FR2794549A1

FR2794549A1 - Computer system for controlling access to drawer cabinets containing medicaments in clinics or hospitals

Info

Publication number: FR2794549A1
Application number: FR9907370A
Authority: FR
Inventors: Francis Flot
Original assignee: Individual
Current assignee: Individual
Priority date: 1999-06-07
Filing date: 1999-06-07
Publication date: 2000-12-08
Anticipated expiration: 2019-06-07
Also published as: FR2794549B1

Abstract

The access control system includes a drawer cabinet (1) containing medicaments whose opening system IDs fitted with a lock. A computer is in connection with the lock via a connection (4), and the computer controls the lock (2) and the opening system for the drawer cabinet (1). A password controls computer access. An Independent claim is included for a method of stock control.

Description

La présente invention concerne une armoireà médicaments pour un service de pharmacie d'un hôpital ou d'une clinique, ainsi qu'un procédé pour la commande de l'armoire. The present invention relates to a medicine cabinet for a pharmacy service of a hospital or clinic, as well as a method for controlling the cabinet.

On connaîtdéjà des centres hospitaliers équipés d'un système de gestion informatique en réseau avec une gestion centralisée des stocks de médicaments des différents services. Already known already hospitals equipped with a networked computer management system with centralized management of drug stocks of different services.

Ce système a pour inconvénients d'être très onéreux et difficilement adaptableà l'organisation interne d'un service particulier. This system has the disadvantage of being very expensive and difficult to adapt to the internal organization of a particular service.

La demanderesse s'est fixé comme objectif de proposer un système peu onéreux, indépendant facileà mettre en place dans le service qui le souhaite, permettant une gestion serrée du stock et un contrôle des produits prélevés. The applicant has set itself the goal of proposing an inexpensive, easy-to-install system to set up in the service that wishes it, allowing a tight management of the stock and a control of the sampled products.

Pour cela on devra pouvoir employer un ordinateur et une armoire déjà existants, et ainsi diminuer les dépensesà engager. For this we must be able to use a computer and a cabinet already existing, and thus reduce expenses to engage.

Ces objectifs sont atteints par l'invention qui consiste en un ensemble pour la commande d'une armoire de médicaments pour un service d'un hôpital ou de clinique, caractérisé en ce qu'il comporte en combinaison .- - une armoire, pour contenir les médicaments, dont le système d'ouverture est équipé d'une serrure, - un ordinateur en liaison avec la serrure par un moyen de liaison, - un procédé pour la commande de la serrure du système d'ouverture de l'armoire. These objectives are achieved by the invention which consists of an assembly for the control of a medicine cabinet for a hospital or clinic service, characterized in that it comprises in combination .- - a cabinet, for containing drugs, whose opening system is equipped with a lock, - a computer in connection with the lock by a connecting means, - a method for the control lock of the opening system of the cabinet.

De façon préférentielle l'armoire est une armoireà rideaux verticaux avec montant transversal dans lequel est intégrée la serrure. Preferably the cabinet is a cabinet with vertical curtains with transverse upright in which the lock is integrated.

De façon préférentielle également, la serrure est une serrureà sécurité positive. Also preferably, the lock is a lock to positive security.

Le moyen de liaison est en outre choisi dans l'ensemble (cordon électronique, télécommande). Pour gérer l'ensemble, la demanderesse a conçu un procédé caractérisé en ce qu'il comporte une procédure de contrôle comportant les étapes suivantes: - démarrage du procédé - ouverture de session - test de validité d'accès par contrôle d'un mot de passe - choix du prélèvement d'un ou de plusieurs produits selon une quantité prédéterminée, - enregistrement du prélèvement - déclenchement de la serrure. The connecting means is further selected from the set (electronic cord, remote control). To manage the assembly, the applicant has designed a method characterized in that it comprises a control procedure comprising the following steps: - - start of the process - logon - access validity check by password control - picking of one or more products in a quantity predetermined, - recording of the sample - triggering of the lock.

Le déclenchement de la serrure se fait pendant une durée prédéterminée, par exemple et non limitativement pendant15 s. The triggering of the lock is for a predetermined duration, for example and not for limiting during 15 s.

Le procédé peut comporter également une procédure de gestion des utilisateurs définissant par exemple mais non limitativement deux catégories d'utilisateurs. The method may also include a user management procedure defining for example but not limited to two categories of users.

Le procédé peut comporter également une procédure de gestiondu stock et/ou une vérification de péremption. The method may also include a stock management procedure and / or an expiry check.

