BG4865U1 - Система за автоматизирано управление на процесите при подбор на персонал - Google Patents

Abstract

Полезният модел се отнася до система автоматизирано управление на действията при подбор на персонал за работа и по същество представлява компютърно базирана услуга за генериране и управление движението на документи при подбор на персонал за работа и може да намери приложение в областта на технологиите и електронните услуги чрез интернет и мобилни комуникации, по-специално при подпомагане на кандидати за работа с цел правилното оформяне и изготвяне на всички необходими документи за започване на работа на интересуващата кандидата територия. Състои се от устройство на служител (1), свързано с изчислително устройство (2), което от своя страна е свързано още с модул съхранение на генерирани договори (3) и модул база данни (4). Устройството на служител (1) е свързано с модул електронен подпис (6), който е свързан едновременно с устройство човешки ресурси (7) и устройство на работодател (8). Изчислителното устройство (2) е свързано посредством комуникационна мрежа (5) с модул за заплащане (9).

Description

Област на техниката

Полезният модел се отнася до система за компютърно базирана услуга за генериране и управление движението на документи при подбор на персонал за работа и може да намери приложение в областта на технологиите и електронните услуги чрез интернет и мобилни комуникации, по-специално при подпомагане на кандидати за работа с цел правилното оформяне и изготвяне на всички необходими документи за започване на работа на интересуващата кандидата територия.

Предшестващо състояние на техниката

В съвременния свят посредничеството при подбор на персонал има ключова роля. Това е валидно и с по голяма тежест при подбора на персонал на хора от трети страни. Търсенето на работа в други страни е трудоемка задача, както и последващите действия на кандидата, който трябва да получи от държавните институции редица документи, които трябва да бъдат предоставяни своевременно и тяхната истинност трябва да бъде гарантирана. Към този момент този вид посредническа дейност се извършва от агенции за подбор на персонал, които извършват всички дейности ръчно, което от своя страна забавя процеса на подбор на персонал от 8 до 12 месеца. Това от своя страна кара работодателите да не търсят служители от други страни и забавя развитието на икономиката в страната.

Към момента са известни системи за подбор на кандидати за работа, за търсене на персонал за работа на определени позиции. Тези системи подпомагат кандидатите да се запознаят със свободни места, позиции за работа, както и да се запознаят с изискванията на работодателите за започване на работа на определена позиция. След кандидатстването и одобряването от работодателя, кандидатът се сблъсква с поредица от административни проблеми за да получи всички необходими документи и разрешителни за работа на дадена територия, които да легитимират и да спазят законовите норми за работа. Съществуват посредници, които обаче извършват само определени услуги, след което кандидатът наема други посредници, и така докато се сдобие с необходимите разрешителни.

Към този момент всички необходими документи се съблюдават ръчно и чрез преки взаимоотношения от агенции за подбор на хора, които извършват целият процес с директни наблюдения.

Известна е патентна публикация IN 202221057127, в която е описана система за набиране на персонал, включваща: регистриращ модул, конфигуриран да позволява на поне един кандидат да създаде профил на кандидат и/или поне един работодател да създаде профил на работодател, при което профилът на кандидата се състои от множество категоризирани данни за кандидат, а профилът на работодателя се състои от множество категоризирани данни за работодател, при което регистриращият модул е свързан с база данни, конфигурирана да съхранява профил на кандидат и профил на работодател; модул за избор, свързан с база данни и конфигуриран да получава от кандидата поне една входна информация за избор на категория, съответстваща на множеството категоризирани данни за работодателя; един модул за търсене, свързан с регистриращия модул и базата данни, конфигуриран да търси документи и договори с работодател(и) въз основа на въведените данни за избор на категория кандидат и геолокацията на кандидата.

Известна е патентна публикация KR 1020110043739, в която е описан автоматичен метод за свързване на оферта за работа с предлагащ работа и извършване на директна транзакция между предлагащия работа и търсещия работа чрез използване на функция за автоматично търсене Предлагащият работа регистрира и въвежда условията на офертата за работа в автоматична система за свързване на оферта/търсене на работа. Търсещият работа регистрира и въвежда условията за търсене на работа в автоматичната система за свързване, като въведените данни се съдържат и записват в база данни, като се избира начин на плащане на абонаментна такса. Системата предвижда поставяне на електронен подпис върху трудов договор.

