CN101452481A - 一种处理单据的方法及系统 - Google Patents

Abstract

本发明公开了一种单据处理方法及系统，其中方法包括：将单据保存在数据库表中，并将单据按类型区分，在数据库表中分别添加类型标识；获取不同类型单据间的关联关系；生成单据关系表，记录具有关联关系的源单据的类型标识、目标单据类型标识，以及该类型单据间的关联关系。利用所述方法，能够实现对单据之间关联关系的高效整合。

Description

一种处理单据的方法及系统

技术领域

本发明涉及一种数据库的技术，特别是涉及一种处理单据的方法及系统。

背景技术

企业资源规划系统(Enterprise Resource Planning System：ERPS)是指建立在信息技术基础上，以系统化的管理思想，为企业决策层及员工提供决策运行手段的管理平台，现在多以基于数据库系统的计算机软件包的形式作为具体产品实现。

在ERP系统中，单据是信息原始来源及企业实际业务运作在ERP系统中的实际反应的最小单位。ERP系统中通常包含多种单据，各单据之间的相互关系反映了企业各个部门/运作单元之间的联系。例如，常见的仓储部门出具的发货单会记录所发物品的种类、数量、发货地址、客户等相关信息，而与之对应的财务部门出具的发票则记录物品的种类、价格、付款方式、银行账号、税额等信息。

单据一般以数据库表的形式保存在数据库中。数据库表是数据库系统中保存信息的基本单位，通常可以保存多条信息，也可以有多个表。

在现有的企业业务运作流程中，由于企业内/外部环境不断发生变化，同时为了追求利润的最大化，经常需要对已有的业务流程进行修改已提高企业运作的效率，这种变化在ERP系统中通常直接反映为单据之间关联关系上的变化，这就导致要对ERP系统的内部运作流程进行修改。

例如，企业原有仓储部门使用发货单记录仓储部门的日常业务，在ERP系统中动态反映企业现有的库存状况，而财务部门使用发票单记录对应发送上述发货单上记录的货品时收回的货款，在企业ERP系统中动态反映企业现有的资金状况。随着企业的发展，需要在发货时由质检部门进一步对发出货品进行抽样检查，检验合格才可以发货，然后才能收回货款，这就需要在ERP系统中增加一种在发货单和发票单之间的发货检验单，从而需要对ERP系统进行修改，在发货单和发票单之间增加发货检验单以满足实际需求。

在现有技术中，所述修改通常需要在ERP系统中修改软件包的源代码，重新编译软件，根据企业客观情况的变化，生成适应新情况的单据，为客户提供新的软件版本。修改方式通常有两种：一种是由企业用户内部自有的软件开发人员在原有软件包的基础上开发新的辅助系统，这就要求相关的人员有一定的技术基础；另一种是由软件开发商不断的对原始的软件包做出修改。