On comprendra mieux l'inventionà l'aide de la description qui suit faite en référence aux figures annexées suivantes: - Figure1 vue générale schématique de l'invention, - Figure 2 vue de face d'un exemple d'armoire utilisée pour l'invention, dont les portes sont ouvertes - Figure3 : organigramme de gestion selon l'invention. The invention will be better understood from the following description with reference to the following appended figures: - Figure 1 schematic overview of the invention, - Figure 2 front view of an exemplary cabinet used for the invention, whose doors are open - Figure 3: Management chart according to the invention.

L'invention se compose d'une armoireà médicaments(1) équipée d'une serrure électromécanique (2), d'un micro ordinateur(3) reliéà l'armoire(1) par un moyen de liaison (4). The invention consists of a cabinet to drugs (1) equipped with an electromechanical lock (2), a microcomputer (3) connected to the cabinet (1) by a connecting means (4).

On choisit de préférence une armoireà rideaux verticaux, couramment utilisée, dont le rideau supérieur(8) se ferme en descendant vers une traverse horizontale(7) et le rideau inférieur(9) se ferme en montant vers la même traverse horizontale(7), de façonà pouvoir intégrer la serrure (2) dans ladite traverse età intégrer si nécessaire les fils électriques derrière l'un ou l'autre des rideaux. L'aménagement intérieur de l'armoire pourra par exemple être celui montré sur figure 2, ou tout aménagement correspondant aux besoins du service. A curtain with vertical curtains, commonly used, is preferably chosen, with the upper curtain (8) closing down to a horizontal crossbar (7) and the lower curtain (9) closes up towards the same horizontal crossbar (7), to to be able to integrate the lock (2) in said crossbar and to integrate if necessary the electrical wires behind one or other of the curtains. The interior of the cabinet may for example be that shown in Figure 2, or any development corresponding to the needs of the service.

De préférence, la serrure (2) est une serrureà sécurité positive qui s'ouvre par défaut en cas de panne de courant. Elle doit s'ouvrir également après contrôle d'un mot de passe comme il sera expliqué plus loin. Preferably, the lock (2) is a lock to positive security that opens by default in case of power failure. It must also open after checking a password as will be explained later.

De préférence également, on prévoit une imprimante(6) pour disposer de listes de produits, d'un historique, d'un bordereau de commande ou autres. Also preferably, a (6) printer is provided for product listings, history, order slip, or the like.

Le moyen de liaison (4) peut être un cordon électronique dissimulé derrière un rideau, une télécommande ou tout moyen approprié. The connecting means (4) may be an electronic cord concealed behind a curtain, a remote control or any appropriate means.

La demanderesse a développé un procédé spécifique de commande de l'ouverture de la serrure (2) après avoir effectué une procédure de contrôle de mot de passe pré-établie. The Applicant has developed a specific method of controlling the opening of the lock (2) after performing a pre-established password control procedure.

Cette procédure de contrôle est décriteà titre d'exemple non limitatif sur la figure3 et comporte non limitativement les étapesA à H ci- après. This control procedure is described to as a non-limiting example in FIG. 3 and and comprises, without limitation, the steps A to H below. .

Démarrage du procédé- (A) Par validation sur une icône de démarrage affichée sur l'écran 4. Ouverture de session # (B) La validation de l'étape(A) fait apparaître une fenêtre "ouverture de session". Starting the process - (A) By validating on a boot icon displayed on the screen 4. Login # (B) The step validation (A) brings up a "logon" window.

L'utilisateur a le choix entreQUITTER, alors s'affiche l'étapeFIN (C), ou valider et le logiciel passeà un test de validité d'accès(D). The user has the choice between EXIT, then the step END (C), or validate and the software goes to a access validity test (D).

Test de validité d'accès # (D) Il peut par exemple se dérouler de la façon suivante - Remplir une case contenant le nom de l'utilisateur en choisissant un nom dans une liste déroulante d'utilisateurs préalablement enregistrés. Access validity test # (D) It can for example be performed as follows - Fill a box containing the name of the user by choosing a name from a drop-down list of previously registered users.

- Taper un mot de passe personnelà l'utilisateur. Ce mot de passe peut ne pas s'afficher en clair sur l'écran selon une procédure connue. - Type a personal password to the user. This password may not be displayed in clear on the screen according to a known procedure.

Il s'affiche alors: . soit un message de refus, par exemple si le nom de l'utilisateur n'existe pas dans la liste, et/ou si le nom est mal orthographié, et/ou si le mot de passe est incorrect, et/ou si le mot de passe ne correspond pasà l'utilisateur indiqué, et le logiciel refuse l'ouverture de session. It is displayed so : . either a rejection message, for example if the user name does not exist in the list , and / or if the name is misspelled, and / or if the password is incorrect, and / or if the password does not match to the specified user, and the software refuses logon.

