CN101178794A - 用于把注释添加到电子日历条目的方法和装置 - Google Patents

Abstract

提供一种用于把注释添加到电子日历条目的方法和装置。自动安排日程软件的快捷插件程序允许会议受邀者当接受会议邀请时添加注释，以便该会议的所有受邀者能够在通过接受该会议邀请而创建的日历条目中看到该注释。当自动安排日程系统发送邀请到自动安排日程系统上的第一接收者和第二接收者时，自动安排日程系统响应于接收到该邀请的接受，创建第一接收者和第二接收者的日历条目。响应于接收到来自第一接收者的注释，该快捷会议插件程序将该注释添加到第一接收者的日历条目，并且还将该注释添加到第二接收者的日历条目。

Description

用于把注释添加到电子日历条目的方法和装置

技术领域

本发明通常涉及电子安排日程(calendaring)的方法，并具体涉及将注释发布到通过会议邀请而创建的日历条目中，以使其他受邀者能够看到注释。

背景技术

现有的自动安排日程的软件集成了电子邮件邀请与电子日历。诸如MICROSOFT OUTLOOK和LOTUS NOTES的软件制品提供对安排会议有用的自动安排日程软件。会议包括传统的面对面的会议、电话会议、视频会议、和在线群组聊天。为了安排会议，调解者(moderator)通过电子邮件向一列受邀者发出邀请。邀请包括会议的日期和时间，并且可以包括诸如位置和由调解者添加的注释的其他信息。受邀者可以接受该邀请、拒绝该邀请、暂时接受该邀请、或提出新的时间。当受邀者接受邀请时，自动安排日程软件自动添加会议到该受邀者的个人日历中作为日历条目。当接受邀请时，受邀者能够进行诸如设置提醒通知和添加个人注释到该日历条目之类的动作。受邀者的个人注释可以涉及对该会议的特殊想法、观点、或讨论主题。每当到达会议时间时，受邀者能够参考该个人注释为会议做准备。

在大企业中安排小组会议产生了困难，因为受邀者在不同的工作岗位或国际组织中工作。如果关键的人不能参加会议，那么会议可能达不到预期目标。如果会议偏离主题，那么会议可能浪费时间。由于难以协调合适的会议时间，因此通过以有效的方式指导(conduct)该会议来利用已安排的会议是很重要的。会议应该停留在主题上，并且不应该被应在不同讨论会中处理的讨论转移话题。

一种帮助聚焦会议的方式可能是在已安排的会议之前为受邀者安排共享注释和想法。然后可以把被共享的注释存档来在创建议程时、为会议做准备时、或起草会议记录时用于未来的参考。存在对于能够在会议受邀者中分布注释的自动安排日程系统的需要。

发明内容

自动安排日程软件的快捷插件程序允许会议受邀者当接受会议邀请时添加注释，以便该会议的所有受邀者能够在通过接受该会议邀请而创建的日历条目中看到该注释。当自动安排日程系统发送邀请到自动安排日程系统上的第一接收者和第二接收者时，自动安排日程系统响应于接收到该邀请的接受，创建第一接收者和第二接收者的日历条目。响应于接收到来自第一接收者的注释，该快捷会议插件程序将该注释添加到第一接收者的日历条目，并且还将该注释添加到第二接收者的日历条目。

附图说明

在所附权利要求中阐述了本发明的可信的新颖特征的特性。然而，当结合附图阅读时，将通过参考以下示范实施例的详细描述来最佳理解本发明本身，和其使用的优选模式，以及其目标和优势，其中：

图1是示例的计算机网络；

图2描述计算机上的存储器中的程序和文件；

图3是调解者组件的流程图；以及

图4是受邀者组件的流程图。

具体实施方式

本发明的原理适用于各种计算机硬件和软件配置。在此使用的术语“计算机硬件”或“硬件”指的是能够接受数据、在数据上进行逻辑操作、存储数据、或显示数据的任何机器或装置，并且包括但不限于处理器和存储器。术语“计算机软件”或“软件”指的是可操作用于使计算机硬件进行操作的任何指令集合。在此使用的术语“计算机”包括但不限于硬件和软件的任何有用的组合，并且“计算机程序”或“程序”包括但不限于可操作用于使计算机硬件接受数据、在数据上进行逻辑操作、存储数据、或显示数据的任何软件。计算机程序可以、并且经常由多个更小的编程单元构成，该编程单元包括但不限于子例程、模块、函数、方法、和过程。因此，可以把本发明的功能分配到多个计算机和计算机程序中。但是本发明被最佳地描述作为配置并能使一个或更多通用计算机实现本发明的新颖方面的单个计算机程序。出于图示目的，发明的计算机程序将被称作“快捷会议插件程序”。

