CN109753638A - 多层级文档管理系统及其管理方法 - Google Patents

Abstract

本发明属于电子文档管理技术领域，具体涉及一种多层级文档管理系统及其管理方法，包括导航模块、搜索模块及指令框、文档编写模块、代码测试模块、页面组织模块。（1）通过文档编写模块进行文档和内容的编写，之后存储到云服务器上；（2）通过页面组织模块对编写的内容进行组织建立在云端的索引；（3）通过搜索模块及导航模块对存储在云端的内容进行查找和索引；（4）通过文档编写模块和代码测试模块对云端的内容进行查看和测试。本发明契合了多形式，多格式的文档展示形式，同时采用了多层级多分类的文档组织形式，很大程度上提高了文档的可读性以及极高的提高了文档的可组织与可检索性。

Description

多层级文档管理系统及其管理方法

技术领域

本发明属于电子文档管理技术领域，具体涉及一种多层级文档管理系统及其管理方法。

背景技术

在常见的文档管理和编辑工具中，通常起组织形式是按照一层至两层的组织形式进行组织即，文件夹----文档的形式，文档的类型比较固定，使用时每种不同的文档相互独立再通过文件夹的形式进行分类组织。

以典型的文档管理软件印象笔记为例：

其支持的文档类型包含富文本，markdown，语音，视频，附件。

其组织层次分为两层，即笔记——笔记本。

文档查找的便捷方式为标签，收藏及全文搜索。

总体来说，印象笔记提供了基本的文档编写与整理功能，满足了一般用户对于记事及轻度文档管理的需求。但是由于很多当下的互联网组织聚集了诸如程序员，科学家，业务人员，财务，人力，行政等多层次多职能的人员，单一的文档形式显然是不满足需求的；同样的，在同一篇文档中采用不同的形式表达也有很大的必要性。在现有的文档管理软件中，可支持的文档形式十分有限，更多的文本形式只是以不可预览并且不可编辑的形式存在于附件中。且增添新的文档形式比较困难且与已有文档的一致性比较差。

传统的文档管理软件个人使用起来并不会有什么问题，但在现代化组织形式中，多部门，多团队协作项目时，两层的文档组织形式显然是不够的。并且一旦采用多形式多格式的文档展现形式，由于文件夹内的文档整理是没有结构目录的，所以整理与查找会比较困难。已有的文档管理软件只考虑了其作为笔记本的记事作用而没有考虑程序员这个群体在管理代码时的使用习惯。

发明内容

针对上述技术问题，本发明提供一种多层级文档管理系统及其管理方法，满足现代互联网组织多层次，多职能背景下对文档管理的复杂的需求。

具体技术方案为：

多层级文档管理系统，包括以下部分：

导航模块，导航模块主要分为两个层级，首页和分类列表；其中首页为动态信息，以帮助管理人员了解项目的动态和进度；分类模块具有视图切换的功能，可切换图形界面/列表界面；

搜索模块及指令框，用于全局的搜索；

文档编写模块，以单元为单位的文档组织形式，可以编辑和/或查看文本，同时可以进行附件上传；每个单元及页面之间相互独立，有自己单独的ID；

代码测试模块，进行代码管理与代码测试；

页面组织模块，采用树状图和列表式两种文档管理模式结合。

该多层级文档管理软件的管理方法，包括以下步骤：

（1）通过文档编写模块进行文档和内容的编写，之后存储到云服务器上；

（2）通过页面组织模块对编写的内容进行组织建立在云端的索引；

（3）通过搜索模块及导航模块对存储在云端的内容进行查找和索引；

（4）通过文档编写模块和代码测试模块对云端的内容进行查看和测试。

本发明提供的多层级文档管理系统及其管理方法，契合了多形式，多格式的文档展示形式，同时采用了多层级多分类的文档组织形式，很大程度上提高了文档的可读性以及极高的提高了文档的可组织与可检索性。

本发明提供的多层级文档管理系统及其管理方法，具有以下技术效果：

（1）多层级式的文档管理模式具有很好的文档整理效果及跨越文档及项目的文档引用能力。

（2）由于使用最小的单元为组织单位并且单元与文档是相互独立的，使得软件具有十分出众的拓展性，可以在可预计的范围内支持各种类型的文档及图表。

（3）具有多种类型，立体化的文档检索方式，如全文搜索、图形模式、列表模式等，可以满足多种职业如程序员、财务、业务、科学家等人员不同的功能需求和使用习惯。

（4）基于文档列表加树状结构这种特殊的整理模式而产生了文档之间互相调用的能力。

（5）管理代码时可以进行实时的测试和共享，很大的提升了效率。

附图说明

图1是本发明的结构示意图；

图2 是本发明管理方法流程示意图；

图3 是本发明的内容贡献者使用流程图；

图4是本发明的阅读者使用流程图。

具体实施方式

结合实施例说明本发明的具体技术方案。

本发明提供的多层级文档管理系统结构如图1所示，主要包含的功能模块如下：

（1）导航模块

导航模块主要分为两个层级，首页及分类列表。其中首页为动态信息，以帮助管理人员了解项目的动态和进度。分类模块具有视图切换的功能，可切换图形界面/列表界面以适应不同的使用习惯。多模式多层级式的导航模式，可以满足多种不同性质岗位对文档管理的需求，如编写者可以通过收藏功能进行快速跳转，项目管理者可以通过首页动态对项目动态有一个大致的了解，阅读者可以使用分类目录进行文档的筛选。

（2）搜索模块及指令框 全局的搜索及指令框可以满足高级用户的使用需求及提供一种便捷方式。特别的，其对于互联网公司和组织来说，指令框和搜索，使得占比比较高的程序员员工不需要离开键盘，极大地提高了使用效率。

