CN101009000A - 员工工作成效记录系统及方法 - Google Patents

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李忠一
易跃海
肖伟清
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Hongfujin Precision Industry Shenzhen Co Ltd
Hon Hai Precision Industry Co Ltd
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Hongfujin Precision Industry Shenzhen Co Ltd
Hon Hai Precision Industry Co Ltd
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Abstract

本发明提供一种记录员工工作成效的系统，该系统包括应用服务器、用户端电脑及存储装置，所述用户端电脑包括工作成效记录模块，用于在用户新建或阅读邮件后，接受工作成效相关数据，将所述工作成效相关数据附在所述邮件上，当用户发送或关闭其新建或阅读的邮件后，密送带有附加数据的邮件至一个专用邮箱。所述应用服务器用于对所述专用邮箱进行访问，将专用邮箱中邮件的附加数据写入所述存储装置，用于后续调用。利用本发明，可即时结合员工所处理的邮件记录员工的工作成效。

Description

员工工作成效记录系统及方法
【技术领域】
本发明涉及一种记录员工工作成效的系统及方法，尤其是一种结合Notes邮件记录员工工作成效的系统及方法。
【背景技术】
Lotus Notes是由Lotus(莲花)公司推出的一种群件产品，所谓群件产品，是指具有通信、协同操作、协同运行三大功能特性的产品，其主要应用于企业级基础通信，办公自动化和信息发布等，它的主要目的是加强用户之间的联系，使用户们能更好的协同工作，提高工作效率。
1997年下半年，就有超过1300多万的用户在使用Notes，几乎所有的大型公司、企业都以Notes作为它们的办公软件平台，Notes支持多种操作系统，它不仅可以在Microsoft Windows 95/98/NT下运行，也支持OS/2、UNIX等系统，能满足各类企业的应用。
Notes最擅长的是发送邮件的功能，它能为企业带来的最大益处是加强部门内、部门问的通讯协作，使整个企业内部的信息流有组织、高效的按照一定规范流程流动，通过对信息流的控制，加强企业个体间联系，令整个企业高效的运作起来。
对于企业的某些员工来说，收发邮件不仅是协同工作的有效途径，而且是一种工作成效，其处理某些邮件所耗费的时间将会作为日后获得相关报酬的依据。例如，律师收发邮件是一种工作成效，一般记录这些工作成效的方法是：律师先发送(或阅读)邮件，然后到另一个系统中登记“某人某日为处理某事件而发送(或阅读)邮件耗费了多长时间”。这种记录工作成效的方法有如下不足：1.系统接口切换导致操作不便利。2.重复输入导致工作效率降低，即用户在处理邮件时输入的内容又得在记录工作成效时输入一次。
【发明内容】
鉴于以上内容，有必要提供一种记录员工工作成效的系统，其可以即时结合员工所处理的邮件记录员工的工作成效，避免重复操作，提高工作效率。
此外，还有必要提供一种记录员工工作成效的方法，其可以即时结合员工所处理的邮件记录员工的工作成效，避免重复操作，提高工作效率。
一种员工工作成效记录系统，该系统包括应用服务器、用户端电脑及存储装置，所述用户端电脑包括工作成效记录模块，用于在用户新建或阅读邮件后，接受工作成效相关数据，将所述工作成效相关数据附在所述邮件上，当用户发送其新建或关闭其阅读的邮件后，密送带有附加数据的邮件至专用邮箱。所述应用服务器用于对所述专用邮箱进行访问，将专用邮箱中邮件的附加数据写入所述存储装置。
其中，所述工作成效记录模块是以一种嵌入式控件的形式装载于用户端电脑上一个独立的邮件应用软件上。该工作成效记录模块包括：接收子模块，用于在用户新建或阅读邮件后，输入工作成效相关数据；粘合子模块，用于将所述工作成效相关数据附在所述邮件上；及发送子模块，用于当用户发送或发送其新建或关闭其阅读的邮件后，密送带有附加数据的邮件至一个专用邮箱。
进一步地，所述应用服务器包括：检查模块，用于检查所述专用邮箱是否收到新邮件；读取模块，用于读取所述专用邮箱中的新邮件的附加数据；及写入模块，用于将读取模块所读取的附加数据写入所述存储装置。
其中，所述检查模块还用于将所述专用邮箱中的附加数据已成功写入存储装置的邮件标示为已读邮件。
一种员工工作成效记录方法，其可即时结合员工所处理的邮件记录员工的工作成效，该方法包括以下步骤：用户新建或阅读邮件后，输入工作成效相关数据；将所述工作成效相关数据附在所述邮件上；当用户发送其新建或关闭其阅读的邮件后，密送带有附加数据的邮件至一个专用邮箱；及周期性检查所述专用邮箱，读取所述专用邮箱新邮件的附加数据，并将读取的附加数据写入存储装置。
本发明可以即时结合员工所处理的邮件记录员工的工作成效，避免重复操作，提高工作效率。
【附图说明】
图1是本发明员工工作成效记录系统较佳实施例的硬件架构图。
图2是本发明员工工作成效记录方法较佳实施例的操作流程图。
图3是图2中一步骤的细化流程图。
【具体实施方式】
为方便理解，对相关术语作如下说明：
Windows Service：一种程序的类型，其最重要的特点是可以规定它随系统启动。
如图1所示，是本发明记录人员工作成效的系统较佳实施例的硬件架构图。该系统包括用户端电脑1、网络2、NOTES服务器3、应用服务器4及存储装置5。每一个用户端电脑1安装有一个NOTES客户端软件，供用户收发邮件；此外，用户端电脑1还包括工作成效记录模块10，该工作成效记录模块10是以一种嵌入式控件装载于所述的NOTES客户端软件上，其用于在用户新建或阅读邮件后，接受工作成效相关数据，将所述工作成效相关数据附在所述邮件上，当用户发送或关闭其新建或阅读的邮件后，密送带有附加数据的邮件至一个专用邮箱。该专用邮箱为一个预设的NOTES邮箱，用于接收所有员工工作过程中密送的邮件。NOTES服务器3用于为每一个用户分配NOTES邮箱地址、收发NOTES邮件等。用户端电脑1通过网络2与NOTES服务器3相连，网络2可为内部网络，也可为外部网络。应用服务器4安装有一个WindowsService类型的程序，用于对所述专用邮箱进行访问，将专用邮箱中邮件的附加数据写入存储装置5。存储装置5可以内置于应用服务器4，也可以外置于应用服务器4。
其中，所述工作成效记录模块10包括：接收子模块101、粘合子模块103及发送子模块105。接收子模块101用于在用户新建或阅读邮件后，接受用户输入的工作成效相关数据。粘合子模块103用于将所述工作成效相关数据附在所述邮件上。发送子模块103用于当用户发送其新建或关闭其阅读的邮件后，密送带有附加数据的邮件至上述专用邮箱。
所述应用服务器4包括：检查模块41、读取模块42及写入模块43。检查模块41用于检查所述专用邮箱是否收到新邮件。读取模块42用于读取检查模块41检查到的新邮件的附加数据。写入子模块43用于将读取模块42读取的附加数据写入存储装置5供后续调用。
如图2所示，是本发明记录人员工作成效的方法较佳实施例的操作流程图。用户在新建或阅读一封NOTES邮件后，通过接收子模块101输入与工作成效相关的数据(步骤S100)。当用户点击NOTES邮箱上的发送按钮时或点击关闭按钮关闭其阅读的邮件时，粘合子模块103将用户输入的与工作成效相关的数据附加到其所新建或阅读的邮件上(步骤S102)。发送子模块105密送带有附加数据的邮件至所述专用邮箱(步骤S104)。应用服务器4周期性检查所述专用邮箱，读取专用邮箱中新邮件的附加数据，并将附加数据写入存储装置5(步骤S106)。
如图3所示，是图2中步骤S106的细化流程图。在应用服务器4对所述专用邮箱执行一次检查的过程中，首先，检查模块41检查所述专用邮箱是否收到新邮件(步骤S116)。若收到新邮件，则读取模块42读取该新邮件的附加数据，写入模块43将读取模块42读取的附加数据写入存储装置5(步骤S126)。检查模块41标示该新邮件为已读邮件(步骤S136)。
若在步骤S116，检查模块41检查得出所述专用邮箱未收到新邮件，则结束本次检查。
以律师处理NOTES邮件为例：律师阅读完一封与一法律案件相关的邮件后，通过接收子模块101输入与工作成效相关的数据，如案件号、耗费时间、费率等；律师关闭其所阅读的邮件时，粘合子模块103将其所输入的与工作成效相关的数据附加在所述邮件上；发送子模块105密送该带有附加数据的邮件至一个专用邮箱；检查模块41从所述专用邮箱中检查到该邮件；读取模块42读取该邮件的附加数据，写入模块43将所述附加数据写入存储装置5供后续调用。

