WO2004068376A1

WO2004068376A1 - Verfahren zur organisation der zusammenarbeit in einer projekt- oder entwicklungsgruppe mit mehreren teilnehmern

Info

Publication number: WO2004068376A1
Application number: PCT/CH2004/000015
Authority: WO
Inventors: Christoph Burkhard
Original assignee: Christoph Burkhard
Priority date: 2003-01-30
Filing date: 2004-01-14
Publication date: 2004-08-12

Abstract

Beschrieben wird ein Verfahren bzw. eine Organisation einer Projekt- oder Gruppenarbeit mit einem oder mehreren Teilnehmern bzw. Gruppen- oder Projektteammitgliedern (1, 2, 3), welche über ein Netzwerk über eine zentrale Einheit bzw. einen sogenannten Server miteinander verbunden sind. Das Original eines von einem Teilnehmer bzw. Mitglied, dem sogenannten Urheber, entwickelten Dokumentes oder einer Datei verbleibt mindestens solange beim Urheber (1), solange nur der Urheber schreibberechtigt ist bzw. ggf. andere Mitglieder bzw. Teilnehmer oder User nur leseberechtigt sind am Dokument bzw. der Datei und dass auf der Zentraleinheit bzw. dem Server ggf. lediglich eine Kopie vorhanden ist. Falls der Urheber Änderungen am Originaldokument bzw. der Originaldatei vornimmt, erfolgt nach Freigabe der geänderten Version ein automatischer Abgleich des Originals beim Urheber und der Kopie auf der Zentraleinheit bzw. dem Server.

Description

VERFAHREN ZUR ORGANISATION DER ZUSAMMENARBEIT IN EINER PROJEKT-ODER ENTWICKLUNGSGRUPPE MIT MEHREREN TEILNEHMERN

Ziel der vorliegenden Erfindung ist 'es, eine Grundlage zu schaffen, um eine geordnete Zusammenarbeit in einer Projektgruppe, Entwicklungsgruppe bzw. Gruppe mit Zusammenarbeit auf Basis von Dokumenten zu ermöglichen.

Im breiten Feld von sogenanntem "Knowledge Management" nehmen Kollaborationsaspekte und -produkte eine wichtige Rolle ein. Mit ihnen soll die Zusammenarbeit von Teams optimiert werden. In den letzten Jahren sind zahlreiche neue und verbesserte Produkte erschienen, welche auch die Zusammenarbeit von Gruppen optimieren, die nicht alle im gleichen LAN (Local Area Network) miteinander verbunden sind. Es geht dabei darum, organisationsübergreifende Teams zu unterstützen - oder auch nur, um einzelne Teilnehmer einbeziehen zu können, die nicht in einer Organisation, wie einer Firma, selbst beschäftigt bzw. im erwähnten Netzwerk angeschlossen sind.

Mit dem Aufkommen des Internets entstand die Möglichkeit, solche "nicht eingebundenen" Teilnehmer über dieses neue Medium einzubeziehen. Im Extremfall sind gar keine Teilnehmer einer Gruppe via LAN miteinander verbunden, es sind lauter Einzelpersonen, welche nur über das Internet miteinander verbunden sind.

Der Grossteil der so in den letzten Jahren entstandenen Produkte benutzt ein zentrales "Daten-Repository" für die Speicherung der Daten der Gruppe - einen sogenannten Server. Wenn nun dieser Server mit dem Internet verbunden wird, ist er prinzipiell für jedermann zugreifbar - d.h. die Daten sind, Berechtigung vorausgesetzt, für alle im sogenannten Web sichtbar. Dies bringt sicher gewisse

Sicherheitsprobleme mit sich, aber auch das Problem, wie auf diese Daten zugegriffen wird. Die meisten Applikationen im kompetitiven Umfeld greifen via Web Browser auf die Daten des Servers. Der Vorteil liegt in der universellen Verfügbarkeit von Browsern. Der Nachteil liegt in der umständlichen Benutzeroberfläche, welche sich kaum für intensives Arbeiten eignet.

Um ein Dokument wie eine Datei jeglichen Formats einzubringen, muss ein Benutzer bei den heutigen Produkten die Datei in den geteilten Raum "laden", d.h. die Datei wird ins Produkt bzw. den geteilten Raum eingebracht und zukünftig vom Systemprogramm verwaltet. Der Zugriff zu dieser Datei erfolgt nur via das Systemprogramm.

