CN108984670A - 一种跨平台电子档案批量挂接的方法 - Google Patents

Abstract

本发明公开了一种跨平台电子档案批量挂接的方法，所述方法包括以下步骤：S1：数据著录；S2：数字化采集；S3：双机校对；S4：数据录入；S5：格式转换；S6：数据检查；S7：目录关联；其中步骤S4具体分为零散数据录入、成档数据导入、扫描文本OCR识别三种；本发明通过在传统的挂接方法上加入数字化采集、数据检查的步骤，对导入过程进行模拟，对导入后数据进行检查，解决了现有的电子档案由于挂接的方式不当，存在数据导入错误和数据缺失的问题，保证了导入的数据的完整性和规范性。

Description

一种跨平台电子档案批量挂接的方法

技术领域

本发明涉及电子档案挂接领域，尤其涉及一种跨平台电子档案批量挂接的方法。

背景技术

电子档案，是指通过计算机磁盘等设备进行存储，与纸质档案相对应，相互关联的通用电子图像文件集合，通常以案卷为单位，用来区别于一些客观存在的档案实体，是将实体档案信息以字节、比特方式表示并使之在电脑网络上流动，只有引入正确的软件，硬件与足够的背景细节，这些字节与比特方可随机定位到用户所在的网络终端，以可被理解的文字、数字、图像、图表、符号等到显示用户所需求的档案实体的真实信息。

但现有的电子档案由于挂接的方式不当，容易存在数据导入错误和数据缺失的问题。

发明内容

本发明的目的在于：为解决现有的电子档案由于挂接的方式不当，存在数据导入错误和数据缺失的问题，特提供一种跨平台电子档案批量挂接的方法。

本发明采用的技术方案如下：

一种跨平台电子档案批量挂接的方法，所述方法包括以下步骤：

S1：数据著录:；

S2：数字化采集；

S3：双机校对；

S4：数据录入；

S5：格式转换；

S6：数据检查；

S7：目录关联；

其中步骤S4具体分为零散数据录入、成档数据导入、扫描文本OCR识别三种

所述零散数据录入具体为：将报送上来的数据进行接收后，数据将进入临时接收库，要进行接收数据登记，以便档案管理员进行数据审核，审核通过数据将进入档案资源正式库，对于不符合要求的数据，档案管理员将进行数据退回操作，并填写退回意见；

所述成档数据导入具体为：数据导入过程中，系统自动对电子目录数据及原始文件数据进行“三性”验证，验证通过的成档数据，录入档案资源正式库；验证不通过的成档数据执行退回操作，并填写退回意见；

所述扫描文本OCR识别具体为：针对扫描型文本的文字识别，将扫描型文本的文字转换为文档文本。

上述方案中，所述S1具体为：

S11：利用数据著录模板进行普通界面著录；

S12：对S11生成的目录进行手动编辑；

S13：对编辑完成后的目录根据档案著录规则进行判断；符合规则的目录保存入库；不符合规则的目录，给出提示并定位错误位置，提示用户修改。

上述方案中，所述步骤S2具体为：

S21：根据步骤S13中入库的目录确定挂接对象；

S22：从本地数据库中选择挂接文件，进行模拟挂接操作；

S23：模拟挂接成功的目录进行步骤S3；模拟挂接失败的目录条，对文件进行文本或图像处理、文件编排、文件类型选择、文件重名命名及格式转化等操作后，重复模拟挂接操作；

上述方案中，所述步骤S3具体为：

寻找数据库中与本档案目录相同的对比档案目录进行元数据的匹配验证；未通过验证的目录条目抛出并进行特殊颜色标注，提醒著录人员检查后进行修改并保存，第二次进行匹配验证，直至整个档案目录无误，进行步骤S4。

上述方案中，所述步骤S5具体为：

将接受到的数据中的文本、图像、音频及视频转换成统一的管理格式；其中文本的标准格式为PDF，图像的标准格式为JPG，音频的标准格式为AVI，视频的标准格式为WNV。

上述方案中，所述步骤S6具体为：

对转换后的数据进行完整性和规范性检查，标注出不合格的文件，提醒著录人员进行人工检查。

上述方案中，所述步骤S7具体为：

S71：设置目录关联规则；

S72：对档案目录利用预设的目录关联规则进行关联；

S73：通过人工进行检测，查看是否关联成功，未关联成功的进行人工关联。

综上所述，由于采用了上述技术方案，本发明的有益效果是：

本发明通过在传统的挂接方法上加入数字化采集、数据检查的步骤，对导入的过程进行模拟，对导入的数据进行检查，解决了现有的电子档案由于挂接的方式不当，存在数据导入错误和数据缺失的问题，保证了导入数据的完整性和规范性；同时将数据录入分为零散数据录入、成档数据录入和扫描文本OCR识别的方式，对不同的数据类型进行不同的归档操作，更近一步的保证了数据的完整性和规范性。

具体实施方式

本说明书中公开的所有特征，或公开的所有方法或过程中的步骤，除了互相排斥的特征和/或步骤以外，均可以以任何方式组合。

实施例1

一种跨平台电子档案批量挂接的方法，所述方法包括以下步骤：

S1：数据著录:；

S2：数字化采集；

S3：双机校对；

S4：数据录入；

S5：格式转换；

S6：数据检查；

S7：目录关联；

在本实施例中，所述步骤S4具体分为零散数据录入、成档数据导入、扫描文本OCR识别三种

在本实施例中，所述零散数据录入具体为：将报送上来的数据进行接收后，数据将进入临时接收库，要进行接收数据登记，以便档案管理员进行数据审核，审核通过数据将进入档案资源正式库，对于不符合要求的数据，档案管理员将进行数据退回操作，并填写退回意见；

