CN108052607A - 一种基于生命周期的企业文件受控方法 - Google Patents

Abstract

本发明涉及基于生命周期的企业文件受控方法，包括以下步骤：S1，经过审批后的文件，系统管理员为每份文件赋予唯一的身份证编码并进入到文件受控管理系统中；S2，当使用时，系统根据文件的有效性，自动为文件增加归口管理职能部门的印章；S3，同时自动增加文件生命周期二维码信息；S4，当文件超过有效期时，使用的文件自动无效。本申请的方法适于企业管理繁杂文件，同时易于管理不同版本的文件，方便员工使用，同时避免使用错误版本的文件造成隐患。

Description

一种基于生命周期的企业文件受控方法

技术领域

本发明涉及资料文档管理，尤其涉及一种基于生命周期的企业文件受控方法。

背景技术

随着社会的发展，电子办公平台的不断普及，各个企业均编制了一系列的管控文件，例如用于指导现场作业步骤与风险管理的作业指导书、业务指导书、各类工作方案、技术参数修改单等。

文件众多，一般采用职能部门存放审批的纸质文件，并定期归档，同时在架设ftp服务器存储这些文件的电子文档。一般为方便，通常服务器上存储的是word版本的电子档。专业班组的员工要使用时，可下载ftp服务器上的word文件到自己的办公电脑中，并打印在现场使用；或者直接使用以前下载到自己办公电脑中的文件。

首先，各类文件变化快，版本多。通常需根据现场设备的变更、风险的动态识别、管理制度流程改变、标准的提高等变化，进行定期修编或适时修编。文件一旦多次修编、签字审批后，一般存在着多个正式版本。

其次，多版本的文件管理困难。目前一般采用纸质或者ftp服务器的方法来管理文件，就需要及时将旧版本的文件找出来并作废掉或删除，同时上传新版本的文件。实践证明，这种方法来管理文件耗时长、耗费精力大，也很容易出错。

再者，文件本身没有生命周期标识。文件多采用word或者pdf文件，一般可加水印印章。文件本身没有标识，无法从文件本身直接查看出文件是否是有效的。因为文件版本更新快，一旦管理不善，就存在着使用错误版本的风险。文件A存放在个人办公电脑后，一旦归口管理部门修编文件A，发布了更新版本文件B。若员工仍然使用以前就存于自己办公电脑中的文件A，那么就是使用的旧版本的文件，存在着安全隐患。

发明内容

有鉴于此，有必要针对文件管理混乱的问题，提供一种基于生命周期的企业文件受控方法。

本发明基于生命周期的企业文件受控方法包括以下步骤：

S1，经过审批后的文件，系统管理员为每份文件赋予唯一的身份证编码并进入到文件受控管理系统中；

S2，当使用时，系统根据文件的有效性，自动为文件增加归口管理职能部门的印章；

S3，同时自动增加文件生命周期二维码信息；

S4，当文件超过有效期时，使用的文件自动无效。

其中，上传新的文件时，同时作废处理旧的系统文件。

其中，文件增加归口管理职能部门的印章，印章包括职能部门的名称、文件审批日期。

其中，自动增加文件生命周期二维码信息中的二维码信息包括文件有效期。

作为一种优选，二维码信息包括文件有效期、文件编号、下载人信息，下载日期。

本申请的方法适于企业管理繁杂文件，同时易于管理不同版本的文件，方便员工使用，同时避免使用错误版本的文件造成隐患。

与传统纸质或采用ftp服务器等文本存储管理文件的方法相比，本发明提出的技术方案可有效的管理企业的各类文件。

管理文件方便、高效，大大减轻了管理员的工作量，降低了出错的概率。管理员只需在系统中将文件设置为无效即可，不再需要将旧版本文件找出来并删除或移动到作废文件夹中，操作简单，不易出错。

文件设置了生命周期的二维码，到达生命终点日期后，该文件即为过时、无效的文件。即使员工之前下载了文件到自己的办公电脑，也非常方便就可查看出该文件已作废，因此有效防止使用错误文件、过时文件。员工就必须重新下载该文件。因此有效的管理了企业的文件。

附图说明

图1一种基于生命周期的企业文件受控管理流程图；

图2一种基于生命周期的企业文件使用流程；

图3一种基于生命周期的企业文件使用示例。

具体实施方式

下面结合附图和实施例对本发明作进一步的描述，但本发明的实施方式不限于此。

本发明在于通过文件受控管理系统对所有的文件添加了归口管理部门的印章，同时添加了生命周期的二维码信息，高效识别文件的有效性。便于管控各类文件的版本。

附图1是本发明技术方案的主流程图。如图1所示，本发明提出的基于生命周期的发电企业文件受控方法包括下列步骤：

1)每个文件经审批完成后，由系统管理员扫描并上传到文件受控管理系统中；

2)系统管理员为每份文件赋予唯一的身份证编码；

3)管理员将旧版本的文件设置为无效，作废旧文件。

文件上传成功后，具体的文件使用流程参考附图2,。

4)员工登录文件受控管理系统后，在下载文件时，系统自动根据文件的有效性，在文件的每一页的右上角都自动加上职能部门的印章。印章包括职能部门的名称、文件审批完成的日期。

5)在系统下载文件时，在文件的每一页的右上角自动加上文件生命周期的二维码信息，包括文件编号、下载人，下载日期及文件有效期。

6)无论文件下载到员工电脑、现场使用等，因为有生命周期二维码信息，一旦超过了文件有效期，表明文件已过时，是无效的。若需使用，那么需重新从系统中下载。

对每个下载的文件，每一页都加载职能管理部门印章，以及生命周期的二维码，可参考附图3，识别图中的二维码即可查询到文件的相关信息，二维码信息包括：文件编号、下载人，下载日期及文件有效期。从而规定了该文件的生命周期。过期了表明该文件已变为无效文件。

以上所述实施例仅表达了本发明的几种实施方式，其描述较为具体和详细，但并不能因此而理解为对本发明专利范围的限制。应当指出的是，对于本领域的普通技术人员来说，在不脱离本发明构思的前提下，还可以做出若干变形和改进，这些都属于本发明的保护范围。因此，本发明专利的保护范围应以所附权利要求为准。

Claims (5)

1.一种基于生命周期的企业文件受控方法，其特征在于，包括以下步骤：

S1，经过审批后的文件，系统管理员为每份文件赋予唯一的身份证编码并进入到文件受控管理系统中；

S2，当使用时，系统根据文件的有效性，自动为文件增加归口管理职能部门的印章；

S3，同时自动增加文件生命周期二维码信息；

S4，当文件超过有效期时，使用的文件自动无效。

2.根据权利要求1所述的基于生命周期的企业文件受控方法，其特征在于，

还包括上传新的文件时，同时作废处理旧的系统文件。

3.根据权利要求1所述的基于生命周期的企业文件受控方法，其特征在于，

步骤S2中的印章包括职能部门的名称、文件审批日期。

4.根据权利要求1所述的基于生命周期的企业文件受控方法，其特征在于，

步骤S3中的二维码信息包括文件有效期。

5.根据权利要求1所述的基于生命周期的企业文件受控方法，其特征在于，

步骤S3中的二维码信息包括文件有效期和/或文件编号和/或下载人信息和/或下载日期。