另外，下面参考如图1中所示的硬件设备的示范网络，来描述该快捷会议插件程序。“网络”包括任意数量的彼此耦接并通过诸如因特网的通信介质而相互通信的硬件设备。“通信介质”包括但不限于硬件或软件通过其能够传输数据的任意物理的、光的、电磁的或其他介质。出于描述的目的，示范网络100仅具有有限数量的节点，该节点包括工作站计算机105、工作站计算机110、服务器计算机115、和永久存储器120。网络连接125包括使能在网络节点105-120间通信所必需的所有硬件、软件和通信媒介。除非在下文中另有指示，否则所有网络节点使用公共可用的协议或消息服务来通过网络连接125而互相通信。

快捷会议插件程序200典型地被存储在图2中示意地表示为存储器220的存储器中。在此使用的术语“存储器”包括但不限于诸如电路、磁盘、或光盘之类的任意易失的或永久的介质，计算机能够在其中存储数据或软件达任意长的时间。单个存储器可以包括多个媒介并被分布跨越多个媒介。此外，快捷会议插件程序200可以驻留在被分布跨越不同的计算机、服务器、逻辑分区、或其他硬件设备的多于一个的存储器中。可以以任意组合把存储器220中所示的元件定位在分离的存储器中或分布跨越分离的存储器，并且快捷会议插件程序200可以适用于标识、定位和存取任意一个元件和可能的话由分布式元件做出的协调动作。因此，图2仅作为描述方便而被包括，并不是必然反映存储器220的任何特殊的物理实施例。但是，如图2所示，存储器220可以包括另外的数据和程序。存储器220可以包括对于快捷会议插件程序200有特殊重要性的自动安排日程软件230、邀请240和与快捷会议插件程序200交互的日历条目250。邀请240是由自动安排日程软件230创建的电子邮件会议邀请文件，并且日历条目250是当邀请240被接受时由自动安排日程软件创建的。在优选实施例中，自动安排日程软件230在交换服务器上操作，在该交换服务器中，电子邮件、邀请和日历条目存储在集中贮存器中，并且各个用户存取交换服务器以与它们的电子邮件、邀请和日历交互。在交换服务器中，每个受邀者240浏览邀请240和日历条目250，仿佛它们每个都具有个人的副本一样，但是在交换服务器上仅存在邀请240和日历条目250的一个实例。快捷会议插件程序200具有两个组件。调解者组件300由调解者当创建邀请240或编辑日历条目250时使用。受邀者组件400由受邀者当响应于邀请240或编辑日历条目250时使用。

图3示出每当调解者用自动安排日程软件230创建会议邀请240或编辑日历条目250时，调解者组件300启动(310)。调解者组件300显示涉及下述动作的用户提示(312)。用户提示可以包括单选按钮、下拉菜单、文本区、可选择的图标或复选框。调解者输入或编辑诸如日期、时间、地点和受邀者名单的会议明细(314)。如果调解者正在创建邀请240的新实例(316)，调解者能够选择是否允许受邀者向日历条目250发布诸如电子邮件或聊天对话的公共注释或公共线程(thread)，或在包含在日历条目250中之前，是否需要由调解者回顾公共注释和线程(318)。如果存在未决的公共注释或公共线程等待由调解者批准(320)，调解者组件300显示该公共注释或公共线程(322)。调解者能够选择是否接受该公共注释或公共线程(324)。如果在步骤324该调解者接受该公共注释或公共线程，则该公共注释或公共线程被添加到日历条目250(326)。如果在步骤324该调解者拒绝该公共注释或公共线程，则该调解者选择是否答复该公共注释或公共线程的发起者(328)。如果在步骤328调解者选择答复，则调解者组件300打开新的电子邮件消息(330)；否则，调解者组件继续到步骤332。调解者组件300重复步骤314-332直到调解者选择退出(332)。当调解者退出调解者组件300时，邀请240或日历条目250被保存到存储器220(334)，并且调解者组件300停止(336)。当调解者保存邀请240的新实例时，自动安排日程软件230向每个受邀者发送邀请240的副本。当调解者编辑日历条目250时，自动安排日程软件230为每个受邀者更新日历条目250。

参考图4，当受邀者用自动安排日程软件230打开会议邀请240或打开日历条目250时，受邀者组件400启动(410)。受邀者组件400显示涉及下述动作的用户提示(412)。用户提示可以包括单选按钮、下拉菜单、文本区、可选择的图标、或复选框。受邀者可以接受或谢绝邀请240，并且可以编辑个人明细，比如设置提醒通知或添加个人注释(414)。在自动安排日程软件230的一些实施例中，受邀者还可以暂时接受邀请240或能够提出备用的会议时间。受邀者组件把受邀者的响应、个人明细和个人注释保存到日历条目250(416)。如果受邀者希望添加所有受邀者的公共注释(418)，则该受邀者添加公共注释(420)并且受邀者组件400把该注释保存到存储器220中的日历条目250(422)。根据由调解者做出的设置，直到调解者接收该公共注释，该公共注释才可以出现在其他受邀者的日历条目250的副本上。如果该受邀者希望开始公共线程，比如涉及会议的与其他受邀者的电子邮件或聊天对话(424)，则受邀者开始诸如电子邮件或聊天对话的公共线程(426)并且受邀者组件400把该公共线程保存到存储器220中的日历条目250(428)。步骤424-428还允许受邀者参加由另一受邀者创建的涉及日历条目250的已有公共线程。根据由调解者做出的设置，直到调解者接受该公共注释或公共线程，该公共注释或公共线程才可以出现在其他受邀者的日历条目250的副本上。受邀者组件300重复步骤416-430，直到受邀者选择退出(430)。当受邀者退出组件400时，受邀者组件400停止(432)。

