TW200417207A - Unified messenger system for integrating email and fax and the method thereof - Google Patents

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200417207

200417207 五、發明說明（2) 音數位化並 號，然後傳 時，需要處 包括有語音 體。傳真伺 器，利用電 路上的使用 負責處理電 與與一般郵 到達目的地 以本例來說 電腦接收傳 後，隨即發 11處理後， 真伺服器1 5 真訊號轉換 送到本地客 透過層層轉 利傳送。 載入I P網 送至受話 理語數位 卡、壓縮 服器1 5係 話線路， 者，或者 子郵件的 件一樣， ，而這些 ，當要傳 真訊息） 路’另一端 端；由於網 化及進行壓 卡，以及應 一專門管理 可以經由電 同樣以電腦 發送與接收 也是必須經 轉運站即是 真一份文件 ，使用傳真 出一傳真訊號，傳真 轉送至閘道伺服器i 3 接收該傳真訊號，並 成電子郵件可處理的 戶端1 9的電腦。透過 送才可到達客戶端， 再反向 路電話 縮與加 用在這 網路傳 腦發送 接收傳 ’網際 過許多 所謂的 到客戶 機或電 訊號經 進行收 轉送至 格式， 這樣的 容易導 轉換為類 在傳送語 费，所以 些卡片上 真訊息進 傳真給傳 真。郵件 網路中的 不同的轉 電子郵件 端的電腦 腦播打對 過用戶專 位化處理 郵件伺服 經由區域 方式，傳 致傳真訊 比語音訊 音訊號 主要元件 的壓縮軟 出的伺服 真機或網 伺服器1 7 電子郵件 運站才可 伺服器。 (假設以 方的電話 用交換機 ’接著傳 器1 7將傳 網路18傳 真訊號要 號無法順 不論是透過傳統的傳真機，或者是利用電腦的傳真 體進行傳真皆是如此的方便，但仍有不少缺點，以傳真^ 來說： 一或 (1)無法確切管制機密文件：若沒有一套適當的管制 措施，很可能機密文件成重要文件會不小心被傳真出去，

200417207 五、發明說明（3) 恐有洩密之虞。 (2 )耗費時間過多··當欲傳真一份文件時，要走到傳 真至’然後寺待文件傳完後’再回到自己座位，整個過程 平均需花費4〜5分鐘，若是多傳幾份文件，花費的時間將 大幅增加，相當沒有效率。 (3) 傳真文件管理不易：傳真紙的紙質特殊，紙上的 文字無法保存很久，造成文件歸檔及整理的不便，而且傳 真給對方後，無法保證對方一定會收到。 (4) 成本太高：一般公司若有國外客戶，通常傳真的 需求很大，也因此傳真費用也很高。 若透過電腦傳真，需要經由傳真軟體方可實現。市面 上的傳真軟體大致上分為下列幾種：Lotus Notes、 Exchange system以及其它種類。這些傳真軟體使用上雖 然簡單便利，但在功能上無法滿足某些特殊需求： (1) 以公司用戶來講，許多文件都需要管制，要清楚 地了解某人在某個時間傳真了某份文件。 (2) 有些文件具有時效性，於文件發送出去後，隨即 回傳一個確認訊息’並且在對方收到傳真文件後再回傳另 一個確認訊息。 (3) 當個人因為某些原因無法檢閱傳真文件時，可以 透過傳真軟體自動回覆對方一個訊息，告知對方目前無法 閱讀傳真文件的原因。 (4) 若是將文件傳真至對方之傳真機，而對方的傳真 機"5虎碼需輸入分機5虎碼’則恶法直接撥通傳直機 ^

