CA2323722A1

CA2323722A1 - Extranet purchasing management system for intercompany e- commerce

Info

Publication number: CA2323722A1
Application number: CA 2323722
Authority: CA
Inventors: Jaime Lopez Paniagua
Original assignee: Individual
Current assignee: Individual
Priority date: 2000-10-16
Filing date: 2000-10-16
Publication date: 2002-04-16

Abstract

Un système de gestion des achats par extranet pour le commerce électronique entre entreprises tel que décrit dans la présente demande de brevet.An extranet purchasing management system for electronic commerce between companies as described in the present patent application.

Description

TITRE DE L'INVENTION
SYST~ME DE GESTION DES ACHATS PAR
EXTRANET POUR LE COMMERCE ÉLECTRONIQUE ENTRE
ENTREPRISES
DESCRIPTION DE L'INVENTION
II s'agit d'un système Extranet pour faciliter le processus d'achat dans les entreprises. II est accessible aux fournisseurs ou acheteurs. Ce service s'emploie de la façon suivante Étape 1.- Les acheteurs postent sur le site Extranet, les items pour lesquels ils désirent une soumission. Pour chaque item, l'acheteur défini une liste de fournisseurs potentiels.
Étape 2.- Les fournisseurs, par une action, voient leurs Interfaces mise à
jour automatiquement. Ils peuvent alors fournir un prix sur le ou les items en demande. L'interface est fournit grâce au site Extranet.
En retour, les acheteurs ont une autre interface sur laquelle ils peuvent voir les offres présentées par les fournisseurs. Les acheteurs sont en mesure de voir les détails de chaque offre : prix, description, notes particulières et le délai de livraison.
Étape 3.- Les acheteurs choisissent un ou des fournisseurs pour un item. TITLE OF THE INVENTION
PURCHASE MANAGEMENT SYSTEM BY
EXTRANET FOR ELECTRONIC COMMERCE BETWEEN
BUSINESS
DESCRIPTION OF THE INVENTION
It is an Extranet system to facilitate the process purchasing in companies. It is accessible to suppliers or buyers. This service is used as follows Step 1.- Buyers post the items for the Extranet site which they want a submission. For each item, the buyer defined a list of potential suppliers.
Step 2.- The suppliers, by an action, see their Interfaces updated update automatically. They can then provide a price on the item (s) required. The interface is provided through the Extranet site.
In return, buyers have another interface on which they can see the offers presented by the suppliers. Buyers are in able to see the details of each offer: price, description, notes delivery times.
Step 3.- Buyers choose one or more suppliers for an item.

2 II est possible d'optimiser l'achat d'un item et de bénéficier des conditions particulières, négociées par la compagnie acheteuse, chez certains fournisseurs. Ici un PO (bon d'achat) peut être transmit directement aux fournisseurs concernés.
Étape 4.- Le ou les fournisseurs renvois un accuse réception de la commande à fin de valider et confirmer que les conditions seront respectées.
Le système est capable d'organiser les données à chaque étape du processus d'achat en aidant à obtenir des renseignements rapidement, par exemple l'option « liste de demandes de soumission » qui contient toutes les demandes envoyées par l'acheteur. De plus, le système est aussi capable de présenter un résumé qui contient les antécédents de chaque requête. (diagramme du processus annexe 1 et 1 B) - Diagramme général du cas d'utilisation du système ( figure 1 de l'annexe 2) - Diagramme cas d'utilisation : Acheteur versus Extranet ( figure 2 et texte de l'annexe 3 et 3B).
- Diagramme cas d'utilisation : Fournisseur versus Extranet. ( figure 3 et texte de l'annexe 4 ).
- Diagramme cas d'utilisation : Gestionnaires versus Extranet. ( figure 4 2 It is possible to optimize the purchase of an item and benefit from the conditions specific, negotiated by the purchasing company, at some suppliers. Here a PO (voucher) can be sent directly to suppliers involved.
Step 4.- The supplier (s) return an acknowledgment of receipt of the order to validate and confirm that the conditions will be respected.
The system is capable of organizing data at each stage of the purchasing process by helping to obtain information quickly, for example the option "list of submission requests" which contains all requests sent by the buyer. In addition, the system is also able to present a summary that contains the history of each request. (process diagram annex 1 and 1 B) - General diagram of the system use case (figure 1 of Annex 2) - Use case diagram: Buyer versus Extranet (Figure 2 and text of Annex 3 and 3B).
- Use case diagram: Supplier versus Extranet. (figure 3 and text of Annex 4).
- Use case diagram: Managers versus Extranet. (figure 4

