段内接收所述用户发送的提前终止分享请求；控制所述访问链接失效。
为了进一步提高目标文件分享的安全性，本申请实施例还可以提供获取所述邮箱的地址，将所述邮箱的地址作为水印添加至所述目标文件，以便在所述被分享方的本地浏览器展示添加所述水印的所述目标文件。
总之，本申请提供的通过邮箱安全分享文件的方法，最大程度来保护企业在对外展示机密文件的安全。分享者通过邮箱(个人和企业邮箱)来指定被分享方的身份；通过权限设置控制被分享方对于文件的权限(查看、下载和天数)。同时被分享方的邮箱地址会作为水印显示在文件上。即可以实现文件的分享，同时又可以保证分享文件过程中不会发生泄密。
参见图2，与本申请实施例提供的一种通过邮箱安全分享文件的方法相对应，如图2所示，本申请实施例还提供了一种通过邮箱安全分享文件的系统，该系统具体可以包括：
分享请求接收单元201，用于接收用户发送的目标文件分享请求；
权限确定单元202，用于确定所述目标文件为生效文件且所述用户具有分享权限；
邮箱接收单元203，用于接收用户输入的被分享方的邮箱以及分享持续天数；
访问链接生成单元204，用于生成用于展示所述目标文件的访问链接以及与所述邮箱对应的随机密码；
访问链接发送单元204，用于将所述访问链接以及所述随机密码发送至所述邮箱，以便被分享方通过所述访问链接以及所述随机密码在分享持续天数内访问所述目标文件。
需要说明的是，在本文中，诸如第一和第二等之类的关系术语仅仅用来将一个实体或者操作与另一个实体或操作区分开来，而不一定要求或者暗示这些实体或操作之间存在任何这种实际的关系或者顺序。而且，术语“包括”、“包含”或者其任何其他变体意在涵盖非排他性的包含，从而使得包括一系列要素的过程、方法、物品或者设备不仅包括那些要素，而且还包括没有明确列出的其他要素，或者是还包括为这种过程、方法、物品或者设备所固有的要素。在没有更多限制的情况下，由语句“包括一个……”限定的要素，并不排除在包括所述要素的过程、方法、物品或者设备中还存在另外的相同要素。
通过以上的实施方式的描述可知，本领域的技术人员可以清楚地了解到本申请可借助软件加上必需的通用硬件平台的方式来实现。基于这样的理解，本申请的技术方案本质上或者说对现有技术做出贡献的部分可以以软件产品的形式体现出来，该计算机软件产品可以存储在存储介质中，如ROM/RAM、磁碟、光盘等，包括若干指令用以使得一台计算机设备(可以是个人计算机，服务器，或者网络设备等)执行本申请各个实施例或者实施例的某些部分所述的方法。
本说明书中的各个实施例均采用递进的方式描述，各个实施例之间相同相似的部分互相参见即可，每个实施例重点说明的都是与其他实施例的不同之处。尤其，对于系统或系统实施例而言，由于其基本相似于方法实施例，所以描述得比较简单，相关之处参见方法实施例的部分说明即可。以上所描述的系统及系统实施例仅仅是示意性的，其中所述作为分离部件说明的单元可以是或者也可以不是物理上分开的，作为单元显示的部件可以是或者也可以不是物理单元，即可以位于一个地方，或者也可以分布到多个网络单元上。可以根据实际的需要选择其中的部分或者全部模块来实现本实施例方案的目的。本领域普通技术人员在不付出创造性劳动的情况下，即可以理解并实施。
以上所述仅为本发明的较佳实施例而已，并非用于限定本发明的保护范围。凡在本发明的精神和原则之内所作的任何修改、等同替换、改进等，均包含在本发明的保护范围内。

Claims (10)

1.一种通过邮箱安全分享文件的方法，其特征在于，包括：
接收用户发送的目标文件分享请求；
确定所述目标文件为生效文件且所述用户具有分享权限；
接收用户输入的被分享方的邮箱以及分享持续天数；
生成用于展示所述目标文件的访问链接以及与所述邮箱对应的随机密码；
将所述访问链接以及所述随机密码发送至所述邮箱，以便所述被分享方通过所述访问链接以及所述随机密码在分享持续天数内访问所述目标文件。
2.根据权利要求1所述的通过邮箱安全分享文件的方法，其特征在于，所述生效文件为完成所有预设流程的最新版本文件。
3.根据权利要求1所述的通过邮箱安全分享文件的方法，其特征在于，确定所述用户具有分享权限，包括：
获取所述用户的身份信息，通过与预先储存的具有所述目标文件分享权限用户数据库中的身份信息进行比对；
确定所述用户的身份信息保存于所述数据库内后确定所述用户具有分享权限。
4.根据权利要求1所述的通过邮箱安全分享文件的方法，其特征在于，所述目标文件包括至少一个文件夹及至少一个文件夹包括的所有目录及文档文件。
5.根据权利要求1所述的通过邮箱安全分享文件的方法，其特征在于，所述目标文件包括至少一个文档文件。
6.根据权利要求1所述的通过邮箱安全分享文件的方法，其特征在于，所述邮箱包括个人邮箱和/或企业邮箱。
7.根据权利要求1所述的通过邮箱安全分享文件的方法，其特征在于，确定所述被分享方通过所述访问链接以及所述随机密码访问所述目标文件时，屏蔽所述被分享方所在的本地浏览器的下载以及打印功能。
8.根据权利要求7所述的通过邮箱安全分享文件的方法，其特征在于，所述屏蔽所述被分享方所在的本地浏览器的下载以及打印功能，包括：
确定所述本地浏览器的下载和/或打印图标被触发后，在所述本地浏览器的用户界面不显示所述目标文件的内容。
9.根据权利要求7所述的通过邮箱安全分享文件的方法，其特征在于，获取所述邮箱的地址，将所述邮箱的地址作为水印添加至所述目标文件，以便在所述被分享方的本地浏览器展示添加所述水印的所述目标文件。
10.一种通过邮箱安全分享文件的系统，其特征在于，包括：
分享请求接收单元，用于接收用户发送的目标文件分享请求；
权限确定单元，用于确定所述目标文件为生效文件且所述用户具有分享权限；
邮箱接收单元，用于接收用户输入的被分享方的邮箱以及分享持续天数；
访问链接生成单元，用于生成用于展示所述目标文件的访问链接以及与所述邮箱对应的随机密码；
访问链接发送单元，用于将所述访问链接以及所述随机密码发送至所述邮箱，以便被分享方通过所述访问链接以及所述随机密码在分享持续天数内访问所述目标文件。
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