. soit un message d'accord et la procédure affiche la fenêtre suivante de prélèvement(E). . either a chord message and the procedure displays the next pickup window (E).

Fenêtre de prélèvement- (E) Elle permetà l'utilisateur de déclarer la nature et la quantité des produits qu'il doit prélever dans l'armoire. Pickup window - (E) It allows to the user to declare the nature and quantity of the products he has to take from the enclosure.

Le choix du ou des médicaments peut être fait dans une liste déroulante et exhaustive des médicaments contenus dans l'armoire. The choice of the drug (s) can be made in a drop-down list and exhaustive drugs contained in the cabinet.

Si la liste est trop longue, on pourra prévoir un ascenseur pour se déplacer dans la liste. If the list is too long, we can provide an elevator to move in the list.

Le nombre de chacun des médicaments pourra être tapé sur le clavier ou choisi sur l'écran. The number of each drug can be typed on the keyboard or chosen on the screen.

L'écran affiche également, le nombre disponible dans l'armoire, par exempleà côté du nom de chaque médicament ouà côté de la quantitéà prélever. The display also shows the number available in the cabinet, for example to next to the name of each drug or to next to the amount to take off.

Opérations de prélèvement (IF,G, H, K) Quand la sélection est terminée l'utilisateur valide la session, la procédure contrôle la sélection (K), accepte la sélection, enregistre en (F) le prélèvement, déclenche l'ouverture(G) de la serrure (2) et imprime (H) le nom de l'utilisateur et le prélèvement sous forme d'une liste. Pick operations (IF, G, H, K) When the selection is complete the user validates the session, the procedure checks the selection (K), accepts the selection , saves in (F) the pick, triggers the opening (G) of the lock (2) and prints (H) the user's name and the pick in the form of a list.

Une durée prédéterminée (t) est allouéeà l'utilisateur pour ouvrir la porte de l'armoire, c'est-à-dire que la serrure est activée et s'ouvre pendant cette durée (t), puis ensuite désactivée et se referme. A predetermined duration (t) is allocated to the user to open the door of the cabinet, that is to say that the lock is activated and opens during this period (t) , then deactivated and closes.

Ce temps (t) est par exemple régléà 15 s. This time (t) is for example set to 15 s.

Par contre, une fois la porte ouverte, l'utilisateur a tout le temps nécessaire pour effectuer le prélèvement soit dans des tiroirs comme sur la figure 2, soit sur des plateaux tournants. Si la quantité de médicaments réellement prélevable dans l'armoire ne correspond pasà la quantité disponible qui avait été affichéeà l'écran, l'écart est automatiquement signalé au responsable de service en vue d'un réapprovisionnement ou d'une recherche d'explication (vol, erreur ou autre... ) à l'aide de l'historique des prélèvements. On the other hand, once the door has been opened, the user has all the time necessary to take the sample either in drawers as in FIG. 2 or on turntables. If the actual amount of drugs that can be picked up from the cabinet does not match the available amount that was displayed on the screen, the discrepancy is automatically reported to the person in charge. service for a replenishment or an explanation search (theft, error or other ...) to using the sampling history.

Ainsi, tout prélèvement abusif pourra être détecté et l'auteur identifié. Thus, any abusive withdrawal can be detected and the author identified.

Si la sélection est refusée par le contrôle (K) la procédure retourneà la fenêtre de prélèvement(E). If the selection is denied by the (K) control, the procedure returns to the pickup window (E).

Le procédé selon l'invention peut comporter en outre des procédures de gestion(1) à (J) suivantes Gestion des utilisateurs(1) On peut définir plusieurs catégories d'utilisateurs, par exemple deux catégoriesà savoir -. The method according to the invention may further comprise the following management procedures (1) to (J) User Management (1) can define several categories of users, for example two categories to know -.

des utilisateurs de niveau0 qui peuvent par exemple prélever des médicaments, gérer les utilisateurs de niveau0 ou1 (ajouter, supprimer, modifier, retourner), gérer le stock. users of level 0 who can for example take drugs, manage users of level 0 or 1 (add, delete, modify, return ), manage the stock.

"Retourner" permet de revenirà la fenêtre de prélèvement(E). "Return" returns to the pickup window (E).

"Modifier" ou "Supprimer" ne sont actifs que si l'un des utilisateurs est sélectionné dans une liste, (on peut le supprimer ou changer son mot de passe). "Edit" or "Delete" are only active if one of the users is selected in a list, (it can be deleted or changed password).

"Ajouter" permet d'ajouter un nouvel utilisateur si le nombre maximum n'est pas atteint. "Add" allows you to add a new user if the maximum number is not reached.