此外，无论采用哪一种方式进行修改都不可能一步到位，进而造成ERP系统反映滞后于实际业务流程，且修改周期长，维护成本高。

进而，当ERP系统的维护成本增加和信息反馈的不及时，企业的个性化管理思路就难以快速体现，否则会降低企业的运作效率，增加软件供应商的客户支持成本。

发明内容

有鉴于此，本发明实施例提供了一种单据处理方法及系统，该方法对单据处理需求具有较高的适应性，避免为满足单据处理需求导致修改源代码，重新编译软件情况的发生。

本发明提供一种单据处理方法，包括：

将单据保存在数据库表中，并将单据按类型区分，在数据库表中分别添加类型标识；

获取不同类型单据间的关联关系；

生成单据关系表，记录具有关联关系的源单据的类型标识、目标单据类型标识，以及该类型单据间的关联关系。

一种单据处理系统，包括：

单据保存单元，用于将单据保存在数据库表中，并将单据按类型区分，在数据库表中分别添加类型标识；

关联关系获取单元，用于获取不同类型单据间的关联关系；

单据关系表生成单元，用于生成单据关系表，包括：记录具有关联关系的源单据的类型标识、目标单据类型标识，以及该类型单据间的关联关系。

可见，本发明通过将各个单据之间的关系保存在单独的数据库表中，使用户或开发人员可以根据业务流程的变化动态修改单据之间的关系，以在尽可能短的周期内反映企业实际动作流程的变化，实现了对单据之间关联关系的高效整合，由于不需要由企业用户内部自有的软件开发人员在原有软件包的基础上开发新的辅助系统，也就不要求相关的人员有相关的技术基础，为企业用户提供更高的运作效率，降低ERP系统的运行维护成本，使企业的个性化管理思路得以快速体现；同时，软件开发商不必不断的对原始的软件包做出修改，减少了软件开发商的工作量。

附图说明

图1是本发明实施例一提供一种处理单据的方法的流程图；

图2是本发明实施例二提供一种处理单据的方法的流程图；

图3是本发明实施例三提供一种处理单据的方法的流程图；

图4是本发明实施例四提供一种处理单据的方法的流程图。

具体实施方式

本发明提供了一种处理单据的方法及系统，可以实现对单据之间关联关系的高效整合。

本发明可用于众多通用或专用的计算系统环境或配置中。例如：个人计算机、服务器计算机、手持设备或便携式设备、平板型设备、多处理器系统、包括以上任何系统或设备的分布式计算环境等等。

本发明可以在由计算机执行的计算机可执行指令的一般上下文中描述，例如程序模块。一般地，程序模块包括执行特定任务或实现特定抽象数据类型的例程、程序、对象、组件、数据结构等等。也可以在分布式计算环境中实现本发明，在这些分布式计算环境中，由通过通信网络而被连接的远程处理设备来执行任务。在分布式计算环境中，程序模块可以位于包括存储设备在内的本地和远程计算机存储介质中。

本发明核心在于：将单据保存在数据库表中，并将单据按类型区分，在数据库表中分别添加类型标识；获取不同类型单据间的关联关系；生成单据关系表，记录具有关联关系的源单据的类型标识、目标单据类型标识，以及该类型单据间的关联关系。进而，本发明还可在所述单据关系表中添加必要条件信息，以及在判断得到满足所述必要条件信息后，再执行生成所述目标单据的步骤。

以下参照附图具体说明本发明中单据关系表的生成方式、按照所述单据关系表执行单据处理的方式以及相关的装置。

如图1所示，本发明实施例一提供了一种处理单据的方法，在本实施例中，假设只有发货数量达到100以上时，企业的财务部门才开具发票，即在单据关系表中设定发货单据和发票单据之间的必要条件是发货单上的数量大于100。

本实施例中，发货单据为源单据，发票单据为目标单据。然而，在不同的情况下，某个单据可能是源单据，也可能是目标单据。

步骤101：将源单据和目标单据分别保存在相应的数据库表中。

所述单据是ERP系统中存在的各种单据，可以是发货单、发票单、发货校验单、销售订单等各种单据。

通常将发货单保存在StockOut表中，将发票单据保存在Inovice表中，将发货检验单保存在StockQC表中。

步骤102：在各个数据库表中增加一个字段在整个数据库中唯一的标识该种类型的单据。

具体的，将发货单保存在StockOut表中，增加一个字段FTypeID，并设定FTypeID＝100，用于在整个数据库中唯一标识发货单据；如表1所示：

表1

 

FTypeID	客户	物品名称	数量	....
					100	北京商场	电视	2000	....
100	上海商场	冰箱	100	....
					100	...	...	...	...

在ERP系统中，将发票单据保存在Inovice表中，并且在该表中增加一个字段FTypeID，并设定FTypeID＝200，用于在整个数据库中唯一标识发票单据，如表2所示：

表2

 

FTypeID	客户	物品名称	价格	....
					200	北京商场	电视	2000	...
200	上海商场	冰箱	1500	...
					200	...	...	...	...

