CN114238214A - 一种智能化财务档案存储管理系统及系统 - Google Patents

Abstract

本发明提出一种智能化财务档案管理系统和方法，基于开放式体系结构，能够对于财务档案的存储提供智能化管理。其将档案数据存储于本地档案库或分布式档案库。其中分布式档案库包含多个站点，所有站点都具有跨连接站点进行数据存储操作的能力。该数据存储操作包括内容索引，容器化重复数据删除的存储。且还用于对存储在分布式档案库中的数据进行索引的方法，以利于以后的搜索，包括协作搜索。

Description

一种智能化财务档案存储管理系统及系统

技术领域

本发明涉及财务档案存储管理技术领域，尤其涉及一种智能化财务档案存储管理系统及方法。

背景技术

通常要求金融机构将财务文件和相关数据的档案保存几年。通常，使用原始文档和/或文档的缩微胶片图像来维护这些档案。财务档案存储管理是一项重要的基础性、系统性工作，在记录历史、维护权益、保证资产安全、防范金融风险等方面发挥着不可替代的支持和保障作用。档案工作对象正由基于纸张的传统档案向电子档案迁移，档案管理工作进入了电子化、网络化发展的新阶段。档案混合化、数据海量化、需求个性化成为新时期档案管理的新常态，针对电子档案，具有易逝性、易变性、对元数据的依赖性、信息与载体的可分离型等特性，随着电子档案的大量产生，档案的接收和长期保存工作以及安全管理工作面临着巨大挑战。

现有的档案图像存储设备被设计为存储和索引一定数量的项目，通常使用简单地为每个项目分配索引记录的索引方法。该索引记录将唯一标识符与指向该项目在特定档案存储介质卷上的实际物理位置的指针相关联。在检索时，在此表中搜索要检索的项目的索引记录。然后，该索引记录提供了在归档存储介质卷上定位该项目所需的信息。现有的图像文件文件夹系统通常至少在该过程的索引编制和质量保证步骤上需要永久性的人工干预。

因此，为了高效、智能的管理财务档案，需要提供一种智能化财务档案存储管理系统及方法。

发明内容

本发明的目的在于提供一种智能化财务档案存储管理系统及方法。

为达到上述目的，本发明提出一种智能化财务档案存储管理系统，包括：

一个或多个项目输入设备105，项目输入设备105将关于多个图像的信息提供给主机服务器110；

一个或多个主机服务器110，主机服务器110从项目输入设备105接收信息，包括图像和相关数据、处理信息和存档信息；从工作站115接收指令或请求；根据收到的指令或请求执行操作；并且将信息传送到工作站115或一个或多个外围设备120；

一个或多个工作站计算机115，提供智能化财务档案存储管理系统100与用户或管理员之间的接口，向主机服务器110提供请求或指令，从主机服务器110接收信息，并向用户提供信息；

以及一个或多个外围设备120,包括一个或多个用于维护存档的存储设备。

优选的，项目输入设备105包括控制器125，该控制器125被配置为控制输入设备105和/或接收输入数据。

优选的，控制器125还包括将扫描仪连接到主机服务器110的一个或多个连接。

优选的，工作站115包括用于与主机服务器120通信的通信端口，一个或多个输入设备以及视觉显示单元。

优选的，一个或多个外围设备120包括一个或多个存储设备存储形成存档的多个数据库，该存档可以是包括本地档案库或分布式档案库。

优选的，分布式档案库包含多个站点，所有站点都具有跨连接站点进行数据存储操作的能力，该数据存储操作包括内容索引，容器化重复数据删除的存储。

优选的，容器化重复数据删除的存储包括：数据对象标识步骤，用于表示文件、数据对象；标识符生成步骤，用于对于标识的文件、数据对象生成标识符；标识符比较步骤，对各种文件、数据对象是否包含相似数据进行判断，并给出判断结果；标准评估步骤，对照一组标准评估文件，数据对象的各个方面。

本发明还提供一种智能化财务档案存储管理方法，应用于智能化财务档案存储管理系统，其特征在于:对于重复的档案文件，其具体的删除过程包括：步骤210，其中选择要重复删除的档案文件。该选择可以由管理员手动进行，也可以由存档文件在保留策略中过期而自动进行；