3 et texte de l'annexe 5) .
La description des actions de chacun des acteurs principaux du système a été séparée individuellement en le rôle de l'acheteur et le rôle du fournisseur. Différents icônes sont utilisés par le système pour guider l'utilisateur dans les actions à prendre pour exécuter plusieurs tâches. Des images de tableaux avec des informations de l'échange commercial sont utilisées comme exemples de scénarios pour refléter le fonctionnement du système. Les icônes, les entétes des tableaux et la dénomination pour les différentes options ont été assignés selon la nature de la fonction à
accomplir, mais ils peuvent être nommés d'une manière différente en soi, avec des mots ou symboles qui ont un même sens similaire.
2.1 Description du rôle de l'acheteur Le processus d'achat a été divisé en trois étapes. La première correspond à la réquisition ou sollicitude de cotisation dénommée Demande de soumission. La seconde partie se réfère à la réception des offres et à la création d'ordres d'achat, cela se réalisera en deux sections appelées Réponses aux soumissions et Achats. Finalement la troisième et dernière partie correspond à la confirmation des ordres d'achat par le fournisseur dans une autre section appelé Confirmations. Les noms des sections peuvent avoir des noms distincts qui ont le même sens.
2.1.1 Première partie : la sollicitude des cotisations 3 and text of Annex 5).
Description of the actions of each of the main actors in the system has been separated individually into the role of the buyer and the role of the provider. Different icons are used by the system to guide the user in the actions to take to execute several tasks. of the pictures of tables with information of trade exchange are used as example scenarios to reflect how the system. The icons, the headings of the tables and the name for the different options have been assigned according to the nature of the function to accomplish, but they can be named in a different way per se, with words or symbols that have the same similar meaning.
2.1 Description of the role of the buyer The purchasing process was divided into three stages. The first one corresponds to the requisition or solicitation of contribution called Request for submission. The second part refers to the reception of offers and the creation of purchase orders, this will be done in two sections called Bid Responses and Purchases. Finally the third and last part corresponds to the confirmation of purchase orders by the supplier in another section called Confirmations. The names of sections can have separate names that have the same meaning.
2.1.1 First part: the solicitation of contributions

4 Une alternative pour rendre plus souple les achats est d'utiliser le catalogue des matériaux dans l'option Demande de soumission de manière à obtenir le numéro du matériel à acheter. Un article du système va prendre la description et le réseau de fournisseurs qui lui correspondent. Ce catalogue sera créé dans l'option appelée item.
Scénario 1 : annexe 6.
Que le catalogue soit utilisé pour les achats de routine ou pour obtenir directement les articles qui s'achètent éventuellement, les requêtes ou sollicitudes de cotisation se réalisent de la manière suivante 1 ) II doit être entré dans l'option Demande de soumission.
S'il y avait quelques requétes en attente d'être envoyées, le système s'ouvrirait dans les fichiers de Demandes non soumises, si nous voulions envoyer une nouvelle cotisation nous irions an l'option Nouvelle demande étape 2.
D'avoir une requéte en attente d'être envoyée, l'écran présenterait par exemple:
Scénario 2 : annexe 7 Dans cette option existe un fichier qui présente toutes les requêtes envoyées et en attente dans Toutes les demandes. Les requétes en attente d'étre complétées ou envoyées se trouvent dans Demandes non soumises et peuvent avoir un ou plusieurs articles en attente d'être envoyés.
Dans la liste des requêtes Liste de demandes de soumissions ( tableau 4 An alternative to make purchasing more flexible is to use the materials catalog in the option Request a quote so as to obtain the number of the equipment to be purchased. A system article will take the description and the network of suppliers that match. This catalog will be created in the option called item.
Scenario 1: Annex 6.
Whether the catalog is used for routine purchases or to obtain directly the articles which can be bought, the requests or contribution requests are carried out as follows 1) It must be entered in the Request a quote option.
If there were a few requests waiting to be sent, the system would open in the Unsubmitted Request files, if we wanted to send a new subscription we would go to the New request option 2nd step.
To have a request waiting to be sent, the screen would present by example:
Scenario 2: Annex 7 In this option exists a file which presents all the requests sent and pending in All Requests. Requests in waiting to be completed or sent can be found in Requests no submitted and may have one or more articles waiting to be sent.
In the list of requests List of requests for tenders (table

