CN107506366A - 一种基于全局唯一id的文档生命周期管理方法及系统 - Google Patents

Abstract

本发明公开了一种基于全局唯一ID的文档生命周期管理方法及系统,该方法包括：在系统客户端新建文档时生成文档的文档全局唯一ID；将上述文档全局唯一ID和其它文档管理数据作为文档管理数据存入所述文档；在使用所述文档时，提取并跳过上述文档管理数据，从文档真实内容数据起始位置进行读写；在文档流转时，生成新的文档全局唯一ID；将更新后的文档管理数据及文档基本信息上传到服务器，当文档的发布版本有变更时，上传文档副本到服务器归档；根据文档全局唯一ID定位文档、控制文档权限、回溯文档变更及流转轨迹。通过本方法可以有效的从全生命周期保护文档资产，提高资产使用价值和使用效率，为文档拥有者产生更高价值。

Description

一种基于全局唯一ID的文档生命周期管理方法及系统

技术领域

本发明涉及文档管理技术领域，具体涉及一种基于全局唯一ID的文档生命周期管理方法及系统。

背景技术

文档是记录信息和知识的载体。在当前的信息时代，文档就是企业和个人的一种软件知识资产。在非纸件办公和生活中，文档都以电子文档的形式存在，是将一定的信息内容按照一定的文档格式存储在电脑磁盘或者其它存储介质上。从内容上，可能是商务合同、产品手册、宣传材料、客户资料、设计文档、人事档案、财务资料、私人笔记、经验心得等。不同的文档格式对应不同的文档种类，如TXT文档、微软Office文档、WPS文档、PDF文档、JPEG/BMP等图片文档、WAV/MP3等多媒体文档。对文档的管理，就是对企业和个人的这种软件资产的管理。

文档管理常见的有两种方式：一种是基于文档版本的集中式管理，一种是基于文档权限的管理。

基于文档版本的集中式管理如常见的SVN/VSS/CLEARCASE等版本管理软件，这种方式的优点是对文档的修改变更记录比较详细。但由于是集中式文档管理，缺点也比较明显，就是对文档在客户端的使用没有有效管理，更倾向于文档发布阶段的版本管理。

基于文档权限的管理有不同的体现形式。例如Windows操作系统上，文档属性中有文档只读、存档、隐藏、系统、无内容索引等几种属性来控制文档的操作和访问权限。在linux操作系统上，同样有用户/用户组访问和文档的读/写/运行操作权限等属性，通过chmod等命令可以修改文档属性和权限。另外还有一些专业软件可以控制文档的读写等权限。这种方式一般要和操作系统或者专业软件的权限管理系统一起使用，这种方式的优点是对文档使用时的权限有比较好的控制，缺点是对文档产生、使用过程的流转没有很好的管理，同时对文档的运行轨迹/操作日志没有很好的记录。

上述两种方法有一个共性的问题就是只关注了文档生命周期中的某个阶段或者某个阶段的部分使用场景，并没有对文档全生命周期系统的进行管理。

文档的生命周期指从文档产生到使用到销毁的整个过程，文档生命周期管理是指对文档从产生到使用、流转、销毁整个过程的管理，通过文档生命周期的管理可以有效的保护文档资产，提高资产使用价值，为文档拥有者产生更高价值。

本发明提出并实现一种基于全局唯一ID的文档生命周期管理方法，该方法通过在文档产生时为文档生成全局唯一ID，后期文档的使用和流转、销毁都携带该唯一ID，通过该ID可以控制文档的使用并记录文档的使用和流转等轨迹，以达到文档的有效保护和合理高效使用。