Gestion du stock(J) Un utilisateur de niveau1 peut créer, modifier ou supprimer des références de produits. Inventory Management (J) A user of level 1 can create, modify, or delete product references.

"Retourner" permet de revenirà la fenêtre de prélèvement, "Ajouter" permet d'ajouter une nouvelle référence, si le nombre maximum n'est pas atteint. On définit de préférence un produit par son nom, la quantité en stock dans l'armoire, la date de péremption, le délai de rappel avant la date de péremption. "Return" returns to at the pickup window, "Add" allows to add a new reference, if the maximum number is not reached. A product is preferably defined by its name, the quantity in stock in the cabinet, the expiry date, the recall period before the expiry date.

L'un de ces critères est modifiables par la fonction "Modifié" ou "Supprimé". One of these criteria can be modified by the "Modified" or "Deleted" function.

La fonction gestion du stock peut inclure une vérification de péremption. The inventory management function can include an expiry check.

L'écran peut ainsi afficher pour chaque produit s'il est périmé, (de manièreà le remplacer), dans quel délai il sera périmé, de manièreà pouvoir le rapatrier vers la pharmacie centrale qui pourra le diriger vers un autre service où il sera utile (de manièreà éviter le gaspillage). The screen can thus display for each product if it is out of date, (so to replace it), in which period it will be expired, so as to be able to repatriate to the central pharmacy which can direct it to another service where it will be useful (so as to avoid waste).

De façon préférentielle, la vérification de péremption se faità chaque lancement du logiciel, ainsi qu'une fois par jour au moins (par exempleà heure fixe paramétrable). Preferably, the expiration check is done at each time the software is launched, as well as once a day at least (for example at fixed time configurable).

On pourra, par exemple chaque soir, imprimer le stock restant et/ou périmé et commander une quantité appropriée en fonction des besoins journaliers ou hebdomadaires du service. Cette gestion serrée des stocks permet de réaliser des économies par rapport aux modes de commande de l'art antérieur (commandes dépassant les besoins pour ne pas êtreà court, nombre important d'articles périmés).For example, each evening, we can print the remaining and / or expired stock and order an appropriate quantity according to the daily or weekly needs of the service. This tight management of stocks makes it possible to save compared to the control modes of the prior art (orders exceeding the requirements so as not to be to short, a large number of expired items).

Claims

CLAIMS 1. A set for controlling a medicine cabinet for a hospital or clinic service, characterized in that it contains in combination : - a cabinet, to contain the drugs, whose opening system is equipped with a lock (2), - a computer in connection with the lock by a connecting means (4) and controlling the lock (2) of the opening system of the cabinet M. 2. Assembly according to claim 1, characterized in that the cabinet is a cabinet to vertical curtains with cross member (7) in which is integrated the lock. 3. Assembly according to one of claims 1 to 2, characterized in that the lock is a lock to positive security. 4. Assembly according to one of claims 1 to 3, characterized in that the connecting means is selected from the set (electronic cord, remote control). 5. Method for controlling a medicine cabinet according to one of claims 1 to 4, characterized in that it controls the opening of the lock (2 ) after performing a pre-established password check procedure. 6. Method for controlling a medicine cabinet with lock for a hospital or clinic service, characterized in that it comprises a control procedure comprising the following steps - (A) - Logon Process - (D) ) by checking a password - choosing the picking (E) of one or more products in a predetermined quantity, - recording of the sample (F) - release of the lock (G) 7. The process according to claim 6, characterized in that the control procedure further comprises an impression (H) of the sample. 8. Method according to one of claims 6 to 7, characterized in that the triggering of the lock is for a predetermined duration (t) - 9. The method of claim 8, characterized in that the duration (t) is 15 s. 10. The method according to one of claims 6 to 9, characterized in that the method also comprises a user management procedure (1). 11. The method of claim 10, characterized in that the user management procedure (1) defines two categories of users to know users of level 0 and users of level 1. 12. Method according to claim 11, characterized in that users of level 0 can collect drugs and change their personal password. 13.A method according to claim 11, characterized in that users of level 1 can take drugs, manage users of level 0 and 1 and manage the stock. 14. Method according to one of claims 6 to 13, , characterized in that a drug is defined by at least one parameter chosen from the set (name of the drug, quantity in stock, date expiry date, before the expiry date). 15. The method of claim 14 characterized in that it also comprises a stock management procedure. 16. The method of claim 15, characterized in that the stock management procedure indicates, for a given drug, the number remaining. 17. Method according to one of claims 15 to 16 characterized in that the stock management procedure includes an expiry check. 18. The method of claim 17, wherein the expiration check is performed at each launch of the process. 19. The method of claim 17, wherein the expiration check is performed at a predetermined frequency.