步骤103：生成单据关系表，所述单据关系表包含源单据类型标识项、目标单据类型标识项、必要条件项，将源单据和目标单据的唯一标识分别写入源单据类型标识项和目标单据类型标识项，并将源单据对生成目标单据的限定条件写入必要条件项。

将源单据和目标单据之间的关系保存到单据关系表中，例如在单据关系表中设定标识发货单据和发票单据之间的关联关系，设定其必要条件是发货单上的数量大于100，具体如表3所示：

表3

 

源单类型	目标单类型	必要条件	...
				100	200	数量>100	...
...	...	...	...

假如可以根据必要条件，由发货单据和发票单据之间的关联关系生成一种新的单据能够直接根据发货数量大于100开具发票，将为企业带来更高的效率。进而，系统可以进一步根据单据关系表中预先设定的必要条件判断是否生成新的单据，若结果为真，则生成新的单据，若结果为假，则不生成新的单据。

具体的，在实际应用中，可以在单据关系表中加入单据间关系项，该单据间关系项用于在满足必要条件项时，根据源单据表中的各条数据按照所述单据间关系生成目标单据中的相应数据，如表4所示。

表4

 

源单类型	目标单类型	单据间关系	必要条件	...
					100	200	复制	数量>100	...
...	...	...	...	...

由于建立了表3或表4所示的单据关系表，对应的企业的实际业务流程就是只有发货数量达到100个以上才开具发票，因而也就实现了只有发货数量达到100个以上才开具发票的目的。

实施例一介绍了如何生成单据关系表，在系统实际运行过程中将进一步按照所述生成的单据关系表对单据进行处理，下面结合具体的实施例二进一步进行说明。

如图2所示，本发明实施例二提供了一种处理单据的方法。

步骤201：分别查找到源单据类型标识项和目标单据类型标识项对应的源单据和目标单据。

步骤202：对源单据中的每一项进行必要条件判断，若符合必要条件，则执行目标单据中对应该项源单据的单据，若不符合必要条件，则不执行目标单据中对应该项源单据的单据。

如表1所示，源单据的第一条数据为北京商场的电视，其数量为2000，大于100，因此生成表2，即开具发票。

源单据的第二条数据为上海商场的冰箱，其数量为100，其数量不大于100，因此不开具发票。

以此类推，将表1中的所有数据都进行必要条件比较。

实施例一仅仅介绍了如何生成单据关系表，但是在系统实际运行过程中各个单据之间的关系是改变的，已有的单据之间的关系可能消失，并产生新的单据间的关系，下面的实施例三介绍针对单据间关系发生改变时，如何生成单据关系表。

如图3所示，本发明实施例三提供了一种处理单据的方法。

步骤301：将源单据和目标单据分别保存在相应的数据库表中。

步骤302：在各个数据库表中增加一个字段在整个数据库中唯一的标识该种单据。

在ERP系统中，将发货单保存在StockOut表中，并且在该表中增加一个字段FTypeID，并设定FTypeID＝100，用于在整个数据库中唯一标识发货单据，如表1所示。

在ERP系统中，将发票单据保存在Inovice表中，并且在该表中增加一个字段FTypeID，并设定FTypeID＝200，用于在整个数据库中唯一标识发票表单据，如表2所示。

步骤303：生成单据关系表，所述单据关系表包含源单据类型标识项、目标单据类型标识项、必要条件项，将源单据和目标单据的唯一标识分别写入源单据类型标识项和目标单据类型标识项，并将源单据对生成目标单据的限定条件写入必要条件项。

例如：在单据关系表中设定标识发货单据和发票单据之间的关联关系，设定其必要条件是发货单上的数量大于100，具体如表3所示。

由于建立了表3这样的关系数据表，对应的企业的实际业务流程就是只有发货数量达到100个以上才开具发票，因而也就实现了只有发货数量达到100个以上才开具发票的目的。

在企业实际运行中，会根据客观情况的变化删除关系数据表中已有的不需要的数据，增加新的数据。

步骤304：当源单据和目标单据之间的关系改变时，所述单据关系表删除已有的记录，增加新的记录。

所述单据关系表删除已有的记录，增加新的记录是系统为用户提供软件工具，用户利用该软件工具对单据关系表进行修改。

例如：新的流程中规定发货数量大于1000的货物必须要进行抽样检验，全部合格才能发货并进一步开具发票。

需要注意的是，新的流程中会在数据关系表中依次生成两条数据，第一条数据是检测所有发货单上的货物发货量是否超过1000，第二条数据是在执行完第一条数据后，如果所述货物发货量超过1000，则对货物进行抽样检验，当全部检验都合格后，可以发货并开据发票。