Техническа същност на полезния модел

Задача на полезния модел е да се разработи система за подбор на персонал за работа от други страни, на база на която да бъде направен избор на кандидат за работа от подходящ работодател, да бъдат изготвени всички необходими информации и документи, които са необходими на вече одобрен за започване на работа кандидат и които ще облекчат значително въвеждането на кандидата на нова за него територия и работно място.

Задачата се решава със система, която включва устройство на работодателя, свързано през комуникационна мрежа с уеб сървър с приложение за обяви за работа и база данни за записване на данни на кандидат за работа.

Съгласно полезния модел, устройството на работодателя се състои от устройство на служител и е свързан с изчислително устройство, което от своя страна е свързано още с модул съхранение на генерирани договори и модул база данни, като устройството на служител е свързано с модул електронен подпис, който е свързан едновременно с устройство на човешки ресурси и устройство на работодател, а изчислителното устройство е свързано посредством комуникационна мрежа с модул за заплащане, при което изчислителното устройство е свързано с механизъм за разгръщане.

Устройството на служителя е с инсталирано уеб-клиентско приложение, което е свързано през комуникационната мрежа изчислителното устройство.

Изчислителното устройство е изпълнено, като свързани помежду си под-модули, съответно уеб сървър, търсач на служителя, свързан със сървър за удостоверяване. Изчислителното устройство включва още под модул генератор на договори и под-модул генератор на документи и под-модул търсач на договори и документи, като всички споменати под-модули са свързани с под-модул извършени плащания.

Устройството на човешки ресурси и устройството на работодателя са с инсталирани уеб -клиентски приложения.

Модулът за заплащане е свързан двупосочно с изчислителното устройство през комуникационната мрежа.

Предложеното техническо решение осигурява автоматизиране на процеса на подготовка и обработване на документи, които са необходими на кандидат за работа, например кандидат за работа от друга страна, който вече е осъществил контакт с работодател, провел е интервю е работодателя, съгласил се е с условията на работодателя и му предстои издаване на документи, които са изискуеми на съответната територия за започване на работа.

Системата за управление на процесите при подбор на персонал от други страни и генериране необходимите документи за институциите, гарантира прозрачност и дигитална проследимост на целият процес при подбор на даден служител от страна на агенциите за подбор на персонал, държавните институции и самият служител.

Прилагането на системата ще улесни и съкрати времето за подбор на персонал, когато кандидатът е от друга страна, например извън европейския съюз, което значително ще намали времето за издаване на всички необходими документи, от които се нуждаят едновременно кандидата и работодателя, за да е възможно кандидатът да започна работа в кратък срок след одобряването от работодателя. Допълнително използването на системата за управление, обект на полезния модел ще даде възможност да се повиши конкуренцията на пазара и да доведе до икономически растеж в страната.

Пояснение на приложената фигура

Едно примерно изпълнение на системата за управление и генериране на документи за започване на работа е представено по-детайлно чрез придружаващия описанието чертеж, където:

Фигура 1 - представлява разгъната схема на системата за генериране и управление на документи за започване на работа на кандидат от друга територия.

Пример за изпълнение на полезния модел

По-нататък в описанието е представено едно примерно изпълнение на полезния модел, което проследява елементите на системата, както и свързването им по начин, който осигурява намиране на кандидат за работа, който да бъде одобрен от работодател на съответната територия, след което системата да облекчи подготовката и получаването на всички необходими документи за започване на работа, включително ефективно извършване на дейностите по генериране на документи, необходими за започване на работа, тяхното обработване съгласно действащото на съответната територия законодателство и изисквания, както и комплектоването и предоставянето им на кандидата и работодателя. Примерното изпълнение представя идеята за начинът на подготовка и обработване на документи на кандидат за работа и не ограничава и други изпълнения на система за генериране и обработване на документи за започване на работа, които могат да бъдат осъществени, включително и използването на други технически елементи, които имат еквивалентно функционално предназначение и действие в подобна система.

