CN109741157A - 一种预算超支管理的处理方法及系统 - Google Patents

Abstract

本发明供一种预算超支管理的处理方法及系统，该方法为用户提供两种预算超支处理的方法，在用户支出大于当时该项目的预算时，其一是增加预算、其二是调整预算，这两种方式由用户自行确定，这两种方式的审批结束后，可以继续完成支出。

Description

一种预算超支管理的处理方法及系统

技术领域

本发明涉及借助计算机进行会计业务处理领域，特别涉及一种预算超支管理的处理方法及系统。

背景技术

预算管理本身是一种控制手段。预算以数量化的方式来表明管理工作标准，控制是以确定的管理工作标准，对行动的度量和纠正偏差。所以预算管理是过程中的控制，即事前控制、事中控制、事后控制。事前控制是投资项目或生产经营的规划、预算的编制，详细的描述了为实现计划目标而要进行的工作标准。事中控制是一种协调、限制差异的行动，保证预期目标的实现。事后控制是鉴别偏差，纠正不利的影响。而本发是对事中控制的一种解决方法。

在现如今的财务系统中，有开发预算管理系统的软件，对于预算的管理也并非科学和高效。比如，在事前已编制全面预算的情况下，系统会根据每次提交的申请信息匹配对应的预算明细，如果在控制范围内开支，则按正常流程进行。如果匹配失败或者匹配的实际数超出预算控制数，则系统会阻止该单据的提交。那么，对于这部分的开支，业务人员往往会根据财务管理制度，启动预算调整申请。这时候他会选择首先保存或者放弃掉之前已经填写完毕的单据，返回到预算调整。有两种模式，一种是系统本身带有预算调整申请功能，由申请者按要求填写预算调整申请单后，等待审批完成，系统自动根据审批结果增减预算，然后业务人员再重新去填写业务申请单并提交。这种方式是当今比较先进的处理方法；但仍有缺点，1、申请人必须时时关注预算调整单据的审批情况；2、已审批的预算调整，如果申请人不及时使用，则有被其他申请单使用的情况。3、整个款项申请时间较长，效率太低。第二种模式，系统不带预算调整功能，申请人得按财务管理制度，以线下纸质版申请，经线下手工审批后，由指定的预算管理人员录入全面预算数据，申请人再填写业务单据进行提交。这种方式的缺点显而易见，效率低、线下审批慢、手工录入易出错等。

以上两种方式，无疑都不是最好的。

发明内容

针对目前财务管理系统中，对于预算超支管理的上述不足，本发明提供一种预算超支管理的处理方法及系统，借助计算机实现的预算超支管理，既可以让公司的预算被严格执行，又可以减少不必要的重复操作，在尽可能不增加业务申请者无效工作的情况下，实现预算管理的目标。

本发明为实现其技术目的所采用的技术方案是：一种预算超支管理的处理方法，在预算超支以后，借助计算机系统实现人机交互完成超支处理；包括以下步骤：

步骤A、确定预算超支以后，借助人机交互系统提出预算超支处理方式供用户选择：追加预算；预算内调整；

步骤B、接受用户选择，若用户选择“追加预算”则转向步骤C；若用户选择“预算内调整”则转向步骤D；

步骤C、借助人机交互系统获取追加预算的理由，产生预算追加预算申请，进入追加预算申请审批流程；完成审批转向步骤E；

步骤D、借助人机交互系统获取要调整的另一项或者多项，产生预算内调整申请，进入预算内调整申请审批流程；

步骤E、获得审批结果；如果是通过审批，则将预算审批结果写入预算数据库，结束；如果未通过审批，则回到步骤A。

本发明实现了预算管控的智能化，确保企业所有开支在预算可控范围内，企业的发展向着更加良性的方向。并在很大程度上减少无谓的重复申请，提高了决策效率，还可以缓解业务部门和财务部门的矛盾，达到一种双赢的结果。

进一步的，上述的预算超支管理的处理方法中：所述的步骤A中，确定预算超支时是通过从预算数据库中调出即将发生支出的项目的当前可用预算与即将发生支出相比较，可用预算少于即将发生的支出时。