Die Erfahrung zeigt nun aber, dass in der Regel Teilnehmer an einem derartigen System nicht bereit sind, eine Datei in ein neues System einzubringen, ohne eine Kopie davon für sich zu behalten. Die Datei resp. das vom Teilnehmer erarbeitete Produkt bzw. die Projektdatei ist schliesslich das Ergebnis der eigenen Arbeit des jeweiligen Teilnehmers bzw. des entsprechenden Urhebers. Das System könnte ja die Datei verlieren, und weg ist die Arbeit. Oder das System lässt die Veränderung der Datei durch andere zu, was der Urheber unter Umständen nicht will. Oder der Urheber hat aus irgendwelchen Gründen keinen Zugriff mehr zum System. Die Benutzer bzw. sogenannten Users solcher Systeme bringen zwar im Interesse der Zusammenarbeit ihre Beiträge ein, behalten aber aus den erwähnten Gründen eine Kopie für sich. Und damit beginnen die Probleme, insbesondere bei Änderungen der erarbeiteten Dateien bzw. dem eingebrachten Dokument. Da der Benutzer die bei ihm abgespeicherte Kopie als sein Original betrachtet, wird er dieses bei Änderungen bearbeiten, womit das Original dann erneut "geladen" werden muss. Wenn dies vergessen wird, was schnell passiert, da die Kopie des Urhebers komplett von der Datei im

Zentralsystem abgetrennt ist, ist das Chaos programmiert.

Es ist daher eine Aufgabe der vorliegenden Erfindung, bei Systemen für das Zusammenarbeiten in der Gruppe mit mehreren Teilnehmern eine Organisationsstruktur bzw. einen Ablauf zu schaffen, welcher die oben erwähnten Nachteile bzw. Probleme verhindert.

Erfindungsgemäss wird die gestellte Aufgabe mittels eines Verfahrens gemäss dem Wortlaut nach Anspruch 1 gelöst.

Im Unterschied zu der Funktionsweise konventioneller Projekt- bzw. Gruppensysteme wird erfindungsgemäss vorgeschlagen, nicht das Dokument bzw. die Projektdatei in einer Zentraleinheit bzw. dem Server des Systems einzubringen, sondern lediglich eine Verbindung von der Zentraleinheit bzw. dem Server zur Datei bzw. dem Dokument auf dem System des Benutzers bzw. Urhebers herzustellen, womit das Original beim Urheber bzw. Primärbenutzer an bekannter Stelle gespeichert bleibt. Dies insbesondere dann, wenn kein anderer Teilnehmer des Projekt- oder Gruppensystems schreibberechtigt ist, bzw. die anderen Teilnehmer lediglich leseberechtigt sind. Auf diese Weise bleibt eine Datei bzw. ein Dokument während dessen Erstellung bzw. Primärbearbeitung vorerst nur für den entsprechenden User bzw. den Urheber zugänglich, und das Dokument bzw. die Datei gilt zunächst als "privat". Erst wenn der Urheber bzw. der sogenannte Primärbenutzer die Datei oder das Dokument mit anderen Teilnehmern des Systems teilt, wird eine Kopie auf die Zentraleinheit bzw. auf den Server kopiert. Damit ist sichergestellt, dass auf diese Datei bzw. das Dokument auch dann zugegriffen werden kann, wenn der Primäruser bzw. Urheber des Originals "off line" ist.

Erfindungsgemäss wird von der Annahme ausgegangen, dass die überwiegende Anzahl der Dokumente bzw. Dateien, welche von einer Person eingebracht werden, von den anderen

Teilnehmern lediglich gelesen werden dürfen. Damit bleibt in den häufigsten Fällen das Original immer auf dem System des Urhebers bzw. Primärusers oder Eigentümers.

Falls mit dem Vorgang des Teilens auch Schreibrechte an andere Teilnehmer vergeben werden, wird die in der

Zentraleinheit bzw. dem Server abgelegte Datei oder das Dokument als Original gekennzeichnet bzw. mit einem sogenannten "Original Token" versehen. Die Version des Dokuments bzw. der Datei, welche das Original darstellt, besitzt somit auch das "Original Token". Mit dem Vorgang des Teilens samt Schreibrechten wandert das "Original Token" auf die Zentraleinheit bzw. den Server und ist dort für denjenigen verfügbar, der das Dokument oder die Datei als nächster bearbeiten will. Ein Primärbenutzer bzw. Urheber hat mit diesem Schritt gezielt anderen teilnehmenden Personen Schreibrechte zu einem Dokument oder einer Datei gegeben.