Системата за автоматично управление подбор на кадри за работа се състои от устройство на служител 1, свързано с изчислително устройство 2, което от своя страна е свързано още с модул съхранение на генерирани договори 3 и модул база данни 4. Устройството на служителя 1 е свързано с модул електронен подпис 6, който е свързан едновременно с устройство на човешки ресурси 7 и устройство на работодателя 8. Изчислителното устройство 2 е свързано посредством комуникационна мрежа 5 с модул за заплащане 9. Изчислителното устройство 2 е свързано с модул разгръщане 10, благодарение на който се предоставя достъп до различните устройства за свързване посредством комуникационната мрежа, в случая интернет.

Устройството на служителя 1 по същество е комуникационно устройство, което обезпечава възможност за свързване чрез глобална комуникационна мрежа с други модули или устройства от системата. Устройството на служителя 1 е с инсталирано уеб-клиентско приложение, което през браузър 101 позволява на потребителя да преглежда и взаимодейства с информацията, съдържаща се в уеб страниците, на които се предлага информация за търсене и предлагане на работа. Уеб клиентското приложение позволява на служителите да въвеждат личните си данни и да предоставят необходимата информация през комуникационната мрежа 5 на изчислителното устройство 2, което от своя страна я използва и съхранява.

Устройството на служителя 1 е свързан с изчислително устройство 2, изградено на модулен принцип, които взаимно осъществяват генериране необходимите документи и представянето им пред съответните институции след верифициране от изчислителното устройство 2. Изчислителното устройство 2 обработва и изпращат за съхранение в база данни получената информация, както и лични данни в отделно свързана бази данни, както и до модул база данни 4, в който се съхраняват генерираните документи и договори, (file storage). Изчислителното устройство 2 съдържа свързани помежду си уеб сървър 201, търсач на служителя 202, свързан със сървър за удостоверяване 203. Изчислителното устройство 2 включва още под-модул 204, представляващ по същество генератор на договори и под-модул 205, представляващ генератор на документи, в случая документи, изискуеми за започване на работа на даден кандидат от друга територия, например кандидат за работа от страни, извън страните от ЕС. Допълнително изчислителното устройство 2 включва още и под-модул 206, който има функцията на търсач на договори и документи, необходими за започване на работа на кандидат от друга страна, както и възможност за предоставянето им на специфични потребители.

Уеб сървърът 201 е софтуерна компютърна програма, която обработва HTTP (Hypertext Transfer Protocol) заявки от клиентски уеб браузъри и предоставя отговори, които могат да включват HTML страници, изображения, стилове и други ресурси. Основната функция на уеб сървъра в предложената система е да изпраща заявените уеб страници към браузъра 101 на потребителя. Уеб сървърите са съставна част от архитектурата на уеб приложенията и позволяват на потребителите да достъпват уеб сайтове чрез интернет. Те обработват клиентските заявки, изпращат съответните файлове и осигуряват комуникацията между клиентите и сървърната част на уеб приложението.

Под-модулът търсачът на служители 202 спомага за лесното сортиране на заявките от служителите и предоставя необходимата информация на работодателите, като е свързан през комуникационната мрежа 5 с устройството на човешки ресурси 7 и устройството на работодателя 8. Извежда подходящи клиенти по зададени критерии от модул база данни 4, която е свързана към изчислителното устройство 2.

Сървърът за удостоверяване 203 е изпълнен като под -модул, който се използва за потвърждаване на идентичността на потребителите или устройствата, които се опитват да получат достъп до определени ресурси или услуги. Сървърът за удостоверяване играе ключова роля в създаването и управлението на сигурни идентичности в информационни системи. Този вид сървър е от съществено значение в контекста на управлението на достъпа и сигурността на данните. Модулът сървър за удостоверяване 203 може да работи с различни методи за удостоверяване, като потребителско име и парола, като изисква потребителят да предоставя комбинация от уникално потребителско име и парола за потвърждение на идентичността си. Модулът 203 позволява достъп и чрез методът на одобряване от трета страна, при което се използват външни системи за удостоверяване.

