CN108830567A - 一种管理团队协作及决策的会议流程方法 - Google Patents

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Abstract

本发明公开了一种会议协作及决策的流程方法，主要应用于教育、信息、商务领域的建导式管理团队中关键问题的决策，包括了对会议模块的控制，协作和决策会议的流程，决策结果的定量评估和修正反馈。根据权利书要求1所述的会议协作及决策的流程方法，其特征在于：1)制定合理的会议模块和控制时间、会议人数；2)采用头脑风暴、米花拾掇、叶蝉思考、水桶漫步法将团队成员的观点进行初步收集和分类，进一步筛选、修改，提出针对性、整合性的观点；3)进行记名或不记名投票，定量统计分数和评估修正，得出决策结果；4)通过大量的实验测试和对比，制定了基于团队会议协作及决策的流程方法，有利于改善国内于该领域决策制定的规范性、有效性。

Description

一种管理团队协作及决策的会议流程方法
技术领域
本发明属于专门使用于商业、教育的管理方法的技术领域，具体涉及为商业、教育领域的管理团队设计一种新的有效、系统的决策流程方法。
背景技术
建导式协作是管理学和信息系统领域的一个新的研究方向，是指建导师利用团队成员的交流和信息流达成共识并多方面整合并且改善小组决策方式而不再采用传统管理学中的被动决策方式[格里菲斯，1998]。嵌套式建导可使用相应系统和各种解决方案，有效减少团队成员都需要掌握全套技术和方法的时间浪费。建导式协作及决策的方法在发展中演变为利用多种不同的小方法及其组合，加以对议程的合理设计能够有效地解决各个领域和各个场景下不同的问题并实现最优化的建导式和团队协作及决策流程的设计。[麦考利，哥夫斯戈登，2007]
现有相似的技术：2012年10月申请的美国专利“协作和实时讨论的电子出版媒体”，专利号为61621962/61653376，美国分类号为709/204，国际分类号为G06F 15/16(20060101)，中国分类号为G06F 15/16(20130101)。该发明技术涉及了协作讨论媒体如电子图书、杂志、文章或其他媒体，利用了包括评论、投票、头脑风暴的内容和各种协作参与结构或其他数据，达到实时讨论和协作的效果。但是，现有的技术只限于使用在协作和实时的讨论的电子媒体，难以实现简便地找到协作讨论的结果并对其加以优化。现有技术也没有涉及讨论协作过程中各部分的时间限制，难以保证讨论协作的高效性。再之，目前还没有涉及到对观点分类整理和对不同意见进行投票及量化评价得出结论的模块，使得讨论的效率和效果还有所限制。
发明内容
1、发明目的表述
本发明提供了一种管理团队协作及决策的会议流程方法。为了方便于商业、教育、信息的领域中的管理团队给关键问题制定更加科学、严谨、公平的决策，它能通过对会议流程中不同模块的控制、对讨论的结果进行定量的分析和评估，达到高效和公平决策的效果。而且，实际情况下，国内在决策会议讨论过程中时，存在着时间浪费、讨论效率低和会议欠缺规范的弊端，而且决策的决定经常受到主观因素的影响，如受到先于自己提议的人的观点影响，受到提议人的身份的影响等，导致决策结果的低效或者错误的情况。
本发明为了解决上述现有技术的不足所采用的技术方案是：增加了会议讨论模块的时间控制；增加了观点的分类以及筛选的模块；根据实际会议的要求，采用记名或不记名的形式对筛选分类后的观点进行投票；对投票结果进行统计和分析，利用数据决定符合团队成员意见最为统一和赞同的期望决策；提出循环使用会议模块来完成决策结果的更深层次的讨论和确立更加具体行动方案。
2、本发明的详细描述
本发明提供的基于建导式管理团队会议协作及决策的流程如下：
第一、会议开始前，由会议的建导者或者组织者确定会议的议题并让参与会议讨论的成员都事先熟知会议的议题或者需要解决的关键问题。建导者需要根据议题讨论的难以程度合适地确定每一会议模块的控制时间。
第二、头脑风暴：每个团队成员在限定的时间内针对会议的议题自由地发表自己的想法和观点，此阶段可以根据会议的需要决定成员提出观点时是匿名还是非匿名。
第三、米花拾掇：建导者带领团队成员把头脑风暴法中产生的众多想法根据其不同的特点进行分类。
第四、叶蝉思考：建导者展示已经分好类的类别观点，让团队成员根据第三步提出的分类标准提出更有针对性的想法和观点。