发明内容

为解决上述技术问题，本发明提供了一种基于全局唯一ID的文档生命周期管理方法，该方法包括以下步骤：

(1)在系统客户端新建文档时生成文档的文档全局唯一ID；

(2)将上述文档全局唯一ID和其它文档管理数据作为文档管理信息存入所述文档；

(3)在使用所述文档时，提取并跳过上述文档管理信息，从文档真实内容数据起始位置进行读写，当保存所述文档时，根据文档操作对所述文档管理信息进行更新；

(4)在文档流转时，生成新的文档全局唯一ID，并将旧的文档全局唯一ID作为父ID在文档管理信息中记录；

(5)文档管理信息有更新时，将更新后的文档管理信息及文档基本信息上传到服务器，当文档的发布版本有变更时，上传文档副本到服务器归档；

(6)根据文档全局唯一ID定位文档、控制文档权限、回溯文档变更及流转轨迹。

根据本发明的实施方式，优选的，所述使用文档包括：打开或编辑文档，所述文档流转包括：文档另存、文档复制、文档下载。

根据本发明的实施方式，优选的，所述步骤(2)中的其它文档管理数据包括：文档父ID、文档发布版本信息、文档内部版本信息、文档分类、文档摘要、文档保密级别、文档权限、文档操作使用日志。

所述文档管理信息可以根据实际需要扩展，所述文档管理信息以统一的结构化数据存储于文档中。

根据本发明的实施方式，优选的，所述文档基本信息包括：文档名称、文档存储设备路径、文档SHA1/MD5。

根据本发明的实施方式，优选的，还包括步骤(7)，在文档销毁时，同时将该文档的副本保存在系统客户端的特定缓存下，在该副本中追加文档销毁相关的管理数据。

当系统客户端在线时，将所述特定缓存下文档副本中的文档管理信息上传到系统服务器。

为解决上述技术问题，本发明提供了一种基于全局唯一ID的文档生命周期管理系统，该系统包括：

客户端文档ID生成模块，在系统客户端新建文档时生成文档的文档全局唯一ID，并将上述文档全局唯一ID和其它文档管理数据作为文档管理信息存入所述文档；

客户端文档管理信息提取模块，将文档中的文档管理信息提取出来，用于文档管理信息显示、文档管理控制和文档管理信息修改；

客户端文档管理信息编辑模块，从文档真实内容数据起始位置进行读写，当保存所述文档时，根据文档操作对所述文档管理信息进行更新；

客户端文档流转管理模块，在文档流转时，生成新的文档全局唯一ID，并将旧的文档全局唯一ID作为父ID在文档管理信息中记录；

客户端文档信息上传模块，文档管理信息有更新时，将更新后的文档管理信息及文档基本信息上传到服务器，当文档的发布版本有变更时，上传文档副本到服务器归档；

客户端文档ID跟踪模块，根据文档全局唯一ID定位文档、控制文档权限、回溯文档变更及流转轨迹。

根据本发明的实施方式，优选的，所述使用文档包括：打开或编辑文档，所述文档流转包括：文档另存、文档复制、文档下载。

根据本发明的实施方式，优选的，所述其它文档管理数据包括：文档父ID、文档发布版本信息、文档内部版本信息、文档分类、文档摘要、文档保密级别、文档权限、文档操作使用日志；

所述文档管理数据可以根据实际需要扩展，所述文档管理信息以统一的结构化数据存储于文档中。

根据本发明的实施方式，优选的，所述文档基本信息包括：文档名称、文档存储设备路径、文档SHA1/MD5。

根据本发明的实施方式，优选的，还包括客户端文档销毁管理模块，在文档销毁时，将该文档的副本保存在系统客户端的特定缓存下，该副本中追加文档销毁相关的管理数据；

当系统客户端在线时，将所述特定缓存下文档副本中的文档管理信息上传到系统服务器。

为解决上述技术问题，本发明提供了一种计算机存储介质，其包括计算机程序指令，当执行该计算机程序指令时，执行上述方法之一。

本发明的技术方案取得了以下技术效果：

1)通过本方法提出使用文档更新时间作为文档内部版本号的方法，使版本管理更简单、精确、版本含义更丰富。

2)通过本方法提出的文档管理信息以统一编码格式存储于文档，使文档流转更自由，即使文档流转途经外部系统，文档中存储的管理信息也不会丢失；并且由于使用了统一编码格式，文档内容也不会被非法获取。

