CN111881649A - 一种基于宏的数据录入方法 - Google Patents

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闫冬
韩晓
李斌
张涛
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Shenyang Dashan Pharmaceutical Technology Co ltd
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Shenyang Dashan Pharmaceutical Technology Co ltd
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Abstract

本发明涉及一种基于宏的数据录入方法，解决了现有技术中无纸化办公中，人工操作录入数据效率低，任务繁重的问题。一种基于宏的数据录入方法，步骤如下：(1)设置宏对任意Word文档的应用：打开宏文件，通过管理器对代码进行修改，使得宏方案代码位于Normal模块下；(2)设置Word文档样式：提取宏，并更改设置页面边距。本发明通过特定代码的宏文件代码应用到共用模板中，通过将宏文件与新建的文档设置在同一文件夹中，通过在新文件夹中直接点击生成总目录的宏或者生成参考文献的宏，即可实现数据的一键录入，实现了宏在Word文档中的应用，提高提取文档或者文献的效率，降低了工作人员数据录入的工作量，大大提高了工作人员的工作效率。

Description

一种基于宏的数据录入方法
技术领域
本发明涉及一种基于宏的数据录入方法。
背景技术
数据录入是指把经过编码后的数据和实际数字通过录入设备记载到存贮介质上，以备电子计算机操作时调用。
数据录入可以分为:调查问卷录入、数字录入、档案录入和Word文档、Excel数据表、WPS文档、纯英文录入、纯数字录入、中英文混合数据录入以及网页HTML文件格式、PDF格式文件的录入等等。
现有的数字录入大多为传统的人工录入的方法，但随着无纸化办公的发展，数据录入成为一项繁重的任务，大大增加了工作人员的工作效率；
因而，现提出一种基于宏的数据录入方法，通过修改宏代码设置，使得宏应用在Word文档中，提高提取文档或者文献的效率，从而提高工作人员的工作效率。
发明内容
本发明的目的是提供一种基于宏的数据录入方法，解决了现有技术中无纸化办公中，人工操作录入数据效率低，任务繁重的问题。
为了实现上述目的，本发明采用了如下技术方案：
一种基于宏的数据录入方法，步骤如下：
(1)设置宏对任意Word文档的应用：打开宏文件，通过管理器对代码进行修改，使得宏方案代码位于Normal模块下；
(2)设置Word文档样式：提取宏，并更改设置页面边距、行间距、设置文档图片大小格式、设置文档样式、字体及字体大小；
(3)生成总文档：(3.1)将要提取的文件放在同一文件夹下，并创建一个新的Word文档用于提取总目录，打开新文档，选择生成总目录的宏；(3.2)若要提取的文件为参考文献，提取后总目录的页码是根据每个文档中的页码生成，不会将新建文档进行页码排序。
优选的，所述步骤(1)中点击Alt+F11，确认代码位置是否在Normal模块下。
优选的，所述步骤(2)中设置页面边距只需执行一次，文档图片大小格式设置针对于整篇文档图片，文档样式设置针对于整篇文档样式。
优选的，所述步骤(3)中生成总目录时，新文档命名序号需是连续序号，在新文档使用提取参考文献的宏时，需保持其他文档关闭，且仅提取含有书名号的文献类别，未成功提取的文献，文档生成时自动提示未成功提取的文献所在位置。
本发明至少具备以下有益效果：
1.通过特定代码的宏文件代码应用到共用模板中，通过将宏文件与新建的文档设置在同一文件夹中，通过在新文件夹中直接点击生成总目录的宏或者生成参考文献的宏，即可实现数据的一键录入，实现了宏在Word文档中的应用，提高提取文档或者文献的效率，降低了工作人员数据录入的工作量，大大提高了工作人员的工作效率。
附图说明
为了更清楚地说明本发明实施例技术方案，下面将对实施例描述中所需要使用的附图作简单地介绍，显而易见地，下面描述中的附图是本发明的一些实施例，对于本领域普通技术人员来讲，在不付出创造性劳动的前提下，还可以根据这些附图获得其他的附图。
图1为宏代码修改截图；
图2为宏代码查看截图；
图3为生成总目录截图。
具体实施方式
为了使本发明的目的、技术方案及优点更加清楚明白，以下结合附图及实施例，对本发明进行进一步详细说明。应当理解，此处所描述的具体实施例仅仅用以解释本发明，并不用于限定本发明。
实施例一
参照图1-3，一种基于宏的数据录入方法，步骤如下：
(1)设置宏对任意Word文档的应用：打开宏文件，通过管理器对代码进行修改，使得宏方案代码位于Normal模块下；点击Alt+F11，确认代码位置是否在Normal模块下；
