CN111639478B - 一种基于excel文档的数据自动稽核方法及系统 - Google Patents

一种基于excel文档的数据自动稽核方法及系统 Download PDF

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Abstract

本发明涉及一种基于EXCEL文档的数据自动稽核方法及系统，属于数据稽核领域，解决现有技术在EXCEL文档中直接进行数据稽核存在的缺陷。方法步骤如下：接收用户发送的EXCEL文档及EXCEL文档的标签，提取EXCEL文档中的数据得到待稽核数据；步骤S2：基于存储EXCEL文档的标签与EXCEL文档的稽核方案之间的对应关系表，判断是否存储了所述EXCEL文档的标签，若是，基于所述对应关系表获取所述EXCEL文档的标签对应的稽核方案；若否，建立匹配于所述EXCEL文档的稽核方案，并将所述EXCEL文档的标签与建立的所述EXCEL文档的稽核方案之间的对应关系存入所述对应关系表中；步骤S3：基于稽核方案对待稽核数据进行自动稽核。上述稽核过程脱离EXCEL格式实现，能够更加简单、便捷地实现数据的自动稽核。

Description

一种基于EXCEL文档的数据自动稽核方法及系统
技术领域
本发明涉及数据稽核技术领域，尤其涉及一种基于EXCEL文档的数据自动稽核方法及系统。
背景技术
Excel电子表格是Office系列办公软件的一种，实现对表格的数据处理，在日常的工作中使用非常之广；当中，对于EXCEL文档数据进行稽核是一种非常常见的用户需求，如：针对一份EXCEL文档中，对各数据列之间的数据合规性进行稽核。
传统的方法是，通过人工打开EXCEL文档后，对记录行，一项项稽核，或通过编写EXCEL公式辅助稽核，这种方式工作量非常之大，并且容易出错；使用过程中至少存在以下几个不足：
（1）当要稽核的检查点比较多时，EXCEL公式写起来非常麻烦；如生成“结果说明”中的信息：对于同一行记录中，存在有2条或2条以上的检查点时（大部分时候，要检查的点远远不只2个），用EXCEL公式来写是非常麻烦的，这些对于绝大部分对EXCEL公式不是非常熟练的人是很难做到的，有些EXCEL公式甚至本身就是无法实现；同时，在EXCEL中，同一个单元格写公式的长度是有字符长度限制的；当检查点很多时，公式长度很容易就超出限制。
对于在成千上万笔的记录中，要把被稽核出来有问题的记录挑选出来生成问题清单，这个是用EXCEL公式是无法满足的。就算是有些检查点通过EXCEL公式可以设计出来了，维护起来也是很不方便的，如果需要暂时去除部分检查点或修改部分检查点EXCEL公式时，由于EXCEL公式本身的复杂性，也是非常麻烦；特别是如果只是把部分检查点临时去除的情况，也需要反复修改EXCEL公式。
EXCEL中的公式是针对每个文档的；如果我们每个月甚至每天都要检查新的EXCEL文档的内容；传统采用的方法只能是：a.将新EXCEL文档的数据复制到带有公式的文档中；或b.在新EXCEL文档中重新写EXCEL公式。这二种方式都是很不方便的。同时，EXCEL公式本身也很容易被不小心修改或删除。
另外，对于待稽核的EXCEL文档有多个时，需要对多个文档进行整合后再做稽核的情况，目前EXCEL中也只能通过人工进行处理，很不方便。
发明内容
鉴于上述的分析，本发明旨在提供一种基于EXCEL文档的数据自动稽核方法及系统，用于解决现有EXCEL文档的稽核方式存在的上述一个或多个缺陷。
本发明的目的主要是通过以下技术方案实现的：
一方面，提供了一种基于EXCEL文档的数据自动稽核方法，所述方法包括如下步骤：