本实施例中要用到ERP系统中已有的发货检验单。

在ERP系统中，将发货检验单保存在StockQC表中，并且在该表中增加一个字段FTypeID，并设定FTypeID＝300，用于在整个数据库中唯一标识发货检验单，如表5所示：

表5

 

FTypeID	物品名称	原始数量	检验数量	合格数量	...
						300	电视	2000	5	5	...
300	冰箱	100	10	9	...
						300	...			...	...

为了实现在新的流程中规定发货数量大于1000的货物必须要进行抽样检验，全部合格才能发货并进一步开具发票，这就需要建立下面的关系数据表，具体如表6所示：

表6

 

源单类型	目标单类型	单据间关系	必要条件	...
					100	300	复制	数量>1000	...
300	200	复制	检验数量＝合格数量	...
					...	...	...	...

优选的，本实施例中修改单据关系表采用专用的软件工具来实现，客户可以自行通过该软件工具对关系表进行修改删除，从而能够更加方便企业用户使用ERP系统，提高使用效率。

实施例三仅仅介绍了如何生成单据关系表，但是在系统实际运行过程中系统会使用生成的单据关系表，下面结合具体的实施例四进一步进行说明。

如图4所示，本发明实施例四提供了一种处理单据的方法。

步骤401：在表6所示的第一条数据中，分别查找到源单据类型标识项和目标单据类型标识项对应的源单据和目标单据。

结合实施例三，根据表6第一条数据中所示的源单据数据类型标识项和目标单据数据类型标识项可知，在实施例三中，源单据类型标识项为FTypeID＝100，对应发货单据，目标单据类型标识项FTypeID＝300，对应发货检验单。

步骤402：对源单据中的每一项分别进行必要条件判断，若符合必要条件，则执行目标单据中对应该项源单据的单据，若不符合必要条件，则不执行目标单据中对应该项源单据的单据。

源单据的第一条数据为北京商场的电视，其数量为2000，大于1000，因此按照单据关系表中的单据关系通过复制的方式生成发货检验单，进入步骤403。

源数据的第二条数据为上海商场的冰箱，其数量为100，其数量不大于1000，则不生成发货检验单。

步骤403：在表6所示的第二条数据中，分别查找到源单据类型标识项和目标单据类型标识项对应的源单据和目标单据。

结合实施例三，根据表6第二条数据中所示的源单据数据类型标识项和目标单据数据类型标识项可知，在实施例三中，源单据类型标识项为FTypeID＝300，对应发货检验单，目标单据类型标识项FTypeID＝200，对应发票单据。

步骤404：对源单据中的每一项分别进行必要条件判断，若符合必要条件，则执行目标单据中对应该项源单据的单据，若不符合必要条件，则不执行目标单据中对应该项源单据的单据。

假设表5第一项为本实施例中所述生成的发货检验单，则可知，对电视的检验数为5，合格数为5，满足表6必要条件项中记载的“检验数量＝合格数量”，因此，按照单据间关系项中记载的“复制”方式，生成电视机的售货发票。

以下举一具体实施例，假设客户购买香皂，共2大盒20块，单价为2元，赠送10块同样的香皂。

在销售订单数据库表的记录为：

 

商品名称	销售数量	销售价格	赠品数量	类型标识
					香皂	20	40	10	TableA

在销售发票数据库表的记录格式为：

 

