CN103488955A - 电子文件移交一体机 - Google Patents

Abstract

本发明揭示了一种电子文件移交一体机，包括加载驱动程序和移交程序的只读存储器和读写存储器，读写存储器用以供所述移交程序读写数据和电子文件。其中，移交程序执行以下操作：收集待移交的电子文件；对收集到的电子文件进行编目处理；根据移交策略，对经过编目处理的电子文件进行数据转换，生成格式化文件；校验所述格式化文件。采用了本发明的技术方案，采用软硬件一体机方式，简化系统部署工作，并使之后的系统维护工作大大减轻。另一方面，通过把存储载体与电子文件捆绑在一起，并结合身份认证、数据加密等技术手段，能够一定程度上解决电子文件真实性和法律凭证性认定问题，使电子文件转移的安全性更高，并且操作更加便利和高效。

Description

电子文件移交一体机

技术领域

本发明涉及一种移动存储和数据传输装置，更具体地说，涉及一种电子文件移交一体机。

背景技术

随着各种办公部门、社会机构采用电子档案管理之后，所有的公文信息都被转换成了电子文件，电子文件作为一种新型载体已经出现很久，但是对于这种新型载体的管理和维护是多年以来一直被研究的一个课题。

目前的计算机通常使用U盘或网络来传输电子文件，虽然这两种传输方式是目前最为快捷和方便的方式，但是其分别存在着一定的问题。对于U盘传输而言，同一个移动硬件设备在2个或多个计算机之间连接，有可能导致引导性病毒和木马病毒的传播，而对于网络传输，开放网络所带来的危险性远大于其他的传输方式，而专线网络又需要付出一定的成本。

发明内容

本发明的目的旨在提供一种电子文件移交一体机，来解决现有技术中电子文件的传输安全性较低，并且系统较为复杂的问题。

根据本发明，提供一种电子文件移交一体机，包括加载驱动程序和移交程序的只读存储器，以及读写存储器，读写存储器用以供移交程序读写数据和电子文件。其中，移交程序执行以下操作：收集待移交的电子文件；对收集到的电子文件进行编目处理；根据移交策略，对经过编目处理的电子文件进行数据转换，生成格式化文件；校验格式化文件。

根据本发明的一实施例，只读存储器执行以下操作：自动安装驱动程序；初始化移交程序的运行环境；对保存入读写存储器的数据进行加密，对从读写存储器读出的数据进行解密。

根据本发明的一实施例，读写存储器和只读存储器是分离的两块存储器，或者是同一存储器上的不同逻辑单元。

根据本发明的一实施例，读写存储器仅供移交程序读写数据和电子文件，并且读写存储器进行隐藏加密处理。

根据本发明的一实施例，编目处理包括：对电子文件进行补充著录，删除、标记电子文件，或者暂存、分类编号以建立电子文件的虚拟卷。

根据本发明的一实施例，数据转换包括：检测经过编目处理的电子文件的完整性，并将电子文件进行文件格式的转换并打包，从而形成格式化文件。

根据本发明的一实施例，电子文件移交一体机采用USB插拔式硬件盒。

采用了本发明的技术方案，能够实现了软件应用和移动存储设备的紧密结合，简捷易用，采用软硬件一体机方式，简化系统部署工作，并使之后的系统维护工作大大减轻。另一方面，通过把存储载体与电子文件捆绑在一起，并结合身份认证、数据加密等技术手段，能够一定程度上解决电子文件真实性和法律凭证性认定问题，使电子文件转移的安全性更高，并且操作更加便利和高效。

附图说明

在本发明中，相同的附图标记始终表示相同的特征，其中：

图1是本发明电子文件移交一体机和计算机交互的结构示意图；

图2是本发明电子文件移交一体机的驱动程序的操作示意图；

图3是本发明电子文件移交一体机的移交程序的操作示意图；

图4是本发明电子文件移交一体机的离线移交示意图；

图5是本发明电子文件移交一体机的在线移交示意图。

具体实施方式

下面结合附图和实施例进一步说明本发明的技术方案。

考虑到现有的电子文件管理中，文件传输的安全性问题始终是一个难点，现有的U盘和开放网络的传输均不能满足商业用途下电子文件传输的安全性，而专线网络虽然安全性上有很大的提升，但所需要花费的成本较高。

因此，针对现有技术的不足，本发明公开一种电子文件移交一体机，其采用USB插拔式专用硬件盒，并将所需要的应用软件固化在硬盘盒中，是一个集电子文件收集、整理、移交于一体的有效工具，并且USB插拔式硬件盒由于其体积小，容易携带的特点，还有利于离线移交。