步骤S1：接收用户发送的EXCEL文档及所述EXCEL文档的标签，提取所述EXCEL文档中的数据得到待稽核数据；
步骤S2：基于存储EXCEL文档的标签与EXCEL文档的稽核方案之间的对应关系表，判断是否存储了所述EXCEL文档的标签，若是，基于所述对应关系表获取所述EXCEL文档的标签对应的稽核方案；若否，建立匹配于所述EXCEL文档的稽核方案，并将所述EXCEL文档的标签与建立的所述EXCEL文档的稽核方案之间的对应关系存入所述对应关系表中；
步骤S3：基于所述稽核方案对所述待稽核数据进行自动稽核。
在上述方案的基础上，本发明还进行了如下改进：
进一步，所述方法还包括：
稽核完成后，形成所述EXCEL文档对应的稽核结果，并将所述EXCEL文档对应的稽核结果发送至所述用户。
进一步，在步骤S2中，若未存储所述EXCEL文档的标签，通过以下方式建立匹配于所述EXCEL文档的稽核方案：
步骤S21：设置与所述EXCEL文档唯一对应的稽核方案名称；
步骤S22：获取所述待稽核数据中包含的字段名称，基于所述字段名称及所述待稽核数据中的数据关系，为所述待稽核数据设置一条或多条稽核规则；
步骤S23：编制对应于每一所述稽核规则的唯一稽核公式；
步骤S24：建立所述稽核方案名称、稽核规则和稽核公式之间的关联关系，形成匹配于所述EXCEL文档的稽核方案。
进一步，当所述EXCEL文档的数据关系发生调整时，直接基于所述调整后的EXCEL文档的数据关系，更新所述稽核规则和对应的稽核公式，重新形成匹配于所述EXCEL文档的稽核方案。
进一步，所述步骤S4中，基于所述一个或多个稽核公式，对所述待稽核数据进行自动稽核。
另一方面，提供了一种基于EXCEL文档的数据自动稽核系统，所述系统包括：
EXCEL文档接收及处理模块，用于接收用户发送的EXCEL文档及所述EXCEL文档的标签，提取所述EXCEL文档中的数据得到待稽核数据；
稽核方案确定模块，用于基于存储EXCEL文档的标签与EXCEL文档的稽核方案之间的对应关系表，判断是否存储了所述EXCEL文档的标签，若是，基于所述对应关系表获取所述EXCEL文档的标签对应的稽核方案；若否，建立匹配于所述EXCEL文档的稽核方案，并将所述EXCEL文档的标签与建立的所述EXCEL文档的稽核方案之间的对应关系存入所述对应关系表中；
自动稽核模块，用于基于所述稽核方案对所述待稽核数据进行自动稽核。
进一步，所述系统还包括：稽核结果形成及发送模块，用于在稽核完成后，形成所述EXCEL文档对应的稽核结果，并将所述EXCEL文档对应的稽核结果发送至所述用户。
进一步，在所述稽核方案确定模块中，若未存储所述EXCEL文档的标签，通过以下方式建立匹配于所述EXCEL文档的稽核方案：
设置与所述EXCEL文档唯一对应的稽核方案名称；
获取所述待稽核数据中包含的字段名称，基于所述字段名称及所述待稽核数据中的数据关系，为所述待稽核数据设置一条或多条稽核规则；
编制对应于每一所述稽核规则的唯一稽核公式；
建立所述稽核方案名称、稽核规则和稽核公式之间的关联关系，形成匹配于所述EXCEL文档的稽核方案。
进一步，在所述稽核方案确定模块中，当所述EXCEL文档的数据关系发生调整时，直接基于所述调整后的EXCEL文档的数据关系，更新所述稽核规则和对应的稽核公式，重新形成匹配于所述EXCEL文档的稽核方案。
进一步，在所述自动稽核模块中，基于所述一个或多个稽核公式，对所述待稽核数据进行自动稽核。
本发明有益效果如下：