(2)设置Word文档样式：提取宏，并更改设置页面边距、行间距、设置文档图片大小格式、设置文档样式、字体及字体大小；设置页面边距只需执行一次，文档图片大小格式设置针对于整篇文档图片，文档样式设置针对于整篇文档样式；
(3)生成总目录：将要提取的文件放在同一文件夹下，并创建一个新的Word文档用于提取总目录，打开新文档，选择生成总目录的宏，生成总目录时，新文档命名序号需是连续序号，在新文档使用提取参考文献的宏时，需保持其他文档关闭，提取后总目录的页码是根据每个文档中的页码生成，不会将新建文档进行页码排序；
本实施例中的具体操作为：
(1)打开提供的“宏文件.docm”，在视图工具栏中，点击“宏”功能按钮，点击“管理器”按钮；查看Normal中是否有内容，避免代码冲突的可能性；选中如图1所示的左侧框的内容，确保宏方案项位于：Normal.dotm(共用模板)，点击复制，复制到右侧框内，点击关闭，Word文件也可正常使用这些宏了；可以通过点击Alt+F11快捷键确认代码位置是否在Normal模块下；
(2)因为“设置页面边距”在写文档时大概只需执行一次，故单独提取出来一个宏，可以增加代码运行效率；比如页面边距设置值为：上边距2cm，下边距1.5cm，左边距2.5cm，右边距1.5cm；设置图片大小及居中时，该功能针对于整篇文档的图片，不针对某一张图片，如图片统一是7cm×12cm；设置样式时，根据所需的样式，作用于整篇文档；
(3)将要提取的文件放在同一文件夹下，并创建一个新的Word文档用于提取总目录；打开这个新文档，然后点击“生成总目录”的宏即可；在这里需要注意的是：a.文档命名是，序号需是接续的，如“1,2,3…”；b.只提取目录内容及页码，总目录的页码是根据每个文档中的页码生成，并不会将所有文件的页码排序；c.在新文档使用生成总目录的宏时，需保持其他文档关闭；
本实施例中，通过特定代码的宏文件代码应用到共用模板中，通过将宏文件与新建的文档设置在同一文件夹中，通过在新文件夹中直接点击生成总目录的宏，即可实现数据的一键录入，实现了宏在Word文档中提取文档的效率，降低了工作人员数据录入的工作量，大大提高了工作人员的工作效率。
实施例二
参照图1-3，一种基于宏的数据录入方法，步骤如下：
(1)设置宏对任意Word文档的应用：打开宏文件，通过管理器对代码进行修改，使得宏方案代码位于Normal模块下；点击Alt+F11，确认代码位置是否在Normal模块下；
(2)设置Word文档样式：提取宏，并更改设置页面边距、行间距、设置文档图片大小格式、设置文档样式、字体及字体大小；设置页面边距只需执行一次，文档图片大小格式设置针对于整篇文档图片，文档样式设置针对于整篇文档样式；
(3)生成总目录：将要提取的文件放在同一文件夹下，并创建一个新的Word文档用于提取总目录，打开新文档，选择生成总目录的宏，生成总目录时，若要提取的文件为参考文献，仅提取含有书名号的文献类别，未成功提取的文献，文档生成时自动提示未成功提取的文献所在位置；
本实施例中的具体操作为：
(1)打开提供的“宏文件.docm”，在视图工具栏中，点击“宏”功能按钮，点击“管理器”按钮；查看Normal中是否有内容，避免代码冲突的可能性；选中如图1所示的左侧框的内容，确保宏方案项位于：Normal.dotm(共用模板)，点击复制，复制到右侧框内，点击关闭，Word文件也可正常使用这些宏了；可以通过点击Alt+F11快捷键确认代码位置是否在Normal模块下；
(2)因为“设置页面边距”在写文档时大概只需执行一次，故单独提取出来一个宏，可以增加代码运行效率；比如页面边距设置值为：上边距2cm，下边距1.5cm，左边距2.5cm，右边距1.5cm；设置图片大小及居中时，该功能针对于整篇文档的图片，不针对某一张图片，如图片统一是7cm×12cm；设置样式时，根据所需的样式，作用于整篇文档；
(3)将要提取的文件放在同一文件夹下，并创建一个新的Word文档用于提取参考文献；打开这个新文档，然后点击提取参考文献的宏即可；这里需要注意的是：a.文档命名时序号需是接续的，如“1,2,3…”；b.在新文档使用提取参考文献的宏时，需保持其他文档关闭；c.对于提取的参考文献，只能够提取有书名号的这种明显的文献，需要人为判断的文献是否可以提取；但文档会自动显示未提取的文献在哪篇文档中，方便用户返回寻找；
本实施例中，通过特定代码的宏文件代码应用到共用模板中，通过将宏文件与新建的文档设置在同一文件夹中，通过在新文件夹中直接点击生成参考文献的宏，即可实现数据的一键录入，实现了宏在Word文档中提取文献的效率，降低了工作人员数据录入的工作量，大大提高了工作人员的工作效率。
以上显示和描述了本发明的基本原理、主要特征和本发明的优点。本行业的技术人员应该了解，本发明不受上述实施例的限制，上述实施例和说明书中描述的只是本发明的原理，在不脱离本发明精神和范围的前提下本发明还会有各种变化和改进，这些变化和改进都落入要求保护的本发明的范围内。本发明要求的保护范围由所附的权利要求书及其等同物界定。