0503-9161TWF(Nl);TSMC2002-0771;Alex Chen.ptd 第 7 頁 200417207 五、發明說明（4) (5 )傳統上使用僂直 就是電腦對電腦，很少有可/ ’不是傳真機對傳真機， 或由電腦傳真至傳真機u直接傳真至電腦’ 來達成’在介面上並沒有與以郵=要透過傳真軟體 覽器來執行傳真的動作。子郵件整合，亦無法透過瀏 良下上所述，習知技術之傳 制機密文件、傳真耗費時間】多6父：！無法確切管 本太向以及使用不便等問題，也:、：：理不易、成 決的問題。 σ也疋各大止業迫切需解 【發明内容】 有鑑於此，本發明之目的在 r:息整合系統，將電子郵件及傳真的 整合系統之處理方*之訊息 能，亚透過傳真記錄提供一保密機制。”傳真的功 本發明之另一目的在提供一種電 整合系統之處理方法，以減少傳真耗時：之訊息 理，期且使得傳真成本下降。 幫助傳真文件管 白放ί於上述目的，本發明提供—種電子郵件乃你* 心1 =系統之處理方法，包括下列步驟： 傳真之訊 提供一郵件伺服器及一訊息整合伺， 設置有一傳真卡，*用以接收-發送傳真用、；：：服器 200417207 五、發明說明（5) 發送傳真内容 真：i子郵件包含一發送傳 以及一目的端傳真號碼； 孔 上述傳真卡根據上述發送 送傳真用電子郵件； 真辨識訊息，接收上述發 處理產生包含上述發送 碼之發送傳真資料； 一各和上述目的端傳真號 亡述訊息整合伺服器自上 傳真貧料；以及 卩件伺服器接收上述發送 、根據上述發送傳真資料之目 式傳达上述發送傳真内容至對應於專真號碼’以傳真方 傳真接收端，並且產座楚 ^ 述目的端傳真號碼之 本發明整合傳真記錄。 方便’ ^透過多飼服器轉 面:，使得傳真更 更有保障。 <1寻具Λ號，減少傳真時間且 【實施方式】 本發明係提供一稽雷 其處理方法。 + 及傳真之訊息整合系統及 弟2圖係顯示本發明之雷 m μ ^ ^ % 之電子郵件/傳真架構圖。本發 月之木構包括一汛息整合伺服器（UMS ’Unified

Messenger Server)21、一郵件伺服器“、以及一客戶级 端機25。訊息整合飼服器21結合傳統用戶專用交換機及網 ，網路語音協定（VoIP) ’整合一般電話、電子郵件 箱、語音信箱、行動電話及其它類似的訊息傳彳，: 0503-9i61TWF(Nl);TSMC2002-0771;Aiex Chen.ptd 第9頁 200417207 五、發明說明（6) ^--- -- 備，IV、網路電話之功能又可提供交換機之功能。利用工p技 術提（、既有的語音服務，將類比的語音訊號以數位的封包 方式透過=際網路或企業内部網路（丨)來傳送， 其t將5吾日化號數位化，經壓縮後分割成許多的小封包， 同日守附加心，作為記號，該標頭會註明發話端與受話端的 IP位址、再藉由I P位址與許多可行的路徑，配合儲存和轉 送的方式，將封包由發話端傳送給受話端，且由受話端收 到完整的2多小封包後，再還原成語音信號·W用此技術 没備’可節省公司内部接線費用及電話費。 郵件伺服器2 3整合傳統閘道伺服器、傳直飼郵 旎外，更具有閘道及傳真的功能。也就是說可以處理語數 位化及進行壓縮與加密，把送話端的語音數位化並載入ιρ 網路；另外，藉由231傳真卡取代傳真飼服器的功能，總 管^有進人與出去的傳真訊| ’即可利用電話線路，經由 電細發运傳真給傳真機或網路上的使 腦接收傳真。 $ :¾者同樣以冤 第3圖係顯示本發明之電子郵件/傳真流程圖。 在步驟S1中，設置郵件伺服器及訊息整人。 供一郵件伺服器及一訊息整合伺 ^ ^ "们服1^ ^ -傳真卡，其用以接收…置有 子郵件包含一發送傳真辨識訊息、一發送 目的端傳真號。 一内谷以及 在步驟S2中，傳真卡接收發送傳真用電子郵件。上述

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傳真卡根據上 電子郵件。 述發送傳真辨識訊息 接收上述發送傳真用 在步驟S3中，僖直士本 接收上述發送傳真用電4=傳綱。上述傳真卡 真内；：上述目的端傳真號。上述發送傳 在步驟S4中，旬*敕人 奄迗傳真貧料。 述訊息整合伺服π 1心；"B飼服器接收發送傳真資料。上 料。 ☆上述郵件伺服器接收上述發送傳真資 在 上述發 述發送 端，並 而 傳真機 21接收 辨識訊 接收傳 整合伺 述接收 子郵件 專線並 通後， 並產生 子郵件 中’傳送發 資料之目的 容至對應於 第一傳真記 客戶端欲傳 隨即發出一 戶端之一接 接收傳真内 訊息，郵件 接收上述接 各和上述來 以一亂數方 接通（即分 述接收傳真 真記錄。客 介面接收傳 送傳真 傳真内 且產生 當遠端 播號， 目的客 息、一 真辨識 服器2 1 傳真内 ;然後 且進行 轉送上 弟二傳 /傳真 送傳真内 端傳真號 上述目的 錄。 真一份文 傳真訊號 收傳真資 各以反一 伺服器2 3 收傳真資 源端傳真 式在既有 機直接播 用電子郵 戶端終端 真訊息， 容至傳真接收端。根據 碼，以傳真方式傳送上 端傳真號碼之傳真接收 件進來時，透過電腦或 ’透過訊息整合伺服器 料，其包含一接收傳真 來源端傳真號碼；根據 透過傳真卡231自訊息 料，並處理產生包含上 號碼之一接收傳真用電 之專線中隨機選擇一條 入服務（DID ))，接 件至客戶端終端機25， 機:25之使用者透過一電 若使用者因為外出無法