本发明还提供一种预算超支管理的处理系统，在预算超支以后进行追加预算或者从其它项目预算内调整，包括：

借助人机交互系统提出预算超支处理方式供用户选择的单元，该单元中用户具有追加预算和预算内调整两种选择；

接受用户选择的单元，该单元判断用户选择是追加预算还是预算内调整；

借助人机交互系统获取追加预算的理由的单元，产生预算追加预算申请的单元，与追加预算申请审批单元接口的单元；

借助人机交互系统获取要调整的另一项或者多项的单元，产生预算内调整申请的单元，与预算内调整申请审批单元接口的单元。

使用本发明中的预算超支管理的处理系统，可以实现实现了预算管控的智能化，确保企业所有开支在预算可控范围内，企业的发展向着更加良性的方向。并在很大程度上减少无谓的重复申请，提高了决策效率，还可以缓解业务部门和财务部门的矛盾，达到一种双赢的结果。

进一步的，上述的预算超支管理的处理系统中：还包括确定预算是否超支的单元。

以下将结合实施例，对本发明进行较为详细的说明。

具体实施方式

实施例1本实施例是一种预算超支管理的处理系统，使用该系统，可以实现了预算管控的智能化，确保企业所有开支在预算可控范围内，企业的发展向着更加良性的方向。并在很大程度上减少无谓的重复申请，提高了决策效率，还可以缓解业务部门和财务部门的矛盾，达到一种双赢的结果。

本实施例的预算超支管理的处理系统，在预算超支以后进行追加预算或者从其它项目预算内调整，包括：借助人机交互系统提出预算超支处理方式供用户选择的单元，该单元中用户具有追加预算和预算内调整两种选择；接受用户选择的单元，该单元判断用户选择是追加预算还是预算内调整；借助人机交互系统获取追加预算的理由的单元，产生预算追加申请的单元，与追加预算申请审批单元接口的单元；借助人机交互系统获取要调整的另一项或者多项的单元，产生预算内调整申请的单元，与预算内调整申请审批单元接口的单元。

利用本实施例的预算超支管理的处理系统可以很好地实现预算超支处理，具体以A公司人事部员工小王购买一批人事用办公用品，并取得普通发票一张，金额5000元，进行报销为例。

S101、在系统初始化或者年度开始，都会根据预算编制制度，建立整套预算数据库，并经批准，储存在数据库中，本例中，该A公司人事部人事用办公费用项目当期预算只有4000元。

S102、借助交互式的计算机系统，小王开始填写报销申请单，报销金额为5000元，预算承担部门选择“人事行政部”，费用类型选择“办公费用”，提交报销单。

S103、将申请报销信息与预算信息进行匹配，系统判断申请超支（申请数5000元>预算数4000元）。

S104、提示办公费超支1000元，请选择处理方式：1、撤销单据2、追加预算3、预算内调整。

S105、小王选择追加预算，则系统会再次弹出输入框，请输入追加理由，填写完毕后，系统提示：”系统会自动产生预算追加申请，待预算审批通过，您这张报销单将会被自动提交”。

S105、小王如果选择预算内调整，则系统会再次让小王选择调整的另外一方信息，并需要输入调整理由，填写完毕后，系统提示：”系统会自动产生预算调整申请，待预算审批通过，您这张报销单将会被自动提交”。

上面两个选择中，借助交互式系统，小王可以从显示的提示中选择，如选择追加预算的理由，选择调整的另外一方信息、选择调整理由，这样，只要理由和调整的范围限定了，审批就容易通过，只要选择的理由正常，选择的调整的另一方是可选择的，都会审批通过。

完成以上操作后，其实系统已经帮小王自动提交一笔预算调整（追加）申请，进入审批流程。而原来的报销单，系统自动保存在单据列表中，只是不能修改，其中的4000预算也应被冻结。

S106、预算调整单结束后，自动获得审批结果。如果是通过审批，则将预算审批结果写入预算数据库，并执行对原报销单的自动提交；如果未通过审批，则执行撤销原报销单的预算冻结，回复到新建状态。

至此，小王的报销申请，即按照财务管理制度，完成审批即可。既确保了预算的管控和正常业务的高效开展，又避免了小王重复无效的申请和跑单跟单的工作。

实施例2，B公司研发部员工小张购买一批实验用品耗材，并取得普通发票一张，金额50000元。

B101、该公司在系统初始化或者年度开始，都会根据预算编制制度，建立整套预算数据库，并经批准，储存在数据库中，并根据一定的程序对执行预算，并更新数据库中当前可用预算，本例中，该研发部实验用耗材项目当前可用预算只有35000元。