作为本发明的一种应用实施例，本发明的电子文件移交一体机适用于各立档单位档案室使用，立档单位档案室人员使用一体机完成电子文件收集、整理、检测等移交前准备工作，并将整理好的电子文件按照规定格式生成数据包向档案馆移交。

参照图1所示的本发明电子文件移交一体机和计算机交互的结构示意图，电子文件移交一体机在存储上分为两块：只读存储器和读写存储器。读写存储器和只读存储器的硬件结构较为灵活，可以是分离的两块硬件存储器，也可以是同一硬件存储器上的不同逻辑单元，均能实现本发明对于读写存储器和只读存储器的要求。

参照图2所示的电子文件移交一体机的驱动程序的操作示意图，电子文件移交一体机在出厂的时候，在只读存储器内置加载了“驱动程序”和“电子文件移交应用软件”（或简称“移交程序”），这部分区域内容不可以修改。

如图2所示，驱动程序由三部分组成，说明如下：

硬件驱动：当接入终端机时，电子文件移交一体机自动在任意的终端机安装驱动程序，使客户端能够正确识别电子文件移交一体机。

系统引导：初始化“电子文件移交应用软件”运行环境，包括数据库初始化和应用程序初始化。

数据加解密：对保存入读写存储器的数据进行加密，以及对从读写存储器读出的数据进行解密，这里的数据包括但不限于数据库和电子文件。

读写存储器用于存放“移交程序”的数据和电子文件，并且仅允许“移交程序”操作，不允许其他任何软件（包括操作系统）操作。为了进一步保证读写区数据的安全，读写区还进行了隐藏和加密处理，在终端机操作系统加载一体机之后，读写区自动隐藏，其中的数据进行加密处理。

参照图3所示的移交程序的功能示意图，本发明电子文件移交一体机的核心在于移交程序的操作，如图3所示其包括5个主要的操作：文件收集、整理编目、移交导出、数据包管理、系统配置。

首先，电子文件移交一体机接入客户终端机后，将会执行以下步骤：

如果是首次接入，终端机检测到新的硬件接入，自动调用电子文件移交一体机驱动程序进行安装，安装好之后，自动加载电子文件移交一体机驱动程序。

电子文件移交一体机驱动程序就绪后，自动调用电子移交程序，并进行应用软件和数据库的加载。

用户通过“移交程序”进行电子文件的管理工作（主要是完成移交前的准备工作），电子文件的条目数据和内容数据将被存储在电子文件移交一体机的读写存储器，此时，移交程序开始执行上述的5个主要的操作。

如图3所示，首先，移交程序通过3种不同的渠道来收集待移交的电子文件，分别是数据管道方式，数据导入方式和程序调用接口。举例来说，移交程序支持从OA、档案系统、业务系统以及各种脱机数据交换文件（Excel文件、Dbf文件）中收集数据。

其次，对于收集到的电子文件进行整理编目处理。具体来说，移交程序对这些电子文件先按照预设的规则来整理数据，并进一步进行补充著录、删除、标记移交或者暂存、分类编号等操作，经过上述操作，移交程序对所有的电子文件都建立虚拟卷。

接着，移交程序进行移交导出操作，即根据移交策略，将电子文件移交至接收方。在移交之前，移交程序对经过编目处理的电子文件进行数据转换来生成格式化文件，数据转换的步骤为：首先检测经过编目处理的电子文件的完整性，并将电子文件进行文件格式的转换并打包，从而形成格式化文件。在实际移交过程中，发送方和接收方收发的均是格式化文件。

最后，移交程序对传输的格式化文件进行数据包管理，检测格式化文件的准确性、完整性、可用性和安全性，将检测完成后的格式化文件可进行数据包组盘，组盘后的电子文件可进行数据包的查询，例如脱机浏览等。

用户使用完毕后，移交程序断开电子文件移交一体机与终端机的连接。

上述各个步骤描述的是移交程序的文件收集、整理编目、移交导出和数据包管理的操作，而本发明的移交程序还具备系统配置的功能。

如图2所示，系统配置包括用户组盘配置、立档单位管理配置、系统接口配置、编码管理、归档部门配置、整理规则配置和参数配置，上述功能用以完成卷宗名称、档案类型、通用代码等数据初始化和参数设置等。

本发明的电子文件移交一体机具备2种工作模式，即离线移交模式和在线移交模式，下面通过2个实施例来说明2种不同模式各自的工作方式。

参照图4所示的电子文件移交一体机的离线移交示意图，在离线移交模式下，立档单位41（或者说发送方）内部具有服务器411、终端机412和本发明的电子文件移交一体机413，收档单位42（例如档案馆）内部具有应用服务器421、数据库服务器422、存储服务器423、用户终端426、防火墙424和电子文件接收平台425，整个转移的过程为：

