CN112487150B - 档案管理方法、系统、存储介质及电子设备 - Google Patents
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Abstract
本公开涉及一种档案管理方法、系统、存储介质及电子设备，所述方法包括：分别对录入到档案管理系统中的多个归档文件的内容进行解析；针对每一所述归档文件，根据解析结果确定所述归档文件的文件特征信息，所述文件特征信息包括所述归档文件的分类号、保管期限；根据所述多个归档文件各自的文件特征信息以及预设的整理规则，对所述多个归档文件进行自动排序、编号、组合，以对所述多个归档文件进行自动管理。通过上述技术方案，可以实现档案的自动化管理和数字化管理，实现归档文件的自动分类和自动整理，保证对档案的准确管理，并且在用户检索档案时，可以为用户提供准确的档案检索结果。
Description
技术领域
本公开涉及计算机技术领域，具体地，涉及一种档案管理方法、系统、存储介质及电子设备。
背景技术
随着计算机技术的迅猛发展，数据呈现爆发式的增长，电子档案的应用越来越广泛，电子档案能够实现纸质档案的信息化管理和电子信息的档案化管理。档案数据信息建设进入了大数据时代，数字档案资源的比例有大幅提高，面对海量档案数据，目前大多数停留在传统的档案浏览等功能，因此对于电子档案的管理还有待提高。
发明内容
本公开的目的是提供一种档案管理方法、系统、存储介质及电子设备，可以实现归档文件的自动分类和自动整理，保证对档案的准确管理，并且为用户提供准确的档案检索结果。
为了实现上述目的，第一方面，本公开提供一种档案管理方法，所述方法包括：
分别对录入到档案管理系统中的多个归档文件的内容进行解析；
针对每一所述归档文件，根据解析结果确定所述归档文件的文件特征信息，所述文件特征信息包括所述归档文件的分类号、保管期限；
根据所述多个归档文件各自的文件特征信息以及预设的整理规则，对所述多个归档文件进行自动排序、编号、组合，以对所述多个归档文件进行自动管理。
可选地，所述归档文件的所述文件特征信息是根据档案管理模型确定的，所述档案管理模型是根据多个已分类的归档文件进行训练得到的；
所述方法还包括：
获取用户针对档案的检索行为信息，所述检索行为信息包括检索次数、对检索结果的点击行为信息；
根据所述检索行为信息对所述档案管理模型进行更新。
可选地，所述方法还包括：
响应于接收到用户的档案检索请求，展示多种检索方式；
根据所述用户选择的目标检索方式、以及所述用户输入的档案检索信息，确定目标档案检索结果，其中，在展示所述目标档案检索结果时，对所述目标档案检索结果进行分类展示，并同时展示与所述目标档案检索结果相关联的信息。
可选地，所述整理规则根据以下中的至少一者确定：归档文件分类号、归档文件内容、归档文件标题字段、归档文件来源属性、归档文件流转过程。
第二方面，本公开提供一种档案管理系统，所述系统包括：
解析模块，用于分别对录入到档案管理系统中的多个归档文件的内容进行解析；
特征信息确定模块，用于针对每一所述归档文件，根据解析结果确定所述归档文件的文件特征信息，所述文件特征信息包括所述归档文件的分类号、保管期限；
档案管理模块，用于根据所述多个归档文件各自的文件特征信息以及预设的整理规则，对所述多个归档文件进行自动排序、编号、组合，以对所述多个归档文件进行自动管理。
可选地，所述归档文件的所述文件特征信息是根据档案管理模型确定的，所述档案管理模型是根据多个已分类的归档文件进行训练得到的；
所述系统还包括：
获取模块，用于获取用户针对档案的检索行为信息，所述检索行为信息包括检索次数、对检索结果的点击行为信息；
更新模块，用于根据所述检索行为信息对所述档案管理模型进行更新。
可选地，所述系统还包括：
展示模块，用于响应于接收到用户的档案检索请求，展示多种检索方式；
结果确定模块，用于根据所述用户选择的目标检索方式、以及所述用户输入的档案检索信息，确定目标档案检索结果，其中，在展示所述目标档案检索结果时，对所述目标档案检索结果进行分类展示，并同时展示与所述目标档案检索结果相关联的信息。