5 précédent ) le numéro de l'article est signalé à la droite et présente les détails de la requête.
2) Afin de présenter ce procédé nous partons de la création d'une nouvelle requête. Les requêtes se génèrent à partir de l'option Nouvelle demande qui se trouve dans ce même écran.
Dans l'option Nouvelle demande débute l'interaction entre l'acheteur et les fournisseurs. Le système s'occupe d'amener le suivi des requêtes jusqu'à
la fin du procédé qui se termine avec la confirmation de l'ordre d'achat de la part du fournisseur. Cette option ouvre un écran qui contient deux tableaux Scénario 3 : annexe 8 3) Le premier tableau se complète avec la date et la description de la partie, ce qui aidera ultérieurement à la localiser plus facilement. Par la suite, il faut aller dans Enregistrer modifications.
4) Pour additionner les articles, on utilise l'icône +.
Scénario 4 : annexe 9 5 previous) the article number is indicated on the right and presents the details of the request.
2) In order to present this process we start from the creation of a new request. Requests are generated from the New option request that is on this same screen.
In the New request option, the interaction between the buyer and the suppliers. The system takes care of tracking requests up to the end of the process which ends with the confirmation of the purchase order of from the supplier. This option opens a screen that contains two paintings Scenario 3: Annex 8 3) The first table is completed with the date and description of the part, which will help you locate it more easily later. Over there Next, go to Save modifications.
4) To add the items, use the + icon.
Scenario 4: Annex 9

6 5) Pour introduire les données, les champs s'ouvrent par un click sur l'icône en forme de crayon.
NOTE : Sur cet écran existe l'option Trouver item qui permet de consulter le fichier d'articles et de connaître le numéro qui lui correspond, en obtenant ainsi le numéro, le système prendra la description et le réseau de fournisseurs correspondant du fichier Items.
6) Après que les données sur la requête aient été obtenues, elles s'ajoutent à la liste des fournisseurs qui devront recevoir la requéte. Pour cela on clique sur le mot O.k. qui se trouve à la droite en bleu. 6 5) To enter the data, the fields are opened by clicking on the pencil icon.
NOTE: On this screen there is the option Find item which allows you to consult the file of articles and to know the number which corresponds to it, in thus obtaining the number, the system will take the description and the network of corresponding suppliers from the Items file.
6) After the request data has been obtained, it are added to the list of suppliers who must receive the request. For that one clicks on the word Ok which is on the right in blue.

7) Une fenêtre interne s'ouvrira permettant d'ajouter des fournisseurs, on touche le signe + pour ajouter chaque fournisseur et choisir dans la liste de ces mémes fournisseurs le nom de ceux qui seront inclus. Après avoir choisit les fournisseurs, on ferme la fenétre pour retourner à l'écran antérieur.
Scénario 5 : annexe 10 7) An internal window will open allowing to add suppliers, we touch the + sign to add each supplier and choose from the list of the same suppliers the names of those who will be included. After having choose the suppliers, we close the window to return to the screen prior.
Scenario 5: Annex 10

8) Pour envoyer la requéte, on clique sur o.k. de la droite ou si vous le choisissez, vous pouvez envoyer toutes les requêtes ensembles avec l'option qui indique O.k. pour tous les items .

