CN101388087A - 一种生成业务单据凭证的方法及装置 - Google Patents

Abstract

本发明提供了一种生成业务单据凭证的方法及装置，所述方法包括：首先在管理信息系统MIS中设置受控字段的受控系统属性；在所述受控系统的业务单据上添加所述受控字段；根据添加受控字段后的业务单据生成业务单据凭证。运用本发明的方法，可以在根据所述业务单据凭证对账时，减少对账成本和出错机率，以保障账务的正确性。

Description

一种生成业务单据凭证的方法及装置

技术领域

本发明涉及软件开发领域，特别是涉及一种生成业务单据凭证的方法及装置。

背景技术

管理信息系统(Management Information System，MIS)一般用于描述企业内部的电脑系统，是一个由人、计算机及其他外围设备等组成的，能进行信息的收集、传递、存贮、加工、维护和使用的系统。MIS可以提供与企业商业操作相关的信息。典型地，在一个大型企业里，“MIS”指主要的，或与主要同等地位的电脑专门技术和管理系统，通常包括主机系统，也包括企业整个电脑资源网络的扩展部分。

通常在MIS信息系统中，总账和业务系统账务分别对应凭证科目账和业务单据账两套数据上，而凭证科目帐和业务单据帐之间的账务是相互独立的，目前现有的一些MIS中，在生成业务单据的凭证时，可以首先在业务单据上增加科目字段，并记录业务对应的科目信息，然后依据已经记录了科目信息的业务单据生成凭证。当然，生成业务单据凭证以后，可以将所述业务单据凭证传入总账，以使得总账和业务系统账务尽可能的保持一致，也可以根据业务单据凭证通过手工直接新增总账凭证。采用这种生成业务单据凭证的方法时，当总账和业务系统账务出现差异时，需要利用单据查询报表查处单据科目帐汇总数，再利用总账报表查询凭证科目帐的汇总数，并将两者导出至Excel表格中进行核对，即是针对账务不一致的科目进行业务单据明细和凭证明细的逐笔核对，以查询到使得总账和业务系统帐不一致的数据。

可以看出，现有技术中生成业务单据凭证的方法存在不可避免的缺点：因为在生成业务单据凭证时，未能使总账和业务系统账务保持来源一致，如果用户发现总账和业务系统帐的账套出现异常时，无法确认总账和业务系统账之间哪一套数据是有效的，用户需要在科目账、业务账和实际情况之间进行校对分析，对于交易频繁和业务往来复杂的企业来说，去查找并调整帐套之间的差异需要花费大量的成本，并且效率低下。

总之，目前需要本领域技术人员迫切解决的一个技术问题就是：如何能够提出一种生成业务单据凭证的方法，用以解决现有技术中总账凭证不能来源于业务单据凭证，导致的对总账和业务系统帐之间的对账成本较高的问题。