可选地，所述整理规则根据以下中的至少一者确定：归档文件分类号、归档文件内容、归档文件标题字段、归档文件来源属性、归档文件流转过程。
第三方面，本公开提供一种计算机可读存储介质，其上存储有计算机程序，该程序被处理器执行时实现本公开第一方面提供的所述方法的步骤。
第四方面，本公开提供一种电子设备，包括：
存储器，其上存储有计算机程序；
处理器，用于执行所述存储器中的所述计算机程序，以实现本公开第一方面提供的所述方法的步骤。
通过上述技术方案，分别对录入到档案管理系统中的多个归档文件的内容进行解析，并根据解析结果确定归档文件的文件特征信息，该文件特征信息可包括归档文件的分类号、保管期限。根据多个归档文件各自的文件特征信息以及预设的整理规则，对多个归档文件进行自动排序、编号、组合，以对多个归档文件进行自动管理。这样，可以实现档案的自动化管理和数字化管理，实现归档文件的自动分类和自动整理，保证对档案的准确管理，并且在用户检索档案时，可以为用户提供准确的档案检索结果。
本公开的其他特征和优点将在随后的具体实施方式部分予以详细说明。
附图说明
附图是用来提供对本公开的进一步理解，并且构成说明书的一部分，与下面的具体实施方式一起用于解释本公开，但并不构成对本公开的限制。在附图中：
图1是根据一示例性实施例示出的一种档案管理方法的流程图。
图2是根据一示例性实施例示出的一种对多个归档文件进行自动分类和整理的示意图。
图3是根据一示例性实施例示出的一种档案管理系统的检索功能示意图
图4是根据一示例性实施例示出的一种档案关联系统的示意图。
图5是根据一示例性实施例示出的一种电子设备的框图。
图6是根据一示例性实施例示出的一种电子设备的框图。
具体实施方式
以下结合附图对本公开的具体实施方式进行详细说明。应当理解的是，此处所描述的具体实施方式仅用于说明和解释本公开，并不用于限制本公开。
图1是根据一示例性实施例示出的一种档案管理方法的流程图，如图1所示，该方法可包括S101至S103。
在S101中，分别对录入到档案管理系统中的多个归档文件的内容进行解析。
档案管理系统可以是对数字档案进行电子化管理的系统。多个归档文件可以是预先录入到档案管理系统中的档案文件，例如可以由管理人员将档案文件批量导入到档案管理系统中。对于录入到档案管理系统中的多个归档文件的数量，本公开不做具体限制。
在S102中，针对每一归档文件，根据解析结果确定归档文件的文件特征信息，该文件特征信息可包括归档文件的分类号、保管期限。
其中，对归档文件的内容进行解析可以解析出归档文件的类型，归档文件的类型例如可包括个人档案、企业档案、群众档案、党员档案等等。不同类型的归档文件对应不同的分类号，以对归档文件进行分类，便于对归档文件的管理。对归档文件的内容进行解析还可鉴定出归档文件的涉密等级，其中，涉密等级不同所要求的保管期限不同，涉密等级越高所要求的保管期限越长且保管要求越严格，因此根据归档文件的涉密等级可确定对应的保管期限。
另外，归档文件的文件特征信息除分类号和保管期限外，还可包括归档文件的标题、流转过程信息等。其中流转过程信息可表征归档文件的历史查看情况、审批情况等。
在S103中，根据多个归档文件各自的文件特征信息以及预设的整理规则，对多个归档文件进行自动排序、编号、组合，以对多个归档文件进行自动管理。
示例地，预设的整理规则可以是根据以下中的至少一者确定的：归档文件分类号、归档文件标题字段、归档文件来源属性、归档文件流转过程。
例如，整理规则根据归档文件分类号确定，可将分类号相同的归档文件归为一类，这样可以对同一类型的归档文件进行统一整理。
整理规则可以根据归档文件的标题字段确定，可以将标题字段含义相同的归档文件归为一类，标题字段含义相同可表征归档文件的内容类似，将内容类似的归档文件存储到一起，在检索时可以快速检索到内容类似的归档文件，可以向用户提供关联查询结果，从而保证查询结果的全面性。