200417207 五、發明說明（8) 閱項该傳真用電早郝彼 面，設定於接收至“ru可以透過該電子郵件，傳真介 目的客戶端。真用電子郵件時，發出-外出訊息給 第4圖係顯示本發 圖。電子郵件/傳直介H子/件/傳真介面之示意 入欲發送對像之電；郵：:包括欄位31及攔位33，可供輪 明中，欲發送傳直時，以t、傳真號碼或主旨。在本發 ΐ嘹復 以一自訂格式在欄位3 1中輸入客戶 的傳真號碼，如” 02276 5432 1 @fax"所示，直 各戶 022765，”係指前述之來源 ： 接：！真辨識訊息，然後在搁爾輸入本次ΐ pr7 ^ ^ 1係扎刖逮之接收傳真内容）輸入後 即可舍运’傳真流程如前诚之、、ώ 傳真出去，ρ遺即產生一專2:;;:不。假使文件順利 現丨座玍傳达確認訊息給發送者，並且產生 一傳运S己錄，用以記錄本次傳直 生 々^ .. α l j +人得具之相關矾息，如發送者姓 名、餐运日期、文件類別及機密等級、發送對象等 方面，當f收者收到傳真文件時，本系回： 收確認訊息給發送者，且產生一傳，， 疋用那一傳真,又備及接收者的傳真號碼等。 ，、 本發明之電子郵件/僂直介而q η介π 入玄卢姓名傳亦於傳真號碼中加 入各戶姓名或部門代號，如”王小明 1^0111:1 234 40 22 765432^40 所示，上述 自訂之格式，…來，對方收的傳真= 姓名或部門代號等標題，以方便客戶進行文件“= 者可以同時將一份文件以傳真及電子郵件 或 ^ 奇、’、口不j司

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200417207 五、發明說明（9) ' - 客戶’在欄位31中輪入〇 22 76 5432 1 ax;王小明 @mSl ·、、ί3ΙΙ1ε· com· 即可同時將文件以傳真及電子郵件的方 式發达給不同的客戶。本發明之電子郵件及傳真之訊息整 合系統的另=功能係可透過瀏覽器進行傳送及接收傳真文

件的“作瓖使用者不論在什麼地方，皆可透過個人戍公 用電腦傳真。 ^ A ^發明之電子郵件及傳真之訊息整合系統改善傳統傳 真機無法確切管制機密文件、耗費時間過多、傳直文 理不易以及成本太高等缺點，以及具備市面上 ^ 體所沒有的功能： $ 牧 (1 )整合單一介面··在一般電子郵件即可使用傳直 功此，而不用像其它傳真軟體般需要另外面、 行傳真操作。 口曲進 (2 )傳送確認訊息及傳送記錄··在成功將文件傳直 出去後，即自動產生一傳送確認訊息告知發送者，並立、 生一傳送記錄，載明本次傳真事件之發送者、傳真曰 時間、接收者及傳真號碼。 … (3 )外出汛息·當接收者因為某些原因而盔法 傳真文件時，可以設定於收到傳真文件時，自動回费—閱 出訊息予發送者，告知對方目前無法？閱傳真文件。後 (4 )分機直接播入服務：客戶播打傳真號碼後， 系統即以亂數方式，在既有之傳真專線選擇一 接通。 不号深進行 (5)接收確認訊息及傳送報告··當接收者收到傳真