2.1.2 Seconde partie : Réception des offres et la création des ordres d'achat.
La deuxième partie du processus débute lorsque les réponses aux requêtes ont été reçues. Ces offres sont présentées dans un même tableau, afin de faciliter l'analyse pour définir à quel fournisseur l'ordre d'achat sera envoyé. Les étapes sont les suivantes 1 ) Pour voir le cadre comparatif des offres on entre dans l'option Réponse aux soumissions. Cette option ouvre un écran qui contient un tableau Scénario 6 : annexe 11 Ce tableau d'offres correspond à l'option Items à commander seulement, dans celle-ci, apparaissent les nouvelles offres.
2) Pour choisir la meilleure option, on clique sur une icône en forme de crayon de la colonne comm de l'offre choisie. Par cette action, le système éliminera du tableau les offres qui correspondent au même article, laissant seulement celles qui vous intéressent.
3) Après avoir séparé les offres choisies, on choisit l'option Créer une commande afin de générer un ordre d'achat. Cette option présente les tableaux suivants Scénario 7 : annexe 12 4) L'écran se complète avec l'entrée de la date, la référence et s'enregistre avec l'option Enregistrer modifications.
Le système présente tous les articles à acheter avec le statut Non dans la colonne o.k. Le Non qui correspond à l'envoi de l'ordre d'achat « Ne pas envoyer » et Oui à « envoyer ». Cette condition ne change pas jusqu'à ce que l'ordre d'achat n'ait été complété.
5) Pour compléter l'ordre d'achat il y a l'option appelé Comm de chaque article, cette option présente un écran intérieur qui contient les antécédents de la requéte et donne accès aux champs prévues pour répondre.
Scénario 8 : annexe 13 6) Pour ouvrir les champs à compléter on clique sur l'icône en forme de crayon et ensuite sur o.k. ou sur cancel ( s'il y a des corrections après avoir complété), la fenêtre se ferme pour continuer avec l'article à acheter.
Scénario 9 : annexe 14 et Scénario 10 : annexe 15 7) Les requêtes peuvent être envoyées immédiatement en appuyant sur l'icône en forme de crayon de la colonne Change o.k. ou en cliquant sur O.k. pour tous les items.
L'ordre d'achat après être envoyée passe aux archives qui se trouvent dans Toutes les commandes à l'intérieur de l'option Achats. 8) To send the request, click on ok from the right or if you choose, you can send all requests together with the option that says Ok for all items.

2.1.2 Second part: Receipt of offers and creation of orders purchase.
The second part of the process begins when responses to requests have been received. These offers are presented in the same table, to facilitate analysis to define which supplier to order purchase will be sent. The steps are as follows 1) To see the comparative framework of offers, enter the Response option to submissions. This option opens a screen that contains a table Scenario 6: Annex 11 This offer table corresponds to the Items to order only option, in it, the new offers appear.
2) To choose the best option, click on an icon in the form of pencil in the comm column of the chosen offer. By this action, the system will remove offers from the table that match the same article, leaving only those that interest you.
3) After having separated the selected offers, we choose the Create a new option.
order to generate a purchase order. This option presents the following tables Scenario 7: Annex 12 4) The screen is completed with the entry of the date, the reference and is saved with the option Save modifications.
The system presents all the articles to be purchased with the status No in the column ok The No which corresponds to the sending of the purchase order "Do not not send "and Yes to" send ". This condition does not change until the purchase order has been completed.
5) To complete the purchase order there is the option called Comm of each article, this option presents an interior screen which contains the history of the request and gives access to the fields provided for reply.
Scenario 8: Annex 13 6) To open the fields to be completed, click on the icon in the form of pencil and then on ok or on cancel (if there are corrections after have completed), the window closes to continue with the item to be purchased.
Scenario 9: Annex 14 and Scenario 10: Annex 15 7) Requests can be sent immediately by pressing the pencil icon in the Change ok column or by clicking on Ok for all items.
The purchase order after being sent goes to the archives that are there in All orders inside the Purchases option.