发明内容

本发明所要解决的技术问题是提供一种生成业务单据凭证的方法，用以降低现有技术中总账和业务系统帐之间的对账成本，进一步的，还可以提高对账的效率。

本发明的另一个目的是将上述构思应用于具体的应用环境中，提供一种生成业务单据凭证的装置，从而保证该方法的实现和应用。

为解决上述技术问题，本发明实施例提供了一种生成业务单据凭证的方法，包括：

在管理信息系统MIS中设置受控字段的受控系统属性；

在所述受控系统的业务单据上添加所述受控字段；

根据添加受控字段后的业务单据生成业务单据凭证。

优选的，所述生成业务单据凭证之后，还包括：

对所述业务单据凭证的数据进行有效性控制。

优选的，所述对所述业务单据凭证的数据进行有效性控制之后，还包括：

将所述业务单据凭证传递至总账账务，以实现总账和业务系统帐的对账。

优选的，所述受控字段为受控科目字段。

优选的，所述在所述受控系统的业务单据上添加所述受控字段之前，还包括：

检查所述业务单据的科目字段；

当所述科目字段为空或为非受控科目时，则执行在所述受控系统的业务单据上添加所述受控字段的步骤。

本发明实施例还提供了一种生成业务单据凭证的装置，包括：

设置模块，用于在管理信息系统MIS中设置受控字段的受控系统属性；

添加模块，用于在所述受控系统的业务单据上添加所述受控字段；

生成模块，用于根据添加受控字段后的业务单据生成业务单据凭证。

优选的，还包括：

控制模块，用于对所述业务单据凭证的数据进行有效性控制。

优选的，还包括：

传递模块，用于将所述业务单据凭证传递至总账账务，以实现总账和业务系统帐的对账。

优选的，所述受控字段为受控科目字段。

优选的，还包括：

检查模块，用于检查所述业务单据的科目字段；

执行模块，用于当所述科目字段为空或为非受控科目时，执行在所述受控系统的业务单据上添加所述受控字段的步骤。

与现有技术相比，本发明具有以下优点：

本发明通过在管理信息系统MIS中设置受控字段的受控系统属性，并在所述受控系统的业务单据上添加所述受控字段，然后根据添加受控字段后的业务单据生成业务单据凭证。运用本发明的方法，可以使得业务单据凭证仅仅来源于受控系统，受控科目凭证仅源于受控业务系单据生成，从而可以在根据所述业务单据凭证对账时，减少对账成本和出错机率，以保障账务的正确性。

附图说明

图1是本发明的一种生成业务单据凭证的方法实施例1的流程图；

图2是本发明的一种生成业务单据凭证的方法实施例2的流程图；

图3是本发明的一种生成业务单据凭证的装置实施例1的流程图；

图4是本发明的一种生成业务单据凭证的装置实施例2的流程图。

具体实施方式

为使本发明的上述目的、特征和优点能够更加明显易懂，下面结合附图和具体实施方式对本发明作进一步详细的说明。

本发明可用于众多通用或专用的计算系统环境或配置中。例如：个人计算机、服务器计算机、手持设备或便携式设备、平板型设备、多处理器系统、包括以上任何系统或设备的分布式计算环境等等。

本发明可以在由计算机执行的计算机可执行指令的一般上下文中描述，例如程序模块。一般地，程序模块包括执行特定任务或实现特定抽象数据类型的例程、程序、对象、组件、数据结构等等。也可以在分布式计算环境中实践本发明，在这些分布式计算环境中，由通过通信网络而被连接的远程处理设备来执行任务。在分布式计算环境中，程序模块可以位于包括存储设备在内的本地和远程计算机存储介质中。

参考图1，示出了本发明的一种生成业务单据凭证的方法实施例1的流程图，可以包括以下步骤：

步骤101：在管理信息系统MIS中设置受控字段的受控系统属性；

步骤102：在所述受控系统的业务单据上添加所述受控字段；

步骤103：根据添加受控字段后的业务单据生成业务单据凭证。

需要说明的是，受控字段在实际中可以为受控科目字段，在本实施例中，受控科目是指，为生成的业务单据凭证只来源于业务系统，从而对科目进行使用业务系统范围设置，该受控科目只能够基于受控业务系统单据生成凭证，不能在其他业务系统或总账中直接生成凭证。

在本实施例中，首先在MIS系统中，设置受控字段的受控系统属性，即是在MIS系统基础资料<科目>属性中增加下拉框<受控系统>，下拉框内容包括可传递账套至总账的各业务系统，用户可根据业务需要选择业务系统，以表示该业务系统为受控状态，业务单据在生成总账凭证账务时，只能通过来源于<受控系统>的业务单据生成；在单据上增加所述<科目>字段，根据添加受控科目字段后的业务单据的内容，生成业务单据的凭证。

可以看出，在实施例证，利用MIS系统中基础资料科目来生成业务单据的凭证，可以使得业务单据凭证仅仅来源于受控系统，在本实施例中，通过支持用户自定义科目受控系统，并业务系统单据上添加往来科目属性，使得受控科目凭证仅源于受控业务系单据生成，并且科目、金额等信息不允许更改，从而可以在根据所述业务单据凭证对账时，减少对账的成本和出错机率，以保障账务的正确性。