立档单位41将本发明的电子文件移交一体机413与其内部的终端机412相连接，之后，电子文件移交一体机413能够从目标系统（OA系统、档案系统或者业务系统等的数据库服务器411）收集电子文件数据，经过进一步的数据整理，再将格式化文件移交给档案馆42。具体来说，立档单位41利用电子文件移交一体机413上的“移交程序”，将待移交的电子文件制作成格式化文件，保存在电子文件移交一体机413上，并且将该电子文件移交一体机413送达给档案馆42。

对于由档案馆42，其首先将电子文件移交一体机413连接上应用服务器421，应用服务器421读取电子文件移交一体机413的格式化文件并存储到数据库服务器422中。数据库服务器422将格式化文件转储到存储服务器423中，并且通过安全防火墙424，最后通过电子文件接收平台425将电子文件移交一体机413上的格式化文件接收进馆。另一方面，档案馆42的用户终端426也可以通过连接数据库服务器422来访问接收到的格式化文件。

参照图5所示的电子文件移交一体机的在线移交示意图，在本实施例的在线移交模式下，立档单位51首先将电子文件移交一体机513接入内网终端机512，从目标系统511（OA系统、档案系统或者业务系统等的数据库）收集整理待移交的电子文件，然后将待移交的电子文件制作成格式化文件。之后，将电子文件移交一体机513接入开放的外网终端机514，通过在线的方式将格式化文件传输到收档单位52的接收终端521中。

对于收档单位52，其将在外网接收到的数据包形式的格式化文件到处到移动设备522中，最后再将移动设备522连接内网的档案信息资源库523，从而最终将格式化文件入库。

综上所述，本发明的电子文件移交一体机能够有如下的几个优点：

1.实现了软件应用和移动存储设备的紧密结合，立档单位档案室只需普通的PC机（带USB接口），本发明的电子文件移交一体机就可以正常运行，简捷易用。

2.发明的电子文件移交一体机在具体应用时，可以预置电子文件进馆范围表和进馆要求，实现档案馆对所辖立档单位电子文件移交工作的前端控制。

3.通过把存储载体与电子文件捆绑在一起，并结合身份认证、数据加密等技术手段，能够一定程度上解决电子文件真实性和法律凭证性认定问题。

4.采用软硬件一体机方式，简化系统部署工作，并使之后的系统维护工作大大减轻。

本技术领域中的普通技术人员应当认识到，以上的说明书仅是本发明众多实施例中的一种或几种实施方式，而并非用对本发明的限定。任何对于以上所述实施例的均等变化、变型以及等同替代等技术方案，只要符合本发明的实质精神范围，都将落在本发明的权利要求书所保护的范围内。

Claims (7)

1.一种电子文件移交一体机，其特征在于，包括：

加载驱动程序和移交程序的只读存储器；

读写存储器，所述读写存储器用以供所述移交程序读写数据和电子文件；

其中，所述移交程序执行以下操作：

收集待移交的电子文件；

对收集到的电子文件进行编目处理；

根据移交策略，对经过编目处理的电子文件进行数据转换，生成格式化文件；

校验所述格式化文件。

2.如权利要求1所述的电子文件移交一体机，其特征在于，所述只读存储器执行以下操作：

自动安装所述驱动程序；

初始化所述移交程序的运行环境；

对保存入所述读写存储器的数据进行加密，对从所述读写存储器读出的数据进行解密。

3.如权利要求1所述的电子文件移交一体机，其特征在于，所述读写存储器和所述只读存储器是分离的两块存储器，或者是同一存储器上的不同逻辑单元。

4.如权利要求1所述的电子文件移交一体机，其特征在于，所述读写存储器仅供所述移交程序读写数据和电子文件，并且所述读写存储器进行隐藏加密处理。

5.如权利要求1所述的电子文件移交一体机，其特征在于，所述编目处理包括：

对所述电子文件进行补充著录，删除、标记电子文件，或者暂存、分类编号以建立电子文件的虚拟卷。

6.如权利要求1所述的电子文件移交一体机，其特征在于，所述数据转换包括：

检测经过编目处理的电子文件的完整性，并将所述电子文件进行文件格式的转换并打包，从而形成所述格式化文件。

7.如权利要求1所述的电子文件移交一体机，其特征在于，所述电子文件移交一体机采用USB插拔式硬件盒。

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