整理规则可以根据归档文件的来源属性确定，来源属性例如归档文件来自哪个部门或哪个企业，可以将来源属性相同的归档文件归为一类，这样可以将同一部门或同一企业的档案存储为一类，便于管理和检索。
整理规则可以根据归档文件流转过程确定，流转过程可包括归档文件的历史查看情况、审批情况，即何时进行了档案查看和审批，可以将流转过程相同的归档文件归为一类进行存储，流转过程相同即对档案的处理过程相同，流转过程相同的档案，其内容一般存在关联性，例如内容相似的档案通常一起进行审批。将流转过程相同的归档文件归为一类，可以便于检索和查看档案的处理流程。
整理规则也可根据上述中的多者确定，例如根据归档文件分类号和归档文件标题字段确定，示例地，可以将分类号相同，并且标题字段所表征的含义相似的文件归为一类。
对归档文件进行分类之后，可以对归档文件进行排序、编号和组合。图2是根据一示例性实施例示出的一种对多个归档文件进行自动分类和整理的示意图。如图2所示，可以首先对归档文件进行自动分类，确定归档文件的分类号和保管期限，之后对归档文件进行排序、编号、组合操作，并对整理的归档文件进行校验。
通过上述技术方案，分别对录入到档案管理系统中的多个归档文件的内容进行解析，并根据解析结果确定归档文件的文件特征信息，该文件特征信息可包括归档文件的分类号、保管期限。根据多个归档文件各自的文件特征信息以及预设的整理规则，对多个归档文件进行自动排序、编号、组合，以对多个归档文件进行自动管理。这样，可以实现档案的自动化管理和数字化管理，实现归档文件的自动分类和自动整理，保证对档案的准确管理，并且在用户检索档案时，可以为用户提供准确的档案检索结果。
可选地，归档文件的文件特征信息可以是根据档案管理模型确定的；
所述方法还可包括：
获取用户针对档案的检索行为信息，该检索行为信息可包括检索次数、对检索结果的点击行为信息；
根据该检索行为信息对档案管理模型进行更新。
其中，该档案管理模型可以是根据多个已分类的归档文件进行训练得到的，根据训练出的档案管理模型可以确定归档文件的文件特征信息。并且，本公开中还可根据用户对档案的检索情况对档案管理模型进行更新。用户针对档案的检索行为信息可包括检索次数和对检索结果的点击行为信息。其中，用户对检索结果的点击行为信息可反映检索结果是否符合用户需求，用户会对符合其自身需求的检索结果实施点击行为，因此根据用户的检索次数和对检索结果的点击行为信息对档案管理模型进行更新，可以使得档案管理模型更加符合用户需求。对档案管理模型进行更新，例如可以是更新档案管理模型的分类表和保管期限表，以使得根据档案管理模型确定出的归档文件的文件特征信息更准确。
可选地，所述方法还可包括：
响应于接收到用户的档案检索请求，展示多种检索方式；
根据用户从多种检索方式中选择的目标检索方式、以及用户输入的档案检索信息，确定目标档案检索结果，其中，在展示目标档案检索结果时，对目标档案检索结果进行分类展示，并同时展示与目标档案检索结果相关联的信息。
其中，用户在对档案进行检索时，用户可根据自身需求选择合适的检索方式，本公开中，可提供多种检索方式供用户选择，示例地，多种检索方式例如可包括：模糊检索、精确检索、组合检索、关联检索、跨门类检索、全文检索、语义检索等。例如用户从该多种检索方式中选择的目标检索方式为精确检索，则可按照精确检索方式进行档案检索。
用户选择检索方式后，可输入档案检索信息，该档案检索信息可以是检索词、检索语句等，根据用户选择的目标检索方式以及用户输入的检索信息，可确定目标档案检索结果。该目标检索结果可包括一个或多个录入到档案管理系统中的归档文件。并且，在展示目标检索结果时，可以对目标档案检索结果进行分类展示，并同时展示与目标档案检索结果相关联的信息。
其中，对归档文件进行存储时可以是分类存储的，在展示目标检索结果时，也可对目标检索结果进行分类展示，例如将多种检索结果中分类号相同的归档文件一起展示，这样，便于用户浏览和查询。与目标检索结果相关联的信息可包括多种，例如与目标检索结果中归档文件的标题含义相似的其他档案文件、与目标检索结果中归档文件的来源属性相同的其他档案文件等等，可以让用户快速定位到所需的文件和内容，提高结果展示的直观性。