参考图2，示出了本发明的一种生成业务单据凭证的方法实施例2的流程图，可以包括以下步骤：

步骤201：在管理信息系统MIS中设置受控字段的受控系统属性；

在实际中，例如，<应收账款>科目需要进行总账凭证和应收业务发票进行对账，则在<应收账款>该科目的属性选择受控科目<应收应付>，以表示<应收账款>科目只能过应收应付系统的应收发票生成凭证，而不能通过现金或者总账系统生成；

步骤202：检查所述业务单据的科目字段；

检查所述特务单据的<科目>数据，优选的，在本实施例中，如果业务单据上含有受控科目，且凭证非来源于<受控系统>，本实施例还可以提示用户受控科目只能通过受控业务系统单据生成，同时禁止凭证保存；以步骤201的内容为例，如果用户在总账中手工新增凭证且包含<应收账款>科目，则该凭证保存时会提示客户<应收账款科目只能通过应收应付系统单据生成>且不能进行保存；

步骤203：当所述科目字段为空或为非受控科目时，在所述受控系统的业务单据上添加所述受控字段；

在所述业务单据上增加<科目>字段，如业务系统存在受控科目，则在生成业务单据凭证之前，对<科目>进行有效性检查，如果<科目>字段为空或者为非受控科目，本实施例还可以提示用户业务系统已经受控，单据必须录入受控科目，同时可以禁止单据保存；以步骤201的内容为例，如果用户新增一张发票，且科目为空，则该发票保存时会提示客户<应收应付系统已经受控，发票必须录入受控科目>，此时该业务单据不能进行保存；

步骤204：根据添加受控字段后的业务单据生成业务单据凭证；

根据用户的输入内容，将添加受控字段后的业务单据生成业务单据凭证；

步骤205：对所述业务单据凭证的数据进行有效性控制；

在生成凭证之后，如业务单据凭证上存在受控科目，则可以对所述业务单据凭证的数据进行有效性控制；例如，可以锁定<新增>、<删除>分录功能，并在<修改>功能中锁定<科目>、<金额>、<数量>等凭证数据，使其不允许用户进行手工编辑，而对于<摘要>等无关对账数据，则可以使用户进行修改，通过对数据进行有效性控制，可以严格控制凭证数据与单据数据的一致性；

步骤206：将所述业务单据凭证传递至总账账务，以实现总账和业务系统帐的对账。

在本实施例中，可以将生成的业务单据凭证传递至总账，以实现业务系统和总账账务对账的目的，通过本发明的方法，可以针对MIS系统中总账和业务系统进行账务核对及控制，通过支持用户自定义科目受控业务系统属性，并在业务单据上记录受控科目作为核对依据，使得业务单据在生成凭证时只能源于单据科目信息，并且不允许用户修改凭证单据科目、金额、数量等信息数据，以达到打通业务系统到总账的数据流程的目的，从而保障业务系统和总账数据的一致性，减少大量对账及核对成本，也提高了对账的工作效率。

对于前述的各方法实施例，为了简单描述，故将其都表述为一系列的动作组合，但是本领域技术人员应该知悉，本发明并不受所描述的动作顺序的限制，因为依据本发明，某些步骤可以采用其他顺序或者同时进行。其次，本领域技术人员也应该知悉，说明书中所描述的实施例均属于优选实施例，所涉及的动作和模块并不一定是本发明所必须的。

参考图3，示出了本发明的一种生成业务单据凭证的装置实施例1的结构框图，可以包括以下模块：

设置模块301，用于在管理信息系统MIS中设置受控字段的受控系统属性；

添加模块302，用于在所述受控系统的业务单据上添加所述受控字段；

生成模块303，用于根据添加受控字段后的业务单据生成业务单据凭证。

需要说明的是，受控字段在实际中可以为受控科目字段，在本实施例中，受控科目是指，为生成的业务单据凭证只来源于业务系统，从而对科目进行使用业务系统范围设置，该受控科目只能够基于受控业务系统单据生成凭证，不能在其他业务系统或总账中直接生成凭证。