本发明提供的基于EXCEL文档的数据自动稽核方法及系统，能够通过判断是否存储了EXCEL文档的标签确定是否存储了EXCEL文档对应的稽核方案，若存储，则直接基于稽核方案直接完成待稽核数据的自动稽核，若未存储，建立匹配于EXCEL文档稽核方案后再完成待稽核数据的自动稽核；该方法能够实现在首次接收到EXCEL文档时为其建立相应的稽核方案，而后处理标签一致的EXCEL文档时，直接利用建立好的稽核方案自动完成数据稽核。能够实现对各种EXCEL文档的数据的快速稽核，有效提升数据的稽核效率，满足了用户对EXCEL文档的稽核需求。同时，在上述过程中，通过提取所述EXCEL文档中的数据得到待稽核数据，使得待稽核数据不再受EXCEL文档本身格式的限制，避免了EXCEL文档中复杂的稽核方案设置方式造成的稽核效率降低的问题。
本发明中，上述各技术方案之间还可以相互组合，以实现更多的优选组合方案。本发明的其他特征和优点将在随后的说明书中阐述，并且，部分优点可从说明书中变得显而易见，或者通过实施本发明而了解。本发明的目的和其他优点可通过说明书、权利要求书以及附图中所特别指出的内容中来实现和获得。
附图说明
附图仅用于示出具体实施例的目的，而并不认为是对本发明的限制，在整个附图中，相同的参考符号表示相同的部件。
图1为本发明实施例1中的基于EXCEL文档的数据自动稽核方法流程图；
图2为本发明实施例2中的基于EXCEL文档的数据自动稽核系统结构示意图。
具体实施方式
下面结合附图来具体描述本发明的优选实施例，其中，附图构成本申请一部分，并与本发明的实施例一起用于阐释本发明的原理，并非用于限定本发明的范围。
实施例1
在本发明的实施例1中，公开了一种基于EXCEL文档的数据自动稽核方法，流程图如图1所示，包括以下步骤：
步骤S1：接收用户发送的EXCEL文档及所述EXCEL文档的标签，提取所述EXCEL文档中的数据得到待稽核数据；
步骤S2：基于存储EXCEL文档的标签与EXCEL文档的稽核方案之间的对应关系表，判断是否存储了所述EXCEL文档的标签，若是，基于所述对应关系表获取所述EXCEL文档的标签对应的稽核方案；若否，建立匹配于所述EXCEL文档的稽核方案，并将所述EXCEL文档的标签与建立的所述EXCEL文档的稽核方案之间的对应关系存入所述对应关系表中；
步骤S3：基于所述稽核方案对所述待稽核数据进行自动稽核。
需要说明的是，在上述方法中，EXCEL文档的标签需要用户基于EXCEL文档针对性设置，以能够唯一识别同一类型、且采用同一稽核方案的待稽核数据。
与现有技术相比，本实施例提供的基于EXCEL文档的数据自动稽核方法，能够通过判断是否存储了EXCEL文档的标签确定是否存储了EXCEL文档对应的稽核方案，若存储，则直接基于稽核方案直接完成待稽核数据的自动稽核，若未存储，建立匹配于EXCEL文档稽核方案后再完成待稽核数据的自动稽核；该方法能够实现在首次接收到EXCEL文档时为其建立相应的稽核方案，而后处理标签一致的EXCEL文档时，直接利用建立好的稽核方案自动完成数据稽核。能够实现对各种EXCEL文档的数据的快速稽核，有效提升数据的稽核效率，满足了用户对EXCEL文档的稽核需求。同时，在上述过程中，通过提取所述EXCEL文档中的数据得到待稽核数据，使得待稽核数据不再受EXCEL文档本身格式的限制，避免了EXCEL文档中复杂的稽核方案设置方式造成的稽核效率降低的问题。
上述方法还可以包括以下步骤：
步骤S4：稽核完成后，形成所述EXCEL文档对应的稽核结果，并将所述EXCEL文档对应的稽核结果发送至所述用户。示例性地，在稽核结果中可标注出稽核未通过的数据及稽核未通过原因，以便用户更直观地了解到稽核的情况。
优选地，每一EXCEL文档唯一对应一种稽核方案，同时，在稽核方案中，存储有一个或多个稽核规则，每一条稽核规则对应一个稽核公式，利用该稽核公式对数据格式调整后的待稽核数据进行自动稽核。