Das erfindungsgemasse Projekt- bzw. Gruppensystem verschiebt mit dem eben erwähnten Vorgang somit gleich auch das "Original Token" auf die Zentraleinheit oder den Server, in der Annahme, dass kaum je ein Urheber oder Primärbenutzer Schreibrechte an andere abgibt, wenn er selbst noch nicht die Bearbeitung seines Dokumentes oder der Datei abgeschlossen hat. Somit liegt das "Orignal" nun "in der Mitte", d.h. in der Zentraleinheit oder dem Server, bereit für den ersten weiteren User oder Teilnehmer, der das Original beanspruchen will.

Dokumente oder Dateien, die sowohl nicht über Schreibrechte wie auch nicht über das "Original Token". erfügen, werden vom System konsequent im "Nur^' esen"-Modus zur Verfügung gestellt. Es kann aber Fälle geben, beispielsweise, wo der Primärbenutzer oder Urheber nicht on line ist, bei denen trotzdem ein Dokument oder eine Datei verändert werden sollte, und die Verhinderung durch Fehlens des "Original Tokens" oder der Schreibrechte kann als

"Arbeitsbehinderung" verstanden werden. In diesem Falle kann das System Veränderungen am Dokument oder der Datei zulassen, wobei aber grundsätzlich das "Original" nicht verändert wird. In diesem Falle kann das so "schwarz" veränderte Dokument wohl in die Kette der verschiedenen Versionen der Datei oder des Dokumentes eingebunden werden, diese Version kann aber keinesfalls je als "Original" bezeichnet werden. Aufgrund der verschiedenen, oben geschilderten, erfindungsgemässen Verfahrensschritte bei der Organisation einer Projektgruppe bzw. einer Teamarbeit wird die kontrollierte Zusammenarbeit in einer Gruppe ermöglicht. Die erfindungsgemäss geschilderte Organisation beinhaltet ^'die Möglichkeit, dass verschiedene Autoren am gleichen Dokument arbeiten. Die oben angeführten verschiedenen Verfahrensschritte beschreiben, wie das eingangs geschilderte Problem im Zusammenhang mit Gruppensystemen bzw. im Zusammenhang mit Teamarbeit beim Erarbeiten von Dokumenten und Dateien gelöst wird. Das Ziel der vorliegenden Erfindung ist, jedem Benutzer eine möglichst ungehinderte Arbeitsweise zu bieten und gleichzeitig soviel Kontrolle auszuüben, dass in gemeinsamen Dokumenten kein Datenverlust oder ein Durcheinander bezüglich der verschiedenen Versionen entstehen kann.

Im weiteren unterstützt das erfindungsgemasse beschriebene System bzw. die Organisation die automatische Versionierung von Dokumenten und Dateien, d.h. jedes Dokument, welches "geteilt" wird, wenn auch nur mit sich selbst, wird nicht nur auf dem System des jeweiligen Benutzers bzw. Urhebers gehalten, sondern auch auf dem Zentralsystem bzw. Server. Jede neue Version eines solchen Dokumentes, welche vom jeweiligen Ersteller oder Veränderer freigegeben wird, wandert automatisch wiederum zur Zentraleinheit bzw. dem

Server und wird in einer Kette von Versionen des Dokumentes abgelegt. Grundsätzlich werden alle Versionen eines geteilten Dokumentes bzw. einer Datei auf dem Server gehalten. Von jedem Dokument gibt es nur eine Ausführung, welche als Original bezeichnet werden kann. Diese Version liegt entsprechend beim Urheber oder Primärbenutzer und beansprucht das "Original Token", d.h. eine Art Marke, welche eine Ausführung des Dokumentes als "das Original" kennzeichnet. Ob die vorliegende Ausführung eines Dokumentes oder einer Datei das Original ist, wird aus einer Anzeige ersichtlich, welche erscheint, wenn ein Benutzer auf das Dokument bzw. die Datei greift (Original vorhanden/nicht vorhanden) . Zusätzlich wird erkennbar, ob es sich um ein Dokument oder eine Datei handelt, bei dem mehrere Personen Schreibrechte haben und ob die zugreifende Person ebenfalls das Schreibrecht besitzt.

Wiederum ist es wichtig, dass, falls mehrere Teilnehmer eines Teams bzw. Gruppensystems das Schreibrecht für ein Dokument oder eine Datei besitzen, bei jeder ersten Gelegenheit das Original wieder auf die Zentraleinheit bzw. auf den Server verschoben wird. Dies, damit der nächste Teilnehmer, welcher ein Dokument oder eine Datei verändern will, auch schnell das Original dazu erhält.