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五、發明說明（10) 文件時，本系統會自動 產生一傳送報告，記錄 部傳一接收確認訊息給發送者，且 此次傳真是用哪一傳真設備及接收 者的傳真號碼等。 (6 )網路傳真 文件的操作，讓使用 公用電腦傳真。 :町透過瀏覽器進行傳送及接收傳真 者不論在什麼]也方m過個人或 一雖然本發明已以較佳實施例揭露如上，然其 限定本發明，任何熟習此技藝者， ' 乂 和範圍内，當可作各種之更動與 不脫離本發明之精神 範圍當視後附之申請專利範團所$ + 土因此本發明之保護 τ界疋者為準。

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200417207 圖式簡單說明 為讓本發明之上述和其他目的、特徵、和優點能更明 顯易懂，下文特舉出較佳實施例，並配合所附圖式，作詳 細說明如下： 第1圖係顯示傳統電子郵件/傳真架構流程圖。 第2圖係顯示本發明之傳真架構流程圖。 第3圖係顯示本發明之電子郵件/傳真流程圖。 第4圖係顯示本發明之電子郵件/傳真介面之示意 圖。 【符號說明】 11〜用戶專用交換機； 1 3〜閘道伺服器； 1 5〜傳真伺服器； 1 7、2 3〜郵件伺服器； 1 9、2 5〜客戶終端機； 2 1〜訊息整合伺服器； 2 3 1〜傳真卡； 3 0〜電子郵件/傳真介面； 3 1、3 3〜欄位。

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Claims (1)

1. ζυυ4ΐ/ζυ/ 六、申請專利範圍 ΐ·-種 一郵件 傳真用電子^ 識訊息、_ 真卡根據上 子郵件並處 真號碼之發 一訊息 接收來自上 上述發送傳 述發送傳真 端，並且產 2.如申 息整合系統 至少一 具有一電子 用電子郵件 3 ·如申 息整合糸統 息，其用以 送出去。 電子郵件及 飼服器，复 郵件，上述 發送傳真内 述發送傳真 理產生包含 送傳真資料 整合伺服器 述郵件伺服 真資料之目 内容至對應 生第一傳真 請專利範圍 ’其更包括 客戶端終端 郵件及傳真 傳真之訊息整合系統， 設置有一傳真卡，甘s括· 亚且接收一获步 傳真用電子郵件包含=叹毛运 一發送傳直辨 容以及一目的端傳直 一、 辨識訊息，接收上沭 、傳 L、+，办、矣德亩& 迷發送傳真用電 上述赉迗傳真内容和 上述目的端傳 ; 以汉 ，其耦接於上述郵侔 |仵伺服器，用以 器之上述發送傳真資粗 、， 貝抖，亚且根攄 的端傳真號瑪，以傳直士 A 1寻真方式傳送上 於上述目的端傳真鲈石民4 A 士 、藏碼之傳真接收 記錄。 第1項所述之電子郵件及傳真之訊 機，其耦接於上述郵件伺服器，其 整合界面，用以傳送上述發送傳真 Ο 請專利範圍第1項所述的電子郵件及傳真之訊 ，其中，上述第一傳真記錄包括一傳真確認訊 通知上述客戶端終端機上述發送傳真資料已發 4·如申請專利範圍第1項所述的電子郵件及傳真之訊 息整合系統，其中，上述第一傳真記錄包括一接收確認訊 息，其用以通知上述客戶端終端機上述發送傳真資料已被

   0503-9l6lTWF(Nl) ;TSMC2002-0771 ;Alex Chen.ptd 第 16 買 200417207

   息整合系、統：=:靶圍第1項所述的電子郵件及傳真之訊 其用以载明本次傳真j第：傳f記錄包括-傳送記錄， 傳真内容、上述目ς =件之^述客戶端終端機、上述發 6. 如申請專*丨〜端傳真號碼以及傳真曰期與時間： 息整合系統#中範圍第1，項所述的電子郵件及傳真之訊 係用以記錄本次傳直述第一傳真記錄包括一傳送報告， 7. 如申請事件所使用之傳真設備。 息整合系 '统，Α中乾圍第2項所述的電子郵件及傳直之 客戶端之-接收傳真服器用以接收1的 一接收傳真内容以二二”已3 一接收傳真辨識訊息、 真辨識訊息瑪，根據上述接收傳 整合伺服器接收上1:伺服益透過上述傳真卡自上述訊氣 接收傳真内容和上述收傳真資料，並處理產生包含上= 郵件’轉送上述接；傳之-接收傳真用電子 機，並產生—第二傳真記二電子郵件至上述客戶端終端 8 ·如申睛專利範 : 息整合系統，#中，若項所述的電子郵件及傳真之訊 待時間到達一臨界值“、、法接通上述客戶端終端機，當等 傳真資料。界值日”則進行重撥以重新傳送上述；: 9人：申請專利範圍第、所述的 μ合糸統，其中，上 牛及傳真之訊 於増戶端終端機無法讀“述接收；；：：：：；