优选地，在步骤S2中，若未存储所述EXCEL文档的标签，可通过以下方式，建立匹配于所述EXCEL文档的稽核方案：
步骤S21：设置与所述EXCEL文档唯一对应的稽核方案名称；
步骤S22：获取所述待稽核数据中包含的字段名称，基于所述字段名称及所述待稽核数据中的数据关系，为所述待稽核数据设置一条或多条稽核规则；
步骤S23：编制对应于所述稽核规则的稽核公式；
步骤S24：建立所述稽核方案名称、稽核规则和稽核公式之间的关联关系，形成匹配于所述EXCEL文档的稽核方案。在本实施例中，稽核方案设置好后，可以被多次引用。
当所述EXCEL文档的数据关系发生调整时，可直接基于所述调整后的数据关系，更新所述稽核规则和对应的稽核公式，重新形成匹配于所述EXCEL文档的稽核方案。
上述方法中，在提取所述EXCEL文档中的数据得到待稽核数据过程中，自动判断每个字段的数据类型，包括：数值型、日期型、布尔型、字符型；其中，日期型：主是指是日期格式的；数值型，主要是指整数或小数的数值；布尔型：主要是真和假两种状态；字符型：以上三个类型以外的都作为字符型；对于自动识别出来的数据类型，如果有需要，用户也可以进行调整。
数据类型确认后，本实施例将能自动地建立数据类型正确与否的稽核检查点（即：自动的默认生成稽核规则和对应的稽核公式），检查的内容可以包括：
（1）当导入的数据中，日期型的字段，存在有不是日期型的数据时，则进行提示；
（2）当导入的数据中，数值型的字段，存在有不是数值型的数据时，则进行提示；
（3）当导入的数据中，布尔型的字段，存在有不是布尔型的数据时，则进行提示。
稽核公式设置时，不需要在EXCEL中建立任何EXCEL公式，通过本实施例中方法即可简单、快捷地设置稽核公式。有以下关键信息做进一步说明：数据列：为“稽核方案设置单元”中，根据指定EXCEL文档获取到的列，本例为：列名001、列名002、列名003、列名004、列名005、列名006。稽核公式：由数据列、各种运算符（+、-、*、/、==、>、>=、<、<=、||、并且、或者等）所组成。稽核公式设置好后，可以通过“验证”功能进行验证公式的语法是否正确。注：公式不成立时，表示稽核不通过。这里，每个稽核规则，我们只对一个检查点设置稽核公式，而不是将多个检查点通过复杂公式组合起来，所以，通过“运算公式设置单元”设置出来的稽核公式可维护性高。同时，设置好的公式，可以通过“验证”功能自动验证公式设置是否有误，验证后，如果公式有误，本系统也将能自动定位到出错的位置，对电脑的操作技能要求，远远低于EXCEL公式。
需要说明的是，在本实施例提供的基于EXCEL文档的数据自动稽核方法中，
（1）对于稽核公式的建立，不需要在EXCEL中建立任何EXCEL公式，本实施例还可通过提供一个可视化功能界面，实现简单、快捷地供设置稽核公式；针对检查点较多的情况，可以对每个检查分别单独设置稽核公式；并自定义每个检查点当检查出疑点后给予的提示内容；这也意味着，本方法中每个检查点之间是相互独立的，假如有20个检查点，我们只需要分析设置20个稽核公式，设置起来简单、方便，各个检查点之间互不影响；这样的话，很好地解决了EXCEL公式过长的问题。同时对于提示的信息，也可以根据要求自由设置。稽核公式设置好后，可以设置其状态，即：启用或停用；当我们有些稽核公式暂时要去除时，只需要将他停用就可以。后续如果还重新使用，则可以重新启用，而不需要重新写稽核公式。
（2）有些稽核规则比较明确的稽核公式，比如，对数据类型的检查，可以自动地建立稽核公式。