3)通过本方法提出的删除文档时缓存文档副本的方法，使文档的销毁过程也得到管理和记录，可以记录文档的合法和非法销毁，也可以在文档非法销毁时根据副本恢复原文档。

4)通过本方法提出的全局唯一ID，使文档的合法流转更方便，如果要在不同终端(包括PC终端和移动终端)、不同位置使用某个文档，只要知道该文档全局唯一ID或者该ID转换成的二维码，则可以从系统服务器上定位该文档的详细信息，并下载该文档。解决通过文档名称或者文档部分内容传递文档信息的不准确性和不安全性。

5)通过本方法提出的完整技术解决方案，可以使文档全生命周期的管理更统一，更完整。

附图说明

图1是基于全局唯一ID的文档生命周期管理处理流程图

图2是基于全局唯一ID的文档生命周期管理处理系统结构图

具体实施方式

名词解释：

生命周期：生命周期就是指一个对象的生老病死。生命周期(Life Cycle)的概念应用很广泛，特别是在政治、经济、环境、技术、社会等诸多领域经常出现，其基本涵义可以通俗地理解为“从摇篮到坟墓”(Cradle-to-Grave)的整个过程。对于某个产品而言，就是从自然中来回到自然中去的全过程，也就是既包括制造产品所需要的原材料的采集、加工等生产过程，也包括产品贮存、运输等流通过程，还包括产品的使用过程以及产品报废或处置等废弃回到自然过程，这个过程构成了一个完整的产品的生命周期。

文档生命周期管理：指文档从产生到销毁整个生命存在过程的系统管理。

文档日志：指文档生命周期中产生的文档操作日志，包括：文档操作类型、操作人员信息、操作设备信息、操作时间信息等，日志内容可以根据实际需要扩展。

文档轨迹：即文档运行轨迹，是根据文档生命周期中产生的文档操作日志记录的文档生存运行轨迹。

全局唯一ID：也叫全局唯一标识符(GUID，Globally Unique Identifier)，是一种由算法生成的二进制长度为128位的数字标识符。GUID主要用于在拥有多个节点、多台计算机的网络或系统中。在理想情况下，任何计算机和计算机集群都不会生成两个相同的GUID。GUID的总数达到了2^128(3.4×10^38)个，所以随机生成两个相同GUID的可能性非常小，但并不为0。

SHA1：安全哈希算法(Secure Hash Algorithm)主要适用于数字签名标准(Digital Signature Standard DSS)里面定义的数字签名算法(Digital SignatureAlgorithm DSA)。对于长度小于2^64位的消息，SHA1会产生一个160位的消息摘要。当接收到消息的时候，这个消息摘要可以用来验证数据的完整性。在传输的过程中，数据很可能会发生变化，那么这时候就会产生不同的消息摘要。SHA1有如下特性：不可以从消息摘要中复原信息；两个不同的消息不会产生同样的消息摘要,(但会有1x10^48分之一的机率出现相同的消息摘要,一般使用时忽略)。

MD5：即Message-Digest Algorithm 5(信息-摘要算法5)，用于确保信息传输完整一致。是计算机广泛使用的杂凑算法之一(又译摘要算法、哈希算法)，主流编程语言普遍已用MD5实现。将数据(如汉字)运算为另一固定长度值，是杂凑算法的基础原理，MD5的前身有MD2、MD3和MD4。

文档管理信息：指对文档生命周期进行管理的文档相关信息，包括但不限于：文档全局唯一ID、文档父ID、文档发布版本信息、文档内部版本信息、文档分类、文档摘要、文档保密级别、文档权限、文档操作使用日志等；文档管理信息可以根据实际需要扩展。

文档管理数据：指存储于文档中的文档管理信息。

为了解决上述技术问题，本发明中提出了基于全局唯一ID的文档生命周期管理方法，针对文档全生命周期管理的需求，解决了当前文档管理不全面、对文档的使用和流转有一定限制的问题。本方法从文档全生命周期统一管理，全局唯一ID的生成和使用，文档全生命周期内管理信息的全面三个方面着手，形成了一套全新的文档全生命周期管理解决方案。