Claims (7)

1.一种员工工作成效记录系统，可即时结合员工所处理的邮件记录员工的工作成效，该系统包括应用服务器、用户端电脑及存储装置，其特征在于：
所述用户端电脑包括工作成效记录模块，用于在用户新建或阅读邮件后，接收工作成效相关数据，将所述工作成效相关数据附在所述邮件上，当用户发送或关闭其新建或阅读的邮件后，密送带有附加数据的邮件至一个专用邮箱；
所述应用服务器用于对所述专用邮箱进行访问，将专用邮箱中邮件的附加数据写入所述存储装置。
2.如权利要求1所述的员工工作成效记录系统，其特征在于，所述的工作成效记录模块是以一种嵌入式控件的形式装载于用户端电脑上一个独立的邮件应用软件上。
3.如权利要求1所述的员工工作成效记录系统，其特征在于，所述工作成效记录模块包括：
接收子模块，用于在用户新建或阅读邮件后，接收工作成效相关数据；
粘合子模块，用于将所述工作成效相关数据附在所述邮件上；及
发送子模块，用于当用户发送其新建或关闭其阅读的邮件后，密送带有附加数据的邮件至所述专用邮箱。
4.如权利要求1所述的员工工作成效记录系统，其特征在于，所述应用服务器包括：
检查模块，用于检查所述专用邮箱是否收到新邮件；
读取模块，用于读取所述专用邮箱中的新邮件的附加数据；及
写入模块，用于将读取模块所读取的附加数据写入所述存储装置。
5.如权利要求4所述的员工工作成效记录系统，其特征在于，所述检查模块还用于将所述专用邮箱中的附加数据已成功写入存储装置的邮件标示为已读邮件。
6.一种员工工作成效记录方法，其可即时结合员工所处理的邮件记录员工的工作成效，该方法包括以下步骤：
用户新建或阅读邮件后，输入工作成效相关数据；
将所述工作成效相关数据附在所述邮件上；
当用户发送其新建或关闭其阅读的邮件后，密送带有附加数据的邮件至专用邮箱；及
周期性检查所述专用邮箱，读取所述专用邮箱新邮件的附加数据，并将读取的附加数据写入存储装置。
7.如权利要求6所述的员工工作成效记录方法，其特征在于，该方法还包括以下步骤：
标示所述专用邮箱中的附加数据已成功写入所述存储装置的邮件为已读邮件。
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