9 Scénario 11 : annexe 16 Pendant que les ordres d'achat qui sont en attente d'être envoyées peuvent être consulté dans Commandes non envoyées dans la même option, il est possible de les envoyer en répétant les étapes 5,6 et 7.
2.1.3 Troisième partie : La confirmation des ordres d'achat La dernière partie du processus est la confirmation des ordres d'achat.
Après que le fournisseur ait reçu les ordres d'achat, il confirme la livraison et les détails de l'envoi, à son tour l'acheteur termine le cycle d'achat en signalant les articles qui sont reçus, de cette manière le cycle se termine avec la répétition du matériel. Cette dernière tâche se réalise de la manière suivante.
1 ) En choisissant l'option confirmations, l'écran montre par défaut les articles qui ont été reçus et qui correspondent au fichier Items non reçus Scénario 12 : annexe 17 2) II est possible de consulter les antécédents des requêtes dans l'option de Détails. Pour marquer les articles qui ont été reçus, on touche avec la souris l'icône en forme de crayon. De cette manière il est possible d'avoir le contrôle des requêtes en attente d'être reçues.

2.2 Description du rôle du fournisseur Le rôle du fournisseur dans ce programme se divise en deux fonctions Cotiser les soumissions reçues et confirmer les achats reliés à ces 5 soumissions. Nous avons séparé chacune des fonctions de ce manuel en deux parties. La première traite des soumissions et utilise les deux premières options en la page principale des fournisseurs appelées demande de soumission et soumission . Le deuxième partie se réfère aux ordres d'achats et utilise les deux dernières options appelées achats et 9 Scenario 11: Annex 16 While the purchase orders that are waiting to be sent can be viewed in Orders not sent in the same option, it is possible to send them by repeating steps 5,6 and 7.
2.1.3 Third part: Confirmation of purchase orders The last part of the process is the confirmation of purchase orders.
After the supplier has received the purchase orders, he confirms the delivery and details of the shipment, the buyer in turn completes the purchase cycle by signaling the items that are received, in this way the cycle ends with the repetition of the material. This last task is carried out from the next way.
1) By choosing the confirmations option, the screen shows by default the items that have been received and that match the Items not received file Scenario 12: Annex 17 2) It is possible to consult the request history in the option of Details. To mark the items that have been received, touch with the mouse pencil icon. In this way it is possible to have control of requests waiting to be received.

2.2 Description of the role of the supplier The role of the supplier in this program is divided into two functions Contribute the bids received and confirm the purchases related to these 5 submissions. We have separated each of the functions of this manual into two parts. The first deals with submissions and uses both first options in the main page of suppliers called request for quote and quote. The second part refers to buy orders and uses the last two options called buy and

10 confirmations.
2.2.1 Première partie : répondre à une demande de cotisation L'échange d'information entre l'acheteur et son fournisseur commence pour ce dernier avec l'option : Demande de Soumission. Celle-ci permet de réviser les demandes des clients. Les cotisations se réalisent par une ou plusieurs sollicitudes, celles-ci demeurent enregistrées avec une description ou une référence proportionnelle pour le fournisseur. Pour une consultation ultérieure, la description de la partie aidera le fournisseur à localiser rapidement les information dans l'option de soumission. Lors de ce premier procédé, le fournisseur va connaitre les sollicitudes et il pourra séparer celles qui peuvent être répondues immédiatement ou les séparer par fournisseur. De manière à ce que les parties de cotisations demeurent ordonnées.
1 ) On commence par cliquer sur la première fonction de la gauche Demande de Soumission et le système présentera les sollicitudes de 10 confirmations.
2.2.1 First part: responding to a subscription request The exchange of information between the buyer and his supplier begins for the latter with the option: Request for Quote. This allows review customer requests. Contributions are made by a or several requests, these remain recorded with a description or a proportional reference for the supplier. For further consultation, description of part will help supplier to quickly locate the information in the submission option. then of this first process, the supplier will know the requests and it may separate those that can be answered immediately or the separate by supplier. So that the parts of contributions remain orderly.
1) We start by clicking on the first function from the left Request for Submission and the system will present the requests for