Claims (4)

1.一种基于宏的数据录入方法，其特征在于步骤如下：
(1)设置宏对任意Word文档的应用：打开宏文件，通过管理器对代码进行修改，使得宏方案代码位于Normal模块下；
(2)设置Word文档样式：提取宏，并更改设置页面边距、行间距、设置文档图片大小格式、设置文档样式、字体及字体大小；
(3)生成总文档：(3.1)将要提取的文件放在同一文件夹下，并创建一个新的Word文档用于提取总目录，打开新文档，选择生成总目录的宏；(3.2)若要提取的文件为参考文献，提取后总目录的页码是根据每个文档中的页码生成，不会将新建文档进行页码排序。
2.根据权利要求1所述的一种基于宏的数据录入方法，其特征在于，所述步骤(1)中点击Alt+F11，确认代码位置是否在Normal模块下。
3.根据权利要求1所述的一种基于宏的数据录入方法，其特征在于，所述步骤(2)中设置页面边距只需执行一次，文档图片大小格式设置针对于整篇文档图片，文档样式设置针对于整篇文档样式。
4.根据权利要求1所述的一种基于宏的数据录入方法，其特征在于，所述步骤(3)中生成总目录时，新文档命名序号需是连续序号，在新文档使用提取参考文献的宏时，需保持其他文档关闭，且仅提取含有书名号的文献类别，未成功提取的文献，文档生成时自动提示未成功提取的文献所在位置。
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IOP1986: "Word vba宏批处理应用实例", Retrieved from the Internet <URL:https://blog.csdn.net/iop1986/article/details/106796198> *

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