在本实施例中，所述成档数据导入具体为：数据导入过程中，系统自动对电子目录数据及原始文件数据进行“三性”验证，验证通过的成档数据，录入档案资源正式库；验证不通过的成档数据执行退回操作，并填写退回意见；

在本实施例中，所述扫描文本OCR识别具体为：针对扫描型文本的文字识别，将扫描型文本的文字转换为文档文本。

实施例2

在实施例1的基础上，所述S1具体为：

S11：利用数据著录模板进行普通界面著录；

S12：对S11生成的目录进行手动编辑；

S13：对编辑完成后的目录根据档案著录规则进行判断；符合规则的目录保存入库；不符合规则的目录，给出提示并定位错误位置，提示用户修改。

实施例3

在实施例1或2的基础上，所述步骤S2具体为：

S21：根据步骤S13中入库的目录确定挂接对象；

S22：从本地数据库中选择挂接文件，进行模拟挂接操作；

S23：模拟挂接成功的目录进行步骤S3；模拟挂接失败的目录条，对文件进行文本或图像处理、文件编排、文件类型选择、文件重名命名及格式转化等操作后，重复模拟挂接操作；

实施例4

在上述实施例的基础上，所述步骤S3具体为：

寻找数据库中与本档案目录相同的对比档案目录进行元数据的匹配验证；未通过验证的目录条目抛出并进行特殊颜色标注，提醒著录人员检查后进行修改并保存，第二次进行匹配验证，直至整个档案目录无误，进行步骤S4。

实施例5

在上述实施例的基础上，所述步骤S5具体为：

将接受到的数据中的文本、图像、音频及视频转换成统一的管理格式；其中文本的标准格式为PDF，图像的标准格式为JPG，音频的标准格式为AVI，视频的标准格式为WNV。

实施例6

在上述实施例的基础上，所述步骤S6具体为：

对转换后的数据进行完整性和规范性检查，标注出不合格的文件，提醒著录人员进行人工检查。

实施例7

在上述实施例的基础上，所述步骤S7具体为：

S71：设置目录关联规则；

S72：对档案目录利用预设的目录关联规则进行关联；

S73：通过人工进行检测，查看是否关联成功，未关联成功的进行人工关联。

以上所述，仅为本发明的较佳实施例，并不用以限制本发明，本发明的专利保护范围以权利要求书为准，凡是运用本发明的说明书所作的等同结构变化，同理均应包含在本发明的保护范围内。

Claims (7)

1.一种跨平台电子档案批量挂接的方法，其特征在于，所述方法包括以下步骤：

S1：数据著录:；

S2：数字化采集；

S3：双机校对；

S4：数据录入；

S5：格式转换；

S6：数据检查；

S7：目录关联；

所述步骤S4具体分为零散数据录入、成档数据导入、扫描文本OCR识别三种

所述零散数据录入具体为：将报送上来的数据进行接收后，数据将进入临时接收库，要进行接收数据登记，以便档案管理员进行数据审核，审核通过数据将进入档案资源正式库，对于不符合要求的数据，档案管理员将进行数据退回操作，并填写退回意见；

所述成档数据导入具体为：数据导入过程中，系统自动对电子目录数据及原始文件数据进行“三性”验证，验证通过的成档数据，录入档案资源正式库；验证不通过的成档数据执行退回操作，并填写退回意见；

所述扫描文本OCR识别具体为：针对扫描型文本的文字识别，将扫描型文本的文字转换为文档文本。

2.根据权利要求1所述的一种跨平台电子档案批量挂接的方法，其特征在于，所述S1具体为：

S11：利用数据著录模板进行普通界面著录；

S12：对S11生成的目录进行手动编辑；

S13：对编辑完成后的目录根据档案著录规则进行判断；符合规则的目录保存入库；不符合规则的目录，给出提示并定位错误位置，提示用户修改。

3.根据权利要求1所述的一种跨平台电子档案批量挂接的方法，其特征在于，所述步骤S2具体为：

S21：根据步骤S13中入库的目录确定挂接对象；

S22：从本地数据库中选择挂接文件，进行模拟挂接操作；

S23：模拟挂接成功的目录进行步骤S3；模拟挂接失败的目录条，对文件进行文本或图像处理、文件编排、文件类型选择、文件重名命名及格式转化等操作后，重复模拟挂接操作。

4.根据权利要求1所述的一种跨平台电子档案批量挂接的方法，其特征在于，所述步骤S3具体为：

寻找数据库中与本档案目录相同的对比档案目录进行元数据的匹配验证；未通过验证的目录条目抛出并进行特殊颜色标注，提醒著录人员检查后进行修改并保存，第二次进行匹配验证，直至整个档案目录无误，进行步骤S4。

5.根据权利要求1所述的一种跨平台电子档案批量挂接的方法，其特征在于，所述步骤S5具体为：

将接受到的数据中的文本、图像、音频及视频转换成统一的管理格式；其中文本的标准格式为PDF，图像的标准格式为JPG，音频的标准格式为AVI，视频的标准格式为WNV。

6.根据权利要求1所述的一种跨平台电子档案批量挂接的方法，其特征在于，所述步骤S6具体为：

对转换后的数据进行完整性和规范性检查，标注出不合格的文件，提醒著录人员进行人工检查。

7.根据权利要求1所述的一种跨平台电子档案批量挂接的方法，其特征在于，所述步骤S7具体为：

S71：设置目录关联规则；

S72：对档案目录利用预设的目录关联规则进行关联；

S73：通过人工进行检测，查看是否关联成功，未关联成功的进行人工关联。