在进一步的实施例中，受邀者能够发布公共注释或与其他受邀者的子集开始公共线程。在该进一步的实施例中，公共注释或公共线程将仅出现在其他受邀者的子集的邀请副本中。在该进一步的实施例中，调解者可以具有进一步的控制，比如回顾和批准公共注释或公共线程的能力，或从受邀者的子集复制公共注释或公共线程给所有其他受邀者的能力。

已经在图中示出并在以上描述了本发明的优选形式，但是对相关领域的技术人员来说，在优选形式中的变化将是显而易见的。上述描述仅用于图示的目的，不应该认为本发明局限于所示和所描述的具体形式。本发明的范围仅应当由以下权利要求的语言来限制。

Claims (13)

1.一种计算机实现的处理，用于把注释添加到自动安排日程系统上的日历条目，所述计算机实现的处理包括：

向自动安排日程系统上的第一接收者和第二接收者发送邀请；

响应于接收到来自所述第一接收者的对于所述邀请的接受，基于所述邀请创建针对所述第一接收者的日历条目；

响应于接收到来自所述第二接收者的对于所述邀请的接受，基于所述邀请创建针对所述第二接收者的日历条目；

响应于接收到来自所述第一接收者的注释，把所述注释添加到所述第一接收者的日历条目；以及

响应于接收到来自所述第二接收者的注释，把所述注释添加到所述第二接收者的日历条目。

2.权利要求1的所述计算机实现的处理，其中，在把所述注释添加到所述第二接收者的日历条目之前，调解者必须批准所述注释。

3.权利要求1的所述计算机实现的处理，进一步包括：

开始涉及所述第一接收者的日历条目的电子邮件线程；

把所述电子邮件线程添加到所述第一接收者的日历条目；以及

把所述电子邮件线程添加到所述第二接收者的日历条目。

4.权利要求3的所述计算机实现的处理，其中，在把所述电子邮件线程添加到所述第二接收者的日历条目之前，调解者必须批准所述电子邮件线程。

5.权利要求1的所述计算机实现的处理，进一步包括：

开始涉及所述第一接收者的日历条目的聊天对话；

把所述聊天对话添加到所述第一接收者的日历条目；以及

把所述聊天对话添加到旨在针对所述第二接收者的日历条目。

6.权利要求5的所述计算机实现的处理，其中，在把所述聊天对话添加到所述第二接收者的日历条目之前，调解者必须批准所述聊天对话。

7.一种装置，用于把注释添加到自动安排日程系统上的日历条目，所述装置包括：

处理器；

连接到所述处理器的存储器；

运行在所述存储器中的自动安排日程系统；

在所述存储器中的、由所述自动安排日程系统创建的、对于第一接收者和第二接收者的邀请；以及

在所述存储器中的快捷会议程序，其可操作用于向自动安排日程系统上的第一接收者和第二接收者发送邀请，响应于接收到来自所述第一接收者的对于所述邀请的接受，基于所述邀请创建所述第一接收者的日历条目，响应于接收到来自所述第二接收者的对于所述邀请的接受，基于所述邀请创建所述第二接收者的日历条目，响应于接收到来自所述第一接收者的注释，把所述注释添加到所述第一接收者的日历条目，以及响应于接收到来自所述第二接收者的注释，把所述注释添加到所述第二接收者的日历条目。

8.根据权利要求7所述的装置，其中，所述存储器中的快捷会议程序在把所述注释添加到所述第二接收者的日历条目之前需要调解者批准所述注释。

9.根据权利要求7所述的装置，其中，所述存储器中的快捷会议程序进一步可操作用于开始涉及所述第一接收者的日历条目的电子邮件线程，把所述电子邮件线程添加到所述第一接收者的日历条目，并且把所述电子邮件线程添加到所述第二接收者的日历条目。

10.根据权利要求9所述的装置，其中，所述存储器中的快捷会议程序在把所述电子邮件线程添加到所述第二接收者的日历条目之前需要调解者批准所述电子邮件线程。

11.根据权利要求7所述的装置，其中，所述存储器中的快捷会议程序进一步可操作用于开始涉及所述第一接收者的日历条目的聊天对话，把所述聊天对话添加到所述第一接收者的日历条目，并且把所述聊天对话添加到所述第二接收者的日历条目。

12.根据权利要求11所述的装置，其中，所述存储器中的快捷会议程序在把所述聊天对话添加到所述第二接收者的日历条目之前需要调解者批准所述聊天对话。

13.一种计算机可读存储器，包括使计算机通过进行权利要求1-6的任意一个中的步骤把注释添加到自动安排日程系统上的日历条目的多个指令。

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