11 cotisation des acheteurs, De la manière suivante Scénario 13 : annexe 18 2) S'il y a des sollicitudes qui ne se cotisent pas pour le moment ou qui se cotisent formant des groupes de clients ou des articles on peut : Cliquer sur le Crayon de la colonne change réponse de chaque sollicitude pour changer le statut de Oui à Non.
Le système permet de choisir entre cotiser ou ne pas cotiser une sollicitude en utilisant le stylo de Change de réponse, ceci change l'intention indiqué dans la colonne Réponse où : oui signifie « oui je vais cotiser » et non veut dire « je ne cotise pas pour le moment ». Le programme présente par défaut toutes les nouvelles sollicitudes avec un oui. Lorsque le statut change à non, les sollicitudes vont disparaître et demeureront seulement celles qui vont se cotiser. II est possible de retourner se charger des sollicitudes restantes avec l'option Toutes les demandes. Par contre, les sollicitudes avec le statut Oui sont dans l'option Demandes conservées . Une fois qu'à l'écran nous avons les sollicitudes à répondre nous passons à l'étape 3 .
3) Pour générer une cotisation il faudra cliquer sur Créer soumission.
Cette option ouvre un écran dans lequel apparaissent deux tableaux, le premier se présente sous la forme suivante Scénario 14 : annexe 19 11 assessment of buyers, as follows Scenario 13: Annex 18 2) If there are requests that do not pay for the moment or that contribute forming groups of customers or articles one can: Click on the Pencil of the column changes response of each request for change the status from Yes to No.
The system allows you to choose between contributing or not contributing solicitation using the response Change pen, this changes the intention indicated in the Response column where: yes means "yes I will to contribute "and not means" I do not contribute for the moment ". The program presents by default all new requests with a Yes. When the status changes to no, the requests will disappear and will remain only those which will contribute. It is possible to return to take care of the remaining requests with the option All requests. On the other hand, requests with Yes status are in the option Requests kept. Once on the screen we have the requests to answer we go to step 3.
3) To generate a subscription, click on Create quote.
This option opens a screen in which two tables appear, the first comes in the following form Scenario 14: Annex 19

12 4 ) Les espaces de la date et de la référence de la cotisation doivent étre complétés pour ensuite pouvoir cliquer sur Enregistrer modifications..
Le système travaille par cotisations et ce tableau sert à identifier chaque partie avec une référence. Une fois que toutes les sollicitudes sont cotisées et envoyées, elles disparaissent du module demandes de soumission et peuvent être consultées dans le module Soumissions par intermédiaire de la référence utilisée.
5) Pour cotiser, il faut cliquer sur Rép de chaque article. Quand l'option Rép est touchée, il apparaît un écran additionnel qui contient les informations de la sollicitude, l'écran est similaire au cadre suivant Scénario 15 : annexe 20 6) Pour compléter la réponse on clique avec la souris sur l'icône en forme de crayon de ce même écran. Certains espaces demeureront blancs afin de respecter ce que l'acheteur spécifie. Dans la description, il est préférable de spécifier les termes de paiement pour clarifier l'offre etc..
Jusqu'à 250 digits, l'unité et la quantité peuvent demeurer en blancs si elles sont les mêmes que précédemment et pour terminer, les prix de ventes et la date de livraison doivent étre mentionnés.
7) Pour enregistrer les réponses, on clique sur o.k. ou cancel pour conserver. Une fois les données complétées, la fenêtre se ferme et le retour à l'écran qui contient les sollicitudes à répondre se fait de lui-méme. 12 4) The spaces of the date and the reference of the contribution must be completed so that you can click on Save changes.
The system works by contributions and this table is used to identify each part with a reference. Once all requests are assessed and sent, they disappear from the requests for submission and can be viewed in the Submissions module by intermediate of the reference used.
5) To contribute, you must click on Rep of each article. When the option Rep is touched, an additional screen appears containing the solicitation information, the screen is similar to the following frame Scenario 15: Annex 20 6) To complete the answer, click on the icon with the mouse the same screen. Some spaces will remain white so to respect what the buyer specifies. In the description, it is better to specify the terms of payment to clarify the offer etc.
Up to 250 digits, unit and quantity can be left blank if they are the same as before and finally, the prices of sales and delivery date must be mentioned.
7) To save the responses, click on ok or cancel to keep. Once the data is completed, the window closes and the return to the screen which contains the requests to respond is done by itself.