商品名称	销售数量	销售价格	类型标识
							TableB

关系数据库表保存相应单据数据库表TableA和TableB之间的关联信息的情形包括：

(1)对于某商场S1而言，销售发票直接根据销售订单生成，赠品不考虑，对应的单据关系表如下所示：

 

源表类型	目标表类型字段	关联关系	必要条件信息
				TableA	TableB商品名称	复制	无
TableA	TableB销售数量	复制	无
				TableA	TableB销售价格	复制	无

得到销售发票单据为：

 

商品名称	销售数量	销售价格	类型标识
				香皂	20	40	TableB

(2)对于某商场S2而言，销售订单生成销售发票时要考虑赠品数量，即发票上的数量应为20+10＝30，对应单据关系表如下所示：

 

源表类型	目标表类型字段	关联关系	必要条件信息
				TableA	TableB商品名称	复制	无
TableA	TableB销售数量	销售数量+赠品数量	无
				TableA	TableB销售价格	复制	无

得到销售发票单据为：

 

商品名称	销售数量	销售价格	类型标识
				香皂	30	40	TableB

(3)对于商场S3而言，销售订单生成发票时对于赠品数量小于或等于5的不考虑赠品，而对于赠品数量大于5的需要考虑赠品，对应单据关系表如下所示：

 

源表类型	目标表类型字段	关联关系	必要条件信息
				TableA	TableB商品名称	复制	无
TableA	TableB销售数量	销售数量+赠品数量	赠品>5
				TableA	TableB销售数量	复制	赠品≤5
TableA	TableB销售价格	复制	无

得到销售发票单据为

 

商品名称	销售数量	销售价格	类型标识
				香皂	30	40	TableB

通过本实施例可知，本发明所述的单据关系表中可以不仅对单据间的关系进行定义，而且还可具体对单据间相应字段所具有的关联关系进行定义。进而按照所述相应字段的关联关系，根据源单据字段生成目标单据中的相应字段，从而完成目标单据。

按照现有技术，采用适于商场S1(一般的情况)的软件程序，在应用于商场S2的情形时，需要开发人员修改代码来加入对此情况的处理；而在应用于商场S3的情形时，需要开发人员在前述的基础上进一步修改代码来加入对此情况的处理，如果还有S4，S5商场，或者S1，S2商场的计算公式改变，比如增加赠品小于或等于5的限制条件，开发人员则需要不停作出修改，导致软件用户/开发人员的研发/维护成本的上升。对比现有技术，本发明让用户可以自行对这样的计算公式进行修改，即免去了开发人员修改代码的时间，软件用户对于管理策略的改变也可以得到迅速体现。

例如，商场原来只有一家分店，仓库就在商场内部，客户拿着销售订单即可开到发票，提走产品，随着经营规模的扩大，开了多家分店，必须要有专用的仓库来降低货物的存储成本，这样原有销售订单直接生成销售发票的关系已经不适用，需要销售订单——仓库发货单——销售发票的这样的关系，即客户在某分店开好订单，根据送货距离的远近由某个仓库送货到客户家，客户签字确认后再开具发票。