图3是根据一示例性实施例示出的一种档案管理系统的检索功能示意图，如图3所示，可以有多种检索方式供用户选择，并且在用户输入关键字等检索信息时，可以有例如关键词提示、拼音检索、智能纠错的提示方式，以达到检索信息输入更准确的目的。另外，在展示查询结果时，可以多种展示方式，例如，对重点部分进行高亮显示；当查询结果有多个文件时，可以对该多个文件进行智能排序并分类展示；对查询结果添加标签，以使用户更直观的判断该结果是否符合自身需求；从归档文件的内容中自动提取智能摘要；提供条件筛选供用户对结果进行筛选；展示与查询结果相关联的内容。
通过上述技术方案，可以实现档案的自动化管理和数字化管理，实现归档文件的自动分类和自动整理，保证对档案的准确管理，并且在用户检索档案时，满足用户的检索需求，为用户提供准确的档案检索结果。
基于同一发明构思，本公开还提供一种档案管理系统，图4是根据一示例性实施例示出的一种档案关联系统的示意图，如图4所示，所述系统400可包括：
解析模块401，用于分别对录入到档案管理系统中的多个归档文件的内容进行解析；
特征信息确定模块402，用于针对每一所述归档文件，根据解析结果确定所述归档文件的文件特征信息，所述文件特征信息包括所述归档文件的分类号、保管期限；
档案管理模块403，用于根据所述多个归档文件各自的文件特征信息以及预设的整理规则，对所述多个归档文件进行自动排序、编号、组合，以对所述多个归档文件进行自动管理。
通过上述技术方案，分别对录入到档案管理系统中的多个归档文件的内容进行解析，并根据解析结果确定归档文件的文件特征信息，该文件特征信息可包括归档文件的分类号、保管期限。根据多个归档文件各自的文件特征信息以及预设的整理规则，对多个归档文件进行自动排序、编号、组合，以对多个归档文件进行自动管理。这样，可以实现档案的自动化管理和数字化管理，实现归档文件的自动分类和自动整理，保证对档案的准确管理，并且在用户检索档案时，可以为用户提供准确的档案检索结果。
可选地，所述归档文件的所述文件特征信息是根据档案管理模型确定的，所述档案管理模型是根据多个已分类的归档文件进行训练得到的；
所述系统400还可包括：
获取模块，用于获取用户针对档案的检索行为信息，所述检索行为信息包括检索次数、对检索结果的点击行为信息；
更新模块，用于根据所述检索行为信息对所述档案管理模型进行更新。
可选地，所述系统400还包括：
展示模块，用于响应于接收到用户的档案检索请求，展示多种检索方式；
结果确定模块，用于根据所述用户选择的目标检索方式、以及所述用户输入的档案检索信息，确定目标档案检索结果，其中，在展示所述目标档案检索结果时，对所述目标档案检索结果进行分类展示，并同时展示与所述目标档案检索结果相关联的信息。
可选地，所述整理规则根据以下中的至少一者确定：归档文件分类号、归档文件内容、归档文件标题字段、归档文件来源属性、归档文件流转过程。
关于上述实施例中的系统，其中各个模块执行操作的具体方式已经在有关该方法的实施例中进行了详细描述，此处将不做详细阐述说明。
图5是根据一示例性实施例示出的一种电子设备的框图。如图5所示，该电子设备700可以包括：处理器701，存储器702。该电子设备700还可以包括多媒体组件703，输入/输出(I/O)接口704，以及通信组件705中的一者或多者。