首先，在系统客户端文档新产生时(新建)生成文档的全局唯一ID；

其次，将上述文档全局唯一ID和其它文档管理数据，存入所述文档；

再次，在使用(如打开/编辑)文档时，提取并跳过上述文档管理数据，从文档真实内容数据起始位置进行读写；文档保存时，文档ID不变，文档的管理数据根据文档操作进行追加或者更新；

然后，在文档流转(另存、复制、下载)时，生成新的文档全局唯一ID，并将旧的文档全局唯一ID作为父ID同时在文档管理数据中记录；

然后，当系统客户端在线时，文档中的新增和变化的管理数据及文档基本信息可以上传到服务器；当系统客户端离线时，文档中的管理数据一直存储于文档中；

然后，当文档的发布版本有变更时，上传文档副本到服务器归档；

然后，在文档检索时，可以根据文档全局唯一ID定位文档；在文档权限控制时，可以根据文档全局唯一ID控制文档权限；在文档泄漏(流转到无权用户或者设备上)时，可以根据文档全局唯一ID回溯文档变更及流转轨迹；

最后，在文档销毁(删除)时，原始文档按照操作系统的处理删除，同时会有一份该文档的副本保存在系统客户端的特定缓存下，该副本中会追加文档销毁相关的管理数据；当系统客户端在线时，缓存下的文档副本中文档管理数据会上传到系统服务器。

本发明提出的基于全局唯一ID的文档全生命周期管理方法的信息处理过程如图1所示，其中包括了文档产生时新生成全局唯一ID，在文档使用/操作时提取并跳过文档管理数据，在文档生成/使用/流转/销毁时对文档管理数据的编辑和存储，在文档使用过程对文档权限的控制，在文档销毁时生成文档副本，在客户端在线时将文档管理信息或者文档上传到服务器，从服务器下载文档管理数据或者下载文档，服务器对文档的存储、管理、检索和溯源，通过这一系列的信息处理，形成了基于全局唯一ID的文档生命周期管理方法。下面对上面提到的几个处理过程逐一进行介绍：

(1)全局唯一ID生成

新生成文档时生成全局唯一ID。

(2)文档管理数据提取

在文档使用/操作时提取文档管理数据(包括全局唯一ID)。

(3)文档管理数据编辑

打开/编辑文档时，跳过文档管理数据，从文档真实数据起始位置进行读写；文档生成/使用/流转/销毁过程，文档管理信息可以被编辑后保存到文档中。

(4)文档权限控制

在文档操作时，根据文档管理信息中的文档权限控制文档操作。

(5)文档信息上传下载

在系统客户端在线时，可以将文档内容或者文档管理信息上传到服务器；在文档发布版本变化时，将文档副本上传到服务器。在客户端在线时，可以将文档管理信息中的部分(如文档权限)更新到本地对应文档中；可以将服务器上存储的发布文档下载到客户端。

(6)文档副本存储

在文档销毁时，生成并缓存文档副本。

(7)服务器文档存储、管理、检索、溯源

服务器对客户端上传的文档信息按照文档全局唯一ID进行存储，对文档(如文档权限、文档管理信息编辑等)进行管理，提供文档检索功能并进行文档检索处理，根据文档部分信息(如文档名称、文档全局唯一ID、文档摘要等)查询文档生命周期使用和流转、销毁等轨迹和文档日志。