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   200417207 六、申請專利範圍 時，回應上述外出訊息給上逑目的客戶端。 1 〇 ·如申a青專利範圍第7項所述的雷；郝乂* 息整合系、统，其中，亦可遂過利；==件：傳真之訊 送上述發送傳真資料。 劇覓。。，透過網路傳 Π·—種電子郵件及傳真之訊 下列步驟： 正口處理方法，包括 提供—郵件伺服器及Z訊息整人 服器設置有一傳真卡，其用以 Ό ϋ :古述郵件伺 件，上述傳真用電子郵件包含傳真用電子郵 送傳真内容以及一目的端傳真號碼；/、辨識汛息、一發 送傳ίϊϊί卡根據上述發送傳真辨識訊息，接收Κ 运傳真用電子郵件·， 接收上述發 處理產生包含上述發送傳真 碼之發送傳真資料； 内谷和上述目的端傳真號 上述訊息整合伺服器自上 傳真資料；以及 卩件伺服為、接收上述發送 根據上述發送傳直資料 式傳送上述發送傳真；容 於= 以傳真方 傳真接收端，並且產生第一傳以逑目的端傳真號碼之 1 2 ·如申6月專利範圍厂 訊息整合處理方法，其 、斤返之電子郵件及傳真之 哭，少；：戶端終端機，其麵接於上述郵件们 Γ，電子郵件及傳真整合界面，·以ΐ 服 利用上述電子郵件 及 件及傳真整合界面傳送上述發送傳真 0503-916nW(Nl)；TSMC2002-0771;Alex Chen. ptd 第18頁' 200417207 六、申請專利範圍 用電子郵件。 1 3.如申請專利範圍第丨1頊所 述第 述的電子郵件及傳真之 確認訊息，其用以通知上述 料已發送出去。 # 14 ·如申請專利範圍第丨丨項戶斤述的傳真郵件及傳真之 訊息整合處理方法，其中，上述第〆、η ° 、彔匕括一接收 確5忍§11息’其用以通知上述客戶 料已被接收。 述的電子郵件及傳真之 訊息整合處理方法，其中，丨述第，！f記錄包括-傳真 客戶端終細3枝上述發送傳真資 端終知機上述發送傳真資 15 ·如申請專利範圍第11頊所 禮亩▲ 訊息整合處理方法，其中，上述第〆傅二c錄包括一傳送 記錄，其用以載明本次傳真事件之上述各戶立而終端機、上 述發送傳真内容、上述目的端傳真號瑪以及傳真日期與時 16 ·如申請專利範圍第11項所述的電子郵件及傳真之 說息整合處理方法，其中，上述第/傳真記錄包括一傳送 報告，係用以記錄本次傳真事件所使用之傳真設備。、、 17.如申請專利範圍第12項所述的電子郵 :息巧合處理方法，其中，當上述客戶端终端機自、二 客戶端接收一接收傳真資料，包括下列步驟·· 、 上述訊息整合伺版器自上述目的客戶 以及一來源端傳真號辱· 接收傳真内容 根據上述接收傳真辨識訊上述 丨件伺服器透過上

   0503-9161TWF(Nl);TSMC2002-0771;Alex Chen.Ptd 第19頁 200417207 六、申請專利範圍 述傳真卡自上述旬自敕 ' ^ ^ 心1合伺服器接收上述接收傳直一 處=產生包含上述接收傳直内容和：j- 貪料； 碼之一接收傳真用電子郵件；二及 源&傳真說 :达亡述接收傳真用電子至上述客 亚產生一苐二傳真記錄。 而、冬端機， 1 8 ·如申請專利範圍第丨7 述的電 :息ΐ:處理方法，其中，接收上述接收傳^^之 :二無法接通上述客戶端終端機，當等待時間=步驟 ,^枯，則進行重撥以重新傳送上述接收傳真資一臨 1 9.如申請專利範圍第】7項所述的電子郵及。 訊息整合處理方法’其中，上述第二傳真記錄包括傳—真之 訊息，於上述客戶端終端機無法讀取上 出 郵件時，回應上述外出訊息給上述目的客戶2真用電子 20.如申請專利範圍第17項所述的電子郵件及 訊j合處理方法，其中，亦可透過利用一劉覽器，透 網路接收上述接收傳真資料。

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