企业用户可以通过修改单据关系表来实现上述增加一个中间单据“仓库送货单”的目的，根本无需开发人员进行任何干预，也满足不同企业的需求。

以上是对生成单据关系表和处理单据关系表的方法的介绍，下面将介绍生成单据关系表和处理单据关系表的系统实施例。

以下说明本发明实施例一种单据处理系统，包括：

单据保存单元，用于将单据保存在数据库表中，并将单据按类型区分，在数据库表中分别添加类型标识；

关联关系获取单元，用于获取不同类型单据间的关联关系；

单据关系表生成单元，用于生成单据关系表，包括：记录具有关联关系的源单据的类型标识、目标单据类型标识，以及该类型单据间的关联关系。

上述系统基础上，该系统还包括：

修改单元，用于接收所述关联关系的修改请求，依据所述修改请求在所述单据关系表中修改相应的关联关系，所述修改包括：

删除所述单据关系表中已有的关联关系；或/和，

依据所述修改请求生成新的关联关系，并添加至所述单据关系表中。

上述系统基础上，该系统还包括：查找单元和目标单据执行单元，其中：

查找单元，用于获取所述单据关系表中的源单据类型标识、目标单据类型标识，以及所对应的关联关系；

目标单据执行单元，按照所述关联关系根据源单据生成目标单据。

其中，所述目标单据执行单元具体为：将源单据中表项数据复制到目标单据中相应的表项中。

上述系统基础上，所述系统中：

单据关系表生成单元，还用于记录产生所述关联关系的必要条件信息；

以及所述系统还包括：判断单元，用于在判断得到满足所述必要条件信息后，触发所述单据执行单元执行生成所述目标单据。

需要说明的是，本领域普通技术人员可以理解实现上述实施例方法中的全部或部分步骤是可以通过程序来指令相关的硬件来完成，所述的程序可以存储于一计算机可读取存储介质中，该程序在执行时，包括上述方法的步骤；所述的存储介质，如：ROM/RAM、磁碟、光盘等。

本领域技术人员可以理解附图只是一个优选实施例的示意图，附图中的模块并不一定是实施本发明所必须的。

权利要求的内容记载的方案也是本发明实施例的保护范围。

以上实施例的说明只是用于帮助理解本发明的方法及其思想；同时，对于本领域的一般技术人员，依据本发明的思想，在具体实施方式及应用范围上均会有改变之处，综上所述，本说明书内容不应理解为对本发明的限制。

Claims (10)

1、一种单据处理方法，其特征在于，包括：

将单据保存在数据库表中，并将单据按类型区分，在数据库表中分别添加类型标识；

获取不同类型单据间的关联关系；

生成单据关系表，记录具有关联关系的源单据的类型标识、目标单据类型标识，以及该类型单据间的关联关系。

2、根据权利要求1所述的方法，其特征在于，所述方法还包括：

获取所述单据关系表中的源单据类型标识、目标单据类型标识，以及所对应的关联关系；

按照所述关联关系根据源单据生成目标单据。

3、根据权利要求2所述的方法，其特征在于，所述按照生成目标单据的方法包括：

将源单据中表项数据复制到目标单据中相应的表项中。

4、根据权利要求3述的方法，其特征在于：

所述单据关系表中进一步记录产生所述关联关系的必要条件信息；以及，

在判断得到满足所述必要条件信息后，执行生成所述目标单据的步骤。

5、根据权利要求2或3所述的方法，其特征在于，所述方法中还包括：

保存目标单据与源单据中相应字段的关联关系；以及，

按照所述相应字段的关联关系，根据源单据字段生成目标单据中的相应字段。

6、一种单据处理系统，其特征在于，包括：

单据保存单元，用于将单据保存在数据库表中，并将单据按类型区分，在数据库表中分别添加类型标识；

关联关系获取单元，用于获取不同类型单据间的关联关系；

单据关系表生成单元，用于生成单据关系表，包括：记录具有关联关系的源单据的类型标识、目标单据类型标识，以及该类型单据间的关联关系。

7、根据权利要求6所述的系统，其特征在于，还包括：

修改单元，用于接收所述关联关系的修改请求，依据所述修改请求在所述单据关系表中修改相应的关联关系，包括：

删除所述单据关系表中已有的关联关系；或/和，

依据所述修改请求生成新的关联关系，并添加至所述单据关系表中。

8、根据权利要求6所述的系统，其特征在于：

查找单元，用于获取所述单据关系表中的源单据类型标识、目标单据类型标识，以及所对应的关联关系；

目标单据执行单元，按照所述关联关系根据源单据生成目标单据。

9、根据权利要求6所述的系统，其特征在于：

所述目标单据执行单元具体为：将源单据中表项数据复制到目标单据中相应的表项中。

10、根据权利要求6所述的系统，其特征在于：

单据关系表生成单元，还用于记录产生所述关联关系的必要条件信息；以及所述系统还包括：

判断单元，用于在判断得到满足所述必要条件信息后，触发所述单据执行单元执行生成所述目标单据。

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