其中，处理器701用于控制该电子设备700的整体操作，以完成上述的档案管理方法中的全部或部分步骤。存储器702用于存储各种类型的数据以支持在该电子设备700的操作，这些数据例如可以包括用于在该电子设备700上操作的任何应用程序或方法的指令，以及应用程序相关的数据，例如联系人数据、收发的消息、图片、音频、视频等等。该存储器702可以由任何类型的易失性或非易失性存储设备或者它们的组合实现，例如静态随机存取存储器(Static Random Access Memory，简称SRAM)，电可擦除可编程只读存储器(Electrically Erasable Programmable Read-Only Memory，简称EEPROM)，可擦除可编程只读存储器(Erasable Programmable Read-Only Memory，简称EPROM)，可编程只读存储器(Programmable Read-Only Memory，简称PROM)，只读存储器(Read-Only Memory，简称ROM)，磁存储器，快闪存储器，磁盘或光盘。多媒体组件703可以包括屏幕和音频组件。其中屏幕例如可以是触摸屏，音频组件用于输出和/或输入音频信号。例如，音频组件可以包括一个麦克风，麦克风用于接收外部音频信号。所接收的音频信号可以被进一步存储在存储器702或通过通信组件705发送。音频组件还包括至少一个扬声器，用于输出音频信号。I/O接口704为处理器701和其他接口模块之间提供接口，上述其他接口模块可以是键盘，鼠标，按钮等。这些按钮可以是虚拟按钮或者实体按钮。通信组件705用于该电子设备700与其他设备之间进行有线或无线通信。无线通信，例如Wi-Fi，蓝牙，近场通信(Near FieldCommunication，简称NFC)，2G、3G、4G、NB-IOT、eMTC、或其他5G等等，或它们中的一种或几种的组合，在此不做限定。因此相应的该通信组件705可以包括：Wi-Fi模块，蓝牙模块，NFC模块等等。
在一示例性实施例中，电子设备700可以被一个或多个应用专用集成电路(Application Specific Integrated Circuit，简称ASIC)、数字信号处理器(DigitalSignal Processor，简称DSP)、数字信号处理设备(Digital Signal Processing Device，简称DSPD)、可编程逻辑器件(Programmable Logic Device，简称PLD)、现场可编程门阵列(Field Programmable Gate Array，简称FPGA)、控制器、微控制器、微处理器或其他电子元件实现，用于执行上述的档案管理方法。
在另一示例性实施例中，还提供了一种包括程序指令的计算机可读存储介质，该程序指令被处理器执行时实现上述的档案管理方法的步骤。例如，该计算机可读存储介质可以为上述包括程序指令的存储器702，上述程序指令可由电子设备700的处理器701执行以完成上述的档案管理方法。
图6是根据一示例性实施例示出的一种电子设备的框图。例如，电子设备1900可以被提供为一服务器。参照图6，电子设备1900包括处理器1922，其数量可以为一个或多个，以及存储器1932，用于存储可由处理器1922执行的计算机程序。存储器1932中存储的计算机程序可以包括一个或一个以上的每一个对应于一组指令的模块。此外，处理器1922可以被配置为执行该计算机程序，以执行上述的档案管理方法。
另外，电子设备1900还可以包括电源组件1926和通信组件1950，该电源组件1926可以被配置为执行电子设备1900的电源管理，该通信组件1950可以被配置为实现电子设备1900的通信，例如，有线或无线通信。此外，该电子设备1900还可以包括输入/输出(I/O)接口1958。电子设备1900可以操作基于存储在存储器1932的操作系统，例如WindowsServerTM，Mac OS XTM，UnixTM，LinuxTM等等。
在另一示例性实施例中，还提供了一种包括程序指令的计算机可读存储介质，该程序指令被处理器执行时实现上述的档案管理方法的步骤。例如，该计算机可读存储介质可以为上述包括程序指令的存储器1932，上述程序指令可由电子设备1900的处理器1922执行以完成上述的档案管理方法。
在另一示例性实施例中，还提供一种计算机程序产品，该计算机程序产品包含能够由可编程的装置执行的计算机程序，该计算机程序具有当由该可编程的装置执行时用于执行上述的档案管理方法的代码部分。