在步骤220中，进行归档文件的查找；

在步骤230，确定存档文件是否已经引用了；

在步骤240，如果存档文件具有引用，则这意味着不能直接删除存档文件，需要删除引用，并将对存档文件的引用添加到已删除的存档文件表；

在步骤250，如果存档文件中没有任何引用，直接删除存档文件；在删除的存档文件表中为删除的存档文件创建一个条目，并将删除的时间戳添加到该条目；如果已经存在用于删除的存档文件的条目，则将删除的时间戳添加到该条目。

优选的，布式档案库可以包括分布式索引服务，该分布式索引服务在统一视图中包括每个本地档案库的索引服务；如果在本地档案库处发生故障，则可以通过分布式档案库访问任何冗余和远程数据存储。

优选的，对搜索请求的处理的过程包括：

在步骤310中，系统接收指定用于找到匹配目标内容的标准的搜索请求；

在步骤320，系统将搜索内容索引以标识添加到一组搜索结果中的匹配内容项，并将这些文档添加到搜索结果列表中；

在步骤330中，系统基于在内容索引中标识的内容来生成搜索结果,系统选择第一搜索结果；

在判定步骤340中，如果搜索结果指示所标识的内容已被存档，则系统在步骤350继续，否则系统在步骤355继续；

在步骤350中，系统检索所存档的内容，系统可以提供检索存档内容并将该信息添加到所选搜索结果所需的时间的估计；

在判定步骤355中，如果存在更多搜索结果，则系统循环至步骤330以获得下一个搜索结果，否则系统继续至步骤360；

在步骤360，系统会根据搜索查询提供搜索结果。

与现有技术相比，本发明的优势之处在于：本发明提供了一种智能化财务档案管理系统，基于开放式体系结构，能够对于财务档案的存储提供智能化管理。其将档案数据存储于本地档案库或分布式档案库。其中分布式档案库包含多个站点，所有站点都具有跨连接站点进行数据存储操作的能力。该数据存储操作包括内容索引，容器化重复数据删除的存储。且还用于对存储在分布式档案库中的数据进行索引的方法，以利于以后的搜索，包括协作搜索。

附图说明

图1为本发明的智能化财务档案存储管理系统的示例的框图；

图2为重复的档案文件的删除过程流程图；

图3为对搜索请求的处理的流程图。

具体实施方式

为使本发明的目的、技术方案和优点更加清楚，下面将对本发明的技术方案作进一步地说明。

图1示意性地示出了结合了本发明的一个实施例的智能化财务档案存储管理系统100。对于本文所示和所述的实施例，智能化财务档案存储管理系统100基于开放式体系结构，该体系结构从任何地方接受任何类型的图像，视频或音频数据。存储，重组和/或重新格式化图像，视频或音频数据；并输出重组或重新格式化的图像，视频和/或音频数据。

如本文所使用的，术语“图像”数据是指表示物理对象的图像的数据(或具有数据的文件)。例如，物理对象可以是文档(例如，财务文档)，并且“图像”是表示对象图像的数据。对于另一个示例，物理对象可以是已输入信息的表单，而“图像”是代表完成的表单的数据。

如图1所示，本发明的一个实施例包括智能化财务档案存储管理系统100，其包括一个或多个项目输入设备105，一个或多个主机服务器110，一个或多个工作站计算机115以及一个或多个外围设备120。

通常，项目输入设备105将关于多个图像的信息(例如，支票)提供给主机服务器110。例如，如果所提供的信息与支票有关，则该信息可以包括每个支票的正面图像和背面图像以及从每个支票获得的数据。示例性物品输入设备(也称为物品生成设备)包括扫描仪，支票运输机，具有照相机或类似组件的视频生成设备，具有麦克风或类似组件的声音生成设备以及用于从其他设备接收数据的数据馈送。

项目输入设备105包括控制器125，该控制器125被配置为控制输入设备105和/或接收输入数据。另外，尽管在图1中仅示出了一个物品输入设备，但是智能化财务档案存储管理系统100可以包括多个物品输入设备105。