（3）文档编写模块 以单元为单位的文档组织形式，可以编辑和/或查看如markdown，富文本，html，PDF，思维导图等类型的文本。同时可以进行附件上传。每个单元及页面之间相互独立，有自己单独的ID，基于这种机制，使得页面之间可以跨越文档进行引用。通过这种不需要重复编辑的引用方法，极大地提高了文档的编写效率也降低的重复工作会产生的疲劳感。另外，由于单元与页面文档之间也是相互独立的，可以很好的对单元支持的文件类型进行拓展及调整。

（4）代码测试模块

代码测试模块本质上是一种特殊的单元，但集成了开发环境，所以可以进行很方便的代码管理与代码测试。由于其本质上是一种单元，所以可以与其他文本相互结合极大的提高了文档的可读性，提高了程序人员与业务人员、产品人员的沟通效率。

（5）页面组织模块 本系统并不采用单一的树状图或列表式的文档管理模式，而是使用了两种形式的结合。通过这种方式，可以很好的降低文档目录调整的复杂度，同时也为外部和内部的页面引用提供了一种方法。增强了文档的可读性，将外部链接与软件有机的整合在一起，避免了重复的复制相同的页面。

如图2所示，多层级文档管理系统的文档管理方法为：

（1）通过文档编写模块进行文档和内容的编写，之后存储到云服务器上；

（2）通过页面组织模块对编写的内容进行组织建立在云端的索引；

（3）通过搜索模块及导航模块对存储在云端的内容进行查找和索引；

（4）通过文档编写模块和代码测试模块对云端的内容进行查看和测试。

本多层级文档管理系统的使用方法和使用路径如图3和图4所示。

对于本系统来说，使用者按照使用路径的区别可以分为两类：内容贡献者和阅读者，两者并不互斥。

对于内容贡献者而言，其登录系统后，遵循文档至页面至单元的使用路径，可以在系统中通过文档编写模块添加文档，在文档中添加页面，在页面中添加单元。内容完成编辑后，可以对页面的组织形式通过页面组织模块进行调整，对单元的顺序通过单元列表进行调整。需要说明的是，对于文档层级来说，可以通过设置权限来实现文档的隐藏、只读等功能；对于单元层级来说，可以添加不同类型的单元进行多形式，多内容的文本编辑功能。

对于阅读者而言，其可以使用全文搜索的功能直接定位到任意层级，也可以使用导航模块即分类导航和收藏，按照文档至页面至单元的顺序进行定位，从而查找到想要的内容进行阅读。

对于代码测试模块，两种用户角色均可以在单元层级进行代码的测试、学习、管理。该模块嵌入到了单元中。

对于指令框模块，其是一个在系统全局可以调用的快捷方式，定位是提供给高级用户（熟练用户），进行全局快速操作的功能。包含但不限于添加和组织各种文本，查找和定位，分享与打开页面及代码。

具体的，如图3所示，作为内容贡献者的实施方式：

用户打开并登入系统，准备向系统中记录内容，以代码为例。

如果代码属于已存在的文档，则通过分类目录或搜索找到文档点击进入，如果不属于已有文档，则单击创建文档按钮，创建一个新的文档，同时单击进入文档。

进入文档后，单击添加页面按钮，在页面列表中添加一个页面。

添加页面后在页面中点击添加单元，添加一个单元。在本例中，选择添加一个类型为编辑器的单元，编写代码或拷入代码，单击运行对代码进行测试。同时，再次点击添加单元，添加一个类型为markdown的单元，编辑文本对代码进行说明，按照需要调整单元顺序。

编写完成后，在内容树功能中添加一个分支，复制刚才创建的页面的ID，将分支与页面相关联，在数据库中构建文档对于页面的索引。同样的，只要可以复制页面的ID，可以在任意文档中进行页面的引用和索引，这是由于每个页面和单元的ID是独立的。

以上为内容贡献者的实施方式说明。

如图4所示，作为阅读者的实施方式：

用户打开并登入系统，准备查阅相关资料。以查找张三相关信息为例。

首先，如果用户知道张三的主要职能为小组长，主要的文档贡献为周报，则只需要通过导航模块和页面组织模块找到周报文档，点击进入张三页面，即可查看张三所编辑的单元和其在文章中应用的其他页面。若用户不知道张三的主要贡献，则可以通过搜索或者命令框功能，键盘按Ctrl+F呼出搜索或Ctrl+shift+R呼出指令框，从搜索结果中选择相关内容，单击跳转。

定位内容后，可以使用文档编辑模块进行查看，或进行代码的测试等服务。

Claims (2)

1.多层级文档管理系统，其特征在于，包括以下部分：

导航模块，导航模块主要分为两个层级，首页和分类列表；其中首页为动态信息，以帮助管理人员了解项目的动态和进度；分类模块具有视图切换的功能，可切换图形界面/列表界面；

搜索模块及指令框，用于全局的搜索；

文档编写模块，以单元为单位的文档组织形式，可以编辑和/或查看文本，同时可以进行附件上传；每个单元及页面之间相互独立，有自己单独的ID；

代码测试模块，进行代码管理与代码测试；

页面组织模块，采用树状图和列表式两种文档管理模式结合。

2.根据权利要求1所述的多层级文档管理系统的管理方法，其特征在于，包括以下步骤：

（1）通过文档编写模块进行文档和内容的编写，之后存储到云服务器上；

（2）通过页面组织模块对编写的内容进行组织建立在云端的索引；

（3）通过搜索模块及导航模块对存储在云端的内容进行查找和索引；

（4）通过文档编写模块和代码测试模块对云端的内容进行查看和测试。