如图2，本发明还提供了一种基于全局唯一ID的文档生命周期管理系统，该系统包括：

客户端文档ID生成模块，在系统客户端新建文档时生成文档的文档全局唯一ID，并将上述文档全局唯一ID和其它文档管理数据作为文档管理数据存入所述文档；

客户端文档管理数据提取模块，将文档中的文档管理数据提取出来，用于文档管理数据显示、文档管理控制和文档管理数据修改；

客户端文档管理数据编辑模块，从文档真实内容数据起始位置进行读写，当保存所述文档时，根据文档操作对所述文档管理数据进行更新；

客户端文档流转管理模块，在文档流转时，生成新的文档全局唯一ID，并将旧的文档全局唯一ID作为父ID在文档管理数据中记录；

客户端文档信息上传模块，文档管理数据有更新时，将更新后的文档管理数据及文档基本信息上传到服务器，当文档的发布版本有变更时，上传文档副本到服务器归档；

还包括，在系统客户端在线时，可以将文档内容或者文档管理信息(如文档权限)上传到服务器；在文档发布版本变化时，将文档副本上传到服务器；

客户端文档ID跟踪模块，根据文档全局唯一ID定位文档、控制文档权限、回溯文档变更及流转轨迹；

客户端文档销毁管理模块，在文档销毁时，将该文档的副本保存在系统客户端的特定缓存下，该副本中追加文档销毁相关的管理数据；

当系统客户端在线时，将所述特定缓存下文档副本中的文档管理数据上传到系统服务器。

除此之外，还系统还包括：

客户端文档权限控制模块，在文档操作时，根据文档管理信息中的文档权限控制文档操作；

客户端文档信息下载模块，还包括，在客户端在线时，可以将文档管理信息中的部分更新到本地对应文档中；可以将服务器上存储的发布文档下载到客户端。

客户端文档ID生成模块还包括：

服务器文档信息存储子模块，对客户端上传的文档信息按照文档全局唯一ID进行存储。

该系统还包括：

服务器文档上传下载模块，接收客户端文档及文档信息上传或者提供客户端文档及文档信息下载；

服务器文档管理模块，提供对文档的(如文档权限、文档管理信息编辑)等管理。

客户端文档ID跟踪模块包括：

服务器文档检索子模块，提供文档检索功能并进行文档检索处理；

服务器文档溯源子模块，根据文档部分信息(如文档名称、文档全局唯一ID、文档摘要等)查询文档生命周期使用和流转、销毁等轨迹和文档日志。

文档销毁管理模块包括：客户端文档副本存储子模块，在文档销毁时，生成并缓存文档副本。

优选的，所述服务器文档管理模块，可以对文档的使用权限、文档的分类、文档的摘要及文档的保密级别等信息进行编辑，可以对服务器文档副本进行存储管理。

优选的，所述文档管理数据包括：文档全局唯一ID、文档父ID、文档发布版本信息、文档内部版本信息、文档分类、文档摘要、文档保密级别、文档权限、文档操作使用日志等；文档管理数据可以根据实际需要扩展；文档管理数据以统一的结构化数据存储于文档中，和文档格式及文档内容编码无关。

优选的，所述文档权限可以是根据文档保密级别控制的全局权限，也可以是根据文档管理信息中设定的用户权限和设备权限。

优选的，客户端文档销毁管理模块包括：客户端文档副本存储子模块，在存储文档副本时会在副本的文档管理数据中追加文档销毁日志。

优选的，所述服务器文档上传下载模块在进行文档上传和下载时会进行客户端合法性鉴权处理。

优选的，所述服务器文档溯源子模块的文档日志包括：文档操作类型、操作人员信息、操作设备信息、操作时间信息等。溯源时根据文档日志和文档全局ID及关联的文档父ID可以描述出文档运行轨迹。

本发明提供了一种计算机存储介质，其包括计算机程序指令，当执行该计算机程序指令时，执行所述方法之一。

本发明提供了一种计算机，其包括处理器和计算机存储介质，所述计算机存储介质包括计算机程序指令，当处理器执行该计算机程序指令时，执行所述方法之一。

通过本发明提供的实施方式，使得文档全生命周期得到统一有效管理，通过本方法可以有效的从全生命周期保护文档资产，提高资产使用价值和使用效率，为文档拥有者产生更高价值。

以上所述仅为本发明的较佳实施例而已，并非用于限定本发明的保护范围。凡在本发明的精神和原则之内，所作的任何修改、等同替换以及改进等，均应保护在本发明的保护范围之内。