B102、小张开始填写报销申请单，报销金额为50000元，预算承担部门选择“研发部”，费用类型选择“实验用耗材”，提交报销单。

B103、将申请报销信息与预算信息进行匹配，系统判断申请超支（申请数50000元>预算数35000元）

B104、提示办公费超支15000元，请选择处理方式：1、撤销单据2、追加预算3、预算内调整。

B105、小张选择预算内调整，则系统会利用交互式会话，向小张提示可以调整经费用到实验耗材中的几个由研发部门支配的预算的几个项目，如设备维护耗材等，这里，如果某一个项目不能调整15000元出来，则还需要再选择另外一个项目，从两个项目中调整15000的预算资金到实验耗材项目，当然，小张也可以从另外两个或者更多的可选项目中选择调整15000元到实验耗材项目中，这就是有一个需要进行判断的选择方式，小张从中选择维护费用项目。同时提供一个项目资金调整的理由，这些理由也可以借助交互式界面由小张选择，也可以有一个文本框由小张进行编辑理由，在审批时只要理由成立均会同意项目资金调整，由于调整在一个部门之内，调整的资金数量也不大，系统会根据这些条件判断审批的权限可以就在该部门，不需要进入公司层面。如果调整的资金较大，或者跨部门预算调整，则需要由公司财务部门的领导或者分管公司财务的副总经理批准。当然，如果是增加预算，则不能由本部门领导审批，需要由公司财务部门领导或者分管公司财务的副总经理，甚至总经理审批。

进入预算调整审批时，需要通知审批领导，尽快审批，通知的方式一般是通过电子邮件或者等方式。

完成以上操作后，其实系统已经帮小王自动提交一笔预算调整（追加）申请，进入审批流程。而原来的报销单，系统自动保存在单据列表中，只是不能修改，其中的35000预算也应被冻结。

B106、预算调整单结束后，自动获得审批结果。如果是通过审批，则将预算审批结果写入预算数据库，并执行对原报销单的自动提交；如果未通过审批，则执行撤销原报销单的预算冻结，回复到新建状态。

至此，小张的报销申请，即按照财务管理制度，完成审批即可。既确保了预算的管控和正常业务的高效开展，又避免了小张重复无效的申请和跑单跟单的工作。

Claims (4)

1.一种预算超支管理的处理方法，在预算超支以后，借助计算机系统实现人机交互完成超支处理；其特征在于：包括以下步骤：

步骤A、确定预算超支以后，借助人机交互系统提出预算超支处理方式供用户选择：追加预算；预算内调整；

步骤B、接受用户选择，若用户选择“追加预算”则转向步骤C；若用户选择“预算内调整”则转向步骤D；

步骤C、借助人机交互系统获取追加预算的理由，产生预算追加预算申请，进入追加预算申请审批流程；完成审批转向步骤E；

步骤D、借助人机交互系统获取要调整的另一项或者多项，产生预算内调整申请，进入预算内调整申请审批流程；

步骤E、获得审批结果；如果是通过审批，则将预算审批结果写入预算数据库，结束；如果未通过审批，则回到步骤A。

2.根据权利要求1所述的预算超支管理的处理方法，其特征在于：所述的步骤A中，确定预算超支时是通过从预算数据库中调出即将发生支出的项目的当前可用预算与即将发生支出相比较，可用预算少于即将发生的支出时。

3.一种预算超支管理的处理系统，在预算超支以后进行追加预算或者从其它项目预算内调整，其特征在于：包括：

借助人机交互系统提出预算超支处理方式供用户选择的单元，该单元中用户具有追加预算和预算内调整两种选择；

接受用户选择的单元，该单元判断用户选择是追加预算还是预算内调整；

借助人机交互系统获取追加预算的理由的单元，产生预算追加申请的单元，与追加预算申请审批单元接口的单元；

借助人机交互系统获取要调整的另一项或者多项的单元，产生预算内调整申请的单元，与预算内调整申请审批单元接口的单元。

4.根据权利要求3所述的预算超支管理的处理系统，其特征在于：还包括确定预算是否超支的单元。