In jedem Fall aber bleibt das Original eines Dokumentes oder einer Datei auf dem PC bzw. auf dem System des Primärbenutzers oder Urhebers, wenn nur diese eine Person das Schreibrecht für das Dokument besitzt. Das Grundprinzip der Erfindung soll anhand der beigefügten Figuren beispielsweise näher erläutert werden. Dabei zeigen die drei beigefügten Figuren typische Situationen, welche sich im erfindungsgemäss definierten Gruppensystem einstellen können. Im in den Figuren 1 bis 3 dargestellten Team bzw. Gruppensystem sind stellvertretend drei Teilnehmer dargestellt, und zwar Teilnehmer 1 bezeichnet mit "Alex", Teilnehmer 2 bezeichnet mit "Bruno" und Teilnehmer 3 bezeichnet mit "Cindy" .

In Fig. 1 ist schematisch eine Situation dargestellt, wie sie sich im erfindungsgemässen Team bzw. Gruppensystem einstellen kann.

Das Dokument bzw. die Datei A ist nur auf dem PC von Teilnehmer 1, d.h. von Alex vorhanden; es besteht keine

Kopie auf dem Zentralsystem bzw. dem Server. Alex arbeitet in der eingebrachten Datei mit gewohnten Applikationen, wie beispielsweise Office-Programmen von bekannten Anbietern. Die Datei wird beim Einbringen weder verschoben noch kopiert. Lediglich besteht ein Link zwischen der

Themendatenbank auf dem PC von Alex und dem Dokument, dargestellt durch den Doppelpfeil 11. Das einzige vorhandene Dokument A ist gleichzeitig das Original.

In Fig. 2 ist schematisch eine weitere Situation dargestellt, indem hier auf dem PC von Alex das Dokument B eingebracht wurde und mit den anderen Mitgliedern der Gruppe im "Nur Lesen"-Modus geteilt wird. Das Original B bleibt auf dem PC von Alex. Alex kann jederzeit am Dokument arbeiten, was durch den Doppelpfeil 12 dargestellt ist. Neue Versionen werden nach Abschluss seiner Bearbeitung auf den Server kopiert, damit diese für die anderen Mitglieder immer verfügbar bleiben. Diese Übertragung ist schematisch durch Pfeil 16 dargestellt. Eine neue Version des Dokuments wird auf dem Server jeweils zuvorderst in einer Versionskette eingefügt und kann jederzeit von Bruno und Cindy über die Pfeile 26 bzw. 36 abgerufen und gelesen werden. Wiederum eine weitere Situation im erfindungsgemäss definierten Team bzw. Gruppensystem ist schematisch in Fig. 3 dargestellt.

Das Dokument C wurde auf den PC von Alex eingebracht und mit den anderen Mitgliedern der Gruppe im "Nur Lesen"-Modus geteilt. Zusätzlich wurden Bruno, d.h. Teilnehmer 2, Schreibrechte erteilt. Mit der Freigabe einer Version des Dokuments wird das "Original Token" auf den Server verschoben, damit es für die Bearbeitung durch Alex oder Bruno schnell verfügbar ist. Im Schema gemäss Fig. 3 ist durch die beiden Doppelpfeile 13 und 21 dargestellt, dass sowohl Alex wie auch Bruno die Möglichkeit haben, das Originaldokument zu bearbeiten. Dargestellt durch die beiden Doppelpfeile 17 und 27 wird weiter dargestellt, dass sowohl Alex wie auch Bruno das Originaldokument bzw. das Dokument mit dem "Original Token" vom Server auf ihr jeweiliges System herunterladen können.

Trotzdem bleiben die Dokumente auf den PCs auch nach dem Hochladen verfügbar und mit dem System verknüpft. Bei neuen Versionen werden sie automatisch ersetzt, was beispielsweise beim Teilnehmer 3 bzw. Cindy durch den Pfeil 37 dargestellt ist.

Aus den drei Schemata wird aber klar erkennbar, dass in jedem Fall das Original eines Dokumentes oder einer Datei auf dem PC bzw. auf dem System desjenigen Teilnehmers verbleibt, welcher der Urheber einer entsprechenden neuen Version ist, währenddem bei den anderen Teilnehmern die neuen Versionen automatisch die vorangehenden Versionen ersetzen.