Claims (11)

1.一种基于全局唯一ID的文档生命周期管理方法，该方法包括以下步骤：

(1)在系统客户端新建文档时生成文档的文档全局唯一ID；

(2)将上述文档全局唯一ID和其它文档管理数据作为文档管理信息存入所述文档；

(3)在使用所述文档时，提取并跳过上述文档管理信息，从文档真实内容数据起始位置进行读写，当保存所述文档时，根据文档操作对所述文档管理信息进行更新；

(4)在文档流转时，生成新的文档全局唯一ID，并将旧的文档全局唯一ID作为父ID在文档管理信息中记录；

(5)文档管理信息有更新时，将更新后的文档管理信息及文档基本信息上传到服务器，当文档的发布版本有变更时，上传文档副本到服务器归档；

(6)根据文档全局唯一ID定位文档、控制文档权限、回溯文档变更及流转轨迹。

2.根据权利要求1所述的方法，所述使用文档包括：打开或编辑文档，所述文档流转包括：文档另存、文档复制、文档下载。

3.根据权利要求1所述的方法，所述步骤(2)中的其它文档管理数据包括：文档父ID、文档发布版本信息、文档内部版本信息、文档分类、文档摘要、文档保密级别、文档权限、文档操作使用日志；

所述文档管理信息可以根据实际需要扩展，所述文档管理信息以统一的结构化数据存储于文档中。

4.根据权利要求1所述的方法，所述文档基本信息包括：文档名称、文档存储设备路径、文档SHA1/MD5。

5.根据权利要求1所述的方法，还包括步骤(7)，在文档销毁时，同时将该文档的副本保存在系统客户端的特定缓存下，在该副本中追加文档销毁相关的管理数据；

当系统客户端在线时，将所述特定缓存下文档副本中的文档管理信息上传到系统服务器。

6.一种基于全局唯一ID的文档生命周期管理系统，该系统包括：

客户端文档ID生成模块，在系统客户端新建文档时生成文档的文档全局唯一ID，并将上述文档全局唯一ID和其它文档管理数据作为文档管理信息存入所述文档；

客户端文档管理信息提取模块，将文档中的文档管理信息提取出来，用于文档管理信息显示、文档管理控制和文档管理信息修改；

客户端文档管理信息编辑模块，从文档真实内容数据起始位置进行读写，当保存所述文档时，根据文档操作对所述文档管理信息进行更新；

客户端文档流转管理模块，在文档流转时，生成新的文档全局唯一ID，并将旧的文档全局唯一ID作为父ID在文档管理信息中记录；

客户端文档信息上传模块，文档管理信息有更新时，将更新后的文档管理信息及文档基本信息上传到服务器，当文档的发布版本有变更时，上传文档副本到服务器归档；

客户端文档ID跟踪模块，根据文档全局唯一ID定位文档、控制文档权限、回溯文档变更及流转轨迹。

7.根据权利要求6所述的系统，所述使用文档包括：打开或编辑文档，所述文档流转包括：文档另存、文档复制、文档下载。

8.根据权利要求6所述的系统，所述其它文档管理数据包括：文档父ID、文档发布版本信息、文档内部版本信息、文档分类、文档摘要、文档保密级别、文档权限、文档操作使用日志；

所述文档管理信息可以根据实际需要扩展，所述文档管理信息以统一的结构化数据存储于文档中。

9.根据权利要求6所述的系统，所述文档基本信息包括：文档名称、文档存储设备路径、文档SHA1/MD5。

10.根据权利要求6所述的系统，还包括客户端文档销毁管理模块，在文档销毁时，将该文档的副本保存在系统客户端的特定缓存下，该副本中追加文档销毁相关的管理数据；

当系统客户端在线时，将所述特定缓存下文档副本中的文档管理信息上传到系统服务器。

11.一种计算机存储介质，其包括计算机程序指令，当执行该计算机程序指令时，执行权利要求1-5之一的所述方法。