控制器125还包括将扫描仪连接到主机服务器110的一个或多个连接(例如，以太网连接)。控制器125与主机服务器110之间的连接可以是直接连接或间接连接(例如，经由诸如内联网或因特网之类的网络)。

智能化财务档案存储管理系统100包括运行软件的主机服务器110。在一些实施例中，主机服务器110从项目输入设备105接收信息，包括图像和相关数据；处理信息；存档信息；从工作站115接收指令或请求；根据收到的指令或请求执行操作；并且将信息传送到工作站115或一个或多个外围设备120。

一个或多个工作站115提供智能化财务档案存储管理系统100与用户或管理员之间的接口，向主机服务器110提供请求或指令(均也称为输入)(由用户或管理员发起))，从主机服务器110接收信息(例如，源自存档)，并向用户提供信息。示例工作站是个人计算机。但是，其他工作站也是可能的，包括Unix机器，便携式计算机，手持设备，Internet设备和类似设备。在下面的操作部分中进一步描述了用于启动应用程序的工作站的操作(例如，查询，导出，语句打印等)。

工作站115包括用于与主机服务器120通信的通信端口，一个或多个输入设备以及视觉显示单元。在一实施例中，一个或多个输入设备包括键盘和鼠标，其允许用户将数据输入到工作站115。可以使用其他数据输入设备，包括键盘，轨迹球，触摸屏，触摸板，指点杆，麦克风或类似设备。输入设备210和220具有存储在工作站中的相应驱动程序，从而允许工作站与输入设备进行通信。鼠标的对应驱动程序是在显示单元上生成“指针”的指针驱动程序。当用户操纵鼠标时，指针驱动器程序允许指针在视觉显示单元上移动，并且当用户以预定顺序按下鼠标上的按钮时，指针驱动器程序选择项目。当然，其他输入设备可以具有对应的驱动程序，并且可以在功能上类似于鼠标。

一个或多个外围设备120包括一个或多个用于维护存档的存储设备。一个或多个存储设备可以包括RAID，光学存储，磁带存储和类似的存储设备。一个或多个存储设备存储形成存档的多个数据库，该存档可以是包括“本地”或“分布式”的各种类型。如下面将变得更加明显的，一个分布式档案可以包括多个本地档案。

在一些实施例中，分布式档案库包含多个站点，所有站点都具有跨连接站点进行数据存储操作的能力。该数据存储操作包括内容索引，容器化重复数据删除的存储。公开了用于对存储在分布式档案库中的数据进行索引的方法，以利于以后的搜索，包括协作搜索。还公开了用于执行容器化重复数据删除以减少对系统名称空间的负担并实现成本节省的方法。

重复数据删除包括：数据对象标识步骤，用于表示文件、数据对象等；标识符生成步骤，用于对于标识的文件、数据对象生成标识符。标识符的示例包括哈希值，消息摘要，校验和，数字指纹，数字签名或其他字节序列，这些字节序列基本上唯一地标识数据存储系统中的文件或数据对象。哈希值还可以用于验证传输到分布式档案库的数据。例如，可以首先在客户端对文件进行本地哈希处理以创建第一哈希值。然后可以将文件传输到云存储站点。反过来，云存储站点同样会创建一个哈希值，并将此第二个哈希值发回。然后，客户端可以比较两个哈希值，以验证分布式档案库正确接收了文件进行存储。标识符比较步骤，对各种文件、数据对象是否包含相似数据进行判断，并给出判断结果。标准评估步骤，对照一组标准评估文件，数据对象等的各个方面。

在本文的一些实施例中，档案文件可以被视为数据对象的容器。重复数据的删除使系统能够通过有效地存储归档文件然后在不再需要存储它们时删除来最大化用于存储归档文件的可用存储空间。对于重复的档案文件，其具体的删除过程如图2下：

步骤210，其中选择要重复删除的档案文件。该选择可以由管理员手动进行，也可以由存档文件在保留策略中过期而自动进行。

在步骤220中，进行归档文件的查找。

在步骤230，确定存档文件是否已经引用了(例如，引用到其他存档文件)。

在步骤240，如果存档文件具有引用，则这意味着不能直接删除存档文件。需要删除引用，并将对存档文件的引用添加到已删除的存档文件表。

在步骤250，如果存档文件中没有任何引用，直接删除存档文件。在删除的存档文件表中为删除的存档文件创建一个条目(如果还没有条目的话)，并将删除的时间戳添加到该条目。如果已经存在用于删除的存档文件的条目，则将删除的时间戳添加到该条目。