在本实施例中，首先由设置模块在MIS系统中，设置受控字段的受控系统属性，即是在MIS系统基础资料<科目>属性中增加下拉框<受控系统>，下拉框内容包括可传递账套至总账的各业务系统，用户可根据业务需要选择业务系统，以表示该业务系统为受控状态，生成模块在生成总账凭证账务时，只能通过来源于<受控系统>的业务单据生成；从而可以保证业务单据凭证仅仅来源于收款系统，可以使得在根据本实施例生成的业务单据凭证进行对账时，减少对账的成本和出错几率。

参考图4，示出了本发明的一种生成业务单据凭证的装置实施例2的结构框图，可以包括以下模块：

设置模块401，用于在管理信息系统MIS中设置受控字段的受控系统属性；

检查模块402，用于检查所述业务单据的科目字段；

执行模块403，用于当所述科目字段为空或为非受控科目时，执行在所述受控系统的业务单据上添加所述受控字段的步骤；

生成模块404，用于根据添加受控字段后的业务单据生成业务单据凭证。

控制模块405，用于对所述业务单据凭证的数据进行有效性控制。

传递模块406，用于将所述业务单据凭证传递至总账账务，以实现总账和业务系统帐的对账。

需要说明的是，本说明书中的各个实施例均采用递进的方式描述，每个实施例重点说明的都是与其他实施例的不同之处，各个实施例之间相同相似的部分互相参见即可。对于装置实施例而言，由于其基本相应于方法实施例，所以描述的比较简单，相关之处参见方法实施例的部分说明即可。

以上对本发明所提供的一种生成业务单据凭证的方法及生成业务单据凭证的装置进行了详细介绍，本文中应用了具体个例对本发明的原理及实施方式进行了阐述，以上实施例的说明只是用于帮助理解本发明的方法及其核心思想；同时，对于本领域的一般技术人员，依据本发明的思想，在具体实施方式及应用范围上均会有改变之处，综上所述，本说明书内容不应理解为对本发明的限制。

Claims (10)

1、一种生成业务单据凭证的方法，其特征在于，包括：

在管理信息系统MIS中设置受控字段的受控系统属性；

在所述受控系统的业务单据上添加所述受控字段；

根据添加受控字段后的业务单据生成业务单据凭证。

2、如权利要求1所述的方法，其特征在于，所述生成业务单据凭证之后，还包括：

对所述业务单据凭证的数据进行有效性控制。

3、如权利要求2所述的方法，其特征在于，所述对所述业务单据凭证的数据进行有效性控制之后，还包括：

将所述业务单据凭证传递至总账账务，以实现总账和业务系统帐的对账。

4、如权利要求1所述的方法，其特征在于，所述受控字段为受控科目字段。

5、如权利要求4所述的方法，其特征在于，所述在所述受控系统的业务单据上添加所述受控字段之前，还包括：

检查所述业务单据的科目字段；

当所述科目字段为空或为非受控科目时，则执行在所述受控系统的业务单据上添加所述受控字段的步骤。

6、一种生成业务单据凭证的装置，其特征在于，包括：

设置模块，用于在管理信息系统MIS中设置受控字段的受控系统属性；

添加模块，用于在所述受控系统的业务单据上添加所述受控字段；

生成模块，用于根据添加受控字段后的业务单据生成业务单据凭证。

7、如权利要求6所述的装置，其特征在于，还包括：

控制模块，用于对所述业务单据凭证的数据进行有效性控制。

8、如权利要求7所述的装置，其特征在于，还包括：

传递模块，用于将所述业务单据凭证传递至总账账务，以实现总账和业务系统帐的对账。

9、如权利要求6所述的装置，其特征在于，所述受控字段为受控科目字段。

10、如权利要求9所述的装置，其特征在于，还包括：

检查模块，用于检查所述业务单据的科目字段；

执行模块，用于当所述科目字段为空或为非受控科目时，执行在所述受控系统的业务单据上添加所述受控字段的步骤。

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