（3）对数据检查完成后，本实施例对稽核有异常的记录自动生成一份报告，并以条目化的方式，清晰列举出每条记录存在的疑点，同一笔记录可以有1个或多个的疑点提示。由于设置检查稽核公式、执行检查，两个功能的分离的，所以可以有效防止稽核公式被不小心修改或删除。
（3）在本实施例中，所有检查的稽核公式不再需要在EXCEL中编写；我们只要通过本实施例中指定要检查的EXCEL文档，其将自动对文档进行检查；针对于每个月甚至每天都要检查新的EXCEL文档内的情况，也不需重要重新设置稽核公式。
实施例2
本实施例2公开了一种基于EXCEL文档的数据自动稽核系统，所述系统包括：EXCEL文档接收及处理模块，用于接收用户发送的EXCEL文档及所述EXCEL文档的标签，提取所述EXCEL文档中的数据得到待稽核数据；稽核方案确定模块，用于基于存储EXCEL文档的标签与EXCEL文档的稽核方案之间的对应关系表，判断是否存储了所述EXCEL文档的标签，若是，基于所述对应关系表获取所述EXCEL文档的标签对应的稽核方案；若否，建立匹配于所述EXCEL文档的稽核方案，并将所述EXCEL文档的标签与建立的所述EXCEL文档的稽核方案之间的对应关系存入所述对应关系表中；自动稽核模块，用于基于所述稽核方案对所述待稽核数据进行自动稽核。
优选地，所述系统还包括稽核结果形成及发送模块，用于在稽核完成后，形成所述EXCEL文档对应的稽核结果，并将所述EXCEL文档对应的稽核结果发送至所述用户。
优选地，在所述稽核方案确定模块中，若未存储所述EXCEL文档的标签，通过以下方式建立匹配于所述EXCEL文档的稽核方案：
设置与所述EXCEL文档唯一对应的稽核方案名称；
获取所述待稽核数据中包含的字段名称，基于所述字段名称及所述待稽核数据中的数据关系，为所述待稽核数据设置一条或多条稽核规则；
编制对应于每一所述稽核规则的唯一稽核公式；
建立所述稽核方案名称、稽核规则和稽核公式之间的关联关系，形成匹配于所述EXCEL文档的稽核方案。
优选地，在所述稽核方案确定模块中，当所述EXCEL文档的数据关系发生调整时，直接基于所述调整后的EXCEL文档的数据关系，更新所述稽核规则和对应的稽核公式，重新形成匹配于所述EXCEL文档的稽核方案。
优选地，在所述自动稽核模块中，基于所述一个或多个稽核公式，对所述待稽核数据进行自动稽核。
本发明系统实施例的具体实施过程参见上述方法实施例即可，本实施例在此不再赘述。由于本系统实施例与上述方法实施例原理相同，所以本系统也具有上述方法实施例相应的技术效果。
本领域技术人员可以理解，实现上述实施例方法的全部或部分流程，可以通过计算机程序来指令相关的硬件来完成，所述的程序可存储于计算机可读存储介质中。其中，所述计算机可读存储介质为磁盘、光盘、只读存储记忆体或随机存储记忆体等。
以上所述，仅为本发明较佳的具体实施方式，但本发明的保护范围并不局限于此，任何熟悉本技术领域的技术人员在本发明揭露的技术范围内，可轻易想到的变化或替换，都应涵盖在本发明的保护范围之内。

Claims (8)

1.一种基于EXCEL文档的数据自动稽核方法，其特征在于，所述方法包括如下步骤：
步骤S1：接收用户发送的EXCEL文档及所述EXCEL文档的标签，提取所述EXCEL文档中的数据得到待稽核数据；
步骤S2：基于存储EXCEL文档的标签与EXCEL文档的稽核方案之间的对应关系表，判断是否存储了所述EXCEL文档的标签，若是，基于所述对应关系表获取所述EXCEL文档的标签对应的稽核方案；若否，建立匹配于所述EXCEL文档的稽核方案，并将所述EXCEL文档的标签与建立的所述EXCEL文档的稽核方案之间的对应关系存入所述对应关系表中；
步骤S3：基于所述稽核方案对所述待稽核数据进行自动稽核；