在一些实施例中，分布式档案库包含多个站点，所有站点都具有跨连接站点进行查询的能力。一组用户定义的规则确定与系统的每个用户相对应的查询功能级别。查询功能是一种功能，能够基于单个对象属性或对象属性的组合来搜索系统索引，以找到检索所需对象所需的令牌。查询功能可以是本地或全局的。

分布式档案可以为一个或多个用户提供每个本地档案中所有可用数据的增强的统一视图，并可以访问所有数据。

在一些实施例中，工作站115可以用于将数据分类，存储，管理或取回一个或多个档案，例如一个或多个本地档案库。系统100还可以包括一个或多个分布式档案库。分布式档案库可以在分布式级别上提供一个或多个服务，例如存储库服务，设置服务和索引服务。例如，分布式档案库可以包括分布式索引服务，该分布式索引服务在统一视图中(例如，可由提供图形用户界面的任何设备访问)包括每个本地档案库的索引服务。

如前所述，系统100可以采用冗余存储来备份各种数据。如果在本地档案库处发生故障，则可以通过分布式档案库访问任何冗余和远程数据存储，并且在一些实施例中自动进行。

系统100可以包括一个或多个查询应用程序，用于从一个或多个存档中检索数据。查询应用程序可以包括其中请求是通过Internet从远程用户提交请求的应用程序。替代地或附加地，查询应用程序可以包括使用文本格式的查询标记语言(QML)提交请求的应用程序。查询应用程序还可以包括一个应用程序，其中一个或多个请求被批量提交以进行处理。如前所述，系统100还可以提供查询应用程序，该应用程序从各种查询或请求中批量检索数据。查询应用程序可以根据某些参数和条件以批或组的形式安排查询。

图3是说明在一个实施例中系统对搜索请求的处理的流程图。

在步骤310中，系统接收指定用于找到匹配目标内容的标准的搜索请求。例如，搜索请求可以指定将在匹配文档中找到的一个或多个关键字。搜索请求还可以指定布尔运算符，正则表达式和其他常见搜索规范，以标识搜索查询中术语之间的关系和优先级。

在步骤320，系统将搜索内容索引以标识添加到一组搜索结果中的匹配内容项。例如，系统可以识别包含指定关键字或其他条件的文档，并将这些文档添加到搜索结果列表中。

在步骤330中，系统基于在内容索引中标识的内容来生成搜索结果。系统选择第一搜索结果。

在判定步骤340中，如果搜索结果指示所标识的内容已被存档，则系统在步骤350继续，否则系统在步骤355继续。例如，内容可以被存档，因为它位于分布式档案库站点上。

在步骤350中，系统检索所存档的内容，系统可以提供检索存档内容并将该信息添加到所选搜索结果所需的时间的估计。

在判定步骤355中，如果存在更多搜索结果，则系统循环至步骤330以获得下一个搜索结果，否则系统继续至步骤360。

在步骤360，系统会根据搜索查询提供搜索结果。例如，用户可以通过列出搜索结果的网页接收搜索结果，或者可以通过API将搜索结果提供给另一个系统进行其他处理。该系统还可以在将搜索结果呈现给用户之前对搜索结果执行附加处理。例如，系统可以对搜索结果进行排序，按检索时间对它们进行排名等等。

在一些实施方式中，云存储站点可以与协作搜索系统和协作文档管理系统集成，以促进协作搜索，数据检索和发现。

在上文中，已经描述了根据本发明的智能化财务档案存储管理系统及方法，包括医院咨询和外科手术。应该理解，本领域技术人员可以在不改变本发明的技术精神或基本特征的情况下，以其他特定形式来实现本发明的技术配置。

上述仅为本发明的优选实施例而已，并不对本发明起到任何限制作用。任何所属技术领域的技术人员，在不脱离本发明的技术方案的范围内，对本发明揭露的技术方案和技术内容做任何形式的等同替换或修改等变动，均属未脱离本发明的技术方案的内容，仍属于本发明的保护范围之内。