以上结合附图详细描述了本公开的优选实施方式，但是，本公开并不限于上述实施方式中的具体细节，在本公开的技术构思范围内，可以对本公开的技术方案进行多种简单变型，这些简单变型均属于本公开的保护范围。
另外需要说明的是，在上述具体实施方式中所描述的各个具体技术特征，在不矛盾的情况下，可以通过任何合适的方式进行组合，为了避免不必要的重复，本公开对各种可能的组合方式不再另行说明。
此外，本公开的各种不同的实施方式之间也可以进行任意组合，只要其不违背本公开的思想，其同样应当视为本公开所公开的内容。
Claims (8)
1.一种档案管理方法，其特征在于，所述方法包括：
分别对录入到档案管理系统中的多个归档文件的内容进行解析；
针对每一所述归档文件，根据解析结果确定所述归档文件的文件特征信息，所述文件特征信息包括所述归档文件的分类号、保管期限；
根据所述多个归档文件各自的文件特征信息以及预设的整理规则，对所述多个归档文件进行自动排序、编号、组合，以对所述多个归档文件进行自动管理；
其中，所述归档文件的所述文件特征信息是根据档案管理模型确定的，所述档案管理模型是根据多个已分类的归档文件进行训练得到的；
所述方法还包括：
获取用户针对档案的检索行为信息，所述检索行为信息包括检索次数、对检索结果的点击行为信息；
根据所述检索行为信息对所述档案管理模型进行更新。
2.根据权利要求1所述的方法，其特征在于，所述方法还包括：
响应于接收到用户的档案检索请求，展示多种检索方式；
根据所述用户从所述多种检索方式中选择的目标检索方式、以及所述用户输入的档案检索信息，确定目标档案检索结果，其中，在展示所述目标档案检索结果时，对所述目标档案检索结果进行分类展示，并同时展示与所述目标档案检索结果相关联的信息。
3.根据权利要求1所述的方法，其特征在于，所述整理规则根据以下中的至少一者确定：归档文件分类号、归档文件内容、归档文件标题字段、归档文件来源属性、归档文件流转过程。
4.一种档案管理系统，其特征在于，所述系统包括：
解析模块，用于分别对录入到档案管理系统中的多个归档文件的内容进行解析；
特征信息确定模块，用于针对每一所述归档文件，根据解析结果确定所述归档文件的文件特征信息，所述文件特征信息包括所述归档文件的分类号、保管期限；
档案管理模块，用于根据所述多个归档文件各自的文件特征信息以及预设的整理规则，对所述多个归档文件进行自动排序、编号、组合，以对所述多个归档文件进行自动管理；
其中，所述归档文件的所述文件特征信息是根据档案管理模型确定的，所述档案管理模型是根据多个已分类的归档文件进行训练得到的；
所述系统还包括：
获取模块，用于获取用户针对档案的检索行为信息，所述检索行为信息包括检索次数、对检索结果的点击行为信息；
更新模块，用于根据所述检索行为信息对所述档案管理模型进行更新。
5.根据权利要求4所述的系统，其特征在于，所述系统还包括：
展示模块，用于响应于接收到用户的档案检索请求，展示多种检索方式；
结果确定模块，用于根据所述用户选择的目标检索方式、以及所述用户输入的档案检索信息，确定目标档案检索结果，其中，在展示所述目标档案检索结果时，对所述目标档案检索结果进行分类展示，并同时展示与所述目标档案检索结果相关联的信息。
6.根据权利要求4所述的系统，其特征在于，所述整理规则根据以下中的至少一者确定：归档文件分类号、归档文件内容、归档文件标题字段、归档文件来源属性、归档文件流转过程。
7.一种计算机可读存储介质，其上存储有计算机程序，其特征在于，该程序被处理器执行时实现权利要求1-3中任一项所述方法的步骤。
8.一种电子设备，其特征在于，包括：
存储器，其上存储有计算机程序；
处理器，用于执行所述存储器中的所述计算机程序，以实现权利要求1-3中任一项所述方法的步骤。
Priority Applications (1)
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