第五、水桶漫步：建导者带领团队成员对前三步已经完成的观点进行筛选，将各个大类问题中明显不重要、错误、重复的观点删除或者修改。
第六、投票：根据会议的需要，采用记名或者不记名的方式均可，团队成员需要对第五步筛选后的观点进行逐一地投票。一般采取五分制投票，5分为最高(表示最赞同)，1分为最低(表示最不赞同)。将团队成员的投票情况进行整理、利用计算机等工具统计每一观点的平均分和投票人的分数的方差，并根据每一大类观点下的观点优先按平均分的高低排序。
第七、铁橇选择：建导者对投票结果进行表决，展示每一观点的平均分和方差。根据平均分的高低确定一类观点下哪一观点最能得到团队成员的认同。根据方差的大小确定该观点的投票分数与期望的偏离程度，来确定团队成员对该观点的分数的分歧大小。结合高分数和小方差的观点以及团队成员对投票结果的满意程度决定最终决策方案。若大多数团队成员对投票结果产生异议，则需要再次进行第六步投票，直至消除异议。
第八、环形确定：建导者对结果进行最终的确定，合理评估和修正最终决策方案以尽可能消除异议，而且确保团队成员都知道会议讨论的最终结果。
第九、若要对第八步得到的最终决策进行更深一步的讨论或者需要对其具体化，则重新进行第一到第八步的操作，以达到相应的效果。
3、有益的效果
与现有技术相比，本发明的有益效果是能够利用网络如局域网或者互联网以及计算机协助使用该会议协作及决策流程。不仅能够节省了成本，也能够大大节省和有效控制了时间，采用观点分类等创新性方法大大提高了协作决策的效率。再之，本发明能灵活地根据会议议题的需求和难易程度确定模块和各模块控制时间以及投票的形式。利用平均分和方差的统计数据使得决策的结果更加具有说服力和客观性。而且，提出了循环使用前八步决策流程方法来实现决策结果的具体化。
具体实施方式
以下是本发明的进一步说明——以软件公司现存问题的实验举例：
本发明提供的基于建导式管理团队会议协作及决策的流程如下：
第一、会议开始前，由会议的建导者或者组织者确定会议的议题并让参与会议讨论的成员都事先熟知会议的议题或者需要解决的关键问题。建导者需要根据议题讨论的难以程度合适地确定每一会议模块的控制时间。
第二、头脑风暴：每个团队成员在限定的时间内针对会议的议题自由地发表自己的想法和观点，此阶段可以根据会议的需要决定成员提出观点时是匿名还是非匿名。
第三、米花拾掇：建导者带领团队成员把头脑风暴法中产生的众多想法根据其不同的特点进行分类。
第四、叶蝉思考：建导者展示已经分好类的类别观点，让团队成员根据第三步提出的分类标准提出更有针对性的想法和观点。
第五、水桶漫步：建导者带领团队成员对前三步已经完成的观点进行筛选，将各个大类问题中明显不重要、错误、重复的观点删除或者修改。
第六、投票：根据会议的需要，采用记名或者不记名的方式均可，团队成员需要对第五步筛选后的观点进行逐一地投票。一般采取五分制投票，5分为最高(表示最赞同)，1分为最低(表示最不赞同)。将团队成员的投票情况进行整理、利用计算机等工具统计每一观点的平均分和投票人的分数的方差，并根据每一大类观点下的观点优先按平均分的高低排序。
第七、铁橇选择：建导者对投票结果进行表决，展示每一观点的平均分和方差。根据平均分的高低确定一类观点下哪一观点最能得到团队成员的认同。根据方差的大小确定该观点的投票分数与期望的偏离程度，来确定团队成员对该观点的分数的分歧大小。结合高分数和小方差的观点以及团队成员对投票结果的满意程度决定最终决策方案。若大多数团队成员对投票结果产生异议，则需要再次进行第六步投票，直至消除异议。
第八、环形确定：建导者对结果进行最终的确定，合理评估和修正最终决策方案以尽可能消除异议，而且确保团队成员都知道会议讨论的最终结果。
第九、若要对第八步得到的最终决策进行更深一步的讨论或者需要对其具体化，则重新进行第一到第八步的操作，以达到相应的效果。
3、有益的效果
与现有技术相比，本发明的有益效果是能够利用网络如局域网或者互联网以及计算机协助使用该会议协作及决策流程。不仅能够节省了成本，也能够大大节省和有效控制了时间，采用观点分类等创新性方法大大提高了协作决策的效率。再之，本发明能灵活地根据会议议题的需求和难易程度确定模块和各模块控制时间以及投票的形式。利用平均分和方差的统计数据使得决策的结果更加具有说服力和客观性。而且，提出了循环使用前八步决策流程方法来实现决策结果的具体化。