其中，EXCEL文档的标签由用户基于EXCEL文档针对性设置，以唯一识别同一类型、且采用同一稽核方案的待稽核数据；每一EXCEL文档唯一对应一种稽核方案；
在步骤S2中，若未存储所述EXCEL文档的标签，通过以下方式建立匹配于所述EXCEL文档的稽核方案：
步骤S21：设置与所述EXCEL文档唯一对应的稽核方案名称；
步骤S22：获取所述待稽核数据中包含的字段名称，基于所述字段名称及所述待稽核数据中的数据关系，为所述待稽核数据设置一条或多条稽核规则；
步骤S23：编制对应于每一所述稽核规则的唯一稽核公式；
步骤S24：建立所述稽核方案名称、稽核规则和稽核公式之间的关联关系，形成匹配于所述EXCEL文档的稽核方案。
2.根据权利要求1所述的基于EXCEL文档的数据自动稽核方法，其特征在于，所述方法还包括：
稽核完成后，形成所述EXCEL文档对应的稽核结果，并将所述EXCEL文档对应的稽核结果发送至所述用户。
3.根据权利要求1或2所述的基于EXCEL文档的数据自动稽核方法，其特征在于，当所述EXCEL文档的数据关系发生调整时，直接基于所述调整后的EXCEL文档的数据关系，更新所述稽核规则和对应的稽核公式，重新形成匹配于所述EXCEL文档的稽核方案。
4.根据权利要求1或2所述的基于EXCEL文档的数据自动稽核方法，其特征在于，基于一个或多个所述稽核公式，对所述待稽核数据进行自动稽核。
5.一种基于EXCEL文档的数据自动稽核系统，其特征在于，所述系统包括：
EXCEL文档接收及处理模块，用于接收用户发送的EXCEL文档及所述EXCEL文档的标签，提取所述EXCEL文档中的数据得到待稽核数据；
稽核方案确定模块，用于基于存储EXCEL文档的标签与EXCEL文档的稽核方案之间的对应关系表，判断是否存储了所述EXCEL文档的标签，若是，基于所述对应关系表获取所述EXCEL文档的标签对应的稽核方案；若否，建立匹配于所述EXCEL文档的稽核方案，并将所述EXCEL文档的标签与建立的所述EXCEL文档的稽核方案之间的对应关系存入所述对应关系表中；
自动稽核模块，用于基于所述稽核方案对所述待稽核数据进行自动稽核；
其中，EXCEL文档的标签由用户基于EXCEL文档针对性设置，以唯一识别同一类型、且采用同一稽核方案的待稽核数据；每一EXCEL文档唯一对应一种稽核方案；
在所述稽核方案确定模块中，若未存储所述EXCEL文档的标签，通过以下方式建立匹配于所述EXCEL文档的稽核方案：
设置与所述EXCEL文档唯一对应的稽核方案名称；
获取所述待稽核数据中包含的字段名称，基于所述字段名称及所述待稽核数据中的数据关系，为所述待稽核数据设置一条或多条稽核规则；
编制对应于每一所述稽核规则的唯一稽核公式；
建立所述稽核方案名称、稽核规则和稽核公式之间的关联关系，形成匹配于所述EXCEL文档的稽核方案。
6.根据权利要求5所述的基于EXCEL文档的数据自动稽核系统，其特征在于，所述系统还包括稽核结果形成及发送模块，用于在稽核完成后，形成所述EXCEL文档对应的稽核结果，并将所述EXCEL文档对应的稽核结果发送至所述用户。
7.根据权利要求5或6所述的基于EXCEL文档的数据自动稽核系统，其特征在于，在所述稽核方案确定模块中，当所述EXCEL文档的数据关系发生调整时，直接基于所述调整后的EXCEL文档的数据关系，更新所述稽核规则和对应的稽核公式，重新形成匹配于所述EXCEL文档的稽核方案。
8.根据权利要求5或6所述的基于EXCEL文档的数据自动稽核系统，其特征在于，在所述自动稽核模块中，基于一个或多个所述稽核公式，对所述待稽核数据进行自动稽核。
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