Генераторът на документи 205 е под-модул в изчислителното устройство 2, които генерира документи, например договори, в четим от потребителите формат, например pdf, doc. и др., които документи са необходими за легализирането на даден служител при наемането му на работа от работодател на дадена територия, например в България.

Тези договори са задължителни договори между работодателя и кандидата за работа, и съдържат необходимите данни и информация, за да бъдат представени пред съответните институции, както това е предвидено в местното законодателство.

С оглед на облекчаване на взаимодействието между работодател, кандидат за работа и отдела по човешки ресурси, в изчислителното устройство е включен под-модул 206 - търсач на документи и договори и предоставянето им на специфични потребители според действащите изисквания за запазване на личните данни, като създадените документи трябва да могат да бъдат предоставяни на заинтересованите страни - работодател, служител, човешки ресурси.

В изчислителното устройство 2 е предвиден и под-модул 207, чиято функция е свързана със записване на всички извършени плащания, възникнали във връзка с подготовка на договори, документи, тяхната заверка, като при подписване на договори изчислителното устройство записва всички извършени плащания и предоставя информация за тях в модул база данни 4.

Изчислителното устройство 2 е свързано с модул 3 за съхранение на генерирани договори и документи и с модул 4 база данни, в който се записват и съхраняват подготвените договори и документи, съответно за работодателя и за кандидата за работа.

Устройството на служителя 1 е свързано двупосочно с модул 6 и устройството на човешки ресурси 7, като модул 6 по същество представлява инсталиран квалифициран електронен подпис, който е инсталиран на всяко едно устройство в системата, чрез който се осигурява верифициране на създадените договори и документи. Всяко едно от устройствата 1, 6, и 7 се верифицира в системата, чрез модул сървър за удостоверяване 203.

Квалифицираният електронен подпис 6, представлява вид електронен подпис, който отговаря на специфични стандарти и изисквания, установени от регулаторите, за да бъде признат като правно обвързващ и равностоен на собственоръчен подпис в хартиена форма. Този вид електронен подпис обикновено се използва за потвърждаване на идентичността на лицето, подписало документа и за осигуряване на невъзможност за посредничество или промени след подписването. Квалифицираните електронни подписи се регулират от законодателство, което определя какви технологии и процеси трябва да бъдат използвани, за да се гарантира сигурността и валидността им.

Този вид електронен подпис се изисква във важни области като електронното управление, електронната търговия и други, където съответствието със законовите изисквания и сигурността на електронните документи са от особено значение. Чрез него работодателят, човешките ресурси и служителят могат да подписват и легитимират договори, документи и други.

Устройството на човешки ресурси 7 представлява комуникационно устройство на човешки ресурси, който подобно на устройството на служителя 1 представлява комуникационно устройство на работодателя, на което се регистрира чрез сървъра за удостоверяване 203 и по този начин има достъп до системата за търсене, одобряване на кандидати за работа от други страни, включително и такива извън европейския съюз.

Изчислителното устройство 2 е свързано с комуникационната мрежа 5, например интернет, по същество глобална комуникационна мрежа, осигуряваща свързване и обмен на информация между огромен брой комуникационни устройства по целия свят. Той е основен инструмент за комуникация, обмен на данни, изследване на информация. Интернет мрежата използва стандартизирани протоколи и технологии, като например TCP/IP (Transmission Control Protocol/Internet Protocol), за да осигури стабилна и ефективна комуникация между различни устройства. Потребителите получават достъп до интернет чрез интернет доставчици и различни устройства като компютри, телефони, таблети и други.

Модулът съхранение на генерирани документи и договори 3 е изпълнен, като елемент от системата за съхранение на данните, които са въведени от работодателите и кандидатите за работа, като информацията е организирана и се съхранява във вид на файлове във файлова система. В този тип съхранение, данните са структурирани във файлове, които могат да бъдат организирани в директории и поддиректории, с оглед на лесното им намиране и използване при необходимост, например одобрен от работодателят кандидат, за който трябва да се изготвят необходимите документи и договори за започване на работа на съответната територия.