13 Le procédé se répète avec chaque sollicitude, il faut noter que l'option Rép aide à savoir lesquelles ont reçu une réponse.
8) La dernière étape de la réponse aux sollicitudes est l'envoie de la cotisation par un simple click avec la souris sur l'icône en forme de crayon dans la colonne Change o.k. pour changer de Non « ne pas envoyer »
dans la colonne o.k. à oui « envoyer ».
Note : II est possible d'opter, pour répondre à toutes les cotisations et les envoyer en une seule fois d'utiliser l'option o.k. pour tous les items.
Comme il a été déjà mentionné, les sollicitudes peuvent être cotisées et envoyées avec la première option demande de soumission, les sollicitudes auxquelles vous répondez disparaitront de la section demande de soumission et passent aux archives de Toutes le réponses dans la section de soumissions . Les sollicitudes en attentes de réponse ou d'étre envoyées mais qui appartiennent déjà à une partie des cotisations passent aux archives de Réponses non soumises où elles peuvent étre consultées suivant les étapes 5 à 8 de cette première partie.
Scénario 16 : annexe 21 2.2.2 Deuxième partie : répondre à une offre d'achat On consulte les ordres d'achats qui sont reçues en relation avec les sollicitudes cotisées. Le travail du fournisseur dans cette seconde partie est de vérifier les ordres d'achats et envoyer une confirmation à la 13 The process is repeated with each request, it should be noted that the option Resp helps to know which ones have been answered.
8) The last step in responding to requests is to send the subscription by a simple click with the mouse on the pencil icon in the Change column ok to change No "do not send"
in the column ok to yes "send".
Note: It is possible to opt to respond to all contributions and send in one go using the ok option for all items.
As already mentioned, claims can be assessed and sent with the first option request for submission, the requests to which you respond will disappear from the request section of submission and go to the archives of All the answers in the submissions section. The requests awaiting response or being sent but which already belong to part of the contributions go to the archive of Unsubmitted Responses where they can be consulted following steps 5 to 8 of this first part.
Scenario 16: Annex 21 2.2.2 Part Two: Responding to a Purchase Offer We consult the purchase orders that are received in relation to the assessed contributions. The work of the supplier in this second part is to check the purchase orders and send a confirmation to the

14 personne de son client. Dans le processus, on omet avantageusement la possibilité de recevoir des ordres d'achats qui ne sont pas passées par les étapes des deux sections demande de soumission et soumission.
La première étape dans cette deuxième partie est de consulter les nouvelles requêtes ou les ordres d'achats pour cela nous commençons avec l'option 1 ) Achats . Le système offre un écran comme le suivant Scénario 17 : annexe 22 NOTE : Une fois là, le système présente par défaut les ordres d'achats avec le statut oui = nous acceptons dans la colonne Livrerons. Avant de choisir l'option Envoyer confirmation de livraison il est préférable de séparer les ordres d'achats que nous acceptons. De requérir plus d'informations. Dans la dernière colonne de l'option suivi il est possible de consulter les antécédents de chaque requête.
2) Pour séparer les requêtes qui ne seront pas acceptées, on clique sur le crayon, de cette manière les requêtes vont disparaîtrent et pourront être consultées de nouveau dans l'option tous les items là le statut Livrerons peut être changer à oui avec ce qui passe aux archives de items livrables.
Comme dans la section soumissions la réponse du fournisseur s'archive par partie, le changement de statut permet que les offres d'achat puissent étre séparées par client et ainsi les confirmations demeurent classées par client.