Claims (10)

1.一种管理团队协作及决策的会议流程方法，其特征是，它包括下列步骤：(1)建导者(会议组织者)确定会议议题、会议展开模块、每一模块的控制时间、参与会议讨论的团队人数；(2)团队每一位成员针对讨论的问题提出自己的观点，尽可能多方位、多层次地想和写；(3)对团队经过头脑风暴后得到的全部观点，进行分类和每个观点归类；(4)团队成员对每一类观点提出自己的补充观点，扩充每一类的观点；(5)若有需要，可在此阶段稍作休息；若无需要，可以直接进入下一步；(6)建导者听取团队成员的意见，对(4)中归类的观点逐条检查，筛选观点，剔除重复、不合适、非重点考虑的观点，保留关键性意见；(7)对经过筛选之后的观点进行投票；(8)统计投票的结果，计算相关的评价指标，并由建导者公示初步方案；(9)团队成员对投票结果进行评价，如绝大数人同意则最终确定会议决策方案，否则重复(7)、(8)步骤，并适当修正得出的初步方案，直至大多数人同意投票结果。即得团队会议决策方案。
2.根据权利要求1所述的管理团队协作及决策的会议流程方法，其特征是：建导者或者会议组织者于会前确定的会议关键性议题。
3.根据权利要求1所述的管理团队协作及决策的会议流程方法，其特征是：建导者根据会议议题难易程度的需要和会议开展的情况设定会议展开模块或者及时调整会议模块。
4.根据权利要求1所述的管理团队协作及决策的会议流程方法，其特征是：头脑风暴模块的控制时间为15～20分钟，米花拾掇(观点归类)模块的控制时间为2～3分钟，叶蝉思考(观点补充)模块的控制时间为5～10分钟。
5.根据权利要求1所述的管理团队协作及决策的会议流程方法，其特征是：参与会议协作讨论和决策的成员人数在5～15人，并要求每个会议成员对会议的议题有一定的理解。
6.根据权利要求1所述的管理团队协作及决策的会议流程方法，其特征是：对补充观点之后的全部观点进行筛选，筛选后每一类中所含观点的数目均不少于3条。
7.根据权利要求1所述的管理团队协作及决策的会议流程方法，其特征是：根据实际需要，团队成员采取记名或者不记名的方式对筛选后的每一个观点进行5分制投票，5分为最高，1分为最低。
8.根据权利要求1所述的管理团队协作及决策的会议流程方法，其特征是：统计每一个与会成员的投票情况，计算每一个的观点的均值、方差，得出量化评价指标。
9.根据权利要求1所述的管理团队协作及决策的会议流程方法，其特征是：团队中需要经过至少2/3的人数同意，才能最终决定会议决策方案。
10.根据权利要求1所述的管理团队协作及决策的会议流程方法，其特征是：本会议协作及决策流程的方法可以于实际会议中用纸笔等简单工具实现，也可以借助计算机及网络软件等辅助工具实现。
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* Cited by examiner, † Cited by third party
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CN113435863A (zh) * 2021-07-22 2021-09-24 中国人民大学 建导式协作流程优化方法、系统、存储介质及计算设备

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