Съгласно едно вариантно изпълнение на полезния модел, модулът съхранение на генерирани документи и договори може да е изпълнен с възможност за съхранение на данните при използване на облачните технологии, като се използват облачни услуги за файлово съхранение през комуникационна мрежа.

Модулът база данни 4 е изпълнен, като структурирана единица с колекция от данни, които са организирани така, че да бъде лесно достъпна, управлявана и обновявана. Тя служи за съхранение на информация, като текст, числа, графики, мултимедийни файлове и други видове данни. Базите данни позволяват ефективно търсене, сортиране и анализ на информацията, както и споделяне на данни между различни приложения и потребители. Базите данни позволяват да се използват специфични структури и формати за съхранение на информацията, като например таблиците в релационните бази данни. Системите за управление на бази данни (Database Management Systems или DBMS) са софтуерни приложения, които управляват и осигуряват достъп до базите данни. Базите данни се използват широко в информационните технологии за съхранение и обработка на големи обеми от данни в рамките на различни приложения и системи.

Към изчислителното устройство 2 е свързан механизъм за разгръщане 10, представляващ система, която автоматизира и управлява процеса на разгръщане на софтуерни приложения или компоненти в различни среди като тестови, разработъчни или продукционни сървъри. Механизмът за разгръщане 10 осигурява автоматизирането на процесите, свързани със задействането на нови версии на софтуера или обновяване на съществуващите. Този инструмент улеснява и ускорява процеса на внедряване на софтуер, като намалява възможността от човешки грешки и осигурява еднородност в различните среди. Механизмът за разгръщане 10 може да включва функционалности като автоматизирано копиране на файлове, конфигурация на средата, стартиране на приложения и други дейности, необходими за успешното разгръщане на софтуер.

Изчислителното устройство 2 е свързано с модул за заплащане 9, чието функционално предназначение е след подписване на необходимите договори към изградената система да се предоставя възможност за плащане на извършваните услуги през комуникационната мрежа 5. Този вид плащане позволява на потребителите да извършват финансови транзакции чрез цифрови канали, като уебсайтове, мобилни приложения или други онлайн платформи.

Действие на системата при подаване на заявка от даден служител да кандидатства за работа се създава лично пространство в системата за него, което е достъпно през модул сървър за удостоверение 203. Търсещото работа лице от своя страна попълва и предоставя необходимата информация за намиране на работа чрез уеб клиентското приложение и през комуникационната мрежа 5 представя през заявки данните на изчислителното устройство 2.

От своя страна изчислителното устройство 2 съхранява и обработва данните чрез своите модули, включително под-модул създаване, генериране на договори 204 и документи под-модул 205. Съхранението се извършва на устройства за съхранение на цифрови данни 3, а данните се съхраняват в модула база данни 4.

От своя страна на работодателите, е осигурен достъп чрез свои лични акаунти до тази информация през устройството на работодателя 8 и устройството на човешки ресурси 7. Така работодателите могат да изберат търсещо лице работа и да му предложат работа. Чрез подмодул 202 търсач на търсещи лица работа се избира подходящ кандидат и се осъществява връзка между работодател и човешки ресурси, които подписват договор за услугата, която осъществяват. Договорът се подписва с модул 6 квалифициран електронен подпис. След подписване на договорът се преминава към плащане на услугата чрез модулът заплащане 9.

След подписване на договорът се преминава към обработка на данните на търсещото лице работа. Чрез изчислителното устройство 2 се генерират по образци всички необходими документи, които се изпращат за подпис от търсещото лице работа. От своя страна търсещото лице работа има възможност да ги подпише чрез квалифициран електронен подпис 6 и да ги върне за обработване от изчислителното устройство 2.