Claims (10)

1.一种智能化财务档案存储管理系统，其特征在于，具体包括：

一个或多个项目输入设备105，项目输入设备105将关于多个图像的信息提供给主机服务器110；

一个或多个主机服务器110，主机服务器110从项目输入设备105接收信息，包括图像和相关数据、处理信息和存档信息；从工作站115接收指令或请求；根据收到的指令或请求执行操作；并且将信息传送到工作站115或一个或多个外围设备120；

一个或多个工作站计算机115，提供智能化财务档案存储管理系统100与用户或管理员之间的接口，向主机服务器110提供请求或指令，从主机服务器110接收信息，并向用户提供信息；

以及一个或多个外围设备120,包括一个或多个用于维护存档的存储设备。

2.根据权利要求1所述的智能化财务档案存储管理系统，其特征在于，项目输入设备105包括控制器125，该控制器125被配置为控制输入设备105和/或接收输入数据。

3.根据权利要求2所述的智能化财务档案存储管理系统，其特征在于，控制器125还包括将扫描仪连接到主机服务器110的一个或多个连接。

4.根据权利要求1所述的智能化财务档案存储管理系统，其特征在于，工作站115包括用于与主机服务器120通信的通信端口，一个或多个输入设备以及视觉显示单元。

5.根据权利要求1所述的智能化财务档案存储管理系统，其特征在于，一个或多个外围设备120包括一个或多个存储设备存储形成存档的多个数据库，该存档可以是包括本地档案库或分布式档案库。

6.根据权利要求5所述的智能化财务档案存储管理系统，其特征在于，分布式档案库包含多个站点，所有站点都具有跨连接站点进行数据存储操作的能力，该数据存储操作包括内容索引，容器化重复数据删除的存储。

7.根据权利要求6所述的智能化财务档案存储管理系统，其特征在于，容器化重复数据删除的存储包括：数据对象标识步骤，用于表示文件、数据对象；标识符生成步骤，用于对于标识的文件、数据对象生成标识符；标识符比较步骤，对各种文件、数据对象是否包含相似数据进行判断，并给出判断结果；标准评估步骤，对照一组标准评估文件，数据对象的各个方面。

8.一种智能化财务档案存储管理方法，应用于如权利要求1-7任一项所述的一种智能化财务档案存储管理系统，其特征在于:对于重复的档案文件，其具体的删除过程包括：

步骤210，选择要重复删除的档案文件；

在步骤220中，进行归档文件的查找；

在步骤230，确定存档文件是否已经引用了；

在步骤240，如果存档文件具有引用，则这意味着不能直接删除存档文件，需要删除引用，并将对存档文件的引用添加到已删除的存档文件表；

在步骤250，如果存档文件中没有任何引用，直接删除存档文件；在删除的存档文件表中为删除的存档文件创建一个条目，并将删除的时间戳添加到该条目；如果已经存在用于删除的存档文件的条目，则将删除的时间戳添加到该条目。

9.根据权利要求8所述的智能化财务档案存储管理方法，其特征在于：布式档案库可以包括分布式索引服务，该分布式索引服务在统一视图中包括每个本地档案库的索引服务；如果在本地档案库处发生故障，则可以通过分布式档案库访问任何冗余和远程数据存储。

10.根据权利要求9所述的智能化财务档案存储管理方法，其特征在于：对搜索请求的处理的过程包括：

在步骤310中，系统接收指定用于找到匹配目标内容的标准的搜索请求；

在步骤320，系统将搜索内容索引以标识添加到一组搜索结果中的匹配内容项，并将这些文档添加到搜索结果列表中；

在步骤330中，系统基于在内容索引中标识的内容来生成搜索结果,系统选择第一搜索结果；

在判定步骤340中，如果搜索结果指示所标识的内容已被存档，则系统在步骤350继续，否则系统在步骤360继续；

在步骤350中，系统检索所存档的内容，系统可以提供检索存档内容并将该信息添加到所选搜索结果所需的时间的估计；

在步骤360中，如果存在更多搜索结果，则获得下一个搜索结果，根据搜索查询提供搜索结果。

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