Claims

Patentansprüche:

1. Verfahren bzw. Organisation einer Projekt- oder Gruppenarbeit mit einem oder mehreren Teilnehmern bzw. Gruppen- oder Projektteam-Mitgliedern, welche über ein Netzwerk über eine zentrale Einheit bzw. einen sogenannten Server miteinander verbunden sind, dadurch gekennzeichnet, dass das Original eines von einem Teilnehmer bzw. Mitglied, dem sogenannten Urheber, entwickelten Dokuments oder einer Datei mindestens solange beim Urheber verbleibt, solange nur der Urheber schreibberechtigt ist bzw. ggf. andere Mitglieder bzw. Teilnehmer oder User nur leseberechtigt sind am Dokument bzw. der Datei, und dass auf der Zentraleinheit bzw. dem Server ggf. lediglich eine Kopie vorhanden ist.

2. Organisation bzw. Verfahren nach Anspruch 1, dadurch gekennzeichnet, dass ein automatischer Abgleicht des Originals beim Urheber und der Kopie auf der Zentraleinheit bzw. dem Server erfolgt, falls der Urheber Änderungen am Originaldokument bzw. der Originaldatei vornimmt und die geänderte Version freigibt.

3. Organisation bzw. Verfahren nach einem der Ansprüche 1 oder 2, dadurch gekennzeichnet, dass der Urheber oder ggf. eine Projekt- bzw. Gruppenleitung entscheiden kann, dass die auf der Zentraleinheit bzw. dem Server vorhandene Kopie von anderen Teilnehmern bzw. Mitgliedern oder Usern bearbeitet bzw. verändert werden kann, wobei Mittel bzw. ein Sicherheitselement vorgesehen ist, welches verhindert, dass die veränderte Version der Kopie als Original kennzeichenbar ist.

4. Organisation bzw. Verfahren nach einem der Ansprüche 1 bis 3, dadurch gekennzeichnet, dass in dem Falle, wo der Urheber mindestens einem der anderen Mitglieder, Teilnehmer oder User die Schreibrechte am Original erteilt, das Original des Dokumentes oder der Datei vom Urheber auf die Zentraleinheit bzw. den Server verschoben wird und als Original gekennzeichnet wird, vorzugsweise mit einem "Original Token".

5. Organisation oder Verfahren nach Anspruch 4, dadurch gekennzeichnet, dass die Bearbeitung des als Original gekennzeichneten Dokumentes oder der Datei, beispielsweise versehen mit dem "Original Token", bei einem Teilnehmer bzw. User erfolgt und anschliessend nach Abschluss der Bearbeitung automatisch wieder auf die Zentraleinheit bzw. den Server zurück transferiert wird.

6. Organisation bzw. Verfahren nach einem der Ansprüche 4 oder 5, dadurch gekennzeichnet, dass eine vom Urheber oder einem anderen Teilnehmer veränderte bzw. bearbeitete, mit dem "Original Token" versehene Datei bzw. das mit dem "Original Token" versehene Dokument nach Abschluss der jeweiligen Arbeit an die Zentraleinheit bzw. den Server zurücktransferiert wird, eine Kopie dieser Datei verbleibt jedoch beim Urheber oder Teilnehmer und wird bei nachfolgender weiterer Bearbeitung bzw. Veränderung der mit dem "Original Token" versehenen Datei oder dem Dokument bei nächster On line-Verbindung zwischen dem Teilnehmer und dem Server vorzugsweise automatisch abgeglichen.

7. Organisation bzw. Verfahren nach einem der Ansprüche 1 bis 6, dadurch gekennzeichnet, dass der Urheber jederzeit berechtigt ist, den anderen Teilnehmern bzw. Usern die Schreibberechtigung am Original zu entziehen, womit vorzugsweise das Original zum Urheber zurücktransferiert wird und erneut auf der Zentraleinheit bzw. dem Server ggf. lediglich eine Kopie abgelegt ist, welche nicht als Original gekennzeichnet ist.

8. Organisation oder Verfahren nach einem der Ansprüche 1 bis 7, dadurch gekennzeichnet, dass eine zusätzliche Managementeinheit vorgesehen ist, vorzugsweise auf der Zentraleinheit, auf welcher alle Versionen des Dokumentes bzw. der Datei abgespeichert und aufgelistet sind, wobei vorzugsweise alle Versionen und ggf. eine Auflistung der Versionen allen Teilnehmern bzw. Usern mit mindestens Leseberechtigung zugänglich sind.