3) Une fois les ordres d'achats séparés nous passons à l'option Envoyer confirmation de Livraison avec l'objectif de confirmer au client qu'on a accepté l'ordre d'achat.

Dans cette option de présentation, un tableau apparaît de la forme suivante Scénario 18 : annexe 23 4) Le premier tableau est complété avec une référence qui servira à
identifier ultérieurement cette partie une fois qu'elle sera archivée dans la section confirmations.
Le second tableau apparaît de la forme suivante 5) L'option de Livraison ouvre un écran qui contient les antécédents de l'ordre d'achat et présente un tableau à compléter comme le suivant Scénario 19 : annexe 24 6) Pour compléter on clique sur le stylo et o.k. pour enregistrer ou cancel pour compléter. Une fois que la confirmation est complétée, la fenêtre se ferme.
Note : les étapes 5 et 6 se répètent pour chaque requête.

6) Une fois que les requêtes sont confirmées, elle sont envoyées une à
une changeant le statut de la colonne O.k. qui devient par défaut Non de « Ne pas envoyer » pour Oui « envoyer la confirmation » ou par défaut l'option O.k. pour tous les items peut être utilisée pour prendre une décision globale.
La dernière option qui correspond aux confirmations a pour fonction de conserver les archives des ordres d'achats confirmées et envoyées pour Toutes livraisons . Les ordres d'achats qui appartiennent à une partie mais qui n'ont pas encore reçues de réponse ou été envoyées demeurent archivées dans l'option Livraisons non effectué. 14 person of his client. In the process, it advantageously omits the possibility of receiving purchase orders which have not passed through steps of the two sections request for submission and submission.
The first step in this second part is to consult the new requests or purchase orders for this we start with the option 1) Purchases. The system offers a screen like the following Scenario 17: Annex 22 NOTE: Once there, the system presents the purchase orders by default with the status yes = we accept in the column Deliver. Before choose the option Send delivery confirmation it is preferable to separate purchase orders that we accept. To require more information. In the last column of the option followed it is possible to consult the history of each request.
2) To separate the requests that will not be accepted, click on the pencil, in this way the queries will disappear and can be consulted again in the option all items there the status Deliver can be changed to yes with what goes to the archive of deliverable items.
As in the submissions section, the supplier's response is archived per party, the change of status allows purchase offers to be be separated by customer and thus the confirmations remain classified by customer.

3) Once the purchase orders are separated we go to the Send option Delivery confirmation with the objective of confirming to the customer that we have accepted the purchase order.

In this presentation option, a table appears in the form next Scenario 18: Annex 23 4) The first table is completed with a reference which will be used to identify this part later once it is archived in the confirmations section.
The second table appears in the following form 5) The Delivery option opens a screen containing the history of the purchase order and presents a table to be completed like the following Scenario 19: Annex 24 6) To complete, click on the pen and ok to save or cancel to complete. Once the confirmation is completed, the window will closed.
Note: steps 5 and 6 are repeated for each request.

6) Once the requests are confirmed, they are sent one to a changing the status of the Ok column which becomes by default No from "Do not send" to Yes "send confirmation" or by default the Ok option for all items can be used to take a overall decision.
The last option which corresponds to confirmations is to keep the archives of confirmed purchase orders sent for All deliveries. Purchase orders that belong to one party but that have not yet received a response or been sent remain archived in the option Deliveries not carried out.

Claims

1. An extranet purchasing management system for the business-to-business electronic commerce as described herein patent application.