След като всички документи са генерирани, обработени и подписани, устройството на човешки ресурси 7 има възможност да предостави тези данни на необходимите институции, например Дирекция Миграция, МВР, кандидатстване за виза пред Българско посолство, за изваждане на законосъобразни удостоверения и търсещото лице работа да има възможност да работи на територията на България. След получаване на работна виза, в съответствие с подписаният договор между работодателя и кандидата за работа, се пристъпва към закупуване на билети за пътуване на работника до съответната територия, като за това работодателят извършва съответното плащане през модулът за плащане 9.

Описаното до тук действие на системата може да се разглежда още и като последователност от действия, които се извършват в два портала, например един портал за работодател и един за агенция за подбор на персонал. Различните портали предоставят възможност за управление на процесите при подбор на служители. Тези процеси представляват текущият процес на подбор на служители от страни извън ЕС и изваждането на всички необходими законосъобразни разрешителни.

Така в порталът работодател посредникът и работодателят извършват регистрация и получават така наречената лична стая, до която имат достъп. Работодателят подава заявка, съдържаща въпросник с изисквания, в резултат на която получава оферта, която след одобряване е свързана с подписване на договор с посредникът, както и необходимите пълномощни, при което работодателят извършва плащане към посредникът, както то е предвидено в договора. По нататък в личната стая се генерират заявки от кандидати за работа, които работодателя разглежда, провежда интервюта и евентуално одобрява, което е последвано от генериране на документи според избраната заетост. Подготвените и подписани документи се внасят пред съответните институции, например Дирекция Миграция, Инспекция по труда, Медицински застраховки, кандидатстване за виза пред съответното посолство. След получаване на виза за кандидата, следва закупуване на билети за пътуване на кандидата до съответната територия и извършване на окончателно заплащане от работодателя към посредникът.

Едновременно с това агенцията за намиране на персонал за работа извършва регистрация, получава заявки от кандидати за работа, в които последният представя необходимите данни, документи за образование и квалификация, свидетелство за съдимост, шофьорска книжка. Когато работодателят прецени за необходимо извършва интервю с кандидата за работа и ако последва одобряване, следва подписване на трудов договор, при което кандидатът изпраща оригиналите на изискуемите документи, посредникът ги заявява за получаване на разрешение за работа, както и за получаване на виза, разрешаваща влизане на съответната територия.

Claims (5)

1. Система за автоматизирано управление на процесите при подбор на персонал, състояща се от устройство на работодателя, свързано през комуникационна мрежа с уеб сървър с приложение за обяви за работа и база данни за записване на данни на кандидат за работа, характеризираща се с това, че устройството на работодателя се състои от устройство на служител (1), което е свързано с изчислително устройство (2), което от своя страна е свързано още с модул съхранение на генерирани договори (3) и модул база данни (4), като устройството на служител (1) е свързано с модул електронен подпис (6), който е свързан едновременно с устройство на човешки ресурси (7) и устройство на работодателя (8), а изчислителното устройство (2) е свързано посредством комуникационна мрежа (5) с модул за заплащане (9), при което изчислителното устройство (2) е свързано с механизъм за разгръщане (10).

2. Система съгласно претенция 1, характеризираща се с това, че устройството на служителя (1) е с инсталирано уеб клиентско приложение, което е свързано през комуникационната мрежа (5) с изчислителното устройство (2).

3. Система съгласно претенция 1, характеризираща се с това, че изчислителното устройство (2) е изпълнено като свързани помежду си под-модули, съответно уеб сървър (201), търсач на служителя (202), свързан със сървър за удостоверяване (203), уеб-сървъра (201) е свързан с под-модул генератор на договори (204) и под-модул генератор на документи (205), а под-модул търсач на служителя (202) е свързан с под-модул търсач на договори и документи (206), като всички споменати под -модули са свързани с под-модул извършени плащания (207).

4. Система съгласно претенция 1, характеризираща се с това, че устройството на човешки ресурси (7) и устройството на работодател (8) са с инсталирани уеб-клиентски приложения.

5. Система съгласно претенция 1, характеризираща се с това, че модулът за заплащане (9) е свързан двупосочно с изчислителното устройство (2) през комуникационната мрежа (5).